GESTIONE DEI DOCUMENTI DEL CONTRATTO DI LEASING SOLLECITO SUL LOCATARIO CONTROLLO E VERIFICA DOCUMENTI POST- CONTRATTUALI

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1 Pagina 1 di 11 Allegato 3 GESTIONE DEI DOCUMENTI DEL CONTRATTO DI LEASING SOLLECITO SUL LOCATARIO CONTROLLO E VERIFICA DOCUMENTI POST- CONTRATTUALI In attuazione di quanto previsto all art. 29 delle Condizioni Generali del Contratto di Outsourcing 1.1 PREMESSA Il servizio prevede la raccolta e il controllo della regolarità dei documenti post contrattuali del contratto di leasing relativamente ai prodotti TARGATO e MOBILIARE: In dettaglio: Per i contratti relativi al prodotto TARGATO: - Polizza RCA; - Polizza Furto / Incendio; - Carta di Circolazione / Foglio di Via. Per i contratti relativi al prodotto MOBILIARE: - In caso di beni Strumentali Targati o Polizza RC; o Polizza Furto/Incendio. - In caso di Beni Strumentali non Targati o Polizza All Risk. Nello specifico il ruolo di Agenzia Italia è quello di: 1) Sollecitare direttamente i locatari affinché spediscano i documenti post contrattuali ad Agenzia Italia, consentendole di controllarne l idoneità rispetto a quanto previsto nei contratti di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.. 2) Lo scopo è quello di tutelare MPS LEASING & FACTORING S.p.A. relativamente alla copertura assicurativa e alla corretta intestazione del veicolo mediante la verifica della conformità dei documenti richiesti al momento della stipula del contratto di leasing (polizze assicurative, copia carta circolazione). 3) Offrire un servizio di qualità a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., aiutandola nel tenere aggiornata la propria situazione dei documenti mancanti o difformi, con comunicazioni periodiche delle anomalie riscontrate. I dati saranno fruibili in forma sintetica direttamente nei terminali di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. ed in formato dettagliato nel gestionale AgItaOnLine. Relativamente alla documentazione post-contrattuale, MPS LEASING & FACTORING S.p.A. dovrà fornire ad Agenzia Italia i parametri di controllo che intende far rispettare. Premessa fondamentale per l implementazione del servizio è la trasmissione tempestiva, tramite flusso informatico, dei dati dei nuovi contratti stipulati con le anagrafiche dei clienti correttamente compilate.

2 Pagina 2 di 11 Allegato 3 Sottolineiamo che Agenzia Italia si è attrezzata con un apposito gestionale informatico creato per la gestione dell attività di controllo e verifica dei documenti post-contrattuali. L automatismo del programma consente di garantire la correttezza delle verifiche effettuate da parte dell operatore, in merito alla conformità dei dati riportati sulla documentazione ed inoltre segnala le potenziali anomalie. Il controllo prodotto da Agenzia Italia diventa così particolarmente efficace proprio grazie al connubio di tecnologia e professionalità, che si traducono per la società mandante in monitoraggi operativi approfonditi e congruenti con quanto richiesto dagli organi di vigilanza interni ed esterni. MPS LEASING & FACTORING S.p.A., a richiesta, avrà a disposizione l archivio dei documenti post contrattuali scannerizzato e disponibile on line sia alla rete di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. sia al locatario per la sua singola posizione contrattuale. 1.2 PROCEDURA OPERATIVA RACCOLTA ED INVIO DOCUMENTI PREMESSE Per la buona riuscita del servizio è necessario che: a) Il canale di vendita (sportello bancario, agente etc.), alla stipula dei contratti, dovrà consegnare al locatario un foglio di istruzioni su come vanno compilate le polizze assicurative e la carta di circolazione. Dovrà essere indicato in modo chiaro che la documentazione andrà spedita ad Agenzia Italia e che in caso di documentazione errata o non spedita vi saranno dei costi per il cliente (unico appeal per ottenere i documenti). b) Se i locatari dovessero inoltrare la seguente documentazione: polizza assicurativa (RCA Furto/Incendio - Kasko se richiesta All Risk); copia carta di circolazione o in sostituzione copia foglio di via integrale e leggibile (per i beni targati); direttamente alla rete commerciale, quest ultima provvederà ad inviarli direttamente ad Agenzia Italia avendo cura di specificare, per ogni documento inoltrato, il relativo numero di contratto. Eventuali documenti che dovessero pervenire direttamente a MPS LEASING & FACTORING S.p.A. verranno dalla stessa inviati ad Agenzia Italia con le medesime modalità. PROCEDURA DI SOLLECITO AL LOCATARIO Agenzia Italia si attiverà con la procedura di sollecito, per quanto attiene la documentazione mancante, direttamente sul locatario trascorsi 30 giorni dalla data di stipula del contratto segnalata opportunamente tramite flusso informatico. La procedura che verrà seguita sarà la seguente: A) PRIMA LETTERA DI SOLLECITO Alla ricezione del contratto di leasing in maniera informatica, qualora siano trascorsi 30 giorni dalla data di stipula del contratto, Agenzia Italia spedirà

3 Pagina 3 di 11 Allegato 3 direttamente al locatario una lettera di richiesta dei documenti che risultano mancanti. B) SOLLECITO TELEFONICO Qualora, trascorsi 30 giorni dall invio della prima lettera di richiesta, risultassero ancora documenti mancanti, Agenzia Italia - nei 5 giorni successivi - provvederà a sollecitare telefonicamente il locatario per l invio di quanto richiesto. Agenzia Italia reperirà il numero di telefono del locatario dal database di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. e/o dalle eventuali anagrafiche amministrative che quest ultima fornirà con i nuovi tracciati informatici. L oggetto dell intervento sarà: sollecitare l invio della documentazione mancante; recuperare l anagrafica completa: quindi fax, , indirizzi di agenzie pratiche auto, concessionari o altri che abbiano in gestione le pratiche; spiegare al cliente che, se non provvede all invio di quanto richiesto, vi sarà un addebito in conto per il mancato adempimento. C) DIFFIDA AL LOCATARIO Qualora, trascorsi ulteriori 30 giorni dalla data prevista per il sollecito telefonico, il locatario non provveda alla spedizione dei documenti richiesti, Agenzia Italia spedirà allo stesso una lettera di diffida a mezzo raccomandata A/R. Nella lettera di diffida sarà precisato che, in mancanza di invio di quanto richiesto, entro 5 gg dalla ricezione della raccomandata, Agenzia Italia segnalerà la posizione al contenzioso di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. per le decisioni del caso. SEGNALAZIONE DOCUMENTI MANCANTI A MPS LEASING & FACTORING S.P.A. Agenzia Italia segnalerà a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., mensilmente ogni 30 del mese, i contratti con documentazione ancora mancante oppure non conforme. Tale report sarà estratto per i contratti con lettera di diffida inviata al locatario nel mese precedente (esempio: il 30 novembre vengono estratti i contratti con diffida inviata ad ottobre) ARCHIVIAZIONE E CONTROLLO DI AGENZIA ITALIA Alla ricezione dei documenti Agenzia Italia procederà a: 1. aggiornare l arrivo dei singoli documenti nei propri terminali implementando gli archivi di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. entro i termini concordati, a mezzo di semplice trasmissione dati in via informatica; 2. verificare la congruità e conformità dei singoli documenti; 3. rendere disponibili le informazioni su AgItaOnLine a chiunque venga autorizzato da apposita password; 4. relazionare in automatico, o su specifica richiesta, a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., la posizione di un singolo contratto, o di tutti i contratti stipulati da un singolo canale/agente; 5. scansionare ed indicizzare le immagini dei documenti; 6. archiviare i documenti.

4 Pagina 4 di 11 Allegato AGGIORNAMENTO DATI A CURA AGENZIA ITALIA Agenzia Italia provvederà al caricamento per conto di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. dei dati richiesti su appositi programmi gestionali con possibilità di aggiornamento degli archivi di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. a mezzo di una semplice trasmissione dati in via informatica. I dati standard da aggiornare sono: nome Compagnia di Assicurazioni; importo assicurato R.C.; importo assicurato furto incendio; importo assicurato kasko (se contrattualmente richiesto); scadenza del vincolo assicurativo a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.; numero di targa solo per beni targati (se manca copia carta di circolazione o foglio di via viene rilevato dalla polizza assicurativa); data prima immatricolazione solo per beni targati; data ricezione documenti. 1.3 CONTROLLI ANALITICI ESEGUITI DA AGENZIA ITALIA CONTROLLO POLIZZE ASSICURATIVE R.C.A. INCENDIO E FURTO - KASKO PER CESPITI DEL PRODOTTO TARGATO O BENI STRUMENTALI TARGATI Controlli effettuati sulla polizza: Corretta intestazione (il locatario deve risultare quale contraente sulla polizza). Viene accettato un contraente diverso dal locatario qualora quest ultimo sia riportato sulla polizza come intestatario al PRA/locatario. Correttezza del numero di targa del veicolo assicurato (controllo possibile se il dato è stato precedentemente caricato). Verifica sulla corrispondenza del veicolo, oggetto del contratto di leasing, con quello riportato in polizza. o I massimali su polizza RCA non devono essere inferiori ai minimi previsti dalla legge. Massimale su polizza incendio e furto può essere maggiore o uguale all importo imponibile del cespite con tolleranza: del 10% il valore originariamente assicurato, decorsi i primi 12 mesi di locazione finanziaria; del 20% il valore originariamente assicurato, decorsi i primi 24 mesi di locazione finanziaria; del 40% il valore originariamente assicurato, decorsi i primi 36 mesi di locazione finanziaria. Potrà essere accettato, come importo assicurato, anche un valore inferiore di 500,00 all importo risultante dalle percentuali sopra riportate. Presenza Vincolo (testo standard ANIA) a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. con scadenza maggiore o uguale alla END DATE. Corretta sottoscrizione da parte della Compagnia di Assicurazioni della polizza e del vincolo a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.; viene accettata anche la sola sottoscrizione della clausola di vincolo qualora la stessa riporti gli estremi di polizza corretti.

5 Pagina 5 di 11 Allegato 3 Tipologia Compagnie di Assicurazioni: Tutte le Compagnie italiane (o straniere, abilitate ad operare e con sede in Italia), fatte salve quelle da escludere con comunicazione in forma scritta da MPS LEASING & FACTORING S.p.A. ad Agenzia Italia CONTROLLO SU CARTA DI CIRCOLAZIONE O FOGLIO DI VIA PER CESPITI DEL PRODOTTO TARGATO Controlli effettuati sulla carta di circolazione: corrispondenza del veicolo (fabbrica/tipo) oggetto del contratto di Leasing; controllo corrispondenza del numero di targa se già presente a video; controllo corrispondenza del numero di telaio con quello riportato a video; corretta denominazione del proprietario (solo nella carta di circolazione); corretta denominazione del locatario. In presenza del foglio di via si dovrà inoltre verificare: presenza e coerenza del corretto codice di denominazione (Lrl - Lnc o altro); presenza del codice 1 altri proprietari ; presenza del timbro del DTT CONTROLLI SU BENI STRUMENTALI NON TARGATI a) CONTROLLO POLIZZA ASSICURATIVA ALL RISKS Controlli effettuati sulla polizza: Corretta intestazione: il locatario deve risultare quale contraente sulla polizza. Correttezza della descrizione sommaria del bene strumentale assicurato (sommaria perché a volte è impossibile avere i dettagli della descrizione: es. arredamento per gelaterie). Massimale per sezione RC non deve essere: - inferiore a 2,5 ml di euro. Importo assicurato per la sezione danni deve essere: - maggiore o uguale all importo imponibile del bene. Presenza Vincolo (testo standard ANIA) a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. con scadenza maggiore o uguale alla END DATE. Verrà accettata la scadenza vincolo. Corretta sottoscrizione da parte della Compagnia di Assicurazioni della polizza e del vincolo a favore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A.; viene accettata anche la sola sottoscrizione della clausola di vincolo qualora la stessa riporti gli estremi di polizza corretti ATTIVAZIONE SERVIZIO SOLLECITO E VERIFICA DOCUMENTI IN CASO DI EVENTI CONTRATTUALI SENSIBILI Agenzia Italia attiverà la procedura sopra indicata anche in seguito alla definizione di eventi contrattuali che determinano la verifica della documentazione assicurativa legata al bene oggetto del contratto di leasing come riportato negli allegati 18 e 19.

6 Pagina 6 di 11 Allegato AGITA ON LINE (WEB) Nel sito internet sono a disposizione di MPS LEASING & FACTORING S.p.A., 24 ore su 24 di qualunque giorno e da qualsiasi postazione internet, una vasta quantità di informazioni relative all immatricolazione ed i dati riguardanti il veicolo. L accesso all area riservata presente in AgItaOnLine è protetto da un sistema di autenticazione. Il Sito di Agenzia Italia è un sito sicuro certificato Very Sign: ogni transazione è sicura senza la possibilità di frodi informatiche. In AgItaOnLine, all interno del Servizio dell Area Informativa Controllo documenti post - contrattuali, l operatore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. e/o chiunque altro purché in possesso di apposita password, potrà visualizzare il servizio relativo al controllo dei documenti post - contrattuali (polizze assicurative con le quali i clienti hanno assicurato i veicoli in leasing, carte di circolazione, fogli di via) ricevuti fisicamente da Agenzia Italia per le verifiche richieste. Cliccando sul bottone identificativo del servizio e accedendo ai dettagli della pratica, verrà visualizzata la situazione del controllo dei documenti relativa al contratto in esame. Grazie alla simbologia utilizzata e alla dicitura posta in corrispondenza del simbolo, l operatore potrà capire se la documentazione consegnata ad Agenzia Italia è presente e corretta, presente ma errata/non completa, mancante. In AgItaOnLine sono inoltre disponibili le immagini delle comunicazioni inoltrate da Agenzia Italia e le immagini dei documenti disponibili pervenuti in Agenzia Italia (a titolo esemplificativo copia carta di circolazione, copia polizze assicurative). Cliccando su, infatti, l operatore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. potrà visualizzare l immagine delle comunicazioni inoltrate da Agenzia Italia, mentre cliccando su documenti pervenuti in Agenzia Italia. potrà visualizzare le copie dei Selezionando la scritta, posta al di sotto di ciascun simbolo, verrà visualizzata un ulteriore pagina di dettaglio, dalla quale si potrà verificare la presenza/correttezza o meno dei dati riportati sulla documentazione verificata dall operatore di Agenzia Italia. Documentazione corretta: Se in corrispondenza del simbolo, rappresentativo del documento preso in esame, vi è un OK verde, l utente potrà già capire che i dati in esso contenuti sono risultati corretti dalle verifiche effettuate; inoltre, in corrispondenza di tale simbologia viene riportata la dicitura: Documentazione corretta. Cliccando su Elenco documenti l utente potrà accertarsi della presenza di tutti semafori verdi accanto ad ogni singolo dato. La presenza del semaforo verde, quindi, indica che il dato è risultato corretto dagli accertamenti effettuati dall operatore di Agenzia Italia. A lato di ogni semaforo verde è riportata una data, cioè la data in cui l elemento è stato verificato e ritenuto idoneo.

7 Pagina 7 di 11 Allegato 3 Documentazione non completa o errata: Se in corrispondenza del simbolo, rappresentativo del documento preso in esame, vi è una sbarra trasversale rossa, l utente potrà già capire che i dati in esso contenuti non sono completi/corretti; inoltre in corrispondenza di tale simbologia viene riportata la dicitura: Documentazione non completa o errata. Cliccando su Elenco documenti potrà verificare la presenza sia di semafori verdi che di semafori rossi. La presenza del semaforo rosso, quindi, indica che il dato riportato nel documento è risultato errato, non completo, illeggibile o mancante dagli accertamenti effettuati dall operatore di Agenzia Italia.

8 Pagina 8 di 11 Allegato 3 Documentazione mancante: Se in corrispondenza del simbolo rappresentativo del documento preso in esame vi sono due sbarre trasversali rosse l utente potrà già capire che il documento stesso non risulta mai pervenuto, ovvero mancante dalle verifiche effettuate; inoltre in corrispondenza di tale simbologia viene riportata la dicitura: Documentazione mancante. Cliccando su Elenco documenti potrà verificare la presenza di soli semafori rossi. Documentazione non necessaria: Se il simbolo, rappresentativo del documento preso in esame, viene visualizzato in bianco e nero, l utente potrà capire che si tratta di documentazione la cui verifica non è stata richiesta da MPS LEASING & FACTORING S.P.A.; inoltre in corrispondenza di tale simbologia viene riportata la dicitura: Documentazione non necessaria. Quindi non è previsto l accesso alla successiva pagina di dettaglio. Ritorna alla pagina riassuntiva Cliccando su, posto in fondo alla pagina, si potrà ritornare alla prima pagina di dettaglio riassuntiva della situazione dei documenti oggetto di verifiche. Avviso di Idoneità : (Singolo documento idoneo) Cliccando su, posto sopra il simbolo rappresentativo del documento, comparirà un apposito form che, una volta compilato ed inviato, permetterà di essere

9 Pagina 9 di 11 Allegato 3 informati nel momento stesso in cui i dati, presenti nel documento e oggetto di verifica, risulteranno essere tutti completi e corretti (cioè il singolo documento diventa idoneo). Per attivare questo servizio sarà sufficiente inserire gli indirizzi ai quali si vuole far recapitare il messaggio e cliccare su Invia. A questo punto l attivazione è fatta. Si tenga presente che è possibile scrivere più indirizzi avendo cura di separarli da una virgola (,): in questo modo, il messaggio sarà inviato ad ogni indirizzo. Infatti, non appena la documentazione risulterà essere completa e corretta in tutte le sue parti, verrà inviato un messaggio ad ogni singolo indirizzo indicato es. cliente, Agente, operatore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A., etc. Avviso di Totale Idoneità: (Tutti i documenti richiesti idonei) Cliccando su, posto in fondo alla pagina di dettaglio, comparirà un apposito form che, una volta compilato ed inviato, permetterà di essere informati nel momento stesso in cui tutti i documenti oggetto di verifica relativamente ad un singolo contratto di leasing risulteranno essere completi; ossia quando tutti i documenti oggetto di verifica risulteranno essere presenti, completi e corretti in tutte le loro parti. Per attivare questo servizio sarà sufficiente inserire gli indirizzi ai quali si vuole far recapitare il messaggio e poi cliccare su Invia. A questo punto l attivazione è fatta. Si tenga presente che è possibile scrivere più indirizzi avendo cura di separarli da una virgola (,): in questo modo, il messaggio sarà inviato ad ogni indirizzo. Infatti, non appena tutti i documenti richiesti per l idoneità del contratto di leasing, risulteranno essere presenti, completi e corretti in tutte le loro parti, verrà inviato un messaggio di notifica di idoneità ad ogni singolo indirizzo indicato es. cliente, Agente, operatore di MPS LEASING & FACTORING S.p.A., etc.

10 Pagina 10 di 11 Allegato 3 Elenco di tutte le anomalie: Cliccando su, posto in fondo alla prima pagina di dettaglio, sarà possibile ottenere la visualizzazione di una pagina riassuntiva di tutte le anomalie: documenti mancanti, dati mancanti, errati o incompleti relativi ai documenti analizzati. 1.5 ARCHIVIO OTTICO DOCUMENTI Agenzia Italia garantirà la corretta archiviazione di tutta la documentazione in suo possesso. MPS LEASING & FACTORING S.p.A. avrà a disposizione un archivio di tutti i documenti scansionati (resi in formato Tif/Pdf o equivalente). 1.6 REPORTISTICA Agenzia Italia, su richiesta di MPS LEASING & FACTORING S.p.A., è in grado di fornire reports informatici sul lavoro svolto, in quanto la gestione delle varie fasi viene effettuata con l utilizzo di uno specifico supporto informatico che permette di avere la situazione aggiornata e reports analitici. Agenzia Italia, di prassi, invia: - mensilmente, ogni 30 del mese, il report dei contratti, con documentazione mancante/incompleta, per i quali è stata inviata diffida al cliente nel mese precedente; - giornalmente, tramite flusso informatico, dettaglio dei documenti pervenuti corretti per ogni singolo contratto. 1.7 SLA Agenzia Italia si impegna ad attivare l iter di sollecito concordato entro 5 gg lavorativi dalla data di assegnazione del contratto, salvo eventuali problemi informatici di importazione dei flussi e/o di creazione delle pratiche che dovranno essere tempestivamente segnalati da Agenzia Italia a MPS LEASING & FACTORING S.p.A. Per il computo dei giorni si dovrà intendere come: Start date: la data di arrivo contratto in Agenzia Italia (data flusso 502).

11 Pagina 11 di 11 Allegato 3 End date: la data di attivazione del processo concordata al punto A) del presente allegato. Credito di servizio: In caso di mancato rispetto del risultato garantito per un numero totale di posizioni superiori al 2% delle posizioni affidate su quel servizio (dato da rilevarsi mensilmente sul totale delle posizioni affidate in un mese di calendario), Agenzia Italia riconoscerà a MPS LEASING & FACTORING S.p.A., per ogni posizione fuori SLA, uno storno pari al 100% del compenso forfettario fatturato all inizio dell anno solare per la gestione in full outsourcing di quel cespite (competenze annue forfettarie di Agenzia Italia), sempreché quello stesso cespite in quell anno non abbia già precedentemente pagato un credito di servizio. 1.8 FATTURAZIONE Le competenze relative al presente servizio rientrano nella tariffa forfettizzata di full outsourcing come corrispettivo per il Prodotto TAR e MOB. 1.9 GESTIONE FATTURAZIONE SPESE SUL LOCATARIO Agenzia Italia relativamente al presente servizio potrà provvedere alla fatturazione di eventuali voci di spesa direttamente sui contratti di MPS LEASING & FACTORING S.p.A. in base a tabelle e regole condivise tramite accesso ai sistemi informativi AS400.