ORDINE DEGLI INGEGNERI DELLA PROVINCIA DI MILANO ALLEGATO 1 Patti e Condizioni al prot

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1 Procedura per l affidamento diretto del Servizio professionale di assistenza in materia di elaborazione paghe per il personale dell Ordine degli ingegneri della Provincia di Milano - Lotto unico Codice CIG Z361C1A5D2 Art. 1 (Ambito applicativo) Il Foglio Patti e Condizioni ha valore di disciplina generale, che si pone a corredo dell offerta ed assume il valore anche di capitolato speciale d appalto. Art. 2 (Normativa di riferimento) Per le fattispecie non espressamente disciplinate negli articoli che seguono, trova applicazione in via suppletiva la seguente normativa: la normativa contenuta nel D. lgs. n. 50/2016 in materia di appalti pubblici di servizi e forniture e la successiva normativa emanata dall ANAC; la disciplina di cui al r.d. 23 maggio 1924, n. 827; le disposizioni contenute nel codice civile; le norme stabilite dall Ordine sugli acquisti sotto la soglia comunitaria; le norme applicabili ai fornitori di beni e servizi del Codice di Comportamento per il personale dipendente dell Ordine degli Ingegneri della Provincia di Milano; la rimanente normativa vigente comunque applicabile all oggetto del presente Servizio. Art. 3 (Informazioni sull Ente e Oggetto del servizio) L Ordine degli Ingegneri della provincia di Milano è un Ente pubblico non economico; le prestazioni lavorative subordinate integrano quindi un rapporto di pubblico impiego e come tali si adeguano, con propri regolamenti adottati dall Ordine che tengano conto delle proprie specificità, ai principi del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 Norme generali sull'ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche. Il Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato è quello relativo al personale non dirigente del comparto Enti Pubblici non Economici. Attualmente il personale è composto di n. 7 unità, assunte a tempo indeterminato di cui n. 3 part-time oltre a 2 unità in somministrazione. Una parte del personale è iscritta alla previdenza obbligatoria ex INPDAP, altra parte all INPS per migrazione da contratto di tipo privato. La rilevazione delle presenze avviene attualmente tramite timbratura di cartellino su sistema ER-1500 Osti Sistemi. E prevedibile per il 2016 e successivamente di avviare le procedure per l assunzione di un direttore e di ulteriore personale di fascia B e C. Il servizio richiesto consiste nel complesso delle attività relative alla gestione, in outsourcing, dei processi di amministrazione del personale, garantendo il rispetto degli adempimenti di legge, con particolare riferimento all elaborazione delle buste paga, al calcolo dei modelli mensili ed annuali previsti dalla legislazione contributiva e fiscale vigente e all elaborazione di tutti i prospetti ed i report necessari alla gestione del costo del lavoro. Il servizio dovrà inoltre includere la gestione storica dei dati ed un servizio di supporto, assistenza e formazione diretto al personale preposto, garantendo inoltre l invio di informative relative agli aggiornamenti normativi in materia di lavoro. In dettaglio sono richiesti i seguenti servizi: 1. RETRIBUZIONI 1.1. calcolo della retribuzione individuale per ogni dipendente o lavoratore assimilato; 1.2. elaborazione dei cedolini mensili; 1.3. calcolo delle spettanze del personale; 1.4. trattamento delle anticipazioni / acconti TFR; 1.5. trattamento retributivo per i passaggi di livello; 1

2 1.6. trattamento retributivo connesso a rapporti sospesi: aspettative, maternità, malattia ecc.; 1.7. trattamento retributivo per ferie, permessi, straordinari; 1.8. trattamento delle voci ricorrenti: mensilità aggiuntive, indennità fisse e/o ricorrenti, prestiti, cessioni del quinto, trattenute sindacali, ecc.; 1.9. calcolo e erogazione Fondo di Incentivazione; determinazione trattamento di famiglia (ANF); ricalcolo delle competenze già erogate in caso di modifiche che comportino tale necessità (ad esempio, nel caso di entrata in vigore del rinnovo del contratto con tabelle economiche aventi decorrenza retroattiva, passaggio di livello retroattivo concessioni di aspettative etc.). 2. ADEMPIMENTI PREVIDENZIALI/ASSICURATIVI 2.1. calcolo dei contributi previdenziali; predisposizione dei versamenti relativi ai contributi previdenziali; predisposizione dei modelli di denuncia; 2.2. calcolo dei contributi assicurativi; 2.3. Trasmissione mensile della denuncia Uniemens; 2.4. Elaborazione dichiarazione delle retribuzioni ed autoliquidazione dei premi Inail; 2.5. Elaborazione ed invio denunce d infortunio a Inail; 2.6. Consultazione certificati di malattia; 2.7. Richiesta di visita di controllo in caso di malattia. 3. ADEMPIMENTI FISCALI 3.1. calcolo delle ritenute di legge; 3.2. predisposizione dei versamenti relativi alle ritenute di legge; emissione delle denunce previste in ambito fiscale; predisposizione e compilazione modello CUD; 3.3. predisposizione e compilazione del modello 770 riguardante il personale amministrato; 3.4. acquisizione telematica dei dati concernenti i modelli 730 e liquidazione del risultato contabile e del trattamento fiscale; 3.5. gestione, comunicazione e trattamento delle detrazioni di imposta. 4. TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO 4.1. calcolo mensile; 4.2. calcolo annuale e rivalutazione e prospetto riassuntivo al 31/12 di ciascun anno delle singole posizioni; 4.3. gestione fondi di previdenza complementare nel caso fossero attivati; 4.4. gestione della liquidazione. 5. ELABORAZIONI MENSILI 5.1. Cedolini paga e riepiloghi; 5.2. Distinta dei netti, trattenute dei prestiti e trattenute sindacali; 5.3. report per pagamenti beneficiari; 5.4. Nota contabile mensile (riepiloghi dei contributi, IRPEF e dati contabili); 5.5. file di imputazione contabilità generale in formato testo, tracciato da concordare; 5.6. Calcolo Irap da inserire del Mod. F24; 5.7. report dei costi del personale mensile e progressivo; 5.8. report riepilogativi di tutte le variabili usate nel mese di riferimento; 5.9. Denuncia Inps e Inpdap tramite l invio dell Uniemens; Richiesta di visita di controllo in caso di malattia; Mod. F24. 2

3 6. ELABORAZIONI ANNUALI ma mensilità; 6.2. Autoliquidazione Inail; 6.3. Mod. C.U. (Certificazioni Uniche); 6.4. Mod. 770 semplificato relativo al personale amministrato. Qualora venisse richiesto dall Ordine l inserimento nel 770 di dati fiscali relativi a ulteriori posizioni, previa redazione di specifica Certificazione Unica, sarà compensato a parte, previo preventivo in forma scritta; 6.5. Elaborazione Fondo Tfr e ratei ferie al 31/12; 6.6. Invio all Agenzie delle Entrate la denuncia CATORD; 6.7. report situazione denunce retributive INAIL. 7. PRODUZIONI SPECIFICHE 7.1. Adempimenti connessi all avvio e alla cessazione di rapporti di lavoro per le tipologie previste dalla legislazione in materia; 7.2. Cedolini, dichiarazioni e quanto necessario per i dipendenti cessati; 7.3. Elaborazione e inoltro mod. 730 dei dipendenti che ne facciano richiesta. 8. PRODUZIONE DEI DATI DEL COSTO DEL LAVORO 8.1. Ogni 6 mesi e a richiesta; elaborazione dei dati relativi al costo del lavoro; elaborazione dei dati necessari alla predisposizione dei budget retributivi; elaborazione scenari di costo a più scelte ( a richiesta). 9. ADEMPIMENTI CONNESSI CON L AVVIO E LA CESSAZIONE DEL CONTRATTO 9.1. Avvio: Acquisizione dello storico e quanto necessario dall attuale fornitore del servizio. I dati e i documenti saranno resi disponibili, se non direttamente importabili, secondo un formato standard leggibile ed elaborabile (testo, xls), o altro formato concordato tra i due fornitori Cessazione: Al termine del contratto il Fornitore, qualora i dati non fossero direttamente importabili, si obbliga a fornire al subentrante scelto dall Ordine, dati e documenti secondo un formato standard leggibile ed elaborabile (testo, xls), o altro formato concordato con il fornitore subentrante, corredato di ogni specifica descrizione del tracciato utilizzato. 10. ATTIVITA DA COMPENSARSI A PARTE L Ordine potrà richiedere ulteriori specifiche attività, connesse con la gestione del personale, che si rendessero necessarie e per le quali l Affidatario comunicherà il preventivo in forma scritta. Art. 4 (Requisiti di ammissione) Costituiscono tassativi requisiti di ammissione alla procedura relativa l affidamento del presente Servizio: a) il possesso di specifica polizza professionale per l affidamento del Servizio affidato; b) la dichiarazione del soggetto partecipante e concorrente alla presente procedura del possesso della suddetta specifica polizza professionale indicandone gli estremi e di garantire di tenere indenne l Ordine appaltante da qualsiasi effetto e conseguenza lesiva e risarcitoria derivante dall attività di assistenza prestata a seguito dell affidamento del servizio, a seguito di richiesta di terzi; c) tutti gli altri requisiti richiesti a pena di esclusione nell Allegato 2 Disciplinare di selezione. 3

4 I concorrenti che non fossero in possesso dei suddetti requisiti tassativi di ammissione alla procedura saranno in conseguenza esclusi. I suddetti requisiti di ammissione dovranno essere specificamente dichiarati nell Allegato Modello 3 Domanda Ammissione. Art. 5 (Varianti introdotte dalla stazione appaltante) La stazione appaltante può introdurre variazioni al contratto nei seguenti casi: a) per esigenze derivanti da sopravvenute disposizioni legislative e regolamentari; b) per cause impreviste e imprevedibili, accertate dal responsabile del procedimento o per l intervenuta possibilità di utilizzare materiali, componenti e tecnologie non esistenti al momento in cui ha avuto inizio la procedura di selezione del contraente, che possono determinare, senza aumento di costo, significativi miglioramenti nella qualità delle prestazioni eseguite; c) nell esclusivo interesse della stazione appaltante. Inoltre, l Affidatario ha l obbligo di eseguire tutte quelle variazioni di carattere non sostanziale, non comportanti maggiori oneri per esso e che siano ritenute opportune dalla stazione appaltante. Art. 6 (Variazioni entro il 20%) La quantità del servizi da fornire, indicata nel precedente articolo 3 e nella richiesta di offerta, ha per l Ente valore indicativo. L affidatario nei casi elencati alle lett. a), b), c) del precedente articolo è, pertanto, tenuto ad effettuare i servizi sia per le maggiori come per le minori quantità rispetto a quelle indicate nell avviso di selezione, nei limiti di 1/5 di quest ultima o del valore del contratto, senza aver diritto a reclamare, per tale motivo, indennità o compensi di sorta fatta eccezione, in caso di incremento della fornitura, del corrispettivo per la maggiore quantità di beni o servizi richiesti. In questo caso il corrispettivo verrà attribuito alle medesime condizioni contrattuali pattuite per l intera fornitura. Nel caso in cui la variazione superi tale limite la stazione appaltante procede alla stipula di un atto aggiuntivo al contratto principale dopo aver acquisito il consenso dell esecutore. Inoltre, ed in alternativa, l amministrazione si riserva di chiedere una variazione dei servizi, entro i limiti del 20% del valore dell affidamento alle medesime condizioni contrattuali pattuite per l intero ammontare dei servizi. Art. 7 (Durata del servizio) Il servizio decorrerà dalla data di sottoscrizione del contratto sino alla data del , con: facoltà per l Ordine di prorogare il contratto per dette prestazioni fino a ulteriori 12 mesi, alle condizioni economiche derivanti dall offerta, rapportate al numero di mesi di proroga; facoltà per l Ordine e per l Affidatario del servizio di recedere dal contratto al termine di ogni anno solare (31 dicembre), recesso da comunicarsi con lettera raccomandata A.R. almeno 120 giorni prima di tale data. Art. 8 (Importo del servizio) L importo del servizio è pari a 8.400/anno (ottomilaquattrocento/00) al netto dell IVA, ed al lordo degli oneri fiscali e previdenziali di legge a carico dell affidatario. Art. 9 (Penali in caso di ritardo) Qualora per cause imputabili alla ditta affidataria venisse ritardata: l emissione dei cedolini paga oltre il quarto giorno lavorativo antecedente il giorno 27 del mese, verrà applicata una penale pari al 0,1% del compenso annuale per ogni giorno di ritardo oltre il terzo, fino alla concorrenza del 10% l elaborazione e invio delle prescritte comunicazioni, denunce etc. come descritte all art. 3, oltre la scadenza di legge, verrà applicata una penale pari al 0,5% del compenso annuale per ogni giorno di ritardo, fino alla concorrenza del 10%, oltre al recupero delle sanzioni che dagli enti destinatari venissero addebitate all Ordine. 4

5 Art. 10 (Pagamenti) Ai sensi e per gli effetti dell art. 3, comma 8, della Legge 13 agosto 2010, n. 136, l Affidatario si impegna a rispettare puntualmente quanto previsto dalla predetta disposizione in ordine agli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari. L Affidatario è tenuto ad emettere la fatturazione secondo la diligenza e le norme che regolano la materia, comunque in modo chiaro e lineare per rendere i riscontri più facili ed immediati. Le fatture, esclusivamente in formato elettronico dovranno essere intestate ed inviate a: Ordine degli Ingegneri della provincia di Milano, Via Pergolesi MILANO, Codice Univoco Ufficio: 7RPKPF I pagamenti saranno effettuati entro 30 (trenta) giorni dalla data di ricevimento delle fatture, previa verifica della corretta esecuzione del servizio e della correttezza formale della fattura stessa. In ogni caso, qualora le fatture pervengano anteriormente al citato accertamento, il termine di cui sopra decorrerà solo dopo il completamento del medesimo. L accertamento di conformità dovrà concludersi entro 30 giorni dal termine di esecuzione delle attività fatturate. Art. 11 (Cessione del contratto) E fatto divieto all affidatario la cessione anche parziale del contratto ed il subentro di soggetti estranei nei rapporti con l Ordine. Art. 12 (Subappalto) E fatto divieto all Affidatario, a pena di risoluzione immediata del contratto e di risarcimento danni, di subappaltare, anche parzialmente, le prestazioni oggetto del Servizio affidato. Art. 13 (Contratto) Per la stipula del contratto si osservano le disposizioni contenute nel Regolamento vigente dell Ordine di Acquisizione di lavori, forniture e servizi sotto le soglie di rilevanza comunitaria. In particolare, i contratti possono essere stipulati in forma di corrispondenza commerciale, e nel caso di registrazione in caso d uso saranno a carico del fornitore le spese di bollo, e registrazione del contratto. Art. 14 (Sopravvenuta disponibilità di convenzioni Consip) L Ordine si riserva di recedere dal contratto qualora accerti la presenza di convenzioni attive e/o nuove convenzioni Consip che rechino condizioni più vantaggiose rispetto a quelle praticate dall affidatario, nel caso in cui la ditta appaltatrice non sia disposta ad una revisione del prezzo in conformità a dette iniziative. Il recesso diverrà operativo previo invio di apposita comunicazione, e fissando un preavviso non inferiore ai 30 giorni. In caso di recesso verranno pagate al fornitore le prestazioni già eseguite. Milano, 24 novembre