IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO PARTE GENERALE

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1 Descrizione dell ultima edizione Ed 1 : Prima Emissione Documento approvato con delibera del Cda il 01/08/2014 Pagina 1 di 28

2 INDICE PREMESSA Introduzione al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Destinatari del Modello Struttura del Modello CAP. I: IL D.LGS. 231/ Quadro normativo di riferimento 1.2 La responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni 1.3 Tipologia di sanzioni da comminare all ente 1.4 Tipologia dei reati e degli illeciti amministrativi 1.5 Modello di Organizzazione. Gestione e Controllo 1.6 I soggetti a cui si applica il Decreto Le linee guida di riferimento elaborate dall associazione di categoria di riferimento CAP. II: IL MODELLO 2.1 Descrizione della struttura organizzativa di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. 2.2 Principi ispiratori del Modello 2.3Approccio metodologico Fase I: raccolta e analisi di tutta la documentazione essenziale Fase II: identificazione delle attività a rischio Fase III: identificazione e analisi degli attuali presidi al rischio Fase IV: gap analisys 2.4 Individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie CAP. III: L ORGANISMO DI VIGILANZA 3.1 Il disposto normativo 3.2 Requisiti dell Organismo di Vigilanza 3.3 Nomina e composizione dell Organismo di Vigilanza 3.4 Compiti e regole di funzionamento dell Organismo di Vigilanza Pagina 2 di 28

3 3.4.1 Il disposto normativo Compiti e poteri dell Organismo di Vigilanza Rapporti tra l Organismo di Vigilanza e gli Organi Sociali Flussi informativi nei confronti dell Organismo di Vigilanza CAP. IV: PIANO DI FORMAZIONE E COMUNICAZIONE 4.1 Prima applicazione del Modello 4.2 Piano di comunicazione e formazione verso i dipendenti 4.3 Piano di comunicazione e formazione verso i collaboratori CAP. V: SISTEMA SANZIONATORIO Parte Generale 5.1Funzioni e Destinatari 5.2 Principio di tassatività 5.3 Criteri di scelta delle sanzioni 5.4 Informazione e Formazione 5.5 Illeciti Disciplinari Tentati 5.6 Implementazione del Sistema Disciplinare Parte Speciale Prima 5.7 Comportamenti sanzionabili dei Dipendenti 5.8 Sanzioni per i Quadri e i Dipendenti 5.9 Applicazione delle sanzioni ai Quadri e Dirigenti 5.10 Sanzioni per i Dirigenti 5.11 Applicazione delle sanzioni ai Dirigenti 5.12 Comportamenti sanzionabili degli Amministratori 5.13 Sanzioni per Amministratori 5.14 Applicazione delle sanzioni agli Amministratori 5.15 Comportamenti sanzionabili dei Sindaci 5.16 Sanzione per i Sindaci Pagina 3 di 28

4 Parte Speciale Seconda 5.17 Applicazione delle sanzioni ai componenti dell Organismo di Vigilanza 5.18 Sanzioni per Soggetti Terzi 5.19 Applicazione delle sanzioni ai Soggetti Terzi Parte Speciale Terza 5.20 Procedura di irrogazione delle sanzioni a dipendenti, amministratori, sindaci ed esponenti dell'odv PARTE SPECIALE: Il modello di Organizzazione, Gestione e Controllo - Parte Speciale ALLEGATI A: Reati previsti nel D.Lgs. 231/01 e mappatura delle aree a rischio B: Linee Guida di Riferimento C: Statuto e visura camerale D: Deleghe e Procure E: Organigramma e mansionario F: Allegati Pagina 4 di 28

5 Premessa Fermo restando che l eticità dei comportamenti non è valutabile solo nei termini di stretta osservanza delle norme, Elettromeccanica Adriatica s.p.a., riconoscendosi pienamente nei principi e nei valori sanciti dalla Costituzione Repubblicana in un economia di libero mercato e ponendosi l obiettivo di contribuire alla crescita economica, civile e democratica del Paese a partire dalle realtà in cui opera, ha adottato un CODICE ETICO del comportamento imprenditoriale e deontologico per i suoi Soci, Dipendenti e Collaboratori esterni ed intende adottare, con la presente procedura, un MODELLO DI ORGANIZZAZIONE in linea con le prescrizioni del D.Lgs.231/2001. In tal senso Elettromeccanica Adriatica s.p.a. si pone come espressione di una identità etica collettiva ed impegna se stessa e le sue componenti ad adottare modelli di comportamento ispirati all autonomia, all integrità, all eticità,alla correttezza; il tutto sviluppando quotidianamente azioni coerenti con i predetti modelli e riconoscendo che ogni e qualsiasi normativa e/o regolamentazione interna ad Elettromeccanica Adriatica s.p.a., qualunque ne sia la finalità, dovrà essere applicata in coerenza con le finalità ed i principi stabiliti nella presente procedura. Tutto il sistema è impegnato nel perseguimento degli obiettivi e nel rispetto delle relative modalità, in quanto viene riconosciuto che ogni singolo comportamento non eticamente corretto non solo provoca negative conseguenze in ambito societario, ma danneggia l immagine dell azienda. Introduzione al Modello 231 L adozione del Modello 231 è, per legge, facoltativa. Elettromeccanica Adriatica s.p.a., tuttavia, sulla scorta di dover operare in un contesto di trasparenza e correttezza, ha deciso di procedere all adozione di un apposito modello, operante, in modo conforme alle direttive di Confindustria. Sempre in attuazione di quanto previsto dal Decreto, il Consiglio di Amministrazione, nel varare il Modello 231, ha affidato ad un Organo Monocratico l incarico di assumere le funzioni di Organo di Vigilanza (d ora in poi anche ODV ), con autonomi compiti di vigilanza, controllo e iniziativa in relazione al Modello Stesso. Destinatari del Modello 231 I destinatari delle norme e delle prescrizioni contenute nel Modello 231 sono tutti esponenti di Elettromeccanica Adriatica s.p.a.: il Consiglio di Amministrazione, il Presidente, i Sindaci, il Collegio dei Revisori dei Conti, i dirigenti, i responsabili di funzioni/commessa e i dipendenti tutti. Inoltre Pagina 5 di 28

6 sono tenuti al suo rispetto i collaboratori esterni, i liberi professionisti, i consulenti (collettivamente Collaboratori Esterni ) nonché tutti i partner commerciali e/o finanziari ( Partner ). Struttura del Modello di Organizzazione, gestione e controllo Il presente Modello 231 si compone di una e di più PARTI SPECIALI redatte in relazione alle tipologie di reati la cui commissione è astrattamente ipotizzabile in Elettromeccanica Adriatica s.p.a. in ragione delle attività da essa svolte. Deve inoltre intendersi far parte del Modello 231 anche il Codice Etico e gli Allegati. Il testo del D.Lgs.231/2001 si limitava ad individuare, come reati suscettibili di determinare l applicazione di sanzioni a carico dell Ente solo alcuni delitti (in senso lato) contro la Pubblica Amministrazione (art.24 e 25); successivi interventi legislativi hanno provocato un allargamento dello spettro dei reati- presupposto, di ultima l introduzione i reati di corruzione tra privati. Pare, peraltro, probabile che le estensioni non si fermeranno: è evidente, infatti, che l istituto della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche ha respiro generale e si presta, in astratto, ad essere applicato a qualsiasi fattispecie di reato. Per questa ragione il CdA si riserva di integrare il Modello con l inserimento di ulteriori Parti Speciali relative alla tipologia di reati che, per effetto di diversi interventi normativi, siano inserite o comunque collegate all ambito di applicazione del D.Lgs.231/2001 e s.m.i. Parte Generale Secondo l art.6, co.3, del D.Lgs.231/2001 (e secondo le Linee Guida predisposte da Confindustria), la Parte Generale del Modello mira alle seguenti fondamentali finalità: 1. Raccolta e analisi di tutta la documentazione essenziale 2. Individuazione e mappatura dei rischi L art.6, comma 2, lett. (a) del D.Lgs.231/2001 richiede anzitutto che il Modello provveda alla così detta mappatura dei rischi: è necessaria, in altri termini, l analisi della complessiva attività della Società e l individuazione in essa delle fasi operative o decisionali che comportano una possibilità di commissione di atti illeciti. La mappatura dei rischi non potrà mai dirsi definitiva e immodificabile, ma, al contrario, dovrà essere sottoposta a una continuativa attività di controllo e revisione e dovrà essere costantemente aggiornata, anche in ragione dei mutamenti strutturali o di attività di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. 3. Identificazione e analisi degli attuali presidi al rischio Pagina 6 di 28

7 4. Gap analysis 5. Articolazione di un sistema di controllo ex ante Ai sensi dell art.6, comma 2, lett. (b) del D.Lgs.231/2001, una volta compiuta questa attività di analisi e selezione delle aree di rischio nell ambito della complessiva attività dell impresa, è necessario prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell ente nelle aree di attività a rischio. Le singole Parti Speciali, dunque, per questi ambiti di attività, stabiliscono le Linee Guida per le misure e procedure (quali, per esempio, la separazione tra funzioni, la nomina di un Responsabile Interno, specifici obblighi di autorizzazione e di documentazione per la fase maggiormente sensibile) in grado di prevenire o comunque ridurre fortemente il rischio di commissione di reati. Le disposizioni aziendali, strumentali all attuazione, aggiornamento e adeguamento del Modello 231 sono emanate dal CdA. Al di là delle descritte procedure, che operano ex ante, saranno comunque sempre possibili verifiche successive su singole operazioni o singoli comportamenti aziendali (controllo ex post). Come la mappatura dei rischi, anche le procedure e i rimedi adottati non potranno mai dirsi definitivi: la loro efficacia e completezza dovrà, al contrario, essere oggetto di continua rivalutazione e dovranno essere immediatamente proposti e realizzati i miglioramenti, le integrazioni e le modifiche che si renderanno di volta in volta necessarie. 6. Designazione dell Organismo di Vigilanza (ODV) L ODV provvede: al controllo costante del rispetto delle prescrizioni del Modello 231, nonché delle specifiche disposizioni delle misure e delle procedure predisposte in attuazione del presente Modello da parte del CdA, del Presidente, dei Sindaci, dei Dirigenti, dei Responsabili di commessa/funzioni e dei dipendenti della società; all attività di valutazione costante e continuativa dell adeguatezza della mappatura dei rischi e delle procedure descritte; alla proposta al CdA di tutte le modifiche. L Organo in parola è nominato dal Consiglio di Amministrazione, ma da esso del tutto autonomo e indipendente. Pagina 7 di 28

8 Parti Speciali --- OMISSIS --- Pagina 8 di 28

9 CAP. I: D.LGS. N. 231/ Quadro normativo di riferimento Il Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, in attuazione della legge delega 29 settembre 2000, n. 300, disciplina, introducendola per la prima volta nell ordinamento giuridico nazionale, la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica ( d ora in poi ente ). Segnatamente, la legge delega n. 300 del 2000 che ratifica, tra l altro, la Convenzione sulla tutela finanziaria delle Comunità europee del 26 luglio 1995, la Convenzione U.E del 26 maggio 1997 relativa alla lotta contro la corruzione e la Convenzione OCSE del 17 settembre 1997 sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche internazionali, ottempera agli obblighi previsti da siffatti strumenti internazionali ed, in specie, comunitari, i quali dispongono appunto la previsione di paradigmi di responsabilità delle persone giuridiche e di un corrispondente sistema sanzionatorio, che colpisce la criminalità d impresa. Il Decreto 231 si inserisce dunque in un contesto di attuazione degli obblighi internazionali e, allineandosi con i sistemi normativi di molti Paesi dell Europa, istituisce la responsabilità dell ente, considerata quale autonomo centro di interessi e di rapporti giuridici, punto di riferimento di precetti di varia natura, e matrice di decisioni ed attività dei soggetti che operano in nome, per conto o comunque nell interesse dell ente (relazione al progetto preliminare). 1.2 La responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni Il Decreto 231 è stato emanato in data 8 giugno 2001 ( poi entrato in vigore il 4 luglio 2001) è intitolato Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica ed ha introdotto per la prima volta nel nostro ordinamento un regime di responsabilità amministrativa, riferibile sostanzialmente alla responsabilità penale, a carico dell ente per determinati reati o illeciti amministrativi commessi, nell interesse o a vantaggio degli stessi, da: persone fisiche che rivestano funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente stesso o di una loro unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché Pagina 9 di 28

10 da persone che esercitino, anche di fatto, la gestione e il controllo dell ente medesimo (c.d. soggetti apicali ); persone fisiche sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti sopra indicati; soggetti terzi che agiscono in nome e/o per conto dell ente. La responsabilità dell ente è aggiuntiva e non sostitutiva rispetto a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto illecito che, pertanto, resta regolata dal diritto penale comune. L ampliamento della responsabilità mira a coinvolgere, nella repressione di alcuni illeciti penali, l ente che abbia tratto vantaggio dalla commissione del reato o nel cui interesse il reato sia stato commesso. Il Decreto 231 ha inteso, pertanto, costruire un modello di responsabilità dell ente conforme a principi garantistici, ma con funzione preventiva: di fatto, attraverso la previsione di una responsabilità da fatto illecito direttamente in capo all ente, si vuole sollecitare quest ultimo ad organizzare le proprie strutture ed attività in modo da assicurare adeguate condizioni di salvaguardia degli interessi penalmente protetti. 1.3 Tipologia di sanzioni da comminare all ente Le sanzioni nelle quali può incorrere l ente che non ha seguito le prescrizioni di cui al Decreto 231 sono le seguenti: Sanzioni pecuniarie Le sanzioni pecuniarie hanno natura amministrativa e si applicano sempre, anche nel caso nel quale l ente ripari alle conseguenze derivanti dal reato. La commisurazione della sanzione dipende da un duplice criterio: a) determinazione di quote in un numero non inferiore a 100 e non superiore a 1000 ; b) attribuzione ad ogni singola quota di un valore compreso tra un minimo di euro 258 ed un massimo di euro 1549(sulla base delle condizioni economiche e patrimoniali dell ente). Il Giudice determina il numero delle quote tenendo conto della gravità del fatto, del grado della responsabilità dell ente, nonché dell attività svolta per eliminare o attenuare le conseguenze del fatto e per prevenire la commissione di ulteriori illeciti. Sanzioni interdittive Si tratta di sanzioni che si aggiungono a quelle pecuniarie ed hanno la funzione di impedire la reiterazione del reato. In particolare, sono previste le seguenti sanzioni : 1. l interdizione dall'esercizio dell'attività dell ente; Pagina 10 di 28

11 2. la sospensione o revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni dell ente funzionali alla commissione dell'illecito; 3. il divieto dell ente di contrattare con la Pubblica Amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio; 4. l esclusione dell ente da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l'eventuale revoca di quelli già concessi; 5. il divieto dell ente di pubblicizzare beni o servizi. Nell ipotesi di pluralità di reati, si applica la sanzione prevista per quello più grave. La durata dell interdizione è generalmente temporanea (da un minimo di 3 mesi ad un massimo di 2 anni), ad esclusione di alcuni casi tassativi, nei quali la temporaneità dell interdizione è sostituita dalla definitività della medesima. Confisca È una sanzione applicabile contestualmente all emissione della sentenza di condanna e consiste nella confisca, da parte dell Autorità Giudiziaria, del prezzo o del profitto generati dal reato, ad esclusione della parte di esso che può essere restituita al danneggiato. Se la confisca del prodotto o del profitto del reato non è possibile, vengono confiscate somme di denaro, beni o altre utilità di valore equivalente al prezzo o al profitto del reato. Pubblicazione della sentenza di condanna La pubblicazione della sentenza di condanna è disposta quando nei confronti dell ente viene applicata una sanzione interdittiva. La sentenza è pubblicata (a spese dell ente condannato) una sola volta, per estratto o per intero, in uno o più giornali indicati dal giudice nella sentenza, nonché mediante affissione nel comune ove l ente ha la sede principale La tipologia dei reati e degli illeciti amministrativi Attualmente il novero dei reati previsti nel Decreto 231 è quello indicato nell Allegato A. 1.5 Il Modello di organizzazione, gestione e controllo ( il Modello 231 ) L art. 6 del Decreto 231, nell introdurre il regime di responsabilità amministrativa dell ente, prevede una forma specifica di esonero da detta responsabilità, qualora l ente dimostri che: a) l organo dirigente dell ente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione dell illecito, modelli di organizzazione e di gestione e controllo idonei a prevenire reati della specie Pagina 11 di 28

12 di quello verificatosi ( che nella prassi viene spesso chiamato modello organizzativo o più semplicemente Modello ); b) il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello nonché di curare il suo aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo ( cioè l Organismo di Vigilanza o per brevità OdV ); c) le persone che hanno commesso l illecito hanno agito eludendo fraudolentemente il suddetto Modello; d) non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell Organismo di Vigilanza di cui alla lettera b) che precede. Il Decreto 231 prevede, inoltre, che il Modello debba rispondere alle seguenti esigenze: 1) individuare le attività nel cui ambito esista la possibilità che vengano commessi gli illeciti previsti; 2) prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell ente in relazione agli illeciti da prevenire; 3) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di tali illeciti; 4) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell Organismo di Vigilanza deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello; 5) introdurre un sistema disciplinare interno idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. Le caratteristiche essenziali indicate dal Decreto 231 per la costruzione del Modello si riferiscono, a ben vedere, ad un tipico sistema aziendale di gestione dei rischi. Il Decreto 231 prevede, infine, che il Modello possa essere adottato, garantendo le esigenze sopra elencate, sulla base di codici di comportamento redatti da associazioni rappresentative di categoria (c.d. Linee Guida), comunicati al Ministero della Giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sulla idoneità dei modelli a prevenire gli illeciti. 1.6 I soggetti ai quali si applica il Decreto 231 Ai sensi dell art. 1, comma 2, del Decreto 231, la normativa in tema di responsabilità amministrativa dell ente si applica a: - enti dotati di personalità giuridica, quali, a titolo esemplificativo, S.p.a., S.r.l., Cooperative, Associazioni riconosciute, Fondazioni, altri enti privati e pubblici economici; Pagina 12 di 28

13 - società e associazioni anche prive di personalità giuridica, quali, a titolo esemplificativo, s.n.c. e s.a.s. anche irregolari, associazioni non riconosciute. 1.7 Le linee guida elaborate dalle Associazioni di categoria Il D.Lgs. 231/01, all art. 6, comma 3, ha previsto che i modelli possono essere adottati sulla base di codici di comportamento redatti dalle associazioni rappresentative degli enti e comunicati al Ministero della Giustizia. Sulla scorta di tale disposizione, tutte le principali associazioni di categoria hanno approvato e pubblicato dei propri codici di comportamento. In merito alle linee guida delle associazioni di categoria, il D.M. 26 giugno 2003 n. 20 ( Regolamento recante disposizioni regolamentari relative al procedimento di accertamento dell illecito amministrativo delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica ) ribadisce che le associazioni rappresentative degli enti comunicano al Ministero della Giustizia i codici di comportamento contenenti indicazioni specifiche e concrete di settore per l adozione e per l attuazione dei modelli di organizzazione e di gestione previsti e prevede espressamente che, decorsi trenta giorni dalla data di ricevimento da parte del Ministero della Giustizia del codice di comportamento senza che siano state formulate osservazioni, il codice di comportamento acquista efficacia. In particolare, appare opportuno ricordare che Confindustria, sulla scorta delle osservazioni formulate dal Ministero della Giustizia in virtù del disposto del D.M. 201/03, nell aprile del 2008 ha emanato le nuove Linee Guida per la responsabilità amministrativa degli enti, alle quali il presente Modello si adegua. (per una disamina completa delle stesse si rinvia all Allegato B). Pagina 13 di 28

14 CAP. II: IL MODELLO 2.1 Descrizione della struttura organizzativa di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. Elettromeccanica Adriatica s.p.a.è stata costituita il 15/02/1962 La visura camerale individua l organo amministrativo (Allegato C). L organigramma descrive la struttura dell ente, tesa a promuoverne lo sviluppo, assumendo congrue e conseguenti responsabilità sotto il profilo commerciale, gestionale e finanziario (Allegato E). Il mansionario descrive le mansioni, le funzioni di ogni singolo responsabile di funzione (Allegato E). 2.2 Principi ispiratori del Modello Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo risponde all esigenza di perfezionare il proprio sistema di controlli interni e di evitare il rischio di commissione di reati. Tale obiettivo è conseguito mediante l individuazione delle attività sensibili, la predisposizione di un sistema organico e strutturato di procedure e l adozione di un adeguato sistema di controllo dei rischi. I principi base del Modello devono: rendere consapevole il potenziale autore del reato di commettere un illecito contrario ai principi e agli interessi di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. (come richiamato nel Codice Etico) anche quando apparentemente l illecito stesso procurerebbe un vantaggio alla Società; permettere di monitorare le attività sensibili e intervenire per prevenire la commissione del reato ed eventualmente rinforzare il sistema di controllo interno modificando le procedure o i livelli autorizzativi. Il presente Modello è stato realizzato tenendo presenti, oltre alle prescrizioni del D.Lgs. 231/01, le linee guida di Confindustria. In particolare: è stato predisposto un Codice Etico con riferimento alle fattispecie di reato previste dal Decreto Legislativo 231/01; sono stati verificati i poteri autorizzativi e di firma nonché le procedure manuali e informatiche atte a regolare lo svolgimento dell attività, prevedendo gli opportuni punti di controllo; sono state identificate le aree a rischio di commissione di reati ai sensi del D.Lgs. 231/01 attraverso l analisi delle attività svolte, delle procedure esistenti, delle prassi, dei livelli autorizzativi; Pagina 14 di 28

15 per le aree a rischio sono stati definiti adeguati sistemi di controllo interno al fine di prevenire la commissione di reati e sono state redatte delle idonee procedure organizzative; è stato analizzato il processo di gestione delle risorse finanziarie al fine di accertare che esso sia basato su specifici principi di controllo quali la separazione dei ruoli nelle fasi chiave del processo, la tracciabilità degli atti e dei livelli autorizzativi da associarsi alle singole operazioni, il monitoraggio sulla corretta esecuzione delle diverse fasi del processo e la documentazione dei controlli svolti; si è altresì tenuto conto che una corretta gestione delle risorse finanziarie assume rilevanza anche in relazione alla predisposizione dei presidi di controllo finalizzati a evitare la commissione di reati di riciclaggio; è stato identificato un Organismo di Vigilanza, al quale è stato attribuito il compito di vigilare sulla corretta applicazione del Modello attraverso il monitoraggio delle attività e la definizione di flussi informativi dalle aree sensibili; sono stati attribuiti a tale Organismo poteri tali da garantire l effettiva vigilanza sull applicazione e l adeguatezza del Modello 231 anche ai fini della configurazione dell esimente; è stato previsto, in conformità alla normativa esistente in materia, un sistema disciplinare da applicare in caso di violazione del Modello; è stata avviata un opera di sensibilizzazione e formazione a tutti i livelli aziendali sulle procedure e sull adesione alle regole comportamentali previste dal Codice Etico. I sistemi di controllo interno in atto si basano sui principi base di: adeguata tenuta documentale e tracciabilità delle operazioni rilevanti (es. verbali, delibere di accesso a finanziamenti); formalizzata separazione delle funzioni per evitare la concentrazione su un unico soggetto della gestione di un intero processo; adesione al Codice Etico; idonei requisiti di indipendenza, autonomia, professionalità e continuità d azione dell OdV; obbligo di comunicazione periodica di informazioni rilevanti dai singoli Referenti Interni all Organismo di Vigilanza al fine di assicurare un sistema di controllo di gestione in grado di fornire tempestiva segnalazione dell esistenza di situazioni di criticità generale o particolare; obbligo di documentazione dei controlli effettuati (eventualmente attraverso la redazione di verbali); Pagina 15 di 28

16 applicazione di sanzioni per la violazione delle norme previste dal Codice Etico e delle regole previste dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. Pertanto, scopo del Modello è la predisposizione di un sistema organizzativo formalizzato e chiaro per quanto attiene all attribuzione di responsabilità, alle linee di dipendenza gerarchica e alla descrizione dei compiti, con specifica previsione dei principi di controllo. 2.3 Approccio metodologico Ai sensi dell art. 6, comma 2, lettera a) del D.Lgs. 231/2001, il Modello deve in via preliminare individuare le attività nel cui ambito possano essere commessi i reati considerati dal D.Lgs. 231/2001. Le Linee Guida di Confindustria suggeriscono al riguardo l opportunità di effettuare un approfondita indagine della complessiva organizzazione dell Ente, ovvero una ricognizione delle aree, dei settori e degli uffici, delle relative funzioni e procedure e delle entità esterne in vario modo correlate con l Ente stesso. La mappatura dei settori a rischio richiede aggiornamenti continui nel tempo in relazione ai cambiamenti organizzativi, normativi o di mercato fronteggiati dalla società nel quadro della propria attività imprenditoriale, istituzionale e societaria. Il lavoro di realizzazione del Modello si è quindi sviluppato in diverse fasi, improntate ai principi fondamentali della documentazione e della verificabilità di tutte le attività così da consentire la comprensione e la ricostruzione di ogni atto e operazione realizzata nonché la coerenza con i dettami del D.Lgs. 231/2001. Fase I: raccolta e analisi di tutta la documentazione essenziale Si è innanzitutto proceduto a raccogliere tutta la documentazione ufficiale disponibile presso Elettromeccanica Adriatica s.p.a. relativa a: - organigramma e mansionario; - manuali operativi ed eventuali procedure formalizzate; - convenzioni; - sistemi di gestione implementati; - contrattualistica rilevante. Tali documenti sono stati quindi esaminati, al fine di costituire una piattaforma informativa della struttura e dell operatività di Elettromeccanica Adriatica s.p.a., nonché della ripartizione dei poteri e delle competenze. Fase II: identificazione delle attività a rischio Pagina 16 di 28

17 Si è proceduto all individuazione e analisi di tutta l attività di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. specificamente intesa a verificare sia i precisi contenuti, le concrete modalità operative, la ripartizione delle competenze, sia la possibilità che si realizzino le fattispecie di reato indicate dal D.Lgs. 231/2001. Le aree a rischio di commissione di reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 sono state dunque identificate e condivise mediante interviste diverse e specifiche a soggetti con le migliori conoscenze di operatività di ciascun singolo settore di attività. Il metodo utilizzato è stato quello del Control and Risk Assessment (Valutazione di Controlli e Rischi guidata): al dirigente/referente di ciascun processo indicato come sensibile è stato chiesto di valutare la frequenza e la probabilità con la quale potrebbero venire commessi, nell esercizio delle attività, illeciti dipendenti da reato. Le aree a rischio di commissione reati sono state individuate nelle seguenti: Amministrazione Rapporti con la Pubblica Amministrazione in sede di ispezione Sicurezza Servizi Informatici Gare e Appalti Il dettaglio dei processi analizzati all interno delle singole aree, per tipologia di reato, è riportato nell allegato F (mappatura delle aree a rischio). I risultati degli incontri sono stati documentati con sintetiche schede descrittive. Tali schede, oltre ad illustrare i contenuti e le modalità operative di ciascuna unità organizzativa, rappresentano i concreti profili di rischio di commissione delle ipotesi di reato ex D.Lgs. 231/2001. Per ciascuna attività si è indicata la ragione di sussistenza o insussistenza di ciascun profilo di rischio. Ad ulteriore verifica della concretezza ed esattezza della situazione rilevata nelle schede, le stesse sono state sottoposte all esame ed alla condivisione dei soggetti intervistati. Fase III: identificazione e analisi degli attuali presidi al rischio Nel corso delle interviste ai soggetti referenti dei processi identificati a rischio si è richiesto di illustrare le procedure operative e i concreti controlli esistenti e idonei a presidiare il rischio individuato; sulla base di dette valutazioni si è determinato il livello di criticità (alto, medio, basso), in termini di profilo del rischio effettivo ai sensi del D.Lgs. 231/2001, nell ambito di ciascun processo. Il risultato dell attività è stato documentato negli allegati. Fase IV: gap analisys Pagina 17 di 28

18 La situazione di rischio e dei relativi presidi riportata nelle schede è stata confrontata con le esigenze e i requisiti imposti dal D.Lgs. 231/2001 al fine di individuare le carenze del sistema esistente. Si è provveduto quindi a valutare congiuntamente al soggetto referente del processo a rischio non sufficientemente presidiato gli interventi che più efficacemente risultassero idonei a prevenire in concreto le identificate ipotesi di rischio, tenendo conto anche dell esistenza di regole e prassi operative. Fase V: definizione dei protocolli Per ciascuna unità operativa in cui un ipotesi di rischio sia stata ravvisata come sussistente, si è provveduto alla verifica della coerenza dei protocolli esistenti ed, ove necessario, si è identificata la necessità di definire un protocollo di decisione contenente la disciplina che il soggetto avente la responsabilità operativa ha concorso ad illustrare come la più idonea a governare il profilo di rischio individuato. I protocolli sono ispirati alla regola di rendere documentate e verificabili le varie fasi del processo decisionale, onde sia possibile risalire alla motivazione che ha guidato la decisione. Tali protocolli, per gli ambiti di attività valutati a rischio, devono stabilire specifiche procedure di controllo interno, quali la separazione tra le funzioni, la partecipazione di più soggetti alla medesima attività decisionale e specifici obblighi di autorizzazione e di documentazione, in modo da costituire un valido strumento per prevenire la commissione di reati. Si è pertanto stabilito di definire procedure idonee a consentire ad Elettromeccanica Adriatica s.p.a. di contrastare la commissione di reati. Ciascuno di siffatti protocolli di decisione è formalmente recepito dall unità operativa di riferimento, rendendo quindi ufficiali ed obbligatorie le regole di condotta ivi contenute nei confronti di tutti coloro che si trovino a compiere l attività nell ambito della quale è stato individuato un rischio. 2.4 Individuazione delle modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a prevenire i reati. Tale individuazione si fonda su un regolamento di spesa che garantisce il rispetto dei principi di trasparenza, verificabilità e inerenza all attività dell ente. Nel caso di gestione di attività relative a predisposizione di pagamenti e registrazioni di incassi, la società ed i Destinatari del Modello devono impegnarsi al rispetto dei seguenti principi regole comportamentali: 1) i Destinatari non possono effettuare pagamenti a soggetti interni o esterni che non trovino adeguata giustificazione alla luce del rapporto contrattuale con essi costituito, che non avvengano quale Pagina 18 di 28

19 corrispettivo di beni e/o servizi e/o prestazioni effettivamente ricevute dall ente nel rispetto delle condizioni contrattuali; 2) i pagamenti possono essere effettuati solo a fronte di un documento giustificativo (ad es. fattura, nota spese, nota di addebito ecc.) adeguatamente controllato e autorizzato e devono corrispondere in termini di soggetto beneficiario, importo dell elargizione, tempistiche e modalità di pagamento con quanto definito nel documento giustificativo stesso oppure con quanto concordato formalmente (ad es. attraverso un contratto) tra la società/ente ed il destinatario del pagamento; 3) i Destinatari non possono concedere a soggetti terzi sconti, premi, note di credito o la riduzione in qualsiasi altra forma della somma dovuta, previa autorizzazione, e che non trovino adeguata giustificazione alla luce del rapporto contrattuale con essi costituito e non siano motivati da fattori obiettivi; 4) il pagamento deve essere effettuato da una specifica funzione dedicata ed identificata dell impresa; 5) le disposizioni di pagamento devono essere firmate ed autorizzate dal Presidente o a cura da un procuratore dell ente appositamente nominato; 6) eventuali password dispositive per l effettuazione di pagamenti tramite sistemi di remote banking devono essere conservate in luogo sicuro a cura dei soggetti muniti di apposite deleghe; 7) le evidenze documentali della disposizione di flussi finanziari devono essere archiviate al fine di garantire la tracciabilità delle operazioni effettuate. Pagina 19 di 28

20 3.1 Il disposto normativo CAP.III L ORGANISMO DI VIGILANZA (ODV) L art. 6, comma 1, del D.Lgs. 231/2001 dispone che l Ente non risponde se prova: - che l organo dirigente ha adottato ed attuato un Modello di organizzazione idoneo; - che il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza di detto Modello e di curarne l aggiornamento è stato affidato ad un Organismo di Vigilanza dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. 3.2 Requisiti dell Organismo di Vigilanza Come chiarito anche dalle Linee Guida di Confindustria, per conformarsi al dettato normativo e poter svolgere al meglio i propri compiti, l OdV deve rispondere a determinate caratteristiche, ovvero: - stabilità e continuità: l OdV deve essere istituito in modo stabile all interno dell organizzazione aziendale, in modo da poter esercitare la propria attività di monitoraggio ed aggiornamento del modello in modo continuativo, attuando tutte le modifiche rese necessarie dall eventuale mutamento dell attività o dell organizzazione aziendale. Deve divenire un costante punto di riferimento per tutti coloro che intendono effettuare segnalazioni ovvero richiedere indicazioni e pareri sulle condotte da osservare. - indipendenza ed autonomia: l OdV deve poter esercitare le proprie funzioni con indipendenza di giudizio e autonomia di iniziativa ed operativa, in modo da poter vigilare sull applicazione del modello anche da parte degli organi di vertice dell Ente. Tali caratteristiche presuppongono che l OdV sia collocato, all interno dell organigramma aziendale, in una posizione gerarchicamente elevata, e che riferisca unicamente ai massimi vertici aziendali (Presidente, Vice Presidente, Consiglio di Amministrazione) e che l OdV sia estraneo alla gestione operativa della società; - professionalità: occorre garantire la concreta possibilità di azione all OdV in un contesto che richiede sia capacità di valutazione e gestione dei rischi, sia competenze e conoscenze in materia di analisi delle procedure, di organizzazione e controllo aziendale e di pratica professionale; - onorabilità : il componente dell OdV deve possedere requisiti di autorevolezza morale ed onorabilità. Pagina 20 di 28

21 3.3 Nomina e composizione dell Organismo di Vigilanza In considerazione della specifica realtà aziendale di Elettromeccanica Adriatica s.p.a., il Consiglio di Amministrazione ha deliberato di considerare un OdV monocratico composto da un professionista esterno. Tale soluzione è stata riconosciuta come la più adeguata sulla base delle caratteristiche della società e delle funzioni già svolte dal suddetto organismo per il cui componente è il possesso dei seguenti requisiti: 1. Autonomia di iniziativa e di controllo 2. Stabilità e qualificazione professionale 3. Efficienza operativa e continuità di azione 4. Indipendenza, autonomia e libertà di giudizio Sono, pertanto, previste le seguenti cause di incompatibilità o di decadenza dall ufficio: - trovarsi nelle condizioni previste dall art c.c., ovvero interdizione, inabilitazione, fallimento o condanna ad una pena che importa l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l'incapacità ad esercitare uffici direttivi; - l aver intrattenuto rapporti di lavoro autonomo o subordinato, nell ultimo biennio, con entità con le quali, o nei confronti delle quali, possono essere compiuti i reati e gli illeciti di cui al D. Lgs. 231/2001; - intrattenere, direttamente o indirettamente, relazioni economiche con Elettromeccanica Adriatica s.p.a., con il Presidente, di rilevanza tale da condizionare l autonomia di giudizio e compromettere l indipendenza; - decadere dalla funzione o dalla carica ricoperta al momento della nomina. I membri dell OdV devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità e non avere riportato condanne, anche non definitive, per uno dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001. Il Consiglio di Amministrazione ha valutato, preventivamente all insediamento degli interessati e successivamente, con adeguata periodicità, la sussistenza dei predetti requisiti soggettivi in capo al membro dell OdV. Il venir meno di uno di essi, ovvero l insorgenza di cause di incompatibilità, in costanza del mandato, determina la decadenza dall incarico del componente dell OdV e, in tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvede tempestivamente alla sua sostituzione, nel rispetto dei principi indicati. Pagina 21 di 28

22 L OdV di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. resta in carica 1 esercizio, è rieleggibile e può essere revocato dal Consiglio di Amministrazione solo per giusta causa. In tal caso, il Consiglio di Amministrazione provvede tempestivamente alla sua ricostituzione. Tenuto conto dei compiti e delle responsabilità attribuite, nonché delle specifiche conoscenze professionali richieste l OdV può avvalersi del supporto di altre funzioni interne nonché di consulenti esterni. Il Consiglio di Amministrazione prevede un compenso per il membro dell OdV al momento della nomina e rimane invariato per l intero periodo di durata dell incarico. 3.4 Compiti e regole di funzionamento dell Organismo di Vigilanza Il disposto normativo L'art. 6, comma 1, lett. b) del D.Lgs. 231/2001, quanto ai compiti dell'odv, prevede che esso debba: - vigilare sul funzionamento e l'osservanza del Modello; - curarne l aggiornamento. La medesima disposizione, quanto ai requisiti dell'odv, prevede che esso debba essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo Compiti e poteri dell Organismo di Vigilanza Le funzioni ed i compiti che vengono attribuiti dal Consiglio di Amministrazione all OdV sono i seguenti: - valutare l idoneità e l adeguatezza del Modello, in relazione alle specifiche attività svolte dall Ente ed alla sua organizzazione, al fine di evitare la commissione delle categorie di reati per la prevenzione dei quali il Modello è stato introdotto; - vigilare sulla rispondenza dei comportamenti concretamente realizzati all interno dell Ente con quanto previsto nel Modello, evidenziandone gli scostamenti, al fine di apportare eventuali adeguamenti alle attività realmente svolte; - curare l aggiornamento del Modello attraverso la verifica circa l eventuale mutamento delle condizioni aziendali e l analisi della efficacia e funzionalità delle modifiche proposte. Al fine di espletare detti compiti, senza che l elencazione che segue possa intendersi esaustiva delle attività da porre in essere, l OdV dovrà: - monitorare ed interpretare la normativa rilevante e verificare l adeguatezza del Modello rispetto a tale normativa, segnalando al Consiglio di Amministrazione le possibili aree di intervento; - formulare proposte in merito alla necessità di aggiornamento e adeguamento del Modello adottato; Pagina 22 di 28

23 - assicurare, con il supporto delle strutture aziendali competenti, il mantenimento e l aggiornamento del sistema di identificazione, mappatura e classificazione delle aree a rischio, ai fini dell attività di vigilanza; - elaborare le risultanze delle attività di controllo sulla base delle verifiche; - segnalare al Consiglio di Amministrazione eventuali notizie di violazione del Modello; - predisporre relazioni informative periodiche al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale, come descritto al successivo punto ; - monitorare le iniziative volte alla diffusione e alla conoscenza del Modello e quelle finalizzate alla formazione dei Destinatari. In relazione allo specifico compito di monitoraggio e di aggiornamento del Modello l OdV sottopone lo stesso a due tipi di verifiche periodiche: - verifiche sugli atti: verifica dei principali atti societari e dei contratti di maggior rilevanza conclusi da Elettromeccanica Adriatica s.p.a. nelle aree di attività a rischio; - verifiche sulle procedure: verifica dell effettivo funzionamento del Modello e delle relative procedure, secondo gli standard professionali in materia di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. Tali verifiche tengono conto delle eventuali segnalazioni ricevute e dei risultati di interviste da realizzarsi tra i Destinatari del Modello. Ferme restando le competenze di vigilanza interna previste dalla legge, le attività poste in essere dall OdV non potranno essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale. Il membro dell OdV deve adempiere ai suoi doveri con la diligenza del mandatario ed è responsabile della verità delle sue attestazioni. L OdV, al fine di poter assolvere in modo esaustivo ai propri compiti, deve: - disporre di mezzi finanziari adeguati per lo svolgimento delle attività di vigilanza e controllo previste dal Modello. In tal senso il Consiglio di Amministrazione approva annualmente, su proposta dell OdV, la previsione delle spese per l anno in corso nonché il consuntivo delle spese dell anno precedente; - essere dotato di poteri di richiesta ed acquisizione di dati, documenti e informazioni da e verso ogni livello e settore di Elettromeccanica Adriatica s.p.a.; - essere dotato di poteri di indagine, ispezione e accertamento dei comportamenti (anche mediante interrogazione del personale con garanzia di segretezza e anonimato), nonché di proposta di eventuali sanzioni a carico dei soggetti che non abbiano rispettato le prescrizioni contenute nel Modello. Pagina 23 di 28

24 Tutta la documentazione concernente l attività svolta dall OdV (segnalazioni, informative, ispezioni, accertamenti, relazioni etc.) è conservata per un periodo di almeno 3 anni (fatti salvi eventuali ulteriori obblighi di conservazione previsti da specifiche norme) in apposito archivio, il cui accesso è consentito esclusivamente ai componenti dell OdV Rapporti tra l Organismo di Vigilanza e gli Organi Sociali Pur nel rispetto dei principi di autonomia e indipendenza, al fine di consentire che l OdV esplichi la massima efficacia operativa, è necessaria l istituzione di specifici canali di comunicazione e adeguati meccanismi di collaborazione tra l OdV e gli altri Organi Sociali di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. A tal fine l OdV relaziona al Consiglio di Amministrazione: - semestralmente, per iscritto, relativamente alle seguenti attività: Lo stato avanzamento del programma di interventi con la segnalazione di eventuali cambiamenti apportati al piano delle attività, motivandoli; Eventuali problematiche emerse di particolare complessità; Verifica dell adozione da parte delle strutture aziendali delle procedure stabilite; Segnalazione immediata di violazioni del Modello; - annualmente, con una relazione scritta, che evidenzierà: L attività svolta nell arco dell anno nell adempimento dei compiti assegnatigli; Il programma delle attività che svolgerà nell arco dell anno successivo; L eventuale necessità di intervento di consulenti esterni con la richiesta di approvazione del budget di spesa. L OdV potrà chiedere di essere sentito dal Consiglio di Amministrazione ogni qualvolta ritenga opportuno un esame o un intervento di siffatto organo in materie inerenti il funzionamento e l efficace attuazione del Modello. L OdV potrà, a sua volta, essere convocato in ogni momento dal Consiglio di Amministrazione e dagli altri Organi Sociali per riferire su particolari eventi o situazioni relative al funzionamento e al rispetto del Modello. A garanzia di un corretto ed efficace flusso informativo, l OdV ha inoltre la possibilità, al fine di un pieno e corretto esercizio dei suoi poteri, di chiedere chiarimenti o informazioni direttamente al Presidente del C.d.A Flussi informativi nei confronti dell Organismo di Vigilanza Tra le esigenze che il Modello deve soddisfare, il D.Lgs. 231/2001 enuncia anche l istituzione di obblighi informativi nei confronti dell OdV. Pagina 24 di 28

25 I flussi informativi hanno ad oggetto tutte le informazioni e tutti i documenti che devono essere portati a conoscenza dell OdV, secondo quanto previsto dai protocolli e da ciascuna parte che concorre a costituire il Modello. In particolare: a) obblighi di segnalazione delle violazioni a carico di tutti i Destinatari del Modello; b) obblighi di informazione relativi ad atti ufficiali a carico dei Destinatari del Modello e/o delle Funzioni interessate. In relazione al punto a) valgono le seguenti prescrizioni: - le segnalazioni devono essere in forma scritta e non anonima; - l OdV valuta le segnalazioni ricevute e prende conseguenti iniziative a propria ragionevole discrezione e responsabilità, ascoltando eventualmente l autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione e motivando per iscritto eventuali rifiuti di procedere ad un indagine interna; - l OdV garantisce i segnalanti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti di Elettromeccanica Adriatica s.p.a. o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede; Al fine di facilitare il flusso di segnalazioni ed informazioni verso l OdV, è prevista l istituzione di canali informativi dedicati. L OdV raccoglie le eventuali segnalazioni, ricevute anche da parte di terzi (ad esempio reclami dei clienti), relative alla violazione/sospetto di violazione del Modello o comunque a comportamenti non in linea con le regole di condotta adottate da Elettromeccanica Adriatica s.p.a. Con riferimento al punto b), devono senza indugio essere trasmesse all OdV le informazioni concernenti: - il sistema (eventuale)delle deleghe e l organigramma tempo per tempo vigenti; - i provvedimenti e/o le notizie provenienti da organi di Polizia Giudiziaria, o da qualsiasi altra Autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al D.Lgs. 231/2001 commessi nell interesse o a vantaggio di Elettromeccanica Adriatica s.p.a.; - l avvio di un procedimento giudiziario per i reati previsti dal D.Lgs. 231/2001; - ogni atto/documento relativo a finanziamenti pubblici ricevuti dalla Società e/o erogati alla clientela; - i prospetti riepilogativi redatti a seguito di gare pubbliche ovvero di trattative private con enti pubblici; Pagina 25 di 28

26 - gli eventuali rapporti preparati dai referenti delle funzioni aziendali nell ambito della propria attività, dai quali si evincano fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all osservanza del D.Lgs. 231/2001; - gli interventi organizzativi e normativi diretti all effettiva attuazione, a tutti i livelli aziendali, del Modello; - le notizie in merito ai procedimenti disciplinari avviati, alle eventuali sanzioni applicate ovvero all archiviazione di tali procedimenti, con le relative motivazioni. Pagina 26 di 28

27 CAP. IV: PIANO DI COMUNICAZIONE E FORMAZIONE --- OMISSIS --- Pagina 27 di 28

28 CAP. V SISTEMA SANZIONATORIO --- OMISSIS --- Pagina 28 di 28