OTTIMIZZAZIONE DEI COSTI IT NELL ERA DIGITALE

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1 OTTIMIZZAZIONE DEI COSTI IT NELL ERA DIGITALE Come e Perché OTTIMIZZAZIONE DEI COSTI IT KONICA MINOLTA

2 INDICE» Utilizzare l IT per sfruttare le opportunità di business» 3» Ottimizzazione Strategica dei Costi IT un obiettivo su cui vale la pena investire» 4» Affrontare l ottimizzazione dei costi IT con un piano preciso» 6» La strada da seguire» 8 2

3 UTILIZZARE L IT PER SFRUTTARE LE OPPORTUNITÀ DI BUSINESS Il mercato IT è in continua evoluzione, siamo nell era dell informatica guidata da innovazioni in materia di cloud, big data, mobilità e tecnologie social. Le aziende di tutti i settori industriali hanno iniziato, o almeno si stanno organizzando per realizzare, la propria trasformazione digitale. E qui l IT ha decisamente un ruolo fondamentale. Le imprese lungimiranti sanno come creare nuove opportunità di business sfruttando tecnologie innovative; si sforzano di essere competitive differenziandosi con prodotti e servizi, nuovi modelli di business e nuovi strumenti per coinvolgere i clienti. CIO, allontanandosi dal loro tradizionale ruolo di supporto alle operazioni commerciali, sono ora chiamati a guidare le opportunità di business attraverso un IT, da molti considerato tanto un opportunità quanto una sfida. Secondo l IDC 1 l IT è diventato più imprevedibile a causa di un drastico cambiamento nel panorama della concorrenza: moltissimi nuovi concorrenti sono nati nel cloud, mentre gli operatori di mercato esistenti adottano piattaforme cloud proprie. Allo stesso tempo, clienti e utenti finali richiedono un IT onnipresente con accesso a tutte le applicazioni aziendali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Sempre più spesso gli investimenti nell IT sono legati a specifiche iniziative commerciali come l aumento della produttività aziendale, la riduzione dei costi e il miglioramento dei processi di business. Le aziende devono quindi essere consapevoli del fatto che le loro capacità IT costituiranno un fattore chiave per il loro futuro successo commerciale. Di conseguenza, devono disporre di una divisione IT efficiente, affidabile e competente. La grande sfida per il CIO è quella di garantire tutto questo, cercando al tempo stesso gli strumenti per ottimizzare i costi dell'it aziendale. Soprattutto per le piccole e medie imprese, è fondamentale fare tutto il possibile per ridurre al minimo i costi IT, mantenendo allo stesso tempo un elevato standard qualitativo dei prodotti e concentrandosi sulle attività che portano avanti l azienda. RISCHI ASSOCIATI A PROBLEMI IT Perdita di fatturato Costi di riparazioni Perdita e/o demotivazione dei dipendenti Perdita di opportunità commerciali Perdita di fiducia da parte di clienti e/o fornitori Danno all immagine e alla reputazione del marchio Pubblicità negativa BIS, Calcolo del costo dei tempi di inattività nella propria azienda, aprile 2016 ¹ IDC Whitepaper, sponsorizzato da Dell, Why Upgrade Your Server Infrastructure Now?, luglio

4 OTTIMIZZAZIONE STRATEGICA DEI COSTI IT UN OBIETTIVO SU CUI VALE LA PENA INVESTIRE Per ridurre i costi e massimizzare i risultati aziendali, i responsabili delle aziende devono puntare sull utilizzo di tecnologie informatiche avanzate. Il fattore chiave è apportare le modifiche necessarie, sia che un azienda miri a una maggiore digitalizzazione dei processi aziendali sia che cerchi di realizzare nuovi modelli di attività. Come l'ottimizzazione dei costi IT, anche l'ottimizzazione dei costi aziendali è un obiettivo costante. Secondo Gartner, Inc. 2. L ottimizzazione dei costi aziendali è strettamente legata alla redditività complessiva e, in ultima analisi, alla sopravvivenza dell azienda, pertanto è un fattore in cui vale la pena investire I CIO dovrebbero quindi elaborare una strategia di ottimizzazione ben definita, mirata contemporaneamente sia ai costi IT sia ai costi aziendali; e dovrebbero tenere presente che, a causa di sviluppi ed eventi imprevisti, gli obiettivi di saving previsti potrebbero dover essere rivisti ed adeguati strada facendo. Le iniziative strategiche di ottimizzazione dei costi IT fanno spesso parte della strategia aziendale, che raggiunge la massima efficacia in un periodo di tempo definito. Pertanto dovrebbero essere associate a risparmi nel breve periodo, rendendole meno onerose per l azienda (ved. figura a pagina 5). Per realizzare una effettiva trasformazione aziendale, i decision-maker devono avere ben chiaro quello che vorrebbero ottenere e assicurarsi che la loro iniziativa sia in linea con i tempi, i rischi, il valore e i benefici futuri. 4 ² Gartner, Inc., Supporting Cost Optimization in the Business: A Gartner Trend Insight Report, marzo 2017

5 NATURA DELL OTTIMIZZAZIONE STRATEGICA DEI COSTI IT Ridurre i costi e allineare la spesa alla domanda Eliminare i componenti improduttivi Giustificare l'utilizzo dell'it, tagliare l'it superfluo e valutare il modello esistente per realizzare la trasformazione. Technavio, Cost Optimization, Demand from the Public Sector and Popularity of SLOE Tools are Top Trends in IT Assessment & Optimization, settembre

6 AFFRONTARE L OTTI- MIZZAZIONE DEI CO- STI IT CON UN PIANO PRECISO Per affrontare la sfida della gestione di un dipartimento IT competente ed efficiente, nonostante i limiti di budget, i manager IT devono disporre di un piano di azione preciso e concreto. In altre parole, devono essere preparati in caso di crisi e di improvvisi tagli del budget! Ma come fare? Ottenere la totale trasparenza dei costi È noto che i costi IT influiscono in modo significativo sulla crescita stessa dell azienda. Tanto il CIO quanto l amministratore delegato devono avere un quadro completo del proprio budget e della spesa 3. Ad esempio, utilizzando appositi software e analisi dedicate, si otterranno preziose informazioni che aiuteranno a trovare i giusti parametri per eliminare le spese inutili e quindi ottimizzare i costi. Puntare al consolidamento Trovare nuove opportunità per mettere insieme fornitori, servizi e piattaforme può essere complicato, ma aiuta a mantenere una visione d insieme e a ridurre la spesa complessiva. Disporre di tecnologie e fornitori standardizzati significa ridurre il superfluo, il che porta ad un aumento della produttività della propria azienda 4. Utilizzare gli strumenti giusti In tempi di mercati dinamici e di pressione economica, i dipartimenti IT sono spesso attirati in direzioni diverse e devono saper reagire con prontezza. Lavorare in modo intelligente non significa lavorare tanto, bensì utilizzare gli strumenti giusti per il proprio lavoro 5. Ottimizzare i costi IT significa risparmiare tempo avvalendosi di processi automatizzati, di una migliore condivisione di file e di una efficace collaborazione oltre che di una riduzione delle attività ripetitive, come ad esempio la gestione degli utenti. Passare al Cloud Oltre ad essere abilitatori di processi di trasformazioni digitali, i servizi cloud possono essere anche preziosi strumenti per ottimizzare i costi IT. Funzionalità come SaaS o IaaS garantiscono una prevedibilità finanziaria di grande valore 6. Utilizzare soluzioni IT gestite Le soluzioni IT gestite utilizzano i migliori componenti hardware e software in un offerta unica che promette di semplificare la gestione IT, controllare la proliferazione dell IT, fornire servizi collaborativi agli utenti e una migliore scalabilità e visibilità finanziaria. 6 ³ Clear Cost, Top 10 Best Practices in IT Cost Optimization, novembre 2016 ⁴ Nerdio, 12 Proven Ways to Reduce IT Costs, settembre 2016 ⁵ Clear Cost, Top 10 Best Practices in IT Cost Optimization, novembre 2016 ⁶ Nerdio, 12 Proven Ways to Reduce IT Costs, settembre 2016

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8 LA STRADA DA SEGUIRE L IT è in continua evoluzione e la difficoltà sta nel tenere il passo con i continui cambiamenti, offrendo servizi di alta qualità ai propri stakeholder e al tempo stesso ottimizzando i costi aziendali. Garantire il regolare funzionamento dell infrastruttura IT favorirà il propagarsi nella tua azienda di una cultura basata sull innovazione e sull efficienza tecnologica. Eliminare le attività quotidiane di manutenzione e supporto IT è una risposta collaudata per arginare i rischi derivanti proprio da un IT non completamente efficiente. L implementazione di una piattaforma IT Allin-One consente di sfruttare le potenzialità del provider di servizi gestiti, in collaborazione con i migliori partner tecnologici, avvalendosi di applicazioni all avanguardia, sicurezza e hardware di rete, il tutto in un ambiente personalizzato sulla base delle specifiche esigenze aziendali. IL TUO PROSSIMO PASSO: SCOPRIRE COME WORKPLACE HUB DI KONICA MINOLTA TRASFORMA LA TUA AZIENDA: WORKPLACEHUB.KONICAMINOLTA.EU/IT Konica Minolta Business Solutions Italia S.p.A. Viale Certosa, 144, Milano (MI) MAGGIORI INFORMAZIONI NEL SITO