Codice di condotta (Code of Conduct) per le Società del Gruppo Festo

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1 Codice di condotta (Code of Conduct) per le Società del Gruppo Festo

2 Introduzione Il gruppo Festo è una società a proprietà familiare attiva a livello internazionale che vanta una lunga tradizione e un ottima reputazione tra i suoi partner commerciali e collaboratori. L attività del gruppo è improntata all integrità e ad un elevato standard in materia di etica e conformità legale. Con questo codice di condotta, riconosciamo la nostra responsabilità nei confronti del nostro ambiente commerciale e sociale, compresi i nostri collaboratori che lavorano in tutto il mondo. 1

3 1. Obiettivo e ambito di applicazione Il presente codice di condotta ha lo scopo di mostrare a tutto il management ed a tutti i collaboratori del gruppo Festo gli obblighi di condotta etico-giuridici, al fine di soddisfare gli elevati standard di comportamento etico, legale e di integrità del gruppo Festo. Inoltre, questo codice è destinato a mostrare, sia ai collaboratori Festo che a terzi, che la priorità assoluta del gruppo Festo è di agire sempre in modo etico, legale e con integrità. Il management e tutti i collaboratori agiscono nell interesse del gruppo se osservano le norme giuridiche vigenti e rispettano gli obblighi o i divieti, anche se potrebbero sembrare economicamente sfavorevoli o inopportuni dal punto di vista individuale o aziendale, o in contrasto con le direttive del management. Questo codice di condotta si applica in tutte le sedi del gruppo Festo. Se le leggi vigenti in un paese sono meno permissive del presente codice, viene applicata la normativa locale più severa. Questo codice di condotta riassume i principi più importanti di comportamento che tutti gli amministratori, in particolare i rappresentanti legali, i responsabili aziendali e tutti i collboratori sono tenuti a seguire. Questo codice non prevede alcun diritto di terzi. Le indicazioni contenute in questo codice devono essere obbligatoriamente rispettate. In questo modo Festo promuove la sua immagine e contribuisce nello stesso tempo alla salvaguardia del successo a lungo termine delle sue aziende. Le violazione o la richiesta ad altri di commettere violazioni non sono tollerate e possono tradursi, a prescindere da qualsiasi altra sanzione prevista dalla legge, in provvedimenti disciplinari opportuni. 2. Compliance Officer (Ufficio controllo interno) Il Management Board del gruppo Festo, con l approvazione del Supervisory Board, ha nominato un Compliance Officer che riferisce direttamente al Management Board. Il compito del Compliance Officer è quello di vigilare sull implementazione e sull appli-cazione del codice di condotta e di supportare le singole società del gruppo Festo nell implementazione del presente codice, di partecipare alla stesura ed alla revisione delle direttive ai sensi del codice di condotta e di fungere da interlocutore per tutte le questioni relative all attuazione di questo codice di condotta. Anche l internal audit del gruppo deve garantire il rispetto del presente codice durante i controlli e segnalare eventuali violazioni rilevate al Compliance Officer. 3. Comportamento negli affari 3.1 Conformità a leggi, norme e regolamenti interni Le leggi e le norme vigenti in materia, gli standard di riferimento industriali, le convenzioni delle Nazioni Unite, le convenzioni dell Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILO), tutte le disposizioni e i regolamenti interni e tutte le altre direttive pertinenti (di seguito generalizzato norme ) devono essere rispettati in tutte le sedi del gruppo Festo. Ogni violazione alle norme sopraccitate deve essere immediatamente segnalata al Compliance Officer. 3.2 Concorrenza leale Festo osserva le regole della concorrenza leale e condivide tutti gli sforzi per far valere un mercato libero e una concorrenza aperta, sia a livello nazionale che internazionale. Tutte le attività commerciali si basano su principi e azioni responsabili e devono essere coerenti con tutte le leggi, le norme e le direttive applicabili. Festo respinge pertanto qualsiasi proposta di fornitura o altro tipo di vantaggio che possa derivare da qualsiasi violazione delle norme vigenti Accordi e intese contrari alla libera concorrenza Né il management né i collaboratori possono svolgere colloqui con i concorrenti con l intento di coordinare o concordare prezzi o altre azioni e comportamenti lesivi della libera concorrenza. Non sono consentiti accordi, intese, compromessi di qualsiasi natura al fine di eludere la concorrenza, di boicottare fornitori o clienti, di presentare offerte fittizie, di spartire clienti, zone o programmi di produzione, di intraprendere qualsiasi azione che possa essere vista o interpretata come tentativo di spartirsi commercialmente un settore industriale, e comunque qualsiasi altra azione illegale. Questi divieti includono anche informal gentlemen agreement o azioni concertate, rivolte o risultanti in una delle limitazioni della concorrenza sopra indicate Corruzione Festo è convinta della qualità dei suoi prodotti, della sua forza innovativa, della integrità delle sue relazioni e della abilità dei suoi collaboratori. La corruzione di partner com-merciali, dei loro collaboratori o rappresentanti, di funzionari pubblici, politici o parti terze è, quindi, severamente vietata. Al management ed ai collaboratori è vietato offrire, promettere o concedere favori a partner commerciali, a loro collaboratori o rappresentanti, a funzionari pubblici, politici o altri soggetti assimilabili in cambio di un trattamento preferenziale nel procurarsi beni o serviziagli amministratori e ai dipendenti è vietato of-frire, promettere o concedere favori ai partner commerciali, ai loro dipendenti o rappre-sentanti, funzionari pubblici, politici o parenti dei gruppi di persone citati in cambio di un trattamento preferenziale nel procurarsi beni o servizi. Inoltre il management ed i collaboratori del gruppo Festo devono informare immediata-mente il Compliance Officer nel caso in cui venga loro offerto da chiunque, direttamente o indirettamente, un pagamento o un altro vantaggio che sia in contrasto con questo codice di condotta. 2

4 3.2.3 Pagamenti Ad esclusione di accordi di cessione di credito o di azioni esecutive e di pignoramento legalmente valide, i pagamenti da parte di Festo per consegne di beni o servizi devono essere eseguiti solo direttamente al rispettivo partner contrattuale e in linea di principio nel paese dove il partner ha la propria sede commerciale. Non sono consentiti pagamenti in contanti. Fanno eccezione importi minimi ammessi a condizione che venga emessa una ricevuta debitamente firmata.rils- Fanno eccezione importi minimi ammessi a condizione che venga rilasciata una ricevuta debitamente firmata. Nei casi sopra elencati, il Compliance Officer deve essere informato immediatamente e, se possibile, in anticipo Incentivi commerciali Premi per raggiungimento obiettivi commerciali, bonus (anche nell ambito di accordi di gruppo d acquisto documentati), sconti, beni e servizi forniti gratuitamente o simili, sono tipici incentivi commerciali. Tali incentivi possono essere concessi o accettati soltanto in conformità alla norme vigenti. Concedere o accettare questo tipo di incentivi commerciali deve avvenire sempre in modo etico, consentito dalla legge e socialmente adeguato e deve essere documentato in dettaglio. In caso contrario, gli incentivi devono essere respinti e/o restituiti immediatamente. Retribuzioni, in particolare sotto forma di provvigioni pagate a terzi, in particolare a rappresentanti, agenti, consulenti o altri intermediari, devono essere commisurate in relazione al lavoro svolto e devono essere dettagliatamente concordate e documentate per iscritto, con particolare riferimento all oggetto dell attività resa e alla data di scadenza Offerta e concessione di benefit Il management ed i collaboratori del gruppo Festo sono tenuti ad agire conformemente alla legge, in modo etico, giuridico e con integrità. Tale obbligo deve essere rispettato. Coerentemente con tale principio, regalie, inviti o benefit analoghi possono essere con-cessi soltanto se né il loro valore nè il contesto di business, né altri motivi possano mettere in discussione l indipendenza del beneficiario o che questi abbia la sensazione di doverne nascondere l esistenza o esserne impropriamente influenzato. È vietato concedere inviti, regali o altri benefit che superano generalmente la comune pratica commerciale. Doni in denaro non sono ammessi. Accettare o proporre inviti ad eventi o altre attività deve rientrare nell abituale prassi commerciale, ed essere appropriato per tipologia e finalità o avere un chiaro riferimento commerciale. Inviti a eventi di beneficienza o donazioni a scopo di beneficienza sono consentiti solo se conformi al presente codice di condotta e in particolare ai principi contenuti nel primo paragrafo del punto Nessun invito o benefit può essere esteso o concesso a funzionari/dipendenti pubblici. Le spese per pranzi o intrattenimento d affari devono essere appropriate secondo le cir-costanze in termini di genere e portata. Inviti per tour a bordo di aeromobili di proprietà del gruppo Festo (dirigibile, pallone ae-rostatico) sono ammessi a condizione che siano inseriti nell ambito di eventi con partner commerciali Richiesta e accettazione di benefit Il management e i collaboratori del gruppo Festo sono tenuti ad agire conformemente alla legge, in modo etico, giuridico e con integrità. Tale obbligo deve essere rispettato. Coerentemente con tale principio, nessun manager o collaboratore del gruppo Festo può usare la propria posizione o funzione all interno dell azienda per richiedere, accettare o ottenere vantaggi personali (compresi quelli intangibili). Tuttavia è consentito accettare inviti occasionali a eventi del cliente o a pranzi/cene occasionali (conformemente ai criteri stabiliti al punto 3.2.5) o regali di carattere simbolico e di modico valore, a meno che non venga messa in discussione l indipendenza del destinatario. Sono ammessi regali occasionali di modico valore e a carattere simbolico. Quando si accetta un invito, l evento deve chiaramente avere un riferimento commerciale e le spese per ricevimenti d affari devono essere appropriate secondo le circostanze in termini di genere e portata. Un dipendente Festo può accettare un invito a una manifestazione di beneficienza da parte di un partner commerciale o effettuare una donazione a scopo di beneficienza solo se conforme al presente codice di condotta e in particolare ai principi contenuti nel primo paragrafo del punto Non è permesso accettare doni in denaro. Nel caso in cui ad un manager o ad un colla-boratore vengano offerti o concessi regali o benefit d altro genere, tra cui anche la pos-sibilità di avere condizioni vantaggiose per sé o per persone a lui vicine, che superino i limiti di cui al presente codice, questi regali o benefit devono essere rifiutati come que-stione di principio. Offerte di questo genere devono essere immediatamente comunicate al Compliance Officer Donazioni e sponsorizzazioni Donazioni e sponsorizzazioni aziendali devono essere sempre trasparenti, vale a dire il destinatario della donazione e il corretto utilizzo da parte del destinatario devono essere noti e rintracciabili. Ogni sponsorizzazione deve essere adeguata in relazione al corri-spettivo pattuito. 3.3 Sostenibilità e impatto ambientale Festo è orientata ai principi di sostenibilità e impatto ambientale. Il gruppo Festo è con-sapevole della scarsità delle risorse e della sua responsabilità verso le generazioni future. La conformità a tutte le leggi ambientali applicabili, comprese le direttive locali in tutti i paesi dove Festo è presente, è certamente un obbligo di tutti i manager e di ogni singolo collaboratore del gruppo Festo. 3

5 3.4. Tolleranza e pari opportunità In qualità di azienda attiva a livello internazionale, il gruppo Festo collabora con partner commerciali e dipendenti di varie nazionalità, culture e credenze. La collaborazione re-ciproca è caratterizzata da tolleranza, rispetto e apertura. Ogni forma di discriminazione, molestia, denigrazione o pregiudizio nei confronti di un dipendente o partner commerciale basata su sesso, etnia, razza, religione o convinzione personale, opinione politica, disabilità, età, orientamento sessuale o altre caratteristiche protette dalla legge è vietata e soggetta ad azione disciplinare. Le molestie sessuali e qualsiasi forma di molestia sul posto di lavoro non sono assolutamente tollerate, anche se sia il responsabile della molestia che la persona oggetto di molestia considerino tale comportamento accettabile. Gli amministratori devono rappresentare un esempio e favorire un ambiente di lavoro privo di discriminazioni e molestie. 3.5 Rapporti e documentazione Tutti i protocolli e i rapporti, in particolare se destinati a terzi, devono essere corretti e veritieri. Il rilevamento dei dati e le altre registrazioni devono essere sempre completi, corretti, tempestivi e compatibili con tutti i sistemi e devono identificare il creatore o l au-tore e la data di elaborazione. Tutte le transazioni commerciali, in particolare gli accordi orali e scritti e i contratti stipulati da o per conto del gruppo Festo devono essere documentati e/o conservati confor-memente alle richieste interne e di legge. 3.6 Scelta dei partner commerciali Festo prende in esame tutte le offerte dei suoi fornitori in modo equo e imparziale. Pre-ferenze o impedimenti non oggettivi di fornitori, soprattutto per motivi personali, sono vietati per principio. I bandi di gara per un progetto saranno aggiudicati al miglior offerente, a meno che non siano presenti altri motivi (inclusi, senza limitazioni, qualità, servizio, collaborazione di lunga data, solvibilità ecc.) che giustifichino una decisione diversa. In questi casi, le considerazioni conseguenti a tale decisione devono essere ampiamente documentate, in modo da non consentire a terzi di far rivalere alcun diritto derivante da tale decisione. Il gruppo Festo si aspetta dai propri fornitori, clienti e tutti gli altri partner commerciali che rispettino e attuino nelle loro aziende i valori espressi in questo codice di condotta. Il gruppo Festo si aspetta dai propri fornitori, clienti e tutti gli altri partner commerciali che rispettino e attuino nelle loro aziende i valori espressi in questo codice di condotta. Il Gruppo Festo si riserva il diritto di sospendere anticipatamente rapporti commerciali e di fornitura a lungo termine se, nonostante i solleciti, esista e permanga una grave violazione dei principi di questo codice di condotta, in particolare in caso di corruzione, concessione impropria di benefit e di lavoro forzato o minorile. 3.7 Riservatezza delle informazioni e protezione dei dati Tutte le informazioni che riguardano le società del gruppo Festo e i suoi partner com-merciali sono riservate e non possono essere messe a disposizione di terzi, a meno che l informazione non sia già di dominio pubblico o resa disponibile in modo legale. La divulgazione di informazioni su richiesta delle autorità governative o nell ambito di a-dempimento di interessi commerciali di Festo, è permessa. Questo dovere di riservatezza persiste anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. L utilizzo diretto o indiretto di informazioni riservate per scopi personali è proibito. Tutti i manager ed i collaboratori sono tenuti a salvaguardare attivamente le informazioni ri-servate da accessi non autorizzati, conformemente alle linee guida interne aziendali. La privacy dei dati personali e la sicurezza di tutte le informazioni di lavoro devono essere garantite in tutte le operazioni commerciali in conformità alla legge vigente. Le in-formazioni riservate, i documenti di lavoro ed i supporti dati devono essere protetti tas-sativamente contro l accesso da parte di terzi. Per garantire la sicurezza dei dati e la loro protezione contro l accesso non autorizzato, devono essere applicati i più alti standard di sicurezza. 4. Comportamento nei confronti dei colleghi 4.1 Cultura nella leadership Chiunque rivesta un ruolo di responsabilità è responsabile per i collaboratori a lui sotto-posti. I superiori devono guadagnarsi e mantenere il rispetto dei dipendenti attraverso un comportamento personale esemplare, prestazione, apertura e competenza sociale. Il gruppo Festo considera il suo personale il suo capitale più grande. Di conseguenza investe nella qualificazione e competenza dei suoi collaboratori; impegno e prestazione vengono particolarmente riconosciuti ed incoraggiati. 4.2 Condizioni di lavoro eque e sicure Il gruppo Festo offre ai propri dipendenti in tutti i paesi condizioni di lavoro eque, che ri-spettino le normative di legge. Esso condanna qualsiasi forma di lavoro forzato o minorile. La sicurezza e la salute di tutti i collaboratori sono un elemento chiave per il gruppo Festo. Festo, pertanto, si impegna a offrire uno standard qualitativo costantemente elevato in tutte le divisioni aziendali e in particolar modo a creare prodotti sicuri e garantire sicurezza sul posto di lavoro. I processi, i sistemi e le risorse operative devono essere conformi alle normative interne e giuridiche vigenti sulla salute e la sicurezza e in ottemperanza alle norme di protezione ambientale e antincendio. 4.3 Prevenzione di conflitti di interessi Il gruppo Festo si adopera affinché i manager ed i collaboratori non siano soggetti a conflitti di interesse o abbiano comportamenti sleali nel corso della loro attività lavorativa. I conflitti possono verificarsi ad esempio in caso di attività o transazioni tra società del gruppo Festo da un lato e manager, 4

6 collaboratori o persone a loro vicine dall altro; se un manager o collaboratore lavora per un altra società o ne ha una partecipazione diretta o indiretta; oppure se vantaggi personali scaturiscono da rapporti di lavoro con concorrenti o partner commerciali del gruppo Festo. I manager o i collaboratori non possono mantenere qualsiasi relazione d affari, se è ra-gionevolmente prevedibile che queste possano influenzare le loro decisioni di lavoro o le transazioni a nome del gruppo Festo. Eventuali relazioni d affari di cui sopra sono consentite solo previo consenso scritto del Compliance Officer. 5. Attuazione del codice di condotta Chiunque rivesta un ruolo di responsabilità è tenuto ad informare i propri collaboratori circa il contenuto e il significato di questo codice di condotta. Deve verificare che i collaboratori abbiano compreso questo codice di condotta, accertandone il rispetto e assecondandoli nel loro impegno ad uniformarvisi. Deve esortarli ad agire in modo conforme e fornire loro un sostegno per seguirne i principi. L osservanza delle leggi vigenti deve essere monitorata periodicamente da parte dei manager e chiarita durante le riunioni. In caso di indicazioni di violazione, i manager devono indagare scrupolosamente sulla fondatezza delle segnalazioni e informare di conseguenza il Compliance Officer. Il gruppo Festo mette a disposizione dei propri collaboratori informazioni adeguate per aiutarli a non commettere violazioni contro la legge e contro questo codice di condotta. Ciò include, senza alcuna limitazione, nello specifico corsi di formazione su argomenti specifici e in particolari aree a rischio. Nondimeno, i manager e i collaboratori sono tenuti, in caso di dubbio, a verificare personalmente che le loro azioni siano legalmente ed eticamente corrette. Il Compliance Officer è disponibile per eventuali domande in tal senso. Tutti i collaboratori del gruppo Festo possono rivolgersi al proprio responsabile o diret-tamente al Compliance Officer per quesiti riguardanti il contenuto o l interpretazione del codice di condotta. Questo vale in particolar modo per segnalazioni di possibili violazioni che possono essere fatte anche in forma anonima. A tale proposito, per domande riguardanti il codice di condotta o segnalazioni di eventuali violazioni è stata allestita una hot line. Tutti i riferimenti sono disponibili in Internet. Se un collaboratore desiderasse comunicare al proprio responsabile o al Compliance Officer una violazione, la segnalazione dovrà essere trattata in modo assolutamente confidenziale, senza che vi sia per il collaboratore alcun rischio di subire qualsiasi forma di ritorsione. La hotline è disponible anche per terzi in caso di segnalazione di azioni illegali da parte del gruppo Festo. Nota AGG (legge generale sulla parità di trattamento): per una migliore leggibilità verrà usato il termine dipendente per indicare sia uomini che donne. Esslingen, il 19 marzo 2012 Dr. Eberhard Veit Alfred Goll Dr. Claus Jessen Dr. Ansgar Kriwet Michael Mölleken Presidente del Consiglio Membro del Consiglio Membro del Consiglio Membro del Consiglio Membro del Consiglio di Amministrazione di Amministrazione HR & IT di Amministrazione di Amministrazione di Amministrazione Product Supply Region & Sales Europe Finance 5