COMODEPUR SpA PROTOCOLLI A PRESIDIO DEI PROFILI DI RISCHIO IDENTIFICATI IN CIASCUNA UNITA (D.LGS 231/2001)

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1 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 1 di 31 COMODEPUR SpA PROTOCOLLI A PRESIDIO DEI PROFILI DI RISCHIO IDENTIFICATI IN CIASCUNA UNITA (D.LGS 231/2001) Edizione approvata dal Consiglio di Amministrazione del 17 Dicembre 2013 Il Consiglio di Amministrazione Il Presidente

2 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 2 di 31 INDICE 1. Protocollo per la gestione di autorizzazioni, permessi e concessioni 3. Ruoli e responsabilità 4. Descrizione del processo 5. Attività di controllo 6. Norme comportamentali 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 2. Protocollo per la gestione delle visite ispettive presso la sede della società 3. Ruoli e responsabilità 4. Descrizione del processo 5. Attività di controllo 6. Norme comportamentali 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 3. Protocollo per la gestione dei rapporti con il collegio sindacale 3. Ruoli e responsabilità 4. Descrizione del processo 5. Attività di controllo e norme comportamentali 6. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 4. Protocollo per la gestione della contabilità e della formazione del bilancio 3. Ruoli e responsabilità 4. Descrizione del processo 5. Attività di controllo 6. Principi di comportamento 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 5. Protocollo per la gestione di contributi e finanziamenti agevolati 3. Ruoli e responsabilità. Attività di controllo 4. Norme comportamentali 5. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 6. Protocollo per la gestione di omaggi e regali 1. Norme Comportamentali 7. Protocollo per la gestione dei flussi monetari e finanziari 3. Ruoli e responsabilità 4. Livelli autorizzativi definiti e tracciabilità della documentazione 5. Norme comportamentali 6. Flussi informativi verso L Organismo di Vigilanza 8. Protocollo per la gestione degli approvvigionamenti di materie prime, di beni e servizi 3. Ruoli e responsabilità 4. Attività di controllo

3 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 3 di Norme comportamentali 6. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 9. Protocollo per la gestione della prestazione del servizio di depurazione di acque reflue 3. Ruoli e responsabilità 4. Norme comportamentali 5. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 10. Protocollo per la gestione ed utilizzo dei sistemi informativi aziendali 3. Ruoli e responsabilità 4. Descrizione del processo 5. Attività di controllo 6. Norme comportamentali 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 11. Protocollo per la gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro 3. Norme e principi generali 4. Ruoli e Responsabilità 5. Descrizione del processo 6. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 12. Protocollo per la gestione delle attività di carattere ambientale 3. Ruoli e Responsabilità 4. Descrizione del processo 5. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 13. Protocollo impiego di lavoratori stranieri 2. Destinatari 3. Descrizione del processo 4. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza

4 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 4 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DI AUTORIZZAZIONI, PERMESSI E CONCESSIONI Obiettivo del presente protocollo è quello di regolamentare il processo di richiesta ed ottenimento di autorizzazioni, permessi e concessioni rilasciate da Enti appartenenti alla Pubblica Amministrazione (locali, nazionali, internazionali), finalizzate allo svolgimento dell attività caratteristica di COMODEPUR S.P.A. (di seguito denominata la Società ), nel rispetto della normativa vigente e dei principi di trasparenza, oggettività e veridicità delle informazioni. 2. Ambito di Applicazione Il presente documento trova applicazione in tutti i casi in cui la Società richieda autorizzazioni, permessi e concessioni agli Enti Pubblici competenti (Regioni, Province, Comuni, Enti Locali, Unione Europea, Ministero dell ambiente, VVFF, ASL, Agenzia Entrate, UTF, Guardia di Finanza, Enti di Certificazione, Uffici Urbanistici, Genio Civile, ecc.). La Società adeguerà il proprio comportamento a quanto esposto nel presente documento e, laddove necessario, lo integrerà con apposite normative interne che tengano conto delle singole specificità. 3. Ruoli e Responsabilità Il processo prevede il coinvolgimento dei responsabili della presentazione di istanze per l ottenimento di Autorizzazioni, Permessi e Concessioni, necessarie allo svolgimento dell attività caratteristica della Società. 4. Descrizione del Processo 4.1 Generalità Il processo concerne la predisposizione e la presentazione di istanze, per l ottenimento di autorizzazioni, permessi e concessioni da parte degli Enti Pubblici, nonché la gestione dei rapporti con i Funzionari Pubblici, durante le diverse fasi dell iter autorizzativo. Il processo si articola nelle fasi seguenti: a) Predisposizione della documentazione. b) Invio della documentazione richiesta. c) Rapporti con i Funzionari di Enti appartenenti alla Pubblica Amministrazione coinvolti in costanza di autorizzazione, concessione o permesso, con eventuale verifica conclusiva o collaudo. d) Verifiche ispettive ed accertamenti. 4.2 Modalità Operative a) Predisposizione della documentazione Il Responsabile dell area o funzione aziendale interessata cura l attività di raccolta di tutte le informazioni necessarie alla predisposizione della documentazione da inserire nell istanza (progetti preliminari, studi di impatto ambientale, ecc.) ai fini dell ottenimento dell autorizzazione/permesso/concessione. Il Responsabile dell area o funzione aziendale interessata verifica la correttezza formale e sostanziale dell istanza (veridicità delle informazioni riportate, rispetto delle modalità di compilazione di eventuali moduli previsti, ecc.) e firma se autorizzato per delega dal Consiglio di Amministrazione. b) Invio della documentazione Il Responsabile dell area o funzione aziendale interessata, a seguito delle verifiche effettuate, provvede all inoltro della documentazione presso le sedi degli Enti Pubblici competenti. c) Rapporti con i Funzionari di Enti appartenenti alla Pubblica Amministrazione coinvolti in costanza di autorizzazione, concessione o permesso, con eventuale verifica conclusiva o collaudo In seguito all ottenimento dell autorizzazione/permesso/concessione, i rapporti con i Funzionari di Enti appartenenti alla Pubblica Amministrazione sono intrattenuti esclusivamente da soggetti aziendali espressamente autorizzati, previa condivisione delle informazioni con il Responsabile dell area o funzione aziendale che ha gestito l autorizzazione durante le fasi preliminari. d) Verifiche ispettive ed accertamenti

5 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 5 di 31 Con riferimento a quest ultima fase del processo, si rimanda ai documenti Protocollo per la gestione delle visite ispettive presso le sedi della società, che disciplinano i rapporti con Soggetti Pubblici in occasione di verifiche ispettive ed accertamenti. 5. Attività di Controllo Il sistema di controllo a presidio del processo descritto si basa sui seguenti elementi qualificanti: Livelli autorizzativi definiti L istanza per la richiesta delle autorizzazioni/permessi/concessioni è firmata dal Presidente della Società o dall Amministratore Delegato. Controllo e monitoraggio Controllo sostanziale di veridicità e congruità dei dati e delle informazioni contenute nella documentazione a supporto dell istanza, da parte del Responsabile dell area o funzione aziendale competente. Tracciabilità della documentazione Copia della documentazione consegnata all Ente Pubblico per la richiesta di autorizzazione/permesso/concessione è conservata presso l archivio della Società. 6. Norme Comportamentali Il personale della Società, a qualsiasi titolo coinvolto nelle attività di richiesta ed ottenimento di autorizzazioni, permessi e concessioni, è tenuto ad osservare le modalità esposte nel presente documento, le previsioni di legge esistenti in materia nonché le norme comportamentali richiamate all interno del Codice Etico, di cui la Società si è dotata. In particolare è fatto divieto di: - precostituire, esibire e/o comunicare informazioni o dati falsi o appositamente alterati o comunque non rispondenti alla documentazione giuridica, tecnica ed economica rilevante per l istanza di autorizzazione, concessione o permesso o per ogni ulteriore richiesta formulata dall ente pubblico interessato, anche in sede di verifica ispettiva o accertamento; - omettere informazioni o dati rilevanti per l istanza di autorizzazione, concessione o permesso o per ogni ulteriore richiesta formulata dall ente pubblico interessato, anche in sede di verifica ispettiva od accertamento; - adottare comportamenti che possano, anche solo potenzialmente, indurre l ente pubblico interessato in un errore di valutazione per la concessione dell autorizzazione, concessione o permesso richiesti, sia in sede di domanda di finanziamento sia in sede di successiva verifica; - utilizzare l autorizzazione, il permesso o la concessione ottenuta dall ente pubblico interessato per finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti; - promettere o versare somme di denaro, beni in natura o altri benefici a Funzionari Pubblici con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società o di società controllate; - ricorrere ad altre forme di aiuti o contribuzioni (sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, ecc.) che abbiano le stesse finalità vietate al punto precedente; - occultare o distruggere corrispondenza o ogni altra documentazione relative al presente protocollo. 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza I Responsabili delle Divisioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all'organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. I Responsabili delle Divisioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ 2001.

6 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 6 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DELLE VISITE ISPETTIVE PRESSO LA SEDE DELLA SOCIETÀ Il presente protocollo ha l obiettivo di definire i ruoli, le responsabilità operative, i principi di controllo e di comportamento cui la Società deve attenersi nella gestione delle verifiche ispettive presso la sede della Società, nel rispetto dei principi di trasparenza, correttezza, oggettività e tracciabilità delle attività in oggetto. Per lo scopo di cui al punto precedente, il documento trova applicazione in tutti i casi in cui si presenti presso la sede della Società un Funzionario di un Ente appartenente alla Pubblica Amministrazione, un pubblico ufficiale o un incaricato di pubblico servizio (di seguito identificati come Funzionari Pubblici 1 ) per accertamenti e verifiche ispettive. La Società adeguerà il proprio comportamento a quanto esposto nel presente documento e, laddove necessario, lo integrerà con eventuali ulteriori normative interne specifiche del che tengano conto delle singole specificità. 3. Ruoli e Responsabilità Il processo di gestione degli accertamenti ispettivi presso la sede della Società prevede il coinvolgimento, a vario titolo, in particolare delle seguenti aree o funzioni aziendali: - Direzione (DIR): essendo responsabile per tutti gli aspetti relativi al funzionamento dell impianto e alle componenti complementari cura i rapporti con la Regione, l ASL, V.V.F.F., l Amministrazione Provinciale, i Comuni. E responsabile della gestione dei rapporti con gli Enti assistenziali, previdenziali e dell Ispettorato del Lavoro e della realizzazione, nei tempi e nei modi previsti, degli adempimenti di legge in materia di lavoro e previdenza. Inoltre rappresenta la Società nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni e con ogni altra Autorità competente per problematiche relative a verifiche contabili e amministrative; rappresenta la Società nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni e con ogni altra Autorità competente in materia fiscale e tributaria. E incaricato di intrattenere i rapporti con i Funzionari Pubblici preposti alle verifiche in materia di gestione degli affari fiscali (UTF, Guardia di Finanza, ecc.). Inoltre è responsabile, per quanto di propria competenza, dei rapporti con i Funzionari degli Enti Pubblici competenti (UTF, Prefettura, Regione, Comuni, VV.FF, Asl, ecc.), in occasione di visite ispettive presso le sedi della Società. 4. Descrizione del Processo 4.1 Generalità Il processo fa riferimento alle attività in capo ai Responsabili delle funzioni aziendali identificate al punto precedente in occasione di visite ispettive e accertamenti presso la sede della Società. Il processo si articola nelle seguenti fasi: a) Fase di accoglimento; b) Fase di accertamento; c) Fase di verbalizzazione. 4.2 Modalità Operative a) Fase di accoglimento - Il Direttore o un suo delegato sono gli unici soggetti autorizzati a ricevere un Funzionario Pubblico che si presenti per lo scopo di verificare l ottemperanza alle disposizioni di legge che regolamentano l operatività dell Area di propria competenza, così come indicato al paragrafo 3 Ruoli e Responsabilità. - La fase di accoglimento del Funzionario Pubblico prevede una chiara identificazione del visitatore. 1 Rientrano nel concetto di Pubblica Amministrazione le istituzioni pubbliche, i pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblico servizio.

7 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 7 di 31 b) Fase di accertamento - Il Responsabile, o il soggetto delegato, dopo aver accertato lo scopo dell ispezione, presiede alle verifiche ispettive da parte dei soggetti competenti. - Durante la fase di accertamento/ispezione, il Responsabile o il soggetto delegato mette a disposizione del Funzionario Pubblico tutta la documentazione e le informazioni che dovessero rendersi necessarie per l espletamento della verifica. c) Fase di verbalizzazione - Al termine dell accertamento, il Responsabile, o il soggetto delegato, assiste il Funzionario nella stesura del verbale di accertamento ed eventuale prescrizione, verificando che i contenuti della prescrizione siano ben chiari ed effettivamente attuabili e che il termine stabilito dall Ispettore sia congruo in relazione agli interventi da attuare. - In caso di prescrizione ritenuta non idonea sotto qualsiasi profilo, il Responsabile, o il soggetto delegato sentito il Responsabile, valuta l opportunità di fare inserire osservazioni a verbale e/o di fare inserire a verbale la riserva di successivo invio di osservazioni e/o documentazioni. - Al termine dell accertamento, il Responsabile, o il soggetto delegato, firma per accettazione il verbale prodotto dal Funzionario e ne tiene copia in archivio. - In caso di prescrizioni, il Responsabile informa l Organismo di Vigilanza mettendo a disposizione copia del verbale. 5. Attività di Controllo Il sistema di controllo a presidio del processo descritto si basa sui seguenti elementi qualificanti: Livelli autorizzativi definiti La gestione dei rapporti con i Funzionari Pubblici in caso di visite ispettive è totalmente di responsabilità del Responsabile o del soggetto formalmente delegato, che gestisce gli accertamenti dalla fase di accoglimento alla firma del verbale di accertamento. Tracciabilità della documentazione I Funzionari Pubblici redigono un verbale in occasione degli accertamenti condotti presso la Società; il Responsabile o il soggetto delegato, ha l'obbligo di mantenerne copia nella sede della società. A cura del Responsabile, o del soggetto delegato, deve essere redatto un documento riepilogativo della documentazione richiesta e fornita e quella eventualmente non consegnata agli ispettori (in quanto non disponibile o non dovuta). Il Responsabile o il soggetto delegato, è responsabile di archiviare tale documento riepilogativo. Qualora l esito dell ispezione preveda l invio di ulteriore documentazione (ad esempio in quanto non disponibile nel corso del controllo), ovvero siano previste ulteriori visite preannunciate dagli ispettori, il Responsabile o il suo delegato incaricato della gestione dell ispezione è garante dell invio degli ulteriori documenti e partecipa, se necessario, alle ulteriori visite di controllo. 6. Norme Comportamentali I Responsabili delle aree o funzioni aziendali della Società, a qualsiasi titolo coinvolte nell ambito di visite ispettive da parte di Funzionari Pubblici presso la sede della Società, sono tenute ad osservare le modalità esposte nel presente documento, le previsioni di legge esistenti in materia, nonché le norme comportamentali richiamate nel Codice Etico, improntate a principi di trasparenza, chiarezza, accuratezza, completezza e tempestività. In particolare è fatto divieto di: - promettere o versare somme di denaro, beni in natura o altri benefici a Funzionari Pubblici con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società; - ricorrere ad altre forme di aiuti o contribuzioni (sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, offerta di intrattenimento, etc.) che abbiano le stesse finalità vietate al punto precedente. 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all'organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, ai Responsabili delle aree o funzioni aziendali a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati.

8 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 8 di 31 I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza in un archivio ordinato tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ 2001.

9 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 9 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DEI RAPPORTI CON IL COLLEGIO SINDACALE Il presente protocollo ha l obiettivo di definire i ruoli, le responsabilità operative, i principi di controllo e di comportamento, con riferimento ai rapporti intrattenuti dalla Società con il Collegio Sindacale. Quanto definito dal presente protocollo è volto a garantire il rispetto, da parte della Società, della normativa vigente e dei principi di trasparenza, correttezza, oggettività e tracciabilità nella gestione dei rapporti in oggetto. 2. Ambito di Applicazione La presente procedura si applica a tutte le aree o funzioni aziendali della Società che, nell espletamento delle attività di propria competenza, si trovino a dover gestire, anche incidentalmente, rapporti con il Collegio Sindacale in merito, in via esemplificativa, a: - svolgimento di verifiche periodiche; - messa a disposizione di documentazione varia; - comunicazione di dati societari/aziendali di qualsiasi natura. La Società adeguerà il proprio comportamento a quanto esposto nella presente normativa e, laddove necessario, la integrerà con apposite normative interne che tengano conto delle singole specificità. 3. Ruoli e Responsabilità Il Direttore (DIR) è il referente per il mantenimento dei rapporti con il Collegio Sindacale e può delegare il Coordinatore Amministrativo (CA). In particolare è responsabile di: - assistere il Collegio Sindacale nel corso delle verifiche periodiche e soddisfare le richieste informative di carattere ordinario e straordinario da essa avanzate, agendo nella massima correttezza e trasparenza; 4. Descrizione del processo Nell ambito dell attività di verifica propria del Collegio Sindacale, la gestione dei rapporti con tali soggetti si articola nelle seguenti attività: - Comunicazione di dati societari/aziendali di qualsiasi natura e messa a disposizione da parte della Società della documentazione richiesta. - Assistenza allo svolgimento di verifiche periodiche da parte di tali soggetti preposti al controllo. 5. Attività di controllo e Norme Comportamentali Il personale della Società, a qualsiasi titolo coinvolto nelle attività di gestione dei rapporti con Collegio Sindacale, è tenuto ad osservare le modalità esposte nel presente documento, le previsioni di legge esistenti in materia nonché le norme comportamentali di seguito richiamate: - La Società impronta i propri rapporti con il Collegio Sindacale alla massima collaborazione e trasparenza nel pieno rispetto del ruolo da essi rivestito, impegnandosi a dare sollecita esecuzione alle loro disposizioni. - La predisposizione della relativa documentazione deve essere effettuata con la massima diligenza e professionalità in modo da fornire informazioni chiare, accurate, complete, fedeli e veritiere evitando, e comunque segnalando nella forma e nei modi idonei, situazioni di conflitto d interesse. 5.1 Rapporti con il Collegio Sindacale La formalizzazione e verbalizzazione delle attività di verifica è una responsabilità propria del Collegio Sindacale. In ottemperanza al principio di trasparenza, la Società è responsabile per quanto concerne le seguenti attività riguardanti la gestione delle informazioni e la tracciabilità dei rapporti che intercorrono con il Collegio Sindacale: - analisi, per presa visione, dei verbali del Collegio Sindacale da parte del Direttore (DIR); - raccordo tra Collegio Sindacale e Presidente della società, a cura del Direttore (DIR) per informazione sui rilievi segnalati dal Collegio Sindacale al fine di valutare le fattispecie segnalate. 5.2 Archiviazione della documentazione

10 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 10 di 31 Ciascuna area o funzione aziendale è responsabile dell archiviazione e della conservazione della documentazione prodotta nell ambito della propria attività, disciplinata nella presente norma comportamentale. 6. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all'organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, ai Responsabili delle aree o funzioni aziendali a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati. I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza in un archivio ordinato tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ 2001.

11 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 11 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ E DELLA FORMAZIONE DEL BILANCIO Il presente protocollo ha l obiettivo di definire ruoli, responsabilità e principi comportamentali cui attenersi nelle attività di gestione della contabilità generale e di predisposizione del bilancio d esercizio, bilancio consolidato e di situazioni infrannuali, nel rispetto della normativa vigente nonché dei Principi Contabili applicabili. Quanto definito dal presente protocollo è volto a garantire il rispetto, da parte della Società, della normativa vigente e dei principi di trasparenza, competenza, correttezza, veridicità, oggettività e tracciabilità nell esecuzione delle attività in oggetto. Il presente protocollo si applica alla Società ed in particolare ai Responsabili delle aree o funzioni aziendali della Società coinvolte, a qualsiasi titolo, nella raccolta ed elaborazione delle informazioni contabili necessarie per la corretta e completa tenuta della contabilità e nella predisposizione del Bilancio d esercizio. 3. Ruoli e Responsabilità Il processo di gestione della contabilità e della predisposizione del Bilancio d esercizio prevede il coinvolgimento di: - Consiglio di Amministrazione, responsabile di: - approvare il progetto di bilancio d esercizio della Società. - Direttore (DIR) è responsabile di: - verificare la corretta tenuta della contabilità generale, verificando le scritture contabili di chiusura e assestamento; - coordinare il processo di raccolta delle informazioni necessarie per le chiusure contabili e per la predisposizione del bilancio d esercizio e del bilancio consolidato; - assicurare la corretta applicazione dei Principi Contabili applicabili e della normativa e regolamentazione nazionale; - predisporre la bozza del Bilancio d esercizio della Società; - gestire i rapporti con il Collegio Sindacale e presentare agli stessi il progetto del bilancio d esercizio, preventivamente al momento in cui sarà sottoposto all approvazione del C.d.A. 4. Descrizione del processo Il presente protocollo disciplina il processo di gestione della contabilità e predisposizione del Bilancio d esercizio, che si compone delle seguenti fasi: a) pianificazione delle attività di chiusura; b) raccolta ed elaborazione dei dati contabili di chiusura; c) chiusura delle registrazioni contabili; d) predisposizione del Bilancio d esercizio; e) approvazione del Bilancio d esercizio; f) archiviazione della documentazione di processo. 5. Attività di controllo Il sistema di controllo a presidio del processo descritto si basa sui fattori qualificanti della chiara attribuzione di ruoli e responsabilità, della definizione dei poteri autorizzativi, della corretta, completa e tempestiva predisposizione delle scritture contabili di fine periodo e della predisposizione del bilancio d esercizio, nonché della tracciabilità degli atti a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate. In particolare, gli elementi specifici di controllo sono rappresentati da: Livelli autorizzativi definiti I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte sono responsabili della completezza ed accuratezza delle informazioni fornite. Il Direttore (DIR) è responsabile della predisposizione del progetto di bilancio d esercizio. La bozza del progetto di bilancio d esercizio è sottoposta a verifica e approvazione del C.d.A.

12 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 12 di 31 Il Bilancio d esercizio nel suo complesso è approvato dall Assemblea dei Soci, previo rilascio delle relazioni del Collegio Sindacale. Segregazioni delle funzioni - il Direttore (DIR), coadiuvato dai suoi collaboratori, redige il Progetto di Bilancio d esercizio da presentare al C.d.A. che provvede alla successiva trasmissione al Collegio Sindacale; - l Assemblea dei Soci approva il Bilancio d esercizio nel suo complesso; Controllo e monitoraggio Attività di verifica, con cadenza periodica, dei saldi dei conti di contabilità generale, da parte della Divisione Amministrazione, al fine di garantire la quadratura della contabilità generale con i rispettivi sezionali. Verifica di completezza, accuratezza e rispetto della normativa in vigore delle scritture di consolidamento e di adeguamento ai Principi Contabili. Tracciabilità della documentazione L attività di registrazione contabile prevede che ogni operazione sia supportata da adeguata documentazione al fine di rendere dimostrabili i principi di inerenza e competenza ed assicurare che ogni operazione sia correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. Tutta la documentazione prodotta a supporto dell alimentazione della contabilità generale e della predisposizione del Bilancio d esercizio è archiviata e conservata ai sensi di legge presso l Amministrazione. 6. Principi di comportamento I Responsabili delle aree o funzioni aziendali della Società, a qualsiasi titolo coinvolte nelle attività legate alla contabilità e alla predisposizione del bilancio d esercizio, sono tenuti ad osservare le modalità esposte nel presente documento, le previsioni di legge esistenti in materia e i Principi Contabili di riferimento applicabili. Tutte le attività devono seguire i principi di trasparenza, accuratezza e completezza delle informazioni contabili al fine di rappresentare in modo chiaro, veritiero e corretto la situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società. In particolare, nello svolgimento dei compiti assegnati, il personale aziendale deve attenersi ai seguenti principi di comportamento: - ogni operazione deve essere, oltre che correttamente registrata, anche autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua; - la totalità delle scritture di consolidamento e di adeguamento ai Principi Contabili deve essere condivisa con il Direttore (DIR); - tutte le aree o funzioni aziendali coinvolte sono responsabili della correttezza, completezza ed affidabilità delle informazioni comunicate al Direttore per le attività di chiusura contabile; sono, inoltre, responsabili di mantenere adeguata evidenza documentale delle elaborazioni effettuate, delle modalità di determinazione dei dati oggetto delle registrazioni contabili e dei controlli svolti sul merito di tali dati. È inoltre fatto divieto di: - porre in essere operazioni simulate o diffondere notizie false sulla Società e sulle sue controllate, nonché sulla loro attività; - utilizzare o comunicare ad altri, senza giustificato motivo, le informazioni riservate e/o potenzialmente privilegiate cui si ha accesso; - rappresentare o trasmettere per l elaborazione e la rappresentazione in Bilancio, relazioni e prospetti o altre comunicazioni con dati falsi, lacunosi o, comunque, non rispondenti alla realtà, sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società; - omettere dati ed informazioni rilevanti imposti dalla legge sulla situazione economica, patrimoniale e finanziaria della Società. 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all'organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, alle aree o funzioni aziendali a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati. I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della

13 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 13 di 31 normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza in un archivio ordinato tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001.

14 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 14 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DI CONTRIBUTI E FINANZIAMENTI AGEVOLATI Il presente protocollo ha l obiettivo di definire i ruoli, le responsabilità operative, i principi di controllo e di comportamento per la gestione dei contributi e dei finanziamenti agevolati da parte della Società. 2. Ambito di Applicazione Il presente protocollo costituisce riferimento nel caso in cui la Società ritenga di ricorrere o beneficiare di contributi e di finanziamenti agevolati. È esclusa dal presente documento la gestione delle attività ispettive effettuate da funzionari appartenenti alla Pubblica Amministrazione, per la quale si rimanda a quanto disciplinato dal Protocollo per la gestione delle visite ispettive presso le sedi della Società. 3. Ruoli e responsabilità. Attività di Controllo Il Sistema di Controllo a presidio del processo di gestione di contributi e finanziamenti agevolati si basa su alcuni elementi qualificanti a garanzia della correttezza e trasparenza delle diverse fasi di cui lo stesso è composto. Livelli Autorizzativi definiti Le richieste di finanziamento/contributo sono deliberate dal Consiglio di Amministrazione su proposta dell Amministratore Delegato. La sottoscrizione della richiesta di finanziamento e della relativa documentazione di supporto, indirizzata all Ente Finanziatore è effettuata dal Legale Rappresentante della Società richiedente, o da parte dell Amministratore Delegato. E identificato quale responsabile di progetto o iniziativa finanziata il Direttore. Segregazione delle funzioni Le diverse fasi/attività del processo sono gestite da attori diversi: Predisposizione e verifica della domanda di finanziamento e documentazione di supporto attraverso il coinvolgimento delle diverse aree o funzioni aziendali interessate al progetto. Presentazione della domanda all ente finanziatore da parte dell Amministratore Delegato. Realizzazione dell attività oggetto di finanziamento sotto la supervisione del Direttore. Predisposizione della rendicontazione dei costi da parte dell Amministrazione, attraverso il Coordinatore Amministrativo (CA). Tracciabilità della documentazione Tutta la documentazione prodotta nell ambito delle attività disciplinate nel presente protocollo è conservata dall Amministrazione e messa a disposizione, su richiesta, del Presidente, dell Amministratore Delegato, del Consiglio di Amministrazione e dell Organismo di vigilanza. 4. Norme Comportamentali Le strutture della Società, a qualsiasi titolo coinvolte nel processo di richiesta, acquisizione, gestione e rendicontazione di finanziamenti e contributi pubblici/agevolati, sono tenute ad osservare le regole sancite dal presente protocollo, le previsioni di legge esistenti in materia nonché le norme comportamentali richiamate all interno del Codice Etico della Società. In particolare si sancisce che: - i soggetti coinvolti nel processo e responsabili di firmare atti o documenti con rilevanza all esterno della Società (es.: pratiche di richiesta, studi di fattibilità, piani di progetto, ecc.) devono essere formalmente delegati in tal senso (con idonea procura, se trattasi di un dipendente della Società o, nel caso di professionista esterno, tramite espressa previsione nella lettera di incarico). - qualora sia previsto il coinvolgimento di Società esterne nella predisposizione delle pratiche di richiesta/gestione del finanziamento o nella successiva esecuzione di attività connesse con i Programmi finanziati, i contratti con tali Società devono contenere apposita dichiarazione di conoscenza della normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegno al suo rispetto. In particolare è fatto divieto di: - esibire documenti incompleti e dati falsi o alterati;

15 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 15 di 31 - tenere una condotta ingannevole che possa indurre gli Enti finanziatori/erogatori in errore di valutazione tecnico-economica della documentazione presentata; - omettere informazioni dovute al fine di orientare a proprio favore le decisioni della Pubblica Amministrazione; - destinare contributi, sovvenzioni, finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per le quali sono stati ottenuti; - promettere o versare somme di denaro al Funzionario pubblico a titolo personale con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società, anche a seguito di illecite pressioni; - ricorrere a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, pubblicità, abbiano invece le stesse finalità sopra vietate. 5. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza Le aree o funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all'organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, alle aree o funzioni aziendali a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati. I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ 2001.

16 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 16 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DI OMAGGI E REGALIE L erogazione di omaggi e regalie è curata in via esclusiva dal Presidente in virtù di apposita delibera del Consiglio di Amministrazione. Nessun altro soggetto della struttura è perciò deputato ad assumere decisioni al riguardo. 1. Norme Comportamentali E fatto divieto di concedere beni in natura o qualsivoglia altro beneficio, omaggi o regalie in favore di funzionari pubblici, pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o ad altro soggetto privato.

17 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 17 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DEI FLUSSI MONETARI E FINANZIARI Il presente protocollo ha l obiettivo di definire i ruoli, le responsabilità operative, i principi di controllo e di comportamento cui la Società deve attenersi nelle attività di gestione dei pagamenti a terzi, nei rapporti finanziari, nella gestione della cassa e nella gestione dei rapporti con gli Istituti di Credito, nel rispetto della normativa vigente e dei principi di trasparenza, correttezza, oggettività e tracciabilità del processo decisionale. La Società adeguerà il proprio comportamento a quanto esposto nel presente protocollo e, laddove necessario, lo integrerà con apposite normative interne che tengano conto delle singole specificità. 3. Ruoli e responsabilità Il processo di gestione dei flussi monetari e finanziari prevede il coinvolgimento, a vario titolo, di: - Consiglio di Amministrazione, che definisce le politiche e le linee guida sulle operazioni finanziarie e delibera in merito all effettuazione di operazioni rilevanti. - Amministratore Delegato, che è responsabile, tra l altro, di: - definire la pianificazione finanziaria a breve termine dei flussi monetari; - gestire le attività operative di apertura, gestione e chiusura dei conti corrente; - monitorare le condizioni di conto corrente applicate dagli Istituti di Credito; - gestire gli specimen di firma, interfacciandosi con gli Istituti di Credito; - gestire i pagamenti delle fatture passive/parcelle ai fornitori/professionisti nei limiti dei poteri attribuiti. - Il Direttore coadiuvato dal Coordinatore Amministrativo (CA) è responsabile, tra l altro, di: - effettuare la registrazione contabile delle fatture passive; - effettuare le riconciliazione tra le schede contabili relative ad ogni conto corrente e il corrispondente estratto conto bancario; - effettuare le riconciliazioni periodiche di cassa, - girare assegni bancari per il deposito nei conti correnti bancari della Società ed effettuare depositi sui conti correnti della società; - effettuare prelevamenti sui conti correnti bancari della società nel limite dei fidi concessi per pagamenti relativi ai servizi pubblici ricevuti di carattere ordinario e continuativo. 4. Livelli autorizzativi definiti e tracciabilità della documentazione I livelli autorizzativi relativi ai processi di incasso e di pagamento sono conferiti attraverso l assegnazione di specifiche procure. I poteri per la realizzazione delle operazioni di natura finanziaria che impegnano la Società verso Terzi sono conferiti attraverso specifiche procure. Le attività di accensione di conti correnti bancari e di richiesta di nuove linee di credito sono di competenza del Consiglio di Amministrazione; l Amministratore Delegato ha poteri autonomi di spesa per il compimento solo di atti di ordinaria amministrazione. Tutte le fasi del processo, ivi comprese le attività di verifica, controllo e monitoraggio, sono supportate da idonea documentazione archiviata presso l Amministrazione. 5. Norme Comportamentali Le aree o funzioni aziendali della Società, a qualsiasi titolo coinvolte nel processo di gestione dei flussi monetari e finanziari, sono tenute ad osservare le previsioni di legge in materia, i principi di controllo e di comportamento esposti nel presente protocollo, nonché le norme comportamentali richiamate nel Codice Etico della Società. È fatto esplicito divieto ai soggetti che, per ragione del proprio incarico o della propria funzione o mandato, siano coinvolti nella gestione dei flussi monetari e finanziari, di: - riconoscere pagamenti di fatture a terzi che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico svolto; - effettuare pagamenti in contanti se non per quelli compresi nella gestione della piccola cassa;

18 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 18 di 31 - promettere o versare somme di denaro ad un funzionario pubblico a titolo personale, con la finalità di promuovere o favorire gli interessi della Società, anche a seguito di illecite pressioni; - ricorrere a forme diverse di aiuti o contribuzioni che, sotto veste di incarichi, consulenze, abbiano invece le stesse finalità sopra vietate; - ricevere incassi, trasferimenti di denaro contante o di libretti di deposito bancari o postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, quando il valore dell'operazione, anche frazionata, sia complessivamente pari o superiore a euro; - effettuare richieste di rilascio ed utilizzo di moduli di assegni bancari e postali in forma libera, in luogo di quelli con clausola di non trasferibilità; - provvedere all incasso ed emissione di assegni bancari e postali per importi pari o superiori a euro che non rechino l'indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità; - effettuare girate per l incasso di assegni bancari e postali emessi all'ordine del traente; - detenere libretti di deposito bancari o postali al portatore il cui saldo sia pari o superiore a euro; - effettuare trasferimenti di denaro rispetto ai quali non vi sia piena coincidenza tra i destinatari/ordinanti i pagamenti e le controparti effettivamente coinvolte nelle transazioni; - provvedere all apertura, in qualunque forma, di conti o libretti di risparmio in forma anonima o con intestazione fittizia e l'utilizzo di quelli eventualmente aperti presso Paesi esteri; - effettuare bonifici che non rechino l'indicazione della controparte; - effettuare bonifici disposti con provvista in contanti verso Paesi diversi da quello d'origine dell'ordine; - accettare pagamenti in contanti senza aver accertato preventivamente che non si tratti di moneta falsificata. Il Direttore può astenersi dal compiere le attività di verifica descritte nei casi in cui la controparte commerciale, finanziaria o societaria della Società sia, in via diretta ed esclusiva, uno dei seguenti soggetti: - persone fisiche o giuridiche operanti in Italia e soggetti alla Direttiva 2005/60/CE (III Direttiva antiriciclaggio); - enti creditizi o finanziari comunitari soggetti alla Direttiva 2005/60/CE (III Direttiva antiriciclaggio); - enti creditizi o finanziari situati in uno Stato extracomunitario, che imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dalla III Direttiva antiriciclaggio (Direttiva 2005/60/CE e successive modifiche); - amministrazione pubblica di Paese comunitario. 6. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, ai Responsabili delle funzioni aziendali a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati. I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ 2001.

19 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 19 di PROTOCOLLO PER LA GESTIONE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI DI MATERIE PRIME, DI BENI E SERVIZI Il presente protocollo ha l obiettivo di definire i ruoli, le responsabilità operative, i principi di controllo e di comportamento nonché regolamentare le modalità gestione del processo di approvvigionamento di materie prime, di beni e di servizi effettuati dalla Società. Si precisa che la Società svolge: 1) il trattamento chimico, fisico e biologico delle acque di scarico reflue, al fine di renderle innocue all ambiente secondo le norme vigenti; 2) il trattamento e lo smaltimento dei fanghi e degli altri residui conseguenti al trattamento delle acque reflue; 3) la captazione, adduzione e distribuzione di acqua anche derivante da riciclo di acque usate; 4) la gestione del servizio idrico integrato come definito dalla legge 5 gennaio 1994 n. 36 e successiva normativa modificativa, integrativa ed applicativa. Quanto definito dal presente protocollo è volto a garantire il rispetto, da parte della Società, della normativa vigente e dei principi di trasparenza, correttezza, oggettività e tracciabilità nell esecuzione delle attività in oggetto. Il presente protocollo si applica a tutte le aree aziendali della Società coinvolte a qualsiasi titolo nella gestione degli approvvigionamenti di materie prime, di materie sussidiarie, di macchinari e attrezzature, di servizi necessari per lo svolgimento dell attività istituzionale della Società e nella prestazione di servizi. Rientrano nell ambito di applicazione del presente protocollo: 1. i contratti di acquisto di materie prime, di prodotti complementari e/o sussidiari; 2. contratti di trasporto; 3. i contratti inerenti l acquisizione di servizi (gas, energia elettrica, acqua, telefono, ecc.); 4. i contratti di acquisto di impianti, macchinari, attrezzature, automezzi; 5. gli incarichi professionali a terzi (consulenze e prestazioni professionali), legali, amministrativi, fiscali, tecnici, ecc.; 6. i contratti di gestione di beni immobili; 7. i contratti di assicurazione. In merito agli approvvigionamenti si definisce: - Ordinaria Amministrazione: per ordinaria amministrazione si intendono tutte le attività di gestione necessarie per l erogazione del servizio di depurazione, ivi incluse tutte le attività di manutenzione e di investimento di importo non particolarmente rilevante e comunque non incluse nelle attività di straordinaria amministrazione. - Straordinaria Amministrazione: per straordinaria amministrazione si intende la realizzazione degli investimenti infrastrutturali destinati all ampliamento e potenziamento di reti e impianti, nonché gli interventi di ristrutturazione e valorizzazione necessari per adeguarne nel tempo le caratteristiche funzionali. 3. Ruoli e Responsabilità. La società ha stabilito che, in funzione delle rispettive responsabilità e competenze rispetto alle attività svolte, la responsabilità di definizione dei requisiti e di acquisto è dell Amministratore Delegato e del Direttore nei limiti delle deleghe ricevute. In caso di Ordinaria Amministrazione, il processo di approvvigionamento è realizzato secondo quanto previsto dalla procedura IPO3301 Approvvigionamento. In caso di Straordinaria Amministrazione, il coordinamento e la responsabilità delle attività aziendali saranno definiti di volta in volta con specifiche delibere del Consiglio di Amministrazione e secondo quanto previsto dalla procedura IPO3301 Approvvigionamento. 4. Attività di controllo. Il Sistema di Controllo a presidio del processo descritto si basa sui seguenti elementi qualificanti: - Livelli autorizzativi definiti

20 Comodepur S.p.A. SISTEMA DI GESTIONE INTEGRATO I.E Pag. 20 di 31 Esistenza di livelli di approvazione dell ordine e per la validazione del bene ricevuto ovvero del servizio reso. Esistenza di livelli autorizzativi (in coerenza con il sistema di procure aziendali) per l emissione degli ordini. - Segregazione delle funzioni Le diverse fasi e attività del processo sono gestite da attori diversi a garanzia del principio secondo cui nessuno può gestire in autonomia un intero processo ed in particolare si rileva il coinvolgimento di: - un soggetto responsabile dell acquisto; - un soggetto responsabile delle attività di registrazione e pagamento. - Controllo e monitoraggio Espletamento di adeguata attività selettiva fra diversi offerenti e di obiettiva comparazione delle offerte sulla base di criteri oggettivi e documentabili. - Tracciabilità della documentazione Tracciabilità delle singole fasi del processo (documentazione a supporto, livello di formalizzazione e modalità/tempistiche di archiviazione), per consentire la ricostruzione delle responsabilità, delle motivazioni delle scelte effettuate e delle informazioni utilizzate. 5. Norme comportamentali. I Responsabili aree o funzioni aziendali della Società, a qualsiasi titolo coinvolti nell ambito della gestione degli approvvigionamenti di beni e servizi, sono tenute ad osservare le modalità esposte nel presente documento, le previsioni di legge esistenti in materia, nonché le norme comportamentali richiamate nel Codice Etico, improntate a principi di trasparenza, correttezza e tempestività. In particolare, è fatto divieto di: - effettuare prestazioni o pagamenti in favore di fornitori, collaboratori, consulenti o altri soggetti terzi che operino per conto della Società, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi e delle prassi vigenti in ambito locale; - promettere o versare somme in denaro a un Funzionario Pubblico con la finalità di promuovere o favorire interessi della Società, anche a seguito di illecite pressioni; - ricorrere a forme diverse di aiuti o contribuzioni che sotto veste di sponsorizzazioni, incarichi, consulenze, pubblicità abbiano invece le stesse finalità sopra vietate; - creare fondi a fronte di acquisizioni di beni o servizi professionali inesistenti in tutto o in parte. Il rapporto con il Fornitore deve prevedere apposita informativa sulle norme comportamentali adottate dalla Società relativamente: - ai Modelli Organizzativi ex D.Lgs. 231/01; - alle conseguenze che possono avere, con riguardo ai rapporti contrattuali, comportamenti contrari alle previsioni del Modello, ai principi espressi nel Codice Etico della Società e alla normativa vigente. 6. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all Organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, ai Responsabili delle funzioni aziendali a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati. I Responsabili delle aree o funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza tutta la documentazione all uopo necessaria. Ogni modifica al presente documento deve essere preventivamente sottoposta all Organismo di vigilanza che ne valuterà l adeguatezza e la coerenza rispetto al Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/ 2001.