Software Visualizzazione Rassegna "Orazio Web"

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1 Software Visualizzazione Rassegna "Orazio Web" 1

2 Indice 1 Introduzione 2 Home consente l accesso all area Riservata 3 Area Riservata 3.1 RASSEGNA Gestione e Visualizzazione Articoli Leggere un articolo Copiare il Testo dell'articolo su Word Creare, Visualizzare un PDF Creare, Visualizzare un Indice Spedizione PDF tramite 3.2 RASSEGNA BREVE 3.3 ARCHIVIO 3.4 AUDIOVISIVI 3.5 RICERCA 3.6 APPROVAZIONE Modificare le informazioni degli Articoli Inserire Note Inserire Rilevanza Inserire un nuovo Documento Pubblicare una Rassegna Breve Spostare la Data e Copiare gli Articoli 3.7 RIORDINARE E PUBBLICARE LA RASSEGNA 3.8 INVIARE UN FILE HTML CONTENENTE LA RASSEGNA PUBBLICATA TRAMITE E 3.9 ESPORTARE FILE IN FORMATO XML 4.0 VISUALIZZARE LA RASSEGNA DA DISPOSITIVI MOBILE (IPhone e BlackBerry) VISUALIZZARE LA RASSEGNA DA IPAD

3 1. Introduzione Orazio Web ha come scopo quello di rendere veloce e flessibile il lavoro dell ufficio stampa,consentendo di gestire i flussi di informazioni provenienti dai mass media della carta stampata. L applicativo è costituito da due aree: Home/Amministra: Per accedere all'applicativo. Area Riservata: Per accedere a tutte quelle informazioni che necessitano di autenticazione. Nella configurazione tipica questa area è composta dalla seguenti maschere: Rassegna: consente di visualizzare la rassegna giornaliera; Rass.Breve: è una sottorassegna che consente di visualizzare solo alcuni articoli; Archivio: selezionando una data, consente la visualizzazione delle rassegne precedenti; Ricerca: consente di effettuare la ricerca per parole chiave o altri parametri; Approva: consente di modificare tutte le informazioni legate agli articoli e di renderli visibili o meno agli utenti; Riordina: consente di modificare la posizione degli articoli all'interno della rassegna. Il presente documento fornisce una descrizione dell applicativo mettendo in luce, tutte le funzionalità a disposizione dell utente finale. 3

4 2. Home L Home è la pagina che l applicativo visualizza in apertura. 4 La sezione Home consente di inserire nome utente e password. Per accedere al Sito inserire i dati richiesti e cliccare sul tasto E possibile gestire accessi diretti utilizzando Referrer (controllo provenienza da altri siti) e Filtro IP che garantiscono la visualizzazione della rassegna ai soli utenti autorizzati senza richiedere login.

5 3. Area Riservata I menù con le varie funzionalità vengono visualizzati a seconda delle credenziali dell'utente che effettua la Login. La figura seguente mostra la pagina che l applicativo visualizza nel caso di accesso dell'amministratore. Data Stampa può fornire gli articoli in due modalità: 1) Visibili all'utente finale (vedi maschera sottostante) 2) Visibili solo all'amministratore, che effettuerà una selezione degli articoli di interesse, lavorando sulla maschera APPROVA e ne farà la pubblicazione. 5

6 3.1 Rassegna La maschera Rassegna permette di visualizzare la rassegna giornaliera. 6 La visualizzazione è effettuata tramite una tabella che contiene i seguenti campi: Sezione: riporta la sezione a cui appartiene l articolo; Data: riporta la data di pubblicazione dell articolo; Testata: riporta il nome della Testata da cui l articolo è tratto; Titolo: riporta il titolo dell articolo che compone la rassegna; Autore: riporta il nome ed il cognome della persona che ha scritto l'articolo; Pag.: riporta la pagina della Testata in cui è collocato l articolo.

7 Gestione e Visualizzazione Articoli 7 Gli articoli presenti nella rassegna giornaliera sono elencati in ordine di importanza della Sezione. La maschera Rassegna consente di visualizzare gli articoli in ordine di: Data : cliccando sulla voce data documento nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli per data crescente. Testata: cliccando sulla voce testata nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine alfabetico per testata. Titolo: cliccando sulla voce titolo nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine alfabetico per titolo. Autore: cliccando sulla voce Autore nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine alfabetico per autore Pag.: cliccando sulla voce pag. nell intestazione della tabella l applicativo ordina gli articoli in ordine numerico crescente per pagina. Tutto ciò avviene all'interno del raggruppamento principale di Sezione, per cui i vari campi saranno posizionati in ordine alfabetico all'interno dell'ordine di sezione. Per modificare la modalità di visualizzazione standard basta cliccare su "Raggruppa Articoli per" e selezionare Seleziona il tipo di raggruppamento "non raggruppare, a questo punto gli articoli appariranno in ordine alfabetico senza nessun'altra priorità. Se si vuole organizzare la rassegna per priorità di Testata o di Data, basta cliccare su "Raggruppa Articoli per" e scegliere tra le opzioni Testata o Data.

8 Gestione e Visualizzazione Articoli Modalità di visualizzazione NON RAGGRUPPARE 8

9 Gestione e Visualizzazione Articoli Modalità di visualizzazione RAGGRUPPA PER TESTATA 9

10 Gestione e Visualizzazione Articoli Modalità di visualizzazione RAGGRUPPA PER DATA ARTICOLO 10

11 Gestione e Visualizzazione Articoli Il software prevede la possibilità di comprimere la sezione (o il campo selezionato per il raggruppamento es. Data, Testata) cliccando sul pulsante evidenziato in rosso Posizionandosi con il mouse sul titolo si visualizza l anteprima dell articolo 11 Cliccando sul nome della Sezione vengono selezionati tutti gli articoli appartenenti alla sezione. (Quanto specificato funziona per qualsiasi tipo di raggruppamento.)

12 Leggere un articolo Per visualizzare un articolo è sufficiente cliccare sul titolo dell'articolo stesso. Cliccando sul pulsante OCR ne visualizzo il Testo 12 Oltre all'immagine vengono visualizzate le informazioni inerenti l'articolo: Sezione, Testata, Data Articolo, Titolo, Autore, Pagina.

13 Visualizzare il testo dell articolo e copiarlo su Word Dopo aver aperto l articolo cliccando sul Titolo, è possibile visualizzarne il formato Testo cliccando sul pulsante OCR. Per tornare all'immagine basta cliccare su PDF 13

14 Visualizzare il testo dell articolo e copiarlo su Word Selezionando il Testo è possibile fare un copia e incolla su un documento Word e di qui effettuarne un invio tramite 14

15 Visualizzare il testo dell articolo e copiarlo su Word Aprire Word ed incollare il Testo 15

16 Creare e visualizzare un file PDF L applicativo consente di creare un file PDF con indice, costituito dagli articoli della rassegna, e di gestirlo come un qualsiasi file. Può essere salvato sul proprio personal computer. La creazione di un PDF con gli articoli di maggiore interesse comporta le seguenti operazioni: 1.Selezionare gli articoli di cui si desidera creare il PDF utilizzando il tasto sinistro del mouse per evidenziarli; 2.Cliccare sul tasto Crea PDF. La figura seguente mostra il risultato dell operazione descritta. 16 Cliccando sull'icona salva è possibile salvare il file pdf in locale e utilizzarlo come un qualsiasi allegato di posta, per spedirlo tramite . L applicativo crea automaticamente un indice elencando gli articoli selezionati nello stesso ordine di apparizione che presentano all interno della rassegna stampa. Cliccando il titolo di un articolo all interno dell indice, si visualizza automaticamente il documento stesso. La funzione Scarica Rassegna consente la creazione automatica di un PDF che contiene tutta la rassegna giornaliera completa.

17 Creare e visualizzare un Indice La funzione Crea indice consente di generare un indice della rassegna "linkato": ciò permette l'invio di un file molto leggero che fisicamente contiene solo l'elenco degli articoli presenti, ma che in realtà consente la visualizzazione dell'articolo cliccando sull'indice. 17

18 Spedizione file PDF tramite Per effettuare l invio del PDF è necessario: 1.Aver prima creato il PDF con gli articoli desiderati, tramite le modalità esposte in precedenza; 2.Cliccare sull'icona Posta Elettronica di Acrobat E inoltre possibile salvare in locale il file PDF generato, cliccando sull icona Salva e utilizzarlo come un qualsiasi allegato di posta 18

19 3.2. Rassegna Breve La RASSEGNA BREVE è una sottorassegna che consente di visualizzare solo un gruppo di articoli scelti dall'amministratore, tramite una cernita effettuata sulla Rassegna Giornaliera. 19

20 3.3. Archivio Ha le stesse funzionalità della maschera Rassegna con la sola differenza di gestire le rassegne precedenti. 20

21 3.4. Audiovisivi Cliccando sul titolo si apre un PDF linkato che consente la visualizzazione di filmati Audio e Video 21

22 3.5. Ricerca La maschera Ricerca consente di effettuare ricerche all interno dell archivio, utilizzando come parametri di selezione: Inizia Ricerca da: (Cerca nella Data Articolo) Fino a: (Cerca nella Data Articolo) Sezione: Testata. Testo: (Con l'opzione solo titolo) Note. 22 Si osservi che i parametri di ricerca sono connessi logicamente in AND per cui se si inseriscono due valori, gli articoli estratti dall archivio soddisferanno contemporaneamente entrambi i criteri di selezione. All interno del campo Testo, è possibile inserire più parole distinte (separate da spazi). Mettendo la spunta "solo titolo" si effettua la ricerca solo sul titolo dell articolo, altrimenti la ricerca è su tutto il testo. Gli articoli estratti dall archivio come risultato della ricerca conterranno tutti dati specificati nei rispettivi campi. Anche da questa maschera è possibile creare, visualizzare e spedire documenti in formato PDF (vedi paragrafi precedenti).

23 3.6. Approvazione Questa maschera consente di gestire la visualizzazione o meno dei documenti e la modifica delle informazioni degli stessi. 23 Tutti gli articoli immessi all interno di una rassegna giornaliera sono, al momento della spedizione, inseriti tra quelli non visti / non approvati. L amministratore può selezionare gli articoli ed approvarli. Gli stati degli articoli sono: 1) Non Visti (Articoli evidenziati in giallo); 2) Non Approvati (Articoli visti dall'amministratore, di colore grigio); 3) Approvati (messi da parte per lavorarli/riordinarli, di colore verde); 4) Rifiutati (rifiutati perché non ritenuti rilevanti, di colore rosso); 5) Pubblicati (resi visibili a tutti gli utenti, di colore nero).

24 3.6. Approvazione Raggruppa per approvazione: C'è la possibilità di raggruppare per approvazione e vedere lo stato degli articoli suddivisi in Non visti, Non approvati, Approvati, Rifiutati, Pubblicati. Gli articoli non visti sono quelli che non sono ancora stati visualizzati e sono contraddistinti dall'evidenziazione in giallo; per togliere l'evidenziazione basta cliccare sul pulsante alla sinistra della dicitura non visti. Naturalmente aprendo l'articolo, in automatico cambia lo stato e l'articolo viene spostato nel gruppo non approvati. 24

25 3.6. Approvazione Per approvare gli articoli si può procedere nel seguente modo: Raggruppare la rassegna nella modalità di visualizzazione più consona per effettuare la selezione (di solito si raggruppa per sezione) Selezionare una serie di articoli con il tasto sinistro del mouse e cliccare sul tasto approva (o INS sulla tastiera) 25 Così facendo gli articoli scelti verranno inseriti nella maschera di riordino pronti per essere riordinati e pubblicati. Ciò permetterà una lavorazione molto più veloce perché effettuata sulla parte della rassegna che interessa l'utente. In qualsiasi momento si possono approvare o rifiutare degli articoli, basta selezionare l'articolo o gli articoli e cliccare sui pulsanti APPROVA o RIFIUTA (la stessa funzionalità viene svolta dai tasti INS o CANC presenti sulla tastiera). Il software è stato studiato in modo da non consentire l'eliminazione degli articoli: gli stessi possono solamente essere resi visibili (Approvati e Pubblicati) o meno (Rifiutati). E possibile modificare lo stato di approvazione anche degli articoli di rassegne passate selezionando la data della rassegna che interessa e procedendo come descritto in precedenza.

26 Modificare le informazioni degli Articoli Dalla maschera di approvazione, per modificare le informazioni dell'articolo (Sezione, Titolo, Autore) è necessario cliccare con il tasto sinistro del mouse sul titolo e premere il pulsante modifica; i campi sopra descritti risulteranno editabili. 26

27 Modificare le informazioni degli Articoli Una volta apportate le modifiche premere Ok per confermare. Le variazioni vengono salvate automaticamente, anche senza premere il tasto OK, rimanendo nella modalità modifica e scorrendo gli articoli. 27

28 Inserire Note Il campo note nasce per permettere una catalogazione dell'articolo secondo le esigenze del cliente, con possibilità di inserire delle note e associarle all'articolo. Premendo il pulsante si visualizzerà la maschera contenente le note. 28 Selezionare la nota e premere pulsante Ok: all'articolo verrà associata la nota che ne consentirà una facile e veloce ricerca.

29 Inserire Rilevanza E' possibile utilizzare un campo aggiuntivo che consente di associare all'articolo un numero da 1 a Come standard tutti gli articoli hanno rilevanza 0; per dare un nuovo valore basta cliccare sul numero in alto indicato nell'immagine dalla freccia e premere OK. Questo campo consente un ordinamento per importanza di articolo, può quindi essere utilizzato per ottenere una ricerca ordinata per priorità.

30 Inserire un nuovo documento Dalla maschera di approvazione è possibile inserire nuovi documenti utilizzando il tasto Aggiungi Articolo. Nella maschera a seguire è necessario compilare i campi sotto descritti:. Rassegna: nome della rassegna alla quale associare l'articolo; Sezione: inserire la sezione di appartenenza del documento inserito; Testata: inserire nome della fonte di informazione; Titolo: inserire il titolo del documento; Autore: inserire l autore del documento; Pagina: inserire la pagina del documento; Data Documento: inserire la data a cui risale il documento; Data Rassegna: inserire la data della rassegna in cui il nuovo documento deve essere inserito; File Pdf Da Importare: inserire il Percorso del file PDF da pubblicare sul server web, oppure cliccare su sfoglia Selezionare il tasto OK, se si desidera salvare il documento; 2. Selezionare il tasto Annulla, se si desidera annullare l operazione in corso. I pulsanti NUOVA RASSEGNA, NUOVA SEZIONE, NUOVA TESTATA consentono di aggiungere valori non presenti (Es. se la Testata dell'articolo da inserire non esiste, basta cliccare su nuova testata, digitare il nome della testata e questa viene aggiunta).

31 Pubblicare una Rassegna Breve Consente di pubblicare gli articoli selezionati sulla rassegna Breve. 31

32 Spostare la Data e Copiare gli Articoli Sposta Data: Il pulsante sposta data consente di selezionare più articoli e inserirli in un altro giorno (Es. Nel caso in cui la Rassegna sia stata già pubblicata e arrivino nuovi articoli si può decidere di selezionarli e spostarli alla data di domani). Copia Articoli: Consente di copiare gli articoli selezionati su un'altra rassegna. 32

33 3.7. Riordinare e Pubblicare la Rassegna L amministratore può decidere l ordine dei documenti contenuti all interno di ogni rassegna stampa selezionata. Nella maschera di riordino sono presenti solamente gli articoli APPROVATI, impostazione studiata per consentire un veloce spostamento degli articoli. 33 L operazione è di semplice esecuzione: 1.Posizionarsi sulla maschera riordina" 2.Cliccare su riordino veloce 3.Cliccare sugli articoli nell'ordine che si intende dare alla rassegna. Ad ogni click, gli articoli verranno numerati ed evidenziati in verde (vedi maschera successiva). La posizione che assumeranno è quella evidenziata. Nel caso in cui l operatore abbia selezionato per sbaglio l'articolo, basterà "cliccarci " nuovamente sopra per deselezionarlo; il sistema in automatico sposterà di una posizione tutti gli articoli successivi, riordinando l intera rassegna.

34 3.7. Riordinare e Pubblicare la Rassegna Per fissare il riordino premere OK. Una volta riordinata la rassegna, per pubblicarla e renderla visibile a tutti gli utenti, cliccare sul tasto Pubblica. Nel caso in cui si volesse aggiungere un articolo alla rassegna pubblicata, è necessario, andare su APPROVAZIONE selezionarlo, approvarlo e pubblicarlo. ATTENZIONE: NON EFFETTUARE ALTRE OPERAZIONI MENTRE E' IN CORSO IL RIORDINO ALTRIMENTI ANDRA' PERSA TUTTA LA SELEZIONE EFFETTUATA (Es. Non cliccare sul titolo dell'articolo e non premere altri pulsanti al di fuori di OK). 34

35 Inviare un file HTML contenente la rassegna pubblicata tramite E possibile impostare, l invio automatico tramite , di un file HTML contenente la Rassegna stampa; il file viene generato ed inviato, dopo che si è premuto il pulsante Pubblica dalla maschera di Riordino. Il servizio può essere integrato con l invio del Primo Piano Abstract odierno. 35

36 3.9. Esportare file in formato XML Consente di esportare gli articoli pubblicati generando file XML. N.B. E possibile utilizzare tale impostazione per caricare i file lavorati da Internet, su intranet. 36

37 4.0. Visualizzare la Rassegna da dispositivi Mobile (iphone e BlackBerry) L'applicativo per dispositivi Mobile (iphone e BlackBerry) consente di consultare la Rassegna visualizzando il testo dell'articolo (OCR) oppure l immagine in formato JPG. Cliccando sul titolo si visualizza il testo dell articolo 37

38 4.0. Visualizzare la Rassegna da dispositivi Mobile (iphone e BlackBerry) Dalla maschera con l'ocr è possibile accedere all'immagine in formato Jpg cliccando sul numero di pagina dell'articolo: 38

39 4.1. Visualizzare la Rassegna da IPad L'applicativo per IPAD permette di visualizzare la Rassegna Stampa utilizzando le seguenti funzioni: 1)Scarica l intera Rassegna 2)Scarica l indice linkato della Rassegna 3) Cliccando sulla sezione si visualizzano i files appartenenti alla categoria scelta 4) Cliccando sul titolo si visualizza il PDF 1.Scarica la Rassegna scarica l'intera Rassegna (è possibile selezionare solo gli articoli di interesse cliccando sul check (punto 5) 2.Scarica Indice scarica solamente l'indice linkato della Rassegna (molto più leggero del PDF) 3.Sezione Cliccando sul nome della sezione si visualizzano i soli articoli appartenenti alla stessa 39 5) Cliccando sul quadratino è possibile selezionare solo gli articoli di interesse 4.Titolo cliccando sul titolo si visualizza il singolo PDF 5.Scarica Articoli Selezionati Cliccando sul quadratino (vicino alla testata) e premendo Scarica Rassegna si genera un PDF contenente i soli files selezionati