Adempimenti amministrativi, normativi e legali nella qualificazione dei fornitori

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1 Adempimenti amministrativi, normativi e legali nella qualificazione dei fornitori - VADEMECUM - in collaborazione con

2 ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI, NORMATIVI E LEGALI NELLA QUALIFICAZIONE DEI FORNITORI PREMESSA Il presente vademecum costituisce supplemento esemplificativo degli adempimenti da porre in essere nel processo di qualificazione dei fornitori potenziali ed esistenti da parte dell azienda committente la fornitura (d ora in poi Committente ). Il vademecum si compone di una parte generale, che illustra le regole generali applicabili per l elenco dei fornitori, e di una check list che individua l insieme degli adempimenti da realizzare per ottenere l accreditamento e la qualificazione. PARTE GENERALE Modalità e regole generali applicabili 1. MODALITÀ DI RICHIESTA DI ISCRIZIONE ALL ELENCO FORNITORI Ciascuno dei soggetti economici, in possesso dei requisiti richiesti, dovrà presentare al Committente apposita Richiesta di iscrizione. In caso di iscrizione di un soggetto che opera in una forma di raggruppamento riconosciuta dalla legge, il procedimento di qualificazione deve interessare tutte le imprese facenti parte del raggruppamento. Il procedimento di qualificazione deve essere adottato anche dai soggetti economici titolari di subcontratti. 2. DOCUMENTAZIONE PER L ISCRIZIONE ALL ELENCO FORNITORI Ai fini dell iscrizione all elenco fornitori, gli operatori dovranno produrre, in forma cartacea o digitale, la documentazione a corredo della Richiesta di iscrizione. Nel caso di soggetti economici provenienti da Stato UE o extra UE non residente in Italia, i requisiti richiesti dovranno essere comprovati mediante documenti equipollenti. Le certificazioni richieste dovranno essere redatte ai sensi e per gli effetti del D.p.r. 445/2000, allegando la copia del documento di identità in corso di validità del legale rappresentante. Wolters Kluwer Italia 1

3 3. ESAME DELLA RICHIESTA DI ISCRIZIONE ALL ELENCO FORNITORI Le Richieste di iscrizione saranno esaminate secondo l ordine progressivo di invio della richiesta stessa, fatta salva la possibilità per la Committente di richiedere le necessarie integrazioni entro un termine massimo predefinito (per esempio, 20 giorni). La Committente può procedere all accertamento della veridicità delle informazioni presentate, riservandosi di accedere nelle sedi degli operatori economici richiedenti per effettuare i controlli ritenuti necessari. La mancata disponibilità a consentire l accesso alle proprie sedi e/o stabilimenti da parte dell operatore economico, senza giustificato motivo, può essere causa di rigetto della Richiesta di iscrizione. 4. ESITO Il procedimento di qualificazione degli operatori economici deve prevedere un esito entro un termine definito (per esempio, entro 60 giorni dal completamento della Richiesta di iscrizione o dall eventuale integrazione della documentazione da parte dell operatore economico). Un apposita Commissione di qualifica valuterà i requisiti dell operatore economico. Al termine del procedimento, la Committente comunicherà all operatore economico richiedente, l esito dell iscrizione. È fatto obbligo a quest ultimo, a pena di cancellazione dell elenco degli operatori qualificati, di comunicare tempestivamente e comunque non oltre 10 giorni dall evento, ogni variazione o modifica dell assetto societario, economico e/o amministrativo dell operatore economico qualificato. Lo stesso annualmente dovrà rilasciare idonea attestazione, ai sensi del D.p.r. 445/2000, a conferma della sussistenza di tutti i requisiti generali e speciali attestati in fase di qualifica. La mancata persistenza di tale ultima qualificazione comporterà il riavvio del procedimento di qualificazione, al fine di accertare la possibilità di mantenere la qualificazione, ma per categorie e importi diversi, o la revoca della stessa. 5. SOSPENSIONI E CANCELLAZIONI DALL ALBO FORNITORI QUALIFICATI Fatto salvo l avvio l acquisizione delle informazioni ritenute pertinenti e dell avvio di un contraddittorio sul punto, la Committente si riserva di sospendere per periodi variabili, e comunque fino a quando persiste la causa di sospensione, in caso di riduzione o perdita dei requisiti richiesti, nonché in caso di perdita dell affidabilità dell operatore economico qualificato. Inoltre, sempre dopo idoneo contraddittorio, la Committente si riserva la possibilità di cancellare definitivamente il nominativo dell operatore economico qualificato sia in caso di persistenza delle cause di sospensione per oltre 6 mesi sia nel caso in cui, a causa della perdita di taluni requisiti, non sia più possibile mantenere l iscrizione in riferimento agli stessi. È facoltà dell operatore economico qualificato richiedere, in qualsiasi momento, la cancellazione dall Albo fornitori, fatto salvo l obbligo di definire i rapporti contrattuali ancora in corso. Wolters Kluwer Italia 2

4 PARTE SPECIALE Check list su adempimenti amministrativi, normativi e legali La presente parte speciale definisce l insieme dei documenti minimi necessari che la Committente dovrà richiedere per l ottenimento all operatore della qualificazione. DATI PERSONALI E SOCIALI (dichiarazione ai sensi del D.p.r. 445/2000) Indicazione completa della Ragione Sociale, Partita Iva, Codice Fiscale, Indirizzo della sede commerciale/amministrativa, Indirizzo , p.e.c., e nominativo del responsabile commerciale, Recapiti telefonici ed eventuale numero di fax. ISCRIZIONE ALLA CAMERA DI COMMERCIO Dichiarazione del numero e di tutti i riferimenti relativi all iscrizione alla CCIAA competente, allegando la documentazione inerente. VISURA CAMERALE (dichiarazione ai sensi del D.p.r. 445/2000) Visura camerale aggiornata con data non anteriore di 30 giorni. REQUISITI DI ORDINE GENERALE (dichiarazione ai sensi del D.p.r. 445/2000) Possesso dei requisiti di cui all art. 38 comma 1 del D. lgs. 163/2006; Eventuale iscrizione nella c.d. white list della Prefettura di competenza; Produzione del Documento Unico di Regolarità Contributiva (D.U.R.C.) aggiornato e con data non anteriore a 30 giorni: comunicazione di essere iscritti alla CASSA EDILE sede di n pals sede di n oppure indicare altro sistema previdenziale previsto dall ordine di appartenenza Rispetto della normativa in tema di sicurezza di cui D. lgs. 81/2008: a titolo esemplificativo, valutazione dei rischi redigendo il relativo documento di valutazione ai sensi dell art. 17 comma 1 lettera a) del D. lgs. 81/08 ovvero utilizzando la modalità alternativa prevista al comma 5 dell art. 29 dello stesso, nonché dichiarazione che le attrezzature/macchine utilizzate e/o in dotazione sono pienamente conformi a quanto previsto dal Testo Unico. Wolters Kluwer Italia 3

5 REQUISITI DI CARATTERE SPECIFICO (dichiarazione ai sensi del D.p.r. 445/2000) Requisiti economici: fatturato annuo degli ultimi 3 anni, fatturato nel triennio precedente specifico per il settore di qualificazione, fatturato nel triennio precedente per servizi e/o forniture analoghe; Attestazione di conformità dei dati di bilancio; Requisiti finanziari: indicazione del risultato d esercizio e del patrimonio netto negli ultimi 3 anni. Indicazione dell ammontare dei crediti e dei debiti per ciascuno dei tre anni; Indicazione delle risorse disponibili (indicare il titolo di disponibilità) destinate alla specifica attività per cui si chiede la qualificazione. AFFIDABILITA TECNICA E AMBIENTALE (dichiarazione ai sensi del D.p.r. 445/2000) Possesso di attestazioni di qualità UNI EN e/o di attestazioni SOA; Indicazioni degli accreditamenti e/o qualificazioni presso altre strutture; Possesso di eventuali polizze assicurative; Abilitazioni professionali specifiche; Eventuali adozioni di modelli di organizzazione e gestione ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001. RACCOLTA E MONITORAGGIO DATI PER L ABILITAZIONE ALL INGRESSO NEGLI STABILIMENTI E/O NEI CANTIERI - Personale dipendente di società e/o imprese individuali: Elenco del personale in cantiere iscritto nel libro unico del lavoro o equiparati, corredato dalle copie dei documenti d identità (o equiparati) e cartellini di riconoscimento; Copia dell attestazione di idoneità sanitaria, di eventuali attestazioni specifiche ed abilitazioni particolari del personale in cantiere; Copia del registro infortuni e ricevuta della consegna dei dispositivi di protezione individuali (DPI) firmati da ciascun dipendente; Riconsegna della lettera di trasmissione di PSC e POS, firmata dal Datore di Lavoro per ricevuta; POS conforme all All. XV del D. Lgs. 81/2008 e s.m.i., datato e firmato dal Datore di Lavoro; Copia di eventuali certificati CE di conformità (o equiparati) di macchine, attrezzature e opere provvisionali presenti in cantiere; Nomina del Responsabile dei Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) ed elezione dell eventuale Rappresentante dei lavoratori per la Sicurezza (RLS); Nomina degli addetti antincendio, degli addetti primo soccorso tra i dipendenti presenti in cantiere, del Medico Competente con firma di accettazione da parte dello stesso; Dichiarazione dell'organico medio annuo, distinto per qualifica; Attestati relativi alla formazione e abilitazione dei lavoratori. Wolters Kluwer Italia 4

6 - Lavoratori autonomi: Dichiarazione identificativa con allegato un documento di identità, copia dell attestazione di idoneità sanitaria e copia degli eventuali attestati inerenti la formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro; Ricevuta di consegna del cartellino di riconoscimento; Elenco dei DPI in dotazione a ciascun lavoratore; Copia dei Certificati CE (o equiparati) di conformità di macchine, attrezzature e opere provvisionali presenti in cantiere; Riconsegna della lettera di trasmissione di PSC e POS, firmata per ricevuta; Attestati di abilitazione per le mansioni che richiedono una formazione specifica. Ove necessario, si rinvia all All. VIII del D. lgs. 81/2008 e s.m.i., per una più dettagliata definizione. CONSENSO Autorizzazione al trattamento dei dati personali ai sensi del D. Lgs 196/2003; Accettazione codice etico della Committente; Dichiarazione di disponibilità a consentire l accesso presso la sede legale e le sedi amministrative per verificare la veridicità delle dichiarazioni e i processi produttivi dei prodotti. INOLTRO DOCUMENTAZIONE È necessario che tutti i documenti e le certificazioni siano inviati alla sede legale della società Committente in formato cartaceo o su supporto di archiviazione elettronica (cd, memorie usb, ecc.). A cura di Avv. Antonio Giacalone Studio Legale Rusconi & Partners (Il presente documento è aggiornato al 26 novembre 2014) Wolters Kluwer Italia 5