Il cam mi n o per la ricerca Il 2 8 e 29 m agg io n ei Parc hi ita lian i. per organizzare la manifestazione

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1 Il cam mi n o per la ricerca Il 2 8 e 29 m agg io n ei Parc hi ita lian i Consigli utili Consigli utili per organizzare la manifestazione

2 Il Cammino per la ricerca: Cosa è > Il cammino per la ricerca è una importante iniziativa di solidarietà organizzata da Telethon, in collaborazione con Federparchi- Europarc Italia; > E la prima volta che Telethon organizza un evento al di fuori della Maratona Tv e questo rende ancora più evidente il valore della manifestazione; > La manifestazione sarà organizzata con il supporto dei Parchi e delle Aree protette associate a Federparchi-Europarc Italia e dei ricercatori e dei volontari Telethon. > Le principali finalità sono: Raccogliere fondi a favore di Telethon; Valorizzare e far conoscere lo straordinario patrimonio naturalistico e di biodiversità presente nei Parchi italiani. 2

3 Cosa prevede > Il cammino per la ricerca prevede per sabato 28 e domenica 29 maggio 2011: Iniziative di raccolta fondi nei Parchi e nelle Aree protette di tutta Italia passeggiate guidate da realizzarsi attraverso itinerari specifici individuati ad hoc e previa sottoscrizione da parte dei partecipanti presso punti di raccolta fondi dedicati > Tutti i proventi della raccolta fondi, comprese le quote di iscrizione dei partecipanti alle passeggiate guidate ed eventuali ulteriori donazioni, saranno devoluti a Telethon per finanziare i suoi progetti di ricerca sulle malattie genetiche contribuendo alla costruzione di un mondo migliore. 3

4 Perché questa guida > Questa guida punta a darvi alcuni consigli utili ed indicazioni pratiche per organizzare e promuovere la manifestazione; per incentivare la partecipazione dei cittadini alle passeggiate guidate; per raccogliere fondi per la ricerca Telethon valorizzando i Parchi italiani. > La riuscita della manifestazione dipenderà molto da voi, dal vostro impegno nell organizzazione delle passeggiate guidate e nella gestione dei punti di raccolta fondi, dalla passione e dall entusiasmo che metterete nel chiedere ad altri cittadini di affiancarci e sostenerci nella nostra iniziativa > Il successo della manifestazione si misurerà sulla base dei fondi raccolti che andranno a finanziare i progetti di ricerca sulle malattie genetiche. 4

5 Team di lavoro: compiti (1) > Vi consigliamo di creare un team di lavoro e nominare un coordinatore ripartendo nel gruppo le responsabilità di: > tenere i rapporti con Federparchi e con la Segreteria organizzativa; > individuare i percorsi per le passeggiate previste per il 28 ed il 29 maggio 2011; > Scegliete percorsi suggestivi, interessanti anche per i visitatori abituali del vostro parco. I percorsi devono essere facili, alla portata di tutti, anche delle persone diversamente abili. > posizionare i salvadanai per la raccolta fondi; > I salvadanai saranno in cartone riciclato offerti da Comieco. Potranno essere sistemati presso i vostri centri visita o in altri luoghi chiusi da quando li riceverete (entro il 20 maggio). > Sabato e domenica 28 e 29 maggio andranno spostati presso i punti di raccolta. 5

6 Team di lavoro: compiti (2) > realizzare uno o più punti di raccolta fondi dove poter raccogliere le sottoscrizioni dei partecipanti alle passeggiate; > individuati in zone adatte a garantire un alta affluenza di pubblico ed in prossimità dei luoghi di partenza delle passeggiate. > garantire il personale per la gestione dei banchetti. > un responsabile raccolta fondi > che dovrà garantire la gestione delle attività di sottoscrizione (compresa la cassa) ed eventuale supporto media. > 3 persone di staff > dovranno accogliere i visitatori ed essere particolarmente motivate a promuovere le passeggiate e raccogliere le sottoscrizioni. > assicurare le Guide per la gestione delle passeggiate; > assicurare la disponibilità dei centri visita per l eventuale presentazione dei progetti di ricerca Telethon. 6

7 Team di lavoro: compiti (3) > Altri compiti da ripartire all interno del team di lavoro saranno: promuovere la manifestazione a livello locale; mantenere i rapporti con la stampa locale; promuovere eventuali ulteriori iniziative di raccolta e/o rapporti di partnership a livello locale. tenere la rendicontazione dei fondi raccolti da inviare a Telethon al termine della manifestazione. > Nota bene: Telethon invierà un ricercatore/volontario presso ciascun punto di raccolta per presentare i propri progetti di ricerca prima della partenza delle passeggiate. Quando non sarà possibile individuare una persona della zona, si chiederà ai Parchi di garantire il pernottamento del ricercatore nei giorni della manifestazione. 7

8 I punti di raccolta fondi > Vi chiediamo di provvedere direttamente all allestimento dei punti di raccolta garantendo le dotazioni di base: N 1 gazebo di piccole dimensioni (mt. 3x3 o 4x4); N 1 banco (dimensioni circa 150 x 90 x 75 h). N 3/4 sedie; > Noi, entro il 20/5, per ogni punto di raccolta vi forniremo un kit con: Salvadanaio N 10 Cappellini (per staff e Guide); N 1 Copritavolo personalizzato di dimensioni cm. 200 x 400; N 3 Bandiere di dimensioni cm. 120 x 100; N 2 Manifesti dell iniziativa di dimensioni cm. 50 x 70; N 1 bobina da 50 mt di striscione in plastica N flyer (sestino) istituzionali N Adesivi (di taglio piccolo), per personalizzare i vostri materiali; Esecutivi digitali personalizzabili (es. volantini, manifesti, striscioni, ecc.). 8

9 La sottoscrizione e i kit partecipanti > Alle passeggiate guidate di sabato e domenica 28 e 29 maggio 2011 la partecipazione dei bambini sarà gratuita, mentre agli adulti dovrà essere richiesta una sottoscrizione. > Il Kit partecipanti adulti, da rilasciare soltanto con sottoscrizione minima di 10 euro, consiste in: gadget della manifestazione (laccio per scarpe con relativo coupon) forniti nelle quantità che avrete chiesto attraverso la Scheda di partecipazione; Flyer istituzionale; eventuali altri materiali predisposti dal Parco ospitante (vedi seg.) > i bambini riceveranno comunque: palloncino della manifestazione (con asta e valvola; da gonfiare ad aria) fornito in numero di per ciascun punto di raccolta. > Anche questi materiali, così come quelli per la gestione dei punti di raccolta fondi, vi saranno consegnati entro il 20/5. Per ottimizzare i costi di trasporto invieremo i materiali presso la sede del Parco. Vi chiediamo organizzarvi per smistarli presso i vari punti di raccolta 9

10 Integrazione dei kit partecipanti > Sarebbe molto importante che i Parchi arricchissero il Kit per i partecipanti: > con libri, guide, prodotti tipici locali, miele, marmellate, acque minerali, ecc. > personalizzando materiali e prodotti con gli adesivi della manifestazione (ricevuti con i Kit). > Arricchire ulteriormente il Kit darebbe: > al pubblico un ulteriore incentivo a sottoscrivere e partecipare alle passeggiate guidate; > ai Parchi un ottima opportunità per promuovere materiali o prodotti del proprio territorio. 10

11 Orari delle passeggiate > L obiettivo è di organizzare n 5 passeggiate per ciascun itinerario/punto di raccolta. > in particolare n 2 passeggiate il sabato e n 3 passeggiate la domenica secondo lo schema seguente: > Sabato 28 maggio 2011 Ore 10: primo incontro Ricercatore TH, ore 11 partenza passeggiata guidata; Ore 15: secondo incontro Ricercatore TH, ore 16 partenza passeggiata guidata; > Domenica 29 maggio 2011 Ore 10: terzo incontro Ricercatore TH, ore 11 partenza passeggiata guidata; Ore12: quarto incontro Ricercatore TH, ore13 partenza passeggiata guidata; Ore 15: quinto incontro Ricercatore TH, ore 16 partenza passeggiata guidata. 11

12 Promozione: livello nazionale (1) > Media Partner nazionale > RDS Radio Dimensione Suono > Segretariato Sociale Rai > Piano Media dal 16 maggio : tv, stampa, web, free press, OOH > Ampia visibilità durante la maratona televisiva Telethon per dicembre 2011 con: > presentazione filmati sull iniziativa; > premiazione Parchi vincitori gara virtuale di raccolta fondi 12

13 Promozione: livello nazionale (2) > Flyer informativo > distribuito in tutta Italia anche attraverso la rete dei volontari Telethon; > On Line > con banner sui siti di Telethon, Federparchi, Parks.it, e di altri partner coinvolti (RDS, BNL, etc). > con il coinvolgimento dei social network, motori di ricerca; > con il lancio di un sito dedicato contenente tutte le informazioni sulla manifestazione: Lista Parchi, per Regione, con punti di raccolta, mappe, percorsi passeggiate, eventuali iniziative supplementari, ecc.; > Si avrà inoltre la possibilità di scaricare on line materiali quali Esecutivi digitali personalizzabili (manifesti, locandine, ecc.); 13

14 Relazioni Media: nazionale > Sono due le iniziative di comunicazione ulteriore previste a livello nazionale: > n 1 Incontro Stampa di presentazione accordo Federparchi- Europarc Italia e Telethon il 14/4/2011 a Roma; > n 1 Conferenza Stampa di lancio a metà maggio > Presentazione dettagli progetto; > Lancio del sito Internet dedicato; > lista dei Parchi aderenti con: punti di raccolta; percorsi passeggiate; Agenda di iniziative collaterali; informazioni di servizio per i giornalisti 14

15 Promozione: locale (1) Per ottenere risultati è necessario un forte impegno sul territorio. > E indispensabile il vostro supporto per: > Distribuzione flyer + manifesti, locandine (esecutivi personalizzabili, abbiamo predisposto un formato A3). > Coinvolgimento dei Comuni del Parco > I Sindaci sono già informati della manifestazione: sarebbe importante anche la loro partecipazione personale alle passeggiate. > Eventuale coinvolgimento Giunta, Consiglieri Comunali, Autorità locali, associazioni di categoria, aziende locali, associazioni civiche e del volontariato. 15

16 Promozione: locale (2) > Coinvolgimento del personale del parco e famiglie chiedendo loro di viralizzare l adesione alle passeggiate presso familiari, amici, conoscenti, ecc. > Coinvolgimento di Testimonial > personaggi famosi ad esempio uomini di scienza o cultura, parlamentari, sportivi, personalità dello spettacolo nati o residenti nel territorio del vostro Parco. > individuate personalità della vostra zona alle quali inviare lettera per presenza presso i punti di raccolta e/o partecipazione a passeggiate guidate; > Noi vi invieremo format di lettera da spedirgli. 16

17 Relazione con i media: locale (1) > I rapporti con la stampa locale assumono una grande importanza. > Comunicato stampa prima della manifestazione > da inviare prima delle passeggiate per promuovere l iniziativa e invitare i giornalisti locali alle passeggiate guidate di sabato e domenica 28 e 29 maggio (Vi invieremo format del Comunicato stampa) > Rapporti di media partnership > Molto importante anche avviare rapporti di partnership per realizzare uno scambio di visibilità reciproca. > Al Media Partner potrà essere garantita visibilità attraverso la citazione della ragione sociale e/o la pubblicazione del logo sulla comunicazione che sarà fatta a livello locale. 17

18 Relazione con i media: locale (2) > Troupe televisive > E auspicabile la partecipazione delle emittenti televisive locali. > Consigliamo che durante le eventuali operazioni di ripresa la troupe sia sempre seguita da un responsabile e che le dichiarazioni vengano rilasciate dal portavoce. > Partecipazione dei giornalisti alle passeggiate Ai giornalisti dovrà essere prestata un attenzione particolare al fine di massimizzare la comunicazione dell evento. Suggeriamo che li accolga un portavoce delegato a rilasciare dichiarazioni e a riassumere, in modo chiaro e corretto, le informazioni sulla manifestazione, gli obiettivi, ecc.. (invieremo scheda di registrazione stampa e Vip) 18

19 Altre iniziative di raccolta fondi > I Parchi potranno auspicabilmente concludere accordi con aziende del territorio che vogliano sostenere la manifestazione: > con un contributo minimo di euro a favore di Telethon il Sostenitore avrà diritto ad: utilizzare il logo della manifestazione nella propria comunicazione immediatamente pre e post evento; offrire gratuitamente propri prodotti presso i punti di raccolta. > Non è prevista per le aziende locali la possibilità di diventare Sostenitori con la sola distribuzione gratuita dei propri prodotti (senza contributo economico). 19

20 Immortaliamo la giornata > Sarebbe utile che ogni Parco organizzasse un servizio fotografico e/o video della manifestazione: anche senza il coinvolgimento di fotografi professionisti; con l utilizzo di una buona macchina fotografica o videocamera digitale; per avere, comunque, immagini di buona qualità > Vorremmo anche chiedervi di realizzare dei montaggi da eventualmente trasmettere durante la maratona televisiva Telethon di dicembre

21 La gara virtuale di raccolta fondi > I parchi parteciperanno ad una gara virtuale di raccolta fondi. > I vincitori parteciperanno alla maratona televisiva Telethon. > Saranno considerati validi e conteggiati nella gara di raccolta fondi: I contributi raccolti attraverso i salvadanai nell intero periodo; I contributi raccolti con le sottoscrizioni dei partecipanti alle passeggiate; I contributi a Telethon da parte di Sostenitori locali individuati dai Parchi 21

22 Gara: valutazione dei risultati > I vincitori risulteranno essere: > il Parco che avrà raccolto di più in assoluto; > Il Parco che avrà raccolto di più attraverso i soli sostenitori ; > il Parco che avrà raccolto di più in relazione al proprio potenziale di utenza. 22

23 Rendicontazione e versamento > Al termine della manifestazione necessita il: > conteggio dei fondi raccolti e registrazione in Scheda di Rendicontazione, con dettaglio: raccolta con i salvadanai presso i Centri visite, ecc. quote di iscrizione alle passeggiate altre donazioni spontanee Contributi di Sostenitori Altro > Trasferimento fondi a Fondazione Telethon con: Bonifico bancario; IBAN: IT55L Conto corrente postale; (invieremo a breve le coordinate) > Nella causale del versamento è importante indicare il nome del Parco e la denominazione del punto di raccolta (se più d uno nel Parco). 23

24 Il mandato di raccolta > I Parchi che parteciperanno alla manifestazione dovranno individuare un Tesoriere che sottoscriva con Telethon il Mandato di raccolta, una procura ad incassare i proventi della raccolta fondi per un periodo di tempo determinato. (consigliamo che a sottoscrivere il Mandato sia il Presidente del Parco). > Il Tesoriere avrà la responsabilità: della raccolta dei fondi; del relativo versamento a Telethon della rendicontazione finale. 24

25 Aggiornamenti sul web > Da venerdì 15 aprile i materiali e tutti gli aggiornamenti relativi alla manifestazione saranno disponibili sui siti di Federparchi - Europarc Italia: > > 25

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