Ravenna Semplifica la vita alle imprese

Transcript

1 Ravenna Semplifica la vita alle imprese

2 Il punto di partenza L'onere della burocrazia sulle imprese incide sui costi complessivi per il 24,2%, secondo i dati del Censis. La burocrazia si struttura intorno a regole impersonali ed astratte, procedimenti, ruoli definiti una volta per tutte e immodificabili dall'individuo che ricopre temporaneamente una funzione, a garanzia del diritto del singolo, nell interesse della collettività. Non è sempre colpa di qualcun altro: il comune contribuisce, con i suoi regolamenti, alla complessità del quadro normativo. Non abbiamo nemmeno sempre ragione: soprattutto quando ci sentiamo gli ultimi baluardi del diritto, talvolta travisato nella sua pretestuosa e difensiva interpretazione La cattiva burocrazia è prima di tutto un problema della burocrazia Produce dissenso Produce costi Produce delegittimazione

3 Obiettivo: semplificare La semplificazione è il filo rosso che guida le attività del Comune di Ravenna in favore dei cittadini e delle imprese. Semplificare, ai limiti del possibile! negli atti regolatori, dalla norma al regolamento nella revisione dei flussi: dal caso specialissimo allo standard nell organizzazione dei servizi, dalla direzione allo sportello Rifiutare definitivamente la visione salvifica dell informatica: un procedimento contorto o peggio inutile non migliora se trasferito on line così com è.. ma una forte integrazione fra gli strumenti informatici migliora il lavoro di back office ( produce risparmio di tempo e di risorse umane anche agli Enti, non solo alle imprese ) Valutare il nostro lavoro con gli occhi dell utente: adottare la prassi dei processi condivisi è un imperativo reciproco per trovare soluzioni praticabili nella sostanza del quotidiano e non solo negli slogan.

4 I progetti 2 progetti per il concorso Premiamo i risultati Piano di semplificazione dei procedimenti per le imprese Enti in linea per il commercio di vicinato

5 I progetti Piano di semplificazione dei procedimenti per le imprese

6 Piano di semplificazione: i problemi affrontati Nell'ultima annualità antecedente il progetto, il Comune di Ravenna ha gestito circa istanze/comunicazioni, riferite a circa 220 tipologie di procedimento per le imprese negli ambiti del commercio, artigianato, interventi su suolo pubblico, strutture ricettive, stabilimenti balneari, procedimenti dello Sportello Unico Per le Imprese. Il numero, pur elevatissimo, è soltanto parziale non contemplando - ad esempio- le pratiche edilizie. Ogni Servizio aveva realizzato la propria modulistica in proprio, richiedendo informazioni e allegati talvolta già noti o presentati ad altri uffici del Comune: si era così generata una proliferazione di modelli da compilare, diversa sia nella grafica che nella impostazione. Le istanze/comunicazioni considerate venivano presentate solo nella modalità tradizionale e cartacea presso più sportelli in sedi diverse dell ente. La ricezione della documentazione nella sola forma cartacea obbligava gli operatori alla digitazione manuale dei dati nei diversi moduli di back office, con ovvio rischio di errore nei dati e perdita di tempo.

7 Le soluzioni adottate E nato il gruppo di progetto interfunzionale NUS (Nucleo per la Semplificazione), con il compito di stimolare e coordinare la razionalizzazione e la semplificazione dei procedimenti del Comune Sono stati coinvolti i Dirigenti ed il personale responsabili dei procedimenti da esaminare sotto il profilo della modulistica, dei dati e degli allegati richiesti, della normativa di riferimento e del flusso del procedimento Si è proceduto all evoluzione, sviluppo ed estensione della soluzione di concessioni & autorizzazioni del progetto PEOPLE, ed alla sua integrazione con i sistemi di protocollo e di back office, per: la generazione della modulistica standardizzata; la fornitura agli stakeholders (imprese, Associazioni di categoria) di una piattaforma per la consultazione, la compilazione e l'invio on-line della modulistica; la consultazione dello stato della pratica. Sono state coinvolte le Associazioni di categoria con le quali si mantiene costante il contatto attraverso newsletter bimestrali.

8 I risultati raggiunti 265 procedimenti revisionati e resi disponibili per la compilazione on-line, accessibili dal sito del comune nell area di RavennaSemplifica circa 40 giornate di affiancamento/coinvolgimento dei responsabili dei procedimenti dedicate all analisi e alla revisione circa 50 ore di formazione dedicata agli operatori si è realizzato un cambiamento culturale e di approccio alla semplificazione e alla digitalizzazione: oggi sono un dovere amministrativo diffuso a più livelli nell ente

9 I fattori di successo Il forte commitment da parte del vertice politico e della direzione, che hanno sostenuto l attività del NUS in ogni momento critico Il clima di fattiva collaborazione instauratosi fra i diversi dirigenti coinvolti La tenacia e la perseveranza del gruppo di progetto

10 Le criticità incontrate All interno dell ente: la fisiologica resistenza al cambiamento di procedure e attività tanto collaudate da essere divenute abitudinarie All esterno: la difficoltà di interagire con un utenza esterna non ancora pronta ad accettare gli strumenti telematici in sostituzione della carta la non sufficiente diffusione e conoscenza di strumenti tecnologici (firma digitale)

11 I progetti Enti in linea per il commercio di vicinato

12 Enti in linea i problemi affrontati Fra le incombenze a carico delle Imprese commerciali risultava di particolare evidenza l obbligo di duplice comunicazione ( al Comune e alla CCIAA) relativa all apertura e alla gestione ( subingresso, trasferimento, ampliamento ecc.) degli esercizi di vicinato, di medie / grandi strutture di vendita e di tutte le forme speciali.

13 Le soluzioni adottate Collaborazione con la Camera di Commercio per l analisi dei dati e la realizzazione delle soluzioni tecnologiche per il colloquio fra i software dei due enti Collaborazione con il progetto del NUS per la revisione dei modelli dei procedimenti amministrativi riguardanti l intera gamma delle forme commerciali e la ricezione delle comunicazioni on-line Redazione e sottoscrizione di un protocollo d intesa tra i due Enti per la definizione di ruoli, modi, metodi e compiti per garantire la funzionalità del sistema Coinvolgimento e formazione del personale Informazione e coinvolgimento delle associazioni di categoria per sostenere la nuova modalità di comunicazione UNICA al comune

14 I risultati raggiunti Trasmissione alla CCIAA, quantificabile attualmente nel 100%, dei dati significativi inseriti nelle schede dinamiche afferenti le varie tipologie e forme di attività di vendita Riduzione di oltre il 50% del consumo cartaceo con conseguente riduzione dei costi Riduzione dei tempi inerenti la gestione dei procedimenti pari al 20% del tempo-lavoro dei singoli operatori; Riduzione del 50% dei tempi medi di ricerca dati negli archivi, grazie all introduzione del flusso documentale informatico.

15 Come funziona Dal sito del Comune si accede ai servizi On-line per l autenticazione

16 Autenticazione: Accesso al servizio on line Digitare l identificativo rilasciato dal Comune di Ravenna per l accesso al sistema In alternativa inserire smartcard o CIE

17 Scelta del servizio Indice dei bookmark disponibili per categorie di servizi

18 Scheda informativa Link al servizio on -line

19 Condizioni facoltative Selezione della condizione

20 Tabella dell iter Testi in pdf

21 Pagina di riepilogo per la compilazione Clikka per compilare

22 Sezioni da compilare In verde sezioni compilate o facoltative

23 Compilazione della dichiarazione

24 Creazione della domanda in pdf

25 Firma e invia

26 Condivisione dati modelli COM

27 I dati in Camera di Commercio

28 Lavori in corso La realizzazione dei progetti per il Comune di Ravenna non chiude un esperienza, ma segna solo una vittoria di tappa Su questa preziosa base di conoscenza e di esperienza si sta lavorando per rispondere al meglio a quanto previsto dall articolo 38 della Legge 133/2008, realizzando lo Sportello Unico per le Imprese interamente ed esclusivamente telematico Ciò comporta l integrazione completa fra sistema di autenticazione, servizi on-line di front-office, sistema di pagamento telematico, firma digitale, protocollo informatico e sistema documentale, software di back-office, PEC. Il sistema, inoltre, sta evolvendo dalla gestione di MOLTI singoli procedimenti rivolti a singoli sportelli e back-office diversi del comune al PROCEDIMENTO UNICO rivolto ad un singolo sportello che contiene in sé molti endoprocedimenti rivolti a diversi backoffice del comune e di enti terzi

29 Progetto per promuovere la qualità dell accoglienza