RISPETTO DEI CRITERI DI AMMISSIBILITA FORMALE DELLE DOMANDE DI CONTRIBUTO DEL PROGRAMMA GIOVENTU IN AZIONE

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1 RISPETTO DEI CRITERI DI AMMISSIBILITA FORMALE DELLE DOMANDE DI CONTRIBUTO DEL PROGRAMMA GIOVENTU IN AZIONE CHIARIMENTI PER L UTENZA Nella fase istruttoria relativa alla verifica dei criteri formali sono emersi nel tempo una serie di errori/disattenzioni ricorrenti,che hanno determinato il respingimento del progetto. Tali errori possono essere facilmente evitati, applicando un più attento sistema di verifiche nella fase di compilazione del formulario. Al fine di evitare il riproporsi di tali errori materiali, l Agenzia Nazionale Giovani suggerisce ai beneficiari di seguire questa nota di indirizzo che si articola in dieci punti ed è completata da una check-list finale. La presente nota esplicativa è da considerarsi come un chiarimento sull interpretazione di alcuni criteri stabiliti nella Guida al Programma 2011 disponibile all indirizzo: Si precisa che il progetto è ammesso alla valutazione qualitativa solo se vengono rispettati tutti i criteri formali previsti dalla Guida al Programma. 1. FORMULARIO: - la domanda di contributo deve essere presentata obbligatoriamente in versione originale, firmata e accompagnata dalla copia su CD, rigorosamente in formato word. Al fine di agevolare il lavoro valutativo dell Agenzia Nazionale, è apprezzato l invio della domanda in duplice copia (una originale e una fotocopia); - qualora l applicant presenti più di un progetto nella medesima scadenza, è necessario che ogni proposta progettuale sia contenuta in una busta singola; - l applicant deve obbligatoriamente utilizzare la versione del formulario più recente, resa disponibile dal programma, e disponibile sul sito dell Agenzia Nazionale all indirizzo: ; - ad eccezione di una estensione dei campi di testo, il formulario, compilato in ogni sua parte, non deve essere modificato in nessun modo rispetto all originale pubblicato sul sito all indirizzo: : Es. la parte III del formulario si compone della sezione A (dettagli del partner), della sezione B (descrizione e ruolo del partner) e della sezione C ( preliminary Agreement). Se una della tre sezioni venisse modificata, soppressa, o non debitamente compilata il formulario verrebbe considerato non valido e il progetto verrà considerato formalmente non ammissibile; - il summary del progetto deve essere compilato in una delle tre lingue di lavoro delle istituzioni europee ( inglese, francese, tedesco).

2 2.PRELIMINARY AGREEMENT: - tutti i preliminary agreement, devono essere debitamente compilati, indicando il titolo del progetto al quale si riferiscono, la firma e la data; - i preliminary agreement devono essere allegati, in originale o fax, alla domanda di contributo senza alcuna manomissione da parte dell utenza. Nel caso in cui il preliminary agreement sia un fax, deve essere chiaramente riportata la tracciabilità dello stesso (es. data della trasmissione, numero di provenienza, numero di arrivo, numero di pagine etc). Non verranno presi in considerazione i preliminary agreement riprodotti in altra forma o inviati successivamente alla scadenza; - Ogni azione del programma ha il proprio preliminary agreement inserito nel formulario per la presentazione della domanda di contributo; saranno respinti formalmente quei progetti che non sono corredati dai pertinenti preliminary agreement. la mancanza di uno o più requisiti sopraccitati, determina la decadenza del partner del progetto. Es.preliminary agreement Azione 1.1: C. Preliminary agreement of the partner I, the undersigned, on behalf of (repeat the name of the partner) confirm our participation in each stage of the project (repeat the title of the project as stated in Part I): I declare having reached an agreement with all the promoters involved in the project with regard to the share of EU grant my organisation/group is entitled to receive in order to implement the project. I confirm that my organisation/group has not applied for funding for this project to another National Agency or to the Executive Agency. Furthermore, I confirm my undertaking to ensure visibility of the European Union support for the project and to ensure dissemination and exploitation of its results. Name in capital letters: Place: Date: Signature:

3 Es. preliminary agreement Azione 2: C. Preliminary agreement of the partner I, the undersigned, on behalf of (repeat the name of the partner) confirm our participation in each stage of the project (repeat the title of the project as stated in Part I): The project will respect the provisions of the EVS Charter and the Programme Guide of the Youth in Action Programme. I am aware of the right and obligation of the volunteer(s) to participate in the EVS Training and Evaluation Cycle offered by the National Agencies in Programme Countries and by the SALTOs in South East Europe and Eastern Europe and Caucasus. The training and evaluation cycle carried out by my organisation (according to provisions indicated in the Programme Guide), will fully respect the European minimum standards and guidelines for EVS volunteer trainings. I confirm that my organisation/group has not applied for funding for this project to another National Agency or to the Executive Agency. I declare having reached an agreement with all the promoters involved in the project with regard to the share of EU grant my organisation is entitled to receive in order to implement the project. Furthermore, I confirm my undertaking to ensure visibility of the European Union support for the project and to ensure dissemination and exploitation of its results. Name in capital letters: Place: Date: Signature: 3. FIRME: - le firme devono essere apposte in originale sia sulla sezione dichiarazione d onore che sulla sezione firma del rappresentante legale del formulario. 4. PARTECIPANTI: - il numero dei partecipanti non deve essere inferiore o superiore rispetto al numero minimo o al numero massimo previsto per ogni azione nella guida dell utente 2011; - è obbligatorio indicare l età dei partecipanti in tutte le azioni per le quali tale requisito è specificatamente richiesto; nel caso dell Azione 2 - SVE quanto sopra si applica anche per il nome, il cognome e la residenza del/dei volontario/i identificato/i. 5. PARTNER: - nella scelta della nazionalità dei partner è necessario attenersi alle regole descritte, specificatamente per ogni azione, all interno della Guida al Programma Esempio: nel caso di coinvolgimento di un partner proveniente dalla Russia nell ambito dell azione 4.3, il progetto sarà respinto per motivi formali poiché l azione in questione, prevede la sola partecipazione dei paesi programma e tra questi non figura la Russia. 6. ACCREDITAMENTO NELL AMBITO DELL AZIONE 2: - è obbligatorio, per tutti i partner, essere accreditati per il ruolo con il quale si intende partecipare al progetto ; - qualora organismi di invio o di accoglienza intendano proporre un progetto, devono essere accreditati anche come enti di coordinamento. 7. SCADENZA E INTEGRAZIONI: - ogni round ha delle date di scadenza precisamente identificate. Non verranno prese in considerazione domande di contributo inviate successivamente alle scadenze indicate sulla guida al Programma; - non sono ammesse integrazioni inviate successivamente alla scadenza del round.

4 8. DICHIARAZIONE D ONORE: - oltre ad essere firmata in originale dal rappresentante legale (vedi punto 3), la dichiarazione deve riportare nell apposito campo, l importo esatto del finanziamento richiesto per il progetto. Part IX. Declaration on honour To be completed by the person authorised to enter into legally binding commitments on behalf of the applicant. I, the undersigned, hereby request a grant from the Youth in Action Programme of EUR.. to implement the action covered by this grant application I certify that all information contained in this application, including project description, is correct to the best of my knowledge and am aware of the content of the annexes to the application form. I confirm that my organisation has the financial and operational capacity to complete the proposed project. I confirm that no volunteer taking part in the project has previously carried out an EVS (with the exception indicated in the Programme Guide). I take note that under the provisions of the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Union 10, grants may not be awarded to applicants who are in any of the following situations: (a) if they are bankrupt or being wound up, are having their affairs administered by the courts, have entered into an arrangement with creditors, have suspended business activities, are the subject of proceedings concerning those matters, or are in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations; (b) if they have been convicted of an offence concerning their professional conduct by a judgment which has the force of res judicata; (c) if they have been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the contracting authority can justify; (d) if they have not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which they are established or with those of the country of the contracting authority or those of the country where the contract is to be performed; (e) if they have been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests; (f) if following another procurement procedure or grant award procedure financed by the Community budget, they have been declared to be in serious breach of contract for failure to comply with their contractual obligations; (g) if, on the date of the grant award procedure, they are subject to a conflict of interest; (h) if, on the date of the grant award procedure, they are guilty of misrepresentation in supplying the information required by the contracting authority as a condition of participation in the grant award procedure or fail to supply this information. I confirm that neither I nor the organisation for which I am acting as legal representative are in any of the situations described above, and am aware that the penalties set out in the Financial Regulation may be applied in the case of a false declaration. In the event that my grant application is successful, I authorise the Commission/ the Agency to publish on its internet site or in any other appropriate medium: The name and address of the beneficiary of the grant; The subject of the grant; The amount awarded and the rate of funding of the costs of the approved project. By signing this application form, I accept all the conditions set out in the Youth in Action Programme Guide published on the websites of the European Commission, the National Agencies and the EACEA. Place: Date (day/month/year): Signature: Stamp of the applicant: Name in capital letters: Position/function:

5 9. DATE INIZIO PROGETTO: - le date di inizio del progetto devono rispettare le regole descritte nella guida dell utente Data di scadenza della I progetti devono iniziare nel periodo presentazione domanda compreso ROUND 1 1 Febbraio Tra il 1 maggio e il 30 settembre 2011 ROUND 2 1 Aprile 2011 Tra il 1luglio e il 30 novembre 2011 ROUND 3 1 Giugno 2011 Tra il 1 settembre 2011 e il 31 gennaio 2012 ROUND 4-1 Settembre 2011 tra il 1 dicembre 2011 e il 30 aprile 2012 ROUND 5-1 Novembre 2011 tra il 1 febbraio 2012 e il 31 luglio Non verranno presi in considerazione progetti che indicano una data di inizio progetto, antecedente o successiva al periodo ammissibile per ogni scadenza. 10. DOCUMENTAZIONE AGGIUNTIVA: - è obbligatorio allegare alla domanda di contributo, lo statuto e l atto costitutivo e il certificato di attribuzione del codice fiscale o partita IVA, conformi all originale dell applicant, o la fotocopia fronteretro della carta di identità/passaporto in corso di validità, del rappresentante legale per i gruppi informali. Gli enti che nei tre anni precedenti alla presentazione della domanda, hanno avuto un progetto approvato, e pertanto hanno già fornito la suddetta documentazione, sono esonerati dall invio della stessa dandone comunicazione in una lettera di accompagnamento al progetto nella quale dovrà essere indicato il progetto approvato a cui si fa riferimento. Qualora l ente fosse accreditato per il Servizio di Volontariato Europeo, sarà sufficiente indicare nella lettera di presentazione, il numero della manifestazione di interesse. Resta fermo l obbligo di comunicazione a questa Agenzia di qualunque tipo di cambiamento in merito allo statuto a all atto costitutivo. - per tutte le azioni allegare un programma che descriva le attività previste: Azione 1.1 programma orario giornaliero dettagliato dell attività (detailed daily timetable) Azione 1.2 programma schematico temporale delle varie fasi dell attività (overview)* Azione programma schematico temporale delle varie fasi dell attività (overview) Azione 2 - programma orario che descriva la settimana tipo del servizio svolto dal volontario (timetable describing a standard week of service for the volunteer) Azione 3.1 (Scambi giovanili) programma orario giornaliero dell attività (daily timetable) Azione (Formazione e messa in rete, (tipologia da 1 a 7) programma orario giornaliero dettagliato dell attività (detailed daily timetable)* Azione 4.3 Formazione e messa in rete, (tipologia da 1 a 7) programma orario giornaliero dettagliato dell attività (detailed daily timetable)* Azione 5.1 seminario nazionale: calendario descrittivo delle attività (timetable) Azione 5.1 seminario transnazionale: programma orario giornaliero dettagliato (Detailed daily timetable) *Nota azione 1.2: è anche possibile allegare un programma dettagliato delle singole attività (Timetable) *Nota azione 2: Come indicato dalla Guida al programma 2011, oltre al programma orario della settimana tipo, si consiglia di allegare una descrizione schematica e d insieme del progetto Sve (Overview of the EVS project as well timetable describing a standard week of service for the volunteer) *Nota azione 3.1 e 4.3: per la tipologia 8 (Messa in rete) è necessario allegare una descrizione schematica e temporale delle varie fasi dell attività (Overview of the activity). Nota relativa alla valutazione qualitativa: ai fini di una migliore valutazione del progetto, si consiglia di inviare la documentazione sopra richiesta il più dettagliata e completa possibile.

6 - È obbligatorio indicare dati bancari, codice fiscale o partita iva dell applicant. Si precisa che i finanziamenti saranno erogati esclusivamente tramite conto corrente bancario intestato all organizzazione/ente proponente. Nel caso in cui l applicant sia un gruppo informale, il conto corrente deve essere intestato al rappresentante legale del gruppo. Per facilitare la verifica dei criteri sopra descritti, si propone di seguito anche una check-list riepilogativa. Check list Preliminary project agreement (originale o fax): firmato,datato e con indicazione esatta del titolo progetto. Firma sulla domanda e sulla dichiarazione d onore Importo del finanziamento richiesto sulla dichiarazione d onore Copia in formato word Summary in inglese,francese o tedesco Timetable/daily timetable/overview delle attività Numero partecipanti e età,dati, residenza e nomi e cognomi ove richiesto Nazionalità dei partner Tipologia accreditamento(solo azione 2) Statuto e atto costitutivo ove rischiesto,c.i. o passaporto dell applicant nei gruppi informali Dati bancari e certificato di attribuzione del codice fiscale/partita iva intestato all applicant