Riconoscimenti alla ex Direzione Didattica di Occhiobello:

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1 ISTITUTO COMPRENSIVO DI OCCHIOBELLO Via M.L. King, S.M. Maddalena Occhiobello (RO) Tel/fax nicola.marchetti@istruzione.it roic803002@istruzione.it Sito web: Riconoscimenti alla ex Direzione Didattica di Occhiobello: Premio Qualità Regione Veneto 2003 e 2005 Premio Qualità Italia 2006 Premio Qualità Pubbliche Amministrazioni 2007 Migliore Amministrazione Premio Nazionale per l Innovazione 2009 Premiamo i risultati 2010 Prot. /B37 S.M.Maddalena Oggetto: D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196, concernente il Codice in materia di protezione dei dati personali. D.M ,n. 305, concernente il Regolamento dati sensibili e giudiziari. Documento programmatico sulla sicurezza dei dati personali. Aggiornamento 1. PREMESSA INDICE 2. ELENCO DEI TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI (ALL. B, REGOLA 19.1.) 3. DISTRIBUZIONE DEI COMPITI E DELLE RESPONSABILITÀ (ALL. B, REGOLA 19.2.) 4. ANALISI DEI RISCHI CHE INCOMBONO SUI DATI (ALL. B, REGOLA 19.3.) 5. MISURE IN ESSERE E DA ADOTTARE (ALL. B, REGOLA 19.4.) 6. CRITERI E MODALITÀ DI RIPRISTINO DELLA DISPONIBILITÀ DEI DATI (ALL. B, REGOLA 19.5.) 7. PIANIFICAZIONE DEGLI INTERVENTI FORMATIVI PREVISTI (ALL. B, REGOLA 19.6.) 1

2 PREMESSA Art 4 del D.Lgs 196 del 2003 Ai fini del presente codice si intende per: "trattamento", qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione; "dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; "dati identificativi", i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato; "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; "dati giudiziari", i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.p.r. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualita' di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; "titolare", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalita', alle modalita' del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; "responsabile", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; "incaricati", le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile; "interessato", la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali; "comunicazione", il dare conoscenza dei dati personali a uno o piu' soggetti determinati diversi dall'interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; "diffusione", il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; "dato anonimo", il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non puo' essere associato ad un interessato identificato o identificabile; "blocco", la conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; "banca di dati", qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o piu' unita' dislocate in uno o piu' siti I dati personali oggetto di trattamento sono: Art 11 del D.Lgs 196/2003 trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; esatti e, se necessario, aggiornati; pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalita' per le quali sono raccolti o successivamente trattati; conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. I dati personali trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali non possono essere utilizzati. 2

3 Elenco dei trattamenti di dati personali (regola 19.1) Anche con riferimento al DM , n.305 e relative schede 1,2,3,4,5,7. L Istituzione scolastica, nello svolgimento delle proprie attività istituzionali effettua direttamente, presso la sede principale e nei plessi distaccati, i seguenti trattamenti di dati utilizzando sia sistemi cartacei(i sistemi cartacei sono utilizzati nella sede principale e nei plessi distaccati) che informatici(i sistemi informatici sono utilizzati solo nell ufficio della sede principale), e sistemi video/fotografici(i sistemi sono usati occasionalmente in attività didattiche o manifestazioni pubbliche) : Ta: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari degli alunni per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 3,4,5,7 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste (scheda n.3: per la gestione dei dati negli organismi collegiali e commissioni istituzionali; scheda n.4: utilizzo di dati relativi a origini razziali ed etniche, convinzioni religiose, stati di salute, situazioni giudiziarie necessari per le attività propedeutiche all avvio dell a.sc.iscrizioni e atti conseguenti; scheda n.5: per l espletamento dell attività educativa, didattica e formativa, di valutazione: utilizzo di dati relativi a origini razziali ed etniche, convinzioni religiose, stati di salute, situazioni giudiziarie necessari per la frequenza scolastica, assenze, valutazioni, carriera scolastica, trasferimenti, esoneri, attività di religione, alternative, documento di identità personale, situazione di handicap, di salute, allergie, diete, patologie, infortuni, situazioni giudiziarie, affidamenti, patria potestà, codici fiscali, situazioni economiche,immagini; scheda n.7: utilizzo di dati sensibili e giudiziari necessari per la gestione del contenzioso scuola-famiglia) Tb: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari del personale per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 1, 2, 3 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste(scheda n.1 per la selezione e il reclutamento a T.D. e a T.I.: dati sensibili relativi a stati di salute, adesione a sindacati, convinzioni filosofiche, religiose, vita sessuale, situazioni giudiziarie per la gestione dello stato giuridico, contratti individuali e incarichi, curricolo professionale, idoneità, fruizione di assenze e permessi vari, situazioni stipendiali, economiche, ricostruzione carriera, quiescenza, codici fiscali, infortuni, mobilità,., documenti di identità personale, situazioni di libera professione, immagini, incarichi politici, sindacali ed amministrativi, codici bancari, ; scheda n.2 per la gestione dei dati sensibili e giudiziari nel contenzioso e nei procedimenti disciplinari; scheda n.3 per la gestione dei dati negli organismi collegiali e commissioni istituzionali); Tc: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari delle famiglie degli alunni e del personale, connessi e necessari per lo svolgimento delle attività istituzionali per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 1, 2, 3, 4,5,7 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste (dati personali, indirizzi e recapiti, situazioni familiari, situazioni di salute e giudiziarie, situazioni economiche, codici fiscali, immagini, cittadinanza e permessi di soggiorno, separazioni, divorzi, esercizio patria potestà, situazioni lavorative, ) Td: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari di fornitori di prodotti e servizi per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 1, 2, 3, 7 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste ( ditte fornitrici di servizi e prodotti, associazioni sportive, musicali, religiose, sindacali, di volontariato, di categoria, di cooperative sociali, assicurazioni, agenzie di viaggio, AUSSL, privati, banche, consulenti, liberi professionisti, commercianti, istituzioni pubbliche, ) I trattamenti si riferiscono agli esterni(non quantificati) che hanno rapporti con l istituzione scolastica, agli alunni e personale(e relativi familiari) SITUAZIONE DEI PLESSI, CLASSI, ALUNNI-A.SC ( al 1 di settembre) Plesso Classi/sezioni n.alunni Scuola primaria di Canaro 5 87(con refezione) Scuola primaria di Occhiobello 6 84 (con refezione) Scuola primaria di S.M.Madd. Via Bassa (sc. a tempo pieno con refezione) Scuola primaria di S.M.Madd. Via King (con refezione) Sc.dell infanzia 5 141(con refezione) Scuola secondaria di I Canaro 3 50 Scuola secondaria di I S.M.Maddalena Scuola secondaria di I Occhiobello 3 68 Totale SITUAZIONE PERSONALE- A.SC personale a tempo indeterminato a tempo determinato totale docenti assistenti amministrativi collaboratori scolastici direttore amministrativo 1-1 dirigente scolastico 1-1 totale

4 La struttura che raccoglie e gestisce i dati è l Istituto Comprensivo di Occhiobello, sito in Via M.L.King, 3, S.M.Maddalena, costituita: 1. dall ufficio del dirigente scolastico(ds), rappresentante legale della struttura; 2. dall ufficio di segreteria, di cui è responsabile il direttore dei servizi generali ed amministrativi(); 3. dai plessi distaccati, gestiti dai rispettivi responsabili; I dati sono raccolti: dal personale dell ufficio incaricato direttamente dagli interessati e/o richiesti agli uffici competenti, raccolti dal personale (insegnante o collaboratore scolastico) dei plessi; alcuni dati raccolti dagli insegnanti sono fatti pervenire all ufficio che provvede ad effettuare i relativi trattamenti; una parte dei dati viene gestita dagli insegnanti dei plessi da settembre a giugno e riconsegnati all ufficio entro giugno di ogni anno. Risorse dati: banche dati cartacei e informatiche. Gestione password e amministratore di sistema Nei plessi non esistono banche dati informatiche anche se sono presenti aule informatiche collegati ad internet; le banche dati esistono solo in ufficio dove sono dislocati i pc che consentono l accesso alla rete locale e alle aree riservate dell Amministrazione Scolastica e di altri enti e istituzioni pubbliche. La rete locale è gestita da un server a cui accedono i responsabili e gli incaricati dell ufficio, mediante l uso di password e credenziali personali di cui sono responsabili personalmente. L abilitazione è effettuata dal e/o da un suo incaricato. Dei dati vengono effettuate copie di sicurezza su supporti magnetici da personale incaricato e i supporti sono conservati in appositi armadi di sicurezza. L accesso all area riservata del MIUR è effettuata mediante codice e password personali. Data l organizzazione dell ufficio non esiste un amministratore di sistema, ma solamente un incaricato di custodia di alcune password. L incaricato, un assistente amministrativo, viene individuato all inizio di ogni anno scolastico nel documento che pianifica l organizzazione del lavoro dell ufficio e provvede alle seguenti funzioni: 1)custodire le password personali di accesso ai pc dei singoli dipendenti che provvedono a consegnarle in busta chiusa ad ogni cambio; 2)custodire le password d istituto che sono utilizzate dai singoli dipendenti per lo svolgimento delle attività del proprio settore; 3)effettuare le copie di sicurezza dei dati; 4)custodire le copie di sicurezza. Banche dati del l Istituto Comprensivo di Occhiobello: archivio cartaceo annuale e storico situato presso i locali dell Istituto Comprensivo di Occhiobello archivio cartaceo annuale e storico situato nei plessi distaccati di : Occhiobello, scuola dell infanzia statale Canaro, scuola primaria statale e scuola secondaria di I Via Bassa, scuola primaria statale Occhiobello, scuola primaria statale e scuola secondaria di I S.M.Maddalena, Viale Amendola, scuola secondaria di I Via King, scuola primaria statale archivio informatico, dislocato negli uffici dell istituto, elaborato con il programma ministeriale SISSI/SIDI in rete utilizzando pc fissi e portatili (banche dati di alunni, personale, fornitori, magazzino, acquisto,..) e documenti vari prodotti con programmi di Office Automation. L archivio informatico è memorizzato sul server centrale. Risorse hardware: server di rete, gruppo di continuità, dispositivo per le copie di sicurezza, rete locale con tecnologia Ethernet 100 base T, router ADSL con funzioni di firewall, PC desktop, PC portatili, stampanti Risorse software: Sissi in rete, Windows 2000 server, Windows XP professional, Norman e Simantec antivirus, Office XP, programma per copie di sicurezza automatizzate TabellA 1.1. Elenco dei trattamenti: informazioni di base. Natura dei ldentiticativo del trattamento Descriz. sintetica dati trattati Struttura di riferimento S G Ta Gestione dati Ufficio di si si alunni segreteria Tb Gestione dati Ufficio di si si personale segreteria Tc Gestione dati delle si si Ufficio di Td famiglie Gestione dati esterni si si segreteria Ufficio di segreteria Altre strutture (anche esterne) che concorrono al trattamento Personale dei plessi (cartaceo) Personale dei plessi (cartaceo ) Personale dei plessi (cartaceo ) Personale dei plessi (cartaceo ) Descrizione degli strumenti utilizzati Registri e Pc Registri e Pc Registri e Pc Registri e Pc 4

5 TabellA 1.2. Elenco dei trattamenti: descrizione degli strumenti utilizzati Identificativo del trattamento Eventuale banca dati Ubicazione fisica dei supporti di memorizzazione Ta Banca dati alunni Armadi ufficio di segreteria Informatica e cartacea e appositi locali chiusi Tipologia di dispositivi di accesso Pc Consultazione manuale Tipologia di interconnessio ne Rete locale Tb Banca dati personale. Armadi ufficio di segreteria Pc Rete locale informatica e cartacea e appositi locali chiusi Consultazione manuale Tc Banca dati genitori e Armadi ufficio di segreteria Pc Rete locale famiglie e appositi locali chiusi Consultazione manuale Informatica e cartacea Td Banca dati di esterni Armadi ufficio di segreteria Pc Rete locale Informatica e cartacea e appositi locali chiusi Consultazione manuale Distribuzione dei compiti e delle responsabilità (regola 19.2) La struttura delle responsabilità dell Istituto Comprensivo di Occhiobello sito in S.M.Maddalena, Via M. L.King, 3, è la seguente: rappresentante legale della struttura è il dirigente scolastico; responsabile dell ufficio di segreteria è il direttore dei servizi generali ed amministrativi; responsabile di ogni plesso è un insegnante del plesso incaricato. Il dirigente scolastico è a conoscenza dei dati trattati dall ufficio; gestisce in cartaceo direttamente: il protocollo riservato; la documentazione relativa all handicap; le pratiche riservate del personale in collaborazione con il o suo sostituto; custodisce le relative pratiche; autorizza la comunicazione e diffusione dei dati; attiva le procedure di autorizzazione da parte del di accesso alle aree riservate; i dati gestiti dall ufficio di segreteria sono comunque trattati dal responsabile e dagli incaricati dell ufficio secondo una organizzazione per settori definita con apposito documento annuale a firma del e del DS che stabilisce i settori specifici di competenza e i compiti del e degli assistenti amministrativi; I trattamenti sopra elencati sono gestiti dal personale dell ufficio secondo i settori di competenza e in sintesi secondo la seguente articolazione: Ta + Tc: gestione dei dati alunni e genitori (sia in cartaceo che in formato elettronico), 1 assistente amministrativo incaricato(in cartaceo); dati personali del personale della scuola per assicurazione e infortuni (solo in cartaceo): 1 assistente amministrativo incaricato Tb+ Tc: gestione dei dati del personale per stipendi, assenze, stato giuridico, carriera, fascicoli personali, certificato di servizio, (sia in cartaceo che in formato elettronico):2 assistenti amministrativi incaricati; * Td: gestione dei dati di esterni: direttore dei servizi generali ed amministrativi. Ciascuna unità di personale dell ufficio cura ogni aspetto della gestione dei dati, dall acquisizione al caricamento, alla consultazione, alla comunicazione legittima a terzi. L assistente amministrativo incaricato cura il salvataggio e l eventuale ripristino dei dati. La manutenzione e l assistenza tecnica per il funzionamento di Sissi in rete, per l hardware e software utilizzati nell istituto sono affidate a ditte esterne. Gli aggiornamenti di SISSI in rete sono curati dall incaricato con l eventuale supporto del tecnico esterno. Ogni insegnante è incaricato della gestione in cartaceo dei dati relativi agli alunni e alle famiglie, connessi allo svolgimento delle proprie funzioni (valutazioni, indirizzi, codici, handicap, diete, stati di salute, vigilanza, situazioni 5

6 familiari, separazioni, divorzi, ) delle classi di pertinenza secondo le istruzioni ricevute. In ogni plesso il docente responsabile è incaricato della gestione di situazioni comuni (luoghi di custodia della documentazione cartacea, dislocazione chiavi, gestione armadi di sicurezza,..). Il personale collaboratore scolastico dei vari plessi è incaricato della gestione dei locali, delle chiavi(apertura, chiusura, controllo degli accessi, attivazione e disattivazione dei sistemi di allarme laddove esistenti, custodia delle chiavi), sotto il coordinamento dell ins. vicario; inoltre è incaricato della gestione dei dati conosciuti e trattati secondo apposite istruzioni ricevute. TUTTO IL PERSONALE E TENUTO AL SEGRETO D UFFICIO. struttura Ufficio dirigente Ufficio del Plessi distaccati (in cartaceo) Tabella 2.1. Strutture preposte ai trattamenti. Trattamenti operati dalla responsabile Compiti della struttura struttura Prot. riservato, handicap Custodire la documentazione riservata, gestire e Dirigente e Procedimenti disciplinari autorizzare le pratiche, le relazioni, i flussi consentiti collaboratore Autorizzazioni di comunicazione e diffusione, l acquisizione di vicario Direttore + incaricati Responsabile di plesso + incaricati Ta, Tb, Tc, Td Tc, Td credenziali, l utilizzo di password Acquisire, caricare, trattare, gestire, comunicare a terzi, consultare, custodire, salvare e ripristinare,.. Trattare i dati connessi allo svolgimento delle funzioni istituzionali per il periodo necessario e in rapporto costante con il dirigente e l ufficio di segreteria Analisi dei rischi che incombono sui dati (regola 19.3) Relativamente ai dati trattati dall istituzione scolastica i rischi ipotizzabili sono i seguenti: dati cartacei distruzione, danneggiamento o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, furti; accesso non autorizzato o trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta; diffusione o comunicazione di dati non conformi alle finalità della raccolta; incuria nella gestione o nella custodia; eventi distruttivi naturali (incendi, allagamenti,..) dati informatici distruzione, danneggiamento o perdita dei dati stessi,, anche accidentale e/o dovuti a malfunzionamento delle macchine accesso non autorizzato, trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta; errore materiale, azione di virus informatici, accessi esterni non autorizzati, furti di dati salvati, dei pc, delle credenziali e delle password; eventi distruttivi naturali(incendi, allagamenti,..); incuria nella custodia. La gravità è stimata secondo una scala ternaria: bassa, media, alta. Tabella 3.1. Analisi dei rischi Evento Impatto sulla sicurezza dei dati Misure d'azione furto di credenziali di autenticazione Descrizione Accesso non autorizzato, distruzione dei dati, utilizzo non conforme Gravità stimata bassa Custodia dei codici personali e delle password da parte del singolo incaricato e da parte del responsabile e modifica frequente delle password Comportamento Degli carenza di consapevolezza, Perdita dei dati o della password bassa Il personale incaricato viene informato adeguatamente circa i 6

7 OPERATORI disattenzione o incuria compiti da eseguire e i rischi da prevenire comportamenti sleali o fraudolenti Accessi non autorizzati e utilizzo dei dati non conforme, perdita dati o danneggiamenti bassa Sorveglianza e chiusura locali mero errore materiale Perdita accidentale dei dati bassa Salvataggio dati e custodia adeguata dei nastri per il ripristino. Ripristino dei dati dal cartaceo Eventi relativi agli STRUMENTI azione di virus informatici o di codici malefici spamming o tecniche di sabotaggio malfunzionamento, indisponibilità o degrado degli strumenti Distruzione danneggiamento dati e/o perdita Distruzione danneggiamento dati e/o perdita Perdita temporanea e/o permanente dei dati alta media media Utilizzo di antivirus e firewall Utilizzo di antivirus e firewall Utilizzo di attrezzature nuove e recenti Adeguata manutenzione Salvataggio dati Ricambio delle attrezzature all occorrenza accessi esterni non autorizzati Utilizzo non conforme Distruzione, danneggiamento furto dati media Chiusura dei locali Utilizzo di codici personali e password intercettazione di informazioni in rete Accesso e utilizzo non autorizzato distruzione e/o perdita di dati bassa Utilizzo di aree riservate del MIUR Utilizzo di una rete intranet accessi non autorizzati ai locali/ reparti ad accesso ristretto Perdita e/o distruzione dei dati utilizzo dati non conforme Furto dati bassa Chiusura dei locali utilizzo sistema d allarme controllo accessi EVENTI RELATIVI AL CONTESTO asportazione e furto di strumenti contenenti dati Perdita e/o distruzione dei dati Utilizzo dati non conforme Furto dati bassa Chiusura dei locali controllo accessi utilizzo codici personali e password 7

8 eventi distruttivi, naturali o artificiali, dolosi, accidentali o dovuti ad incuria Perdita e/o distruzione dei dati Utilizzo dati non conforme Furto dati bassa Salvataggio dati e ripristino dalle copie magnetiche o dai documenti cartacei guasto ai sistemi complementari (impianto elettrico, climatizzazione,...) Perdita e/o distruzione dei dati media Utilizzo di adeguati gruppi di continuità Salvataggio dati e ripristino dalle copie magnetiche o dai documenti cartacei errori umani nella gestione della sicurezza fisica Perdita e/o distruzione dei dati Utilizzo dati non conforme Furto dati bassa Salvataggio dati e ripristino dalle copie magnetiche o dai documenti cartacei Misure in essere e da adottare (regola 19.4). Rispetto ai rischi ipotizzati relativamente a: dati cartacei distruzione, danneggiamento o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, furti, accesso non autorizzato o trattamento non consentito, diffusione o comunicazione di dati non conformi alle finalità della raccolta; incuria nella gestione o nella custodia, per eventi distruttivi naturali (incendi allagamenti..); dati informatici distruzione, danneggiamento o perdita dei dati stessi, anche accidentale e/o dovuti a malfunzionamento delle macchine accesso non autorizzato, trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta; errore materiale, azione di virus informatici, accessi esterni non autorizzati, furti di dati salvati, furti dei pc, delle credenziali e/o delle password eventi distruttivi naturali (incendi, allagamenti,..); incuria nella custodia; Il sistema di protezione dei dati adottato dall istituzione consiste in una serie di accorgimenti e misure quali: utilizzo di appositi armadi(tutti i plessi); custodia quotidiana banche dati e pratiche cartacee, registri e dati personali in uso in appositi armadi di sicurezza e non, chiusi a chiave; riporre le pratiche non più in uso in archivio; utilizzo di una rete locale, attrezzature, hardware e software, server, programmi antivirus che consentano la protezione, il salvataggio e l eventuale ripristino dei dati; autorizzazione all uso di codici e password personali e adeguata custodia degli stessi da parte degli incaricati; utilizzo e cambio di password di accesso anche per evitare accessi indesiderati ai pc accesi e lasciati temporaneamente incustoditi; abilitazione all utilizzo di password specifiche personali per l accesso a specifiche banche dati mediante la creazione di profili di accesso personalizzati; riporre dati, nastri di salvataggio in appositi armadi di sicurezza; chiusura quotidiana da parte del personale di armadi e locali dove sono custoditi dati e pratiche; organizzazione annuale dell ufficio per settori e per i relativi profili di autorizzazione; accessi controllati ai dati e agli archivi; 8

9 applicazione della normativa attraverso il sistema degli incarichi, effettuato per profili (personale docente, collaboratore scolastico, assistenti amministrativi e direttore dei servizi generale e amministrativi); informazione e istruzione al personale tramite circolari interne, colloqui, incontri ; controlli sull applicazione della normativa e sulle misure adottate; disattivazione delle credenziali non più in uso o per personale non più autorizzabile; il abilita il personale e incarica per la custodia in sicurezza e per l eventuale e necessario utilizzo di credenziali personali in caso di assenza o impedimento e per le azioni conseguenti; piano di formazione/informazione/aggiornamento al personale sul codice di protezione dei dati personali, sul dps, sulle istruzioni, su situazioni nuove e all occorrenza; attivazione da parte del comune(tramite una ditta di gestione esterna) di un sistema di videosorveglianza del complesso scolastico della Direzione Didattica di Occhiobello. In caso di danneggiamenti il ripristino dei dati deve avvenire in un periodo di tempo non superiore e sette giorni. Misure in essere e da adottare: Tab Le misure di sicurezza adottate o da adottare MISURA Rischio contrastato Trattam. Interess. incaricati. Misura già in essere Misura da adottare (*) Responsabilità dei controlli Custodia codici person. e password da parte del singolo, dell' incaricato. Modifica periodica password(dopo il primo utilizzo e ogni tre mesi) Informazione adeguata circa i compiti da eseguire e i rischi da prevenire Sorveglianza quotidiana e chiusura giornaliera dei locali/armadi Salvataggio dati e custodia adeguata nastri e ripristino. Ripristino dei dati dal cartaceo furto di credenziali di autenticazione carenza di consapevolezza Disattenzione o incuria Comportam. sleali o fraudolenti errore materiale furto, perdita dati Td Ta, Tb, Tc, Ass. Amm. ATA Docenti ATA Docenti Ass. Amm. Incaricati _ Intervento di informazione in caso di necessità All occorrenza All occorrenza dirigente e All occorrenza Fiduciario Utilizzo di antivirus con aggiornamenti periodici Utilizzo di attrezz. nuove e recenti Adeguata manut. mensile da parte degli incaricati (scandisk,deframmentazione,..) Salvataggio dei dati Ricambio periodico delle attrezzature azione di virus informatici o di codici malefici malfunzionamento, indisponibilità degrado degli strumenti Addetto Informatica Ass.Amm. Addetto Informatica Addetto inform. plesso Ricambio quando necessario Proposta da parte del e Addetto Informatica Chiusura giornaliera locali, custodia chiavi con cura Utilizzo codici personali e password per l accesso ai dati accessi esterni non autorizzatii Collab. Scol Ass.Amm. 9

10 Utilizzo aree riservate del MIUR Utilizzo rete locale e collegamento ad internet tramite linea telefonica ADSL con firewall di controllo a monte Intercettaz. informazioni in rete Personale Ufficio Controllo tecnico a monte Utilizzo e cambio codice personale e password mediante autorizzazione da parte del dirigente scolastico all occorrenza Chiusura giornaliera locali controllo accessi. Custodia chiavi Chiusura giornaliera dei locali controllo accessi utilizzo dei codici personali e password per l accesso ai dati Salvataggio dei dati ripristino dalle copie magnetiche o dai documenti cartacei Utilizzo di adeguati gruppi di continuità Salvataggio dati e ripristino dalle copie magnetiche o dai documenti cartacei Salvataggio dei dati e ripristino dalle copie magnetiche o dai documenti cartacei Accessi non autorizzati ai locali/ reparti ad accesso controllato Asportazi. e furto strumenti contenenti dati eventi distruttivi, naturali o artificiali, dolosi, accidentali o dovuti ad incuria guasto ai sistemi complement (impianto elettrico, climatizz ) errori umani nella gestione della sicurezza fisica Coll.Scol. Coll.Scol. Ass. Amm. Ass. Amm Incaricati Pers. Ufficio Ass. Amm Incaricati Criteri e modalità di ripristino della disponibilità dei dati (regola 19.5) Tab Salvataggio Criteri individuati Ubicazione Dati sensibili per il salvataggio Data base di conservazione o giudiziari contenuti (procedure delle copie operative in essere) Fiduciari All occorrenza Struttura operativa incaricata del salvataggio Tutti Alunni, personale, famiglie, esterni Salvataggio Automatico Eseguito su unità nastro Armadio di sicurezza ufficio Assistenti amministrativi dell ufficio e incaricati Tab Ripristino Data base/archivio Procedura di ripristino Pianificazione delle prove di ripristino Ripristino dati dai nastri di back tutti up, con apposito software annuale presente sul server centrale 10

11 Tab. 6.1.Pianificazione degli interventi formativi previsti (regola 19.6) Corso di formazione Informazione di base 1 Informazione di base 2 Informazione di base 3 Informazione di richiamo Descrizione sintetica Conoscenza del D.Lgs 196/2003, Dps dell Istituto, istruzioni interne, modulistica e procedure Conoscenza del D.Lgs 196/2003, Dps dell Istituto, istruzioni interne e procedure Conoscenza del D.Lgs 196/2003, Dps dell Istituto, istruzioni interne e procedure Consolidare la conoscenza di norme, procedure applicative, Classi di incarico interessate Numero di incaricati interessati Numero di incaricati da formare nell'anno Personale ufficio 4 4 Personale collaboratori scolastici richiamo data aggiornamento: settembre 2006 data aggiornamento: marzo 2007 data aggiornamento marzo 2010 Calendario Personale insegnante Tutto il personale Tutti Tutti Il dirigente scolastico Marchetti Nicola Inizio di ogni anno scolastico 11

12 ISTITUTO COMPRENSIVO DI OCCHIOBELLO Via M.L. King, S.M. Maddalena Occhiobello (RO) Tel/fax nicola.marchetti@istruzione.it roic803002@istruzione.it Sito web: Riconoscimenti alla ex Direzione Didattica di Occhiobello: Premio Qualità Regione Veneto 2003 e 2005 Premio Qualità Italia 2006 Premio Qualità Pubbliche Amministrazioni 2007 Migliore Amministrazione Premio Nazionale per l Innovazione 2009 Premiamo i risultati 2010 Prot. /B37 S.M.Maddalena Al personale docente, ATA - Sedi - All ALBO dei plessi Oggetto:Decreto Legislativo 30 giugno 2003 concernente il Codice in materia di protezione dei dati personali.disposizioni attuative e attribuzione incarichi. La presente circolare è finalizzata all attribuzione degli incarichi al personale e a dare istruzioni essenziali per l applicazione all interno delle scuole dell Istituto del D.Lgs 196 del e del.m ,n. 305, concernente il Regolamento dati sensibili e giudiziari, con lo scopo di assicurare il diritto alla riservatezza ed all identità personale. Premessa TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NELLA SCUOLA: DEFINIZIONI Art 4 del D.Lgs 196 del Ai fini del presente codice si intende per: a) "trattamento", qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati; b) "dato personale", qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale; c) "dati identificativi", i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato; d) "dati sensibili", i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale; e) "dati giudiziari", i dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualita' di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale; f) "titolare", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalita', alle modalita' del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; g) "responsabile", la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali; h) "incaricati", le persone fisiche autorizzate a compiere operazioni di trattamento dal titolare o dal responsabile; i) "interessato", la persona fisica, la persona giuridica, l'ente o l'associazione cui si riferiscono i dati personali; l) "comunicazione", il dare conoscenza dei dati personali a uno o piu' soggetti determinati diversi dall'interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; m) "diffusione", il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione; n) "dato anonimo", il dato che in origine, o a seguito di trattamento, non puo' essere associato ad un interessato 12

13 identificato o identificabile; o) "blocco", la conservazione di dati personali con sospensione temporanea di ogni altra operazione del trattamento; p) "banca di dati", qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o piu' unita' dislocate in uno o piu' siti 1. I dati personali oggetto di trattamento sono: Art 11 del D.Lgs 196/2003 trattati in modo lecito e secondo correttezza; raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; esatti e, se necessario, aggiornati; pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalita' per le quali sono raccolti o successivamente trattati; conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. 2. I dati personali trattati in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali non possono essere utilizzati. Elenco dei trattamenti di dati personali (regola 19.1) Anche con riferimento al DM , n.305 e relative schede 1,2,3,4,5,7. L Istituzione scolastica, nello svolgimento delle proprie attività istituzionali effettua direttamente, presso la sede principale e nei plessi distaccati, i seguenti trattamenti di dati utilizzando sia sistemi cartacei(i sistemi cartacei sono utilizzati nella sede principale e nei plessi distaccati) che informatici(i sistemi informatici sono utilizzati solo nell ufficio della sede principale), e sistemi video/fotografici(i sistemi sono usati occasionalmente in attività didattiche o manifestazioni pubbliche) : Ta: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari degli alunni per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 3,4,5,7 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste (scheda n.3: per la gestione dei dati negli organismi collegiali e commissioni istituzionali; scheda n.4: utilizzo di dati relativi a origini razziali ed etniche, convinzioni religiose, stati di salute, situazioni giudiziarie necessari per le attività propedeutiche all avvio dell a.sc., iscrizioni e atti conseguenti; scheda n.5: per l espletamento dell attività educativa, didattica e formativa, di valutazione: utilizzo di dati relativi a origini razziali ed etniche, convinzioni religiose, stati di salute, situazioni giudiziarie necessari per la frequenza scolastica, assenze, valutazioni, carriera scolastica, trasferimenti, esoneri, attività di religione, alternative, documento di identità personale, situazione di handicap, di salute, allergie, diete, patologie, infortuni, situazioni giudiziarie, affidamenti, patria potestà, codici fiscali, situazioni economiche,immagini; scheda n.7: utilizzo di dati sensibili e giudiziari necessari per la gestione del contenzioso scuola-famiglia) Tb: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari del personale per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 1, 2, 3 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste(scheda n.1 per la selezione e il reclutamento a T.D. e a T.I.: dati sensibili relativi a stati di salute, adesione a sindacati, convinzioni filosofiche, religiose, vita sessuale, situazioni giudiziarie per la gestione dello stato giuridico, contratti individuali e incarichi, curricolo professionale, idoneità, fruizione di assenze e permessi vari, situazioni stipendiali, economiche, ricostruzione carriera, quiescenza, codici fiscali, infortuni, mobilità,., documenti di identità personale, situazioni di libera professione, immagini, incarichi politici, sindacali ed amministrativi, codici bancari, ; scheda n.2 per la gestione dei dati sensibili e giudiziari nel contenzioso e nei procedimenti disciplinari; scheda n.3 per la gestione dei dati negli organismi collegiali e commissioni istituzionali); Tc: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari delle famiglie degli alunni e del personale, connessi e necessari per lo svolgimento delle attività istituzionali per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 1, 2, 3, 4,5,7 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste (dati personali, indirizzi e recapiti, situazioni familiari, situazioni di salute e giudiziarie, situazioni economiche, codici fiscali, immagini, cittadinanza e permessi di soggiorno, separazioni, divorzi, esercizio patria potestà, situazioni lavorative, ) Td: gestione dei dati personali, sensibili e giudiziari di fornitori di prodotti e servizi per trattamenti, finalità, tipi di dati e operazioni previste nelle schede 1, 2, 3, 7 e sulla base delle fonti normative nelle stesse previste 13

14 ( ditte fornitrici di servizi e prodotti, associazioni sportive, musicali, religiose, sindacali, di volontariato, di categoria, di cooperative sociali, assicurazioni, agenzie di viaggio, AUSSL, privati, banche, consulenti, liberi professionisti, commercianti, istituzioni pubbliche, ) Tabella A 1.1.elenco dei trattamenti ldentiticativo del trattamento Ta Tb Tc Td Descriz. sintetica Gestione dati alunni Gestione dati personale Gestione dati delle famiglie Gestione dati esterni Natura dei dati trattati S G si si si si si si si si Struttura di riferimento Ufficio di segreteria Ufficio di segreteria Ufficio di segreteria Ufficio di segreteria Altre strutture (anche esterne) che concorrono al trattamento Personale dei plessi (cartaceo ) Personale dei plessi (cartaceo ) Personale dei plessi (cartaceo) Personale dei plessi (cartaceo) Descrizione degli strumenti utilizzati Registri e Pc Registri e Pc Registri e Pc Registri e Pc TabellA 1.2. Elenco dei trattamenti: descrizione degli strumenti utilizzati Identificativo del trattamento Eventuale banca dati Ubicazione fisica dei supporti di memorizzazione Ta Banca dati alunni Armadi ufficio di Informatica e cartacea segreteria e appositi locali chiusi Tb Banca dati personale. Armadi ufficio di informatica e cartacea segreteria e appositi locali chiusi Tc Banca dati genitori e Armadi ufficio di famiglie segreteria Informatica e cartacea e appositi locali chiusi Tipologia di dispositivi di accesso Pc Consultazione manuale Pc Consultazione manuale Pc Consultazione manuale Tipologia di interconnessione Rete locale Rete locale Rete locale Td Banca dati di esterni Informatica e cartacea Armadi ufficio di segreteria e appositi locali chiusi Pc Consultazione manuale Rete locale NOMINA INCARICATI Tutto il personale della scuola, in relazione alle operazioni di trattamento ed elaborazione dei dati personali espletate nell ambito dello svolgimento delle proprie funzioni, è incaricato dei relativi trattamenti che devono essere effettuati nel rispetto del D.Lgs 196 del e del D.M ,n. 305, delle istruzioni che seguono al fine di garantire la riservatezza a tutti i titolari dei dati stessi. 14

15 PRIVACY Decreto Legislativo 196 /2003 O R G A N I G R A M M A TITOLARE DEL TRATTAMENTO dirigente scolastico Marchetti Nicola Gestisce direttamente : il prot.riservato, la document.handicap, le pratiche riservate,autorizza la diffusione dati, autorizza l accesso alle aree riservate INCARICATI RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO dir. servizi gen. e amm. Busselli Elena Stabilisce l organizzazione dell ufficio per settori di competenza nel trattamento dati, effettua i controlli, abilita il personale. TUTTO IL PERSONALE SCOLASTICO DIRETTORE SGA -Organizza l ufficio per settori di raccolta, gestione e trattamento dati -Custodisce codici e credenziali o attribuisce l incarico -Utilizza il sistema Sissi -autorizza l accesso ai dati dell archivio -Gestisce dati di esterni -istruisce il personale ata sulla gestione delle pratiche -Provvede alla manutenzione, protezione,ricambio delle attrezzature -Coordina i collaboratori scol. nella gestione locali -Effettua regolari controlli nei tempi previsti dal piano PERSONALE AMMINISTRAT -Tutti custodiscono i codici individuali di accesso alle banche dati e modificano le password nei tempi indicati -Tutti seguono le procedure impartite nel piano -N 1 amm. gestisce dati alunni e genitori -N 1 amm. gestisce dati personale scol. Assicuraz. e Infort. -N 2 amm. gestisce stipendi, assenze stato giuridico, carriera fascicoli -N 1 amm. incaricato gestisce le procedure di salvataggio - ripristino dati nei tempi previsti dal piano - DOCENTI -Gestiscono i dati alunni e genitori e terzi, nonché le valutazioni alunni in cartaceo. -Custodiscono i dati in appositi cassetti e armadi chiusi a chiave -Per la postazione Informatica che riceve la posta elettronica utilizzano apposita password e che modificano periodicamente -Non diffondono dati se non previa autorizzazione del dirigente scolastico RESPONSABI LI DI PLESSO -Gestiscono le situazioni comuni: archivi di plesso, chiavi non di competenza dei coll. scol., locali protetti armadi di sicurezza -Coordinano secondo le direttive del dirigente scolastico e del i collaboratori scolastici nella gestione dei locali scolastici, sorveglianza, chiusura, chiavi -Eseguono i controlli previsti nel piano COLLABOR. SCOLASTICI -Aprono e chiudono i locali scolastici. Custodiscono in luogo sicuro le chiavi. -Provvedono alla sorveglianza, apertura, controllo accessi chiusura locali degli archivi cartacei, degli uffici -Sono incaricati della gestione di dati conosciuti e trattati secondo apposite istruzioni ricevute dal responsabile del trattamento -Non diffondono dati se non previa autorizzazione del dirigente scolastico 15

16 ISTRUZIONI GENERALI DI SICUREZZA La legge prevede che i dati personali oggetto di trattamento siano controllati e custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l adozione di idonee misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. IL ed il PERSONALE AMMINISTRATIVO ognuno per la parte di competenza Acquisiscono i dati, li trattano, li consultano, li gestiscono, li comunicano a terzi nel rispetto delle istruzioni ricevute Custodiscono i dati connessi allo svolgimento delle funzioni istituzionali Non comunicano a terzi, al di fuori dell ambito lavorativo, o in difformità dalle istruzioni ricevute, qualsivoglia dato personale Accedono solo ai dati strettamente necessari all esercizio delle proprie mansioni Inseriranno nei contratti con terzi la seguente dicitura: il sottoscritto si impegna ad osservare tutte le norme previste dal Decreto legislativo 196/2003 concernente il Codice in materia di protezione dei dati personali Non forniscono telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni relativi a terzi, senza una specifica autorizzazione Non forniscono telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni ai diretti interessati, senza avere la certezza della loro identità Forniscono sempre l informativa agli interessati, ai sensi dell art 13 del D.Lvo 196/2003, utilizzando i moduli appositamente predisposti Informano prontamente il Titolare e il Responsabile del trattamento di ogni circostanza idonea a determinare pericolo di dispersione o utilizzazione non autorizzata dei dati stessi Conservano sempre i dati del cui trattamento sono incaricati in apposito armadio assegnato, dotato di serratura Non consentono l accesso alle aree in cui sono conservati dati personali su supporto cartaceo a estranei e a soggetti non autorizzati Consegnano al personale o ai genitori/studenti documentazione inserita in buste chiuse non trasparenti Non consentono l accesso a estranei al fax e alla stampante che contengano documenti non ancora ritirati dal personale Effettuano esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali sono autorizzati Provvedono personalmente alla distruzione quando è necessario eliminare documenti inutilizzati(attraverso il distruggi/documenti) Non lasciano a disposizione di estranei fotocopie inutilizzate o incomplete di documenti che contengono dati personali o sensibili ma accertarsi che vengano sempre distrutte Non abbandonano la postazione di lavoro senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti trattati Segnalano tempestivamente al Responsabile la presenza di documenti incustoditi, provvedendo temporaneamente alla loro custodia Si attengono alle direttive ricevute e non effettuano operazioni per le quali non sono stati espressamente autorizzati dal Responsabile o dal Titolare. Il personale dell ufficio incaricato raccoglie i dati utilizzando apposita modulistica che riporta in calce l informativa ai sensi del D. Lgs n 196 del Nell istruzione delle pratiche d ufficio sono utilizzati i dati strettamente indispensabili alle finalità della pratica stessa. Particolare attenzione va posta per i dati che vengono affissi all albo: possono essere solamente quelli per i quali è prevista l affissione all albo. Nei rapporti con i singoli utenti è necessario salvaguardare la riservatezza di terzi. L uso dei dati è ammesso per fini istituzionali, nelle attività per le quali l uso dei dati è stato autorizzato, nel rispetto dei principi che regolano il funzionamento della scuola. Nessun dato può essere comunicato a terzi o diffuso senza la preventiva autorizzazione del dirigente scolastico. Riguardo ai trattamenti eseguiti con supporto informatico si attengono alle seguenti indicazioni: 16

17 Effettuare salvataggi periodici, ripristinare i dati entro sette giorni dalla perdita. Non lasciare, CD, cartelle o altri documenti a disposizione di estranei Conservare i dati sensibili in armadi chiusi, ad accesso controllato Non consentire l accesso ai dati a soggetti non autorizzati Riporre i supporti in modo ordinato negli appositi contenitori e chiudere a chiave gli armadi Scegliere una password con le seguenti caratteristiche: originale, composta da almeno otto caratteri, che contenga almeno un numero, che non sia facilmente intuibile, evitando riferimenti a se stessi facilmente ricostruibili Curare la conservazione della propria password ed evitare di comunicarla ad altri Cambiare periodicamente (almeno una volta ogni tre mesi) la propria password Modificare prontamente la password assegnata dal custode delle credenziali Trascrivere su un biglietto chiuso in busta sigillata e controfirmata la nuova password e consegnarla al custode delle credenziali Spegnere correttamente il computer al termine di ogni sessione di lavoro Non abbandonare la propria postazione di lavoro per la pausa o altri motivi senza aver inserito uno screen saver con password Comunicare tempestivamente al Titolare o al Responsabile qualunque anomalia riscontrata nel funzionamento del computer Utilizzare le seguenti regole per la posta elettronica: non aprire documenti di cui non sia certa la provenienza; inviare messaggi di posta solo se espressamente autorizzati dal Responsabile; controllare accuratamente l indirizzo dei destinatari prima di inviare dati personali I dati sensibili e giudiziari sono tenuti in busta chiusa e separati dai restanti dati personali all interno dei fascicoli. Possono accedere ai dati in busta chiusa esclusivamente le persone incaricate dal o DS e limitatamente ai compiti affidati. Gli atti d ufficio devono essere catalogati, protocollati, utilizzati, custoditi, archiviati con ordine e cura. A fine attività tutti i locali d archivio, gli armadi e cassetti contenenti registri, dati, certificati, vanno chiusi accuratamente a chiave, i computer spenti secondo procedura. IL PERSONALE INSEGNANTE, a qualsiasi titolo in servizio, tratta i dati connessi allo svolgimento delle funzioni istituzionali per il tempo necessario e in rapporto costante con il Dirigente e l ufficio di segreteria. Si accerta che al termine delle lezioni non restino incustoditi i seguenti documenti: Registro personale, Registro di classe, Certificati medici esibiti dagli alunni, Qualunque altro documento contenente dati personali o sensibili degli alunni o dei docenti(documenti di valutazione alunni) L insegnante si accerta che al termine delle lezioni tutti i computer dell aula di informatica siano spenti e che non siano stati lasciati incustoditi CD, cartelle o altri materiali. L ins. segue le istruzioni del docente responsabile dell aula di informatica. L insegnante custodisce scrupolosamente, registri di classe, registro personale certificazioni mediche e dati giudiziari in busta chiusa, dati di alunni, genitori, colleghi e terzi schede di valutazione prospetti ed elenchi relativi ad alunni, genitori e terzi in appositi cassetti e/o armadi blindati/normali, che devono essere chiusi a chiave e in modo da evitare l accesso non consentito. Non comunica a terzi, al di fuori dell ambito lavorativo, o in difformità dalle istruzioni ricevute, qualsivoglia dato personale. I dati sensibili e giudiziari sono tenuti in busta chiusa e separati dai restanti dati personali. Possono accedere ai dati in busta chiusa esclusivamente le persone incaricate e limitatamente ai compiti affidati. La fotocopiatura degli atti e l eventuale comunicazione non vanno effettuate se non previa autorizzazione. Non fornisce telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni relativi a terzi, senza una specifica autorizzazione. Non fornisce telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni ai diretti interessati, senza avere la certezza della loro identità. 17