ISTRUZIONI PER LA PRESENTAZIONE DI PRATICHE E DOCUMENTI ON-LINE

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1 ISTRUZIONI PER LA PRESENTAZIONE DI PRATICHE E DOCUMENTI ON-LINE 1) Introduzione Con il progetto PEOPLE, un progetto di e-government a cui hanno partecipano numerosi Comuni italiani con l'obiettivo di semplificare ed innovare i rapporti tra la Pubblica Amministrazione italiana ed il cittadino, si è realizzato un vero e proprio "comune virtuale" che, affiancandosi al "comune fisico", consente ai cittadini un accesso diversificato, multicanale, sicuro e sempre disponibile a diversi servizi comunali. Nell ambito di tale progetto a partire dal 5 maggio 2014 sarà attivata presso lo S.U.E. - Sportello Unico dell Edilizia - la modalità di invio telematico di istanze e comunicazioni in campo edilizio in seguito meglio specificati. Si è ritenuto di definire un necessario periodo di sperimentazione di tale modalità, coincidente con la prima fase del progetto, definita fase transitoria, nella quale sarà possibile inviare in via telematica esclusivamente l istanza o la comunicazione riferite alla quasi totalità delle tipologie di procedimenti, prive degli eventuali documenti progettuali allegati (elaborati grafici, relazioni tecniche, fotografie, documenti scannerizzati, ecc.) che dovranno, invece, essere consegnati in forma cartacea presso i seguenti Uffici: per tutte le istanze eccetto le domande di Autorizzazione Paesaggistica e relative varianti, all Ufficio Ricezione Progetti dello S.U.E situato al Matitone - Via di Francia 1-12 piano negli orari prestabiliti indicati nella pagina dedicata (S.U.E.) del sito istituzionale del Comune di Genova; per le domande di Autorizzazione Paesaggistica e relative varianti alla Sezione Tutela e Pianificazione del Paesaggio del Settore Urbanistica situato al Matitone - Via di Francia 1-14 piano negli orari prestabiliti indicati nella pagina dedicata (Paesaggio) del sito istituzionale del Comune di Genova. Le sole tipologie definite complete e meglio specificate al punto successivo dovranno essere inviate già corredate dei necessari allegati in forma telematica. Trascorso tale periodo di sperimentazione, che consta di due fasi (prima fase con presentazione documenti allegati in forma cartacea, seconda fase con presentazione dei documenti allegati in forma cartacea o in formato digitale) a far data dal gennaio 2015 tutte le pratiche soggette all invio telematico dovranno transitare esclusivamente attraverso lo Sportello Telematico che andrà a costituire l unico canale di ingresso per la presentazione delle varie istanze e comunicazioni. 1

2 AVVERTENZA IMPORTANTE: Si informa che l invio telematico non riguarda le pratiche edilizie presentate con procedura di Sportello Unico delle Imprese (S.U.) o mediante Conferenza dei Servizi (C.d.S.). 2) Cosa si può inviare in via telematica a) Durante la fase transitoria sarà possibile inviare in formato digitale esclusivamente l istanza, corredata di procura alla presentazione della stessa nel caso l istanza o la comunicazione sia presentata da soggetto diverso dal richiedente, per le sottoelencate tipologie di pratiche o comunicazioni (con presentazione degli allegati in forma cartacea): tutti gli interventi edilizi; le regolarizzazioni amministrative opere edilizie eseguite ai sensi degli art. 22 e 48 della L.R. 16/08 e s.m.e i.; tutte le istanze inerenti la Tutela del Paesaggio; tutte le istanze di Vincolo Idrogeologico eccetto le richieste di proroga o voltura; tutte le richieste di agibilità eccetto quelle autocertificate come previsto dall art. 37 comma 8 bis della L.R. 16/08 e s.m.e i.; le istanze di rinnovo dei Permessi di Costruire; le istanze di svincolo di box asserviti; le istanze di cessione di parcheggi cosiddetti fai da te. b) L invio in forma digitale dovrà invece avvenire, anche nella fase transitoria, completo degli allegati per le seguenti tipologie di pratiche o comunicazioni: i Certificati di Destinazione Urbanistica; la dichiarazione di Agibilità autocertificata come previsto dall art. 37 comma 8 bis della L.R. 16/08 e s.m.e i.; le Comunicazioni di inizio lavori; le Comunicazioni di fine lavori anche con contestuale variante finale ai sensi dell art. 25 comma 2 della L.R. 16/08 e s.m.e.i. i cui elaborati grafici dovranno essere allegati con estensione (.DXF); le Domande di accesso agli atti; le richieste di Rimborsi; le richieste di Volture comprese quelle di vincolo idrogeologico; le richieste di Proroghe comprese quelle di vincolo idrogeologico; le C.I.L. relative agli impianti di produzione di energia da fonti rinnovabili; le comunicazioni di proroga di inizio e fine lavori ai sensi dell art. 30, comma 3 della L. 98/2013, cosiddetta legge del fare 2

3 3) Come fare per l'invio telematico Per procedere con l'invio della pratica on-line si devono possedere i seguenti requisiti: a. autenticazione al portale dedicato: per poter effettuare l invio è necessario preventivamente procedere a registrarsi attraverso il servizio PEOPLE presso i punti distribuiti nella città (Sportello del Cittadino presso i vari Municipi e apposito punto registrazione People presso S.U.E. 13 piano del Matitone) al fine di ottenere l autenticazione necessaria per accedere alla piattaforma digitale denominata A&C, che costituirà l unico punto di accesso per l invio delle pratiche in modalità telematica e consentirà, a seconda del tipo di procedimento e di intervento edilizio scelto, di attivare la compilazione assistita dell istanza, generando il documento per l inoltro online all Ente, di firmarla digitalmente e di individuare gli allegati necessari (nella fase transitoria da consegnare ancora in forma cartacea come meglio indicato al precedente punto 2a). Per conoscere ulteriori informazioni e modalità dettagliate è possibile consultare il sito b. casella PEC: è obbligatorio disporre di una casella di Posta Elettronica Certificata che può essere quella già in possesso dell utente o quella generata automaticamente con la registrazione al portale People; c. firma digitale: la compilazione dell istanza tramite la piattaforma PEOPLE consentirà di generare un file in formato.pdf/a che dovrà essere firmato digitalmente: nel caso in cui l istanza debba essere firmata da un solo soggetto la firma può essere apposta direttamente online; nel caso in cui l istanza richieda la sottoscrizione di più firme elettroniche (es. D.I.A., S.C.I.A., P.A.S., presentata dal richiedente e con necessità di firma del progettista per quanto attiene alla relazione asseverata), dovrà essere scaricata, firmata digitalmente e successivamente riallegata. Tale modalità, peraltro, potrà essere utilizzata anche nel caso dell apposizione di una sola firma. Per le tipologie di pratiche elencate al punto 2b) i file da caricare obbligatoriamente devono avere le seguenti estensioni e non devono essere in formato compresso: -.PDF/A per i documenti di testo (vedi apposita nota per creazione documenti in tale formato); -.DXF (Drawing Interchange Format - Auto CAD) per gli elaborati grafici. Gli stessi, una volta firmati digitalmente, saranno caricati sul sistema e inviati unitamente all istanza. 3

4 P7M: rappresenta lo standard di firma digitale. Per apporre la firma digitale è necessario essere in possesso di un dispositivo idoneo (p. es. una smart card o una business key) ed installare un programma apposito per apporre e verificare la firma digitale (p.es. DIKE, sviluppato e distribuito gratuitamente da Infocamere). Il file, una volta firmato, avrà estensione.p7m e potrà essere caricato sul sistema; in ogni momento sarà possibile estrarre il/i documento/i originale/i per poterne visualizzare il contenuto. procura speciale: nel caso in cui il soggetto richiedente si avvalga per la trasmissione online di altro soggetto che agisca in qualità di procuratore, ciò dovrà essere fatto constare nell apposita SEZIONE ANAGRAFICA ed il sistema genererà automaticamente il modello di procura speciale. Tale modello, già precompilato dal sistema, deve essere stampato, firmato a mano dal/dai richiedente/i, scansionato unitamente al documento di identità del/i richiedente/i, convertito in formato PDF/A, firmato digitalmente dal procuratore e allegato all istanza o alla comunicazione. 4) Compilazione guidata dell istanza sul portale A&C Si forniscono di seguito alcune sommarie indicazioni sulla compilazione dell istanza e sulle schermate che si presentano durante l utilizzo del portale PEOPLE: 1) selezionare Scelta Settore Attivita - Es: Interventi Edilizi 2) selezionare Tipologia Intervento- es: Nuova Costruzione; 3) selezionare Tipologia opere es: Sostituzione Edilizia; 4) scegliere la specifica per il caso di specie es: permesso per opere da realizzare, varianti, sanatorie, D.I.A. alternativa a permesso; 5) nello step successivo, in alcune tipologie di pratica, è possibile selezionare il tipo di intervento in forma singola o in forma associata ad altro intervento minore (es: intervento edilizio di ristrutturazione su edificio e contestuale realizzazione di pertinenze all edificio stesso quali piccoli manufatti, piscine, ecc); tale opzione, che consente di associare ulteriori interventi rispetto a quello principale, va effettuata esclusivamente se gli stessi risultano autonomi e distinti (come nel caso sopra prospettato) e non quando l'intervento associato, oltre chè di minore entità, risulti contenuto in quello principale ( es. opere interne nel caso di una ristrutturazione dell intero edificio). In caso di istanze in sanatoria, il sistema non prevede la possibilità di associare altri interventi. Pertanto deve essere scelto l intervento ritenuto maggiormente rilevante (es: per un istanza riguardante la sanatoria di un intervento di ristrutturazione di un edificio e di opere gia eseguite di sistemazione d area, dovrà essere scelto l intervento di ristrutturazione); tali istanze potranno prevedere eventuali opere di completamento/adeguamento, esclusivamente se pertinenti all oggetto della sanatoria. 4

5 6) nello step successivo rispondere a tutte le domande elencate; 7) nel prosieguo compare la pagina per la compilazione della domanda: prima di tutto è necessario appuntarsi il codice domanda (che appare prima della sezione anagrafica) per identificare la pratica, codice che sarà utile anche per ritrovarla nella sezione le mie pratiche nel caso in cui la compilazione avvenga in periodi successivi. Iniziare a compilare i diversi riquadri (anagrafica, titoli di legittimazione del richiedente, dati del progettista, ecc.). Eventuali altri soggetti dichiaranti potranno essere aggiunti cliccando sul pulsante nell apposito riquadro dedicato. Tenere presente che è obbligatorio riempire i campi contrassegnati da asterisco (*) e che i campi contrassegnati dal doppio asterisco (**) indicano la necessità di effettuare almeno una selezione obbligatoria. E possibile, in ogni fase della compilazione, salvare il lavoro e tornare all inizio della pagina. Il passaggio al riquadro successivo viene identificato dall accensione del semaforo verde. Terminata la compilazione della domanda, apparira in calce alla stessa l elenco degli allegati obbligatori necessari al completamento della pratica. 8) La schermata successiva consente la gestione degli allegati, caricando gli stessi per l inoltro telematico dopo averli firmati digitalmente (si ricorda che durante la fase transitoria, ad eccezione delle tipologie di pratiche descritte al punto 2 b) non occorrerà inviare documenti in formato elettronico e l elenco servira esclusivamente per individuare tutta la documentazione da presentare in forma cartacea). 9) La schermata successiva costituisce il riepilogo dell attività svolta ai fini di un controllo formale da parte dell utente e consente di creare il file della pratica in formato PDF/A (vedi punto 3.c firma digitale). 10) Apparirà poi la pagina di conferma e sarà possibile procedere con l invio dell istanza o della comunicazione. N.B.: Durante la compilazione si consiglia comunque di salvare ad intervalli regolari la pagina web per evitare il time out del programma; 5) Accettazione e irricevibilità della pratica: Eseguito l invio telematico il sistema rilascerà in tempo reale una ricevuta di accettazione, con relativo numero di protocollo, inviandola alla casella P.E.C. che il soggetto che compila e trasmette la pratica ha indicato nell apposito campo della sezione anagrafica. A seconda del tipo di procedimento amministrativo richiesto, la suddetta mail potrà costituire anche avvio di procedimento ai sensi della L. 241/90 e s.m.e i., come specificato nella mail stessa. Nella fase transitoria, entro 15 giorni consecutivi dalla data di avvenuta ricezione dell istanza (con data riportata nella mail di ricevuta di accettazione), il richiedente, dovrà consegnare allo S.U.E. la relativa documentazione cartacea. 5

6 Una volta superato l iniziale controllo formale verrà assegnato il numero di protocollo presso lo S.U.E. e verrà inviata all indirizzo P.E.C., con una seconda mail, la comunicazione di avvio del procedimento ai sensi dell art. 7 e segg. della Legge 241/90 e s.m.e i. che costituirà l inizio del percorso istruttorio. Si informa che durante il periodo transitorio non saranno accettate le istanze nelle quali si riscontrino le seguenti problematiche: a) inoltro non effettuato tramite il portale PEOPLE dedicato; b) assenza di firma digitale; c) assenza di procura speciale ove richiesta; d) mancato invio dei documenti di identità personale dei sottoscrittori la procura speciale; e) mancata elezione di domicilio presso il soggetto delegato e/o mancata indicazione dell'indirizzo di P.E.C. ove inviare le comunicazioni; f) documenti allegati non salvati nei formati consentiti e non scannerizzati per intero ma per singolo foglio (es: atti di compravendita); g) mancata o non completa consegna a mano di tutti i documenti elencati nell istanza entro il termine prefissato. Prosecuzione del procedimento Completata la protocollazione della pratica la stessa verrà inviata all Ufficio competente che avvierà la fase istruttoria nei tempi e con le modalità previsti dalla specifica normativa vigente, con possibilità per il richiedente di un costante monitoraggio attraverso le modalità telematiche già in uso. 6) Integrazioni o aggiornamenti a pratiche già presentate Durante la fase transitoria tutte le documentazioni integrative e/o sostitutive necessarie dovranno essere consegnate allo S.U.E. con le modalità sinora utilizzate. 6