Capitolato. Speciale. Cig. n

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1 Procedura ristretta per l'affidamento del servizio di gestione informatica dei documenti, del protocollo informatico della corrispondenza e di archiviazione fisica dei documenti dell'ente Cig. n

2 1 PREMESSA L Ismea, Ente economico con personalità giuridica di diritto pubblico, istituito con DPR n.200/2001, ha la necessità di affidare ad una società il servizio di gestione informatica dei documenti, del protocollo informatico della posta, sia in entrata che in uscita, e del servizio di archiviazione fisica dei documenti dell Ente anche ai fini della sperimentazione della conservazione sostitutiva, della duplicazione, della riproduzione e della validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali. 2 OGGETTO DEL SERVIZIO L oggetto dell appalto è costituito: dal Servizio di gestione dei documenti cartacei, visionati e stimati in metri lineari (in contenitori standard c.d. single 29X40,5X33 n contenitori c.d. double 58X40,5X33 n.251) comprensivo del servizio di: - presa in carico e custodia fisica presso propri locali archivio, opportunamente attrezzati con gestione dinamica e con servizio di movimentazione e consegna su richiesta (attività prevalente) - successiva archiviazione dell originale cartaceo; dal Servizio di gestione del protocollo informatico della posta in entrata e in uscita dell ISMEA che consiste nell esternalizzazione del processo di dematerializzazione della posta in arrivo ed in uscita dalle due sedi in Roma con trattamento manuale e informatico dei documenti con supporti sostitutivi (acquisizione tramite scanner) che deve avvenire attraverso la gestione del sistema di protocollo informatico in via di definizione presso l ISMEA; dal Servizio informatico in via sperimentale, in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, di: - conservazione sostitutiva, - duplicazione - riproduzione - validazione. La Società aggiudicataria si impegna altresì a applicare i medesimi patti, prezzi e condizioni offerte in sede di gara all Ismea, alle Società interamente controllate dall Istituto. Ismea si riserva la facoltà di richiedere l attivazione, o meno, di tutti i servizi previsti nel presente capitolato 3 GLI OBIETTIVI DELL INIZIATIVA La dematerializzazione dei documenti cartacei dell ISMEA, la conservazione sostitutiva e la gestione fisica dei documenti, rivestono un ruolo di grande criticità per la realizzazione dei processi produttivi dell Ente e rappresentano un elemento qualificante del servizio offerto all utente, incidendo in modo diretto sull efficienza e sull efficacia dell azione amministrativa. Negli scorsi anni l ISMEA ha provveduto all affidamento in outsourcing della conservazione e della gestione degli archivi cartacei a diversi fornitori. E 2

3 intenzione dell ISMEA rivedere l attuale gestione del servizio di outsourcing, con i seguenti intenti: - centralizzare le attività di conservazione e gestione dell archivio cartaceo presso un unico fornitore; - esternalizzare il processo di dematerializzazione dei documenti, compresi quelli di posta in arrivo e in uscita, presso le proprie due sedi degli Uffici di Roma. Il servizio sarà eseguito secondo le modalità previste dal contratto aperto e, quindi, il numero delle prestazioni nell arco di tempo come sopra definito, potrà variare in base alle necessità dell Amministrazione. 4 ARTICOLAZIONE DEL PROGETTO Il Progetto, relativo ai servizi sopra indicati, dovrà articolarsi nelle seguenti fasi: 1. Prelievo ed impianto dell archivio cartaceo giacente presso la sede dell attuale fornitore esterno 2. Prelievo ed impianto dell archivio cartaceo giacente presso le sedi dell ISMEA, ove necessario 3. Conservazione e gestione degli archivi, fisici ed informatici, presso le strutture della Società aggiudicataria, compresa l attività di conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione e validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione di volta in volta indicata da ismea 4. Processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso le sedi Ismea e gestione del protocollo informatico 5. Attività di supporto tecnico archivistico allo svolgimento del servizio 4.1 Prelievo dell archivio cartaceo giacente presso la sede dell attuale fornitore esterno ed impianto dell archivio presso i locali della società aggiudicataria A titolo indicativo e con significato di attività minime necessarie, le attività richieste sono le seguenti: - ritiro a cura della società aggiudicataria della documentazione dalle sedi degli attuali fornitori e trasferimento del materiale cartaceo prelevato presso i locali archivio della medesima; - spunta e registrazione informatica, tramite utilizzo di adeguati strumenti hardware e software, messi a disposizione dalla società aggiudicataria, degli elementi utili all identificazione delle singole unità documentali, nonché della loro ubicazione fisica nelle strutture di deposito, ai fini della produzione dell inventario del patrimonio documentale su supporto informatico e della successiva gestione della documentazione; - collocazione fisica della documentazione negli impianti della società aggiudicataria. 4.2 Prelievo dell archivio cartaceo giacente presso le sedi dell ISMEA, ove necessario, ed impianto dell archivio presso i locali della società aggiudicataria Le attività richieste sono le seguenti: - prelievo del materiale cartaceo, ove richiesto, dalle attuali strutture d archivio presso le singole sedi territoriali dell Ente - sanificazione del materiale cartaceo prelevato, finalizzata alla eventuale 3

4 eliminazione di polvere, umidità ed altri agenti patogeni; - riordino della documentazione in base al Titolario di classificazione messo a disposizione dall Ente; - registrazione informatica, tramite utilizzo di adeguati strumenti hardware e software messi a disposizione dalla Società aggiudicataria, degli elementi utili all identificazione delle singole unità documentali, ai fini della produzione dell inventario del patrimonio documentale su supporto informatico e della successiva gestione della documentazione; - inserimento della documentazione in appositi contenitori forniti dalla Società aggiudicataria e stoccaggio presso i locali archivio della Società aggiudicataria; - collocazione fisica della documentazione negli impianti della Società aggiudicataria. 4.3 Conservazione e gestione degli archivi presso le strutture della Società aggiudicataria attraverso l impiego di personale, tecnologie e metodiche fornite dalla medesima. A titolo indicativo e con significato di attività minime, le attività richieste sono le seguenti: 4.3.A) Conservazione e gestione di tutta la documentazione nei locali archivio della società aggiudicataria; 4.3.B) Gestione informatica delle richieste di consultazione degli originali cartacei con consegna presso le sedi dell Ente, tramite: - estrazione dalle strutture di contenimento della documentazione richiesta in consultazione; - consegna ordinaria entro 24 ore della documentazione richiesta presso le singole sedi dell Ente; - ritiro della documentazione richiesta in consultazione, precedentemente estratta e consegnata presso le sedi dell Ente, a seguito dell esaurimento della necessità di consultazione; - tracciabilità della movimentazione fisica dei documenti richiesti in consultazione; - riposizionamento in archivio della documentazione richiesta in consultazione, precedentemente ritirata a seguito dell esaurimento della necessità di consultazione. 4.3.C) Gestione informatica delle richieste di consultazione degli originali cartacei con consegna via fax ( o ), tramite: - estrazione dalle strutture di contenimento della documentazione richiesta in consultazione; - consegna ordinaria entro tre ore della documentazione richiesta tramite trasmissione via fax (o via ); - riposizionamento in archivio della documentazione richiesta in consultazione, precedentemente ritirata a seguito dell esaurimento della necessità di consultazione. 4

5 4.3.D) Gestione fisica ed informatica dei documenti che costituiscono un aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio. 4.3.E) Conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione e validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione di volta in volta indicata da ismea, tramite: - Conservazione in formato elettronico (nell internet data center del fornitore, su CD, DVD o altri supporti idonei) di documenti indicati da ismea quali, ad esempio, libri bollati, registri IVA, schede contabili, fatture attive e passive, senza l obbligo della stampa cartacea; - Individuazione di un Responsabile della Conservazione, che dovrà garantire gli standard di sicurezza, l adeguamento delle risorse tecnologiche messe a disposizione del fornitore, nonché il costante allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa; - Apposizione della marcatura temporale e la firma digitale su singoli o su interi lotti inseriti in conservazione; - Restituzione al cliente di un archivio contenente gli identificativi dei documenti; - Possibilità, da parte di ismea, di effettuare ricerche dei documenti in tempo reale, anche a seguito di controlli da parte di terzi, come ad esempio della Guardia di Finanza, direttamente sull internet data center del fornitore ovvero su eventuali supporti di consultazione prodotti periodicamente dal fornitore, o di ricevere i documenti via ; - Garanzia di leggibilità nel tempo dei documenti conservati; - Garanzia sia informatica sia fisica della sicurezza della base dati, provvedendo ad adottare gli standard stabiliti dalla legge; - Garanzia, nel tempo, dell integrità dei documenti contenuti nei supporti di memorizzazione anche attraverso il loro riversamento su supporti di nuova generazione; - Garanzia del rispetto dei termini previsti per la conservazione delle tipologie documentali, quando la normativa lo prevede. 4.4 Processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso le sedi Ismea e gestione del protocollo informatico A titolo indicativo e con significato di attività minime, le attività richieste sono le seguenti: 4.4.A) Posta in arrivo - raccolta della corrispondenza in entrata dall Ufficio postale protocollazione e scansione dei documenti - invio telematico agli Uffici ISMEA della documentazione scansionata; - archiviazione e conservazione dei documenti cartacei originali c/o gli archivi della società aggiudicataria o c/o archivi Ismea eventualmente individuati 5

6 4.4.B) Posta in uscita - raccolta della corrispondenza in uscita dalle segreterie delle diverse Direzioni; - preparazione della busta e stampa degli indirizzi; - protocollazione della posta in uscita e scansione dei documenti; - trasporto della documentazione all ufficio postale per la spedizione o distribuzione ai destinatari interni; - archiviazione e conservazione dei documenti cartacei originali c/o gli archivi della società aggiudicataria o c/o archivi Ismea eventualmente individuati; 4.4.C) Conservazione sostitutiva, su richiesta di ismea, di documenti presenti nel protocollo: Vedi punto 4.3.E 4.5 Attività di supporto tecnico archivistico allo svolgimento del servizio Le norme e le condizioni tecniche ed organizzative che disciplinano l effettuazione delle attività sopra descritte sono specificate negli articoli successivi. 6

7 5 MODALITA DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITA RICHIESTE Si descrivono qui di seguito le modalità, le tempistiche e gli strumenti che la società aggiudicataria dovrà adottare per lo svolgimento delle attività richieste. 5.1 Prelievo dell archivio cartaceo giacente presso la sede dell attuale fornitore esterno ed impianto presso i locali della società aggiudicataria 5.1.A) Definizione del contesto La documentazione è quella di pertinenza delle sedi dell Ente, attualmente gestita in outsourcing presso fornitori esterni. La documentazione è inserita in scatole di varie dimensioni (cm.29x40,5x33 e cm.58x40,5x33, larghezza x profondità x altezza), fatta salva una porzione d archivio di pertinenza della Direzione Generale, costituita da faldoni e fascicoli non inseriti in scatole. Il materiale verrà messo a disposizione dagli attuali fornitori, nell attuale forma di archiviazione, su pedane, preventivamente fornite dalla Società aggiudicataria, predisposte al piano stradale. Si assicura l accesso ad automezzi. L unità documentale di riferimento è rappresentata dai singoli fascicoli, faldoni, volumi e scatole, appartenenti alle differenti tipologie documentali gestite ed archiviate, secondo quanto determinato dal Titolario di classificazione in uso presso l Ente. Ciascuna unità documentale è, comunque, identificata da specifiche chiavi di ricerca che ne qualificano il contenuto, per un media di circa 40 caratteri alfanumerici per ciascuna unità. Viene garantita la disponibilità di una base dati contenente l inventario della documentazione attualmente gestita, con indicazione delle chiavi di ricerca necessarie alla identificazione di ogni singola unità documentale. La chiave univoca di ogni record, corrispondente alla singola unità documentale, è costituita da circa 12 caratteri alfanumerici. La chiave univoca di ricerca, riportata sui fogli di spunta, sarà presente sull unità documentale in varie forme (es. dattiloscritta, manoscritta) e sarà reperibile in diverse posizioni (es. sulla copertina, all interno dell unità documentale ecc.). Gli attuali fornitori consegneranno un data base che riporta l indicazione delle serie documentali. Le chiavi di indicizzazione sono varie e differenti per ciascuna tipologia documentale gestita, e corrispondono, come indicato nel Capitolato, a circa 40 caratteri alfanumerici per ciascuna unità documentale. Il data base è distinto per tipologia documentale e verrà messo a disposizione in formato testo. 5.1.B) Definizione dei fabbisogni Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite: - all avvio delle operazioni di trasferimento dovrà essere predisposto un Verbale di inizio lavori, siglato dal personale incaricato dalla Società aggiudicataria, 7

8 dall attuale fornitore e dal Referente dell Ente; - dovranno essere assolti dalla Società aggiudicataria tutti gli obblighi derivanti dalle disposizioni del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e comunque della normativa vigente in materia di trasferimento di documentazione appartenente ad Enti pubblici; - all atto della presa in carico, la società aggiudicataria dovrà effettuare, in contraddittorio con un referente degli attuali fornitori del servizio, un attività di spunta, sulla base di liste cartacee contenenti l elenco delle unità documentali allocate su ciascuna pedana; a tal fine, gli attuali fornitori del servizio metteranno a disposizione, in orario d ufficio, un apposita area. La società aggiudicataria dovrà, in corso d opera, provvedere alla segnalazione delle eventuali anomalie risultanti dall attività, che saranno risolte in contraddittorio con gli attuali fornitori. Il ritiro di ciascuna pedana è, pertanto, subordinato alla corretta esecuzione delle attività di spunta, validata dalla firma congiunta dei referenti della Società aggiudicataria e dell attuale fornitore; - dovrà essere assicurata all Ente la consultazione della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico; - al termine delle operazioni di trasferimento dovrà essere predisposto un Verbale di chiusura lavori per attestare la corretta e completa esecuzione delle stesse. Il verbale sarà siglato dal personale incaricato dalla Società aggiudicataria, dall attuale fornitore e dal Referente dell Ente. A titolo esemplificativo e non esaustivo, si precisa che si intendono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant altro necessario per l esecuzione del trasferimento, compresi tutti i materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi. Nella fase di impianto dell archivio si prevede l interferenza delle attività della società aggiudicataria con gli attuali fornitori del servizio, che dovranno continuare a custodire la documentazione residua fino all ultimazione del trasferimento. Per tale attività la Società aggiudicataria dovrà corrispondere agli attuali fornitori, con cadenza mensile, un corrispettivo pari 0,50 euro/mese per singolo metro lineare di documentazione custodita presso i depositi di Roma. Nello stesso periodo, sarà, inoltre, cura della Società aggiudicataria assicurare la consultazione della documentazione oggetto del servizio. Per la porzione di documentazione ancora custodita nelle strutture degli attuali fornitori del servizio, in attesa di trasferimento, la Società aggiudicataria dovrà corrispondere a questi ultimi il corrispettivo previsto per la ricerca, l estrazione e la consegna delle unità documentali richieste in consultazione dagli utenti dell Ente, pari a 3,00 euro per singola unità consegnata di documentazione, e di 1,00 euro per singolo contenitore intero consegnato, custoditi presso i depositi di Roma. 5.1.C) Tempistica delle attività Il tempo riservato per l avvio delle attività, decorrente dal giorno successivo alla data di firma del contratto d appalto, sarà pari a giorni 15 solari e consecutivi. Tempo massimo di conclusione delle attività, decorrente dalla data del Verbale di 8

9 inizio lavori: giorni 180 solari e consecutivi. Tempo massimo di sottoscrizione del Verbale di inizio lavori: entro 20 giorni naturali e consecutivi dalla stipula del contratto. 5.2 Eventuale prelievo dell archivio cartaceo giacente presso le sedi dell Ismea ed impianto presso i locali della società aggiudicataria 5.2.A) Definizione del contesto La documentazione oggetto del servizio è quella individuata come allontanabile giacente presso le sedi ISMEA al momento della pubblicazione del Bando di gara, nonché quella che sarà eventualmente individuata nel corso dell appalto. Tale documentazione viene archiviata presso le sedi dell ISMEA con modalità diverse e presenta uno stato di conservazione non omogeneo. Si precisa, al riguardo, che la documentazione da ritirare presso le sedi dell ISMEA va prelevata direttamente dalla scaffalatura presente nei locali all interno dei quali si trova attualmente allocata, va inscatolata e trasportata al piano di carico per il successivo trasferimento. Gli attuali locali di deposito possono presentare diverse condizioni logistiche (es. possono trovarsi al piano seminterrato o ai piani, possono essere serviti da ascensore o essere raggiungibili unicamente tramite scale, ecc.). Per tale documentazione non è disponibile un data base negli archivi delle sedi dell Ente che possa essere utilizzato ai fini della presa in carico della documentazione. L unità documentale di riferimento è rappresentata dai singoli fascicoli, faldoni, volumi e scatole, appartenenti alle differenti tipologie documentali prodotte dall ISMEA. Ciascuna unità documentale è identificata da specifiche chiavi di ricerca che ne qualificano il contenuto, per una media di circa 40 caratteri alfanumerici per ciascuna unità. I quantitativi di riferimento stimati e puramente indicativi sono i seguenti: Quantità metri lineari previsti per tutta la durata dell appalto Quantità unità documentali previste per tutta la durata dell appalto B) Definizione dei fabbisogni Nel corso della gestione del Servizio la società appaltatrice dovrà effettuare presso le sedi dell Ismea ulteriori ritiri della documentazione di produzione corrente, con periodicità da concordare. Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite: - all avvio delle operazioni di trasferimento della documentazione 9

10 eventualmente presente presso ciascuna sede dovrà essere predisposto un Verbale di inizio lavori, siglato dal personale incaricato dalla società aggiudicataria e dal Referente dell Ente; - dovranno essere assolti dalla società tutti gli obblighi derivanti dalle disposizioni del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e comunque dalla normativa vigente in materia di trasferimento di documentazione appartenente ad Enti pubblici; - durante tutta la fase di presa in carico dovrà essere assicurata all ISMEA la consultazione della documentazione trasferita; - al termine delle operazioni di trasferimento presso ciascuna sede dovrà essere predisposto un Verbale di chiusura lavori per attestare la corretta e completa esecuzione delle stesse. Il verbale sarà siglato dal personale incaricato dalla Società aggiudicataria e dal Referente dell Ente. A titolo indicativo e con significato di attività minime richieste, si precisa che sono comprese nelle attività di ritiro le operazioni di facchinaggio, carico e scarico del materiale e quant altro necessario per effettuare il trasferimento, compresi gli eventuali materiali di consumo (es. pedane) ed i mezzi di sollevamento utili per effettuare il carico e lo scarico del materiale sugli automezzi. Sarà, inoltre, a carico della Ditta appaltatrice l ottenimento di eventuali autorizzazioni di accesso alle zone a traffico limitato. 5.2.C) Tempistica delle attività Il tempo massimo per l avvio delle attività con riferimento all eventuale prelievo della documentazione dalle sedi dell ISMEA, decorrente dal giorno successivo dalla data di invio dell ordine di prelievo, sarà pari a giorni 15 solari consecutivi. Il tempo massimo di avvio delle attività, con riferimento ai successivi prelievi da ogni singola sede, decorrente dal giorno successivo alla data di invio dell ordine di prelievo sarà pari a 15 giorni solari consecutivi. Per quanto riguarda i tempi di conclusione delle attività, saranno concordati di volta in volta con la società aggiudicataria e saranno indicati nell ordine di prelievo. 5.3 Conservazione e gestione degli archivi presso le strutture della societa aggiudicataria, attraverso l impiego di personale, tecnologie e metodiche fornite dalla medesima 5.3.A) Definizione del contesto I quantitativi di riferimento sottoindicati sono stimati e da intendersi puramente indicativi, nonché con riferimento all archivio cartaceo attualmente conferito in outsourcing, sono riferiti al contratto in essere e sono da intendersi come valori medi per il primo anno di contratto derivante dalla presente procedura. In caso di rinnovo per i successivi due anni, tali valori potranno subire un decremento a seguito della attività di macero. Quantità media metri lineari per un anno

11 Quantità richieste di consultazione tramite consegna dell originale cartaceo per un anno Quantità pagine relative alle richieste di consultazione tramite trasmissione via fax o per un anno Quantità aggiornamenti media per anno 1000 Quantità metri lineari soggetti a selezione e smaltimento per un anno B) Definizione dei fabbisogni A titolo indicativo, fermo restando la totale ed esclusiva responsabilità della società appaltatrice, e con significato di attività minime richieste, le attività dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite. a) Conservazione dell archivio cartaceo Oltre ai requisiti indicati nel Disciplinare di gara, i locali destinati alla conservazione della documentazione prodotta dall Ente dovranno possedere almeno i seguenti requisiti: - presenza di idoneo impianto antintrusione e di vigilanza 24 ore su 24, tramite custode residente nel sito o servizio di vigilanza privata; - regolare effettuazione di periodiche attività di pulizia, di derattizzazione e di disinfestazione, ai fini dell eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l integrità del materiale in custodia; - apposita procedura di sicurezza nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali (Decreto Legislativo n. 196/2003), al fine di garantire l integrità e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti in custodia; - conformità degli impianti elettrici alle disposizioni di cui alla legge n. 46/90 e s.m.i.; - piano di valutazione dei rischi di cui al D.lgs. 81/ Certificato Prevenzione Incendi per la categoria 43, con evidenza del carico di incendio; - presenza di apposita area riservata per l accesso alla consultazione della documentazione da parte del personale autorizzato dell ISMEA. b) Gestione informatica dell archivio cartaceo Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite: - dovrà essere costituito un internet data center idoneo ad effettuare l attività di archiviazione informatica dei documenti nonché l eventuale 11

12 conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione e validazione in conformità alle regole stabilite dalle norme di legge in materia e, ove richiesto, con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione di volta in volta indicata da ismea. - All interno dell Internet Data Center dovrà essere costituito un data base formato dalle chiavi di ricerca relative a ciascuna unità documentale gestita anche a livello cartaceo, al fine di garantire il reperimento delle informazioni relative all ubicazione fisica dei documenti ed al loro stato di consultabilità; - il data base utilizzato dovrà garantire l esportabilità, in formato Access o Excel, in qualunque momento dello svolgimento del servizio, su richiesta dell Ente. Copia dello stesso, con indicazione dell esatta ubicazione in archivio di ciascuna unità documentale, dovrà essere comunque fornita all Ente al termine delle attività di impianto dell archivio giacente presso le sedi dei fornitori esterni e di quello ritirato presso le sedi dell Ente, entro i primi 6 mesi di vigenza del contratto d appalto; - il sistema informatico utilizzato dovrà garantire, oltre alle ordinarie funzionalità di inserimento di nuovi record, di aggiornamento informatico delle unità documentali giacenti in archivio, di visualizzazione dei record gestiti e di registrazione delle movimentazione delle unità documentali, ulteriori operazioni di reportistica; - all interno del gruppo di lavoro dovrà essere individuato il Responsabile della Conservazione, che dovrà garantire gli standard di sicurezza, l adeguamento delle risorse tecnologiche messe a disposizione del fornitore, nonché il costante allineamento del sistema alle evoluzioni della normativa c) Gestione degli aggiornamenti delle unità documentali La Ditta dovrà prevedere apposite procedure per l inserimento in archivio dei documenti che costituiscono aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio. d) Gestione delle movimentazioni per evasione delle richieste di consultazione Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite: - tutte le movimentazioni dovranno essere certificate da idonea documentazione che attesti la specifica consistenza qualitativa e quantitativa del materiale in consegna e descriva, con esattezza, lo stato di evadibilità delle singole unità documentali richieste in consultazione; - l unità documentale consegnata dovrà essere comprensiva di tutti gli aggiornamenti eventualmente pervenuti in archivio. e) Selezione annuale ai fini dello smaltimento della documentazione 12

13 Le attività richieste dovranno essere effettuate secondo le modalità di seguito definite: - le procedure di selezione della documentazione da smaltire dovranno essere effettuate secondo i termini indicati dal Massimario di conservazione e scarto, tramite apposite proposte di macero da sottoporre all approvazione dell ISMEA; - le procedure finalizzate al macero dovranno essere effettuate secondo quanto prescritto dal Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e dal D. Lgs. 3 aprile 2006 n.152 e s.m.i., e comunque ai sensi della normativa vigente in materia. 5.3.C) Livello minimo di servizio Orario di disponibilità del servizio: dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore Tempo massimo per la consegna ordinaria dell unità documentale in originale: entro 24 ore dalla ricezione della richiesta. Tempo massimo per l invio dell unità documentale a mezzo fax (o ): entro 3 ore dalla ricezione della richiesta. 5.4 Processo di dematerializzazione della posta in entrata e in uscita presso le sedi degli uffici di Roma e gestione del protocollo informatico 5.4.A) Definizione del contesto L ISMEA intende esternalizzare il processo di dematerializzazione della posta in arrivo e in uscita presso gli uffici di Roma e la gestione del protocollo informatico. Al fine di ottimizzare il lavoro in termini di efficacia ed efficienza, ISMEA sta realizzando un sistema informatico per la gestione del protocollo che prevede, fondamentalmente, due grosse novità rispetto all attuale gestione. Nello specifico, si tratta di: - Unificare il protocollo rispetto all attuale situazione che vede impegnate in tale attività più aree differenti dell Istituto. - Affidare ad un outsourcer le fasi di protocollazione e scansione da svolgere presso i locali Ismea che verranno adibiti ad ufficio di protocollo 5.4.B) Oggetto dell affidamento L oggetto dell affidamento riguarda i servizi di: - RACCOLTA E INVIO della posta Ismea presso l ufficio postale e gli uffici interni; - GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO della posta in entrata e in uscita attraverso l esecuzione delle seguenti fasi: PROTOCOLLO: protocollare il documento, marcare il documento, notificare il documento a scansione 13

14 SCANSIONE: accettare/rifiutare la notifica, scannerizzare il documento, notificare il documento a smistamento (la documentazione scannerizzata dovrà essere gestita secondo quanto specificato al punto 5.3) FASCICOLAZIONE INFORMATICA della posta in entrata e in uscita SMISTAMENTO agli uffici CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA di documentazione individuata da ismea - MESSA A DISPOSIZIONE DELLA STRUMENTAZIONE HW (scanner stampanti) 5.4.C) Descrizione del servizio (a carico dell outsourcer) Per quanto riguarda le attività a carico dell outsourcer, che si avvarrà delle funzionalità rese disponibili dal prodotto informatico di protocollazione Ismea e che garantirà l archiviazione fisica dei documenti, queste sono indicate nella tabella che segue. 14

15 Protocollazione dei documenti Posta in entrata 1 Raccolta della corrispondenza dall ufficio postale (mattino) 2 Consegna della corrispondenza raccolta c/o l ufficio postale alla Segreteria della Direzione Generale Ritiro della corrispondenza da protocollare (ordinaria, raccomandate, ecc) c/o la Segreteria della Direzione Generale 1 Caricamento dati minimi di protocollo: mittente, oggetto, data, prot. Mittente, descrizione, tipo spedizione, ecc. Attribuzione del protocollo al documento e scansione (attività simultanea attraverso scanner protocollatori o da effettuare in due fasi successive, previa stampa dell etichetta, se si utilizzano scanner tradizionali) 6 Classificazione del documento ed eventuale inserimento in fascicoli 7 Smistamento del documento 8 Archiviazione fisica del documento Posta in uscita Raccolta della corrispondenza (ordinaria, raccomandate, posta interna, ecc) dalla Segreteria di Direzione Generale e dalle Segreterie delle diverse Direzioni tecniche 2 Caricamento dati minimi di protocollo: destinatario/i, oggetto, data, descrizione, tipo spedizione, ecc. Attribuzione del protocollo al documento e scansione (attività simultanea attraverso scanner protocollatori o da effettuare in due fasi successive, previa stampa dell etichetta, se si utilizzano scanner tradizionali) 4 Classificazione del documento ed eventuale inserimento in fascicoli 1 Al momento del ritiro della corrispondenza c/o la Direzione Generale, dovrà essere sottoscritto da ISMEA il verbale di ritiro a corredo della propria documentazione da inviare al trattamento della società appaltatrice. Nel verbale di ritiro dovrà essere indicato il numero di pezzi contenuti in ciascun contenitore consegnato giorno ed ora di presa in carico I verbali di ritiro firmati saranno protocollati e costituiranno la base di controllo del servizio ricevuto dalla società aggiudicataria riguardo al numero di pezzi giornalmente ritirati, scannerizzati e resi disponibili secondo le modalità specificate. 2 Al momento del ritiro della corrispondenza c/o le Segreterie delle Diverse Direzioni, dovrà essere sottoscritto da ISMEA il verbale di ritiro a corredo della propria documentazione da inviare al trattamento della società appaltatrice. Nel verbale di ritiro dovrà essere indicato il numero di pezzi contenuti in ciascun contenitore consegnato giorno ed ora di presa in carico. I verbali di ritiro firmati saranno protocollati e costituiranno la base di controllo del servizio ricevuto dalla società aggiudicataria riguardo al numero di pezzi giornalmente ritirati, scannerizzati e resi disponibili secondo le modalità specificate. 15

16 5 Stampa dell indirizzo dei destinatari per le buste (con etichette o direttamente sulla busta) 6 Fotocopia del documento per la successiva fase archiviazione 7 Imbustamento della corrispondenza 8 Affrancatura della corrispondenza che deve essere inviata 9 Consegna della corrispondenza all ufficio postale (mattino) 10 Consegna della corrispondenza a mano ai destinatari interni Ismea 11 Archiviazione fisica del documento 5.4.D) Tempistica delle attività A seguito della richiesta formale di attivazione del servizio sopra descritto, lo stesso dovrà essere attivato entro novanta giorni solari dall emissione dell ordine di inizio attività. Di seguito, vengono specificate, a titolo esemplificativo, le tempistiche per le attività di dematerializzazione e gestione informatica della posta in entrata e in uscita. Il reale flusso temporale delle attività verrà concordato con il Committente nella fase di avvio del servizio. Posta in entrata L outsourcer ritira la posta in entrata direttamente presso l ufficio postale e la consegna alla segreteria della Direzione Generale entro le ore di ogni giorno lavorativo, sabato escluso. L outsourcer dovrà poi provvedere al ritiro, c/o la Direzione Generale, della corrispondenza da trattare alle ore a.m. di ogni giorno lavorativo, ovvero in altro orario su comunicazione della Direzione Generale e rendere disponibile in formato elettronico la corrispondenza trattata entro le ore a.m. del giorno lavorativo successivo. La Segreteria di Direzione Generale può richiedere il ritiro di corrispondenza aggiuntiva pervenuta direttamente durante l arco della giornata da rendere disponibile in formato elettronico sempre entro le ore a.m. del giorno lavorativo successivo. Il flusso elettronico lavorato deve essere reso disponibile ogni 15 minuti (devono essere scaricati solo i documenti lavorati dopo lo scarico precedente). Posta in uscita L outsourcer ritira la posta in uscita presso la Segreteria di Direzione generale e delle Direzioni tecniche alle ore e alle ore di ogni giorno lavorativo, sabato escluso. La lavorazione della corrispondenza da inviare per posta deve essere completata in tempo per la consegna all ufficio postale la mattina seguente entro le ore La lavorazione della corrispondenza per i destinatari interni deve essere completata e consegnata a mano entro la mattina successiva. Su richiesta e relativamente ad un numero limitato, la corrispondenza potrà essere ritirata, lavorata e inviata anticipatamente o 16

17 posticipatamente rispetto alle tempistiche stabilite. Il flusso elettronico creato deve essere reso disponibile entro le ore del giorno successivo. Gli aspetti tecnologici e organizzativi della soluzione sopra indicata saranno concordati con la Società aggiudicataria in fase di avvio del servizio. Si riportano di seguito i quantitativi di riferimento stimati per il servizio: Quantità documenti da trattare (composti da uno o più fogli) 200 Quantità di immagini N.D. (non determinata) 5.4.E) Livello minimo di servizio richiesto Il ritiro della documentazione dalle Strutture dell Istituto dovrà avvenire entro i tempi specificati; Il 100% dei documenti consegnati e risultante dai verbali di ritiro, dovrà essere presente e disponibile nell archivio elettronico della ditta appaltatrice per l accesso dall ISMEA entro i tempi specificati; I tempi di ripristino dell archivio elettronico della ditta appaltante in caso di avaria non dovranno essere superiori alle 4 ore. Il personale impegnato nel processo di dematerializzazione e gestione del protocollo dovrà essere presente c/o i locali Ismea destinati al protocollo tutti i giorni lavorativi dalle ore 8.30 a.m. alle ore p.m.; Per quanto riguarda la non leggibilità dei documenti scannerizati e l impossibilità (per cause attribuibili alla ditta appaltatrice) di scarico dei documenti dichiarati disponibili, i livelli di servizio, calcolati su base trimestrale, sono i seguenti: per il 95% dei casi monitorati su base trimestrale occorre evadere la richiesta di intervento entro 2 ore dalla presa in carico del problema per il restante 5% dei casi monitorati su base trimestrale occorre evadere la richiesta di intervento entro 4 ore dalla presa in carico del problema. Di seguito si riporta una sintesi dei fabbisogni Ismea per la realizzazione dei servizi sopra indicati Titolo Prelievo ed impianto dell archivio cartaceo giacente presso la sede dell attuale fornitore esterno. Fabbisogni Verbale di inizio lavori D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 attività di spunta sulla base di liste cartacee contenenti l elenco delle unità documentali allocate su ciascuna pedana Assicurare la consultazione della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico 17

18 Titolo Eventuale prelievo ed impianto dell archivio cartaceo giacente presso le sedi dell ismea. Conservazione e gestione degli archivi presso le strutture della societa aggiudicataria, attraverso l impiego di personale, tecnologie e metodiche fornite dalla medesima. Fabbisogni Verbale chiusura lavori Tutti i lavori e materiali a carico della società appaltatrice Avvio dell attività entro 15 gg solari e consecutivi dal giorno successivo alla firma del contratto Termine attività entro 180 gg solari e consecutivi da inizio lavori Verbale di inizio lavori D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Assicurare la consultazione della documentazione trasferita, durante tutta la fase di presa in carico Verbale chiusura lavori Tutti i lavori e materiali a carico della società appaltatrice Avvio dell attività entro 15 gg solari e consecutivi dal giorno successivo alla firma del contratto Termine attività entro 180 gg solari e consecutivi da inizio lavori Conservazione e gestione della documentazione nei locali archivio della società aggiudicataria. Gestione informatica delle richieste di consultazione degli originali cartacei con consegna impianto antintrusione e di vigilanza 24 ore su 24, tramite custode residente nel sito o servizio di vigilanza privata regolare effettuazione di periodiche attività di pulizia, di derattizzazione e di disinfestazione, ai fini dell eliminazione di eventuali agenti patogeni che possano danneggiare l integrità del materiale in custodia apposita procedura di sicurezza nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dei dati personali (Decreto Legislativo n. 196/2003), al fine di garantire l integrità e la riservatezza dei dati contenuti nei documenti in custodia conformità degli impianti elettrici alle disposizioni di cui alla legge n. 46/90 e s.m.i. piano di valutazione dei rischi di cui al D.lgs. 81/2008 certificato Prevenzione Incendi per la categoria 43, con evidenza del carico di incendio presenza di apposita area riservata per l accesso alla consultazione della documentazione da parte del personale autorizzato dell ISMEA reperimento delle informazioni relative all ubicazione fisica dei documenti ed al loro stato di consultabilità l esportabilità, in formato Access o Excel dell archivio con indicazione dell esatta ubicazione in archivio di ciascuna unità 18

19 Titolo Fabbisogni presso le sedi dell Ente. Gestione degli aggiornamenti delle unità documentali Gestione delle movimentazioni per evasione delle richieste di consultazione Selezione annuale ai fini dello smaltimento della documentazione Conservazione sostitutiva, duplicazione, riproduzione con efficacia anche ai fini fiscali, della documentazione 19 documentale inserimento di nuovi record, aggiornamento informatico delle unità documentali giacenti in archivio, visualizzazione dei record gestiti, registrazione delle movimentazione delle unità documentali e ulteriori operazioni di reportistica inserimento in archivio dei documenti che costituiscono aggiornamento delle unità documentali già presenti in archivio documentazione che attesti la consistenza qualitativa e quantitativa del materiale in consegna nonchè lo stato di evadibilità delle singole unità documentali richieste in consultazione l unità documentale consegnata dovrà essere comprensiva di tutti gli aggiornamenti eventualmente pervenuti in archivio Report con proposte di smaltimento secondo i termini indicati dal Massimario di conservazione e scarto, preventivamente approvato da ISMEA le procedure dovranno essere effettuate ai sensi della normativa vigente in materia Conservazione in formato elettronico (nell internet data center del fornitore) di documenti senza l obbligo della stampa cartacea Individuazione di un Responsabile della Conservazione Apposizione della marcatura temporale e la firma digitale su singoli o su interi lotti inseriti in conservazione Consegna al cliente di un archivio con gli identificativi dei documenti ricerca documenti in tempo reale, direttamente sull internet data center del fornitore o su supporti di consultazione prodotti periodicamente, o di ricevere i documenti via Garanzia di leggibilità nel tempo dei documenti Garanzia sia informatica sia fisica della sicurezza della base dati Garanzia, nel tempo, dell integrità dei documenti contenuti nei supporti di

20 Titolo Processo di dematerializzazione della posta in entrata e in uscita presso le sedi degli uffici di Roma e gestione del protocollo informatico Fabbisogni Livello minimo di servizio Posta in arrivo. Posta in uscita 20 memorizzazione Garanzia del rispetto dei termini previsti per la conservazione delle tipologie documentali dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore Tempo massimo per la consegna ordinaria dell unità documentale in originale: entro 24 ore dalla ricezione della richiesta Tempo massimo per l invio dell unità documentale a mezzo fax (o ): entro 3 ore dalla ricezione della richiesta Raccolta corrispondenza dall Ufficio postale Consegna della corrispondenza c/o l ufficio postale alla Segreteria della Direzione Generale Ritiro corrispondenza da protocollare (ordinaria, raccomandate, ecc) c/o la Segreteria della Direzione Generale Caricamento dati minimi di protocollo: mittente, oggetto, data, prot. Mittente, descrizione, tipo spedizione, ecc. Attribuzione protocollo al documento e scansione Classificazione documento ed eventuale inserimento in fascicoli Smistamento del documento Archiviazione fisica del documento Ritiro posta direttamente presso l ufficio postale e consegna alla segreteria della Direzione Generale entro le ore di ogni giorno lavorativo, sabato escluso Ritiro, c/o Direzione Generale, corrispondenza da trattare alle ore a.m. di ogni giorno lavorativo Rendere disponibile in formato elettronico la corrispondenza trattata entro le ore a.m. del giorno lavorativo successivo Richieste extra di ritiro corrispondenza aggiuntiva da parte della Direzione Generale da rendere disponibile in formato elettronico entro le ore a.m. del giorno lavorativo successivo Raccolta corrispondenza (ordinaria, raccomandate, posta interna, ecc) dalla Segreteria di Direzione Generale e dalle Segreterie delle diverse Direzioni tecniche Caricamento dati minimi di protocollo:

21 Titolo Fabbisogni Livello minimo di servizio 21 destinatario/i, oggetto, data, descrizione, tipo spedizione, ecc. Attribuzione protocollo al documento e scansione Classificazione documento ed eventuale inserimento in fascicoli Stampa dell indirizzo dei destinatari per le buste Fotocopia documento per successiva archiviazione Imbustamento della corrispondenza Affrancatura della corrispondenza che deve essere inviata Consegna corrispondenza all ufficio postale (mattino) Consegna corrispondenza a mano ai destinatari interni Ismea Archiviazione fisica del documento L outsourcer ritira la posta in uscita presso la Segreteria di Direzione generale e delle Direzioni tecniche alle ore e alle ore di ogni giorno lavorativo, sabato escluso La lavorazione deve essere completata per la consegna all ufficio postale la mattina seguente entro le ore La lavorazione della corrispondenza per i destinatari interni deve essere completata e consegnata a mano entro la mattina successiva Il flusso elettronico creato deve essere reso disponibile entro le ore del giorno successivo Su richiesta e relativamente ad un numero limitato, la corrispondenza potrà essere ritirata, lavorata e inviata anticipatamente o posticipatamente rispetto alle tempistiche stabilite dal lunedì al venerdì dalle ore 8.00 alle ore Il personale impegnato nel processo di dematerializzazione e gestione del protocollo dovrà essere presente c/o i locali Ismea destinati al protocollo tutti i giorni lavorativi dalle ore 8.30 a.m. alle ore p.m. Il 100% dei documenti consegnati e risultante dai verbali di ritiro, dovrà essere presente e disponibile nell archivio elettronico della ditta appaltatrice per l accesso dall ISMEA entro i tempi specificati

22 Titolo Fabbisogni I tempi di ripristino dell archivio elettronico della ditta appaltante in caso di avaria non dovranno essere superiori alle 4 ore I documenti non leggibili devono essere ripristinati entro 4 ore e comunque non dovranno superare il 5% del totale dei documenti protocollati in entrata ed in uscita. 6 TEMPISTICA CONTRATTUALE L'appalto avrà la durata di 12 mesi dalla sottoscrizione del contratto. È prevista sin da ora la possibilità per la stazione appaltante di affidare l'appalto oggetto del presente bando all aggiudicatario anche, di anno in anno, per ulteriori due anni, per un periodo complessivo di tre anni, alle medesime condizioni e prezzi e/o ampliare l incarico in conformità a quanto previsto all art. 57, comma 5 del DLgs 163/2006 e s.m.i. Ismea si riserva la facoltà di perfezionare con l aggiudicatario intese necessarie ad una più completa e dettagliata articolazione delle modalità di esecuzione delle prestazioni. 7 BUDGET AMMINISTRATO Il budget disponibile per tutte le attività previste del presente capitolato è indicativamente pari a ,00 (Euro centounomilacento/00), oltre IVA, di cui Euro 1.100,00 (Euro Millecento/00) per il costo della sicurezza, non soggetto a ribasso d asta. L offerta economica proposta dovrà prevedere tutte le attività precedentemente elencate al punto 5. 8 MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE Ai fini della partecipazione alla gara, a pena d'esclusione, i partecipanti dovranno far pervenire tutti i giorni lavorativi (Orario uffici: lun. - ven. dalle 9:00 alle 17.00), alla Direzione Amministrazione e Affari Legali dell'lsmea - Via Nomentana n ROMA, entro e non oltre le ore del giorno 4 ottobre 2010, la propria offerta in apposito plico sigillato e controfirmato sui lembi di chiusura, riportante all esterno oltre all indicazione della denominazione, indirizzo, numero di fax, posta elettronica del mittente (nel caso di RTI sul plico deve essere indicato il nominativo di tutti i soggetti facenti capo al Raggruppamento), anche la seguente dicitura: NON APRIRE CONTIENE DOCUMENTAZIONE DI GARA - Procedura ristretta per l affidamento del servizio di gestione informatica dei documenti, del protocollo informatico della corrispondenza e del servizio di archiviazione fisica dei documenti dell Ente. CIG. n Il plico potrà essere recapitato con una delle seguenti modalità: - mediante raccomandata con avviso di ricevimento; - mediante corrieri privati o agenzie di recapito; - consegnato a mano presso l Ufficio sopra indicato il quale rilascerà apposita ricevuta con indicazione dell ora e del giorno della consegna. 22

23 La consegna del plico rimane a totale rischio del mittente, restando esclusa ogni responsabilità della stazione appaltante per mancato o tardivo recapito del plico stesso o per eventuali disguidi postali comunque imputabili a fatto di terzi, caso fortuito o forza maggiore. Non saranno in alcun caso prese in considerazione le domande pervenute oltre tale termine, anche se spedite entro il termine di scadenza sopra indicato. All interno del plico, dovranno essere racchiuse tre distinte buste sigillate e controfirmate sui lembi di chiusura dal legale rappresentante della Società partecipante. Sulla prima busta dovrà risultare la seguente dicitura Busta n.1- Documentazione amministrativa e Garanzia e dovrà contenere i documenti e le certificazioni richieste nel presente capitolato e la cauzione richiesta, secondo le modalità meglio rappresentate all art. 9 del presente capitolato. Sulla seconda busta dovrà risultare la seguente dicitura Busta n. 2 Proposta tecnica e contenere la proposta tecnica inerente e i servizi oggetto della gara. Sulla terza busta dovrà risultare la seguente dicitura Busta n. 3 - Offerta Economica e dovrà contenere l offerta economica. La Busta n. 1 - DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA E GARANZIA deve contenere: - a pena di esclusione, autocertificazione resa ai sensi del DPR 445/2000 dal legale rappresentante della offerente e in caso di RTI dai legali rappresentanti delle imprese partecipanti al medesimo attestante la permanenza dei requisiti e delle condizioni soggettive di partecipazione alla presente gara e l insussistenza dei motivi di esclusione richiesti ai sensi dell art. 38 del D.Lgs 163/2006 e s.m.i. con la specifica dichiarazione che quanto dichiarato in sede di domanda di partecipazione alla presente gara non è mutato alla data di invio della presente documentazione; - a pena di esclusione, idonea garanzia provvisoria predisposta secondo le modalità indicate all art. 9 del presente Capitolato; - a pena di esclusione copia della lettera di invito e del capitolato di gara siglati in ogni pagina e sottoscritti per accettazione all ultima pagina - con firma per esteso e leggibile dal legale rappresentante dell offerente e in caso di RTI da tutti i legali rappresentanti delle imprese partecipanti al medesimo; - a pena di esclusione - Ai sensi dell art. 1 lettera b) della deliberazione del 10 gennaio 2007 e s.m.i. dell Autorità di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture la società partecipante dovrà allegare alla presente documentazione anche la fotocopia della ricevuta attestante l avvenuto pagamento del contributo di gara. Si precisa che l importo su cui è stato calcolato il contributo di gara è relativo al valore dell appalto, riferito anche agli eventuali ulteriori due anni di rinnovo successivi al primo. - Autorizzazione ai sensi del D.Lgs 196/2003 rilasciata dal legale rappresentante dell offerente e in caso di RTI dai legali rappresentanti delle imprese partecipanti al medesimo al trattamento dei dati personali con separata autorizzazione per quelli sensibili e/o giudiziari da parte del titolare 23