DIREZIONE REGIONALE DEL LAZIO

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1 DIREZIONE REGIONALE DEL LAZIO L attività di audit nell Agenzia delle Entrate La vigilanza sui Centri Assistenza Fiscale ed il controllo della trasmissione telematica delle dichiarazioni ROMA 21 febbraio 2013 Gaetano De Crinito D.R. Lazio Ufficio Audit Esterno

2 ATTIVITA per l esecuzione di incarico di audit nei confronti dei CAF Direzione Centrale SETTORE COMPLIANCE UFFICIO AUDIT ESTERNO Direzioni Regionali UFFICIO AUDIT ESTERNO VIGILANZA SUI SOGGETTI ESTERNI CHE SVOLGONO ATTIVITA CONNESSE CON LE FUNZIONI DELL AGENZIA AUDIT DI PROCESSO AUDIT DI CONFORMITA FOLLOW UP Gaetano De Crinito 2

3 LA D.R.: LE COMPETENZE UFFICIO AUDIT ESTERNO (Settore Audit e Sicurezza) VIGILANZA SUI SOGGETTI ESTERNI CHE SVOLGONO ATTIVITA CONNESSE CON LE FUNZIONI DELL AGENZIA IRROGAZIONE DELLE SANZIONI art. 7 bis D.lgs. 241/1997 (dal ) UFFICIO GESTIONE TRIBUTI (Settore Accertamento) Gaetano De Crinito - Autorizzazione e revoca dell attività dei C.A.F. - Autorizzazione e revoca per svolgimento attività di assistenza fiscale per INTERMEDIARI 3

4 LA VIGILANZA DELL AGENZIA DELLE ENTRATE Le tecniche di Audit nella vigilanza sui soggetti che svolgono attività connesse con quelle dell Agenzia delle Entrate Il controllo sui Centri Assistenza Fiscale Il controllo sugli altri Intermediari Entratel Gaetano De Crinito 4

5 I C.A.F. E GLI ALTRI INTERMEDIARI Svolgono un ruolo di crescente interesse nell assistenza professionale al contribuente L efficienza e la correttezza del soggetto esterno influenza il risultato e l immagine dell Agenzia L Agenzia delle Entrate svolge, quale attività istituzionale, la vigilanza su questi professionisti dell assistenza fiscale Gaetano De Crinito 5

6 L UFFICIO AUDIT ESTERNO Controlla, anche e soprattutto con tecniche di auditing, le strutture del C.A.F. perché siano: Efficienti nella loro attività Affidabili nei rapporti con l Agenzia Professionalmente preparate Gaetano De Crinito 6

7 L AUDIT Rappresenta l evoluzione dall attività ispettiva successiva al controllo preventivo che privilegia la revisione delle attività gestionali Scopo dell audit è migliorare l efficacia e l efficienza del servizio reso dai soggetti esterni attraverso l individuazione dei rischi di disfunzioni Efficacia (rapporto obiettivi prefissati/obiettivi raggiunti) Efficienza (rapporto costi/benefici) Economicità (ottimizzazione risorse) Gaetano De Crinito 7

8 L AUDIT DI PROCESSO L AUDIT DI CONFORMITA L Audit di PROCESSO è mirato: effettuata la mappatura del processo, - all individuazione ed alla valutazione dei rischi di disfunzioni ed irregolarità e - del relativo sistema di controlli L Audit di CONFORMITA è mirato: - alla verifica dell adeguatezza dei controlli adottati e - della conformità della gestione alla normativa Gaetano De Crinito 8

9 I DUE PROFILI DEL CONTROLLO Coesistono nell attività di controllo rivolta alle strutture C.A.F.: L analisi dei criteri organizzativi e delle modalità operative adottate nello svolgimento dell attività (audit) La verifica della sussistenza dei requisiti e degli adempimenti degli obblighi previsti dalla normativa (controllo di regolarità) Gaetano De Crinito 9

10 AUDIT DI PROCESSO Obiettivi nell ambito dell attività di controllo rivolta alle strutture C.A.F.: Verificare adeguatezza della struttura in relazione agli obiettivi da raggiungere (Efficacia) Individuare i potenziali rischi che potrebbero ostacolare la realizzazione dei citati obiettivi Valutare l impatto che il verificarsi di alcuni eventi può avere sull operatività del C.A.F. Valutare la capacità dell organizzazione di controllare i rischi individuati Proporre soluzioni volte a rimuovere le criticità emerse Prestare assistenza e consulenza ai componenti dell organizzazione per consentire di operare nel migliore dei modi. Gaetano De Crinito 10

11 L ESECUZIONE DELL AUDIT La mappatura strutturale del processo L identificazione e valutazione dei rischi e dei controlli esistenti L individuazione delle criticità e la formulazione delle raccomandazioni Direttiva Prot. n del 28 maggio 2003 della D.C. Audit e Sicurezza: Revisione del Modello di controllo interno. Gaetano De Crinito 11

12 IL RISCHIO Qualunque situazione che di fatto può determinarsi nel contesto degli accadimenti aziendali e che può compromettere il raggiungimento degli obiettivi dell azienda. NON CONOSCERE ACCETTARE CONTROLLARE Gaetano De Crinito 12

13 IL RISCHIO (esame e valutazione) Inquadramento preliminare del processo Acquisizione fonti di informazione disponibili (disposizioni normative, circolari, direttive, dati disponibili circa il profilo qualitativo e quantitativo delle attività da auditare, ogni altra informazione utile a conoscere il processo o l attività di che trattasi) Adeguata conoscenza del processo Predisposizione diagramma di flusso Individuazione del rischio Attraverso la condivisione con l Owner Rilevanza del rischio Suo peso specifico rispetto a a) Impatto b) Probabilità Gaetano De Crinito 13

14 VALUTAZIONE DEL RISCHIO La rilevanza del rischio è valutata in funzione dei fattori: a) Impatto (insignificante moderato grave) b) Probabilità (improbabile moderato comune) (Livello ALTO MEDIO BASSO) capacità dell evento di compromettere il raggiungimento dell obiettivo possibilità in termini statistici che l evento negativo si verifichi Gaetano De Crinito 14

15 VALUTAZIONE DEL RISCHIO La mappatura (rilevanza del rischio) RACM (Risk Assessment Criteria Matrix) 1 Grave Media Alta Alta Impatto 2 Moderato Bassa Media Alta 3 Insignificante Bassa Bassa Media Improbabile Moderato Comune Probabilità Gaetano De Crinito 15

16 Controllo VALUTAZIONE DEL RISCHIO Assente Verifica con gli Owners dei controlli posti in essere. Autovalutazione. Controllo Eccessivo Migliorabile Adeguato Rilevanza rischio Assente Migliorabile Adeguato Eccessivo Bassa Media Alta MONITORAGGIO MONITORAGGIO MONITORAGGIO RACCOMANDAZIONE FOLLOW UP RACCOMANDAZIONE FOLLOW UP RACCOMANDAZIONE FOLLOW UP AUDIT DI CONFORMITA AUDIT DI CONFORMITA RACCOMANDAZIONE FOLLOW UP RACCOMANDAZIONE FOLLOW UP AUDIT DI CONFORMITA AUDIT DI CONFORMITA Gaetano De Crinito 16

17 L OBIETTIVO DEL CONTROLLO NEI CONFRONTI DEI C.A.F. Verificare la sussistenza dei requisiti soggettivi e oggettivi previsti dalla normativa Controllare il corretto svolgimento delle operazioni di assistenza fiscale Individuare i rischi di irregolarità legati ai criteri organizzativi e alle metodologie operative adottate dal C.A.F. Direttiva Prot del 31 luglio 2003 della Dc Audit e Sicurezza - Istruzioni operative per l esecuzione degli accessi Gaetano De Crinito 17

18 I CENTRI ASSISTENZA FISCALE (la normativa di riferimento) Legge 31/12/1991 n art. 78 Prima istituzione dei Centri Autorizzati Assistenza Fiscale D.Lgs. 09/07/1997 n. 241, mod. dal Dlgs. 28/12/98 n. 490 art Norme di semplificazione e di modernizzazione della gestione delle dichiarazioni D.M. 31/05/1999 n. 164 Regolamento di attuazione Dlgs n. 241/1997 D.D. 12/07/1999 Individuazione degli Uffici competenti per la vigilanza Gaetano De Crinito 18

19 C.A.F. DIPENDENTI E PENSIONATI (Art.32, comma 1, lett. d e f, D.Lgs , n. 241) Sono costituiti da: d. organizzazioni sindacali di lavoratori dipendenti o pensionati e loro organizzazioni territoriali che hanno complessivamente almeno 50 mila aderenti e. sostituti d imposta che hanno complessivamente almeno 50 mila dipendenti f. associazioni di lavoratori promotrici di istituti di patronato riconosciuti dal Dlgs C.P.S. 804/47 che hanno almeno 50 mila aderenti, così come riconosciuto con Legge di conversione 152/2001 Gaetano De Crinito 19

20 LE ATTIVITA DEI C.A.F. DIPENDENTI E PENSIONATI L ATTIVITA DI ASSISTENZA FISCALE (Art. 34, comma 3, D.Lgs , n. 241) L elaborazione o la predisposizione delle dichiarazioni Verifica della conformità dei dati esposti in dichiarazione alla relativa documentazione La consegna al contribuente della copia della dichiarazione e del prospetto di liquidazione delle imposte La comunicazione ai sostituti d imposta dei risultati delle dichiarazioni (dal 2008 è entrato in vigore il nuovo art.16, comma 1 e 4bis del D.M. 164/1999) La trasmissione telematica delle dichiarazioni Gaetano De Crinito 20

21 L ATTIVITA DI ASSISTENZA FISCALE Delegare gli adempimenti relativi alle dichiarazioni tributarie Effettuare, in maniera agevolata, il versamento delle imposte a debito (saldi e/o acconti) Ricevere con immediatezza il credito d imposta maturato nei cfr.dell Amm.ne Finanziaria Effetti per l Amm.ne Finanziaria Gaetano De Crinito Delegare gli adempimenti relativi all effettuazione di un primo controllo delle dichiarazioni tributarie Effetti per il Contribuente/Utente 21

22 COME SI SVOLGE IL CONTROLLO NEI CONFRONTI DEL C.A.F. Le fasi dell attività di controllo 1 - Attività 2 preliminare - Esecuzione 3 dell accesso - Documentazione 4 - del Follow controllo up Gaetano De Crinito 22

23 L ATTIVITA PRELIMINARE Acquisizione delle informazioni in possesso dell Agenzia al fine di evitare inutili richieste al soggetto controllato Effettuazione dei primi riscontri in merito alla sussistenza dei requisiti al fine di svolgere un controllo mirato Individuazione di possibili criticità o rischi di disfunzione da approfondire con l accesso al fine di ridurne il tempo di esecuzione Gaetano De Crinito 23

24 L ESECUZIONE DEGLI ACCESSI I controlli sono diversificati in base alla struttura presso cui si accede: Gaetano De Crinito 24

25 LE CONDIZIONI PER ESERCITARE L ATTIVITA La forma legale di società di capitali L oggetto sociale che preveda lo svolgimento dell assistenza fiscale L autorizzazione, rilasciata dalla Direzione Regionale competente in ragione della sede legale della richiedente, previa verifica delle condizioni di cui all art. 32, comma 1, lett. d-e-f del D.Lgs. 241/1997 Iscrizione nell albo dei C.A.F. Gaetano De Crinito 25

26 I REQUISITI DEL C.A.F. Compagine societaria (art.32, comma 1, lett. d-e-f, D.Lgs , n. 241) Società di capitali con capitale interamente versato non inferiore a ,69 (art.5 D.M. 164/99) Stipula di polizza di assicurazione per importo non inferiore a ,80 (art.6 D.M. 164/99) Requisiti soggettivi di professionalità ed onorabilità dei responsabili fiscali, dei membri del C.D.A. e del collegio dei sindaci (art.8 D.M. 164/99) Gaetano De Crinito 26

27 I REQUISITI oggettivi DEL C.A.F. (compagine societaria) Composizione della compagine societaria secondo le condizioni di concessione dell autorizzazione a svolgere l attività di assistenza fiscale ai lavoratori dipendenti e pensionati (art.32, comma 1, lett. d e f, D.Lgs , n.241) organizzazioni sindacali di lavoratori dipendenti o pensionati e loro organizzazioni territoriali che hanno complessivamente almeno 50 mila aderenti (lett. d) sostituti d imposta che hanno complessivamente almeno 50 mila dipendenti associazioni di lavoratori promotrici di istituti di patronato riconosciuti dal D.lgs. C.P.S. 804/47 che hanno almeno 50 mila aderenti, così come riconosciuti ex L. di conversione n.152/2001 Gaetano De Crinito 27

28 I REQUISITI oggettivi DEL C.A.F. (capitale sociale) Società di capitali con capitale interamente versato non inferiore a ,69 (art.5 D.M. 164/99) Gaetano De Crinito 28

29 I REQUISITI oggettivi DEL C.A.F. Stipula di polizza di assicurazione per importo non inferiore a ,80 (art.6 D.M. 164/99) 1/2 Garantisce il risarcimento dei danni a seguito dell assistenza fiscale prestata dal Caf ai propri utenti. Il massimale è adeguato: Ai contribuenti assistiti; Ai visti di conformità rilasciati Gaetano De Crinito 29

30 I REQUISITI oggettivi DEL C.A.F. Polizza di assicurazione 2/2 Limitazioni ed Esclusioni: Massimale non inferiore a ,80; Completo risarcimento al contribuente dell eventuale danno = No franchigia Clausola del CLAIM MADE Gaetano De Crinito 30

31 I REQUISITI soggettivi DEL C.A.F. Requisiti soggettivi di professionalità ed onorabilità dei responsabili fiscali (art.4 D.M ), dei membri del C.D.A. e del collegio dei sindaci (art.8 D.M. 164/99) Gaetano De Crinito 31

32 I REQUISITI soggettivi DEL C.A.F. Responsabile Assistenza Fiscale (art.4 D.M ) Iscritti negli albi dei dottori commercialisti, ragionieri, periti commerciali e consulenti del lavoro; Assenza di procedure concorsuali in atto; Assenza di provvedimenti di sospensione di durata non inferiore a 12 mesi o di radiazione irrogati dall Ordine di appartenenza. Gaetano De Crinito 32

33 I REQUISITI soggettivi DEL C.A.F. C.d.A. e C.S. (art.8 D.M. 164/99) Insussistenza carichi pendenti per reati finanziari Assenza condanne (anche non definitive) per reati finanziari Assenza di procedure concorsuali in atto Non aver commesso violazioni gravi e ripetute alle disposizioni in materia di Imposte sui redditi ed Iva. Insussistenza cause di ineleggibilità o di decadenza (artt e 2399 Cod. Civile, come modificati da L.6/2003) Interdetto, inabilitato, fallito; Condannato a pena che importa l interdizione, anche temporanea, da pubblici uffici; X i soli componenti C.S. = rapporti di coniugio, parentela o affinità entro il 4 grado con amministratori Gaetano De Crinito 33

34 IL CONTROLLO CON ACCESSO PRESSO LA SEDE LEGALE DEL C.A.F. La sussistenza delle condizioni di cui all art.32, comma 1, lett.d-e-f del D.Lgs. 241/1997 L entità attuale del capitale sociale - art. 5 D.M. 164/1999 La sussistenza delle garanzie - art 6 D. M. 164/1999 L osservanza obbligo delle comunicazioni - art. 9, comma 2 D.M. 164/1999 La sussistenza dei requisiti soggettivi del responsabile fiscale, amministratore e sindaci - art. 8 D.M. 164/1999 Le convenzioni stipulate con società di servizi - art. 11 D.M. 164/1999 Gaetano De Crinito 34

35 IL CONTROLLO CON ACCESSO PRESSO LE SEDI PERIFERICHE Verifica della natura della struttura periferica Controllo del personale che lavora nella s.p. Corretto svolgimento dell assistenza fiscale Assolvimento dell obbligo di fatturazione dei compensi Tempestività e correttezza degli adempimenti previsti per la gestione delle dichiarazioni Modalità rilascio del visto di conformità Esposizione nei locali del C.A.F. di copia dell autorizzazione all esercizio dell attività Gaetano De Crinito 35

36 IL CONTROLLO CON ACCESSO PRESSO LE SEDI PERIFERICHE Rapporto di lavoro presso strutture periferiche Fino al 02 giugno /2 Nota del D.C. Audit e Sicurezza Personale legato da rapporto di lavoro dipendente o co.co.pro. Dal 03 giugno 2008 Circolare 2008/ D.C. Audit e Sicurezza Uff. A.E. Principio base Ai fini della legittimità dell attività svolta presso le sedi periferiche del CAF o delle Società di servizi, rileva non tanto il rapporto di lavoro, bensì che tale attività sia svolta in nome e per conto del Caf e sotto la diretta responsabilità del medesimo. Rapporti di lavoro AMMESSI - Contratto di lavoro autonomo anche a liberi professionisti mediante mandato con rappresentanza Artt e ss. Del Mandato e Artt ss. C.C. Della Rappresentanza - Personale distaccato da altra e diversa società - Personale dipendente dell associazione che ha costituito il Caf, purchè direttamente incaricato dal Caf di istituire una sede periferica e di svolgere l attività di assistenza fiscale Rapporti di lavoro ESCLUSI - Affidamento a terzi attraverso contratti senza mandato con rappresentanza Gaetano De Crinito 36

37 IL CONTROLLO CON ACCESSO PRESSO LE SEDI PERIFERICHE Rapporto di lavoro con strutture periferiche CONDIZIONI NECESSARIE per verificare conformita del comportamento del Caf al dettato normativo di riferimento 1. Diretta ed immediata riconducibilità al CAF della responsabilità per l attività svolta 2/2 a. Rapporto di lavoro dipendente Libro Unico del lavoro Busta paga Registro presenza b. Rapporto di lavoro autonomo Contratto che configuri di fatto Mandato con rappresentanza 2. Sussistenza, comunque, al di là della tipologia di contratto, di un rapporto di dipendenza funzionale con il CAF a. Direttive organizzative /operative impartite dal CAF b. Clausole contrattuali che ne garantiscano il rispetto 3. Esercizio, da parte del CAF, del controllo sui soggetti che svolgono l attività di assistenza in nome e per conto dello stesso Effettiva attività di controllo volta a verificare corretto svolgimento dell attività di assistenza fiscale rilevabile da idonea documentazione Gaetano De Crinito 37

38 IL CONTROLLO CON ACCESSO PRESSO LE SOCIETA DI SERVIZIO Verifica della partecipazione qualificata da parte del C.A.F. al capitale della società di servizi (art 11, comma 1, D.M. n. 164/1999) Capitale sociale a maggioranza assoluta delle associazioni o delle organizzazioni territoriali che hanno costituito i C.A.F. Capitale sociale interamente posseduto dagli associati alle predette associazioni ed organizzazioni Controllo Convenzione tra C.A.F. e S.S. Il sistema dei controlli dei rischi adottato dal C.A.F. (art 11, comma 2, D.M. n. 164/1999) Corretto svolgimento dell attività di assistenza fiscale Sussistenza dei requisiti soggettivi dei componenti del C.d.A. (art. 8 D.M. n. 164/1999) Qualifica del personale addetto all assistenza ed il rapporto con la società Gaetano De Crinito 38

39 IL CONTROLLO CON ACCESSO PRESSO I CENTRI DI RACCOLTA Verifica dell attività svolta (art. 16, comma 4, D.M. 164/99) che deve esser contenuta nei limiti della predisposizione normativa anche con strumenti telematici degli elementi della dichiarazione: Raccolta delle dichiarazioni; Consegna ai contribuenti delle dichiarazioni elaborate e dei rispettivi prospetti di liquidazione Qualifica degli addetti al centro di raccolta Soci o associati del C.A.F. Dipendenti o pensionati Sussistenza dei requisiti organizzativi minimi per l attività Esposizione nei locali del C.A.F. di copia dell autorizzazione all esercizio dell attività Gaetano De Crinito 39

40 TRASPARENZA DELL ATTIVITA AMMINISTRATIVA ATTIVITA DI ASSISTENZA FISCALE Gaetano De Crinito 40

41 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali (Nota , n. 6564) Normativa di riferimento 1. Art. 12 bis del D.P.R , n. 600 (in vigore dal al ) ribadito da Art.11 D.Lgs. 196/2003 (Modalità del trattamento e requisiti dei dati) Trattamento dati connessi alle dichiarazioni per le sole finalità di prestazione del servizio e per il tempo a ciò necessari. I dati ( ) oggetto di trattamento sono: a) ( ); b) raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi 1/9 2. Art. 11 del Decreto direttoriale [in relazione all art. 3, comma 11, D.P.R , n. 322 (modalità tecniche di trasmissione delle dichiarazioni)] a. Finalità del trattamento dei dati (comma 1) Gli utenti possono trattare i dati contenuti nelle dichiarazioni per le sole finalità del servizio di trasmissione telematica e per il tempo a ciò necessario ( ) b. Obblighi di riservatezza (comma 5) Gli utenti (..) adottano le misure organizzative, fisiche e logiche ( ) al fine di assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati, anche attraverso l individuazione di appositi spazi per la conservazione dei medesimi. ( ) c. Poteri dell Amministrazione Finanziaria (comma 8) Controlli periodici e a campione L Amministrazione finanziaria verifica periodicamente, anche con controlli a campione, il rispetto delle disposizioni contenute nel presente articolo. ( ) Gaetano De Crinito 41

42 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali (Nota , n. 6564) Normativa di riferimento 2/9 3. Provvedimento direttoriale Adeguamento dei servizi telematici dell Agenzia delle Entrate alle prescrizioni del Garante per la protezione dei dati personali di cui al Provvedimento 18 settembre 2008 Controlli periodici e a campione (Art. 5) 4. Art. 8, comma 1, lett h) e comma 3, del Decreto direttoriale Mancato rispetto degli obblighi di riservatezza c.1 ( ) L abilitazione è revocata al verificarsi delle seguenti circostanze: ( ) h) mancato rispetto dell art. 11 del presente decreto ed ogni altra grave violazione degli obblighi di riservatezza e sicurezza ( ) c.3 Nei casi di cui alle lettere f), g) e h), l Amministrazione finanziaria contesta all utente le violazioni ed assegna un termine di trenta giorni dalla contestazione per eventuali osservazioni o memorie. REVOCA dell abilitazione Gaetano De Crinito 42

43 Oggetto del controllo Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli Verifica che i soggetti controllati trattino i dati contenuti nelle dichiarazioni rispettando gli obblighi di riservatezza di cui - all art. 11 del Decreto e - all art. 5 del Provvedimento del Nell esecuzione delle attività propedeutiche (ricezione della documentazione, verifiche di conformità, liquidazione delle imposte, ecc.) I precetti ivi indicati vanno osservati anche: Nell esecuzioni delle attività consequenziali 3/9 (conservazione delle dichiarazioni e della relativa documentazione) 1. Struttura organizzativa 2. Misure di sicurezza e supporti tecnologici 3. Ulteriori misure di sicurezza approntate Gaetano De Crinito 43

44 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli 1. Struttura organizzativa (1/3) 4/9 Verifica dell esistenza nella struttura controllata di una organizzazione rispondente ai precetti contenuti nella normativa sulla privacy, riscontrando in particolare: a) Eventuale designazione dei responsabili (anche esterni) del trattamento dei dati e redazione di istruzioni operativi a questi riservate (art. 29 D.Lgs. 196/2003 art. 11, c.3, D. Direttoriale Art. 5, comma 3, Provv.to direttoriale ) b) Esistenza Documento Programmatico per la Sicurezza (Allegato B, regola 19, D. Lgs. 196/2003) Art. 45 D.L. 9 febbraio 2012 (in vigore dal 10 febbraio 2012) c) Designazione degli incaricati per il trattamento dei dati e attribuzione dell ambito di trattamento consentito (art. 30 D.Lgs. 196/2003 art. 11, c.4, D. Direttoriale Art. 5, comma 4, Provv.to direttoriale ) d) Presenza documentazione comprovante la sensibilizzazione circa le responsabilità connesse alla condivisione o comunicazione a persone non legittimate di dati personali dei contribuenti acquisiti nello svolgimento delle proprie funzioni e) Adozione procedure di controllo del rispetto delle misure di sicurezza e degli obblighi previsti dal Codice in materia di protezione dei dati personali Gaetano De Crinito 44

45 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli 5/9 1. Struttura organizzativa (2/3) f) Attribuzione dell incarico di amministrare le utenze per l accesso ai sistemi informatici (con riferimento al sistema di autorizzazione all accesso-dati adottato) riscontrando, tra l altro: 1. Credenziali di accesso siano nominative (e note solo all utente che deve considerarsi responsabile della loro conservazione); 2. Siano fornite istruzioni ai collaboratori circa le caratteristiche delle password utilizzate (Allegato B, regola 5, D. Lgs. 196/2003); 3. Uso corretto delle password e responsabilità derivanti dall eventuale condivisione; 4. Adozione di misure volte a mantenere riservate le informazioni che consentono l accesso ai Servizi telematici 5. Credenziali dei Gestori Incaricati (Provv.to Direttoriale ); 6. Credenziali degli Operatori Incaricati (Provv.to Direttoriale ). Gaetano De Crinito 45

46 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli 1. Struttura organizzativa (3/3) 6/9 g) Ciclo di vita delle credenziali preveda procedure per garantire la costante aderenza tra i privilegi di accesso ed il ruolo organizzativo del personale che vi accede [In particolare in caso di cessazione del rapporto di lavoro con l intermediario o variazione del ruolo o dell incarico ricoperto (art. 34 D. Lgs. 196/2003)] h) Utilizzo di società esterne (diverse da S.S.) per operazioni meramente strumentali all esercizio delle attività di assistenza quale ripristino server o sostituzione supporto hardware. Qualora tale attività implichi il possibile trattamento dei dati, in relazione a tali società verificare: 1. designazione come responsabili del predetto trattamento; 2. adozione di procedure volte a garantire la riservatezza dei dati; 3. fissazione di clausole contrattuali che prevedano la salvaguardia della riservatezza delle informazioni Gaetano De Crinito 46

47 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli 7/9 2. Misure di sicurezza e supporti tecnologici Acquisizione di dichiarazione circa l adozione di opportune misure di protezione dell infrastruttura di collegamento di rete sia locale che internet e degli apparati informatici utilizzati a) Configurazione delle postazioni di lavoro che preveda il blocco automatico delle stesse dopo un certo periodo di inattività dell operatore b) Installazione di programmi di protezione delle postazioni di lavoro e del server al fine di mitigare i rischi di accesso ai dati o la loro manomissione c) Aggiornamento periodico del sistema operativo e del software di protezione d) Adozione di protocolli di sicurezza idonei a limitare il rischio che le trasmissioni dati siano intercettabili da parte di soggetti esterni non autorizzati nel caso in cui le modalità di lavoro del personale in forza alla struttura sottoposta a verifica prevedano l utilizzo di reti senza fili (wireless) Gaetano De Crinito 47

48 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli 8/9 3. Ulteriori misure di sicurezza approntate (1/2) Verifica dell adozione delle seguenti misure di sicurezza: a) Conservazione delle dichiarazioni e della relativa documentazione separatamente dai documenti acquisiti dall intermediario per altre attività dallo stesso svolte b) Conservazione dei documenti contenenti dati sensibili separatamente dal resto della documentazione archiviata. In particolare: se in formato cartaceo: ad es.: spese sanitarie sostenute dal contribuente vanno conservate in busta chiusa all interno del fascicolo della documentazione esibita se in formato elettronico: ad es.: adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi o altre soluzioni che rendano i documentii temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi e permettano di identificare tali documenti solo in caso di necessità, secondo quanto previsto dall art. 22, punto 6, del D.Lgs. 196/2003 Gaetano De Crinito 48

49 Verifica del rispetto degli obblighi di riservatezza da parte degli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni fiscali Criteri e modalità di svolgimento dei controlli 9/9 3. Ulteriori misure di sicurezza approntate (2/2) c) Presenza di spazi idonei ed accessibili esclusivamente a personale autorizzato per la conservazione dei documenti relativi all attività di trasmissione delle dichiarazioni fiscali e dei supporti contenenti il backup dei dati stessi d) Esistenza di procedure per l accesso e la gestione degli archivi (Nei casi in cui l attività di assistenza/trasmissione non si risolva in un opera pressoché personale del soggetto abilitato, ma si dispieghi piuttosto, in base ad un articolata struttura organizzativa) (ad es., registro in cui si annotano i nominativi dei dipendenti che prelevano pratiche o sistemi di accesso selezionato) e) Conservazione della documentazione fiscale secondo le modalità e per il periodo previsti dalle vigenti disposizioni (art. 11 Decreto Direttoriale Art. 5 Provv.to direttoriale secondo quanto stabilito dal D.M che ha definito le modalità di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, in merito alle quali l A.E. ha fornito chiarimenti con la Circolare 36/E del e la Risoluzione n. 298 del ) Gaetano De Crinito 49

50 LA DOCUMENTAZIONE DEI CONTROLLI NEL P.V. DELLE OPERAZIONI COMPIUTE Le fonti ed i criteri per l acquisizione dei dati La descrizione della documentazione esaminata Le informazioni assunte circa l organizzazione dell attività e le modalità operative adottate L individuazione delle criticità e la valutazione dei rischi L accertamento e contestazione delle irregolarità Le raccomandazioni formulate Le osservazioni del controllato Gaetano De Crinito 50

51 FOLLOW UP DA PARTE DELLA DIREZIONE REGIONALE NEI CONFRONTI DEL C.A.F. Invito ad eliminare le irregolarità riscontrate - art. 10 del D.M. n. 164/1999 Raccomandazione circa gli interventi necessari per rimuovere le criticità riscontrate Trasmissione del verbale alla D.R. competente in base alla sede legale del C.A.F. Trasmissione del verbale all Ufficio della D.R. competente ad adottare il provvedimento di revoca dell autorizzazione Gaetano De Crinito 51

52 IL VISTO DI CONFORMITA C.A.F. DIPENDENTI (art. 2, c.1, D.M ,n.164) Riscontro della conformità dei dati esposti in dichiarazione alle risultanze della relativa documentazione e alle disposizioni che disciplinano gli oneri deducibili e detraibili, le detrazioni e i crediti d imposta, lo scomputo delle ritenute d acconto. C.A.F. IMPRESE (art. 2, c.2, D.M ,n.164) Riscontro della conformità dei dati esposti in dichiarazione alle risultanze della relativa documentazione e alle disposizioni che disciplinano gli oneri deducibili e detraibili, le detrazioni e i crediti d imposta, lo scomputo delle ritenute d acconto; Verifica della regolare tenuta e conservazione delle scritture contabili obbligatorie ai fini delle imposte sui redditi e dell IVA; Verifica della corrispondenza dei dati esposti in dichiarazione alle risultanze delle scritture contabili e di queste ultime alla relativa documentazione. Gaetano De Crinito 52

53 IL CONTROLLO SULL APPOSIZIONE DEL VISTO DI CONFORMITA (nei CAF dip.ti) Attività propedeutiche - Sistemi di controllo da parte del C.A.F. per assicurare la conformità della dichiarazione alla documentazione (art. 34 D.Lgs.241/97 e art. 2 D.M. n. 164/1999) Prospetto di liquidazione Modalità di rilascio del visto da parte del responsabile dell assistenza fiscale (art.35 D.Lgs. 241/97) Rilascio obbligatorio (730) Rilascio su istanza (Unico U50 U60 U61) Verifica della corretta apposizione del visto su un campione di dichiarazioni (Circolare n. 134 del 17/06/1999 e Circolare annuale sull assistenza fiscale da parte dei C.A.F.) Gaetano De Crinito 53

54 IL CONTROLLO SULL APPOSIZIONE DEL VISTO DI CONFORMITA nei C.A.F. dipendenti Attività propedeutiche Art. 34, comma 3, lett. c), D.Lgs.241/97 Art. 2, comma 1, D.M. n. 164/1999) Contenuto delle attività propedeutiche 31 Gaetano De Crinito 54

55 IL CONTROLLO SULL APPOSIZIONE DEL VISTO DI CONFORMITA nei C.A.F. dipendenti Art. 34, comma 3, lett. c), D.Lgs.241/97 C.3 - I centri prestano assistenza fiscale ai contribuenti che la richiedono e, in particolare:( ) c) Verificano la conformità dei dati esposti nelle dichiarazioni alla relativa documentazione; 32 Gaetano De Crinito 55

56 IL CONTROLLO SULL APPOSIZIONE DEL VISTO DI CONFORMITA nei C.A.F. dipendenti Art. 2, comma 1, D.M. n. 164/1999) C.2 Il rilascio del visto di conformità di cui all art.35, comma 2, lettera a), del D.Lgs. 241/97, implica il riscontro della corrispondenza dei dati esposti nella dichiarazione alle risultanze della relativa documentazione e alle disposizioni che disciplinano: gli oneri deducibili e detraibili, le detrazioni e i crediti d imposta, lo scomputo delle ritenute d acconto 32 Gaetano De Crinito 56

57 ECCEZIONE VISTO DI CONFORMITA (Implicazioni nell attività di assistenza fiscale) NON IMPLICA Il riscontro della correttezza degli elementi reddituali indicati dai contribuenti e/o valutazioni di merito sull effettività di spese o di situazioni soggettive, rilevanti ai fini della determinazione del reddito e delle relative imposte e delle detrazioni soggettive. IMPLICA ERRORI MATERIALI E DI CALCOLO 32 Riscontro della corrispondenza dei dati esposti nella dichiarazione alle risultanze della relativa documentazione oneri deducibili e detraibili detrazioni e crediti d imposta Scomputo delle ritenute d acconto Gaetano De Crinito 57

58 PROSPETTO DI LIQUIDAZIONE Il Modello 730/3 Modello 730/3 (1/2) Art.35, comma 2, D.Lgs.241/1997 Elementi di calcolo ed il risultato finale del conguaglio fiscale Eventuali variazioni intervenute rispetto ai dati indicati dal contribuente a seguito dei controlli effettuati Minori importi a titolo di acconto che il contribuente, sotto la propria responsabilità, ha indicato di voler effettuare Scelta operata per la destinazione dell 8xmille e del 5xmille Sottoscrizione da parte del R.A.F. Gaetano De Crinito 58

59 La trasmissione telematica delle dichiarazioni La consegna dei documenti per la compilazione dei modelli di dichiarazione o la consegna dei modelli precompilati 1/9 Modello 730 Va presentato secondo le modalità ed entro i termini indicati nell art. 13 D.M. 31 maggio 1999, n. 164 a) entro il mese di aprile dell anno successivo a quello a cui si riferisce la dichiarazione, al proprio sostituto d imposta, che intende prestare l assistenza fiscale; b) entro il mese di maggio dell anno successivo a quello a cui si riferisce la dichiarazione, ad un CAF-dipendenti, unitamente alla documentazione necessaria all effettuazione delle operazioni di controllo. Modello Unico Va presentato secondo le modalità ed entro i termini indicati nell art. 2 D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 a) Le persone fisiche e le società o le associazioni di cui all articolo 6 del D.P.R. 600/73, presentano la dichiarazione ( ) per il tramite di una banca o di un ufficio della Poste Italiane S.p.A. tra il 1 maggio ed il 30 giugno ovvero in via telematica entro il 30 settembre dell anno successivo a quello di chiusura del periodo di imposta; b) I soggetti all IRAP presentano la dichiarazione ( ) in via telematica entro l ultimo giorno del nono mese successivo a quello di chiusura del periodo di imposta. Gaetano De Crinito 59

60 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Le dichiarazioni integrative 2/9 Modello 730 dichiarazioni integrative (art.14 D.M. 164/99) a) I contribuenti possono presentare dichiarazioni integrative rivolgendosi, entro il 25 ottobre dell anno di presentazione della dichiarazione, ad un CAF-dipendenti, anche in caso di assistenza prestata in precedenza dal sostituto, qualora dall elaborazione della precedente dichiarazione siano riscontrati errori, che non incidono sulla determinazione dell imposta ovvero la cui correzione determina a favore del contribuente un rimborso o un minor debito Modello Unico dichiarazioni integrative (art.2, commi 8, 8bis e 8 ter, D.P.R. 322/98) a) Per correggere errori od omissioni mediante successiva dichiarazione da presentare, secondo le disposizioni di cui all art. 3, utilizzando modelli conformi a quelli approvati per il periodo d imposta cui si riferisce la dichiarazione, non oltre i termini stabiliti dall art. 43 del D.P.R. 600/73, e successive modificazioni b) Per correggere errori od omissioni che abbiano determinato l indicazione di un maggior reddito o, comunque, di un maggior debito di imposta o di un minor credito, mediante dichiarazione da presentare, secondo le disposizioni di cui all art.3, utilizzando modelli conformi a quelli approvati per il periodo di imposta a cui si riferisce la dichiarazione, non oltre il termine prescritto per la presentazione della dichiarazione relativa al periodo d imposta successivo. L eventuale credito risultante dalle predette dichiarazioni può essere utilizzato in compensazione ai sensi dell art. 17 del D.Lgs. N. 241 del c) Per modificare la originaria richiesta di rimborso dell eccedenza di imposta esclusivamente per la scelta della compensazione, sempreché il rimborso stesso non sia stato già erogato anche in parte, mediante dichiarazione da presentare entro 120 giorni dalla scadenza del termine ordinario di scadenza. Gaetano De Crinito 60

61 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Il contribuente e l intermediario della trasmissione Aspetti probatori 3/9 Modello 730 (art.15 D.M. 164/99) Il sostituto e il CAF-dipendenti rilasciano al contribuente ricevuta per le dichiarazioni presentate ai sensi degli articoli 13 e 14. Tale ricevuta costituisce prova dell avvenuta presentazione delle dichiarazioni stesse da parte del contribuente Modello Unico (Art. 3, comma 6, D.P.R. 322/98) I soggetti di cui ai commi 2-bis e 3 rilasciano al contribuente o al sostituto d imposta, anche se non richiesto, l impegno a trasmettere in via telematica all Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione, contestualmente alla ricezione della stessa o dell assunzione dell incarico per la sua predisposizione nonché, entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all articolo 1, comma 1, e copia della comunicazione dell Agenzia delle Entrate di ricezione della dichiarazione Gaetano De Crinito 61

62 Modello 730 (art.16 D.M. 164/99) La trasmissione telematica delle dichiarazioni Responsabilità degli intermediari 4/9 I CAF-dipendenti, nell ambito delle attività di assistenza fiscale di cui all art. 34, comma 4, D. Lgs. 09 luglio 1997, n. 241, e successive modificazioni, provvedono a: a) b) c) trasmettere in via telematica all Agenzia delle Entrate, entro il 30 giugno di ciascun anno, le dichiarazioni predisposte e, entro il 10 novembre successivo, le dichiarazioni integrative di cui all art. 14. Modello Unico (Art. 3, comma 6, D.P.R. 322/98) La dichiarazione si considera presentata: nel giorno in cui è consegnata dal contribuente alla banca o all ufficio postale ovvero nel giorno in cui è trasmessa all Agenzia delle Entrate mediante procedure telematiche direttamente o tramite uno dei soggetti di cui ai commi 2-bis e 3. La prova della presentazione delle dichiarazioni (in tutti i casi) è data da 1. comunicazione dell Agenzia delle Entrate attestante l avvenuto ricevimento della dichiarazione presentata in via telematica direttamente o tramite i soggetti di cui ai commi 2-bis e 3, ovvero 2. ricevuta della banca o dell ufficio postale ovvero 3. ricevuta di invio della raccomandata di cui al comma 5. Gaetano De Crinito 62

63 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Le date 5/9 MODELLO 2009 a.i a.i a.i a.i giugno sperimentali 15 luglio non sperimentali Art. 42, c.7 sexies, D.L , n. 207 conv. L. 14/ giugno sperimentali 12 luglio non sperimentali Art. 2 DPCM luglio sperimentali e non sperimentali Art. 1 DPCM luglio sperimentali e non sperimentali Art. 1 DPCM Rettificativo 30 giugno sperimentali 15 luglio non sperimentali (segue 730 ordinario) 30 giugno sperimentali 12 luglio non sperimentali (segue 730 ordinario) 12 luglio sperimentali e non sperimentali (segue 730 ordinario) 12 luglio sperimentali e non sperimentali (segue 730 ordinari) 730 integrativo 10 novembre 10 novembre 10 novembre 10 novembre UNICO p.f. 30 settembre 30 settembre 30 settembre 30 settembre UNI P.Iva U50-U60-U61 Ultimo giorno del 9 mese successivo chiusura periodo di esercizio o variazione 30 settembre Ultimo giorno del 9 mese successivo chiusura periodo di esercizio o variazione 30 settembre Ultimo giorno del 9 mese successivo chiusura periodo di esercizio o variazione 30 settembre Ultimo giorno del 9 mese successivo chiusura periodo di esercizio o variazione 30 settembre Unico Integrativo Entro scadenza anno successivo 77s 31 luglio 31 luglio ora 20 agosto DPCM luglio ora 20 agosto DPCM luglio luglio 31 luglio ora 20 agosto DPCM luglio ora 20 agosto DPCM luglio Gaetano De Crinito 63

64 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Tardività ed omissioni 6/9 Tardività Ogni qualvolta le dichiarazioni sono trasmesse al Sistema Entratel successivamente ai termini ordinari di scadenza. Per i CONTRIBUENTI Dichiarazioni presentate entro 90 giorni dalla scadenza ordinaria: Sono considerate valide (seppur TARDIVE) salva restando l applicazione delle sanzioni amministrative per il ritardo. Dichiarazioni presentate oltre 90 giorni dalla scadenza ordinaria: Sono considerate OMESSE, ma costituiscono, comunque, titolo per la riscossione delle imposte dovute in base agli imponibili in esse indicati dai sostituti d imposta (art. 3, comma 7, D.P.R. 322/1998) Per l INTERMEDIARIO DELLA TRASMISSIONE Modd. 730 Sono considerati sempre TARDIVI se inviati oltre la scadenza ordinaria. Modd. UNICO Sono considerati TARDIVI se inviati oltre i 30 giorni dalla data dell impegno a trasmettere (quando tale data sia successiva alla data di scadenza ordinaria) (Art. 3, comma 7-ter, D.P.R. 322/1998 Le dichiarazioni consegnate ai soggetti incaricati di cui ai commi 2-bis e 3, successivamente al termine previsto per la presentazione in via telematica delle stesse, sono trasmesse entro un mese dalla data contenuta nell impegno alla trasmissione rilasciato dai medesimi soggetti al contribuente) Gaetano De Crinito 64

65 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Tardività ed omissioni 7/9 Omissioni Ogni qualvolta le dichiarazioni inviate al Sistema Entratel sono scartate dallo stesso. Varie sono le cause dello scarto. Le più frequenti sono: 1. C.f. non presente in Anagrafe Tributaria o errato; 2. Quadri non compilati seppur indicati come compilati; 3. C.f. del coniuge non presente in A.T. o errato; 4. C.f. dell erede o del tutore, ecc. non presente in A.T. o errato. L omissione può essere sanata solo ove venga effettuato il REINVIO della dichiarazione ENTRO I 5 GIORNI DALLO SCARTO Le dichiarazioni non inviate al Sistema Entratel seppur omesse non sono rilevabili al Sistema. Di esse verrà rilevata la circostanza nel momento in cui l Ufficio Territoriale dell Agenzia delle Entrate competente agirà nei confronti del contribuente. L Ufficio Territoriale competente, dopo aver contattato il contribuente, ed aver verificato la circostanza, comunica all Ufficio Audit Esterno i dati relativi all Intermediario che non ha trasmesso dando la possibilità a quest ultimo Ufficio di intervenire. Gaetano De Crinito 65

66 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Sanzioni 8/9 Art.7 bis D.Lgs , n. 241 Violazione in materia di trasmissione telematica delle dichiarazioni In caso di tardiva od omessa trasmissione delle dichiarazioni da parte dei soggetti indicati nel comma 3 dell articolo 3 del D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322, a carico dei medesimi si applica la sanzione amministrativa da lire un milione ( 516,46) a lire dieci milioni ( 5.164,57). Gaetano De Crinito 66

67 La trasmissione telematica delle dichiarazioni Ravvedimento operoso 9/9 Ravvedimento operoso (art. 13 Decreto Legislativo del 18/12/1997 n. 472) Il ravvedimento operoso può essere effettuato solo qualora non siano trascorsi i termini perché la dichiarazione non venga considerata comunque omessa per il contribuente (come stabilito dall articolo 3, comma 7, D.P.R. 333/1998). In tal caso si versa la somma pari ad 1/10 del minimo edittale (pari a 26,00 per il contribuente ed a 52,00 per l Intermediario) La sanzione è ridotta, sempreché la violazione non sia stata già constatata e comunque non siano iniziati accessi, ispezioni, verifiche o altre attività amministrative di accertamento delle quali l autore o i soggetti solidalmente obbligati, abbiano avuto formale conoscenza: a) ( ); b) ad un decimo del minimo, se la regolarizzazione degli errori e delle omissioni, anche se incidenti sulla determinazione o sul pagamento del tributo, avviene entro il termine per la presentazione della dichiarazione relativa all anno nel corso del quale è stata commessa la violazione ( ); Il versamento è effettuato mediante F24 con codice tributo 8911 (ravvedimento operoso per il contribuente) con codice tributo 8924 (ravvedimento operoso per l Intermediario) Gaetano De Crinito 67