Web Conference Istruzione Operativa Utilizzo Cisco WebEx Quick Guide

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1 Pagina 1 di 13 Web Conference Istruzione Operativa Utilizzo Cisco WebEx Quick Guide Questo documento è proprietà di Alenia Aermacchi e non può essere riprodotto o il suo contenuto comunicato a terzi senza autorizzazione scritta di Alenia Aermacchi. The contents of this document are the intellectual property of Alenia Aermacchi. Apart from those contractually-agreed user rights, any copying or communication of this document in any form is forbidden without the written authorisation of Alenia Aermacchi.

2 Pagina 2 di 13 INDICE 1 OBIETTIVO CAMPO DI APPLICAZIONE DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI Definizioni RICHIESTA DI PRENOTAZIONE DI UNA WEB CONFERENCE Nuova Prenotazione Modifica Prenotazione Esistente /13

3 Pagina 3 di 13 1 OBIETTIVO Scopo del presente documento è fornire le linee guida per un corretto ed efficiente utilizzo della nuova piattaforma di Unified Communication and Collaboration Cisco WebEx Meeting Server. Pertanto, in questo documento, verranno esposte e descritte le istruzioni operative per consentire all utente di richiedere una sessione cisco WebEx tramite l utilizzo del servizio Call Center disponibile sulla intranet aziendale. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Il campo di applicazione fa riferimento a tutti I servizi di Web Conference, Call Conference e Video Conference integrati dai sistemi di collaboration e sharing. 3 DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI 3.1 Definizioni Delegato: Utente Alenia che ha la funzione di creare e schedulare una riunione per conto di un altro utente (organizzatore). Organizzatore: Utente Alenia che ha la necessità di schedulare una call conference e che quindi richiede la prenotazione di una sessione di web conference al delegato. Partecipanti: Utenti Alenia a cui è stato inviato un invito per partecipare ad una riunione Cisco WebEx. Web Conference Webex: Sistema di Web Conference capace di offrire servizi di Call Conference, Collaboration, Condivisione di informazioni (docuementi, file, video, desktop, applicazioni etc.), Video Conference. 3/13

4 Pagina 4 di 13 4 RICHIESTA DI PRENOTAZIONE DI UNA WEB CONFERENCE Gli utenti Alenia seguiranno la procedura esposta per effettuare la prenotazione di una sessione di web conference sul sistema di Unified Communication, oppure per richieder la modifica di una esistente. 4.1 Nuova Prenotazione Step1 L utente che desidera effettuare la prenotazione, accede alla Intranet Aziendale ed in particolare alla sezione Call Center dal menù a tendina. Figura 1 - Accesso Intranet Aziendale 4/13

5 Pagina 5 di 13 A questo punto, l utente ha la possibilità di effettuare una verifica dei propri dati che sono stati automaticamente riconosciuti dal sistema. Figura 2 - Verifica Dati Utente 5/13

6 Pagina 6 di 13 Verificati i proprio dati, l utente clicca sul tasto continua per iniziare la procedura di prenotazione di una sessione di web conferance. Step2 Figura 3 - Esito Positivo Verifica Utente Nella sezione Recapiti Telefonici da utilizzare per contatto, l utente può mantenere la selezione corrente con i dati riportati, oppure può modificare la selezione sulla seconda voce ed inserire successivamente i dati richiesti. 6/13

7 Pagina 7 di 13 Figura 4 - Recapiti e contatti L utente seleziona successivamente la Tipologia di servizio richiesto mediante il menù a tendina identificando il servizio Webex. 7/13

8 Pagina 8 di 13 Figura 5 - Scelta Servizio webex Step3 A questo punto viene mostrata la sezione Richiesta Intervento in cui l utente può inserire i dati relativi alla richiesta di prenotazione della sessione di web conference: Figura 6 - Inserimento Dati Riunione Come riportato in figura, è possibile richiedere la prenotazione di una sessione di web conference con un preavviso massimo di 4 ore dall orario di inizio desiderato. L utente deve pertanto inserire: 8/13

9 Pagina 9 di 13 Data Meeting; Orario Meeting; Durata Meeting; Note. Figura 7 - Inserimento Data Figura 8 - Inserimento Ora 9/13

10 Pagina 10 di 13 Figura 9 - Inserimento Durata Figura 10 - Inserimento Note Inseriti tutti i dati richiesti, l utente può cliccare sul tasto invia per inoltrare la richiesta al sistema che effettuerà una verifica di soddisfacimento della stessa. In caso positivo, il sistema mostra a video il seguente messaggio: Figura 11 - Notifica Apertura Ticket 10/13

11 Pagina 11 di 13 In caso contrario, l utente visualizza un messaggio di errore per le seguenti motivazioni: Non ci sono web conference disponibili per quel giorno; il sistema può gestire complessivamente, fino ad un massimo di 40 riunioni al giorno; Si è richiesta una web conference che inizi prima del delta temporale per la configurazione (4 ore). Step4 A questo punto l utente riceverà complessivamente Mail di Apertura Ticket al Call Center: viene inviata dopo aver visualizzato la schermata di conferma sul sistema Intranet, identifica che è stato aperto un ticket sul sistema Applix verso l HelpDesk; 2. Mail da webex@alenia.it con i dettagli della riunione: viene inviata dal sistema di Web Conference Webex all atto della configurazione da parte dell HelpDesk; 3. Mail di Chiusura Ticket: viene inviata dal sistema Applix all atto di chiusura del ticket. 4.2 Modifica Prenotazione Esistente Per modificare i dati di una prenotazione esistente, seguire gli Step 1 e 2 indicati al paragrafo precedente. A questo punto l utente può effettuare l operazione di modifica di una prenotazione esistente. Figura 12 - Modifica Prenotazione Selezionata l opzione Modifica Meeting creati, appare una tabella che riporta tutte le riunioni afferenti all utente corrente la cui prenotazione è attiva. 11/13

12 Pagina 12 di 13 Figura 13 - Visualizza Meeting Prenotati Cliccando sul simbolo della matita, l utente accede alla sezione dedicata alla modifica dei parametri della riunione. Figura 14 - Modifica parametri meeting Pertanto l utente dovrà modificare eventualmente data, ora o durata della riunione. Figura 15 - Modifica Data Ora o Durata Meeting 12/13

13 Pagina 13 di 13 Cliccando sul pulsante Invia, l utente inoltra al sistema la richiesta di modifica dei dati della prenotazione. Figura 16 - Messaggio Conferma È importante sottolineare che sarà cura dell utente che ha effettuato la richiesta di prenotazione, condividere le informazioni di accesso alla riunione con tutti i partecipanti che intende invitare, inoltrando la stessa mail che gli è stata inviata dal sistema di prenotazione. 13/13