Nuova procedura amministrativo-contabile per l acquisto e l inventariazione patrimoniale del materiale bibliografico in formato cartaceo

Transcript

1 Nuova procedura amministrativo-contabile per l acquisto e l inventariazione patrimoniale del materiale bibliografico in formato cartaceo Sistema Bibliotecario di Ateneo Università degli Studi di Messina, 15 dicembre 2015

2 LE RAGIONI DELLA RIMODULAZIONE La rimodulazione della procedura di acquisto risponde prevalentemente a due cambiamenti di grande portata: il processo di unificazione del patrimonio: ha posto la necessità di implementare un registro di inventario di Ateneo un UNICO Registro di inventario per il materiale bibliografico in formato cartaceo Il nuovo modello organizzativo del Sistema Bibliotecario: ha implicato la necessità di attuare il passaggio dal precedente modello decentrato di acquisizione al modello centralizzato (unico punto ordinante per il Sistema Bibliotecario, ovvero l Ufficio acquisizioni) che tenesse conto della nuova struttura sistemica dello SBA)

3 IL MANDATO E LE SINERGIE La nuova procedura è stata avviata su mandato della Direzione Generale per dare attuazione alla linea strategica dell Ateneo in materia di semplificazione e dematerializzazione; è stata attuata di concerto con il Dipartimento A. Organizzazione e Gestione Risorse Finanziarie e con il CIAM, per la parte relativa alla procedura di contabilità U-GOV; è stata realizzata dal Gruppo di Lavoro SBA-Flusso amministrativo con la fattiva collaborazione della Segreteria Amministrativa SBA; Ha comportato un preventivo studio di fattibilità, incontri con i responsabili delle Biblioteche, realizzazione del manuale delle acquisizioni, test della procedura con l acquisto di libri di testo con fondi regionali; Ha comportato su ALERPH una complessa attività di adeguamento della struttura amministrativa al nuovo modello organizzativo dello SBA (Archivi MES50 e MES01) e la personalizzazione di moduli e reports

4 IL NUOVO MODELLO COME RISPOSTA A DIVERSE ESIGENZE Il nuovo modello procedurale risponde alle esigenze di: conformità con le norme di semplificazione e trasparenza dei flussi amministrativi nelle P.A.; conformità con la linea strategica dell Ateneo in materia di dematerializzazione e di razionalizzazione degli acquisti dell Ateneo; necessità di ricondurre ad un unica procedura i processi di acquisizione del materiale bibliografico nell Ateneo; necessità di implementare una modalità di segnatura del registro di ingresso delle nuove accessioni; necessità di evitare la dispersione del patrimonio bibliografico;

5 Il libro bene di consumo Il libro inteso come bene di consumo potrebbe non essere più soggetto ad inventariazione; numerose Università hanno scelto di non inventariare il patrimonio librario; Il nostro Regolamento di Ateneo di contabilità e finanza ne prevede tuttora la inventariazione ALEPH COME soluzione: per la gestione dell intero flusso amministrativo, con l unica eccezione degli adempimenti contabili (CIG, richiesta preventivo, pagamento fatture); per la generazione automatica dell inventario unico di Ateneo del patrimonio librario (art. 68 Reg. Cont. e Fin.); per la distribuzione equilibrata delle competenze e dei carichi di lavoro nel flusso delle acquisizioni tra Biblioteche e Ufficio Acquisti

6 SCHEMA RIASSUNTIVO DELLA NUOVA PROCEDURA AMMINISTRATIVO-CONTABILE SBA - Catalogo Aleph Database Bibliografico MES01 Database Amministrativo MES50 Proposta d acquisto Lista desiderata Ricerca bibliografica UFFICIO ACQUISTI Dipartimenti / Centri Fattura elettronica Lista ordini Aleph BIBLIOTECHE Buono d ordine U-GOV Registrazione Arrivi Inventario CIG e richiesta preventivo Collocazione Catalogazione Distribuzione

7 NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO DELLE BIBLIOTECHE: RAZIONALIZZAZIONE E DIFFERENZIAZIONE DEI SERVIZI Erogano tutti i servizi sono responsabili delle acquisizioni e della catalogazione Biblioteca Polo Centrale Biblioteca Polo Annunziata Biblioteca Polo Papardo Biblioteca Polo Policlinico Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi Punti Erogazione servizi Erogano prevalentemente servizi agli utenti

8 SINERGIA TRA CENTRI/DIPARTIMENTI E SBA I Centri e i Dipartimenti possono acquistare libri con fondi propri o derivanti da progetti di ricerca; La procedura di acquisto è UNICA, sia per i Dipartimenti che per le Biblioteche; La procedura si svolge in sinergia tra il Centro o Dipartimento e le strutture bibliotecarie del Sistema; Il Sistema Bibliotecario cura il registro d ingresso fornendo all Amministrazione l annuale lista inventario dei beni librari