Guida alla determinazione, imputazione e rendicontazione dei costi dei soggetti aggregati ai POLI DI INNOVAZIONE

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1 FONDO EUROPEO DI SVILUPPO REGIONALE P.O.R Asse 1 : Innovazione e transizione produttiva PAR FSC Linea di azione Competitività industria e artigianato Sistema produttivo Piemontese Linea di intervento Interventi di sostegno per la realizzazione di poli di innovazione Guida alla determinazione, imputazione e rendicontazione dei costi dei soggetti aggregati ai POLI DI INNOVAZIONE Connessa al Bando per l accesso ai finanziamenti per progetti per la ricerca, lo sviluppo e l innovazione riservati ai soggetti aggregati ai Poli di Innovazione (Bando Quarto Programma Annuale dei Poli di Innovazione)

2 Glossario Disciplinare Disciplinare per l'accesso alle agevolazioni per progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale e progetti di innovazione riservate ai soggetti aggregati ai poli di innovazione connesso al Quarto Programma Annuale; approvato con determinazione n. 486 del 16/11/2012 e s.m.i Quarto Programma Annuale Il Quarto Programma Annuale dei Poli di Innovazione, come disciplinato dal Bando approvato con determinazione n. 252 del 21/06/2013 Proposte progettuali I Progetti di ricerca e di innovazione finanziati a valere sul Bando Quarto Programma Annuale dei Poli di Innovazione Beneficiario o beneficiario finale Il soggetto ammesso alle agevolazioni. e aggregato a uno dei poli di innovazione 1

3 SEZIONE I campo di applicazione 1. Sistema contabile e documentazione connessa La presente Guida contiene le regole per l ammissibilità, l imputazione e la rendicontazione delle spese sostenute per la realizzazione delle proposte progettuali ammesse a finanziamento a valere sul Bando Quarto Programma Annuale dei Poli di innovazione (di seguito: Bando) - connesso al Disciplinare approvato con d.d. n486 del 16/11/2012 e s.m.i Le presenti regole integrano le disposizioni contenute nei sopra citati Disciplinare e Bando ai quali la Guida in oggetto è interconnessa. SEZIONE II disposizioni per l imputazione dei costi e la rendicontazione 1. Sistema contabile e documentazione connessa Il beneficiario dovrà adottare un sistema contabile basato sul principio della contabilità separata, con una specifica codificazione capace di garantire la trasparenza dei movimenti contabili connessi alle spese effettivamente sostenute per la realizzazione della proposta progettuale ammessa all agevolazione e la loro tracciabilità nell ambito della sua contabilità. Le spese sostenute dai beneficiari delle agevolazioni potranno essere ammesse al finanziamento solo se riferite ad attività effettivamente avviate, svolte e fatturate nel periodo di eleggibilità. Il periodo di eleggibilità, riferito alle proposte progettuali ammesse a finanziamento con provvedimento di Finpiemonte Spa, decorre dalla data successiva all invio telematico delle domande di finanziamento e si conclude entro il termine indicato nel provvedimento di concessione del contributo. Le spese rendicontate sono considerate ammissibili se costituiscono un costo effettivamente sostenuto (varrà cioè per esse il criterio di cassa ) nel periodo di eleggibilità come descritto al precedente capoverso. Tutti i pagamenti dovranno essere effettuati normalmente a mezzo bonifico bancario/postale, al fine di garantire la tracciabilità della spesa. Fanno eccezione le spese quali acquisto di valori bollati, piccole forniture di cancelleria e similari, per le quali il pagamento può avvenire in contanti. Per attivare le erogazioni delle agevolazioni (salvo i casi di erogazioni in anticipazione) il beneficiario è tenuto a presentare una o più rendicontazioni (rendicontazioni in itinere e rendicontazione finale) delle spese sostenute, così come previsto dal successivo paragrafo 3 della presente Sezione. Le rendicontazioni dovranno essere effettuate mediante l utilizzo della Piattaforma Bandi alla quale si può accedere all indirizzo web L utilizzo di tale piattaforma è finalizzato alla rilevazione delle spese e alla successiva formalizzazione della dichiarazione di spesa. Ogni partner dovrà provvedere autonomamente e sotto la propria responsabilità al caricamento in piattaforma delle spese con riferimento a ciascuna rendicontazione, ivi compresa quella finale. L invio a Finpiemonte della documentazione amministrativa e 2

4 contabile giustificativa delle spese rendicontate dovrà avvenire, per le rendicontazioni intermedie, a cura di ciascun beneficiario. Per la sola rendicontazione finale l invio della citata documentazione dovrà essere effettuato dal Capofila della proposta progettuale per conto di tutti i partner. Ciascun beneficiario sarà in ogni caso destinatario diretto e autonomo dei flussi finanziari di sua spettanza (secondo forma e modalità dal medesimo prescelte nell ambito delle diverse opzioni previste dal Disciplinare). Su tutti gli originali dei documenti giustificativi di spesa il soggetto beneficiario dovrà apporre, a mezzo di apposito timbro, pena la non ammissibilità a finanziamento della corrispondente spesa, la dicitura Fattura pagata con il concorso delle risorse PAR FAS Linea di intervento Poli di Innovazione. La documentazione giustificativa delle spese effettivamente sostenute deve sempre far riferimento ad impegni giuridicamente vincolanti (contratti, lettere di incarico ecc). In tali documenti dovrà essere indicato, in modo chiaro ed univoco: - il fornitore o prestatore di servizi; - l oggetto della prestazione; - il relativo importo; - la sua pertinenza rispetto alle attività ammissibili a finanziamento. La documentazione amministrativa e contabile relativa alle spese sostenute per la realizzazione dell intervento dovrà essere tenuta a disposizione, per i controlli che potranno essere disposti da organi comunitari, nazionali, regionali o da Finpiemonte SpA, fino al 31/12/2018. Per ogni tipologia di costo occorre produrre (in copia conforme 1 salvo differenti disposizioni dell AdG, dirette o per tramite di Finpiemonte Spa) e conservare (in originale) quanto segue: - contratti, lettere d ordine, lettere d incarico ecc.; - fatture o altra documentazione fiscale o equivalente. Tale documentazione dovrà essere annullata secondo le indicazioni sopra riportate; - documenti che provano la consegna e/o il collaudo dei beni ove previsto; - nel caso di servizi di consulenza, documenti che provano l espletamento dell attività prevista; - documentazione dell avvenuto pagamento ; - note e rapporti che attestano le entrate eventuali generate dalla gestione dei prodotti /risultati delle attività finanziate; - copia della documentazione attestante l eventuale attivazione di contratti di collaborazione con altre imprese o enti. Ai fini dell accettazione di ciascuna rendicontazione (in itinere e finale) dovrà, in particolare, essere allegata una apposita dichiarazione sostitutiva di certificazione, rilasciata dal rappresentante legale (o suo delegato) del beneficiario, attestante: 1 Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ai sensi degli artt. 47 e 48, d.p.r. 445 del 28/12/2000 3

5 - il rispetto di tutte le norme di legge e regolamentari vigenti, nazionali e comunitarie che disciplinano la specifica attività; - che le spese rendicontate sono state effettivamente sostenute entro il periodo di elegibilità della spesa; - che non sono stati ottenuti ulteriori rimborsi e/o contributi pubblici sulle stesse spese ammissibili, nonché l impegno a non richiederne per il futuro; - che l impegno relativo a ciascuna unità di personale corrisponde all effettivo impegno temporale dedicato alle attività di progetto; - che i costi mensili del personale indicati nella rendicontazione sono stati calcolati nel pieno rispetto di quanto previsto al punto Spese per personale. 4

6 2. Ammissibilità della spesa 2.1 Criteri Generali Affinché una spesa possa essere considerata ammissibile al finanziamento deve rispondere ai seguenti requisiti: - che sia imputabile alla proposta progettuale ammessa a finanziamento con atto di Finpiemonte SpA; - che sia riconducibile alla tipologia di proposta progettuale oggetto di finanziamento e ad una delle categorie di spesa previste nel Disciplinare; - che sia pertinente, ovverosia che sussista una relazione specifica tra la spesa sostenuta e le attività svolte nell ambito della proposta progettuale ; - che sia effettiva, cioè riferita a spese effettivamente sostenute e corrispondenti a pagamenti effettuati dal soggetto beneficiario; - che sia verificabile in base ad un metodo controllabile al momento della rendicontazione finale delle spese; - che sia sostenuta nell arco temporale di elegibilità come in precedenza specificato; - che sia comprovata da fatture quietanzate; ove ciò non sia possibile, deve essere comprovata da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente; - che sia sostenuta da documentazione conforme alla normativa fiscale, contabile e civilistica vigente. 2.2 I giustificativi di spesa I giustificativi di spesa devono: - identificare la natura del costo; - quantificarne l importo; - essere conformi alle norme comunitarie e nazionali; - essere conformi a quanto previsto dal presente documento. Si precisa che per i costi imputati in quota parte, si dovrà esplicitare il metodo utilizzato per tale imputazione in quota. 2.3 Criteri specifici Il Bando finanzia tre tipologie principali di proposta progettuale: progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale 5

7 progetti per l innovazione di prodotto/processo Progetti per l innovazione di prodotto e di processo attraverso l interazione con l utente Nel seguito sono indicate, per ognuna delle tipologie di proposta progettuale in precedenza elencate, le voci di costo ammissibili come già elencate e specificate nel Disciplinare e nel Bando. Progetti di ricerca industriale e/o di sviluppo sperimentale DESCRIZIONE COSTO Personale tecnico direttamente coinvolto nell'attività. Strumenti e Attrezzature, nei limiti del 30% del costo totale ammissibile riferito a ogni singolo beneficiario Servizi di consulenza ed equivalenti, competenze tecniche, brevetti e licenze, nei limiti del 50% del costo di personale riferito a ogni singolo beneficiario Spese di management, nei limiti del 5% calcolato sul costo totale ammissibile di progetto costi dei materiali, dei componenti finalizzati alla realizzazione dei prototipi, delle forniture e di prodotti analoghi strettamente connessi al progetto di ricerca Altre spese:spese di viaggio, spese generali direttamente imputabili al progetto, spese per fideiussioni finalizzate all erogazione del contributo, spese per personale amministrativo. Tali spese sono ammissibili entro il limite massimo del 20% calcolato sul totale delle restanti spese ammissibili e con riferimento al singolo beneficiario Progetti di innovazione di prodotto/processo Linea A: Innovazione di prodotto/servizio DESCRIZIONE COSTO Personale tecnico direttamente coinvolto nell attività Strumenti e attrezzature Servizi di consulenza ed equivalenti, competenze tecniche, brevetti e licenze, nei limiti del 50% del costo di personale riferito a ogni singolo beneficiario Spese di management, nei limiti del 5% calcolato sul costo totale ammissibile di progetto 6

8 Linea B: Innovazione di processo DESCRIZIONE COSTO Personale tecnico direttamente coinvolto nell attività Strumenti e attrezzature Servizi di consulenza ed equivalenti, competenze tecniche, brevetti e licenze, nei limiti del 50% del costo di personale riferito a ogni singolo beneficiario Spese di management, nei limiti del 5% calcolato sul costo totale ammissibile di progetto DESCRIZIONE COSTO Strumenti e Attrezzature, nei limiti del 30% del costo totale ammissibile riferito a ogni singolo beneficiario costi dei materiali, dei componenti finalizzati alla realizzazione dei prototipi, delle forniture e di prodotti analoghi strettamente connessi al progetto di ricerca Spese di management, nei limiti del 5% calcolato sul costo totale ammissibile di progetto Materiali di consumo Servizi di consulenza, competenze tecniche, brevetti e licenze nei limiti del 50% del costo di personale riferito a ogni singolo beneficiario Altre spese:spese di viaggio, spese generali direttamente imputabili al progetto, spese per fideiussioni finalizzate all erogazione del contributo, spese per personale amministrativo. Tali spese sono ammissibili entro il limite massimo del 20% calcolato sul totale delle restanti spese ammissibili e con riferimento al singolo beneficiario 2.4 Disposizioni sull imputazione dei costi Spese di management La documentazione giustificativa relativa ai costi sostenuti per le attività di management corrisponde a quella prevista dalla presente Guida in relazione al tipo di spesa in cui si concretizza la suddetta attività. Ad esempio, nel caso in cui l attività di management ricomprenda spese di personale, la documentazione giustificativa corrisponde a quella prevista per la voce di spesa personale di cui al successivo paragrafo Macchinari, attrezzature, strumentazioni e prodotti software, finalizzati alla realizzazione dell intervento. Per i progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale e per i progetti di innovazione di prodotto e di processo attraverso l interazione con l utente, tale categoria di spesa è ammissibile nei limiti del 30% del costo totale di progetto riferito al singolo partner (pertanto la quota di costo ammissibile relativa alla tipologia in oggetto sarà calcolata, per ogni singolo partner, nei limiti del 30% del costo totale ammissibile del partner e non del costo totale ammissibile dell intero progetto) 7

9 Le attrezzature sono beni durevoli, utilizzati nell ambito dell attività progettuale, aventi le seguenti caratteristiche: - non perdono la loro utilità dopo un utilizzo protratto per più anni; - sono considerati beni inventariabili dalla disciplina contabile interna dell impresa. Le attrezzature dovranno essere funzionali alle seguenti attività - Studi di fattibilità - progetti di ricerca industriale e sviluppo sperimentale - progetti di innovazione Sono incluse tra le spese ammissibili per strumentazioni e prodotti software: - le infrastrutture per l applicazione di reti a banda larga; - le attrezzature informatiche, ivi incluso il software specialistico funzionale alle attività sopra descritte. Le modalità di contabilizzazione dei costi sostenuti per la presente categoria di spesa possono fare riferimento alle seguenti fattispecie: a) Acquisto b) Ammortamento c) Locazione e leasing d) Manutenzione ordinaria a) Acquisto Sono ammissibili i costi di acquisto dei beni sopra indicati alle seguenti condizioni: - che i beni non fruiscano di altri contributi pubblici; - che il bene sia inserito nel libro cespiti oppure in altra documentazione equivalente qualora prescritto dalla normativa contabile I costi di acquisto sono ammissibili integralmente solo nel caso dei progetti di innovazione. In tutti gli altri casi (laddove la voce di costo vi rientri) sarà riconosciuta la quota di ammortamento corrispondente all effettivo periodo di utilizzo del bene nell ambito del progetto; in caso di destinazione parziale o promiscua il costo corrispondente sarà proporzionato alla percentuale di utilizzo nell ambito del progetto. b) Ammortamento Con riguardo all ammortamento si specifica inoltre che sono ammissibili i costi di ammortamento di beni ammortizzabili in dotazione al beneficiario, calcolati sulla base del loro utilizzo effettivo nell ambito del progetto, alle seguenti condizioni: - che i beni non abbiano già usufruito di contributi pubblici per la loro acquisizione; - che il costo sia calcolato secondo le norme fiscali vigenti e in base alla tabella dei coefficienti di ammortamento fissati con decreto del Ministero delle Finanze (attualmente 8

10 D.M. 31 dicembre 1988 pubblicato nel Supplemento ordinario alla Gazzetta Ufficiale del 2 febbraio 1989, come modificato con Decreto Ministeriale del 28 marzo 1996.) - che il costo di ammortamento sia direttamente riferito al periodo di utilizzo del bene nell ambito dell attività del progetto; - che il bene sia inserito nel libro dei cespiti oppure in altra documentazione equivalente. In base all articolo 102 c. 5 del TUIR, per i beni il cui costo unitario non è superiore a 516,46 euro è consentita la deduzione integrale delle spese di acquisizione nell esercizio in cui sono state sostenute. Pertanto il beneficiario può portare a rendiconto la quota parte del costo riferito al periodo di utilizzo del bene in relazione alla specifica attività cofinanziata. c) Locazione e Leasing Per quanto attiene all acquisizione di beni strumentali e attrezzature attraverso la locazione semplice, sono ammissibili le spese sostenute in relazione ai canoni effettivamente pagati dal beneficiario finale, relativi esclusivamente alle quote di competenza dell operazione. In caso di utilizzo parziale o promiscuo i canoni devono essere imputati con calcolo pro-rata secondo un metodo equo e debitamente giustificato. Si dovrà inoltre comprovare che il ricorso alla locazione costituisce la modalità più vantaggiosa, in termini di convenienza economica, rispetto al normale acquisto. Per quanto attiene all acquisizione di beni strumentali e attrezzature attraverso il leasing, sono ammissibili le spese sostenute in relazione ai canoni effettivamente pagati dal beneficiario finale ad esclusione degli oneri finanziari nonché tutti gli altri costi legati al contratto (quota di riscatto, oneri amministrativi e fiscali). Nel contratto stipulato con la società di leasing, dovranno comparire distintamente l importo corrispondente ai canoni di locazione e l importo corrispondente ai costi legati al contratto come sopra menzionati. L importo massimo non può superare comunque il valore commerciale del bene. Le condizioni per l ammissibilità del leasing sono di seguito indicate: 1) i canoni pagati dall'utilizzatore al concedente, comprovati da una fattura quietanzata o da un documento contabile avente forza probatoria equivalente, costituiscono la spesa ammissibile; 2) nel caso di contratti di locazione finanziaria contenenti una clausola di riacquisto o che prevedono una durata contrattuale minima corrispondente alla vita utile dei bene, l'importo massimo ammissibile non deve superare il valore di mercato del bene; 3) l'aiuto relativo ai contratti di locazione finanziaria di cui al precedente punto 2 è versato all'utilizzatore in una o più quote sulla base dei canoni effettivamente pagati. Se la durata del contratto supera il termine finale per la contabilizzazione dei pagamenti ai fini dell'intervento cofinanziato, viene considerata ammissibile soltanto la spesa relativa ai canoni esigibili e pagati dall'utilizzatore sino al termine finale stabilito per i pagamenti ai fini dell'intervento; 4) nel caso di contratti di locazione finanziaria che non contengono un patto dì retrovendita e la cui durata è inferiore al periodo di vita utile del bene oggetto del contratto, i canoni sono ammissibili in proporzione alla durata dell'operazione ammissibile. Tuttavia, l'utilizzatore deve essere in grado di dimostrare che la locazione finanziaria costituiva il 9

11 metodo più economico per ottenere l'uso del bene. Qualora risultasse che i costi sarebbero stati inferiori utilizzando un metodo alternativo, quale la locazione semplice del bene, i costi supplementari dovranno essere detratti dalla spesa ammissibile. d) Manutenzione ordinaria Sono considerate ammissibili le spese connesse ad interventi di manutenzione ordinaria esclusivamente su macchinari e attrezzature tecnologiche oggetto di contributo di proprietà del beneficiario - utilizzati nell ambito delle attività ammesse a beneficiare dell agevolazione, al fine di garantire un uso efficiente delle stesse. Riepilogo della documentazione richiesta per la giustificazione delle spese sostenute: COSTO AMMESSO Fattura DOCUMENTAZIONE RICHIESTA Acquisto attrezzature /ammortamento attrezzature di proprietà Locazione o leasing Manutenzione ordinaria delle attrezzature Mandati di pagamento e/o contabili bancarie Prospetto di calcolo dell ammortamento imputabile al progetto finanziato accompagnato (nel caso di utilizzo parziale) da una dichiarazione del responsabile del progetto che giustifichi la percentuale di utilizzo applicata Contratto di locazione o leasing contenente la descrizione del bene, il valore, la durata del contratto, il canone con l indicazione separata del costo netto e degli oneri finanziari Fattura e quietanze periodiche relative ai pagamenti Prospetto di calcolo del canone in caso di utilizzo parziale accompagnato da una dichiarazione del responsabile del progetto che giustifichi la percentuale di utilizzo applicata. Fatture dalle quali risultano gli interventi eseguiti, le parti eventualmente sostituite e relative quietanze Qualora l intervento di manutenzione sia stato eseguito con personale interno dovrà essere fornita una dichiarazione dalla quale risultino gli interventi eseguiti e i tempi impiegati. In tali casi per la documentazione di spesa, valgono gli stessi criteri specificati per il personale dipendente Materiali di consumo I costi per materiali di consumo riguardano i beni (che non rientrano nella definizione di attrezzature durevoli riportata nel par. precedente) che siano stati acquisiti ed utilizzati ai fini del progetto. Nel caso dei Progetti di Ricerca il costo di acquisto di componenti finalizzati alla realizzazione di prototipi è ammissibile integralmente, purchè sia dimostrabile che il bene non sia presente in commercio e che possa essere effettivamente ricondotto ad una corretta definizione di 10

12 prototipo. A tale scopo la descrizione del progetto dovrà contenere tutte le specifiche tecniche che consentano una compiuta valutazione finalizzata ad accertare la reale natura del bene in oggetto. Tipologia Riferimenti Documentazione giustificativa Materie prime Ricadono in questa voce Copia delle fatture. componenti, semilavorati, Mandati di pagamento e/o contabili materiali commerciali, bancarie materiali da consumo specifico (ad es. reagenti), Ogni altro elemento che contribuisca altri componenti utilizzati a dimostrare l adeguatezza del per la realizzazione di prodotto acquistato rispetto agli prototipi e/o impianti pilota obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti con riferimento ai prezzi di mercato. Materiali minuti Ricadono in questa voce i costi dei materiali minuti necessari per la funzionalità operativa quali: attrezzi di lavoro, minuteria metallica ed elettrica, articoli per la protezione personale (guanti, occhiali ecc.), CD e simili per computer, carta per stampanti, vetreria di ordinaria dotazione ecc. Copia delle fatture. Mandati di pagamento e/o contabili bancarie Spese per il personale tecnico direttamente coinvolto nell attività Sono generalmente le spese relative a contratti di lavoro dipendente o contratti con lavoratori autonomi-parasubordinati. Nel primo caso tale voce comprende il personale dipendente del (o contrattualizzato con il) beneficiario, regolarmente censito e attribuito all unità locale di localizzazione dell intervento 2, nonché il personale con contratto a tempo determinato direttamente impegnato nelle attività previste per la realizzazione dell intervento. I contratti di lavoro autonomo parasubordinato sono costituiti principalmente da: - borse di dottorato; 2 Personale effettivamente operativo nell unità locale di svolgimento del progetto, come risultante dalle dichiarazioni obbligatorie INPS 11

13 - assegni di ricerca; - ricercatori a contratto; - contratti di lavoro a progetto; - borse di studio per attività di ricerca (borse di addestramento alla ricerca, borse postlaurea, post-dottorato, ecc.) Nella categoria di lavoro autonomo parasubordinato possono essere rendicontati, sulla voce personale, gli incarichi che presentano le seguenti caratteristiche: - per la durata del contratto, è previsto che il collaboratore presti la propria opera in modo continuativo ovvero in modo sistematico e non occasionale su una o più attività che integrano l intervento; - il collaboratore è retribuito per l attività compiuta o per la realizzazione di un risultato connesso alla realizzazione dell intervento ; - il collaboratore è assoggettato alle direttive del soggetto beneficiario; - il collaboratore presta la sua attività per un periodo in tutto o in parte - ricompreso nel periodo di svolgimento dell intervento. Nel caso di retribuzione relativa ai contratti non parametrati sulle ore svolte (ad es. co.co.pro.), l imputazione dei costi, in tutto o pro-quota, deve avvenire sulla base dell indicazione dell oggetto e del costo della prestazione risultante dal documento contabile e dal contratto o dal documento di affidamento dell incarico e dalla relazione finale sull attività. All interno della categoria di lavoro autonomo parasubordinato non sono ammesse, e non saranno rendicontabili in quanto comportano elementi di collusione, le spese derivanti da prestazioni affidate a persone fisiche che abbiano rapporti di cointeressenza con il beneficiario, quali ad esempio soci, rappresentante legale, amministratore unico, membri del consiglio di amministrazione. Pertanto le prestazioni rese da soci, titolari, amministratori o figure equivalenti, per le quali non è possibile esibire documentazione dei costi sostenuti per personale, sono assimilabili alle prestazioni volontarie non retribuite (che non comportano quindi il riconoscimento di compensi diretti) e sono considerate spese ammissibili, ma tuttavia escluse dal finanziamento pubblico. Tali spese sono di conseguenza rendicontabili unicamente a valere sul cofinanziamento privato 3. 3 Cosa implica e come si applica le regola - Esempio pratico: Una piccola impresa è ammessa a finanziamento presenta per la realizzazione di un progetto il cui ammontare di investimento ammissibile è pari a 100..Supponendo di poter riconoscere un intensità massima dell aiuto pari al 50% delle spese ammissibili, il contributo pubblico concedibile ammonterebbe a 50. Dall affermazione della regola sopra riportata in base alla quale i contributi in natura possono essere assimilati alle spese sostenute dai beneficiari purché il cofinanziamento dei fondi non superi la spesa totale ammissibile, escluso il valore di detti contributi ne deriva che, qualora l ammontare delle prestazioni volontarie non ecceda la quota di cofinanziamento privato (= o < di 50), il contributo teorico spettante resta confermato. Qualora tali spese eccedano la quota di confinanziamento privato, il contributo teorico spettante non potrà eccedere il totale di spese ammissibili dedotto l ammontare delle prestazioni volontarie. Es: caso Investimento % di contributo Prestazioni volontarie Contributo spettante 12

14 Le limitazioni riferite all importo massimo di confinanziamento non si applicano alle prestazioni volontarie rese da soci, titolari, amministratori di microimprese (con un numero di addetti non superiori a dieci) i cui costi potranno pertanto essere ammessi integralmente a contributo (fermo restando il rispetto delle altre disposizioni riguardanti l ammissibilità delle suddette spese e la loro quantificazione) 4 La metodologia di calcolo del costo orario opportunamente certificata da un consulente del lavoro e la quantificazione dell impegno lavorativo effettivamente prestato per la realizzazione dell operazione dovranno seguire la medesima impostazione utilizzata in via ordinaria per il personale dipendente; l'inquadramento nelle diverse fasce retributive dovrà avvenire, mediante auto-dichiarazione, tenendo conto dei requisiti professionali minimi necessari per l'espletamento della specifica prestazione con riferimento a livelli professionali di tipo equivalente presenti in azienda ovvero alle declaratorie di qualifica previste dal CCNL di appartenenza. Per quanto concerne le spese afferenti borse di studio per attività di ricerca (borse di addestramento alla ricerca, borse post-laurea, post-dottorato, ecc.) sono considerate ammissibili e possano essere rendicontate sugli interventi secondo le condizioni e il corredo di documentazione di seguito descritto; copia del regolamento relativo alle borse (di studio, di addestramento alla ricerca, post-dottorato, ecc.) ovvero copia degli atti dell amministrazione o dell ente che disciplinano la regolamentazione degli stessi; il Bando di concorso avente ad oggetto lo svolgimento dell attività di ricerca pertinente/inerente il contenuto del progetto di ricerca beneficiario di finanziamento regionale; A % B % Riprendendo l esempio: Caso A). Le spese relative a prestazioni volontarie rese da soci, titolari, amministratori o figure equivalenti sono pari a 30. Le spese ammissibili saranno sempre 100 di cui 30 riferite a prestazioni volontarie. La spesa totale ammissibile dedotto il valore di detti contributi ammonta a = 70. In questo caso, dall applicazione della regola, non consegue alcuna penalizzazione in termini di contributo riconoscibile in quanto 50 è minore di 70. Dunque all impresa può essere riconosciuto il contributo massimo di 50. Caso B) Le spese relative a prestazioni rese da soci, titolari, amministratori o figure equivalenti sono pari a 70. Le spese ammissibili saranno sempre 100 di cui 70 riferite a prestazioni volontarie. La spesa totale ammissibile dedotto il valore di detti contributi ammonta a = 30. In questo caso, dall applicazione della regola, consegue che il contributo massimo riconoscibile è 30 determinando una penalizzazione, in termini di contributo teorico riconoscibile, di 20. Conclusioni: In conclusione, le spese relative a prestazioni rese da soci, titolari, amministratori o figure equivalenti sono ammissibili, ma rendicontabili solo sotto forma di contributi in natura. Come può evincersi dall esempio pratico sopra illustrato, tale previsione comporta un adeguato meccanismo di compensazione. Potrebbe infatti verificarsi una penalizzazione solo qualora tali spese risultassero preponderanti nel quadro generale delle voci di spesa del progetto, circostanza che solleverebbe peraltro ragionevoli dubbi circa l effettiva riconducibilità del progetto alle sostanziali attività di ricerca, sviluppo e innovazione che dovrebbero rappresentare l oggetto principale del finanziamento pubblico. 4 Cfr determinazioni dirigenziali n. 83 del 17/04/2009 e n. 100 del 04/05/09 13

15 la lettera di conferimento dell incarico di ricerca, ovvero altra documentazione ad essa equipollente, nella quale si evinca l impegno del borsista a svolgere l attività di ricerca a favore dell intervento beneficiario di finanziamento regionale; tale documentazione deve indicare espressamente l oggetto e la durata delle attività di ricerca del borsista; la graduatoria del bando di concorso; una certificazione di inizio attività/presa di servizio del vincitore della borsa ove sia previsto dai regolamenti dei singoli enti; le quietanze di pagamento e tutti i giustificativi di spesa per missioni e trasferte purché connesse allo svolgimento delle attività ammesse a finanziamento; una relazione dettagliata a fine intervento controfirmata dal responsabile scientifico di riferimento attestante l effettivo svolgimento dell attività; Il costo del personale si imputa tenendo conto dei seguenti parametri: i) Costo del lavoro: Il metodo di calcolo, per l individuazione del costo orario, deve prendere come riferimento gli elementi costitutivi della retribuzione prevista dal CCNL e/o accordi salariali interni più favorevoli. Più precisamente tale costo sarà determinato dal totale degli elementi retributivi maggiorato degli oneri diretti e riflessi, della quota di tredicesima e/o quattordicesima mensilità, di ferie, di festività soppresse, di TFR e dei contributi a carico del dipendente e del datore di lavoro. In particolare, per il personale dipendente, il dato necessario per il calcolo del costo orario medio del personale impiegato per lo svolgimento dell attività progettuale ammessa a finanziamento è quello indicato nel CUD dell anno precedente a quello del periodo di rendicontazione, alla parte C Dati Previdenziali ed Assistenziali 4 Imponibile Previdenziale così come descritto nell allegato A alla presente GuidaSi ricorda che, con riferimento alla singola unità di personale, l importo massimo ammissibile su base annua non può essere superiore al costo totale lordo annuo come in precedenza determinato. L IRAP può costituire un costo ammissibile, e quindi rendicontabile, alle seguenti condizioni: - che riguardi enti privati non commerciali, di cui all'articolo 3, comma 1, lettera e) del D.Lgs 446/1997 e ss.mm.ii, che esercitano attività non commerciale in via esclusiva, per i quali la determinazione del valore della produzione netta è disciplinata dall art. 10 del D.Lgs 446/1997; - che riguardi amministrazioni pubbliche, di cui all'art. 3, comma 1, lettera e-bis), come definite dall art. 1 comma 2 del D.Lgs. 165/2001(ivi comprese tutte le amministrazioni dello Stato, le istituzioni universitarie, gli enti locali ecc..), per le quali la determinazione del valore della produzione netta è disciplinata dall art. 10 bis D.Lgs 446/1997; sempre che le citate amministrazioni non siano impegnate, nell ambito del progetto, in attività configurabile come commerciale; 14

16 - che la base imponibile ai fini IRAP, come previsto dalla legislazione vigente per i soggetti passivi sopra richiamati, sia calcolata, per le attività non commerciali, esclusivamente con il metodo retributivo, ossia determinata dall'ammontare delle retribuzioni erogate al personale dipendente, dei redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente e dei compensi erogati per collaborazione coordinata e continuativa, nonché per attività di lavoro autonomo non esercitate abitualmente. Finpiemonte SpA, in caso di ammissibilità dell imposta, su specifica richiesta del beneficiario, renderà disponibile lo schema di calcolo. In tutti gli altri casi, ovvero per i soggetti passivi che determinano la base imponibile ai fini IRAP in base alla differenza tra il valore e i costi della produzione (c.d. metodo contributivo o analitico), l imposta non costituisce costo ammissibile e quindi il relativo costo non può essere rendicontato sull operazione finanziata; tale modalità riguarda i seguenti soggetti: società, enti o persone fisiche esercenti attività commerciale (art 5 e 5 bis D.lgs 446/1997); banca o altri enti e società finanziarie o assicurazioni (art. 6 e 7 D.lgs 446/1997); persone fisiche o società di persone esercenti arti e professioni (art. 8 D.lgs 446/1997); produttori agricoli titolari di reddito agrario (art. 9 D.lgs 446/1997). ii) Tempo produttivo: è il tempo corrispondente a quello effettivamente lavorato dal dipendente nel corso dell anno a cui si riferisce il CUD di cui al precedente punto i); iii) Parametro medio (costo orario): rappresenta l unità di costo dell unità di personale da esprimersi preferibilmente in ora/uomo; iv) Tempo di lavoro effettivamente dedicato alla specifica tipologia di attività: deve essere espresso in ore/uomo. Il totale della spesa da imputare all intervento sarà computato moltiplicando il parametro medio (rapportato all unità di costo ore/uomo) per il numero di ore/uomo effettivamente dedicate alla specifica attività. Di seguito vengono riportati i documenti idonei a giustificare i costi per il personale dedicato allo svolgimento delle attività ammissibili agli aiuti. Tali documenti sono divisi per le due principali tipologie contrattuali: COSTO AMMESSO Personale dipendente DOCUMENTAZIONE RICHIESTA Lettere d incarico o ordine di servizio con l indicazione della prestazione richiesta in relazione alle attività funzionali alla realizzazione dell intervento, del periodo in cui la stessa deve essere svolta, dell impegno massimo previsto per le attività di riferimento (espresso preferibilmente in ore /uomo) Copia dei curricula delle persone che partecipano alle attività, firmati dagli stessi 15

17 COSTO AMMESSO DOCUMENTAZIONE RICHIESTA Copia di tutti i time sheets a cadenza mensile firmati dagli stessi e dal responsabile della rispettiva unità operativa coinvolta Descrizione della metodologia seguita per la determinazione del costo del lavoro (vedasi allegato A alla presente Guida) Copia dei documenti di spesa (cedolino stipendio) riportante, in copia originale, il numero di ore/uomo imputate al progetto Riepilogo dei dati relativi alla spesa (per esempio per WP o task, per mese, per dipendente) Copia di tutti i contratti relativi ai collaboratori e consulenti che partecipano alle attività in questione, contenenti l indicazione dell oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione prevista, delle prestazioni richieste e delle eventuali modalità di esecuzione Copia dei curricula delle persone che partecipano al progetto firmati dagli stessi Lavoratori autonomi parasubordinati Copia dei documenti di spesa e dei mandati di pagamento e/o contabili bancarie Riepilogo dei dati relativi alla spesa. In caso di prestazioni volontarie non retribuite, il valore della prestazione dovrà essere documentata con un autocertificazione riportante l effettivo impegno sulla specifica attività e l indicazione di costo orario della prestazione; a fine prestazione, si dovrà inoltre produrre una relazione sulle prestazioni effettuate, in modo da poterne verificare la rispondenza con le attività ammesse al contributo. Dovrà infine essere prodotta copia dell atto con cui viene attribuito l incarico a svolgere l attività prevista per la proposta progettuale Spese per il personale con funzioni amministrativo/contabili Le spese riferite a tale tipologia di personale è ammissibile nell ambito del budget relativo alle spese generali Spese per consulenze ed equivalenti: Le spese per le consulenze e le prestazioni fermo restando le limitazioni previste dal Disciplinare, secondo cui tale tipologia di costo è ammissibile nei limiti del 50% del costo di personale, con riferimento al singolo beneficiario - sono ammissibili solo se utilizzate 16

18 esclusivamente ai fini della proposta progettuale, compresi i servizi di ricerca contrattuale, le competenze tecniche ed i brevetti, acquisiti o ottenuti in licenza da fonti esterne a prezzi di mercato, nell ambito di un operazione effettuata alle normali condizioni di mercato e che non comporti elementi di collusione. Come specificato dal Bando, i Soggetti Gestori dei Poli di innovazione possono fornire esclusivamente servizi di consulenza e servizi equivalenti, come specificati nel presente paragrafo, nel limite massimo del 30% dei costi complessivi ammissibili di progetto. I soggetti gestori possono fornire tali servizi a prezzo di mercato, o anche ad un prezzo inferiore purché tale da coprire almeno i costi sostenuti (al netto degli aiuti ricevuti per gli investimenti in infrastrutture per la ricerca). Non sono in alcun caso ammesse prestazioni su attività a carattere ordinario di tipo fiscale, legale, amministrativo e simili. Le consulenze fanno riferimento a prestazione a carattere tecnico e/o scientifico rese da professionisti (persone fisiche) e regolate da apposito atto d impegno giuridicamente vincolante che dovrà contenere, in linea generale, l indicazione dell oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura/parcella (al netto o lordo IVA, a seconda della posizione fiscale del soggetto). Tra le voci equivalenti alle consulenze sono comprese le commesse esterne fra le quali rientrano le attività di ricerca commissionate dal soggetto beneficiario e svolte da qualificati soggetti con personalità giuridica, privati o pubblici, sulla base di apposito atto d impegno giuridicamente valido che dovrà contenere, in linea generale, l indicazione dell oggetto e del corrispettivo previsto. Il loro costo sarà determinato in base alla fattura parcella (al netto o lordo IVA, a seconda della posizione fiscale del soggetto). Non sono ammesse, e non saranno rendicontabili in quanto comportano elementi di collusione, le prestazioni affidate a persone fisiche che abbiano rapporti di cointeressenza con il beneficiario, quali ad esempio soci, rappresentante legale, amministratore unico, membri del consiglio di amministrazione. Nel caso di consulenze e commesse esterne affidate a soggetti che abbiano rapporti di cointeressenza con il beneficiario (quali: consorziati, società partecipate ecc.), verrà puntualmente valutata l eventuale esistenza di elementi di collusione, ai fini dell ammissibilità al finanziamento. In tutti i casi si può considerare che l elemento di collusione venga meno qualora la prestazione venga resa al costo, in assenza di margine di utile. A tal fine l impresa che fornisce la prestazione dovrà produrre idonea rendicontazione analitica comprovante che gli importi riportati nella fattura siano la risultanza di costi da essa stessa effettivamente sostenuti. La documentazione giustificativa delle spese relative a consulenze è di seguito indicata: COSTO AMMESSO DOCUMENTAZIONE RICHIESTA 17

19 COSTO AMMESSO Consulenti DOCUMENTAZIONE RICHIESTA Copia dei contratti stipulati con l indicazione della prestazione richiesta, del periodo in cui la stessa deve essere svolta in relazione alle attività necessarie per la realizzazione dell intervento, dell impegno massimo previsto per le attività di riferimento (espresso preferibilmente in ore/uomo) Copia del curriculum vitae sottoscritto dal consulente/presentazione della società di consulenza Mandati di pagamento e/o contabili bancarie Ricevute di versamento della ritenuta di acconto Relazione circa i risultati ottenuti dalla prestazione del consulente (report o altra documentazione dell attività prodotta) redatta dal consulente Ogni altro elemento che dimostri la correlazione e la necessità della prestazione del consulente rispetto agli obiettivi che la specifica tipologia di attività (fra quelle ammesse al finanziamento) Altre Spese Tale categoria di spes comprende le spese di viaggio, le spese generali direttamente imputabili alla proposta progettuale, le spese per fideiussioni finalizzate all erogazione del contributo, le spese per personale amministrativo. Tali spese sono ammissibili entro il limite massimo del 20% calcolato sul totale delle restanti spese ammissibili e con riferimento al singolo beneficiario Le spese di viaggio comprendono i costi per i viaggi, il vitto e l alloggio del personale (dipendente o parasubordinato) per attività strettamente connesse alla realizzazione della proposta progettuale e riconducibili alle attività ammissibili a finanziamento. I costi possono essere riconosciuti in conformità al trattamento previsto dal CCNL o aziendale di riferimento. Le suddette spese, in mancanza di trattamento previsto contrattualmente, dovranno essere determinate in maniera analoga al trattamento dei pubblici dipendenti di pari fascia. Di norma per i trasporti devono essere utilizzati i mezzi pubblici. Può essere autorizzato direttamente l uso del mezzo proprio nei seguenti casi, per cui si dovrà fornire dimostrazione: - oggettiva impossibilità di raggiungere i luoghi sede dell azione con i normali mezzi pubblici; - complessiva maggiore economicità. Anche l uso del mezzo aereo è consentito, previa motivata autorizzazione del legale rappresentante (o suo delegato) del beneficiario, al quale fa carico la dimostrazione dei presupposti, in relazione alla distanza dei luoghi da raggiungere (normalmente per percorrenze non inferiori a 500 km) o comunque quando sia obiettivamente più conveniente o più 18

20 rispondente, con riferimento alle spese complessivamente considerate ed allo scopo del viaggio rispetto all utilizzo di altri mezzi pubblici o privati. Non sono ammesse spese di taxi o vetture noleggiate salvo reali e documentate impossibilità a raggiungere agevolmente e tempestivamente il luogo di destinazione con vettori alternativi. La documentazione (in copia) analitica delle spese di viaggio, vitto e alloggio dovrà riguardare: - Copia delle autorizzazioni del responsabile - Copia delle note spese, sottoscritte dal personale che viaggia, contenenti il dettaglio delle singole spese sostenute con allegate le copie dei documenti di viaggio e trasferta (biglietti di trasporto, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc.). Le spese generali sono i costi eleggibili che non possono essere identificati dai partecipanti come direttamente attribuibili al progetto, ma che possono essere identificati e giustificati attraverso il proprio sistema di contabilità in quanto occorsi in relazione diretta con i costi diretti ammissibili attribuiti al progetto. Essi devono rappresentare con buona approssimazione le spese generali dell'organizzazione. La condizione necessaria per poter stabilire l'incidenza dei costi indiretti è rappresentata dal possesso di una contabilità economico-patrimoniale ed analitica. Limitatamente alle attività di ricerca e attraverso il metodo Standard Flat Rate: sviluppo, tali spese possono essere rendicontate un importo forfettario del 20% dei costi diretti eleggibili ammessi e rendicontati Mobili, arredi ed opere edili: Non sono riconosciuti, in nessun caso, i costi relativi a mobili e agli arredi. Le opere edili ed impiantistiche sono ammissibili limitatamente agli adeguamenti e alle ristrutturazioni di modesto importo ed effettivamente indispensabili per le finalità del progetto/investimento approvato. Per tali tipologie di spese, non potendo fare riferimento ad una casistica esaustiva, si dovrà procedere ad una valutazione caso per caso ed essere preventivamente autorizzati dalla Regione prima dell esecuzione degli interventi Spese per la pubblicità, comunicazione e disseminazione: Tali spese si riferiscono alle seguenti attività di informazione: a) compartecipazione dei contributi europei alla realizzazione delle proposte progettuali. In particolare si fa obbligo ai beneficiari di fornire la massima pubblicità, compatibilmente con eventuali vincoli derivanti dalla difesa dei diritti di proprietà, circa i risultati ottenuti e il ruolo dell Unione Europea nel sostegno all iniziativa. Tali spese potranno essere imputate al budget previsto per la voce Spese generali; b) spese di disseminazione che rispondono ad una finalità interna al gruppo di ricerca che opera sulla proposta progettuale, volta a favorire la cross fertilization del tessuto 19

21 tecnologico nel suo insieme oltre che il conseguimento degli obiettivi del progetto stesso, attraverso processi di comunicazione e di disseminazione dei risultati intermedi e finali internamente alla compagine di ricerca. Non sono ammissibili le finalità esterne destinata alla disseminazione dei risultati al di fuori del gruppo di ricerca. Anche in presenza di spese per attività di partecipazione a convegni e seminari strettamente tecnico-scientifici ci si dovrà attenere al medesimo principio sopra descritto: ne consegue che, ad esempio, è ammissibile la spesa di partecipazione ad un convegno se ne è dimostrabile l utilità ai fini, prettamente interni alla proposta progettuale, dello sviluppo e/o conclusione della stessa. Più in particolare, in caso di presentazione all esterno di risultati tecnico-scientifici conseguiti nell ambito della proposta progettuale, tali partecipazioni sono ammissibili a condizione che siano finalizzate a ricevere dei feed-back dalla comunità dei partecipanti. Ne discende che i costi di partecipazione ad eventi generalmente aperti alla partecipazione di persone o imprese o con finalità commerciali (ad es. fiere anche di tipo professionale e settoriale, bandi o richieste di offerta) sono esclusi dal finanziamento a carico del Disciplinare in questione Spese non ammissibili Non sono ammissibili le seguenti spese: i costi che abbiano già beneficiato del contributo di altri programmi pubblici internazionali, comunitari, nazionali o regionali; i costi relativi a quei beni o servizi calcolati in modo forfetario, medio o presuntivo (ad esclusione delle spese generali); la valorizzazione economica di quei beni o servizi messi a disposizione da terzi a titolo gratuito; le spese di rappresentanza; i costi sostenuti per l acquisto di automezzi o autovetture ad eccezione di mezzi specificamente attrezzati come laboratori mobili ove necessari per lo svolgimento delle attività di ricerca; le spese sostenute per qualsiasi tipo di manutenzione straordinaria; acquisto di attrezzature usate; oneri finanziari (interessi debitori, spese e perdite di cambio ecc.); qualsiasi spesa relativa a controversie, ricorsi, recupero crediti ecc: spese accessorie quali ad esempio spese per consulenze legali, parcelle notarili, altre consulenze tecniche non direttamente connesse con lo svolgimento dell attività di ricerca spese per l accumulo di scorte; i contributi o gli apporti in natura; le spese di disseminazione, secondo quanto disposto dal precedente par

22 Le spese relative all Imposta sul Valore Aggiunto (IVA), riconducibili ad attività dell intervento agevolato, sono ammissibili in quanto non recuperabili. Devono quindi rappresentare un costo indetraibile, effettivamente e definitivamente sostenuto dal soggetto beneficiario nell ambito della proposta progettuale finanziata. L imposta di registro riferita ad un attività che rientra in un operazione finanziata è considerata ammissibile. Ogni altro tributo od onere fiscale, previdenziale e assicurativo costituisce spesa ammissibile, sempre che non possa essere recuperato dal beneficiario, cioè che rappresenti effettivamente un costo per i soggetti beneficiari. 2.5 VARIAZIONI IN CORSO D OPERA E PROROGHE Per le variazioni in corso d opera si rimanda a quanto disposto dal Disciplinare e dal Bando. In particolare si specifica che: sono in ogni caso consentite, in sede di rendicontazione finale delle spese e con riferimento al progetto nel suo complesso, riduzioni dei costi complessivamente sostenuti non superiori al 10% del totale delle spese inizialmente ammesse. Riduzioni del costo totale di progetto che riducano lo stesso al di sotto delle soglie minime previste dal Disciplinare verranno valutate dagli esperti ai fini della conferma dell agevolazione; gli spostamenti tra voci di costo che non superino il 10% del totale della spesa ammissibile non necessitano di espressa autorizzazione da parte di Finpiemonte S.P.A. ma dovranno essere formalmente comunicati a cura del singolo beneficiario o del capofila del progetto; le variazioni della componente economica (quali spostamenti di budget tra voci di costo o riduzioni delle stesse superiori alla soglia del 10% del totale dei costi ammessi), alla componente partenariale (quali la sostituzione di un partner o trasferimento di attività in capo ad altro soggetto) o temporale (quali variazioni sulla tempistica di esecuzione delle attività o sull articolazione temporale delle stesse) delle attività ammesse a finanziamento che si renderanno necessarie successivamente all atto di ammissione dovranno essere tempestivamente comunicate tramite raccomandata a Finpiemonte Spa e comporteranno il riesame dell intervento alla luce delle modifiche proposte e l adozione di un atto formale di approvazione che autorizzi le modifiche richieste o che comunichi il motivato diniego all accoglimento delle stesse.la proposta progettuale dovrà avere avvio, a pena di revoca del contributo, entro 30 giorni dalla data di concessione del contributo indicata nella lettera inviata al beneficario da Finpiemonte S.p.A; 21