Approfondimenti normativi sulla Firma Unica dei verbali d esame

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1 Redatto da: Giorgio Gagliardi (KION Spa) Verificato da: Approvato da: Giorgio Gagliardi (KION Spa) Distribuito a Alessandro Mecarelli (Libera Università degli Studi S.Pio V) : ) Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 1 di 8

2 INDICE 1. INTRODUZIONE PRESUPPOSTI GIURIDICI REGOLE DELLE COMMISSIONI, ESAMI E VERBALIZZAZIONI IL VERBALE D ESAME: PARTICOLARITA E APPROFONDIMENTI Vincoli sull inserimento a sistema della data effettiva d esame: il caso dell Università di Bologna Convalida del verbale Firma Unica per i verbali digitali, doppia per quelli cartacei I VANTAGGI ASSOCIATI ALLA FIRMA UNICA DEL VERBALE DI PROFITTO DA PARTE DEL SOLO PRESIDENTE DELLA COMMISSIONE... 7 Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 2 di 8

3 1. INTRODUZIONE Nei Regolamenti Didattici delle Università italiane viene spesso stabilito che la valutazione della prova d esame di uno studente debba essere effettuata da un apposita Commissione, composta da due o più membri: il docente responsabile della disciplina e i docenti o ricercatori o cultori della materia. L esito della verifica del profitto, verbalizzato e firmato con firma autografa o digitale da almeno due componenti della commissione esaminatrice, è a meno di verifiche preventive da parte delle segreterie studenti - immediatamente registrato nella carriera dello studente. Ciò significa che il verbale sia cartaceo sia digitale non è perfetto fino a quando il titolare e un Commissario non lo abbiano sottoscritto. Fino a questo momento, pertanto, non sarà possibile consegnarlo alla segreteria studenti (se si tratta di verbale cartaceo) e aggiornare la carriera dello studente (automaticamente se il verbale è digitale). Di conseguenza non sarà certificabile per lo studente. Con l introduzione del sistema di verbalizzazione degli esami di profitto con firma digitale, inoltre, la doppia firma ha introdotto alcune complicazioni: se il Commissario non firma contestualmente al titolare ma lo fa successivamente, si corre il rischio che al momento della sottoscrizione del Commissario il certificato digitale del titolare sia scaduto. Dato che la firma digitale si basa sulla validità del certificato, ciò comporta l invalidazione del verbale e la necessità per i docenti di doverlo ricompilare. L invalidazione, inoltre, ha effetti negativi anche sugli Uffici (che devono attivare una serie di procedure per rimediare al problema) e sugli studenti interessati. Il rischio di invalidazione è tanto maggiore quanto più tempo passa fra la firma del titolare e quella del Commissario. In tal senso, il presente documento propone il quadro normativo di riferimento e alcuni spunti di riflessione a supporto della decisione di ricondurre ad un unica firma - quella del Presidente della Commissione di esame - il completamento del verbale di profitto e la registrazione dell esito nella carriera degli studenti. Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 3 di 8

4 2. PRESUPPOSTI GIURIDICI 2.1 REGOLE DELLE COMMISSIONI, ESAMI E VERBALIZZAZIONI. Nell ordinamento degli Atenei, non esiste una normativa nazionale generale che disciplini la composizione e il funzionamento delle Commissioni d esame. Detta disciplina è lasciata all autonomia dei singoli Atenei. L art. 11 del Dlgs 509/1999, infatti, stabilisce che siano i singoli regolamenti didattici di Ateneo a disciplinare le procedure per lo svolgimento degli esami e delle altre verifiche di profitto La norma lascia quindi la massima libertà agli Atenei per quel che riguarda le modalità di svolgimento degli esami e la relativa verbalizzazione. Esiste un solo vincolo previsto dal medesimo art. 11 lettera d): il voto deve essere espresso in trentesimi. Ciò ha la finalità di rendere omogenei i sistemi di attribuzione dei voti e garantire la comparazione fra i diversi Atenei. I regolamenti didattici, pertanto, possono stabilire che l esame sia condotto dal solo titolare dell insegnamento, piuttosto che da una commissione formata da più persone. Per quel che riguarda la verbalizzazione dell esame valgono gli stessi principi: i regolamenti didattici di Ateneo possono prevedere la sola firma del titolare oppure anche quella di uno o più commissari. Ciò è in linea coi principi generali in materia di provvedimento amministrativo e relativo processo verbale ai fini probatori. Il voto al termine dell esame, infatti, è l atto provvedimentale del docente. Il relativo potere, quindi, spetta al titolare del corso. La stessa cosa vale anche per il verbale (o processo verbale): il titolare del provvedimento compila un documento che descrive, a fini probatori e di certezza giuridica, come si è svolta la procedura d esame. E perfettamente legittimo, pertanto, che questo porti la sola firma del titolare. Il fatto che il verbale sia sottoscritto dal solo titolare, fra l altro, non implica che la commissione non possa anche essere composta da più persone. Anche in questo caso, infatti, il potere di voto rimane in capo al titolare dell insegnamento che però, per quel che riguarda lo svolgimento dell esame (la fase istruttoria del provvedimento), è supportato da altre persone (in modo da garantire una valutazione più equilibrata, da ridurre i rischi di errori nel giudizio, etc.). Qualora, però, il regolamento di Ateneo imponesse la collegialità durante l esame sarebbe necessario garantirne l effettività. In caso contrario il docente che ha tenuto l esame individualmente e dichiarasse la presenza di una commissione renderebbe illegittimo il verbale stesso e commetterebbe un illecito sanzionato penalmente (false dichiarazioni in atto pubblico). La scelta delle modalità di svolgimento dell esame (fase istruttoria - rispetto al provvedimento/voto) dipende da una valutazione politica dell Ateneo. E perfettamente legittimo stabilire che l esame sia affidato al solo titolare, oppure che questo sia supportato da altri Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 4 di 8

5 collaboratori, senza che ciò pregiudichi la possibilità che il verbale riporti la sola firma del Titolare. In sintesi: i Regolamenti Didattici di Ateneo possono disciplinare in piena autonomia le modalità di svolgimento e verbalizzazione degli esami di profitto; il solo vincolo esistente riguarda l espressione del voto in trentesimi in modo da garantirne la comparabilità; il potere di voto (potere provvedimentale) spetta al titolare dell insegnamento e, pertanto, è legittimo prevedere possa esercitarlo individualmente (senza alcuna commissione) oppure collegialmente (durante l esame è assistito da una commissione); Per quel che riguarda la verbalizzazione dell esame è legittimo prevedere la sola firma del titolare dell insegnamento anche in presenza di una istruttoria collegiale (l esame è condotto da una commissione ma il relativo verbale firmato dal solo Titolare del corso). 2.2 IL VERBALE D ESAME: PARTICOLARITA E APPROFONDIMENTI Vincoli sull inserimento a sistema della data effettiva d esame: il caso dell Università di Bologna. Il seguente parere del professor Marco Dugato - professore ufficiale di Diritto amministrativo presso la Scuola di Specializzazione in Studi sull Amministrazione Pubblica (SPISA) dell Università di Bologna - fa riferimento proprio al caso dell Ateneo di Bologna, il cui sistema di gestione informatizzata dei verbali d esame, prevede per ragioni organizzative l impossibilità per il docente di verbalizzare un esame superati 3 mesi dalla data effettiva di sostenimento della prova. Secondo il prof. M. Dugato si tratta di una limitazione illegittima. Non esiste alcuna norma, infatti, che preveda un tempo massimo per la verbalizzazione. Inoltre, l esigenza principale del verbale è quella di riflettere esattamente la realtà dei fatti. La verbalizzazione potrebbe, in teoria, avvenire anche molti mesi dopo senza che ciò incida sulla validità dell esame. Il fatto che, superati i tre mesi dalla data dell esame, si sia costretti ad indicare una data diversa da quella effettiva costringerebbe il docente a dichiarare il falso (con tutte le conseguenze giuridiche che ciò comporta). Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 5 di 8

6 Questo discorso vale nonostante il Regolamento Didattico dell Ateneo di Bologna preveda che il docente debba consegnare i verbali d esame entro 5 giorni dalla data dell esame stesso. Si tratta, infatti, di un vincolo meramente organizzativo (ritardare di molto tempo la verbalizzazione può creare problemi al buon funzionamento dell organizzazione) ma che non ha alcun riflesso sulla validità del verbale prodotto successivamente a tale termine. Al massimo potrebbe ravvisarsi una responsabilità disciplinare in capo al docente per aver contravvenuto ad una disposizione che disciplina la propria attività lavorativa Convalida del verbale Il verbale non è un provvedimento amministrativo ma solamente un documento che descrive, a fini probatori, l iter di emanazione di un provvedimento (il voto). Come tale non è convalidabile. La convalida, infatti, vale solo per i provvedimenti. E possibile, invece, correggerlo in caso di errori materiali. Questi rimedi non sono praticabili nel caso di scadenza di almeno uno dei certificati di firma prima del processo di archiviazione e conservazione (con il relativo time stamp). Non sarebbe possibile convalidare il verbale poiché non è un provvedimento ma neppure correggerlo poiché esso non riporta alcun errore materiale (non è tale il fatto che una o entrambe le sottoscrizioni siano scadute ). L unico rimedio sarebbe quello di annullarlo e rifarlo. Qualora poi il certificato del titolare scada prima della firma del secondo commissario saremmo di fronte ad un verbale inesistente (che non si è mai perfezionato), quindi, a maggior ragione, occorrerebbe rifarlo Firma Unica per i verbali digitali, doppia per quelli cartacei Il professor M. Dugato non vede problemi nel fatto che si preveda una sola firma nei verbali digitali e due firme in quelli cartacei. Ovviamente, a patto che ciò sia disciplinato dal Regolamento Didattico di Ateneo (magari esplicitando le ragioni della differenza). Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 6 di 8

7 3. I VANTAGGI ASSOCIATI ALLA FIRMA UNICA DEL VERBALE DI PROFITTO DA PARTE DEL SOLO PRESIDENTE DELLA COMMISSIONE Per i docenti: miglioramento dell iter burocratico delle procedure di verbalizzazione; maggiore rapidità nella procedura di verbalizzazione dell esame e nell aggiornamento delle carriere studenti; minori rischi di dover rifare il verbale a causa della scadenza di uno dei certificati di firma; riduzione delle lamentele degli studenti. Per gli studenti: carriere aggiornate più in fretta (più rapidamente certificabili); maggiori probabilità di ottenere la verbalizzazione contestualmente all espletamento dell esame; riduzione del rischio di mancato rispetto delle scadenze amministrative (es. borse di studio, propedeuticità, etc.) Per l Amministrazione: maggiore rapidità nella procedura di verbalizzazione dell esame e nell aggiornamento delle carriere studenti; diminuzione dei costi legati alla distribuzione delle firme digitali e al supporto utenti; diminuzione dei problemi organizzativi legati alla firma digitale (registrazione utenti, rilascio e scadenza dei certificati, reazione negative degli utenti, etc.); forte riduzione dei rischi di annullamento dei verbali a causa dello scadere del certificato del titolare in attesa della firma del Commissario o della attivazione della procedura di archiviazione e conservazione; maggiore certezza giuridica dei dati; minore probabilità di ricorso alla verbalizzazione cartacea; riduzione del carico di lavoro per le presidenze e le segreterie; Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 7 di 8

8 più facile individuazione del referente in caso di problemi; minore carico di lavoro da parte delle Segreterie Studenti per sollecitare i Commissari a perfezionare i verbali su sollecitazioni degli studenti. Codice doc.: KION_ASP_NORM KION S.p.A. pag. 8 di 8