Presentazioni. successo. "Solitamente ci vogliono tre settimane per preparare un valido discorso improvvisato". Mark Twain.

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1 22 di "Solitamente ci vogliono tre settimane per preparare un valido discorso improvvisato". Mark Twain definizione Sarà capitato anche a voi Chiunque ricopra un incarico di responsabilità sarà chiamato, prima o poi, a fare una presentazione in pubblico. Per molti si tratta di un impresa ardua, se non di una missione impossibile. La paura di non essere preparati o di fare una brutta figura si trasforma spesso in vero e proprio panico da presentazione. 114

2 di obiettivi Eppure, realizzare una presentazione di non è difficile: basta prepararsi con metodo. Per prima cosa occorre mettersi, con umiltà, nei panni di chi ascolta. Cercare di rendere semplice, interessante e divertente il proprio discorso, preparandosi in modo meticoloso ad improvvisare. Qualunque tema può essere trattato in modo efficace. Non esistono argomenti noiosi, ma soltanto oratori noiosi. consigli pratici I fattori chiave per il sono: conoscere il pubblico preparare presentazioni su misura valorizzare il tempo padroneggiare l argomento usare slides e immagini semplici ma accattivanti evitare di leggere dire poche cose originali gestire ritmo, pause e tono della voce citare esempi, cifre e raffronti fare delle prove 115

3 conoscere gli ascoltatori Per avere bisogna, innanzitutto, informarsi sul pubblico. Chi sono e quante sono le persone? Cosa diranno gli altri oratori? Cosa posso raccontare di originale? Un buon intervento ha se è calibrato su misura del tipo di pubblico presente. È una piccola operazione di marketing. "coccolare" gli ascoltatori Il pubblico giudica in modo molto severo chi parla. Torpore, sonnolenza, noia, spesso serpeggiano nelle sale di conferenze e convegni. E mai per caso. Esprimono il disagio di chi è costretto a sopportare oratori soporiferi. Considerate gli ascoltatori come delle persone da conquistare, coccolare e stupire. Metteteli al centro delle vostre attenzioni. Rivolgetevi a loro usando espressioni tipo: "Come voi sapete ". Evitate le autocelebrazioni: "Io sono, io ho fatto, io penso...". Guardateli spesso negli occhi, uno ad uno: state parlando a tutti, a ognuno di loro. padroneggiare l'argomento Per una presentazione efficace occorre conoscere bene il tema e avere le idee chiare su cosa si vuole dire. Una verità nota già ai grandi oratori dell antica Roma, ma oggi spesso trascurata, purtroppo. Un'adeguata preparazione richiede l'approfondimento del tema trattato, anche quando si pensa di maneggiarlo già bene. Il lavoro di ricerca ed elaborazione delle informazioni può essere svolto direttamente o affidato ai propri collaboratori. Per condire il piatto è bene puntare su aspetti ed elementi originali, nuovi o inaspettati: riferimenti ad esperienze precedenti, paragoni con altri Paesi, immagini, vignette, video, citazioni. 116

4 evitare di leggere Chi legge un discorso rischia di perdere completamente di vista il proprio pubblico. Non ha contatto visivo con la platea, non si accorge se l'attenzione è alta o sta crollando. E finisce, per assurdo, con il commettere spiacevoli errori di lettura. seguire una scaletta Chi invece parla a braccio seguendo una traccia rivolge sempre lo sguardo al pubblico, ha in ogni momento la situazione sotto controllo. Può aggiungere pause e note di colore. Saltare una parte superflua. Accelerare o rallentare. Molto meglio, quindi, avere una traccia con i punti chiave da toccare e i dati fondamentali da citare. Il percorso sarà adattato all'umore della sala e allo stato d animo dell oratore. Le diapositive aiutano a rendere più efficace la presentazione. E bene usare slides semplici: testi brevi, ben leggibili caratteri grandi e colorati pochi elementi grafici immagini grandi, originali e di qualità. 117

5 dire poche cose ma originali Molti oratori credono che un discorso sia l'occasione per dimostrare al mondo intero quanto sono colti. Inondano la platea con un fiume di parole, di solito inutili. Fanno lunghe, tediose premesse senza arrivare mai al dunque. Uno speaker in gamba, invece, punta su pochi concetti chiave, espressi in modo originale e brillante. valorizzare il tempo Sintesi e brevità sono i due ingredienti fondamentali della buona presentazione. La sintesi è, in generale, una virtù molto apprezzata dagli ascoltatori svegli. Concentrandosi su pochi punti è possibile trattare un argomento in modo approfondito, offrendo spunti singolari ed elementi nuovi. Bisogna sempre rispettare i tempi assegnati, per riguardo verso la platea e gli altri oratori. valorizzare il tempo Buona parte del di un discorso si gioca nei primi 30 secondi e dipende dal modo in cui si comincia. Per evitare un inizio banale, si può puntare, in base alle circostanze, su: una battuta una citazione un aneddoto una domanda un paradosso 118

6 Altrimenti si può semplicemente anticipare ciò si dirà nella presentazione. Meglio evitare, in ogni caso, di cominciare elogiando i propri titoli e meriti o lodando gli altri oratori. Ringraziate, semmai, chi ascolta, vero destinatario dei messaggi. ritmo, pause e tono di voce Per mettere a proprio agio chi ascolta è meglio parlare lentamente e usare frasi semplici e brevi, di una decina di parole per volta. Niente incisi. Nessun rimando. Abolite le parentesi. Mai dare le cose per scontate. Per ottenere il giusto ritmo bisogna saper dosare parole e pause, variando il tono e il volume della voce. Spezzare il discorso con una battuta o un elemento inatteso. Stupire con una citazione dotta ma divertente. esempi, cifre e raffronti Affermazioni vaghe suscitano impressioni vaghe. Esempi concreti, cifre e raffronti precisi, invece, permettono di farsi un'idea precisa di un certo fenomeno. il riassunto conclusivo Giunti al termine, può essere utile riepilogare i principali punti trattai. Un finale perfetto, in ogni modo, richiede una battuta o un provocazione garbata ma forte. 119

7 conclusioni Per avere è molto utile, ovviamente, fare alcune prove con degli interlocutori, per: misurare la durata della presentazione valutare l effetto testare gli strumenti tecnici (slides, video, etc.) abituarsi alla situazione ridurre lo stress Ricordatevi che una buona presentazione, per essere in sintonia con il pubblico, va sempre creata al momento. da tenere a mente Conoscere gli ascoltatori ed entrare in sintonia con l ambiente Essere preparati sull argomento Seguire una scaletta Essere sintetici e al tempo stesso originali Iniziare con un esordio brillante Curare ritmo, pause e tono della voce realizzato da: 120