AZIONE PREPARATORIA LINEE GUIDA EAC N S08/2013

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1 COMMISSIONE EUROPEA Direzione Generale per Istruzione e Cultura Cultura e media Programma MEDIA e media literacy AZIONE PREPARATORIA CIRCOLAZIONE DI FILM EUROPEI NELL ERA DIGITALE LINEE GUIDA BANDO PER PROPOSTE EAC N S08/2013 NB: questo documento è una traduzione a cura di MEDIA Desk Italia ed Antenna MEDIA Torino delle linee guida permanenti relative all azione preparatoria circolazione di film europei nell era digitale pubblicate in lingua inglese dalla DG EAC della Commissione Europea. In caso di interpretazione controversa, prevarranno sempre le versioni originali sulla traduzione italiana, che ha esclusivamente un valore informativo e di diffusione di tale Azione Preparatoria tra i professionisti italiani.

2 CONTENUTI 1. INTRODUZIONE BASE GIURIDICA DEFINIZIONI 3 2. OBIETTIVI OBIETTIVI GENERALI OBIETTIVI SPECIFICI PRIORITÀ 6 3. CALENDARIO 7 4. BUDGET DISPONIBILE 8 5. REQUISITI DI AMMISSIBILITÁ 8 6. CRITERI DI ELEGGIBILITÀ CANDIDATI ELEGGIBILI ATTIVITÀ ELEGGIBILI 9 7. CRITERI DI ESCLUSIONE ESCLUSIONE DALLA PARTECIPAZIONE ESCLUSIONE DALLA SOVVENZIONE DOCUMENTI DI SUPPORTO CRITERI DI SELEZIONE CAPACITÀ FINANZIARIA CAPACITÀ OPERATIVA CRITERI DI ASSEGNAZIONE CONDIZIONI FINANZIARIE REGOLE GENERALI COSTI ELEGGIBILI Costi Eleggibili Diretti Costi Eleggibili Indiretti (Spese Generali/ Overheads ) COSTI INELEGGIBILI CALCOLO DELL IMPORTO FINALE DEL FINANZIAMENTO-DOCUMENTI DA INVIARE PROCEDURA DI PAGAMENTO GARANZIA DI PRE-FINANZIAMENTO PUBBLICITÁ BENEFICIARI COMMISSIONE PROTEZIONE DEI DATI PROCEDURA PER LA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE PUBBLICAZIONE CONTATTI 26 2 di 27

3 1 INTRODUZIONE 1.1. Base giuridica Il 12 dicembre 2012 il Parlamento Europeo ha adottato un budget di 2 milioni di euro per il secondo anno dell'azione Preparatoria «Circolazione di film europei nell'era digitale». Scopo di questa azione è testare il possibile impatto positivo sulla circolazione transnazionale di un film e sull audience globale delle uscite simultanee o quasi simultanee su piattaforme distributive e su diversi territori. Queste linee guida si basano sulla Decisione di attuazione della Commissione del 27/03/2013, relativa all adozione del programma di lavoro 2013 per l attuazione dell Azione Preparatoria Circolazione di film europei nell era digitale. Il Bando per proposte a cui si riferiscono le presenti linee guida è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 30 marzo Le presenti linee guida spiegano come presentare una domanda al fine di ottenere un contributo finanziario dall Unione Europea Definizioni Ai fini del presente Bando per Proposte saranno applicate le seguenti definizioni: Azione (Action): la parte delle attività del progetto che riceve il sostegno finanziario e che copre le fasi di preparazione, attuazione e valutazione. Durata del Progetto (Project Duration): il progetto potrà avere una durata massima di 18 mesi. Contratto / Agreement: il contratto di sovvenzione che verrà offerto ai beneficiari. Sovvenzione/Grant: il sostegno finanziario concesso al beneficiario sulla base del totale dei costi effettivi. Budget preventivo (Estimated Budget): il budget dettagliato dell azione. Nota al Budget preventivo (Note to the Estimated Budget): la nota allegata al Budget preventivo, che giustifica i costi sostenuti sotto le diverse voci di budget e che stabilisce il collegamento diretto con l esecuzione dell Azione. Voce/i di Budget (Budget Heading/s): Voce/i di spesa fornite nel Budget Preventivo. Le voci di spesa sono: Costi di Personale, Costi di viaggio e soggiorno, Costi di pubblicità e di promozione, Costi Ottici e digitali e Altri Costi. Sotto-voce/i di Budget (Budget Sub-Heading/s): Voce/i di spesa fornite nel Budget Preventivo che definisce/definiscono ciascuna categoria di spesa. Contributo in natura (Contribution in kind): l equivalente in denaro di certi servizi o materiali forniti dai partners (vedi il punto Costi ineleggibili). Pagamento/i del prefinanziamento (Pre-financing payement/s): Pagamento/i dell anticipo ricevuto dal raggruppamento beneficiario del sostegno. 3 di 27

4 Azione Preparatoria Rapporto Intermedio (Interim Report): un rapporto intermedio che dovrà essere presentato entro Settembre Esso dovrà fornire dettagli sullo sviluppo dell Azione e sui costi eleggibili sostenuti fino al momento della presentazione. Un modello è allegato al Contratto di sovvenzione (Annex V). A titolo informativo, è accessibile una versione digitale al seguente indirizzo: Report Finale (Final Report): il rapporto che dettaglia i costi eleggibili sostenuti durante l attuazione dell Azione e che costituirà la base di calcolo del Totale dei Costi Reali dell Azione. È allegato un modello al Contratto di sovvenzione (Annex V e VI). A titolo informativo, è accessibile una versione digitale al seguente indirizzo: - Annex V modello rapporto tecnico Annex VI modello bilancio d esercizio Candidato (raggruppamento): il raggruppamento che presenta la candidatura. Il candidato (raggruppamento) è costituito da un coordinatore e uno o più co-beneficiari. Può anche includere partner associati. Coordinatore: il coordinatore è il capofila del raggruppamento candidato e detiene la responsabilità gestionale dell intero progetto. Egli opera quale tramite per tutte le comunicazioni della Commissione relative alla proposta/progetto, dalla sua presentazione alla conclusione. Il coordinatore organizza e gestisce la presentazione della candidatura inclusi tutti i documenti necessari e i risultati finali del progetto. Il coordinatore è un beneficiario e un partner che è soggetto a diritti e obblighi supplementari verso la Commissione, per il suo ruolo di collegamento tra il raggruppamento e la Commissione, essendo responsabile della raccolta, integrazione e presentazione dei risultati del progetto. Co-beneficiario: altro partner del raggruppamento candidato, che fornisce un contributo all azione e sostiene direttamente spese che saranno imputate all azione. In caso di selezione dell azione, il coordinatore e ciascun co-beneficiario firmeranno un mandato che delega il coordinatore ad agire in loro nome e per loro conto. Così le spese eleggibili sostenute dai co-beneficiari potranno essere prese in conto per il calcolo del contributo finanziario. Il co-beneficiario dovrà inoltre tenere a disposizione della Commissione tutti i documenti originali relativi al contratto ed accetta che la Commissione controlli i costi relativi all azione finanziata. Partner associato: un partner che prende parte all implementazione delle attività proposte di un progetto ma non allo stesso grado e con lo stesso livello di partecipazione di un co-beneficiario; in particolare, un partner non può beneficiarie del finanziamento comunitario. Sales agent (agente di vendita): qualsiasi società europea che opera come agente intermediario del produttore, che è specializzata nello sfruttamento commerciale di un film - dal marketing e dalla concessione in licenza (licensing) di un film - ai distributori o altri acquirenti per territori stranieri. 4 di 27

5 Film europeo: qualsiasi opera recente di finzione (inclusi i film di animazione) o i documentari, con una durata minima di 60 minuti che rispondano alle seguenti condizioni: a) l opera deve essere stata prodotta maggioritariamente da uno o più produttori residenti nei Paesi europei (27 UE e Croazia). Per essere considerate effettive produttrici del film, le società di produzione dovranno essere accreditate con tale qualifica. Altri elementi come ad esempio il controllo artistico, la titolarità dei diritti di sfruttamento e la partecipazione agli incassi potranno essere ugualmente presi in considerazione per determinare chi sia effettivamente il produttore; e b) l opera deve essere stata prodotta con un contribuito significativo di professionisti che siano cittadini/residenti nei Paesi europei (27 UE e Croazia). Si intende partecipazione significativa quando si totalizza più del 50% dei punti sulla base della seguente tabella, (ossia almeno 10 punti per le opere di fiction o il maggior numero di punti se il punteggio è inferiore a 19, nel caso di documentari o film d'animazione in cui non tutte le categorie sono di solito incluse nei credits): + Punti Regista 3 Sceneggiatore 3 Musiche 1 Attore 1 2 Attore 2 2 Attore 3 2 Art Director/Production Design 1 Direttore della Fotografia 1 Montaggio 1 Suono 1 Luoghi di riprese 1 Laboratorio 1 Totale 19 NB: tutti i costi relativi a film non europei o alla distribuzione/circolazione di film europei al di fuori dei 27 Paesi EU e Croazia non sono eleggibili. 5 di 27

6 2 OBIETTIVI 2.1. Obiettivi generali L Azione Preparatoria persegue tre obiettivi complementari e inscindibili: - migliorare le condizioni per la circolazione di film Europei all interno dell UE; - aumentare e ampliare l audience globale per film europei; - informare i professionisti e le autorità locali di modifiche che possano migliorare la complementarietà tra le piattaforme di distribuzione Obiettivi specifici I progetti candidati devono proporre la sperimentazione di uscite simultanee o quasi simultanee su una vasta gamma di piattaforme di distribuzione (festival, sale cinematografiche, DVD, servizi Video on Demand, canali televisivi, ecc.) e in diversi territori europei. Essendo limitati a film europei e alla loro distribuzione all interno degli Stati Membri dell UE, i progetti dovranno coprire un numero rilevante di film e territori. I candidati dovranno sviluppare nuovi modelli di business (relativamente alla generazione e alla ripartizione delle entrate provenienti da diverse piattaforme di distribuzione) che forniscono un incentivo, per i differenti partecipanti al progetto, a sperimentare uscite simultanee o quasi simultanee. Questo parametro dimensionale è essenziale per apprendere lezioni significative dall Azione Preparatoria e per utilizzarla come strumento decisionale per autorità locali e professionisti dell industria cinematografica europea. I progetti dovranno dunque prevedere anche l organizzazione di un incontro pubblico per presentare ai professionisti e alle autorità locali i principali risultati di questo esperimento e le lezioni da apprendere Priorità Visti gli obiettivi generali e specifici perseguiti dall Azione Preparatoria, è fondamentale che il raggruppamento candidato, oltre ad avere la capacità di organizzare, gestire, e monitorare le uscite dei film, possa anche effettivamente agire come serbatoio di idee ( think tank ) capace di: - specificare la natura di qualsiasi cambiamento positivo che potrebbe essere fatto in termini di cronologia dei media ( media chronology ). Concretamente, dovrebbe fornire una tipologia di film e Paesi per il quale tale pianificazione potrebbe essere potenzialmente appropriata. - permettere l emergere di nuovi modelli basati su un legame più efficiente tra i vari settori e i professionisti dell industria del cinema. - fornire delle modalità per rinnovare gli strumenti di promozione e di marketing, al fine di combinare meglio i livelli nazionali e transnazionali e ottimizzare l efficienza dell investimento connesso. 6 di 27

7 3 CALENDARIO La data di scadenza per la presentazione di candidature è: 06/09/2013 (si prega di leggere attentamente la sezione 13 delle presenti linee guida relativamente alla procedura di presentazione delle candidature). Le azioni devono iniziare il 1/01/2014 e devono concludersi entro il 30/06/2015. Il contratto entra in vigore il giorno in cui è firmato dall ultima delle parti. Nel caso in cui il beneficiario sia in grado di dimostrare la necessità di iniziare l azione prima della firma del contratto, la spesa dovrà essere autorizzata prima che il contributo sia allocato. In nessun caso il periodo di eleggibilità potrà iniziare prima del 01/10/2013. La durata massima del progetto è 18 mesi. Si intende informare i candidati riguardo i risultati della selezione non oltre il mese di Novembre E previsto che il beneficiario riceva il contratto per la firma entro l inizio di Dicembre CALENDARIO - FASI 1 Data o periodo indicativo a) Pubblicazione del bando Maggio 2013 b) Scadenza per la presentazione delle domande 06/09/2013 c) Periodo di valutazione della domanda Ottobre 2013 d) Avviso ai candidati Novembre 2013 e) Firma del Contratto di finanziamento o notifica della Decisione di finanziamento Dicembre 2013 f) Data d inizio dell azione/programma di lavoro 01/01/ Le fasi b), c) d) ed e) devono essere ripetute in caso di una procedura di candidatura in due fasi. 7 di 27

8 4 BUDGET DISPONIBILE Il budget totale destinato al co-finanziamento delle azioni è stimato in euro. L ammontare del contributo finanziario concesso verrà determinato nei limiti delle risorse budgetarie disponibili e in considerazione dei costi e della natura di ciascuna azione, valutata sulla base della candidatura, della selezione e dei criteri di assegnazione. Il contributo massimo non può superare il 70% dei costi eleggibili. La Commissione si riserva il diritto di non distribuire tutti i fondi disponibili. 5 REQUISITI DI AMMISSIBILITÁ Le candidature non posso essere presentate dopo la data di scadenza riportata nella sezione 2. Le candidature devono essere presentate per iscritto, usando l apposito formulario 2. Le candidature devono essere preparate in una delle lingue ufficiali dell UE o in Croato. Le candidature che non rispettano questi requisiti saranno rifiutate. 6 CRITERI DI ELEGGIBILITÁ Candidati eleggibili - La proposta deve essere presentata da un raggruppamento composto da società o organizzazioni che operano nel settore dell audiovisivo e imprese collegate (produttori, agenti di vendita, distributori, aventi diritto, agenzie di marketing, cinema, piattaforme VOD, ecc.); - Il coordinatore e il/i co-beneficiario/i del raggruppamento candidato deve avere la sede legale in un Stato membro dell UE; - Il raggruppamento candidato deve includere almeno due agenti di vendita (sales agents) Le persone fisiche (individui) non sono eleggibili. 2 Art. 131 FR. 3 Art. 131 FR, 201 RAP 8 di 27

9 Personalità giuridica Al fine di provare la propria esistenza come persona giuridica, il candidato deve fornire i seguenti documenti: Formulario di identificazione finanziaria ( Financial Identification Sheet ) debitamente compilato e firmato (Form B4) ( ). Formulario di personalità giuridica (Legal Entity Form) debitamente compilato e firmato (FORM B3) ( ) Copia del documento di registrazione o altra prova dello status giuridico (statuti, articoli di incorporazione/associazione). Documenti probanti che la persona nominata quale rappresentante legale sia l effettivo rappresentante legale della società candidata. All occorrenza, dovrà essere fornito il certificato di attribuzione di Partita IVA (incluso il numero di Partita IVA). Solo le candidature di soggetti con personalità giuridica riconosciuta in uno degli Stati Membri dell Ue + Croazia sono eleggibili Attività eleggibili Le candidature devono proporre la sperimentazione di uscite simultanee o quasi simultanee di film europei su una vasta gamma di piattaforme di distribuzione (festival, sale cinematografiche, DVD, servizi Video on Demand, canali televisivi, ecc.) e in diversi territori europei. Inoltre, i progetti dovranno anche prevedere l organizzazione di un incontro pubblico per presentare ai professionisti e alle autorità locali le principali conclusioni di questo esperimento e le lezioni da apprendere. Tutte le attività relative a film non europei o alla distribuzione/circolazione di film europei al di fuori degli Stati Membri EU non sono eleggibili. La durata massima del progetto è di 18 mesi, il periodo di riferimento è compreso tra il 01/01/2014 e il 30/06/2015. Le candidature per progetti pianificati per un periodo più lungo rispetto a quello succitato non saranno accettate. 9 di 27

10 7 CRITERI DI ESCLUSIONE 7.1. Esclusione dalla partecipazione Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per proposte i candidati che si trovino in una delle seguenti situazioni: a) siano falliti o siano oggetto di una procedura di fallimento, la propria attività sia oggetto di amministrazione controllata da parte di un tribunale, siano in fase di concordato preventivo con i creditori, abbiano cessato la propria attività, siano soggetti a procedure relative a tali questioni o si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; b) essi o le persone aventi il potere di rappresentanza, di decisione o controllo siano stati oggetto di una condanna relativa alla propria condotta, decretata da un autorità competente di uno Stato Membro e passata in giudicato; c) siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, dimostrata con tutti i mezzi che l autorità giudiziaria possa ammettere, comprese le decisioni della BEI e delle organizzazioni internazionali. d) non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o a quelle del Paese mandatario del servizio o ancora a quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; e) essi o le persone aventi il potere di rappresentanza, di decisione o controllo siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali o ad altre attività illegali che arrechino danno agli interessi finanziari dell Unione Europea; f) siano attualmente soggetti a una sanzione amministrativa ex Articolo 109, paragrafo 1 del Regolamento Finanziario Esclusione dalla sovvenzione I candidati non potranno ricevere alcun contributo finanziario qualora,i nel corso della procedura di assegnazione: a) si trovino in una situazione di conflitto di interessi; b) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall Agenzia quale condizione di partecipazione nella procedura di assegnazione del finanziamento o che non abbiano fornito tali informazioni. c) si trovino in una delle situazioni di esclusione, riportate nella sezione 7.1. Multe amministrative e finanziarie possono essere comminate dall Agenzia a candidati che si siano resi colpevoli di false dichiarazioni o che abbiano seriamente non adempiuto alle proprie obbligazioni contrattuali nel corso di un precedente contratto. 10 di 27

11 7.3. Documenti di supporto 4 I candidati devono firmare una dichiarazione sull onore che attesti di non trovarsi in nessuna delle situazioni previste negli Articoli 106 (1), 107 e 109 del Regolamento finanziario, compilando il relativo formulario allegato al formulario di candidatura del presente bando per proposte e disponibile al seguente link: 8 CRITERI DI SELEZIONE Capacità finanziaria 6 I candidati devono disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti per sostenere la propria attività nel periodo di realizzazione dell azione o nell anno per il quale è stata assegnata la sovvenzione e per partecipare al suo finanziamento. Al fine di permettere di valutare la loro capacità finanziaria, il candidato dovrà fornire i seguenti documenti: i conti completi certificati degli ultimi due esercizi fiscali e solo dell'ultimo anno per le organizzazioni non profit (bilancio, conto economico: profitti e perdite, allegati). 7 Il formulario relativo alla capacità finanziaria del candidato ( Financial Capacity Form ) accuratamente compilato. Le informazioni devono essere fornite sulla base dei rendiconti certificati del coordinatore. Tali informazioni saranno necessarie alla valutazione della solidità finanziaria. Il formulario d'identificazione bancaria (vedi Form D dell Application Form) debitamente compilato dal coordinatore e certificato dalla banca (sono richieste le firme originali); L analisi della capacità finanziaria da parte della Commissione europea terrà conto del quadro normativo dei differenti Paesi partecipanti al Programma. Se, sulla base dei documenti presentati, la Commissione dovesse ritenere che la capacità finanziaria del candidato non sia stata adeguatamente dimostrata o non sia soddisfacente, potrebbe: 4 Art. 197 RAP 5 Art. 132 FR, 202 RAP 6 Art. 131, 132 FR,202 RAP 7 Art FR 11 di 27

12 richiedere ulteriori informazioni; proporre una sovvenzione senza pre-finanziamento; proporre una sovvenzione con un pre-finanziamento rateizzato; proporre una sovvenzione con un pre-finanziamento coperto dalla garanzia bancaria(vedi sezione 11.4); dove applicabile, richiedere le responsabilità in solido di tutti i co-beneficiari; respingere la candidatura Capacità operativa 8 I candidati devono disporre delle competenze e delle qualifiche professionali richieste per portare a buon fine l azione o il programma di lavoro proposti. A tal fine, devono allegare alla loro candidatura una dichiarazione sull onore e i seguenti documenti: il curriculum vitae o la descrizione del profilo delle persone responsabili della gestione e realizzazione dell operazione (accompagnati, ove applicabile, da un elenco delle relative pubblicazioni); rapporti sull attività dell organizzazione; una lista completa dei progetti precedenti e delle attività eseguite e connesse all ambito di un dato bando o alle azioni da portare avanti; per i candidati già selezionati per la realizzazione dell azione preparatoria nel programma di lavoro del 2012 Circolazione dei film europei nell era digitale, è richiesto un rapporto sulla presentazione del loro progetto. una descrizione delle attrezzature, strumenti o mezzi tecnici e brevetti a disposizione del candidato. un inventario delle risorse umane o economiche coinvolte nel progetto. 8 Art. 131 FR, 202 RAP 12 di 27

13 9 CRITERI DI ASSEGNAZIONE 9 Le domande / azioni eleggibili saranno valutate sulla base dei seguenti criteri: Criterio di attribuzione n. 1: Qualità del contenuto dell attività 1.1 Numero, varietà e complementarietà dei film e dei territori coperti dall azione 1.2 Importanza della strategia di marketing 1.3 Importanza delle strategie attuate per esaminare la questione della complementarietà tra territori e piattaforme distributive 1.4 Grado di innovazione dell azione Criterio di attribuzione n. 2: Gestione del progetto ( Project Management) 2.1 Qualità del raggruppamento candidato 2.2 Qualità del piano di gestione del progetto e del raggruppamento 2.3 Qualità della metodologia proposta per la raccolta, l analisi e la proiezione dei risultati ottenuti 2.4 Rapporto costo/beneficio dell azione proposta 50 punti 15 punti 15 punti 15 punti 5 punti 50 punti 10 punti 15 punti 15 punti 10 punti Le candidature saranno classificate sulla base dei criteri di attribuzione sopra definiti e ponderati. Nei limiti della disponibilità di budget, saranno selezionate le candidature che otterranno i punteggi più elevati. L intenzione è di selezionare approssimativamente 3 azioni. 9 Art. 132 FR, 203 RAP 13 di 27

14 10 CONDIZIONI FINANZIARIE Regole Generali L accettazione di una domanda di candidatura da parte della Commissione non costituisce un impegno a concedere un contributo finanziario pari al livello richiesto dal beneficiario. La concessione di una sovvenzione non conferisce alcun diritto per gli anni successivi. Le sovvenzioni dell Unione Europea sono destinate ad incentivare la realizzazione di azioni che non potrebbero essere realizzate senza il sostegno finanziario della Commissione e si basano sul principio del co-finanziamento. Esse completano l apporto finanziario del candidato e/o gli aiuti nazionali, regionali o privati ottenuti da altre fonti. Le richieste di sovvenzione devono includere un budget preventivo dettagliato in cui tutti i costi devono essere forniti in euro. I candidati provenienti da Paesi fuori dalla zona Euro dovranno presentare il budget in euro e con la moneta nazionale. Le conversioni di moneta nel budget dovranno essere calcolate utilizzando il tasso di cambio ufficiale applicato alla data di pubblicazione del presente Bando per proposte. Tale tasso di cambio è fissato dalla Banca Centrale Europea (ECB) ed è disponibile al seguente indirizzo o sulla relativa Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea. L utilizzo di altre fonti per il tasso di cambio (altre rispetto all ECB) è ammissibile solo nel caso in cui non sia possibile un altra soluzione (vale a dire quando ECB non include il tasso di cambio giornaliero per una particolare valuta) Il tasso di cambio esatto usato dovrà essere specificato nello spazio apposito del formulario di Budget. I candidati devono tenere presente che le conversioni di valuta dovranno essere effettuate voce per voce e che i subtotali e i totali di ogni sub-categoria di budget dovranno essere calcolati a partire dagli importi convertiti in euro per ogni voce (e non semplicemente convertiti dal subtotale espresso in valuta nazionale), in modo che entrambi i budget, sia in valuta nazionale che in euro siano coerenti e totalmente corretti. I candidati sono caldamente invitati a ricontrollare tutti i calcoli automatici con una calcolatrice. Il budget dell azione, allegato alla domanda, deve essere in pareggio in termini di costi e ricavi e indicare chiaramente i costi eleggibili per i quali può essere richiesto un finanziamento a valere sul budget dell Unione Europea. Il candidato deve indicare le altre fonti e importi di finanziamento ricevuti o richiesti durante lo stesso esercizio fiscale e per la medesima azione o per altre azioni o per l attività di routine. Il beneficiario dovrà presentare prova del co-finanziamento stanziato, sia attraverso risorse proprie che sotto forma di trasferimenti finanziari da parte di terzi o contributi in kind. I candidati dovranno fornire l impegno esplicito da parte di ciascuna organizzazione cofinanziatrice al fine di stanziare l ammontare del finanziamento specificato nella domanda di sovvenzione per l azione. 14 di 27

15 La sovvenzione erogata dalla Commissione non può avere lo scopo o l effetto di generare un profitto per il beneficiario. Si definisce profitto qualsiasi surplus delle entrate in rapporto ai costi. L importo della sovvenzione verrà ridotto proporzionalmente all importo di qualsiasi surplus. Il conto o sotto-conto indicato dal beneficiario dovrà permettere di identificare i fondi versati dalla Commissione. Se i fondi versati su tale conto generano interessi o altri profitti equivalenti secondo la legislazione del Paese in cui il conto è domiciliato, tali profitti o interessi saranno recuperati dalla Commissione qualora risulti dal pagamento di pre-finanziamento se tale pagamento sia superiore a euro. a) Importo non-cumulativo 10 Un azione può ricevere solo una sovvenzione dell Unione Europea. In nessuna circostanza gli stessi costi possono essere finanziati due volte dall Unione Europea. Per garantire ciò, i candidati devono indicare le fonti e gli importi ricevuti dal finanziamento dell Unione Europea o presentati per la stessa azione o parte dell azione o per il suo funzionamento durante lo stesso esercizio finanziario in aggiunta ad ogni altro finanziamento ricevuto o presentato per la stessa azione. 11 b) Non-retroattività 12 Nessuna sovvenzione può essere assegnata retroattivamente per azioni già completate. Può essere assegnata una sovvenzione per un azione già iniziata, solo quando il candidato può dimostrare la necessità di iniziare l azione prima che il Contratto di finanziamento sia stato firmato o che la Decisione sia stata notificata. In tali casi, i costi eleggibili per il finanziamento non possono essere affrontati prima della data di presentazione della domanda. I costi eleggibili per il finanziamento non possono essere affrontati né prima della domanda né prima dell inizio dell anno finanziario del beneficiario. c) Co-finanziamento 13 Per co-finanziamento s intende che le risorse necessarie per sostenere l azione o il programma di lavoro non possono essere fornite interamente dalla sovvenzione dell Unione Europea. Il co-finanziamento dell azione o del programma di lavoro può essere sotto forma di: - risorse appartenenti al beneficiario 10 Art. 129 FR 11 Art RAP 12 Art. 130 FR 13 Art. 125 FR, 183 RAP 15 di 27

16 d) Budget in pareggio 14 - entrate generate dall azione o dal programma di lavoro - contributi finanziari provenienti da terzi Azione Preparatoria Il budget preventivo (Budget Estimated) dell azione o del programma di lavoro deve essere allegato al formulario di candidatura. Le entrate e le uscite devono essere in pareggio. Il budget deve essere redatto in Euro. I candidati che utilizzano una moneta differente dall Euro, sono pregati di utilizzare il relativo tasso di cambio pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea e disponibile al seguente link: e) Sub-contraenti e assegnazione di contratti d appalto 15 Qualora la realizzazione dell azione o del programma di lavoro richieda l assegnazione di contratti d appalto, il beneficiario dovrà assegnare l appalto all'offerta che presenti il miglior rapporto qualità/prezzo o al prezzo più basso (se appropriato), facendo attenzione ad evitare conflitti d'interesse e conservare la documentazione per un eventuale audit/revisione contabile. I soggetti che agiscono in qualità di enti contraenti ai sensi della Direttiva 2004/18/EC 16 o soggetti contraenti ai sensi della Direttiva 2004/17/EC 17 devono attenersi alle regole di approvvigionamento pubblico nazionali. La cessione in sub-appalto, ovvero quando specifici compiti o attività relative all azione/programma di lavoro, come descritto nella proposta, vengono affidate a realtà esterne, deve soddisfare le condizioni applicabili ad ogni contratto d appalto (come specificato sopra) e, inoltre, a quanto segue: f) Sostegno finanziario a terzi 18 - Può coprire solo la realizzazione di una limitata parte dell azione; - Deve essere giustificata facendo particolare attenzione alla natura dell azione e a cosa sia necessario per la sua realizzazione; - Deve essere chiaramente dichiarata nella proposta. Le candidature non possono prevedere sostegni finanziari rivolti a terzi. 14 Art RAP 15 Art. 137 FR, 209 RAP 16 Direttiva 2004/18/EC sul coordinamento di procedure per assegnazioni di contratti di opere pubbliche, contratti di fornitura e contratti di servizi. 17 Direttiva 2004/17/EC coordinante la procedura di approvvigionamento di soggetti che operano nei settori dell acqua, dell energia, dei trasporti e dei servizi postali. 18 Art. 137 FR, 210 RAP. 16 di 27

17 g) Forme di finanziamento 19 Il finanziamento viene calcolato sulla base di un dettagliato budget preventivo, che indichi chiaramente i costi eleggibili per la sovvenzione dell Unione Europea. L importo del finanziamento non potrà eccedere i costi eleggibili e la somma richiesta. Gli importi sono indicati in Euro. La sovvenzione dell Unione Europea può raggiungere il contributo di co-finanziamento massimo del 70% dei costi eleggibili. In tal senso, parte delle spese totali eleggibili, inserite nel budget preventivo, devono essere finanziate da altre fonti che non siano dell Unione Europea Costi eleggibili 20 I costi eleggibili dell azione/progetto sono i costi effettivamente sostenuti dal beneficiario, che rispondano ai seguenti criteri: essere stati affrontati durante il periodo dell azione/programma di lavoro, a eccezione dei costi relativi ai rendiconti finali e alla certificazione sul rapporto finanziario e contabile; Il periodo dell eleggibilità dei costi avrà inizio come specificato nel Contratto di finanziamento o nella Decisione. Se il beneficiario può dimostrare la necessità di iniziare l azione prima che l accordo venga firmato, le spese potrebbero essere autorizzate prima che il finanziamento venga assegnato. In nessun caso il periodo di eleggibilità potrà iniziare prima della data di presentazione della domanda di candidatura. essere connessi all oggetto del contratto e indicati nel budget preventivo generale dell azione; essere necessari alla realizzazione dell azione/programma di lavoro che è oggetto del finanziamento; essere identificabili e verificabili e, in particolare, essere registrati nella contabilità del beneficiario in conformità ai principi contabili applicabili nel Paese d origine e nel rispetto delle pratiche contabili usuali del beneficiario; rispettare gli obblighi relativi alle leggi fiscali e sociali applicabili; essere ragionevoli, giustificati e rispondere ai principi di buona gestione finanziaria e in particolare d economia e di rapporto costo/efficacia; Le procedure di contabilità e di controllo interne del beneficiario dovranno permettere una riconciliazione diretta dei costi e delle entrate dichiarati in relazione all azione/progetto con i corrispondenti rendiconti contabili e i documenti giustificativi. 19 Art. 123 FR, 181 RAP. 20 Art. 126 FR 17 di 27

18 Gli stessi criteri si applicano a entità affiliate Costi eleggibili diretti I costi diretti eleggibili di un azione/programma di lavoro sono quei costi che, nel rispetto delle condizioni di eleggibilità precedentemente elencate, siano identificabili quali costi specifici direttamente legati alla realizzazione dell azione e che possono quindi essere direttamente imputati ad essa. In particolare, i seguenti costi diretti sono eleggibili, a condizione che soddisfino i criteri fissati nel precedente paragrafo: Costo di personale (voce di costo 1) I costi del personale sono relativi ai dipendenti sotto contratto dell organizzazione candidata e comprendono gli effettivi salari, gli oneri previdenziali e altri costi obbligatori inclusi nella retribuzione, a condizione che siano in linea con le pratiche usuali sulla retribuzione. Tali costi possono includere una retribuzione supplementare, compresi i pagamenti sulla base di contratti integrativi a prescindere dalla loro natura, a condizione che sia stata versata in modo coerente ogni volta che sia stato richiesto lo stesso tipo di lavoro o competenze e indipendentemente dalla fonte di finanziamento usata. I costi per il personale dovranno essere calcolati sulla base degli effettivi salari/corrispettivi giornalieri dell'impiegato, moltiplicati per il numero di giorni dedicati all azione. Tale cifra, all occorrenza, comprenderà ogni contributo di legge pagato dal datore di lavoro, come gli oneri previdenziali. I costi per il personale dovranno essere giustificati nel dettaglio per quanto riguarda il lavoro svolto. La tariffa giornaliera dovrà corrispondere al salario medio nazionale delle persone che eseguono compiti similari. Il numero massimo di giorni di lavoro annuali per persona è di 220. I quadri senior e i dirigenti dovranno essere indicati per nome nel budget preventivo. I loro stipendi non possono essere distribuiti su diverse voci di costo. Le spese per il personale non potranno superare il 30% del totale dei costi eleggibili dell azione Costi di viaggio e di soggiorno (voce di costo 2) Possono essere sostenuti solo per i viaggi direttamente collegati all'azione e relativi ad attività specifiche e chiaramente identificabili, ma l importanza delle spese relative alle attività dell azione e il metodo di calcolo dovranno essere giustificati nella 'Nota al Budget'. I beneficiari sono tenuti a utilizzare i mezzi di viaggio più economici e dovranno cercare di usufruire delle tariffe ridotte. 18 di 27

19 I costi di viaggio e soggiorno si riferiscono a quanto segue: - diaria per il soggiorno (per meeting, inclusi i meeting per il lancio del progetto, ove applicabile, conferenze ecc.) a condizione che tali costi siano in linea con le pratiche usuali del beneficiario. - costi di viaggio (per meeting, inclusi i meeting per il lancio del progetto, ove applicabile, conferenze ecc.), a condizione che tali costi siano in linea con le usuali pratiche sul viaggio del beneficiario Costi di pubblicità e di promozione (voce di costo 3) Materiale pubblicitario: ideazione, layout e stampa dei poster, diapositive e fotografie, produzione di spot pubblicitari per la televisione o la radio, flyer, ideazione e layout di pubblicità stampa,... Altri costi dovranno chiaramente essere indicati e dettagliati per essere eleggibili. Spazi pubblicitari: acquisto di spazi pubblicitari, (TV, radio, internet, stampa), distribuzione di materiale pubblicitario (trailer, flyer, poster, mailing ) e altri costi di pubblicità. Altri costi dovranno essere chiaramente indicati e dettagliati per essere eleggibili. Materiale promozionale ed eventi: materiale promozionale, quali cartelle stampa, EPK (Electronic Press Kit), Beta; proiezioni per la stampa, première e cocktail per il lancio del film nel territorio, organizzazione di proiezioni test e ricerche di mercato, viaggio e soggiorno del regista/cast del film nel territorio di distribuzione per la promozione del film, spese di agenzia di stampa, ufficio stampa, compensi per addetto stampa e PR; ideazione e realizzazione di un sito web/home page per la promozione del film; altri costi di promozione. Altri costi dovranno essere chiaramente indicati e dettagliati per essere eleggibili Costi ottici e digitali (voce di costo 4) Tali costi includono i costi relativi alla fabbricazione delle copie ottiche e alla circolazione delle stampe e delle copie digitali per lo sfruttamento del film su differenti supporti (festival, cinema, piattaforme VOD, TV ): stampa di un internegativo e di un film, masterizzazione e duplicazione di copie digitali, doppiaggio e sottotitolaggio del film, traduzione, assicurazione, trasporto e tasse, stampe di manutenzione, spese secondo i sistemi nazionali di certificazione del film I DVD o i Digital Beta utilizzati a fini promozionali devono essere inclusi nella voce di costo 4 ( Promotion Costs ) Se i costi digitali sono eleggibili in conformità con l elenco suddetto, i differenti servizi digitali dovranno essere dettagliati come segue: - master (Master Sorgente Digitale (DSM), Master Digitale per Distribuzione Cinema (DCDM), gradazione specifica del colore per la proiezione digitale); - copie digitali: specificare quale tipo di stampa digitale si usa; - doppiaggio e sottotitolaggio. 19 di 27

20 Azione Preparatoria I Digital VPF ( Virtual Print Fees ) sono eleggibili a condizione che non vi sia un legame commerciale diretto tra la società candidata e le sale cinematografiche. Altri costi dovranno essere chiaramente indicati e dettagliati per essere eleggibili Altri costi (voce di costo 5) Compensi per la revisione contabile ( Audit Fees ) Nel quadro dell'esecuzione di un eventuale contratto di sostegno finanziario, la Commissione richiederà al beneficiario di produrre un consuntivo finale di spesa relativo all azione. Tale documento dovrà essere certificato da un revisore contabile indipendente, esterno alla società, sulla base di documenti giustificativi e delle registrazioni contabili dei beneficiari. Pertanto i costi di tale certificazione sono i soli costi eleggibili nel periodo di eleggibilità. Costi di subappalto ( Subcontracting cost ) Gli importi versati a un soggetto esterno che non fa parte del consorzio del contraente del partenariato e sta portando avanti uno specifico compito legato all azione devono essere dettagliati in questa sottovoce. I costi di subappalto sono ammissibili solo se il personale delle organizzazioni facenti parte del partenariato non ha le competenze necessarie. Il subappalto non può rappresentare più del 70% del costo totale dell'azione. I costi di subappalto devono essere giustificati da fatture quietanzate. I costi di subappalto necessari, la giustificazione per il subappalto e la procedura da seguire per identificare il relativo sub-appaltatore, dovranno essere chiaramente indicati nella nota che accompagna il budget preventivo. I costi di subappalto dovranno essere limitati a quelli specificati in origine nella candidatura. Qualsiasi modifica significativa richiede l'esplicito consenso preliminare della Commissione. Tutti gli altri costi È previsto uno spazio nel formulario per la previsione di altri costi quali censura e prenotazione & fatturazione d agenzia, e costi direttamente legati all azione, che non siano espressamente contemplati nel formulario e che devono essere chiaramente indicati e dettagliati nel formulario di candidatura e nel rapporto finanziario per essere eleggibili. Pertanto, quei costi che rientrano nella normale attività della società non sono eleggibili sotto tale voce di costo. Tali altri costi non devono rientrare tra i costi elencati nella sezione 10.6 Costi ineleggibili Costi eleggibili indiretti (Spese generali/ Overheads ) Un importo a forfait, che non superi il 7% dei costi diretti eleggibili dell azione è eleggibile sotto la voce costi indiretti, rappresentati dai costi di ordinaria amministrazione del beneficiario che possano essere imputati come caricabili sul progetto. Le spese generali coprono le seguenti categorie: a) Locali e relativi costi (affitto, assicurazione, costi amministrativi e di gestione ) 20 di 27

21 b) Costi di ufficio e articoli di consumo (telefono, spese postali, fotocopie, beni o attrezzature Costi ineleggibili I seguenti costi non sono considerati eleggibili: costi di investimento di capitale; debiti e oneri relativi; previsioni di perdite o potenziali passività future; interessi debitori; crediti incerti; perdite di cambio; costi dei bonifici provenienti dalla Commissione addebitati dalla banca di un beneficiario. costi dichiarati dal beneficiario e coperti da un altra azione o programma di lavoro che riceva una sovvenzione dell Unione Europea. In particolare, i costi indiretti non possono essere eleggibili per un azione che abbia già ricevuto una sovvenzione dall Unione Europea durante il periodo in questione. costi eccessivi e ingiustificati; contributi in kind (in natura); altri (secondo i relativi principi legali). Calcolo dell importo finale del finanziamento L importo finale della sovvenzione da assegnare al beneficiario sarà stabilita dopo il completamento dell azione o programma di lavoro, non appena venga approvata la richiesta di pagamento sulla base dei seguenti documenti 21 : un rapporto finale dettagliato riguardo alla realizzazione e ai risultati dell azione/programma di lavoro; una rendicontazione dei costi effettivamente sostenuti; una certificazione sul rendiconto d esercizio finanziario dell azione/programma di lavoro e riferita alla contabilità 22. La sovvenzione erogata dalla Commissione non può avere lo scopo o l effetto di generare un profitto per il beneficiario. Si definisce profitto qualsiasi surplus delle entrate in rapporto ai costi eleggibili affrontati dal beneficiario, per quanto riguarda il saldo. Nel caso in cui fosse generato un profitto, la Commissione provvederà a recuperare la percentuale del profitto relativa al contributo dell Unione Europea per i costi effettivamente sostenuti dal beneficiario nella realizzazione dell azione/programma di lavoro. 21 Art. 135 FR 22 Art RAP 21 di 27

22 10.3. Procedure di pagamento 23 Un pagamento di pre-finanziamento 24 del 50% sarà effettuato in favore del beneficiario entro 30 giorni 25 dalla data in cui l ultima delle due parti avrà firmato l accordo o quando sia stata ricevuta la notifica della decisione di finanziamento, a condizione che tutte le garanzie necessarie siano pervenute. La Commissione stabilirà l importo del pagamento finale da versare al beneficiario sulla base del calcolo dell importo finale di finanziamento. Se il totale dei pagamenti ricevuti in anticipo siano maggiore dell importo finale, al beneficiario verrà richiesto di rimborsare la parte eccedente pagata dalla Commissione, attraverso un operazione di recupero Garanzia di pre-finanziamento 27 Qualora la capacità finanziaria dell organizzazione candidata non sia soddisfacente, la Commissione può richiedere di fornire una garanzia di pre-finanziamento fino al suo stesso importo, al fine di limitare i rischi finanziari legati al versamento del pre-finanziamento. La garanzia finanziaria, in euro, dovrà essere fornita da una banca o da un istituto finanziario accreditati e con sede in uno degli Stati Membri dell Unione Europea o in Croazia. Se il beneficiario ha sede in un Paese terzo, il funzionario responsabile dell autorizzazione può accettare che un istituto bancario o finanziario con sede in tale Paese terzo possa fornire la garanzia, qualora egli ritenga che la banca o l istituto finanziario offra garanzie equivalenti e caratteristiche pari a quelle offerte da una banca o istituto finanziario con sede in uno Stato Membro. Non potranno essere accettati importi bloccati nei conti bancari come garanzia finanziaria. La garanzia potrà essere sostituita da garanzie in solido da parte di terzi o da una garanzia in solido dei beneficiari di un azione che siano parti dello stesso accordo di sovvenzione. La garanzia verrà restituita al beneficiario con la graduale liquidazione del pre-finanziamento, con deduzione dei pagamenti intermedi o del pagamento del saldo, secondo le condizioni previste dal contratto di sovvenzione. 11 PUBBLICITÁ Da parte dei Beneficiari I beneficiari devono chiaramente menzionare il contributo dell Unione Europea in tutte le pubblicazioni o relativamente alle attività per le quali la sovvenzione è utilizzata. 23 Art. 90, 135 FR, 207 RAP 24 Art. 109, 110 RAP 25 Art. 92 FR 26 Art. 109, 110 RAP 27 Art. 134 FR, 206 RAP 22 di 27

23 Inoltre, i beneficiari devono dare risalto al nome e al logo della Commissione Europea su tutte le pubblicazioni, poster, programmi e altri prodotti realizzati nell ambito dell azione co-finanziata, e devono usare il testo, il logo e la dichiarazione di limitazione di responsabilità, disponibili al seguente link: Qualora tale obbligo non venga completamente rispettato, il finanziamento del beneficiario potrà essere ridotto, secondo le disposizioni del contratto di finanziamento o della decisione Da parte della Commissione 28 Ad eccezione delle borse di studio assegnate alle persone fisiche e di altre tipologie di sostegno diretto, versate alle persone fisiche più bisognose, tutte le informazioni relative ai finanziamenti assegnati nel corso di un esercizio finanziario devono essere pubblicate sul sito internet delle Istituzioni dell Unione Europea, non più tardi del 30 Giugno dell anno successivo all esercizio finanziario nell ambito del quale sono stati assegnate le sovvenzioni. La Commissione pubblicherà le seguenti informazioni: - il nome e l indirizzo del beneficiario; - l indirizzo del beneficiario quando questi sia una persona giuridica; la regione quando il beneficiario sia una persona fisica, come definito dal livello NUTS 2 29 se lui/lei sia domiciliato all interno o al di fuori dell UE. - l oggetto della sovvenzione; - l ammontare del finanziamento. Qualora il beneficiario non fosse d accordo, dovrà allegare una giustificazione dettagliata, che sarà esaminata in fase di assegnazione del contributo. Su richiesta debitamente e ragionevolmente motivata dal beneficiario, la pubblicazione non avrà luogo in caso di minaccia dei diritti e delle libertà fondamentali degli individui coinvolti, come dichiarato nella Carta dei Diritti Fondamentali dell Unione Europea, o leda gli interessi commerciali dei beneficiari. 12 PROTEZIONE DEI DATI La presentazione della domanda di contributo comporta la registrazione e il trattamento dei dati personali (come nomi, indirizzi e curriculum, ecc.) Tali dati saranno trattati ai sensi del regolamento (CE) n 45/2001 sulla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni dell'unione europea e degli organismi alla libera circolazione di tali dati. Salvo diversa indicazione, le risposte alle domande e tutti i dati personali richiesti sono necessari per valutare la 28 Art. 35, FR, 21, 191 RAP 29 Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea L 39, del 10 Febbraio di 27

24 domanda di sovvenzione e saranno trattati esclusivamente per tale scopo da entità incaricate al controllo dati. I dettagli sul trattamento dei dati personali sono disponibili nell informativa sulla privacy: I dati personali possono essere registrati solo nel Sistema di Prima Allerta (EWS Early Warning System) o anche nel Central Exclusion Database (CED) dall Accounting Officer della Commissione, qualora il beneficiario si trovi in una delle seguenti situazioni: nella Decisione della Commissione 2008/969 del sul Sistema di Prima Allerta (per maggiori informazioni vedere l Informativa sulla Privacy) nel Regolamento della Commissione 1302/2008 del sul CED Central Exclusion Database (per maggiori informazioni vedere l Informativa sulla Privacy su: 13 PROCEDURA PER LA PRESENTAZIONE DI PROPOSTE Le candidature devono essere inviate, rispettando i criteri di eleggibilità e la scadenza del 6 Settembre Non potrà essere effettuata alcuna modifica al dossier dopo la presentazione della domanda. Tuttavia, se si presentasse la necessità di chiarire alcuni aspetti o di correggere errori di trascrizione, la Commissione potrà contattare il candidato a tale scopo durante la fase di valutazione 30. I candidati saranno informati per iscritto sui risultati del processo di selezione. 31 Le candidature devono essere presentate in formato cartaceo (a/) E inoltre, alcuni parti dovranno essere inviato in formato elettronico (b/) a) Candidatura in formato cartaceo I formulari di candidatura sono disponibili presso la Direzione Generale per l Istruzione e la Cultura e sul sito MEDIA al seguente indirizzo: - formulario di candidatura: 30 Art. 96 FR 31 Art. 133 FR, 205 RAP 24 di 27