PROCEDURA GESTIONALE GESTIONE DELL ATTIVITÀ DI VERIFICA IMPIANTI DI ASCENSORE E DELLE PIATTAFORME P.G. 04

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1 PROCEDURA GESTIONALE GESTIONE DELL ATTIVITÀ DI VERIFICA IMPIANTI DI ASCENSORE E DELLE PIATTAFORME P.G. 04 COPIA N. CONSEGNATA A DATA Revisione N. Data Descrizione Redazione Approvazione REV. 0 01/03/05 Emissione originale RDQ TITOLARE REV. 1 22/07/05 cambio rag. sociale RDQ TITOLARE REV.2 08/11/06 Modifica par. 3.3 RDQ Amm. Unico REV.3 04/04/07 REV.4 04/01/09 REV.5 22/02/ Aggiunta riferimenti alle piattaforme Aggiunta riferimenti al nuovo gestionale Cancellazione al cap.4 del COMITATO (REFUSO dalla procedura di certificazione) RDQ RDQ RDQ Amm. Unico Amm. Unico Amm. Unico Rev.06 22/02/ Dettagliato il riesame RDQ Amm. Unico REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 1

2 1. Scopo e campo di applicazione Allo scopo di garantire la piena soddisfazione del cliente i requisiti devono essere adeguatamente definiti, documentati e trasferiti integralmente nell organizzazione per essere compresi dalle persone coinvolte nel processo di erogazione del servizio. La procedura descrive le responsabilità e le modalità di erogazione dei servizi relativi alle verifiche periodiche e straordinarie di ascensori e montacarichi e si applica ogni volta che l azienda apre una commessa, la pianifica, esegue l attività prevista e chiude la commessa a conclusione dell erogazione del servizio. La procedura si applica all erogazione dei seguenti servizi: Verifica Periodica Verifica periodica su ascensori, montacarichi installati e piattaforme. Verifica Straordinaria Verifica straordinaria su ascensori, montacarichi installati e piattaforme. 2. Responsabilità E responsabilità di: RC: analizzare le richieste di offerta e verificare che la documentazione del Cliente e tutti i dati in ingresso siano adeguati per una corretta valutazione dei dati tecnici e dei costi dell'offerta; determinare i prezzi per elaborare il preventivo, formalizzare l offerta, approvarla ed inviarla al Cliente verificare ed accettare l ordine del Cliente; verificare che la documentazione del Cliente sia adeguata per il servizio richiesto inviare al Cliente la Dichiarazione di Accettazione che è generata direttamente dal sistema gestionale, inserire i dati dell'impianto e della commessa, una volta avuta sicurezza dei dati vengono generate le commesse e può iniziare la fase di assegnamento. RePiaProTecVer: aprire la commessa, predisporre tutta la documentazione tecnica necessaria alle varie fasi di erogazione del servizio, assegnare le commesse tramite il gestionale emettere l ordine al collaboratore tecnico individuato all interno dell Elenco CT qualificati per l effettuazione del servizio definire chi effettuerà l attività richiesta gestire a livello documentale e monitorare l attività gestire, assieme al Collaboratore Tecnico la relazione con il cliente riesaminare i rapporti di verifica (solo la difformità fra il verbale cartaceo e l elettronico) ReTecVer/Sostituto predisporre tutta la documentazione tecnica necessaria alle varie fasi di erogazione del servizio gestire le eventuali non conformità partecipare alla realizzazione delle azioni correttive e preventive; controllaregestire tutti gli strumenti REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 2

3 verificare l applicazione delle norme di sicurezza in base la legislazione vigente relativamente al personale dipendente riesaminare i rapporti di verifica (solo osservazioni e non conformità). Gestire la relazione col cliente REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 3

4 Collaboratore Tecnico CT: verificare la conformità della documentazione perché l attività avvenga in condizioni controllate. predisporre gli strumenti perché risultino sempre conformi. eseguire e sovrintendere la sequenza delle operazioni come previsto dalle istruzioni operative giustificare le commesse e rispettare le date di scadenza segnalare ad ReTecVer ed al cliente l esito a conclusione del servizio con la specifica modulistica. Compilare on line il verbale e inviare l'originale in ufficio, oltre che lasciare le altre copie al manutentore e nel locale macchina emettere eventuali rapporti di NC 3. OffertaModalità operative 3.1. Valutazione della richiesta di offerta La richiesta di offerta del Cliente, con l eventuale documentazione tecnica inviata via fax, per posta, a mano o telefonica, è ricevuta da RC o dalla Segreteria che registrerà le seguenti informazioni: nome del Cliente; tipo di servizio richiesto; data e firma della richiesta. La richiesta viene sottoposta all esame di RC, che con l eventuale collaborazione di ReTecVer, darà una valutazione di fattibilità tecnica, produttiva ed economica allo scopo di decidere se inviare l offerta. In caso positivo viene presa in carico da RC Preventivo ed offerta RC o qualsiasi persona della funzione commerciale dopo avere verificato i dati in ingresso a sua disposizione, costituiti dai requisiti di base forniti dal Cliente, dai requisiti derivanti da leggi o norme e dai documenti eventuali da esso forniti, procede all elaborazione del preventivo determinando il prezzo del servizio, ricavandolo dal tariffario dell azienda. Quindi prepara l offerta (generata direttamente dal sistema gestionale su uno standard definito da RC e da ReTecVer) che deve essere dettagliata e facilmente interpretabile in quanto questa è articolata in modo diverso a seconda del tipo di servizio richiesto ma che in generale contiene i seguenti dati: riferimenti normativi del servizio richiesto tipologia e prezzo per il servizio; data prevista di erogazione del servizio (eventuale). condizioni generali di fornitura e di pagamento L offerta è quindi inviata al Cliente mentre una copia viene archiviata assieme alla relativa accettazione e dietro l impianto. Inoltre copia rimane residente nel Gestionale Aziendale. REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 4

5 3.3. Trattativa, riesame e modifiche dell ordine Eventuali modifiche, integrazioni e/o chiarimenti vengono concordate tra cliente e RC. Conclusa la eventuale trattativa, il Cliente invia l ordine scritto o telefonico o l offerta firmata per approvazione. RC effettua una verifica che tutti i dati siano adeguati, definiti e documentati (prezzi, quantità, termini di erogazione del servizio, condizioni di pagamento). Conclusa la eventuale trattativa, il Cliente invia l ordine scritto o telefonico o l offerta firmata per approvazione. Le eventuali modifiche d ordine vengono riportate sull ordine originale che in tal modo viene aggiornato ed assume validità contrattuale con la firma di RC per verifica ed accettazione delle stesse. A riscontro del ricevimento e per accettazione d ordine delle verifiche periodiche sugli ascensori, RC invierà al Cliente una dichiarazione di accettazione. Eventuali modifiche, integrazioni e/o chiarimenti vengono concordate tra cliente e RC. Conclusa la eventuale trattativa, il Cliente invia l ordine scritto o telefonico o l offerta firmata per approvazione. RC effettua una verifica che tutti i dati siano adeguati, definiti e documentati (prezzi, quantità, termini di erogazione del servizio, condizioni di pagamento). Le eventuali modifiche d ordine vengono riportate sull ordine originale che in tal modo viene aggiornato ed assume validità contrattuale con la firma di RC per verifica ed accettazione delle stesse. A riscontro del ricevimento e per accettazione d ordine, RC o la persona che si occupa dell inserimento dei dati nel gestionale dell azienda ANTILOPEPHI Verifiche invierà al Cliente la Dichiarazione di Accettazione (generata direttamente dal Gestionale Aziendale che porta la firma dell'amministratore UnicoMOD07 G ). Il Responsabile delle vendite facendo la valida sul gestionalezione commeciale (è come se apponesse apponendo la sua firma), a conferma che i dati inseriti e stampati sulla DA rispecchino quanto comunicato dal Cliente sul modulo di accettazione (evidenza oggettiva del riesame del contratto) dell offerta o su qualsiasi altro formato con cui il cliente ha formalizzato l ordine Apertura di Commessa RC una volta accettato l Ordine informa ReTecVer perchè aprea la commessa e automaticamente RePiaPro assegna la verifica a CT e ReTecVer predisponepredispone che prende in carico la commessaga il relativo Piano della Qualità. 4. Erogazione del servizio Quando, in seguito alla conferma d ordine DA, il cliente ha accettato le condizioni previste dall azienda per l erogazione del servizio REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 5

6 RePiaProTecVer assegna le commesse mediante una schermata apposita del Gestionale apre la commessa dall elenco collaboratori tecnici qualificati, individua il collaboratore tecnico che svolgerà l attività richiesta dal cliente. Gestisce l Acquisizione di dati all interno dell azienda Fornisce al CT la documentazione necessaria Mette a disposizione del CT gli strumenti necessari CT Contatta il cliente per prendere accordi sulla data della prestazione del servizio Effettua l attività di verifica come previsto dalle I.O.02 A, I.O.04 A. Giustifica le commesse sul gestionale e rispetta le date di scadenza che vede sul suo scadenziario Emette il rapporto di verifica ( MOD01 A e/o MOD 08 Autilizzando i modelli stampati su blocchi) e lo trasmette al ReTecVer per il riesame Compila on-line un verbale uguale a quello cartaceo e trasmette all'ufficio l'originale firmato RePiaPro Controlla con l ausilio del gestionale, controlla che non vi siano difformità fra i verbali inseriti a gestionale e quelli cartacei, eventualmente segnalandoli a ReTecVer. ReTecVer/Sostituto Verifica la correttezza dell applicazione delle I.O. e la conformità della documentazione tecnica relativa all ascensore verificato. Viene effettuato il riesame analizzando il verbalie di verifica ove sono presenti delle note inserite dal CT, e o eventuali difformità.; In caso di esito negativo di Verifica Periodica viene fatta una segnalazione al Comune di appartenenza dell impianto e il Comune stesso provvede al blocco dell impianto finchèfinché non vengono eliminate le Non Conformità : potrà essere necessaria una Verifica Straordinaria. In caso di disaccordo con le valutazioni di TRIVENETO, come riportato nelle clausole contrattuali, si ricorda che: (15.2) In caso di disaccordo con TRIVENETO SRL circa l'esito della valutazione il Committente può presentare RICORSO a TRIVENETO SRL entro trenta (30) giorni dalla data di ricezione della comunicazione TRIVENETO SRL, esponendo e motivando per iscritto le ragioni del ricorso. Il ricorso sarà esaminato dal COMITATO, costituito da personale competente che non ha partecipato al processo oggetto del reclamo/ricorso, che avrà il compito di decidere circa l'accoglimento o meno del ricorso. Eventuali ulteriori elementi e/o informazioni ad integrazione del ricorso presentato potranno essere richiesti da TRIVENETO SRL al Committente. La relativa decisione sarà comunicata per iscritto al Cliente entro trenta (30) giorni lavorativi dalla data di ricezione del ricorso. (15.3) In caso di richiesta di RICUSAZIONE degli ispettori, il committente dovrà: - retribuire immediatamente TRIVENETO a saldo dell intero importo, se sono state già eseguite le attività anche solo in parte - presentare il proprio RECLAMO o RICORSO (punti 16.1 e 16.3), fornendo giustificati motivi REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 6

7 Ricordiamo che, in linea con quanto previsto nella norma, TRIVENETO farà valutare gli elementi disponibili a personale competente che non ha partecipato al processo oggetto del reclamo/ricorso, e rimettendosi alla sua insindacabile decisione in merito alla accettazione della RICUSAZIONE, e alla conseguente sostituzione degli ispettori ricusati: Qualora si ravvisasse il riconoscimento della loro inadeguatezza in misura anche solo presunta, la sostruzione degli ispettori sarà a titolo gratuito. L amministrazione spedirà al cliente la fattura assieme alla documentazione (se non già consegnata). ReTecVer trasmette al Comitato per la Certificazione tutta la pratica. Comitato Si riunisce periodicamente per analizzare i Verbali di verifica e verificarne la correttezza dell applicazione delle procedure. RC concorda la spedizione dell esito della verifica al cliente insieme alla fattura con chi si occupa della gestione documentale dell ambito commerciale. La pratica viene archiviata secondo la P.G.10 Gestione archivio (dalla RT22 ACCREDIA: Tutta la documentazione esaminata ed approvata dall OdC, deve essere chiaramente identificata (eventualmente mediante apposizione di timbro/firme) e conservata per almeno 3 anni ). REVISIONE: PG04 Gestione Attività di Verifica Ascensore Piattaforme rev.6 del 01 giu 2012.doc A CURA DI: Marco ing. Fruscalzo Pagina 7