Cercare (e trovare) in biblioteca

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1 Cercare (e trovare) in biblioteca Il servizio di reference nel contesto del Sistema Bibliotecario d Ateneo e dei servizi della biblioteca a cura di Anna Bendiscioli 16 febbraio 2007

2 Il servizio di reference nel contesto del Sistema Bibliotecario d Ateneo e dei servizi delle biblioteche Parleremo di: Il Sistema Bibliotecario di Ateneo; La gestione delle attività e dei servizi della biblioteca back office front office Cenni sulla valutazione delle attività e dei servizi bibliotecari. 2

3 Perché il contesto? consultazione servizi online ILL PATRIMONIO REFERENCE prestito DD GESTIONE fotocopie 3

4 Il sistema bibliotecario di Ateneo (SiBA)

5 Il SiBA Cos è Finalità Regolamento Organi di gestione Biblioteche e loro tipologie Strutture e punti di servizio Dislocazione delle biblioteche Gli utenti 5

6 Il SiBA - Cosa è È l insieme delle strutture di servizio cui compete la gestione del patrimonio librario e documentario dell Ateneo e l accesso alle informazioni documentali Struttura, compiti e organizzazione sono stabiliti dallo Statuto dell Università e dal Regolamento del SiBA (ottobre 2004). 6

7 Il SiBA -Finalità È di supporto alle strutture scientifiche e didattiche; Promuove il coordinamento fra le strutture anche mediante condivisione di funzioni, fatta salva l autonomia scientifica e organizzativa; Promuove il loro accorpamento per migliorare funzionamento e economicità; Favorisce lo sviluppo del patrimonio documentale; Favorisce la fruizione del patrimonio e lo sviluppo dei servizi; Distribuzione razionale delle risorse; Formazione e aggiornamento del personale; Cura conformità a standard bilioteconomici e tecnologici Favorisce cooperazione con altre realtà bibliotecarie 7

8 Il SiBA -Struttura Biblioteche Commissione Bibliotecaria d Ateneo (CBA): è l organo di indirizzo, programmazione e coordinamento Divisione Biblioteche: è l organo esecutivo della CBA. 8

9 Il SiBA realizza gestione centralizzata di risorse comuni e servizi nell ambito di un sistema decentrato 9

10 La CBA Si occupa di Ripartizione delle risorse, decisioni politiche su questioni di interesse generale (cataloghi, banche dati, formazione), valutazione funzionamento, valutazione organico. Componenti: Rettore, docenti rappresentanti biblioteche rappresentanti personale tecnicoamministrativo, rappresentanti studenti. 10

11 La divisione biblioteche E l organo esecutivo della CBA; Attività: Coordinamento strutture; OPAC e cataloghi (Servizio Catalogo Unico d Ateneo); Banche Dati e riviste online d Ateneo. 11

12 Le biblioteche (ex A, B, C, D) DI AREA dall unificazione di più strutture patrimonio consistente almeno 40 ore di apertura settimanale adeguate sale di consultazione Servizi di qualità anche per utenza esterna DI DIPARTIMENTO inserite in un dipartimento almeno 20 ore di apertura settimanale sala di consultazione DEPOSITI LIBRARI 12

13 Grado di autonomia Area: autonomia amministrativa Regolamento, Consiglio Scientifico, Direttore Tecnico, Segretario Amministrativo Dipartimento gestite dalla struttura a cui appartengono. 13

14 Strutture e punti di servizio Le biblioteche, anche nell ambito della stessa tipologia, sono di dimensioni molto diverse tra loro; Alcune hanno più punti di servizio; Costituiscono un lungo elenco; 14

15 Sono distribuite nelle strutture universitarie (struttura decentrata); La tendenza è per una più razionale unificazione delle strutture; 15

16 Gli utenti.. Docenti Studenti Tecnici Esterni 16

17 Biblioteca: organigramma BIBLIOTECA direttore personale ausiliario bibliotecari obiettori studenti part-time volontari civili tirocinanti 17

18 La gestione delle attività e dei servizi della biblioteca

19 La biblioteca nella realtà universitaria Finalità Attività gestionale Servizi Servizi centralizzati 19

20 finalità garantire l accesso a documenti e informazioni; supportare l attività di studio e ricerca delle strutture afferenti; 20

21 La biblioteca universitaria è: Speciale = si conoscono in anticipo gli utenti e le loro esigenze Specializzata = materiale di argomento circoscritto differenza rispetto alle biblioteche di pubblica lettura o di conservazione riflessi su tutte le attività della biblioteca 21

22 Attività della biblioteca Le attività della biblioteca sfruttano procedure automatizzate Attività gestionale (back office) Erogazione di servizi (front office) 22

23 ATTIVITA GESTIONALE(back office) Acquisti Abbonamenti Catalogazione Soggettazione e classificazione Risorse elettroniche Inventari Collocazioni Queste attività devono essere organizzate, coordinate e realizzate 23

24 acquisti Procedura ordine: Proposte d acquisto Approvazione Verifiche Ordine All arrivo: Controlli materiale e fattura Inventariazione Catalogazione Soggettazione classificazione Collocazione Timbri e etichette 24

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29 catalogazione Procedura che permette di descrivere un documento per poterlo individuare in mezzo agli altri; Descrive il documento nelle sue caratteristiche bibliografiche e fisiche; 29

30 Catalogazione Consiste nell immissione dei dati del libro nel catalogo nazionale SBN e/o nell OPAC d Ateneo tramite i programmi specifici; Il catalogatore Produce la descrizione utilizzando le norme specifiche (regole RICA e ISBD); Definisce i punti di accesso (autore, titolo etc.) (Stampa le schede per il catalogo cartaceo) 30

31 SBN 31

32 EASYCAT 32

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36 Soggettazione e classificazione Anche dette catalogazione semantica ; Descrivono il documento dal punto di vista del suo contenuto; SOGGETTAZIONE: descrive il soggetto specifico, esprimendolo con termini controllati (soggettario e thesauri); CLASSIFICAZIONE: descrive il soggetto nell ambito della materia (classe) di appartenenza esprimendolo mediante un indice (alfabetico, numerico, alfanumerico); 36

37 Perché soggettare o classificare Per facilitare la ricerca dei documenti relativi ad un certo argomento nel catalogo o tra gli scaffali della biblioteca Per fare sì che la biblioteca sia sempre più user frendly 37

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39 Per raggruppare gli argomenti si possono scegliere soluzione alternative in base al tipo di biblioteca e agli utenti a seconda della sezione nell ambito della stessa biblioteca 39

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42 abbonamenti Rinnovi/cessazioni Inventariazione annata Catalogazione ACNP Gestione arrivo fascicoli (GAP Techlib) Reclami/Solleciti Esposizione al pubblico Rilegatura Scambio fascicoli doppi Riviste online Visualizzazione utente: OPAC 42

43 BASIS TECHLIB 43

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47 collocazione Sistematica Sistematica adattata Per formato Per ordine di accessione o di comodo Parallela Fissa Mobile 47

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49 inventariazione L'inventario è in unica sequenza numerica per volumi e periodici. Al numero di inventario viene associato un codice (serie inventariale) distintivo della biblioteca o di una particolare collezione nella biblioteca. I volumi hanno ciascuno un proprio numero di inventario, distintivo di quell unità fisica. Opere in più volumi hanno tanti numeri di inventario quanti sono i volumi che le compongono. Le pubblicazioni periodiche hanno un numero di inventario per ogni anno che viene apposto sul primo fascicolo della raccolta annuale. L inventariazione è gestita tramite software della contabilità. Il numero di inventario è l elemento che contraddistingue il volume nel catalogo elettronico e nei software correlati. 49

50 Gestione cataloghi e risorse online Catalogazione acquisti e pregresso; Ottimizzazione dei dati recuperati;da altri database; Aggiornamento consistenze periodici; Stampa schede; Mantenimento link periodici; Abilitazione IP macchine; 50

51 SERVIZI (Front office) Consultazione Prestito Reference Prestito Interbibliotecario Servizi online Fotocopie 51

52 Servizio di consultazione è il servizio di base che una biblioteca deve offrire; normalmente aperto anche agli utenti esterni; Si consultano: Cataloghi tradizionali e online; Monografie; Periodici; Materiale bibliografico; Editoria elettronica 52

53 consultazione La modalità di accesso al materiale è diversa a seconda che la biblioteca abbia Scaffale aperto Scaffale chiuso Sono collegati alla necessità della consultazione: Sale lettura Computer al pubblico fotocopiatrici 53

54 Servizio di prestito È, insieme alla consultazione, il principale servizio offerto dalla biblioteca; Ha un suo regolamento, che definisce: Le tipologie di utenti, con relativi diritti; I materiali ammessi al prestito; Le modalità di rinnovo del prestito; Le eventuali penalità per gli inadempienti 54

55 prestito Il metodo di registrazione dei prestiti: può essere manuale o automatizzato; deve essere semplice e rapido sia per gli utenti che per il personale addetto; deve consentire ricerca per utente o autore invio solleciti, estrazione dati statistici. 55

56 Procedura automatizzata di prestito: Fluxus Dati anagrafici utenti (da segreteria studenti) dati materiale (da OPAC) gestione accessi (da singolo regolamento); storia dei prestiti; prenotazioni, solleciti; comunicazioni e- mail; gestione statistiche; (prestito interbibliotecario; Prenotazioni da OPAC) 56

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59 Servizio di reference È lo strumento tramite il quale la biblioteca si interfaccia con l utente; Risponde a domande di orientamento generale di informazione bibliografica 59

60 reference Di fronte ad una domanda il bibliotecario: Comprende cosa l utente cerca e a quale livello di approfondimento; Fornisce gli strumenti adeguati per la ricerca; Recupera i documenti In biblioteca Tramite ILL e DD 60

61 reference: strumenti Tradizionali Enciclopedie e dizionari Bibliografie, rassegne, riviste di abstracts. Online Banche dati Basi di dati bibliografiche Internet (virtual reference desk, indici web, motori di ricerca.) 61

62 reference:utenti Il reference nella biblioteca universitaria si rivolge a utenti i cui bisogni sono noti e possono essere anticipati mediante la scelta mirata degli strumenti guide per l utenza pagine web come reference desk virtuale bollettini di informazione bibliografica 62

63 Servizio di prestito interbibliotecario Consente di procurare per gli utenti materiale non disponibile nella biblioteca richiedendolo ad altre strutture; Comprende: Prestito interbibliotecario (ILL) per scambio di libri; Document Delivery (DD) per scambio di articoli; 63

64 servizio di prestito interbibliotecario Procura materiale non posseduto Amplia virtualmente il patrimonio della biblioteca; Consente di ridurre la duplicazione di abbonamenti tra biblioteche cooperanti; Forma di cooperazione che consente ottimizzazione risorse. 64

65 servizio di prestito interbibliotecario Realizzato tramite: scambi informali (con modalità e tariffe della singola biblioteca); sistemi cooperativi di interscambio con proprio regolamento (Nilde); fornitori commerciali (British Library, Subito, Inist, etc ) 65

66 La fornitura dei documenti è un sistema complesso Biblioteca richiedente Biblioteca fornitrice richiesta Registrazione ordine Ricerca cataloghi ordine utente Registrazione arrivo materiale Avviso utente Registrazione richiesta Reperimento materiale (Richiesta rimborso) (Invio e addebito rimborso) Invio materiale consegna 66

67 ILL & DD: Gestione Registrazione manuale delle transazioni e dei passaggi relativi; Adattamento programmi di prestito automatizzato; Modulo prestito interbibliotecario all interno del prestito automatizzato (Fluxus); Piattaforme per invio richieste a supporto dei cataloghi nazionali; Importante: definizione di procedimenti uniformi (messaggi etc.); 67

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74 ILL e DD: problemi aperti Rimborsi Voucher IFLA Francobolli c/c postale o bancario Vaglia postale Interscambio gratuito 74

75 ILL e DD: problemi aperti Copyright Fotocopie Legge diritto d'autore (Legge 22 aprile 1941, n. 633) e sue successive modifiche (d.lg. 9 aprile 2003, n. 68) Accordo tra SIAE e CRUI Regole stabilite dagli editori per riproduzione articoli e scaricamento articoli online 75

76 Servizi on line La pagina web della biblioteca funge da piattaforma per l accesso ai servizi: Informazioni sulla biblioteca e sulle sue risorse cataloghi elettronici e risorse online Moduli per richiesta informazioni, document delivery, proposte di acquisto. 76

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80 Servizi centralizzati a livello nazionale A partire dai cataloghi nazionali SBN ICCU ILL ACNP Nilde DD Gestione amministrativa periodici 80

81 Servizi centralizzati d Ateneo OPAC Catalogazione con EasyCat Prestito con Fluxus Banche Dati e riviste online SiBA Abbonamenti 81

82 La valutazione delle attività e dei servizi bibliotecari

83 Attività di misurazione e valutazione Strumento che serve a monitorare in modo continuativo la funzionalità del sistema biblioteca; L attenzione è focalizzata sulle esigenze dell utenza, nell ottica di ottimizzare l utilizzazione delle risorse e l erogazione dei servizi; E il momento di feedback nella catena gestionale basata sulla pianificazione; 83

84 attività di misurazione e valutazione : obiettivi Misurare per valutare Per rendere oggettivi i risultati e confrontarli con gli obiettivi concordati Per convincere gli altri delle proprie scelte e dei propri bisogni Per confrontarsi con altri o con se stessi nel tempo Misurare per gestire Definire le priorità Prendere decisioni Analizzare i tempi e i costi dei servizi Ottimizzare i processi, eliminando gli sprechi 84

85 attività di misurazione e valutazione : oggetti Servizi Reference Risorse Strutturali Patrimoniali Finanziarie Personale utenti 85

86 attività di misurazione e valutazione : livelli I livelli Il singolo servizio La singola biblioteca Il sistema bibliotecario Il Servizio Bibliotecario Nazionale 86

87 attività di misurazione e valutazione : fasi Definizione di metodi, contenuti, fonti, strumenti Raccolta dati Elaborazione dei dati Interpretazione dei risultati 87

88 attività di misurazione e valutazione : raccolta dei dati Metodi Analisi quantitativa o qualitativa Punto di vista utente o bibliotecario Autovalutazione o valutazione esterna Fonti Interviste Questionari Simulazione Campionatura Osservazione 88

89 attività di misurazione e valutazione : raccolta dei dati Strumenti Gli strumenti della valutazione sono gli indicatori di prestazione ; Si ottengono dalla combinazione di una o più misure; Consentono di interpretare i risultati confrontando tra loro dati resi omogenei; 89

90 Indicatori di prestazione: esempi Utenza Tasso di penetrazione Ricerca su cataloghi Successo ricerca di un documento noto Successo ricerca per argomento Reference: Tasso risposte corrette Livello soddisfazione utenza 90

91 Attività di misurazione e valutazione nel SiBA Questionario annuale a livello d Ateneo Questionario nazionale del GIM (2003, dati 2002) 91

92 Materiale bibliografico consigliato N.B.: cliccando sui titoli si arriva al testo pieno quando disponibile Concetti fondamentali sull organizzazione e i servizi della biblioteca: Prontuario di biblioteconomia : 100 domande e risposte a uso dei bibliotecari delle università, delle biblioteche speciali e dei centri di documentazione / Anna Maria Tammaro. - Nuova ed. - Milano : Bibliografica, Normativa vigente nel Sistema Bibliotecario dell Università di Pavia: Regolamento generale di Ateneo e Regolamento del Sistema Bibliotecario di Ateneo Alcuni articoli tratti dal periodico Biblioteche oggi l servizio del prestito e l'interpretazione dei dati / Carlo Revelli (2000, n.6, p.26) Prestito interbibliotecario e fornitura di documenti / Lucia Bertini ( 2002, n.3, p.46 Aggiornare l'utenza con il web / Luisa Fruttini, Gabriele Picchi, Raul Ciappelloni (2004, n. 1, p.41-45) Quanto valgono i siti web di biblioteca? / Arturo Santorio (2002, n.10, p.6) Dal progetto web all'integrazione dei servizi / Brunella Longo (2001, n.7, p.28) Strumenti di valutazione per i servizi digitali Anna Galluzzi (2001, n.10, p.6) La valutazione del servizio Carlo Revelli (1998, n.7, p.32) Nel testo della presentazione sono inoltre offerti i link relativi agli argomenti trattati 92