Servizi di collaboration online su dispositivi mobili

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1 Servizi di collaboration online su dispositivi mobili Guida alla configurazione Direzione Studenti e Servizi Web

2 Tutti i marchi riportati appartengono ai legittimi proprietari; marchi di terzi, nomi di prodotti, nomi commerciali, nomi corporativi e società, citati nel presente documento, sono marchi di proprietà dei rispettivi titolari o marchi registrati d altre società, e sono stati utilizzati a puro scopo esplicativo e a beneficio del possessore, senza alcun fine di violazione dei diritti di Copyright vigenti.

3 Scopo del presente documento è fornire una guida rapida e chiara per poter installare e configurare i servizi di collaboration online, forniti dall Ateneo, sul proprio dispositivo mobile (tablet e smartphone). In questa guida verranno presi in considerazione i dispositivi dotati dei due sistemi operativi più diffusi: ios Android 3

4 INDICE Presentazione 6 ios 12 Google Apps 13 Drive Calendar WebEx - Virtual Room 19 Doqui Share Doodle Skype 25 4

5 Android 27 Google Apps 28 Drive Calendar WebEx - Virtual Room Doqui Share Doodle Skype 41 Supporto all utenza 43 Sicurezza online 44 5

6 PRESENTAZIONE Quali sono i servizi di collaboration online forniti dall Ateneo? Doqui Share Dopo una breve panoramica sui servizi offerti dall Ateneo, la presente guida illustrerà passo passo come installare e configurare questi servizi di collaboration online sul proprio dispositivo mobile. La presente guida è divisa in due sezioni una dedicata ai dispositivi ios (colore grigio) e la seconda dedicata ai dispositivi Android (colore verde). 6

7 Calendar e Docs sono configurati e attivi sul dominio dell Università degli Studi di Torino e consentono l accesso tramite l autenticazione con le credenziali SCU. Il collegamento è anche disponibile nella propria MyUnito, nel box Servizi online. DRIVE/DOCS Cartella online condivisibile in cui si possono creare, salvare, modificare e condividere documenti nei formati più diffusi. CALENDAR Calendario online condivisibile. Offre servizi di promemoria, gestione degli inviti e delle relative risposte, ricerca tra i calendari pubblici. Per entrambi i servizi sono presenti le applicazioni per dispositivi mobili. Le conosceremo in dettaglio più avanti. 7

8 Tramite le Virtual Room è possibile pianificare e avviare riunioni virtuali sincrone fra partecipanti remoti grazie all accesso alla pagina web senza installazione di alcuna interfaccia. Il servizio si basa sul software Webex di Cisco. VIRTUAL ROOM Servizio di web cenferencing. Permette di pianificare e gestire, in modo semplice e integrato, riunioni virtuali durante le quali i partecipanti possono condividere documenti, applicazioni, contenuti web o il desktop del proprio computer. Il servizio è destinato a tutto il personale dell Ateneo. Non è destinato alle Unità Organizzative, ma è un servizio alla persona. 8

9 Doqui Share Sistema di gestione documentale per l organizzazione, la condivisione e la collaborazione su documenti in formato digitale. DOQUI SHARE Collaborazione nella gestione dei documenti. Rende possibile la creazione di cartelle e l inserimento di contenuti, la condivisione delle aree di lavoro, la conservazione delle versioni dei documenti, i flussi di lavoro. L utente che si autentica alla MyUnito è automaticamente autenticato anche alla piattaforma documentale. Ogni utente vedrà le cartelle appartenenti alla propria Facoltà, Dipartimento o Struttura. 9

10 Servizio web gratuito che permette di organizzare in modo semplice riunioni, incontri o eventi, per i quali ci sia la necessità di trovare una data disponibile per tutti i partecipanti. DOODLE Convoca riunioni e gestisci preferenze. Consente una pianificazione e gestione degli incontri (date e orari) tale da non essere vincolati dalla ricezione delle preferenze per mail, a vantaggio di un unica interfaccia che visualizzi le preferenze. Si può accedere dalla MyUnito oppure direttamente dal sito Si può programmare l evento, scegliere la data o le date e gli orari e inviare il sondaggio ai partecipanti. 10

11 È possibile utilizzare Skype come mezzo di comunicazione all interno delle strutture dell Ateneo o eventualmente da e verso l esterno. SKYPE Per poterlo utilizzare è necessario scaricare il programma dal sto e registrarsi con i propri dati. Nel caso di utilizzo in contesto lavorativo si consiglia di utilizzare un nome skype nel formato nome.cognome, come per gli indirizzi istituzionali. Per questo servizio è presente l applicazione per dispositivi mobili. La conosceremo in dettaglio più avanti. 11

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13 Prima di iniziare ad utilizzare le applicazioni di Google sul proprio dispositivo è necessario impostare la password per accedere ai servizi. La nuova password non cambierà il valore della password SCU. Per la modifica è necessario collegarsi alla propria MyUnito >> Gestione Profilo >> Google Apps cambio password e seguire le istruzioni. È possibile inserire una password uguale a quella che si utilizza sul portale o crearne una diversa. 13

14 DRIVE Vai all'app Store dal tuo iphone o ipad. Cerca "Google Drive" nell'app Store. Trova il risultato di ricerca con l'icona di Drive. Seleziona e installa l'applicazione. Apri l'applicazione Accedi a Google Drive inserendo le proprie credenziali. L applicazione riconoscerà le credenziali di Unito e rimanderà al sito, dove inserire username e password. Da questo momento memorizzerà l utenza per i successivi accessi. Per scaricare l applicazione assicurati che la versione del tuo dispositivo sia supportata. Sia per iphone che per ipad, è necessaria la versione ios 5.0 o superiore. Per verificare la tua versione, vai a Impostazioni, seleziona Generale, quindi Informazioni. Il numero di versione è elencato in Versione. 14

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16 CALENDAR Per Calendar non esiste un applicazione ufficiale, ma è possibile sincronizzare il calendario del proprio dispositivo con quello di Google. Sincronizzazione Apri l applicazione Impostazioni Apri Posta, contatti, calendari Seleziona Aggiungi account... Seleziona Altro Seleziona Aggiungi account CalDAV Aggiungi le informazioni del tuo account. L indirizzo sarà nel formato username@unito.it. La password è quella specifica per l applicazione. Il server è google.com o Al termine della configurazione, apri l'applicazione Calendario sul tuo dispositivo. La sincronizzazione inizierà automaticamente. 16

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18 Scelta dei calendari da sincronizzare Apri il browser sul tuo dispositivo (Safari,...) Vai all indirizzo Inserire la mail nella modalità Selezionare Accedi Selezionare i calendari che si desidera sincronizzare. Quelli scelti verranno identificati dal segno di spunta Per comodità potete aggiungere questa pagina ai Preferiti così da poterci ritornare facilmente in caso vogliate modificare la scelta dei calendari da sincronizzare. 18

19 VIRTUAL ROOM - WEBEX Per l utilizzo del servizio di Virtual Room è necessario utilizzare il browser del proprio dispositivo accedendo al sito m.unito.it >> MyUnito / Login >> MyUnito Plus >> Collaborare La pagina visualizzata è uguale a quella visualizzata con il pc. Per partecipare a una videoconferenza è necessario, invece, selezionare il collegamento presente nella d invito e si verrà reindirizzati automaticamente tramite il browser del dispositivo. L applicazione presente nello store non funziona con le credenziali di Unito 19

20 Per l utilizzo del servizio fare riferimento alle guide presenti nella Intranet >> Servizi per il personale >> Strumenti per comunicare e collaborare >> Servizi di videoconferenza >> Virtual Room 20

21 DOQUI SHARE Per l utilizzo del servizio di Virtual Room è necessario utilizzare il browser del proprio dispositivo accedendo al sito m.unito.it >> MyUnito/Login >> Piattaforma documentale La pagina visualizzata è uguale a quella visualizzata con il pc. 21

22 Per l utilizzo del servizio fare riferimento alle guide presenti nella Intranet >> Servizi per il personale >> Strumenti per comunicare e collaborare >> Strumenti di collaborazione >> Doqui Share 22

23 DOODLE Per l utilizzo del servizio Doodle è richiesto semplicemente l utilizzo del browser presente sul dispositivo per recarsi alla pagina mobile m.doodle.com La pagina visualizzata è uguale a quella visualizzata con il pc. Esiste un applicazione al costo di 2,69 23

24 Per l utilizzo del servizio fare riferimento alle guide presenti nella Intranet >> Servizi per il personale >> Strumenti per comunicare e collaborare >> Strumenti di collaborazione >> Doodle 24

25 SKYPE Vai all'app Store dal tuo iphone o ipad. Cerca "Skype" nell'app Store. Trova il risultato di ricerca con l'icona di Skype. Seleziona e installa l'applicazione. Apri l'applicazione Accedi a Skype inserendo le tue credenziali. Da questo momento memorizzerà l utenza per i successivi accessi. L applicazione continuerà inoltre a funzionare in background e potrai ricevere chiamate e messaggi istantanei mentre hai altre applicazioni aperte. Per scaricare l applicazione assicurati che la versione del tuo dispositivo sia supportata. Sia per iphone che per ipad, è necessaria la versione ios 5.0 o superiore. Per verificare la tua versione, vai a Impostazioni, seleziona Generale, quindi Informazioni. Il numero di versione è elencato in Versione. 25

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28 Prima di iniziare ad utilizzare le applicazioni di Google sul proprio dispositivo è necessario impostare la password per accedere ai servizi. La nuova password non cambierà il valore della password SCU. Per la modifica è necessario collegarsi alla propria MyUnito >> Gestione Profilo >> Google Apps cambio password e seguire le istruzioni. È possibile inserire una password uguale a quella che si utilizza sul portale o crearne una diversa. 28

29 Per utilizzare le applicazioni di Google sul proprio dispositivo Android per prima cosa è necessario impostare l account Unito. Vai in Impostazioni e scegli Aggiungi Account Scegli il tipo di account Google Seleziona Esistente Inserisci le credenziali per le Google Apps Quando il sistema effettuerà l accesso, scegli le opzioni di sincronizzazione Ora l account è pronto per essere utilizzato con Google Drive e Calendar (è possibile utilizzare anche il calendario del dispositivo)

30 Questa operazione vi permetterà inoltre di configurare anche la ricezione delle automatica sul vostro dispositivo, e altri dati, come per esempio i contatti e avere così tutto a portata di mano. 30

31 DRIVE Vai in Google Play Store dal tuo dispositivo Android. Cerca "Google Drive" nello Store. Trova il risultato di ricerca con l'icona di Drive. Seleziona e installa l'applicazione. Apri l'applicazione L applicazione accederà automaticamente all account principale, se si desidera modificarlo selezionare in alto l account e scegliere dal menù a tendina l account desiderato. Per scaricare l applicazione assicurati che la versione del tuo dispositivo sia supportata. Sia per smartphone che per tablet, è necessaria la versione Android 2.1 o superiore. Per verificare la tua versione, vai a Impostazioni, seleziona Informazioni sul telefono/tablet. Il numero di versione è elencato in Versione Android. 31

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33 CALENDAR Vai in Google Play Store dal tuo dispositivo Android. Cerca "Google Calendar" nello Store. Trova il risultato di ricerca con l'icona di Calendar. Seleziona e installa l'applicazione. Apri l'applicazione L applicazione accederà automaticamente all account principale, se si desidera modificarlo andare in Impostazioni di Google Calendar e scegliere l account desiderato. È possibile utilizzare anche l applicazione del calendario già presente sul dispositivo. Anch essa si sincronizzerà automaticamente con l account, effettuando la scelta dei calendari tra le opzioni. Per scaricare l applicazione assicurati che la versione del tuo dispositivo sia supportata. Sia per smartphone che per tablet, è necessaria la versione Android o superiore. Per verificare la tua versione, vai a Impostazioni, seleziona Informazioni sul telefono/tablet. Il numero di versione è elencato in Versione Android. 33

34 Applicazione nativa del dispositivo e scelta dei calendari da visualizzare. 34

35 VIRTUAL ROOM - WEBEX Per l utilizzo del servizio di Virtual Room è necessario utilizzare il browser del proprio dispositivo accedendo al sito m.unito.it >> MyUnito / Login >> MyUnito Plus >> Collaborare La pagina visualizzata è uguale a quella visualizzata con il pc. Per partecipare a una videoconferenza è necessario selezionare il collegamento presente nella d invito e si verrà reindirizzati automaticamente tramite il browser del dispositivo. L applicazione presente nello store non funziona con le credenziali di Unito 35

36 1 2 3 Per l utilizzo del servizio fare riferimento alle guide presenti nella Intranet >> Servizi per il personale >> Strumenti per comunicare e collaborare >> Servizi di videoconferenza >> Virtual Room 36

37 DOQUI SHARE Per l utilizzo del servizio di Virtual Room è necessario utilizzare il browser del proprio dispositivo accedendo al sito m.unito.it >> MyUnito/Login >> Piattaforma documentale La pagina visualizzata è uguale a quella visualizzata con il pc. 37

38 1 2 3 Per l utilizzo del servizio fare riferimento alle guide presenti nella Intranet >> Servizi per il personale >> Strumenti per comunicare e collaborare >> Strumenti di collaborazione >> Doqui Share 38

39 DOODLE Per l utilizzo del servizio Doodle è richiesto semplicemente l utilizzo del browser presente sul dispositivo per recarsi alla pagina mobile m.doodle.com La pagina visualizzata è uguale a quella visualizzata con il pc. 39

40 1 2 3 Per l utilizzo del servizio fare riferimento alle guide presenti nella Intranet >> Servizi per il personale >> Strumenti per comunicare e collaborare >> Strumenti di collaborazione >> Doodle 40

41 SKYPE Vai in Google Play Store dal tuo dispositivo Android. Cerca "Skype" nello Store. Trova il risultato di ricerca con l'icona di Skype. Seleziona e installa l'applicazione. Apri l'applicazione Accedi a Skype inserendo le tue credenziali. Da questo momento memorizzerà l utenza per i successivi accessi. L applicazione continuerà inoltre a funzionare in background e potrai ricevere chiamate e messaggi istantanei mentre hai altre applicazioni aperte. Per scaricare l applicazione assicurati che la versione del tuo dispositivo sia supportata. Sia per smartphone che per tablet, è necessaria la versione Android 2.1 o superiore. Per verificare la tua versione, vai a Impostazioni, seleziona Informazioni sul telefono/tablet. Il numero di versione è elencato in Versione Android. 41

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43 Supporto all utenza Se ci fossero problemi nell utilizzo delle varie applicazioni, potete fare riferimento ai seguenti indirizzi internet: Intranet di Ateneo, Progetti e Gruppi di lavoro, Info portale e servizi web integrati, Supporto agli utenti Per problemi di autorizzazione all accesso utilizzare il Service Desk Federato Documentazione disponibile online sul sito del supporto di Google (per Google Apps) Sito internet per il supporto Skype: Sito internet per il supporto Doodle: 43

44 Sicurezza online Tutti i documenti che verranno condivisi tramite l applicazione di Drive sono sottoposti alle normative sulla privacy di Google. Vi raccomandiamo dunque di prenderne visione al seguente indirizzo: Raccomandiamo, inoltre, di proteggere in ogni caso il vostro dispositivo con una password di sicurezza, e in caso di furto o smarrimento, di modificare la password dell applicazione tramite la propria MyUnito >> Gestione Profilo >> Google Apps cambio password e seguire le istruzioni. 44