Analisi dei Processi Aziendali. Linguaggi di modellazione dei Processi

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1 Linguaggi di modellazione dei Processi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Analisi dei Processi Aziendali Per progettare un sistema informativo è necessario identificare tutti i suoi elementi e descriverli in modo preciso, non ambiguo e che possa essere compreso dagli utenti che partecipano alla progettazione e utilizzo del sistema. Processi : insiemi di attività elementari che vengono svolte per raggiungere un certo obiettivo nel sistema. processi fisici : descrivono attività di elaborazione di oggetti fisici del sistema; processi informativi: funzioni che creano, gestiscono, elaborano e forniscono informazioni; processi aziendali (o business process) : rappresentano funzioni legate all attività complessiva dell organizzazione o dell impresa, quale la produzione di un automobile, la pubblicazione di un libro, la gestione di una compagnia aerea. Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Processi Aziendali Un processo aziendale è caratterizzato da un insieme di attività, collegate tra loro, per fornire un certo output a partire da input definiti. Il processo aziendale nella sua esecuzione può richiedere l interazione con diverse fonti di informazioni, anche nel corso della sua esecuzione. Macroprocessi: possono essere scomposti in altri sottoprocessi e attività. Es.: macroprocessi al Ministero delle Finanze Assistere i cittadini, le imprese e gli intermediari fiscali nel rispetto degli adempimenti Attribuire il codice fiscale Riscuotere le imposte Ricevere le dichiarazioni e gli atti Controllare la correttezza delle imposte versate Eseguire i rimborsi Accertare l evasione Fornire certificazioni e misure Gestire il personale e pianificare le attivita` Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Identificazione dei Processi Esaminare documentazione per estrarre: Eventi: danno inizio o terminano ad un processo; oppure sono eventi significativi nello svolgimento del processo o sono situazione anomale. Verbi: l esame dei verbi contenuti nella documentazione raccolta e` utile per scomporre un processo nelle sue attività elementari; es: predisporre, approvare, richiedere il parere. Punti di decisione: momenti nello svolgimento di un processo in cui devono essere prese delle decisioni che possono portare a diverse strade nell esecuzione delle attività successive del processo. Elementi di un modello Attività (Task): i processi sono composti da attività da eseguire fra loro correlate Elementari: definizione precisa di specifici compiti; Sottoprocessi: costituite da un insieme di attività da svolgere Agenti (Ruoli): sono gli esecutori dei processi (una persona, una macchina, un programma software): identificare chi all interno di una struttura organizzativa dovrà eseguire una determinata parte di un certo processo; l assegnazione delle attività agli esecutori deve essere effettuato in modo flessibile. Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

2 Elementi di un modello Dati/oggetti : le attività di un processo saranno basate su operazioni svolte su oggetti (es: materie prime in un processo produttivo, i documenti protocollati in una pratica mministrativa) Punti di decisione: definiscono le strade alternative nell esecuzione dei passi successivi del processo. Eccezioni: situazioni non previste che potranno presentarsi durante l esecuzione del processo, anche in parti diverse del processo, e definire il comportamento da tenere in tali situazioni. Tipi di modelli Modelli basati sui dati: enfatizzano il flusso di dati e documenti nell esecuzione del processo (es: i diagrammi di flussi di dati o DFD). Modelli basati su attività: descrivono le attività da svolgere e la loro sequenza, in modo più o meno formale e articolato (es: WIDE). Modelli basati su comunicazione: adatti a rappresentare processi in cui gli elementi di decisione sono da considerarsi importanti (Action workflow). Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Data Flow Diagram Il sistema viene visto come un insieme di processi collegati tra loro da flussi di dati, che indicano come i dati prodotti da un processo vengono utilizzati da altri processi. Notazione grafica rende agevole la lettura delle specifiche del sistema. Dizionario dei dati e` necessario per descrivere la struttura dei dati dei diagrammi in maggior dettaglio. Gli elementi che caratterizzano un diagramma DFD sono i seguenti: processi, che rappresentano le unità di elaborazione dei dati; flussi di dati, che indicano scambi di dati tra i processi; archivi (o file): rappresentano informazioni memorizzate in modo permanente nel sistema; sorgenti e pozzi (o destinazioni) di dati, che rappresentano i fornitori dei dati e i destinatari dei dati esterni al sistema Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Esempio DFD (Descrizione) La società è una ditta di consulenza e formazione di medie dimensioni che tiene corsi pubblici e presso clienti nelle maggiori città europee e a volte altrove. I partecipanti si iscrivono ai corsi per posta e per telefono. Ogni iscrizione è seguita da una lettera di conferma e da una fattura inviata al partecipante. I pagamenti arrivano per posta. Ogni pagamento deve essere associato a una delle fatture relative ai pagamenti attesi. Vi è un meccanismo che consente di cancellare l iscrizione di un partecipante a un corso. Una volta che un partecipante ha seguito uno dei corsi della ditta, o espresso interesse in uno di essi, il suo nome è inserito in una lista di persone utilizzata in seguito per pubblicizzare i corsi. Questa base di dati contiene informazioni su circa persone in numerose organizzazioni diverse. Oltre ai normali rapporti sulle vendite, si deve poter rispondere a domande quali: Quali persone di una certa organizzazione hanno frequentato il seminario sui DFD? Come lo hanno valutato? Che istruttore insegnerà il corso di Analisi e Progettazione a Londra il prossimo mese? Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Esempio di DFD (Diagramma) Esempio di DFD (Dizionario Dati) Ciascun dato potrà essere dettagliato indicando i suoi componenti elementari utilizzando la seguente notazione: = equivalenza + composizione di dati [] scelta di una delle opzioni tra parentesi, separate da una barra verticale () indica elemento opzionale {} indica un elemento di tipo iterativo, ripetibile più volte Alcuni esempi di descrizioni di archivi nel dizionario dei dati sono i seguenti: dati-pagamento = nomecliente + indirizzo-cliente + numero-fattura + ammontare-pagamento numero-fattura = codice-provincia +numero-conto-cliente + numero-venditore + numero-sequenziale-fattura persone = {persona} ordine = buono-ordine + (pagamento) ammontare-pagato = [ammontare-lire ammontare-euro] Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

3 Cosa è un? Sistemi di gestione di workflow automazione di un processo aziendale (business process) con: documenti, informazioni e compiti partecipanti insieme predefinito di regole obiettivo comune Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Esempi di workflow Altro esempio di processo interfunzionale gestione prestiti ordini acquisto valutazione personale fogli orari settimanali approvazione richieste rimborso assicurativo 17 Unità periferica 180gg Unità centrale Unità locale Cittadino Ministero 180gg Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Sistema organizzativo, processi sistema informativo, sistema informatico Richieste Organizzazione Procedimenti e processi Servizi Informazioni e applicazioni automation Tecnologie per il supporto alla gestione di processi Groupware supporto alla gestione del lavoro di gruppo (es.: editing di documenti ) Management Systems (WFMS) supporto alla gestione di documenti all interno di un processo Coalition Tecnologie di elaborazione e comunicazione Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

4 automation BPR (Business Process Reengineering) riorganizzazione dei processi da automatizzare strumenti di supporto alla reingegnerizzazione Evoluzione e integrazione degli strumenti Management Systems automazione di processi attività sia manuali che automatiche interazione con applicazioni e strumenti IT Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Management System Sistema software per: definire processi Esempio grafico crea, gestisce l esecuzione di workflow uno o più motori di workflow (workflow engine) interagire con i partecipanti chiamare applicazioni e strumenti software esterni Gestire molte istanze di processo (o casi) che possono essere attive durante l esecuzione di un processo, ciascuna con i propri dati e i propri partecipanti Paolo Falcarin - Sistemi Informativi General Manager controls Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Esempio di schermata (client) e BPR I vengono spesso messi in relazione con la reingegnerizzazione dei processi (Business Process Re-engineering - BPR), che riguarda la valutazione, analisi, modellazione, e realizzazione dei processi aziendali La tecnologia WFMS e spesso una soluzione adeguata per separare la logica delle procedura aziendali dagli strumenti utilizzati per supportarle, facilitando il cambiamento, anche in successive modifiche delle regole procedurali adottate in esse Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

5 Evoluzione dei workflow Elaborazione di immagini gestione di documenti posta elettronica groupware software per la gestione dei progetti BPR e strumenti per la progettazione strutturata separazione delle funzionalita di gestione di WF WFMS Cinque sono le funzioni essenziali di un prodotto di gestione di WF: instradamenti documenti / attivita` monitoraggio e controllo notifica o code di lavoro assegnamento lavoro e automazione gestione procedure Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Management Coalition WFMC The Management Coalition, fondata nell agosto 1993, e un organizzazione internazionale che comprende venditori di tecnologia WFMS, utenti e analisti Obiettivi: favorire l uso dei WFMS, definendo una terminologia standard, standard di interconnessione tra WFMS e con applicazioni esterne. Aree funzionali dei WFMS Build-time functions (funzioni di creazione), riguardano la definizione e la modellazione del processo e delle attivita che lo compongono Funzioni di controllo run-time: riguardano la gestione dei processi di workflow in un ambiente operativo, l attivazione delle diverse attivita` che devono essere gestite come parte del processo Interazioni run-time interactions con gli utenti e altre applicazioni nell esecuzione delle attivita del WF Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Process Design & Definition Build Time Run Time Process Instanciation & Control Interaction with Users & Tools WFMS Business Process Analysis, Modelling & Definition Tools Process Definition Enactment Service Process changes s & IT Tools Definizione dei processi E la rappresentazione dei processi aziendali in una forma che consente la loro simulazione o la loro manipolazione automatica, come per la loro esecuzione in un WFMS La definizione di un processo consiste in una rete di attivita con relazioni tra attivita, criteri per iniziare e terminare il processo e informazioni sulle singole attivita, quali i partecipanti, i documenti e i dati collegati, le applicazioni sw da utilizzare, ecc. Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

6 Partecipante di un E una risorsa che esegue il lavoro associato a una particolare istanza di attivita. Questo lavoro e normalmente indicato come un compito assegnato a una partecipante in una lista dei lavori (worklist). Il partecipante puo essere una risorsa umana o una applicazione software, o hardware specifico in grado di eseguire il compito. Lista lavori Una lista dei lavori e normalmente associata a un certo partecipante (o a un gruppo di partecipanti che condividono un insieme di compiti da svolgere). La lista lavori fa parte dell interfaccia tra il motore del workflow e il gestore di liste lavori. Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Esempio di esecuzione Process Definition Process Instance Worklist 1st Process Instance Work List 1 Process Definition A Activity B Activity A Activity D 2nd Process Instance Work Item 1 Work Item 2 Work Item 3 Activity C 3rd Process Instance Work Item 4 Architettura di WFMS Work Item N Process Definition B 1st Process Instance Work List 2 Work Item 20 Activity B Work Item 21 Activity A Activity C Activity E Activity D 2nd Process Instance Work Item 22 Work Item N Paolo Falcarin - Sistemi Informativi 2002 Work List 2 33 Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Business Process Distribuzione e Interfacce Singola attività Applicazioni Passi Basi di dati Interfaccia utente Applicazioni locali Gestione processi Funzioni di distribuzione Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Interface 5 Administr. & Monitoring Tools Interface 2 Process Definition Tools Interface 1 API and Interchange formats Enactment Service Client s Invoked Interface 4 Other Enactment Service(s) Interface 3 Modello di Riferimento Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

7 Servizi di supporto all esecuzione di WF Servizio software che puo essere composto da uno o piu motori di workflow per creare, gestire e eseguire istanze di WF. Le applicazioni possono interagire con questo servizio attraverso il workflow application programming interface (WAPI). Un servizio di esecuzione puo operare in un dominio di WF omogeneo, oppure, utilizzando le funzionalita fornite dall interfaccia WfMC interoperability interface, l esecuzione puo avvenire su motori di esecuzione di WF diversi Interazione con risorse esterne client application interface (2), attraverso cui un gestore di liste di lavoro interagisce con applicazioni esterne invoked application interface (3), consente a un workflow engine di attivare direttamente uno strumento specifico per una particolare attivita Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Transizioni di stato per processi e attivita Il servizio di esecuzione di WF puo essere considerato una macchina a stati finiti, dove le istanze di processi e attivita cambiano stato in risposta a eventi esterni. enactment service Transizioni di stato per processi e attività macchina a stati finiti le istanze di processi e attività cambiano stato in risposta a eventi esterni Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Transizioni di stato per istanze di processi Transizioni di stato per attività Suspended Terminated Suspended Initiate Restart Suspend / resume Start Initiated Running Restart Complete Terminate/ Abort Active (1 or more activity istances) Start Suspend / Resume Inactive Active (has Work Item) Complete Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

8 Dati in un WFMS Control Data: Tipi di dati nei Management Systems Dati interni gestiti dal WFMS Relevant Data: Dati usati dal WFMS per determinare le transizioni di stato di una istanza di processo Data: Dati delle applicazioni non accessibili dal sistema di WF Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Build time Business Process Analysis Modelling & Definition Tools Process Definition Interchange (intf. 1) Run Time Run Time Definizione processi control data Modifiche ai processi Enactment Service relevant data s & IT Tools data Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Interchange Format & APIs Process Analysis Modelling & Definition Tools Process Definition Enactment Service Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Gestione lista lavori (intf. 2) associata a partecipante (o gruppo di partecipanti) Meta-model per la definizione dei processi Role may refer to Type Definition Activity consists of uses has Relevant Data parte dell interfaccia tra il motore del workflow e il gestore di liste lavori may have Invoked uses may refer to Transition Conditions Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

9 Client Interface Enactment Service Invoked Interface Enactment Service Standardised APIs & Interchange Client User Interface Invoked Command Set Connection/Disconnection Process and Activity Control Functions Process Status Functions Worklist Manipulation Commands Standardised APIs & Interchange Specific Interfaces (Local or Remote) Agent Invoked enabled s Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Interoperability (intf. 4) Definita da Coalition per scambiare elementi di lavoro WFMS diversi 4 diversi possibili modelli interoperabilità Paolo Falcarin - Sistemi Informativi di tra interoperability interface API and Interchange format Enactment Service API and Interchange format Enactment Service Activity or sub-process invocation Process / Activity status / control / relevant data transfer Synch-point coordination Process definition read / write Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Process A A1 Modello a servizi concatenati A2 A4 A3 A5 B1 B2 B3 Process B B4 B5 Questo modello consente il trasferimento di un singolo elemento di lavoro (istanza di processo o attivita ) tra due ambienti WFMS diversi, che operano indipendentemente dopo lo scambio, senza ulteriori sincronizzazioni Paolo Falcarin - Sistemi Informativi A1 Modello a sottoprocessi annidati Process A A2 A4 A3 A5 Domain of Service A B1 B2 Processo B B3 B4 B5 Domain of Service A attivita (A3) di A eseguita come processo completo (B) sul sistema WF B ritorno del controllo ad A Paolo Falcarin - Sistemi Informativi

10 C1 C2 A Modello Peer-Peer C4 C3 C5 C6 Enacted across B Shared Domain of Services A&B definizione di processo comune importata da un processo di definizione esterno o trasferita runtime Richiede che entrambi i servizi di WF - supportino una interfaccia comune per la comunicazione - siano in grado di interpretare una definizione di processo comune, che puo essere importata da un processo di definizione esterno o trasferita run time durante l esecuzione Paolo Falcarin - Sistemi Informativi A1 Modello parallelo sincronizzato Processo A A4 A5 A2 A3 Punto di sincronizzazione Dominio del WFMS A B1 B2 Processo B B3 B4 B5 Dominio del WFMS B I due processi operano indipendentemente punti di sincronizzazione Paolo Falcarin - Sistemi Informativi Systems Administration & Monitoring Interface Managent WAPI Interface 5 Enactment Service Enactment Service Typical Functional Areas B User management Role management Audit management Resource control Process supervisory functions, etc A Paolo Falcarin - Sistemi Informativi