AMMINISTRATIVO-CONTABILI

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1 MANUALE DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVO-CONTABILI DELIBERA DEL DIRETTORE GENERALE N. 226 DEL 30/06/2016

2 INTRODUZIONE CICLO ATTIVO PREMESSA PRINCIPI E OBIETTIVI DEL CONTROLLO PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO DESCRIZIONE PROCEDURE Contributi in c/esercizio Contributi in conto esercizio extra F.S.R. soggetti a rendicontazione Ricavi e Proventi per prestazioni sanitarie e socio-sanitarie a rilevanza sanitaria Compartecipazione alla spesa per prestazioni sanitarie (ticket) Contributi in conto capitale per la quota imputata all esercizio Altri ricavi e proventi CICLO PASSIVO PREMESSA PRINCIPI E OBIETTIVI DI CONTROLLO PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE Acquisti dei beni sanitari e non sanitari Acquisti di servizi sanitari e non sanitari CICLO MAGAZZINO PREMESSA PRINCIPI E OBIETTIVI DI CONTROLLO PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione dei beni di consumo sanitario Gestione dei beni di consumo non sanitario Inventariazionedei beni di consumo sanitario e non sanitario presso i Magazzini Inventariazione dei beni di consumo sanitario e non sanitario presso i centri di consumo Gestione di beni sanitari in conto deposito CICLO PATRIMONIO PREMESSA PRINCIPI EOBIETTIVI DI CONTROLLO PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione del patrimonio dei beni materiali CICLO PERSONALE PREMESSA PRINCIPI E OBIETTIVI DI CONTROLLO PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione e trattamento contabile del personale dipendente e assimilato CICLO FINANZIARIO PREMESSA PRINCIPI E OBIETTIVI DEL CONTROLLO PROCEDURE MINIME DICONTROLLO...110

3 6.4 DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione del Servizio di tesoreria Gestione della anticipazioni di cassa Gestione della riconciliazione contabili Gestione delle casse economali Gestione Casse CUP/Ticket CICLO CHIUSURA DEL BILANCIO PREMESSA PRINCIPI E OBIETTIVI DEL CONTROLLO PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO DESCRIZIONE PROCEDURA ALLEGATI: CHECK LIST DI CONTROLLO DELLE PROCEDURE AMMINISTRATIVO-CONTABILI CHECK LIST CICLO ATTIVO CHECK LIST CICLO PASSIVO CHECK LIST CICLO MAGAZZINO CHECK LIST CICLO PATRIMONIO CHECK LIST CICLO PERSONALE CHECK LIST CICLO CHIUSURA BILANCIO...149

4 INTRODUZIONE Con il d.lgs. 502 del 23 ottobre 1992, ed in particolare con l art. 5, venivano introdotte norme per informare ai principi civilistici la gestione economica, finanziaria e patrimoniale degli Enti del Servizio Sanitario Nazionale. In detto quadro è stata avviata una lenta e progressiva trasformazione dei sistemi amministrativo contabili degli Enti del SSN, con tutta una serie di interventi volti ad introdurre, in un contesto storicamente pubblicistico, strumenti tipicamente civilistici, in uso presso contesti di tipo aziendale orientati alla produzione di beni e servizi. Lo spirito che aveva mosso il legislatore nazionale ad intervenire in modo così determinato ed incisivo, mirava per un verso a introdurre sistemi di accountability del sistema di welfare, per l altro percependo la difficoltà di assicurare risorse sempre crescenti al sistema, mirava a collegare l utilizzazione delle risorse con il conseguimento di obiettivi generali di sistema. A distanza di oltre quindici anni dall introduzione della contabilità economico-patrimoniale negli Enti del SSN, ed a seguito delle riforme al Titolo V della costituzione, che hanno contribuito ad una regionalizzazione spinta del Servizio Sanitario (d ora innanzi SSR), differenziando le competenze fra i diversi livelli di governo, entro un quadro di coordinamento della finanza pubblica, parlare di armonizzazione contabile e di procedure amministrativo contabili potrebbe apparire una circostanza anacronistica, o forse legata a situazioni del tutto eccezionali. Detta affermazione, che pure potrebbe avere fondamento in un contesto tipico aziendalistico, deve tuttavia confrontarsi con aspetti che attengono il mutamento degli assetti istituzionali, politici ed organizzativi del sistema Paese, in un quadro che vede l Italia partecipare all Unione Europea,e che incide sulla scelta di adottare metodiche di programmazione, rilevazione e controllo della gestione del tutto peculiari. In tal senso, considerate la storia e le peculiarità e del sistema universalistico italiano, l innovazione del quadro normativo introdotta dal D.lgs. n. 118/2011costituisceun opportunità per focalizzare l attenzione non solo sulle regole di finanza pubblica e sulle modalità di rilevazione e rappresentazione dell azione amministrativa in ambito sanitario, bensì per ripensare alla dinamica di allocazione delle risorse in chiave di effettività della salute pubblica e di outcome finali per l utenza. L armonizzazione e la maggiore trasparenza, grazie all allineamento delle logiche di rendicontazione tra le diverse articolazioni dello Stato (Ministeri, Regioni, Aziende Sanitarie), si pongono come strumenti per facilitare il governo unitario e coordinato del sistema sanitario, atteso che favoriscono l esercizio del monitoraggio e controllo sulle attività di erogazione delle prestazioni e sulla destinazione delle risorse destinate alle Regioni per tali finalità. La normativa in parola, inoltre, tende ad incrementare la responsabilizzazione, a tutti i livelli, nelle attività di gestione delle risorse disponibili e sulle loro modalità di distribuzione e utilizzazione. Tanto, insieme all accresciuto livello quali-quantitativo delle informazioni, consentirà di condurre analisi più tempestive ed approfondite circa l allocazione delle risorse e l efficacia delle procedure nei diversi setting. In questa cornice, e nel più specifico ambito delle azioni finalizzate alla certificabilità dei bilanci (o più tecnicamente alla revisione di bilancio) avviato dalla Regione Puglia con la Deliberazione di Giunta n. 1060/2012, la presente versione del Manuale costituisce una prima stesura, della quale, fino al termine del percorso intrapreso per l armonizzazione contabile e la certificabilità dei bilanci, saranno effettuate riletture e aggiornamenti. 1

5 1.1 PREMESSA 1. CICLO ATTIVO Il Ciclo Attivo comprende l insieme delle procedure che attengono alla generazione e rilevazione ricavi dell Azienda, e quindi: Contributi in c/esercizio; Ricavi e proventi per prestazioni sanitarie e socio-sanitarie a rilevanza sanitaria; Compartecipazione alla spesa sanitaria (ticket); Contributi in conto capitale per la quota imputata all esercizio; Altri ricavi e proventi. Nel prosieguo saranno analizzati i principi e gli obiettivi che ispira il disegno delle procedure amministrativo-contabili del Ciclo Attivo e i livelli minimi di controllo da implementare per garantire l affidabilità e la qualità dei dati generati dai flussi informativi. Successivamente, ciascuna procedura sarà definita secondo la seguente metodologia: Scopo e applicabilità; Modalità operative; Flow-chart; Procedure minime di controllo. Il Ciclo Attivo coinvolge diverse voci dello Schema di Stato Patrimoniale edi Conto Economico previsti dall Allegato 2 del D. Lgs.n. 118 del 23 giugno 2011, come aggiornato dal Decreto del Ministero della Salute/Ministero dell Economia e delle Finanze 20 marzo Nello specifico: 2 VOCI DI STATO PATRIMONIALE B.II) CREDITI - Con separata indicazione, per ciascuna voce, degli importi esigibili oltre l'esercizio successivo B.II.1 Crediti v/stato B.II.1.a) Crediti v/stato - parte corrente B.II.1.a.1) di cui v/ Stato per spesa corrente e acconti B.II.1.a.2) di cui v/ Stato- altro B.II.1.b) Crediti v/stato investimenti B.II.1.c) Crediti v/stato - per ricerca B.II.1.c.1) di cui v/ Ministero della Salute per ricerca corrente B.II.1.c.2) di cui v/ministero della Salute per ricerca finalizzata B.II.1.c.3) di cui v/stato per ricerca-altre Amministrazioni centrali B.II.1.c.4) di cui v/stato-investimenti per ricerca B.II.1.d) Crediti v/prefetture B.II.2 Crediti v/regione o PA B.II.2.a) Crediti v/regione o PA - parte corrente B.II.2.a.1) di cui v/regione o PA per spesa corrente B.II.2.a.1.a) di cui v/regione o PA per finanziamento sanitario ordinario corrente B.II.2.a.1.b) di cui v/regione o PA per finanziamento sanitario aggiuntivo corrente LEA B.II.2.a.1.c) di cui v/regione o PA per finanziamento sanitario aggiuntivo corrente extra LEA

6 B.II.2.a.1.d) di cui v/regione o PA per spesa corrente- altro B.II.2.a.2) Crediti v/regione o PA per ricerca B.II.2.b) Crediti v/regione o PA - incrementi di patrimonio netto B.II.2.b.1) di cui v/regione o PA per finanziamento per investimenti B.II.2.b.2) di cui v/regione o PA per incremento fondo di dotazione B.II.2.b.3) di cui v/regione o PA per ripiano perdite B.II.2.b.4) di cui v/regione o PA per ricostituzione risorse da investimenti esercizi precedenti B.II.3) Crediti v/comuni B.II.4.a) Crediti v/aziende sanitarie pubbliche B.II.4.a) Crediti v/aziende sanitarie pubbliche della Regione B.II.4.b) Crediti v/aziende san. pubbliche fuori Regione B.II.5) Crediti v/società partecipate e/o enti dipendenti della Regione B.II.6) Crediti v/erario B.II.7) Crediti v/altri VOCI DI CONTO ECONOMICO A) Valore della produzione A.1) Contributi in conto esercizio A.1.a) Contributi in conto esercizio - da Regione e Prov. Aut. per quota F.S. regionale A.1.b) Contributi in conto esercizio - extra fondo A.1.b.1) Contributi da Regione o PA (extra fondo)-vincolati A.1.b.2) Contributi da Regione o PA (extra fondo)-risorse aggiuntive da bilancio a titolo di copertura LEA A.1.b.3) Contributi da Regione o PA (extra fondo)-risorse aggiuntive da bilancio a titolo di copertura extra LEA A.1.b.4) Contributi da Regione o PA (extra fondo)-altro A.1.b.5) Contributi da Aziende Sanitarie Pubbliche (extra fondo) A.1.b.6) Contributi da Altri soggetti pubblici A.1.c) Contributi in conto esercizio - per ricerca A.1.c.1) da Ministero della Salute per ricerca corrente A.1.c.2) da Ministero della Salute per ricerca finalizzata A.1.c.3) da Ministero della Salute altro A.1.c.4) da Regione e altri enti pubblici A.1.c.5) da privati A.1.d) Contributi in conto esercizio-da privati A.2) Rettifica contributi in c/esercizio per destinazione ad investimenti A.3) Utilizzo fondi per quote inutilizzate contributi vincolati di esercizi precedenti A.4) Ricavi per prestazioni sanitarie e socio-sanitarie a rilevanza sanitaria A.4.a) Ricavi per prestazioni sanitarie e socio-san. - ad altre aziende sanitarie pubbliche A.4.b) Ricavi per prestazioni sanitarie e socio-san. intramoenia A.4.c) Ricavi per prestazioni sanitarie e socio-san. altro A.5) Concorsi, recuperi e rimborsi A.6) Compartecipazione alla spesa per prestazioni sanitarie (ticket) A.7) Quota contributi in c/capitale imputata all esercizio A.8) Incrementi delle immobilizzazioni per lavori interni A.9) Altri ricavi e proventi 3

7 Nella tabella che segue sono rappresentate le strutture dell Azienda coinvolte dal Ciclo Attivo e le principali responsabilità attribuibili alle stesse. Strutture coinvolte Area Gestione Risorse Economico Finanziarie () Principali responsabilità Owner del processo Responsabile della gestione anagrafica Clienti. Responsabile delle rilevazioni contabili relative alle quote di contributi assegnati, dei ticket incassati, degli incassi per prestazioni/servizi erogati, dei rimborsi e altri proventi. Responsabile della verifica, accettazione e contabilizzazione degli incassi. Unità Operativa responsabile di obiettivo PSN o di altro progetto finanziato extra F.S.R. Unità Operative che erogano servizi Centro Unificato di Prenotazione (CUP) Responsabile delle riconciliazioni di fine anno. Responsabili di tutti gli adempimenti preliminari all avvio degli interventi programmati. Responsabile di garantire/controllare la corretta attribuzione dei contributi alle attività di ciascun progetto e di rendicontare le fasi d'avanzamento. Responsabili di una comunicazione completa ed efficace delle prestazioni sanitarie e non sanitarie erogate da fatturare Responsabili delle rilevazioni degli incassi derivanti dalla compartecipazione alla spesa per prestazioni sanitarie (ticket / prestazione intramoenia). Responsabile delle riconciliazioni tra pagato/erogato. 4 Riferimenti normativi Codice Civile artt e ss. Principi Contabili Nazionali emanati dall Organismo Italiano di Contabilità: OIC n.15 Crediti D.Lgs.n. 118 del 23 giugno 2011 Decreto Ministero della Salute/Ministero Economia e Finanze 17 settembre 2012 Decreto Ministero della Salute del 20 marzo 2013

8 1.2 PRINCIPI E OBIETTIVI DEL CONTROLLO Al fine di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni e dei dati prodotti per il bilancio di esercizio, si elencano i principi e gli obiettivi delle procedure amministrativocontabili del Ciclo Attivo: accertamento dell'esistenza; accuratezza nella rilevazione; verifica della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato recavi e crediti; accertamento della corretta esposizione in bilancio; accertamento dell'uniformità dei principi contabili rispetto all'esercizio precedente. 1.3 PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO Per ogni principio e obiettivo, come precedentemente elencati, si illustrano i livelli minimi di controllo che devono essere assicurati attraverso le procedure per la loro corretta applicazione o raggiungimento. Esistenza Il sistema di controllo interno deve assicurare che tutte le operazioni registrate siano effettivamente avvenute. In particolare, è importante il rispetto delle seguenti condizioni: a) separazione dei compiti e delle responsabilità - Le diverse fasi del ciclo attivo devono essere gestite da distinte articolazioni organizzative aziendali, con una separazione dei compiti e delle responsabilità che deve assicurare trasparenza e controllo organico degli aspetti amministrativi e contabili; b) uso e controllo di documenti idonei ed approvati - Ogni operazione suscettibile ad originare, modificare od estinguere obbligazioni attive deve essere accompagnata e comprovata da apposita documentazione; c) analisi periodica delle risultanze contabili da parte di personale indipendente da quello addetto alla loro tenuta - La correttezza e l'attendibilità delle scritture contabili devono essere periodicamente controllate da personale indipendente da quello addetto alla tenuta delle scritture stesse. 5 Accuratezza Il sistema di controllo interno deve dare la possibilità di procedere ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione dei valori economici dei ricavi. Competenza Il sistema di controllo interno deve essere tale da permettere la rilevazione dei ricavi e dei crediti nel periodo di competenza, come definito dai principi contabili statuiti e relativa casistica applicativa. Corretta esposizione Il sistema di controllo interno deve assicurare che i ricavi e i crediti siano rappresentati in bilancio in conformità ai corretti principi contabili, con particolare riferimento alla loro classificazione e descrizione ed alla completezza delle informazioni integrative. Uniformità dei principi nel tempo Il sistema di controllo interno deve garantire che i principi adottati nell esercizio non siano diversi da quelli utilizzati nell esercizio precedente; e qualora i principi contabili adottati

9 nell esercizio siano diversi da quelli utilizzati nell esercizio precedente deve essere data adeguata informazione dei motivi del cambiamento e dell influenza prodotta sulla situazione patrimoniale e sul risultato d esercizio. 1.4 DESCRIZIONE PROCEDURE Contributi in c/esercizio Nell ambito dei contributi in c/esercizio si analizzano le procedure amministrativo contabili relative alle seguenti fattispecie di ricavi: Contributi in conto esercizio da Regione per quota F.S.R.; Contributi in conto esercizio extra fondo F.S.R. soggetti a rendicontazione; Contributi in conto esercizio da Regione per quota F.S.R. Scopo e applicabilità La Regione effettua l allocazione delle risorse finanziarie agli Enti del S.S.R. sulla base dell atto formale di riparto del Fondo Sanitario Nazionale. Tali risorse costituiscono il Fondo Sanitario Regionale di parte corrente (F.S.R.) per l erogazione dei Livelli Essenziali di Assistenza (LEA), articolato in una quota indistinta, calcolata come differenza tra il fabbisogno complessivo ed il finanziamento vincolato,ed una quota vincolata quest ultima definita in base agli obiettivi fissati dal Piano Sanitario Nazionale - PSN - sulla base di indirizzi specifici di destinazione previsti a livello ministeriale. La presente procedura si pone l obiettivo di documentare e formalizzare i flussi informativi derivanti dall attribuzione dei contributi in conto esercizio a titolo di F.S.R., in attuazione della casistica applicativa prevista dal D.lgs.n. 118 del 23 giugno La presente procedura coinvolge la Regione e le seguenti strutture organizzative dell Azienda: (); Unità Operativa (titolare del progetto finanziato con contributi vincolati). Modalità operative Come previsto dalla casistica applicativa la ripartizione del Fondo Sanitario Regionale può essere effettuata per acconti o per assegnazione diretta. Nel primo caso la Regione provvede con deliberazione ad una assegnazione provvisoria del F.S.R. agli Enti del S.S.R. e successivamente (prima della data prevista per l approvazione del bilancio di esercizio) provvede con deliberazione alla ripartizione definitiva del F.S.R.. Nel secondo caso, invece, la Regione provvede già dall inizio dell anno alla ripartizione definitiva del F.S.R. agli Enti del S.S.R.. L atto della Regione Puglia con cui si definisce l assegnazione provvisoria o definitiva del Fondo Sanitario agli Enti del S.S.R. è il Documento di Indirizzo Economico Funzionale del Servizio Sanitario Regionale di Puglia (DIEF).

10 Si precisa che ai contributi in conto esercizio ricevuti con destinazione vincolata ai sensi dell articolo 1 comma 34 della Legge n. 662/96 per il raggiungimento di specifici obiettivi, pur rientrando nelle risorse del F.S.R., si applicano le procedure previste per i contributi in conto esercizio extra F.S.R. soggetti a rendicontazione, a cui si rinvia. Ripartizione del Fondo Sanitario Regionale per acconti L acquisisce e conservale Deliberazioni di Giunta Regionale con cui è definita, sia in via provvisoria che in via definitiva, la ripartizione delle risorse del F.S.R. tra gli Enti sanitari di competenza dell anno, ed in base a tali documenti predispone i necessari strumenti di programmazione e di bilancio. L ricevuta la deliberazione regionale con la quale sono ripartite provvisoriamente le risorse del F.S.R., rileva in contabilità generale un credito verso la Regione per l acconto assegnato e contestualmente un minor credito sulla quota definitiva spettante. Infatti, la registrazione dei contributi al conto economico deve essere effettuata nel rispetto del principio della competenza;e quindi al momento della delibera regionale di assegnazione definitiva del contributo, che rappresenta la certezza giuridica di avere diritto al contributo, indipendentemente dall effettivo incasso. L assegnazione provvisoria delle risorse è rilevata dall Ente con la seguente scrittura contabile: Crediti v/regione per Acconto quota Acconto quota F.S.R. da Regione 7 L rilevato il credito effettuata una stampa della registrazione in Co.Ge.. ed allega la delibera regionale di assegnazione del contributo. Tale stampa viene siglata dal Direttore dell che - verificata l accuratezza e la classificazione dell importo iscritto - l archiviain un apposito raccoglitore predisposto per il riparto del F.S.R.. Mensilmente, l riceve dalla Regione la comunicazione dell erogazione mensile a titolo di riparto provvisorio del contributo con la relativa causale e la comunicazione dall Istituto Tesoriere dell accredito di dette somme sul conto dell Ente. L procede a rilevare l accredito sul conto dell Ente con la seguente scrittura: Ordinativo di incasso Crediti v/regione per Acconto quota F.S.R. L, verificata la coincidenza tra quanto comunicato dalla Regione e quanto comunicato dall Istituto Tesoriere, procede all emissione della reversale di incasso e alla rilevazione in Co.Ge. della seguente scrittura: Ordinativo di incasso sospeso

11 I singoli avvisi di comunicazione regionale degli accrediti mensili e di accredito da parte dell Istituto Tesoriere, le reversali di incasso inviati dall Istituto Tesoriere e la stampa delle relative registrazione contabili sono archiviate nell apposito contenitore predisposto per il riparto del Fondo Sanitario Regionale. L monitora l avanzamento e la dinamica del credito verso la Regione e semestralmente produce un report contenente i crediti verso la Regione ripartiti per tipologia, le anticipazioni ottenute su tali crediti dall Istituto Tesoriere ed i relativi incassi. Il report deve essere siglato ed archiviato dal Responsabile dell. Prima della data prevista per l approvazione del bilancio di esercizio degli Enti sanitari, la Regione con deliberazione procede al riparto definitivo del Fondo Sanitario Regionale di parte corrente. L ricevuta la comunicazione della deliberazione di riparto finale rileva in Co.Ge. un credito verso la Regione per il valore della quota di assegnazione definitiva e contestualmente un ricavo per quota F.S.R.. La scrittura contabile è la seguente: Crediti V/Regione parte corrente Diversi Contributi in Conto Esercizio Ricavi per modalità intraregionale Ricavi per Modalità extraregionale 8 L rilevato il credito e il contestuale ricavo effettua una stampa della registrazione ed allega la delibera regionale di assegnazione definitiva del contributo. Tale stampa viene siglata dal direttore dell che - verificata l accuratezza e la classificazione dell importo iscritto - l archivia nell apposito raccoglitore predisposto per il riparto del F.S.R.. Inoltre l, sulla base del provvedimento di assegnazione definitiva, storna gli acconti provvisori ricevuti con la seguente scrittura: Acconto quota F.S.R. da Crediti v/regione-parte corrente Pertanto, il saldo del conto Crediti v/regione Parte corrente rappresenta l importo del credito residuo verso la Regione a seguito del riparto definitivo. L, ricevutala comunicazione dell erogazione del contributo a titolo saldo del riparto definitivo con la relativa causale e la comunicazione dall Istituto Tesoriere dell accredito di detta somma sul conto dell Ente, rileva l accredito sul conto sulla base della comunicazione dell Istituto Tesoriere come segue:

12 Ordinativo di incasso Crediti v/regione-parte corrente Successivamente, l verifica la coincidenza tra la comunicazione della Regione e dell Istituto Tesoriere e procede all emissione della reversale rilevando in contabilità generale l entrata di cassa, come segue: Crediti v/regione-parte corrente L procede alla stampa della rilevazione in Co.Ge. che viene firmata dal Responsabile dell e archiviata nell apposito contenitore unitamente alla comunicazione di accredito da parte della Regione, all avviso di accredito da parte dell Istituto Tesoriere e alla reversale di incasso. L, in sede di chiusura del bilancio d esercizio, richiede alla Regione una comunicazione formale della posizione creditoria dell Ente al fine di verificarne la coincidenza con quanto iscritto in contabilità generale e il report di monitoraggio semestrale extra-contabile del credito verso la Regione. Si sottolinea che nelle more di una specifica assegnazione da parte della Regione, l Ente, sulla base della comunicazione mensile da parte della Regione di accredito delle somme, rileva un credito verso la Regione nella misura dell accredito effettuato ed un contestuale acconto. Ripartizione del Fondo Sanitario Regionale per assegnazione diretta. Nel caso in cui la Regione proceda con l assegnazione diretta, l sulla base della deliberazione di assegnazione rileva in Co.Ge. il credito verso la Regione e il contestuale ricavo con la seguente scrittura: 9 Crediti v/regione per quota Contributi in conto esercizio - da Regione. per quota F.S. regionale Mensilmente, l riceve la comunicazione dell accredito dell acconto da parte della Regione sui contributi e l avviso dall Istituto Tesoriere di detta somma. L rileva la somma accreditata come da avviso dell Istituto Tesoriere: Ordinativo di incasso Crediti v/regione per quota F.S.R. Successivamente, l dopo aver verificato la coincidenza di detti avvisi emette la reversale di incasso e procede alla rilevazione in Co.Ge. dell acconto con la seguente scrittura: Crediti v/regione per quota F.S.R.

13 Anche in questo caso, l deve tener traccia di tutta la documentazione a supporto delle relative rilevazioni contabili in un apposito contenitore. 10

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15 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo L verifica, acquisisce ed archivia i DIEF (Documento di Indirizzo Economico Funzionale). Attestazione dell esito del controllo firmata dal Responsabile dell L verifica la correttezza formale e sostanziale delle operazioni che originano il credito sulla base della documentazione di supporto (delibere regionali, atti di erogazione, etc.). Al momento dell iscrizione del credito viene effettuata una stampa della registrazione in Co.Ge. con allegata la delibera della Regione. Tale stampa viene siglata dal Direttore che verifica l accuratezza e la classificazione dell importo iscritto. La documentazione così creata viene conservata in un apposito raccoglitore predisposto per il riparto del F.S.R., a giustificazione delle relative scritture contabile di iscrizione del credito. Evidenza formale dell esito del controllo sulla documentazione con firma e data della verifica L monitora l avanzamento e la dinamica del credito verso la Regione. Semestralmente viene prodotto un report contenente i crediti verso la Regione ripartiti per tipologia, le anticipazioni accreditate dall Istituto Tesoriere ed i relativi incassi. Il Report deve essere siglato ed archiviato dal Direttore AGFR. Report di dettaglio dei crediti verso la Regione 12 L verifica la coincidenza tra la comunicazione dalla Regione recante gli estremi dei provvedimenti di erogazione mensile a titolo di riparto provvisorio del contributo con la relativa causale e l avviso dell Istituto Tesoriere dell accredito delle somme liquidate dalla Regione. Tale documentazione deve essere archiviata unitamente alla reversale di incasso e la stampa delle relative registrazioni contabili. Evidenza formale dell esito del controllo sulla documentazione con firma e data della verifica Il Responsabile dell deve verificare la correttezza della rettifica / integrazione del credito verso la Regione in seguito alla delibera di assegnazione definitiva. La delibera deve essere archiviata insieme alla riconciliazione di fine anno. Evidenza formale dell esito del controllo sulla documentazione con firma e data della verifica L monitora le erogazioni relative al F.S.R. in corso d'anno ed a fine esercizio mediante dei prospetti extracontabili. Attestazione di esito del controllo firmata dal Responsabile dell Unità

16 1.4.2 Contributi in conto esercizio extra F.S.R. soggetti a rendicontazione Scopo ed applicabilità Per contributi in conto esercizio extra fondo sanitario regionale soggetti a rendicontazione si intendono le risorse erogate da soggetti pubblici e/o privati esterni all Ente e utilizzate per finanziare iniziative progettuali finalizzate (ad esempio: sperimentazioni cliniche, progetti di aggiornamento, centri ricerca antidoping, attività sanitaria consultiva, etc.). Tali contributi rientrano nelle seguenti casistiche: contributi da Regione che non siano compresi nelle quote vincolate assegnate con il riparto del F.S.R.; contributi derivanti da fondi dell Unione Europea; contributi derivanti da altri soggetti pubblici e/o privati; Lo scopo della procedura è di: definire un monitoraggio dei contributi erogati; istituire un sistema di controllo che permetta la corretta iscrizione della quota parte del contributo di competenza dell esercizio; assicurare che l informativa di dettaglio da fornire in Nota Integrativa sia adeguata. La procedura coinvolge l Ente Finanziatore e le seguenti strutture dell Ente: Direzione Sanitaria; Unità Operativa titolare del progetto;. 13 Modalità operative Sulla base di bando, delibera, atto amministrativo o lettera del Soggetto Finanziatore, la Direzione Sanitaria individua l Unità Operativa responsabile del progetto, che in coordinamento con la stessa, elabora il progetto. Il progetto elaborato è inviato al Soggetto Finanziatore per l approvazione. L atto di approvazione (decreto ministeriale, deliberazione regionale, convenzione o contratto) è comunicato all Unità Operativa titolare del progetto e costituisce il titolo per l iscrizione del credito; pertanto l Unità Operativa, dopo aver verificato la coerenza tra l ammontare del contributo assegnato e il progetto presentato, lo trasmette all con l evidenza documentale della verifica effettuata. L procede alla rilevazione in Co.Ge. del contributo assegnato con la seguente scrittura: Crediti v/ Ente finanziatore per progetto Contributi da progetto X L effettua una stampa della registrazione che viene firmata dal Responsabile.

17 Sia l Unità Operativa titolare del progetto che l archiviano in un apposito contenitore tutta la documentazione relativa al progetto. L Unità Operativa titolare del progetto periodicamente provvede, in relazione alle attività svolte per il progetto, a rendicontare al Soggetto Finanziatore gli aspetti scientifici ed economici per l erogazione del contributo. Copia della rendicontazione economica è trasmessa all. Il soggetto finanziatore approvata la rendicontazione procede all accredito del contributo. L ricevuto l avviso di accredito dall Istituto tesoriere rileva l accredito: Ordinativo di incasso Crediti v/ Ente finanziatore per progetto X Successivamente, l verifica la corrispondenza tra l accredito ricevuto e la rendicontazione trasmessa dall Unità Operativa titolare del progetto, emette la reversale di incasso e procede alla rilevazione in Co.Ge. del contributo ricevuto come segue: Ordinativo di incasso sospeso A fine esercizio, in fase di scritture di rettifica e assestamento, i contributi non ancora erogati vengono stornati come segue: Diversi Contributi da progetto X Contributi da progetto X1 Contributi da progetto Risconti Passivi per contributi in c/esercizio 14

18 15 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo L Unità Operativa titolare del progetto verifica la coerenza dell ammontare del contributo assegnato rispetto al progetto presentato. Unità Operativa Attestazione di esito del controllo firmata dal Responsabile dell Unità

19 L effettua la stampa della rilevazione del contributo. L Unità Operativa titolare del progetto con contributi extra F.S.R. deve controllare che i prospetti di rendicontazione inviati all Ente Finanziatore e all siano completi ed esaustivi di tutte le spese effettuate e rappresentativi dell effettivo avanzamento del progetto. L verifica extra contabilmente che l'ammontare delle spese rendicontate dall Unità Operativa corrisponda alle quote di contributi extra F.S.R. erogate. L verifica che le somme incassate a titolo di contributi extra F.S.R. corrispondano a quanto indicato nell atto di approvazione del progetto da parte dell Ente Finanziatore. Unità Operativa Attestazione di esito del controllo firmata dal Responsabile dell Unità Attestazione di esito del controllo firmata dal Responsabile dell Unità Attestazione di esito del controllo firmata dal Responsabile dell Unità Esito del controllo con segnalazione di eventuali anomalie per gli adempimenti consequenziali Ricavi e Proventi per prestazioni sanitarie e socio-sanitarie a rilevanza sanitaria Nell ambito dei ricavi e proventi per prestazioni sanitarie e socio-sanitarie a rilevanza sanitaria si analizzano le procedure delle seguenti fattispecie: Proventi da attività libero professionale intramoenia; Proventi da attività libero professionale intramoenia. 16 Scopo e applicabilità L attività intramoenia consta nell adempimento dell attività libero professionale all interno della struttura ospedaliera (intramoenia ambulatoriale) o presso gli studi professionali privati dei medici (intramoenia allargata), e comunque oltre l impegno di servizio. L attività intramuraria all interno dell Ente è regolata con deliberazione del Direttore Generale. Tale deliberazione deve essere coerente alla normativa regionale che recepisce gli indirizzi nazionali. Il medico che intende avvalersi della possibilità di svolgere attività libero-professionale intramoenia deve essere autorizzato dalla Direzione dell Ente. La presente procedura intende rilevare solo gli aspetti prettamente contabili legati all attività intramuraria con l obiettivo di documentare e formalizzare i flussi informativi. La procedura coinvolge, oltre ai medici che esplicano l attività, le seguenti unità organizzative dell Ente: CUP; ; Ufficio Attività Libero Professionale Intramuraria(ALPI).

20 Modalità operative L erogazione delle prestazioni in regime di ALPI è chiesta dall assistito all atto della prenotazione della prestazione. Il CUP, in base alla disponibilità del medico richiesto (giorni ed orari), provvede ad effettuare la prenotazione della prestazione con registrazione sul sistema informativo delle prenotazioni, e rilascia all assistito un documento di promemoria della prenotazione. Il giorno in cui viene resa la prestazione, il paziente si reca presso le casse CUP. Il CUP sulla base del numero di prenotazione richiama la prestazione, emette la fattura attiva, conferma la prenotazione e il paziente paga la tariffa (tramite contanti, POS, con accredito su c/c bancario/postale). Per l intramoenia allargata il pagamento della prestazione può essere effettuato direttamente al medico. Infatti, l Ufficio Aziendale per l attività di libera professione, dopo aver ricevuto il modulo di autorizzazione ad esercitare le prestazioni firmato dal Direttore Sanitario, consegna al medico autorizzato un blocco di ricevute intestate all Ente da utilizzare nei casi in cui il pagamento delle prestazioni rese non sia effettuato direttamente agli sportelli CUP. Il medico che riceve direttamente il pagamento della prestazione, per legge, deve effettuarne il versamento all Ente entro il giorno successivo all erogazione della prestazione con bonifico o versamento in banca. L importo della prestazione è fissato in funzione alle tariffe dichiarate dal medico in sede di rilascio dell autorizzazione ad operare in regime di Intramoenia. I criteri per la determinazione delle tariffe e le modalità della loro ripartizione, devono essere stabiliti in conformità ai contratti collettivi nazionali di lavoro, alla contrattazione decentrata e alla normativa nazionale e regionale vigente in materia. 17 A scadenze definite il CUP comunica, tramite consegna della stampa da sistema sottoscritta e timbrata, ad ogni singolo medico la lista delle prenotazioni con la copia delle ricevute di incasso. Le fatture per intramoenia devono essere numerate progressivamente e contenere il dettaglio della prestazione fornite e l identificazione del Dirigente autorizzato all esercizio dell Alpi che ha effettuato la prestazione. I controlli relativi alla chiusura cassa, alla quadratura tra erogato ed incassato e alla rilevazione in contabilità dei ricavi da parte dell sono analoghi al processo della compartecipazione alla spesa sanitaria (ticket), alla quale si rimanda. Relativamente al calcolo dei costi relativi ai compensi dei medici, il CUP mensilmente genera dal sistema un file non modificabile contenente per ogni medico il totale dei corrispettivi relativi alle attività svolte nel mese in Libera professione. Tale file, unitamente ad una Determina di Autorizzazione al pagamento firmata dal Responsabile dell ufficio CUP, viene inviato all ufficio Retribuzioni che provvederà

21 all importazione del file sul sistema informativo per l elaborazione dei cedolini. I compensi sono erogati nel mese n+1. Il processo di elaborazione dei cedolini e della contabilizzazione del costo è analogo al processo di Gestione del Personale, al quale si rimanda. 18 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Il medico che intende avvalersi della possibilità di svolgere attività libero professionale deve essere autorizzato dalla Direzione dell Ente. Direzione Generale Modulo di richiesta firmato dal Direttore Sanitario Il CUP stampa dal sistema la lista delle prenotazioni e la invia ai medici timbrata e siglata Il CUP giornalmente esegue la chiusura di cassa verificando la corrispondenza tra il saldo a sistema e gli incassi Il medico esegue la prestazione previa verifica della ricevuta di pagamento CUP CUP Medico Lista prenotazioni timbrata e siglata Distinta registro cassa firmata Evidenza documentale del controllo svolto Il CUP verifica la corrispondenza tra CUP Evidenza documentale

22 prenotazioni, prestazioni erogate e incassi L Area Risorse Gestione Finanziarie verifica la quadratura tra le riconciliazioni del CUP e gli accrediti bancari I costi relativi ai compensi che devono essere erogati ai medici sono comunicati con Determina del Responsabile del CUP all Ufficio Alpi CUP del controllo svoto Evidenza documentale del controllo svolto Delibera firmata dal Responsabile CUP Compartecipazione alla spesa per prestazioni sanitarie (ticket) Scopo e applicabilità Per le prestazioni sanitarie erogate secondo le disposizioni della vigente normativa, quali ambulatoriali e di diagnostica, è prevista la partecipazione dell assistito alla spesa (ticket) a meno che lo stesso non abbia diritto all esenzione dal pagamento dello stesso. L obiettivo dalla presente procedura è: definire le metodologie di rilevazione contabile dei ricavi derivanti da prestazioni sanitarie a carico del cittadino; istituire un sistema di controllo che permetta la corretta iscrizione di tali ricavi e la loro sistematica riconciliazione con gli incassi; assicurare che l informativa di dettaglio da fornire in Nota Integrativa sia adeguata. Le unità organizzative degli Enti coinvolti nella procedura sono: Unità Operativa che eroga la prestazione; Centro Unico di Prenotazione (CUP);. 19 Modalità operative Con deliberazione n.854 del 23 marzo 2010 la Regione Puglia ha recepitole Linee Guida Nazionali Sistema CUP emanate dal Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali. Il sistema E-CUP prevede molteplici modalità di fruizione da parte dell assistito in merito alle modalità di prenotazione: sportello presidiato: sportello sito presso la struttura aziendale erogatrice con operatore dedicato; telefono: numero verde dedicato; prenotazioni effettuate direttamente da operatori sanitari; prenotazioni effettuate presso le farmacie territoriali integrate con il sistema CUP; prenotazioni via web.

23 Qualunque sia la modalità di prenotazione, il processo standard di prenotazione si esplica attraverso le seguenti fasi: identificazione dell assistito che ha l obiettivo del riconoscimento dell utente nell anagrafe di riferimento o l inserimento dello stesso, nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela della privacy; inserimento della prestazione richiesta; prenotazione della prestazione richiesta; contabilizzazione ed incasso. Il paziente all atto della prenotazione della prestazione consegna al CUP la ricetta del medico curante (impegnativa). L'impegnativa deve contenere le informazioni previste dalla normativa nazionale riferite al paziente, e in caso di esenzione dal pagamento del ticket anche i dati relativi all esenzione (es. età, reddito, etc.). Il CUP verifica sul sistema l eventuale presenza dell assistito in anagrafica (il codice fiscale identifica univocamente l assistito) e, se non si tratta di una nuova anagrafica, controlla l eventuale esenzione dichiarata (in caso di prestazioni precedentemente erogate in regime di esenzione), ovvero aggiorna i dati in caso di sopraggiunte nuove condizioni che consentono l esenzione dal pagamento del ticket. Il CUP provvede ad effettuare la prenotazione della prestazione richiesta, registrandola sul sistema informativo delle prenotazioni. Il CUP conferma la prenotazione e rilascia all utente un documento di promemoria della prenotazione. Il pagamento può essere contestuale o meno alla prenotazione. Le principali modalità di incasso ticket sono: pagamento allo sportello; pagamento tramite conto corrente postale; online su appositi portali su cui è necessario che l utente si autentichi tramite una userid ed una password. 20 La riscossione delle somme presso gli sportelli cassa CUP può avvenire tramite: contanti; circuiti POS e carte di credito. Non è ammessa, ex Legge 35/2012, l accettazione di assegni bancari, per qualsivoglia importo e tipologia di prestazione erogata (compresi i proventi per l attività liberoprofessionale intramoenia). Avvenuto il pagamento del ticket, il CUP stampa dal sistema delle prenotazioni due ricevute: una per il paziente e una per l. La ricevuta deve riportare il nome dell assistito, il tipo di prestazione e la modalità di pagamento utilizzata. Qualunque sia la modalità di prenotazione e il relativo incasso del ticket, nessuna prestazione è eseguita prima del pagamento del ticket (se dovuto). L importo del ticket è fissato in

24 funzione del tipo di prestazione e il CUP non è abilitato, in fase di fatturazione, alla modifica dell importo da pagare. L U.O. erogante la prestazione, in base al piano delle prenotazioni ricevuto dal CUP, eroga la prestazione, previa verifica della presenza della ricevuta di pagamento del ticket presentata dall assistito (ove dovuto), e la registra sul gestionale. A fine giornata, il personale sanitario aggiorna il piano delle prenotazioni ed effettua le necessarie riconciliazioni sul gestionale, evidenziando le prestazioni erogate. Il CUP riceve giornalmente dal personale sanitario l aggiornamento del piano delle prenotazioni, con l indicazione delle prestazioni erogate rispetto alle prenotazioni confermate, e le impegnative consegnate dai pazienti. Il CUP giornalmente provvede a verificare la corrispondenza tra le visite prenotate a sistema, le prestazioni erogate, le impegnative e gli incassi ricevuti. In caso di mancata riconciliazione, le eventuali divergenze riscontrate sono analizzate con le singole strutture. In tal caso, il CUP provvede ad effettuare le necessarie rettifiche sul gestionale. Per le prestazioni inevase (prenotate ma non erogate), il CUP inoltra la richiesta di penale agli utenti che non si sono presentati alla visita senza aver provveduto alla disdetta obbligatoria per legge. Per quanto attiene alle verifiche e riconciliazioni delle Casse CUP si rinvia al ciclo finanziario. 21 Il CUP invia l esito dell attività di riconciliazione all Area Gestione Risorse Finanziarie per consentire l iscrizione del ricavo in contabilità generale. L procede alla rilevazione del ricavo dopo aver verificato la corrispondenza tra quanto comunicato dell Istituto tesoriere e la scheda di riepilogo ricevuta dal CUP, con la seguente scrittura: Anticipi per prestazioni sanitarie Proventi per prestazioni sanitarie ambulatoriali Trimestralmente, l verifica la corrispondenza tra i dati presenti nel sistema CUP relativi a prestazioni effettivamente rese con quanto registrato sul sistema contabile.

25 22

26 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Il CUP, prima di effettuare la prenotazione della prestazione verifica che l impegnativa contenga le informazioni previste dalla normativa nazionale riferite al cittadino (es. codice fiscale, estremi dell esenzione per patologia o invalidità, etc). In particolare verifica l eventuale presenza dell assistito in anagrafica (codice fiscale identifica univocamente l assistito): se il nome del paziente è preesistente in anagrafica, controlla l eventuale esenzione prescritta (in caso di prestazioni precedentemente erogate in esenzione). CUP Evidenza dell esito del controllo con data e firma Il CUP, prima di procedere con la richiesta di pagamento, deve assicurarsi che il sistema informativo abbia correttamente recepito gli input relativi alle esenzioni, riduzioni etc. CUP Evidenza dell esito del controllo con data e firma Il personale sanitario prima di erogare la prestazione deve verificare la presenza della ricevuta attestante il pagamento del ticket da parte dell assistito (ove dovuto). Unità Operativa Evidenza dell esito del controllo con data e firma 23 Il personale sanitario aggiorna a fine giornata il piano delle prenotazioni sul gestionale rilevando le prestazioni eseguite ed invia le impegnative al CUP. Unità Operativa Evidenza dell esito del controllo con data e firma Il CUP giornalmente estrae dal sistema il dettaglio delle prenotazioni e provvede a verificare la corrispondenza tra: le visite prenotate, le prestazioni erogate, le impegnative presentate dai pazienti e gli incassi registrati a sistema. CUP Evidenza dell esito del controllo con data e firma sulla base delle schede riconciliate ricevute dal CUP e quanto comunicato dall Istituto Tesoriere provvede a contabilizzare i ricavi Evidenza dell esito del controllo con data e firma Trimestralmente, l verifica la corrispondenza tra i dati presenti nel sistema CUP relativi a prestazioni effettivamente rese con quanto registrato sul sistema contabile Evidenza dell esito del controllo con data e firma

27 1.4.5 Contributi in conto capitale per la quota imputata all esercizio Scopo e applicabilità Per contributi in conto capitale si intendono tutte quelle risorse erogate da un Ente terzo pubblico o privato, destinate all acquisizione, costruzione e/o manutenzione di beni immobili, mobili e immobilizzazioni immateriali. La procedura si pone lo scopo di: monitorare l attribuzione e la gestione dei contributi in c/capitale; fornire adeguata informativa di dettaglio fornita in Nota Integrativa nel rispetto dei principi contabili. Le unità organizzative degli Enti coinvolti nella procedura sono:: Unità Operativa responsabile dell investimento;. Modalità operative Gli investimenti finanziati con contributi in conto capitale sono programmati attraverso il Piano annuale degli Investimenti e sono attribuiti all Ente a seguito di uno specifico atto di approvazione da parte dell Ente finanziatore. Detto atto costituisce titolo di iscrizione in contabilità del contributo. 24 L ricevuto l atto di approvazione del contributo verifica la coerenza dello stesso con il progetto di investimento e provvede alla rilevazione del contributo in una voce di patrimonio netto con contestuale rilevazione del credito verso l Ente finanziatore. La scrittura contabile è la seguente: Crediti per trasferimenti in Contributi per investimenti L Unità operativa titolare dell investimento procede alla gestione dell investimento secondo la procedura descritta nel Ciclo del Patrimonio acquisizione beni immobili alla quale si rinvia e ai fini dell erogazione del contributo rendiconta mensilmente all Ente Finanziatore e all le spese effettuate e liquidate per l investimento ai fini dell erogazione del contributo. L Ente finanziatore sulla base della rendicontazione ricevuta eroga la quota di contributo. L ricevuto l avviso dall Istituto Tesoriere dell accredito del contributo sul conto dell Ente ne rileva l accredito: Ordinativo d incasso Crediti per trasferimenti in c/capitale

28 L, verificata la coincidenza tra quanto rendicontato da parte dell Unità Operativa titolare dell investimento, la comunicazione di approvazione del rendiconto da parte dell Ente finanziatore e quanto accreditato dall Ente finanziatore presso l Istituto tesoriere, procede ad emettere la reversale di incasso e alla seguente rilevazione contabile: Verificata la coincidenza, l provvede ad emettere la reversale di incasso delle somme accreditate e la contestuale riduzione del credito nei confronti dell Ente finanziatore, con la seguente scrittura: Ordinativo d incasso sospeso In caso di mancata corrispondenza, l segnala l anomalia all Unità Operativa per gli adempimenti conseguenti. L conserva in un apposito contenitore destinato all investimento l atto di approvazione, le rendicontazioni mensili dell Unità Operativa, le comunicazioni dell Ente finanziatore dell accredito dei contributi, le comunicazioni dell Istituto Tesoriere dell accredito dei contributi sul conto dell Ente, le reversali d incasso e la stampa delle rilevazioni in Co.Ge. relative all investimento firmato dal Responsabile dell. Per le rilevazioni di fine esercizio relative al contributo si rinvia al Ciclo di Chiusura del Bilancio 25

29 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Il Direttore Generale approva il Piano degli investimenti annuale e programma le proposte di finanziamento. Direttore Generale Deliberazione L Ente Finanziatore approva finanziamento. Ente finanziatore Atto di approvazione verifica la coerenza tra progetto di investimento e atto di approvazione dello stesso Attestazione di esito del controllo firmata Il Responsabile dell Unità Operativa competente verifica l attendibilità della rendicontazione dei progetti finanziati con contributi in conto capitale fornita all Ente Finanziatore e all Unità Operativa Attestazione di esito del controllo firmata dal Responsabile dell Unità L verifica che le somme incassate a titolo di contributi in conto capitale corrispondano a quanto indicato nell atto di approvazione del progetto Esito del controllo con segnalazione di eventuali anomalie per gli adempimenti consequenziali L effettua un monitoraggio sistematico sui contributi in conto capitale congiuntamente all Unità Operativa responsabile dell investimento, al fine di garantire l'utilizzo efficiente ed efficace del contributo stesso. Unità Operativa Esito del controllo con segnalazione di eventuali anomalie per gli adempimenti consequenziali Altri ricavi e proventi Nell ambito degli altri ricavi e proventi si analizza la procedura relativa ai proventi per servizi soggetti a fatturazione ai fini IVA Scopo e applicabilità Gli Enti sanitari, secondo la normativa vigente, emettono fatture per alcune tipologie di prestazioni soggette ad IVA. Infatti, ai sensi dell art. 10 del T.U. Iva, la maggior parte delle prestazioni sanitarie e non, sono esenti da iva, tuttavia vi sono delle casistiche di prestazioni fornite dall Azienda che sono soggette ad iva, in particolare tali prestazioni afferiscono a consulenze e sperimentazioni cliniche. L obiettivo della presente procedura è di assicurare: che i ricavi risultanti dalla contabilità generale corrispondano a diritti certi derivanti da prestazioni soggette ad IVA effettivamente rese; l adeguatezza dell informativa di dettaglio fornita in Nota integrativa.

30 Le unità organizzative dell Ente coinvolte nella procedura sono: Unità Operativa che eroga la prestazione; ; Servizio Gestione CUP Aziendale e libera professione Modalità operative Mensilmente, le Unità Operative che hanno erogato prestazioni soggette ad Iva trasmettono le rendicontazioni delle prestazioni/servizi rese, e la relativa documentazione giustificativa di supporto sia alla Direzione Sanitaria che al Servizio Gestione CUP Aziendale e libera professione per la richiesta di emissione dei documenti attivi. Il Servizio Gestione CUP Aziendale e libera professione a fronte della rendicontazione delle prestazioni/servizi erogati provvede a verificare l allineamento dei dati rispetto alla richiesta di emissione fattura. In caso di esito positivo del controllo emette i corrispondenti documenti attivi tramite apposito gestionale il cui accesso è garantito da idonei criteri di sicurezza logica (user-id e password). La registrazione in contabilità avviene automaticamente a cura dell AGRF acquisendo i dati completi l identificazione del cliente, la scadenza del pagamento ed i dati Iva. Le fatture sono registrate nel relativo registro con la seguente scrittura: Diversi Ricavi IVA a Debito 27 L, ricevuta la comunicazione da parte dell Istituto Tesoriere dell accredito degli importi delle fatture, rileva l accredito; Ordinativo di incasso Crediti L a seguito di verifica di coincidenza tra quanto accreditato e le fatture emette la reversale di incasso Istituto Ordinativo di incasso sospeso L procede almeno trimestralmente alla verifica dello scadenziario dei debitori al fine di riscontrare eventuali partite aperte e effettua i solleciti per il pagamento. Mensilmente, l procede alla predisposizione del prospetto di liquidazione IVA che deve essere firmato per approvazione da parte del Responsabile dell ed archiviato in ordine cronologico.

31 28 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Mensilmente, l Unità Operativa che ha erogato le prestazioni soggette a IVA, trasmette le richieste evase con documentazione giustificativa di supporto a Direzione Sanitaria e Servizio Gestione CUP Aziendale e libera professione Unità Operativa che ha erogato prestazioni soggette a IVA Richieste evase con documentazione giustificativa Servizio Gestione CUP Aziendale e libera professione verifica la regolarità formale al fine dell emissione del documento attivo CUP Documento attivo

32 L verifica mensilmente il prospetto di liquidazione dell Iva, prima del relativo versamento. Il prospetto deve essere siglato dal Responsabile e archiviato in ordine cronologico. Prospetto con firma e data della verifica L verifica la coincidenza tra l avviso dell Istituto Tesoriere dell accredito delle fatture emesse e le fatture stesse Prospetto con firma e data della verifica L monitora periodicamente l andamento delle partite aperte del credito Prospetto con firma e data della verifica 29

33 2.1 PREMESSA 2. CICLO PASSIVO Il Ciclo Passivo ricomprende l insieme dei processi gestionali che generano costi d esercizio e quindi debiti per l Azienda, esclusi quelli legati agli investimenti che attengono al Ciclo del Patrimonio. Detti processi possono essere sintetizzati come segue: Gestione acquisti dei beni sanitari e non sanitari; Gestione acquisti dei servizi sanitari e non sanitari. Le fasi del Ciclo Passivo possono essere scomposti in processi di cui si possono individuare i passaggi salienti, i documenti di riferimento, le unità operative coinvolte ed i punti che presentano le maggiori criticità. Le fasi fondamentali del processo del Ciclo Passivo sono: 1. stipula del contratto; 2. emissione dell'ordine di acquisto; 3. ricevimento dei beni/servizi; 4. ricezione e registrazione della fattura; 5. controllo/liquidazione della fattura; 6. pagamento della fattura. Per quanto attiene alle fasi di: 1. ricevimento dei beni/servizi, 5. controllo/liquidazione della fattura, 6. pagamento della fattura, si evidenzia che si tratta di fasi altamente esposte al rischio di errori e di frodi. 30 Ricevimento dei beni Il ricevimento dei beni necessita di controlli tra ordine e documento di trasporto, in termini di tipologia, quantità e qualità del bene consegnato. La prestazione dei servizi necessita di verifica di corrispondenza tra i servizi richiesti e quelli forniti; inoltre, in caso di prestazione di carattere continuativo, è necessaria la verifica periodica della rispondenza dei servizi erogati rispetto a quanto previsto nel capitolato tecnico. Controllo/liquidazione della fattura I punti di controllo di tale fase hanno lo scopo di verificare la corrispondenza tra: ordine/documento di trasporto/fattura/eventuali collaudi - in caso di fornitura di beni; condizioni contrattuali e svolgimento del servizio - in caso di affidamento di servizi. Pagamento della fattura La fase necessita di controlli, anche a campione, sugli ordinativi di pagamento accertando che sul documento di spesa deve essere riscontrato che il benestare al pagamento venga rilasciato esclusivamente dai soggetti preventivamente individuati e autorizzati all interno dell Azienda.

34 Inoltre, devono essere previste e disciplinate misure preventive di contenimento dei rischi attraverso: la separazione dei compiti tra operatori coinvolti nella gestione delle anagrafiche dei fornitori e operatori coinvolti nella gestione degli ordinativi di pagamento; l'effettuazione di periodiche verifiche a campione sugli inserimenti di nuove anagrafiche di fornitori. Nel prosieguo saranno analizzati i principi e gli obiettivi delle procedure del Ciclo Passivo e i livelli minimi di controllo da implementare per garantire l affidabilità e la qualità dei dati generati dai flussi informativi. Successivamente, per ciascun processo sarà definita la relativa procedura secondo la seguente metodologia: Scopo e applicabilità; Modalità operative; Flow-chart; Procedure minime di controllo. Per le categorie dei beni e dei servizi sanitari e non sanitari si fa riferimento alle categorie così come classificate nel modello CE, e quindi: B01005 B. 1.A) Acquisti di beni sanitari B01010 B.l.A.l) Prodotti farmaceutici ed emoderivati B01015 B.I.A.2) Ossigeno B01020 B.1.A.) Prodotti dietetici B01025 B.1.A.4) Materiali per la profilassi (vaccini) B01030 B.l.A.5) Materiali diagnostici prodotti chimici B01035 B.1.A.6) Materiali diagnostici, lastre RX, mezzi di contrasto per RX, carta per ECG, etc. B01040 B.l.A.7) Presidi chirurgici e materiali sanitari B01045 B.l.A. 8) Materiali protesici B01050 B.l.A. 9) Materiali per emodialisi B01055 B.LA.10) Materiali e Prodotti per uso veterinario B01060 B.l.A.l 1) Altri beni e prodotti sanitari B01065 B.l.A. 12) Beni e prodotti sanitari da Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione 31 B01070 B.1.B) Acquisti di beni non sanitari B01075 B.l.B. 1) Prodotti alimentari B01080 B.1.B.2) Materiali di guardaroba, di pulizia e di convivenza in genere B01085 B.l.B.3) Combustibili, carburanti e lubrificanti B01090 B.1.B.4) Supporti informatici e cancelleria B01095 B.1.B.5) Materiale per la manutenzione B01100 B.1.B.6) Altri beni non sanitari B01105 B.l.B. 7) Beni non sanitari da Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione B02000) B.2) Acquisti di servizi B02005) B.2.A) Acquisti servizi sanitari

35 S02006) B.2.A.a) Mobilità passiva totale a compensazione S02007) B.2.A.b) Mobilità passiva totale a fatturazione diretta B02010) B.2.A.1) Acquisti servizi sanitari per medicina di base B02015) B.2.A.1.1) - da convenzione B02020) B.2.A.1.1.A) Spese per assistenza MMG B02025) B.2.A.1.1.B) Spese per assistenza PLS B02030) B.2.A.1.1.C) Spese per assistenza Continuità assistenziale B02035) B.2.A.1.1.D) Altro (medicina dei servizi, psicologi, medici 118, ecc) B02040) B.2.A.1.2) da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02041) B.2.A.1.2.a) da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02042) B.2.A.1.2.b) da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02045) B.2.A.1.3) da pubblico Mobilità ( Extra Regione) S02046) B.2.A.1.3.a) da pubblico Mobilità ( Extra Regione) a compensazione S02047) B.2.A.1.3.b) da pubblico Mobilità ( Extra Regione) a fatturazione diretta B02050) B.2.A.2) Acquisti servizi sanitari per farmaceutica B02055) B.2.A.2.1) - da convenzione B02060) B.2.A.2.2) da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale S02061) B.2.A.2.2.a) da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale a compensazione S02062) B.2.A.2.2.b) da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02065) B.2.A.2.3) da pubblico ( extra Regione) S02066) B.2.A.2.3.a) da pubblico ( extra Regione) a compensazione S02067) B.2.A.2.3.b) da pubblico ( extra Regione) a fatturazione diretta B02070) B.2.A.3) Acquisti servizi sanitari per assistenza specialistica ambulatoriale B02075) B.2.A.3.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale S02076) B.2.A.3.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale a compensazione S02077) B.2.A.3.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02080) B.2.A.3.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02085) B.2.A.3.3) - da pubblico (extra Regione) S02086) B.2.A.3.3.a) - da pubblico (extra Regione) a compensazione S02087) B.2.A.3.3.b) - da pubblico (extra Regione) a fatturazione diretta B02090) B.2.A.3.4) - da privato - Medici SUMAI B02095) B.2.A.3.5) - da privato B02100) B.2.A.3.5.A) Servizi sanitari per assistenza specialistica da IRCCS Privati e Policl. Privati B02105) B.2.A.3.5.B) Servizi sanitari per assistenza specialistica da Ospedali Classificati privati B02110) B.2.A.3.5.C) Servizi sanitari per assistenza specialistica da Case di Cura Private B02115) B.2.A.3.5.D) Servizi sanitari per assistenza specialistica da altri soggetti privati B02120) B.2.A.3.6) - da privato per cittadini non residenti - extraregione (mobilità attiva in 32

36 compensazione B02125) B.2.A.4) Acquisti servizi sanitari per assistenza riabilitativa B02130) B.2.A.4.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02131) B.2.A.4.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02132) B.2.A.4.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02135) B.2.A.4.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02140) B.2.A.4.3) - da pubblico (extra Regione) non soggetto a compensazione B02145) B.2.A.4.4) - da privato (intraregionale ed extraregionale) B02150) B.2.A.5) Acquisti servizi sanitari per assistenza integrativa e protesica B02155) B.2.A.5.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02156) B.2.A.5.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02157) B.2.A.5.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02160) B.2.A.5.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02165) B.2.A.5.3) - da pubblico (extra Regione) S02166) B.2.A.5.3.a) - da pubblico (extra Regione) a compensazione S02167) B.2.A.5.3.b) - da pubblico (extra Regione) a fatturazione diretta B02170) B.2.A.5.4) - da privato B02175) B.2.A.6) Acquisti servizi sanitari per assistenza ospedaliera B02180) B.2.A.6.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02181) B.2.A.6.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02182) B.2.A.6.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02185) B.2.A.6.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02190) B.2.A.6.3) - da pubblico (extra Regione) S02191) B.2.A.6.3.a) - da pubblico (extra Regione) a compensazione S02192) B.2.A.6.3.b) - da pubblico (extra Regione) a fatturazione diretta B02195) B.2.A.6.4) - da privato B02200) B.2.A.6.4.A) Servizi sanitari per assistenza ospedaliera da IRCCS Privati e Policlinici privati B02205) B.2.A.6.4.B) Servizi sanitari per assistenza ospedaliera da Ospedali Classificati privati B02210) B.2.A.6.4.C) Servizi sanitari per assistenza ospedaliera da Case di Cura Private B02215) B.2.A.6.4.D) Servizi sanitari per assistenza ospedaliera da altri soggetti privati B02220) B.2.A.6.5) - da privato per cittadini non residenti - extraregione (mobilità attiva in compensazione B02225) B.2.A.7) Acquisto prestazioni di psichiatria residenziale e semiresidenziale B02230) B.2.A.7.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02231) B.2.A.7.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità 33

37 intraregionale a compensazione S02232) B.2.A.7.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02235) B.2.A.7.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02240) B.2.A.7.3) - da pubblico (extra Regione) - non soggette a compensazione B02245) B.2.A.7.4) - da privato (intraregionale ed extraregionale) B02250) B.2.A.8) Acquisto prestazioni di distribuzione farmaci e File F B02255) B.2.A.8.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione)- Mobilità intraregionale S02256) B.2.A.8.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02257) B.2.A.8.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02260) B.2.A.8.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02265) B.2.A.8.3) - da pubblico (extra Regione) S02266) B.2.A.8.3.a) - da pubblico (extra Regione) a compensazione S02267) B.2.A.8.3.b) - da pubblico (extra Regione) a fatturazione diretta B02270) B.2.A.8.4) - da privato B02275) B.2.A.8.5) - da privato per cittadini non residenti - extraregione (mobilità attiva in compensazione B02280) B.2.A.9) Acquisto prestazioni termali in convenzione B02285) B.2.A.9.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02286) B.2.A.9.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02287) B.2.A.9.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02290) B.2.A.9.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02295) B.2.A.9.3) - da pubblico (extra Regione) S02296) B.2.A.9.3.a) - da pubblico (extra Regione) a compensazione S02297) B.2.A.9.3.b) - da pubblico (extra Regione) a fatturazione diretta B02300) B.2.A.9.4) - da privato B02305) B.2.A.9.5) - da privato per cittadini non residenti - extraregione (mobilità attiva in compensazione B02310) B.2.A.10) Acquisto prestazioni trasporto sanitari B02315) B.2.A.10.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02316) B.2.A.10.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02317) B.2.A.10.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02320) B.2.A.10.2) - da pubblico (altri soggetti pubbl. della Regione) B02325) B.2.A.10.3) - da pubblico (extra Regione) S02326) B.2.A.10.3.a) - da pubblico (extra Regione) a compensazione S02327) B.2.A.10.3.b) - da pubblico (extra Regione) a fatturazione diretta B02330) B.2.A.10.4) - da privato 34

38 B02335) B.2.A.11) Acquisto prestazioni Socio-Sanitaria a rilevanza sanitaria B02340) B.2.A.11.1) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale S02341) B.2.A.11.1.a) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a compensazione S02342) B.2.A.11.1.b) - da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) - Mobilità intraregionale a fatturazione diretta B02345) B.2.A.11.2) - da pubblico (altri enti pubblici) B02350) B.2.A.11.3) - da pubblico (extra Regione) non soggette a compensazione B02355) B.2.A.11.4) - da privato (intraregionale ed extraregionale) B02360) B.2.A.12) Compartecipazione al personale per att. Libero-prof. (intramoenia) B02365) B.2.A.13) Rimborsi, assegni e contributi sanitari B02370) B.2.A.13.1) Contributi ad associazioni di volontariato B02375) B.2.A.13.2) Rimborsi per cure all'estero B02380) B.2.A.13.3) Contributi per ARPA B02385) B.2.A.13.4) Contributi per Agenzie Regionali B02390) B.2.A.13.5) Contributo Legge 210/92 B02395) B.2.A.13.6) Altri rimborsi, assegni e contributi B02400) B.2.A.13.7) Rimborsi, assegni e contributi v/asl-ao-irccs-policlinici della Regione B02405) B.2.A.14) Consulenze, Collaborazioni, Interinale e altre prestazioni di lavoro sanitarie e sociosanitarie B02410) B.2.A.14.1) Consulenze sanitarie e sociosan. da Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione B02415) B.2.A.14.2) Consulenze sanitarie e sociosanit. da Terzi - Altri enti pubblici B02420) B.2.A.14.3) Consulenze, Collaborazioni, Interinale e altre prestazioni di lavoro sanitarie e socios. da privato B02425) B.2.A.14.3.A) Consulenze sanitarie e sociosanitarie da privato B02430) B.2.A.14.3.B) Collaborazioni coordinate e continuative sanitarie e socios. da privato B02435) B.2.A.14.3.C) Indennità a personale universitario -area sanitaria B02440) B.2.A.14.3.D) Lavoro interinale -area sanitaria B02445) B.2.A.14.3.E) Altre collaborazioni e prestazioni di lavoro -area sanitaria B02450) B.2.A.14.4) Rimborso oneri stipendiali del personale sanitario in comando B02455) B.2.A.14.4.A) Rimborso oneri stipendiali personale sanitario in comando da Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione B02460) B.2.A.14.4.B) Rimborso oneri stipendiali personale sanitario in comando da Regioni, Enti Pubblici e da Università B02465) B.2.A.14.4.C) Rimborso oneri stipendiali personale sanitario in comando da aziende di altre Regioni (ExtraRegione) B02470) B.2.A.15) Altri servizi sanitari e sociosanitari a rilevanza sanitaria B02475) B.2.A.15.1) Altri servizi sanitari e sociosanitari da pubblico V/Asl-AO, IRCCS, Policlinici d/regione B02480) B.2.A.15.2) Altri servizi sanitari e sociosanitari da pubblico - Altri enti B02485) B.2.A.15.3) Altri servizi sanitari e sociosanitari da pubblico (extra Regione) B02490) B.2.A.15.4) Altri servizi sanitari da privato B02495) B.2.A.15.5) Costi per servizi sanitari - Mobilità internazionale passiva 35

39 B02500) B.2.B) Acquisti di servizi non sanitari B02505) B.2.B.1) Servizi non sanitari B02510) B.2.B.1.1) Lavanderia B02515) B.2.B.1.2) Pulizia B02520) B.2.B.1.3) Mensa B02525) B.2.B.1.4) Riscaldamento B02530) B.2.B.1.5) Elaborazione dati B02535) B.2.B.1.6) Servizi trasporti (non sanitari) B02540) B.2.B.1.7) Smaltimento rifiuti B02545) B.2.B.1.8) Utenze telefoniche B02550) B.2.B.1.9) Utenze elettricità B02555) B.2.B.1.10) Altre utenze B02560) B.2.B.1.11) Premi di assicurazione B02565) B.2.B.1.11.A) Premi di assicurazione - R.C. Professionale B02570) B.2.B.1.11.B) Premi di assicurazione - Altri premi assicurativi B02575) B.2.B.1.12) Altri servizi non sanitari B02580) B.2.B.1.12.A) Altri servizi non sanitari da pubblico (Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione) B02585) B.2.B.1.12.B) Altri servizi non sanitari da pubblico B02590) B.2.B.1.12.C) Altri servizi non sanitari da privato B02595) B.2.B.2) Consulenze, Collaborazioni, Interinale e altre prestazioni di lavoro non sanitarie B02600) B.2.B.2.1) Consulenze non sanitarie V/Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione B02605) B.2.B.2.2) Consulenze non sanitarie da Terzi - Altri enti pubblici B02610) B.2.B.2.3) Consulenze, Collaborazioni, Interinale e altre prestazioni di lavoro non sanitarie da privato B02615) B.2.B.2.3.A) Consulenze non sanitarie da privato B02620) B.2.B.2.3.B) Collaborazioni coordinate e continuative non sanitarie da privato B02625) B.2.B.2.3.C) Lavoro interninale -area non sanitaria B02630) B.2.B.2.3.D) Altre collaborazioni e prestazioni di lavoro -area non sanitaria B02635) B.2.B.2.4) Rimborso oneri stipendiali del personale non sanitario in comando B02640) B.2.B.2.4.A) Rimborso oneri stipendiale personale non sanitario in comando da Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione B02645) B.2.B.2.4.B) Rimborso oneri stipendiale personale non sanitario in comando da Regioni, Enti Pubblici e da Università B02650) B.2.B.2.4.C) Rimborso oneri stipendiale personale non sanitario in comando da aziende di altre Regioni (ExtraRegione) B02655) B.2.B.3) Formazione (esternalizzata e non) B02660) B.2.B.3.1) Formazione (esternalizzata e non) da pubblico B02665) B.2.B.3.2) Formazione (esternalizzata e non) da privato B03000) B.3) Manutenzione e riparazione (ordinaria esternalizzata) B03005) B.3.A) Manutenzione e riparazione agli immobili e loro pertinenze B03010) B.3.B) Manutenzione e riparazione ai mobili e macchine B03015) B.3.C) Manutenzione e riparazione alle attrezzature tecnico-scientifico sanitarie B03020) B.3.D) Manutenzione e riparazione per la manut. di automezzi (sanitari e non) B03025) B.3.E) Altre manutenzioni e riparazioni B03030) B.3.F) Manutenzioni e riparazioni da Asl-AO, IRCCS, Policlinici della Regione 36

40 B04000) B.4) Godimento di beni di terzi B04005) B.4.A) Affitti passivi B04010) B.4.B) Canoni di noleggio B04015) B.4.B.1) Canoni di noleggio - area sanitaria B04020) B.4.B.2) Canoni di noleggio - area non sanitaria B04025) B.4.C) Canoni di leasing B04030) B.4.C.1) Canoni di leasing - area sanitaria B04035) B.4.C.2) Canoni di leasing - area non sanitaria B04040) B.4.D) Locazioni e noleggi da Asl-Ao della Regione Le strutture aziendali coinvolte nel Ciclo Passivo e le principali responsabilità attribuibili alle stesse sono evidenziate con la seguente tabella: Strutture coinvolte Principali responsabilità Owner del processo Responsabile della registrazione in contabilità delle fatture passive. Responsabile dell emissione dei mandati di pagamento in relazione al provvedimento di liquidazione. Area Gestione Patrimonio Unità Operative Responsabile anagrafiche fornitori. Responsabile della gestione dei bandi di gara, della nomina del RUP e stipulazione contratto Responsabile dell emissione ordine. Responsabile della ricezione dei beni. Responsabile della verifica corrispondenza del servizio reso rispetto a quanto richiesto. Responsabile della verifica attestazione servizio reso e fattura 37 Riferimenti normativi per l acquisto di beni e servizi sanitari e non D.lgs.163/2006 e s.m.i. L. 488/1999 e s.m.i. D.lgs.82/2005 e s.m.i D.lgs.118/2011 Codice Civile artt e ss Principi contabili nazionali emanati dal CNDCR Regolamenti aziendali in materia di approvvigionamenti L.R. 26/2006 e s.m.i. L.R. 37/2014, art. 20 e ss Deliberazione di Giunta Regionale n del Monitoraggio degli acquisti effettuati dagli Enti e dalle Aziende del Servizio Sanitario Regionale Approvazione del catalogo dei beni e dei servizi del S.S.R

41 Atto Direttore Area Promozione Politiche della Salute n. 21 del Prima approvazione del Piano attività negoziali Deliberazione di Giunta Regionale n del L.R. 37/2014 art. 21 c. 1 - Approvazione Piano regionale delle attività negoziali per le acquisizioni di beni e servizi delle agenzie e degli enti del S.S.R. per l'anno PRINCIPI E OBIETTIVI DI CONTROLLO Al fine di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni e dei dati prodotti per il bilancio d'esercizio, si riportano in sintesi i principi e gli obiettivi delle procedure amministrative del Ciclo Passivo: accertamento dell'esistenza; accuratezza nella rilevazione; verifica della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato costi e debiti; accertamento della corretta esposizione in bilancio; accertamento dell'uniformità dei principi contabili rispetto all'esercizio precedente. 2.3 PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO Per ogni principio e obiettivo, come elencati al punto 4.2, si illustrano i livelli minimi di controllo che devono essere assicurati attraverso le procedure per la loro corretta applicazione o raggiungimento. Esistenza Il sistema di controllo interno deve assicurare che tutte le transazioni registrate siano effettivamente avvenute. In particolare è importante il rispetto delle seguenti condizioni: a) separazione dei compiti e delle responsabilità - Le diverse fasi del Ciclo Passivo devono essere gestite da distinte articolazioni organizzative aziendali, con una separazione dei compiti e delle responsabilità che deve assicurare trasparenza e controllo organico degli aspetti amministrativi e contabili; b) uso e controllo di documenti idonei ed approvati - Ogni operazione suscettibile ad originare, modificare od estinguere obbligazioni passive deve essere accompagnata e comprovata da apposita documentazione; c) analisi periodica delle risultanze contabili da parte di personale indipendente da quello addetto alla loro tenuta - La correttezza e l'attendibilità delle scritture contabili devono essere periodicamente controllate da personale indipendente da quello addetto alla tenuta delle scritture stesse. 38 Accuratezza Il sistema di controllo interno deve dare la possibilità di procedere ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione dei valori economici dei beni e servizi acquistati. Competenza

42 Il sistema di controllo interno deve essere tale da permettere la rilevazione dei costi e dei debiti nel periodo di competenza, come definito dai principi contabili statuiti e relativa casistica applicata. Corretta esposizione Il sistema di controllo interno deve assicurare che i costi ed i debiti siano rappresentati in bilancio in conformità ai corretti principi contabili, con particolare riferimento alla loro classificazione e descrizione ed alla completezza delle informazioni integrative. Uniformità dei principi nel tempo Il sistema di controllo interno deve garantire che i principi adottati nell esercizio non siano diversi da quelli utilizzati nell esercizio precedente; e qualora i principi contabili adottati nell esercizio siano diversi da quelli utilizzati nell esercizio precedente, deve essere data adeguata informazione dei motivi del cambiamento e dell influenza prodotta sulla situazione patrimoniale e sul risultato d esercizio. 2.4 DESCRIZIONE DELLE PROCEDURE Acquisti dei beni sanitari e non sanitari Scopo e applicabilità Lo scopo della procedura è di disciplinare gli approvvigionamenti degli acquisti dei beni sanitari e non sanitari, con l obiettivo di: descrivere le responsabilità e le modalità operative degli acquisti dei beni, definendo nel dettaglio: fasi, attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi; fornire adeguata informativa di dettaglio in Nota Integrativa nel rispetto dei principi contabili. Le articolazioni organizzative aziendali coinvolte nel processo di acquisizione e gestione dei beni sanitari e non, sono: Uffici acquisto beni sanitari; Uffici acquisto beni non sanitari;. 39 Modalità operative La Regione Puglia, nel rispetto della normativa nazionale e nel quadro del perseguimento degli obiettivi di finanza pubblica e di trasparenza, regolarità ed economicità della gestione dei contratti pubblici, ha attivato il processo di razionalizzazione per l acquisizione di lavori, beni e servizi delle amministrazioni e degli enti aventi sede nel territorio regionale attraverso il ricorso alla centrale di committenza regionale, designando con apposita norma (art. 20 L.R. n. 37/2014) la propria Società in house InnovaPuglia SpA quale Soggetto Aggregatore regionale.

43 Il Soggetto Aggregatore, gestisce le attività di competenza attraverso il servizio telematico EmPULIA e fornisce le attività di centralizzazione delle committenze e quelle ausiliarie, come elencate al comma 3 dell art. 21 della citata legge regionale, in favore della Regione e delle Aziende ed Enti del S.S.R., i quali sono tenuti a ricorrere al Soggetto aggregatore regionale per la acquisizione di lavori, beni e servizi, secondo le modalità individuate negli atti di Programmazione regionale delle acquisizioni per gli Enti del S.S.R. da adottarsi entro il 31 dicembre di ogni anno. Nel contesto delle vigenti disposizioni, con DGR n. 2458/2014 è stato approvato il Catalogo dei beni e dei servizi del Servizio Sanitario Regionale ; sulla base dell Atto del Direttore dell Area Promozione delle Politiche per la salute n. 21 del 19 dicembre 2014, con DGR n del 30 dicembre 2014 è stato approvato il Piano regionale delle attività negoziali per le acquisizioni di beni e servizi delle agenzie e degli Enti del S.S.R. per l'anno 2015,individuando beni e servizi da acquisire per il tramite del Soggetto aggregatore e beni e servizi da acquisire in forma aggregata (Unioni d acquisto tra le aziende sanitarie) avvalendosi delle attività di committenza ausiliarie (piattaforma EmPULIA) assicurate da InnovaPuglia. L Azienda registra i Responsabili del procedimento degli Acquisti (R.d.A.) sul portale EmPULIA. I Responsabili degli Acquisti hanno il compito di ricevere le richieste dalle varie UU.OO e procedere all approvvigionamento secondo le procedure sopra descritte. Nel prosieguo per ogni singola fase del processo del Ciclo Passivo, come elencate in premessa, saranno analizzate le modalità operative. 40 Stipulazione del contratto di fornitura Anagrafica Fornitori Anagrafica prodotti Concluso l'iter dell'aggiudicazione, si procede alla stipula del contratto che può essere ad esecuzione istantanea o ad esecuzione periodica e continuativa. La deliberazione di aggiudicazione e il contratto sono rilevati a sistema. La rilevazione avviene richiamando l anagrafica dei beni oggetto della fornitura e l inserimento delle quantità acquistate ed il relativo prezzo, con contestuale aggancio delle quantità acquistate all anagrafica del fornitore. Nel caso in cui il contratto sia stato stipulato con un nuovo fornitore, viene invito all un modulo a firma del RDA con il quale si comunicano le informazioni anagrafiche e giuridiche del nuovo fornitore. L, ricevuto il modulo, provvede alla creazione a sistema dell Anagrafica del nuovo fornitore. Il sistema deve generare automaticamente i controlli di duplicazione Partita Iva/Codice Fiscale e di errato inserimento Partita Iva/Codice Fiscale. Nel caso in cui il contratto sia stato stipulato per beni non presenti in Anagrafica, l RdA invia al responsabile delle anagrafiche del Magazzino competente (Farmacia o Economale) la copia della deliberazione di aggiudicazione e il contratto, per la creazione dell anagrafica del bene. Emissione dell'ordine di acquisto ed esecuzione ordine di acquisto I beni acquistati dall Ente possono essere: beni a scorta e beni in transito.

44 I beni a scorta sono quei beni per i quali il magazzino gestisce un livello minimo di scorta; i beni in transito, invece, sono quei beni che sono acquistati solo al manifestarsi della loro esigenza. Le Unità richiedenti beni sanitari o non sanitari, a seconda della tipologia dei beni, inviano le richieste dei beni al Responsabile degli acquisti dei beni sanitari o al Responsabile degli acquisti non sanitari, il quale approva la richiesta e verifica la disponibilità dei beni richiesti presso il magazzino. Se la richiesta ha per oggetto beni a scorta, o comunque già presenti in magazzino, si procede come già descritto con il Ciclo del Magazzino alla quale si rinvia. Se, invece, la richiesta ha per oggetto beni non presenti in giacenza, il Responsabile degli acquisti: nel caso in cui sia stato già stipulato un contratto di acquisto per le quantità richieste trasmette l ordine direttamente al fornitore, nel caso in cui non sia stato stipulato alcun contratto di acquisto per le quantità richieste provvede secondo le modalità di evidenza pubblica già descritte. Con riferimento ai beni a scorta, il Responsabile della gestione scorte, verificata il raggiungimento del limite minimo della scorta, provvede a trasmettere la richiesta di ordine di acquisto al Responsabile degli acquisti, il quale segue le procedure di acquisto innanzi descritte. Ricevimento dei beni Per la fase del ricevimento dei beni si rinvia a quanto descritto con il Ciclo del Magazzino. 41 Ricevimento fattura e registrazione fattura Ogni fornitore di beni agli Enti S.S.R. è tenuto ad emettere fattura in formato XML debitamente firmata digitalmente, nel rispetto di quanto definito dal Decreto ministeriale n.55/2013 ( FatturaPA ). La fattura è trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), il quale eseguiti i controlli formali la inoltra all Ente destinatario. L visualizza la fattura elettronica ricevuta, verifica l esito dei controlli formali svolti dal SdI e procede alla ricezione della FatturaPA con contestuale registrazione in contabilità generale, con la seguente rilevazione contabile: Debiti v/fornitori Controllo/liquidazione della fattura Attraverso la lista di trasferimento, la fattura viene trasmessa dall all unità organizzativa che ha emesso l ordine di acquisto. Il personale competente associa la fattura al Documento di trasporto, all ordine ed al contratto, verificandone la corrispondenza. Accertata la corrispondenza, la fattura è liquidata tramite lista di liquidazione stampata dal sistema, sulla quale viene apposto il timbro e la firma del Responsabile dell'ordine. Se dalla verifica si dovessero evidenziare difformità, il personale preposto a tale controllo, con nota scritta, informa il fornitore richiedendo i documenti contabili rettificativi.

45 La lista di liquidazione è trasmessa tempestivamente all per poter consentire il pagamento nei termini contrattuali. Pagamento della fattura L, ricevuta la documentazione di cui sopra, emette il Mandato di pagamento ed effettua la relativa registrazione in contabilità generale: Debito vs Istituto Tesoriere I mandati di pagamento vengono trasmessi all'istituto Tesoriere, unitamente alla Distinta di pagamento numerata progressivamente e riportante il dettaglio delle fatture da pagare, previa firma di autorizzazione da chi ne ha competenza. Almeno trimestralmente, l' verifica lo scadenziario dei fornitori al fine di riscontrare eventuali partite ancora aperte. Nel caso in cui dovessero risultare partite ingiustificatamente aperte, l ne dà notizia alle strutture competenti per gli acquisti per le azioni consequenziali. Per un maggior dettaglio in merito al sotto-processo di pagamento delle fatture si rimanda a quanto descritto nella procedura del Ciclo Finanziario. 42

46 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Le richieste di Acquisto vengono validate dal Responsabile dell Unità richiedente. Responsabile Unità. richiedente RdA firmata I Responsabili degli Acquisti provvedono agli acquisti secondo la normativa di riferimento. In caso di aggiudicazione di una fornitura con un nuovo fornitore, l provvede a codificare i dati anagrafici del fornitore a sistema In caso di acquisto di nuovo bene, il magazzino competente procede all anagrafica del nuovo bene. L Ordine di Acquisto viene validato dal Responsabile degli acquisti. La merce consegnata presso l Unità richiedente deve essere verificata in termini di quantità e tipologia rispetto all ordine Al momento di ricezione della fattura, il Responsabile dell U.O. richiedente verifica la corrispondenza dei dati presenti in fattura, rispetto all ordine e al DDT e autorizza la liquidazione. Responsabile acquisti beni sanitari Responsabile acquisti beni non sanitari Magazzino Farmacia/Magazzino Economale Responsabile degli acquisti beni sanitari Responsabile degli acquisti beni non sanitari Responsabile unità richiedente Responsabile unità richiedente Contratto firmato Evidenza documentale della completezza e accuratezza della codifica dei fornitori in anagrafica Evidenza documentale della completezza e accuratezza della codifica del nuovo bene in anagrafica OdA firmato DDT timbrato e firmato Liquidazione firmata dal Responsabile unità richiedente 43 L emette il mandato di pagamento Mandato di pagamento L verifica la corrispondenza tra l importo del pagamento processato e gli ordinativi di pagamento registrati in contabilità Evidenza documentale del controllo svolto.

47 2.4.2 Acquisti di servizi sanitari e non sanitari Scopo e applicabilità Lo scopo della procedura è di disciplinare gli approvvigionamenti dei servizi sanitari e non, con l obiettivo di: descrivere le responsabilità e le modalità operative degli acquisti dei servizi, definendo nel dettaglio: fasi, attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi; fornire adeguata informativa di dettaglio in Nota Integrativa nel rispetto dei principi contabili. Le articolazioni organizzative aziendali coinvolte nel processo di acquisizione e gestione dei beni sanitari e non sanitari sono: Uffici acquisto servizi sanitari (es. service radioterapia, etc); Uffici acquisto servizi non sanitari (es. servizi di manutenzione, servizi informatici, lavanolo, mensa, servizi assicurativi, smaltimento rifiuti ROT, servizi professionali, servizi legali, etc);. Modalità operative Relativamente agli acquisti di servizi sanitari e non sanitari valgono le medesime considerazioni già esposte relativamente alle modalità di acquisizione dei beni sanitari e non per il tramite del Soggetto Aggregatore e della Centrale di Committenza (EmPULIA) ovvero, tramite l Unione temporanea di Acquisto, a cui si rinvia. Anche le modalità operative sono speculari a quelli dell acquisto di beni, sicchè, fatta eccezione per quel che attiene gli aspetti di competenza del Magazzino, si richiama quanto già riportato sub Per i contratti di prestazione di servizi, è necessario verificare periodicamente la rispondenza dei livelli di servizio erogato rispetto a quanto previsto nel Capitolato Tecnico. Al momento dell erogazione del servizio, l U.O. richiedente verifica la corrispondenza tra il servizio reso e quanto definito da contratto e, in caso di esito positivo, firma il modulo del servizio reso. L U.O richiedente, ricevuta la fattura dall ne verifica la corrispondenza con il modulo del servizio reso e provvede alla liquidazione. 44

48 45

49 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del Controllo Le richieste di Acquisto vengono validate dal Responsabile dell Unità richiedente. Responsabile Unità richiedente RdA firmata I Responsabili degli Acquisti provvedono agli acquisti secondo la normativa di riferimento. Responsabile acquisti servizi sanitari Responsabile acquisti servizi non sanitari Contratto firmato In caso di aggiudicazione di una fornitura con un nuovo fornitore, l provvede a codificare i dati anagrafici del fornitore a sistema Evidenza documentale della completezza e accuratezza della codifica dei fornitori in anagrafica Al momento della ricezione del servizio reso, l Unità richiedente verifica la conformità rispetto al contratto e in caso di valutazione positiva firma il modulo di attestazione servizio reso Al momento di ricezione della fattura, il Responsabile dell Unità richiedente verifica la corrispondenza dei dati presenti in fattura rispetto al contratto e al documento di attestazione del servizio reso e autorizza la liquidazione della fattura. Responsabile unità richiedente Responsabile unità richiedente Timbro e firma del modulo di attestazione servizio reso Lista di liquidazione firmata dal Responsabile U.O. richiedente 46 L emette il mandato di pagamento sulla base della liquidazione ricevuta Mandato di pagamento. L verifica la corrispondenza tra l importo del pagamento processato e gli ordinativi di pagamento registrati in contabilità Evidenza documentale del controllo svolto

50 5.1 PREMESSA 3. CICLO MAGAZZINO Il Ciclo del Magazzino ricomprende l insieme delle procedure aziendali che attengono alla gestione e alla rilevazione delle rimanenze dei beni sanitari e non sanitari dell Azienda, relativamente a: Gestione dei beni di consumo sanitario; Gestione dei beni di consumo non sanitario; Inventariazione dei beni di consumo sanitario ed economale presso i Magazzini; Inventariazione dei beni di consumo sanitario e non sanitario presso i centri di consumo (Unità Operative/Reparti/Distretti); Gestione dei beni sanitari in conto deposito. Nel prosieguo saranno analizzati i principi e gli obiettivi delle procedure del Ciclo del Magazzino e i livelli minimi di controllo da implementare per garantire l affidabilità e la qualità dei dati generati dai flussi informativi. Successivamente, ciascuna procedura sarà articolata nel modo seguente: Scopo e applicabilità; Modalità operative; Flow-chart; Procedure minime di controllo. 47 Il Ciclo del Magazzino coinvolge diverse voci dello Schema di Stato Patrimoniale e di Conto economico previsti dall Allegato 2 del D. Lgs. 118 del 23 giugno 2011, come aggiornato dal Decreto Ministero della Salute/Ministero dell Economia e delle Finanze 20 Marzo Nello specifico: VOCI DI STATO PATRIMONIALE B.I) RIMANENZE B.I.1) Rimanenze beni sanitari B.I.2) Rimanenze beni non sanitari B.I.3) Acconti per acquisti beni sanitari B.I.4) Acconti per acquisti beni non sanitari D) Conti d ordine D.4) ALTRI CONTI D ORDINE Beni di terzi presso Ente VOCI DI CONTO ECONOMICO B) COSTI DELLA PRODUZIONE B.10) Variazione delle rimanenze B.10.a) Variazioni rimanenze sanitarie B.10.b) Variazioni rimanenze non sanitarie

51 Le strutture organizzative degli Enti sanitari coinvolti nel Ciclo del Magazzino e le principali responsabilità attribuibili alle stesse sono evidenziate nella seguente tabella: Strutture coinvolte Magazzino Farmacia Principali responsabilità Owner del processo Responsabile delle rilevazioni contabili relative alla valorizzazione delle rimanenze di fine esercizio. Responsabile delle rilevazioni contabili relative all eventuale svalutazione di farmaci scaduti o superati e/o di materiale non sanitario scaduto (generi alimentari e/o obsoleti). Responsabile della gestione del Magazzino dei farmaci e del materiale sanitario a scorta. Magazzino Economato Unità Operative/Reparti Responsabile del ricevimento e dello smistamento dei beni di consumo sanitario in transito presso i centri utilizzatori, tramite idonee procedure informatiche. Responsabile dell erogazione diretta di farmaci agli assistiti a completamento del ciclo terapeutico avviato. Responsabile della gestione dei beni sanitari in conto deposito. Responsabile dell inventario fisico delle giacenze dei beni sanitari. Responsabile della gestione del Magazzino dei beni non sanitari. Responsabile della gestione dei processi di stoccaggio e distribuzione dei beni non sanitari destinati ai vari centri di prelievo. Responsabile dell inventario fisico delle giacenze dei beni non sanitari. Responsabile dell approvvigionamento dei beni sanitari ed economali. Responsabile delle operazioni di inventario dei beni presenti nel centro secondo le indicazioni fornite dal Responsabile di Magazzino. 48 Riferimenti normativi Codice Civile Principi Contabili Nazionali emanati dall Organismo Italiano di Contabilità: OIC 13 Rimanenze Decreto Legislativo n. 118/2011 Decreto Ministero Salute del 20 marzo 2013

52 3.2 PRINCIPI E OBIETTIVI DI CONTROLLO Al fine di garantire la completezza e la correttezza dell informativa del Bilancio di Esercizio, i principi e gli obiettivi delle procedure amministrativo-contabili del Ciclo del Magazzino sono: accertamento dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze; accertamento del titolo di proprietà e/o di possesso dei beni; verifica della corretta valutazione delle rimanenze di magazzino, rispetto ai criteri previsti dal D. Lgs. 118/2011 e dalle altre disposizioni normative applicabili; verifica della corretta classificazione in bilancio; verifica della corretta informativa di bilancio secondo le disposizioni del D. Lgs. 118/2011 e delle altre disposizioni normative applicabili. 3.3 PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO Il raggiungimento degli obiettivi di cui al punto 3.2 aumenta l affidabilità e la qualità dei flussi informativi del Ciclo e richiede implementazione nell ambito delle procedure amministrativo contabili di alcuni controlli chiave, quali: controlli sul rispetto dei livelli di autorizzazione previsti dalla procedura che minimizzino ragionevolmente l esposizione dell Ente a errori o frodi; controlli che assicurino la completa ed accurata registrazione delle operazioni; controlli che assicurino l affidabilità dell elaborazione dei dati e dei report emessi; controlli che limitino il rischio di perdite di beni o di frodi (ad esempio: separazione delle funzioni, controlli fisici, assicurazioni); controlli che assicurino la conformità alle leggi ed ai regolamenti. 49 Tali controlli devono essere sistematici e tracciabili altrimenti non risulta possibile effettuare qualsiasi attività di verifica finalizzata ad accertarne l operatività e l efficacia. Per quanto attiene i principi e gli obiettivi di: verifica dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze; verifica del titolo di proprietà e/o di possesso dei beni; verifica della corretta valutazione delle rimanenze di magazzino si ritiene di dover specificare quanto segue: Verifica dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze Al fine di limitare i rischi relativi alle asserzioni di completezza ed esistenza delle rimanenze di magazzino, i controlli minimi che devono essere previsti dalla procedura sono: identificazione e controllo quantitativo/qualitativo dei beni all atto della ricezione e al loro riscontro con gli ordinativi d acquisto; controlli sulla ordinata dislocazione e disposizione logistica dei beni in magazzini, secondo schemi prestabiliti; controlli sulla corrispondenza tra quantità e qualità del bene da spedire ai centri di consumo e preventiva autorizzazione all uscita; controlli sui movimenti dei beni dal magazzino ai centri di destinazione;

53 verifica della tracciabilità dei movimenti dei beni di terzi presso l Ente; inventariazione fisica, periodica o annuale, delle esistenze fisiche di rimanenze e confronto delle risultanze di inventario con i dati rilevati in contabilità generale. Ognuno dei suddetti controlli deve essere regolamentato in una procedura e deve essere attribuito ad un unico responsabile che risponde dell operatività e dell efficacia dello stesso. Per garantire l evidenza dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze è necessario che sia rispettato il principio della tracciabilità, e quindi è necessario che: ogni movimento delle giacenze sia accompagnato e comprovato da un apposito documento (buoni di entrata, uscita, prelievo, ecc.). Tali documenti, devono essere emessi e firmati dai responsabili a ciò autorizzati e possono consistere in moduli cartacei pre-numerati o in documenti digitali firmati elettronicamente; il sistema di rilevazione delle movimentazioni deve permettere di produrre reports sintetici di dettaglio delle stesse movimentazioni, anche ai fini delle analisi gestionali per far individuare i livelli di riordino, eventuali fenomeni di lento rigiro, obsolescenza, eccedenza di scorta, etc.. L inventario fisico rappresenta un attività fondamentale per la verifica dell esistenza fisica e della completa rilevazione delle giacenze. Gli inventari fisici possono essere effettuati: in un unico intervento annuale, mediante la conta completa di tutti i beni presenti in magazzino; con più inventari parziali, su base ciclica, aventi una frequenza tale da inventariare almeno una volta l anno tutte le componenti di magazzino. 50 Le risultanze inventariali devono essere riscontrate con le esistenze della contabilità, al fine di evidenziare eventuali discordanze e apportare le dovute rettifiche. Per una corretta esecuzione dell inventario fisico è necessario che l Ente adotti un apposito Regolamento di inventariazione che ne disciplini le modalità operative di esecuzione e l individuazione dei responsabili. Verificadel titolo di proprietà e/o di possesso dei beni L Ente deve disporre della documentazione necessaria e di adeguati sistemi di rilevazione atti a dimostrare e salvaguardare il diritto di proprietà dei propri beni. Tutte le limitazioni alla libera disponibilità dei beni di proprietà dell Ente devono essere gestite mediante apposite rilevazioni nel sistema informativo dei vincoli esistenti (riserve di proprietà, privilegi, etc.) I beni di terzi presso l Ente devono essere identificati o identificabili sia fisicamente che contabilmente, e quindi occorre che:

54 fisicamente siano disposti in apposite aree di giacenza o individuabili attraverso l apposizione sugli stessi di cartellini o simili mezzi, atti a separarli dai beni di proprietà dell azienda; contabilmente siano rilevati in una contabilità separata rispetto a quella dei beni propri. Verifica della corretta valutazione delle giacenze di magazzino Condizione necessaria per una puntuale evidenza della corretta valutazione delle giacenze di magazzino ai sensi del D.lgs.118/2011 è l implementazione di un adeguato sistema informativo di rilevazione di ogni movimento di magazzino di carico e scarico, che preveda procedure tese alla valutazione delle giacenze al costo medio ponderato. 3.4 DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione dei beni di consumo sanitario Scopo e applicabilità Lo scopo della presente procedura è di: definire le responsabilità e le modalità operative di gestione dei beni di consumo sanitario, definendo nel dettaglio: attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi utilizzati; ottimizzare i comportamenti delle strutture coinvolte, secondo i principi di correttezza amministrativa, di efficacia ed efficienza, diffondendo nell organizzazione gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni di consumo sanitario; consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. 51 Le articolazioni organizzative che sono coinvolte nella presente procedura sono: Magazzino Farmacia; Unità Operative/Reparti. Modalità operative Per beni di consumo sanitario si intendono le seguenti categorie di prodotti: Prodotti farmaceutici ed emoderivati; Ossigeno; Prodotti dietetici; Materiali per la profilassi (vaccini); Materiali diagnostici prodotti chimici; Materiali diagnostici, lastre RX, mezzi di contrasto per RX, carta per ECG, ECG, etc; Presidi chirurgici e materiali sanitari; Materiali protesici;

55 Materiali per emodialisi; Materiali e Prodotti per uso veterinario; Altri beni e prodotti sanitari. Tali prodotti sono gestiti dal Magazzino Farmacia che al loro ricevimento ne provvede all immagazzinamento e distribuzione ai centri di consumo o direttamente ai pazienti. Dal punto di vista contabile i beni di consumo sanitario vengono classificati secondo la terna Categoria/Classe/Sottoclasse che consente di: classificare i beni acquistati ai fini del monitoraggio della spesa; collocare i relativi dati di consumo all interno di uno specifico conto di Bilancio (Contabilità Generale); associare il consumo di un fattore produttivo al Centro di Costo richiedente (Contabilità Analitica). I beni di consumo sanitario vengono gestiti attraverso un punto di immagazzinamento fisico. Il suddetto punto di immagazzinamento può rappresentare un centro di acquisto autonomo. In particolare, il predetto punto rappresenta un centro di ricevimento e stoccaggio che verifica la correttezza dei prodotti ricevuti e cura il sistema di distribuzione dei beni ai centri di consumo o di distribuzione diretta ai pazienti. Il centro di stoccaggio è identificato nella procedura informatizzata di contabilità dell Azienda con la denominazione di Magazzino, trattasi di magazzino di natura contabile. 52 Il processo di gestione delle scorte di beni di consumo sanitario si articola nelle seguenti macro-fasi: Controlli al ricevimento, in accettazione e stoccaggio e al carico del magazzino; Emissione ed evasione delle richieste, prelievo e scarico magazzino; Smaltimento beni scaduti; Analisi gestionali dei consumi dei beni sanitari. Di seguito sono descritte le responsabilità e le modalità operative di gestione delle attività relative a ciascuna macro-fase. Controllo al ricevimento, in accettazione e stoccaggio, e carico del magazzino Controllo al ricevimento Il controllo al ricevimento viene eseguito dagli operatori incaricati contestualmente all arrivo dei beni allo scopo di verificare: identità dei beni; natura dei beni; necessità di particolari modalità di stoccaggio; adeguatezza del mezzo di trasporto utilizzato e delle modalità di scarico alle esigenze di conservazione;

56 quantità dei beni e corrispondenza tra quanto pervenuto e quanto indicato sul documento di trasporto; integrità dell imballaggio. I beni devono essere comunque sempre accettati con riserva di inventario e controllo e a fronte del ricevimento gli operatori incaricati timbrano e firmano il documento di trasporto. Nel caso in cui l'imballaggio e/o i beni presentino tracce di danneggiamento o le modalità di trasporto e di scarico non risultino essere conformi ai requisiti indicati nelle specifiche fornite dal produttore, gli operatori incaricati della ricezione della merce contestano al trasportatore il danno rilevato o la difformità delle modalità di trasporto/scarico con una annotazione sul documento di trasporto o, in alternativa, rifiutano la consegna. Controllo in accettazione e stoccaggio Il controllo in accettazione deve essere effettuato dal personale incaricato allo stoccaggio contestualmente allo smistamento dei beni e alla loro allocazione in armadi, scaffali, ecc. Il controllo consiste nella verifica: della integrità della confezione e del bene ove possibile; della conformità del bene, in termini di caratteristiche e quantità, con quanto richiesto con l'ordine di acquisto e con quanto riportato sul documento di trasporto; della scadenza del bene, che non deve essere inferiore a un termine congruo per la tipologia di bene (definire sulla base delle indicazioni e caratteristiche del farmaco); delle modalità di conservazione del bene riportate sulla confezione dello stesso. Se il controllo ha esito negativo, i beni non conformi vengono separati ed identificati per evitare che possano essere utilizzati accidentalmente, in attesa della restituzione al fornitore. 53 Nel caso in cui la merce consegnata sia in quantità minore rispetto a quella indicata nell ordine, il Responsabile del Magazzino Farmacia deve trasmettere comunicazione tempestiva scritta al fornitore indicando le quantità non consegnate rispetto a quelle indicate nell ordine. Con la stessa comunicazione il Responsabile del Magazzino Farmacia deve richiedere i tempi relativi alla completa evasione dell ordine. Nel caso opposto, beni consegnati in quantità maggiore rispetto a quella indicata nell ordine di acquisto (ODA), il Responsabile del Magazzino Farmacia deve procedere alla restituzione dei beni in eccesso al fornitore; oppure, previa convalida della maggiore quantità ricevuta secondo le modalità stabilite dalla procedura del Ciclo Passivo, all accettazione della merce ricevuta in eccesso. Se l esito dei controlli, invece, risulta essere positivo, l operatore incaricato stampa la copia dell ordine attestando l avvenuto superamento dei controlli con timbro e firma, e la allega al documento di trasporto timbrato e siglato. Al termine delle operazioni di accettazione il personale incaricato deve provvedere a stoccare i beni negli appositi scaffali, armadietti ecc. e alle operazioni di carico contabile delle quantità accettate.

57 Carico del Magazzino I beni che hanno superato i controlli in accettazione vengono caricati in contabilità a cura del personale incaricato. I carichi (e gli scarichi) in contabilità di magazzino devono essere informatizzati ed effettuati mediante l utilizzo di penne ottiche che permettano di rilevare a sistema tutte le informazioni/dati relative ai beni compresa la date di scadenza, per la gestione dei beni scaduti. In caso non sia possibile procedere alle operazioni di carico contestualmente alle operazioni di accettazione, le bolle in attesa di carico devono essere conservate in appositi contenitori recanti la dicitura in attesa di carico per ridurre al minimo il rischio di mancato carico. L operatore per effettuare il carico provvede a richiamare a sistema l ordine di acquisto a cui i beni si riferiscono e, per ciascuna delle righe d'ordine, deve inserire la quantità consegnata che ha superato i controlli. In caso di beni arrivati in quantità diversa da quella ordinata si deve: lasciare l ordine aperto, in caso di arrivo di beni in quantità minore rispetto all ordine, e attendere la consegna del saldo dei beni; convalidare, in caso di arrivo di beni in quantità maggiore rispetto all ordine, la maggiore quantità e accettare i beni se non si dovesse procedere alla restituzione degli stessi. con la registrazione del documento di trasporto, che aggiorna la quantità dei beni giacenti in magazzino, si crea automaticamente un documento di carico che contiene i seguenti dati: numero e data di entrata dei beni; riferimento dell'ordine; fornitore; riferimento numero e data documento di trasporto; magazzino emittente l ordine e centro richiedente; quantità della merce arrivata. 54 I Documenti di trasporto controfirmati per ricevimento e accettazione con i relativi ordini sono archiviati presso il Magazzino Farmacia. Per quanto attiene la procedura di registrazione e liquidazione delle fatture ricevute a fronte dei beni ricevuti si rimanda alla trattazione del Ciclo Passivo. Emissione ed evasione delle richieste, prelievo e scarico del magazzino Le richieste dei beni dai vari centri richiedenti devono pervenire direttamente al Magazzino Farmacia che provvede a verificare se il bene è in giacenza; i livelli di giacenza devono essere adeguati rispetto alle ordinarie richieste dei vari centri richiedenti. Se il bene non è presente si provvede ad effettuare l'ordinativo secondo le fasi previste nella procedura del Ciclo Passivo, alla quale si rimanda.

58 Le richieste dei beni devono essere effettuate dal personale autorizzato dei centri richiedenti avvalendosi di una procedura informatizzata che preveda l utilizzo di password personali oppure con appositi moduli cartacei resi disponibili dal Magazzino. Le richieste devono essere autorizzate dal Responsabile dell U.O. richiedente. Il contenuto minimo delle richieste deve essere il seguente: codice/descrizione del centro di prelievo richiedente; codice articolo di magazzino; quantità richiesta e formato (scatole, pillole, ecc.); quantità presente in reparto al momento della richiesta; firma leggibile del personale che autorizza la richiesta; data di richiesta. Il centro richiedente invia la copia della richiesta firmata al Magazzino Farmacia e ne trattiene una copia. Il prelievo dei prodotti dal magazzino viene effettuato dal personale incaricato sulla base delle richieste ricevute, vidimate dal farmacista. Gli elementi necessari per l evasione della richiesta sono: identificazione della destinazione della merce; codice del centro di prelievo; data di emissione della richiesta; descrizione dei prodotti richiesti; firma del responsabile del punto di prelievo. Il personale incaricato del Magazzino Farmacia, ricevuta la richiesta di fornitura del centro richiedente, autorizzata dal farmacista, provvede: a prelevare i beni richiesti dal Magazzino; allo scarico dei beni dal Magazzino attraverso il lettore ottico, attribuendo lo scarico al relativo centro di prelievo; ad indicare nel modulo di richiesta le quantità messe in consegna e alla restituzione del modulo al Farmacista. All atto della consegna dei beni al centro richiedente, il Responsabile dello stesso firma per accettazione il modulo di richiesta/bolla di scarico e prende in consegna il materiale, controlla la qualità e la quantità dei prodotti ricevuti e segnala per iscritto eventuali differenze entro le 24 ore successive al Responsabile del Magazzino. Trascorso tale periodo, i beni saranno definitivamente attribuiti al centro richiedente. Il Magazzino Farmacia conserva i moduli di richiesta/bolla di scarico controfirmati per accettazione. 55 Smaltimento beni scaduti Il personale incaricato dal Responsabile del Magazzino periodicamente (al massimo entro un mese) stampa dal sistema informativo l Elenco dei prodotti in scadenza e ne verifica materialmente l effettiva scadenza e/o l effettivo stato di obsolescenza. I beni scaduti vengono riclassificati in un apposito centro di costo identificato da uno specifico codice articolo, per darne evidenza all ai fini della valorizzazione.

59 Il personale incaricato dal Responsabile del Magazzini, sigla l Elenco dei prodotti in scadenza per avvenuto controllo e lo sottopone al suddetto Responsabile, che lo firma per l autorizzazione allo smaltimento. Tali beni vengono dislocati in un apposito spazio del Magazzino destinato allo stoccaggio dei beni scaduti. Periodicamente (non oltre i 3 mesi), gli scaduti sono consegnati ad aziende specializzate per la termodistruzione. 56

60 Controllo al ricevimento, in accettazione e stoccaggio e carico dei beni Flow chart : Gestione beni di consumo sanitario Attività & Controlli Process Owner Magazzino Farmacia Fornitore Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Controllo al ricevimento Verifica corrispondenza quantità ricevute e quantità riportate sul documento di trasporto e verifica integrità dei beni Esito negativo? No Sì La merce viene riconsegnata al fornitore per le opportune verifiche Timbro e firma del Documento di trasporto in entrata per accettazione Controllo in accettazione e stoccaggio Verifica conformità tra la quantità ricevuta con la quantità presente nell ordine di acquisto (ODA) La merce non è conforme? No Sì 57 Stoccaggio beni in magazzino Stampa e firma dell ODA che viene allegata al Documento di trasporto Carico del magazzino Registrazione dei beni in contablità di magazzino END

61 Emissione ed evasione delle richieste Flow chart : Gestione beni di consumo sanitario Attività & Controlli Process Owner Centro richidente (Unitò Operativa/Reparti/Distretti) Magazzino Farmacia Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Emissione ed evasione delle richieste Emissione richiesta di beni Richiesta autorizzata dal responsabile dell U.O.richiedente Ricevimento della richiesta e verifica della presenza in giacenza Approvazione richiesta e scarico del magazzino Registrazione dello scarico Prelievo, scarico magazzino e consegna beni Modulo di richiesta firmato per accettazione Attribuzione dello scarico al centro di costo richiedente Carico a magazzino di reparto Registrazione del movimento di carico nel magazzino di reparto 58 END

62 Smaltimento articoli scaduti Flow chart : Gestione beni di consumo sanitario Attività & Controlli Process Owner Magazzino Farmacia Attività Punto di controllo Start Individuazione dei beni scaduti Elaborazione e stampa dell Elenco dei prodotti in scadenza Verifica fisica dei prodotti in scadenza Riclassifica beni scaduti in un apposito centro di costo 59 Predisposizione richiesta di ritiro Autorizzazione del Responsabile del magazzino Ritiro I beni scaduti sono stoccati separatamente Scarico da magazzino Scarico dei beni scaduti dalla contabilità Richiesta di ritiro controfirmata dal trasportatore END

63 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovràgarantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Al ricevimento dei beni, verifica della corrispondenza tra le quantità riportate nel documento di trasporto e le quantità fisiche ricevute, nonché l integrità dei beni stessi Verifica della conformità dei beni ricevuti, in termini di caratteristiche e quantità, tra documento di trasporto e quanto richiesto nell Ordine di acquisto Emissione della richiesta dei beni sanitari autorizzata Ricezione dei beni presso il centro di consumo Lo smaltimento dei beni scaduti deve essere autorizzato con apposito modulo e inviato all. Magazzino Farmacia Magazzino Farmacia Unità Operative/Reparti Unità Operative/Reparti Magazzino Farmacia Documento di trasporto timbrato e firmato. Ordine di acquisto timbrato e firmato. Richiesta di farmaci firmata dal responsabile dell U.O. richiedente. Modulo di richiesta/bolla di scarico firmato dal referente del centro richiedente Modulo di autorizzazione smaltimento firmato dal Responsabile del Magazzino Farmacia. 60

64 3.4.2 Gestione dei beni di consumo non sanitario Scopo e applicabilità Lo scopo della presente procedura è di: definire le responsabilità e le modalità operative di gestione dei beni di consumo economali, definendo nel dettaglio: attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi utilizzati; ottimizzare i comportamenti delle strutture coinvolte, secondo i principi di correttezza amministrativa, di efficacia ed efficienza, diffondendo nell organizzazione gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni di consumo non sanitario; consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. Le articolazioni organizzative che sono coinvolte nella presente procedura sono: Magazzino Economale; Unità Operative/Reparti; Modalità operative Per beni di consumo economale si intendono le seguenti categorie di prodotti: Prodotti alimentari; Materiali di guardaroba, di pulizia, e di convivenza in genere; Combustibili, carburanti e lubrificanti; Supporti informatici e cancelleria; Materiale per la manutenzione; Altri beni non sanitari. Tali prodotti sono gestiti del Magazzino Economale che al loro ricevimento provvede all immagazzinamento e alla distribuzione ai centri di consumo. Dal punto di vista contabile i beni di consumo non sanitario vengono classificati secondo la terna Categoria/Classe/Sottoclasse che consente di: classificare i beni acquistati ai fini del monitoraggio della spesa; collocare i relativi dati di consumo all interno di uno specifico conto di Bilancio (Contabilità Generale); associare il consumo di un fattore produttivo al Centro di Costo richiedente (Contabilità Analitica). I beni di consumo economale possono essere gestiti attraverso uno o più punti di immagazzinaggio fisico, in base alla organizzazione stabilita dallo stesso Ente. Si segnala che ognuno dei suddetti punti di immagazzinamento può rappresentare un centro di acquisto autonomo. Ciascun punto rappresenta un centro di ricevimento e stoccaggio che verifica la correttezza dei prodotti ricevuti e ne cura la distribuzione ai centri di prelievo. Le fasi e le modalità operative del processo di gestione delle scorte dei beni di consumo economale ricalcano quelle del processo delle scorte dei beni sanitari, alle quali si rimanda. 61

65 Controllo al ricevimento, in accettazione e stoccaggio e carico dei beni Flow chart :Gestione beni di consumo non sanitario Attività & Controlli Process Owner Magazzino Economale Fornitore Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Controllo al ricevimento Verifica corrispondenza quantità ricevute e quantità riportate sul documento di trasporto e verifica integrità dei beni Esito negativo? No Sì La merce viene riconsegnata al fornitore per le opportune verifiche Timbro e firma del Documento di trasporto in entrata per accettazione Controllo in accettazione e stoccaggio Verifica conformità tra la quantità ricevuta con la quantità presente nell ordine di acquisto (ODA) La merce non è conforme? No Sì 62 Stoccaggio beni in magazzino Stampa e firma dell ODA che viene allegata al Documento di trasporto Carico del magazzino Registrazione dei beni in contablità di magazzino END

66 Emissione ed evasione delle richieste Flow chart : Gestione beni di consumo non sanitario Attività & Controlli Process Owner Centro richidente (Unitò Operativa/Reparti/Distretti) Magazzino Economale Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Emissione ed evasione delle richieste Emissione richiesta di beni Richiesta autorizzata dal responsabile dell U.O.richiedente Ricevimento della richiesta e verifica della presenza in giacenza Approvazione richiesta e scarico del magazzino Registrazione dello scarico Prelievo, scarico magazzino e consegna beni Modulo di richiesta firmato per accettazione Attribuzione dello scarico al centro di costo richiedente Carico a magazzino di reparto Registrazione del movimento di carico nel magazzino di reparto 63 END

67 Smaltimento articoli scaduti Flow chart : Gestione beni di consumo non sanitario Attività & Controlli Process Owner Magazzino Economale Attività Punto di controllo Start Individuazione dei beni scaduti Elaborazione e stampa dell Elenco dei prodotti in scadenza Verifica fisica dei prodotti in scadenza Riclassifica beni scaduti in un apposito centro di costo 64 Predisposizione richiesta di ritiro Autorizzazione del Responsabile del magazzino Ritiro I beni scaduti sono stoccati separatamente Scarico da magazzino Scarico dei beni scaduti dalla contabilità Richiesta di ritiro controfirmata dal trasportatore END

68 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Verifica, al ricevimento dei beni della corrispondenza tra le quantità riportate nel Documento di trasporto e le quantità fisiche ricevute, nonché dell integrità dei beni stessi Verifica della conformità dei beni ricevuti, in termini di caratteristiche e quantità, tra Documento di trasporto e quanto richiesto nell Ordine di acquisto Magazzino Economale Magazzino Economale Documento di trasporto timbrato e firmato Ordine di acquisto firmato e timbrato Emissione della richiesta dei beni autorizzata Ricezione dei beni presso il centro di consumo Unità Operative/Reparti Unità Operative/Reparti Richiesta di benifirmata dal responsabile dell U.O. richiedente. Modulo di richiesta/bolla di scarico firmato dal referente del centro richiedente Lo smaltimento dei beni scaduti deve essere autorizzato tramite apposito modulo firmato dal Responsabile del Magazzino Economale e comunicato all Magazzino Economale Modulo di autorizzazione smaltimento firmato dal Responsabile del Magazzino Economale Inventariazionedei beni di consumo sanitario e non sanitario presso i Magazzini Scopo e applicabilità Lo scopo della presente procedura è di: definire le responsabilità e le modalità operative relative al processo di rilevazione inventariale delle giacenze dei beni di consumo sanitario ed economale presenti nei Magazzini dell Azienda al 31 dicembre di ogni anno; di definire le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di inventario e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del Bilancio di Esercizio. La presente procedura coinvolge le seguenti articolazioni organizzative dell Ente: Magazzino Farmacia o Magazzino Economale;.

69 Modalità operative Le responsabilità connesse all inventario delle giacenze di beni di consumo sanitario ed economale presenti alla data del 31 dicembre di ogni anno presso i Magazzini dell Ente, sono: del Responsabile del Magazzino Farmacia per i beni sanitari; del Responsabile del Magazzino Economale per i beni non sanitari. I Responsabili degli inventari devono organizzare e garantire il corretto svolgimento delle procedure inventariali dei beni, e quindi devono: designare ed organizzare le squadre del personale addetto alle operazioni di conta inventariale; verificare la corrispondenza tra le risultanze dell inventario fisico e i dati rivenienti dalla contabilità; effettuare le eventuali rettifiche per la riconciliazione della contabilità di magazzino con l inventario fisico; inviare all tutta la documentazione necessaria per la valorizzazione delle rimanenze. L inventario di fine anno dei beni presenti nel magazzinoè un attività essenziale per verificare la corretta gestione dello stesso e la valorizzazione delle rimanenze finali di periodo. 66 Ogni bene presente in magazzino è identificato con un proprio codice univoco, descrizione e unità di misura. Il sistema informativo di rilevazione delle giacenze deve evidenziare per ogni bene tali informazioni ed anche la quantità presente in giacenza ed il relativo prezzo unitario, calcolato con il metodo del costo medio ponderato come previsto dal D. Lgs. 118/2011. Nei giorni prestabiliti dall Ente, e comunque non prima degli ultimi 5 giorni precedenti la chiusura dell esercizio o non oltre i primi 5 giorni successivi, tutti i Magazzini sospendono le operazioni di carico e scarico (eccetto per le emergenze) e procedono all effettuazione della conta inventariale dei beni secondo le seguenti modalità operative: 1. il Responsabile dell inventario organizza le squadre di rilevazione che, per ogni settore del Magazzino, deve essere una squadra addetta alla conta e una squadra addetta alla riconta; 2. alla data di inizio delle operazioni di conta, il personale di magazzino stampa un tabulato denominato Inventario, prodotto dal sistema informatico e lo consegna alle squadre di conta assieme alle etichette adesive. Tale tabulato riporta per ogni singolo bene rilevato in contabilità il relativo codice univoco, ladescrizione e l unità di misura; 3. ciascuna squadra per ogni bene elencato nel tabulato, annota sullo stesso: la quantità effettivamente presente in giacenza e eventuali quantità obsolete, danneggiate o scadute, ed appone contestualmente sui beni una etichetta adesiva che viene siglata (l etichetta non dovrà essere rimossa sino al termine delle operazioni di

70 inventariazione);al termine delle operazioni di conta, gli addetti firmano il tabulato attestando la reale effettuazione delle operazioni di conta e quindi la corretta rilevazione per ogni tipologia di bene della quantità in giacenza e delle ulteriori informazioni utili; 4. laddove siano riscontrati beni non presenti nel tabulato, il personale addetto alla conta indica gli estremi dei beni individuati e le quantità in giacenza in un apposito tabulato Inventario Beni non rilevati contabilmente, che al termine delle conte sarà firmato dagli stessi e consegnato al Responsabile dell inventario; 5. il Responsabile dell inventario, ricevuti i report firmati dagli addetti alla conta, provvede alla verifica a campione della correttezza dei dati in giacenza indicato nel report spuntandone le quantità, ed al termine della verifica appone la propria firma per attestare l avvenuto controllo a campione; 6. in caso di divergenze tra i dati rilevati fisicamente e quelli registrati in contabilità, il Responsabile dell inventario, sulla base dei dati effettivi di giacenza evidenziati attraverso la conta, provvede alle opportune rettifiche in contabilità di magazzino e procede alla analisi delle motivazioni. Le discordanza tra le giacenze fisiche e quelle contabili devono essere ben indagate e chiarite per migliorare la gestione dei beni in entrata ed uscita dal magazzino e i modelli di carico e scarico; 7. i beni obsoleti, danneggiati o scaduti devono essere separati dagli altri beni e disposti in specifici spazi del Magazzino; e devono essere riclassificati in un apposito centro di costo identificato con un codice bene specifico; 8. al termine delle operazioni di inventariazione il Responsabile dell inventario invia all, per la valorizzazione del magazzino, la seguente documentazione: il report di Inventario per classe valorizzato al costo medio ponderato con l indicazione dei dati relativi alle quantità reali/contabili in giacenza; il report delle eventuali differenze riscontrate in sede di conta fisica rispetto la contabilità di magazzino e le rettifiche effettuate; il report di raffronto tra il costo delle giacenze ed il relativo valore di mercato (utilizzando listini prezzo aggiornati o altro), evidenziando tutti quei beni che riportano un costo superiore al relativo valore di mercato; il report delle giacenze soggette a fenomeni di lenta movimentazione, scadenza ed obsolescenza; un apposito report di tutti i documenti di entrata delle giacenze avvenute negli ultimi giorni dell anno e nei primi giorni dell anno successivo. 67 L provvedere alla contabilizzazione delle rimanenze di magazzino finali sulla base del loro valore al 31 dicembre. Ogni singolo Responsabile di inventario e l devono archiviare tutta la documentazione prodotta durante l intero al processo.

71 Inventariazione beni di consumo sanitarioe e non sanitario Flow chart: Inventariazione beni di consumo sanitario e non sanitario presso i Magazzini Attività & Controlli Process Owner Magazzino Farmacia/Economale Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Il Responsabile del magazzino organizza le squadre di conta Organizzazione conte Estrazione del report giacenze di fine anno (Inventario) Compilazione e firma del report di conta (Inventario) Esecuzione conte Verifica da parte di una seconda squadra di conta Report di conta cointrofirmato dal Responsabile di Magazzino Rettifiche inventariali Rilevazione contabile delle rettifiche inventariali 68 Report giacenze di fine anno Registrazione degli ultimi movimenti di fine anno in entrata ed uscita Elaborazione del report delle giacenze finali Ricezione del report finale delle giacenze e verifica a campione della veridicità dei dati Report delle giacenze finali firmato END

72 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Effettuazione della conta fisica Verifica della correttezza dei dati inventariati Rilevazione di eventuali beni non presenti sul Report di Inventario Verifica delle rettifiche inventariali da registrare Squadre di conta Magazzino Squadre di conta Magazzino Report di Inventario firmato dalle squadre di conta Report di Inventario firmati da parte del Responsabile di Magazzino Modulo Inventario beni non rilevati contabilmente firmato da parte delle quadre di conta Comunicazioni ed autorizzazioni del Responsabile del Magazzino Riconciliazione tra le giacenze accertate e la contabilità Magazzino/ Report finale delle giacenze firmato 69

73 3.4.4 Inventariazione dei beni di consumo sanitario e non sanitario presso i centri di consumo. Scopo e applicabilità Lo scopo della procedura è: di definire le modalità e le responsabilità connesse al processo di rilevazione inventariale delle giacenze dei beni di consumo sanitario e non sanitario presenti presso i centri di consumo (Unità Operative/Reparti/Distretti) dell Ente al 31 dicembre di ogni anno; di illustrare le attività minime di controllo volte a garantire la correttezza delle operazioni di inventario e consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. La presente procedura riguarda le seguenti articolazioni organizzative coinvolte: Magazzino Farmacia/Magazzino Economale; Centri di consumo (Unità Operative/Reparti);. Modalità operative Le responsabilità relative all inventario delle giacenze dei beni di consumo (sanitari e non sanitari) presenti presso i centri di consumo dell Azienda al 31 dicembre sono: del Magazzino Farmacia per i beni sanitari e del Magazzino Economale per i beni economali, che hanno il compito di sovrintendere le operazioni di inventariazione presso ogni singolo centro di consumo; del Responsabile di inventario interno a ciascun centro di consumo, designato dal Responsabile dello stesso centro. 70 Le modalità operative della procedura in oggetto ricalcano in generale quelle della procedura di inventariazione dei beni presso il Magazzino Farmacia e Magazzino Economale alla quale si rimanda; solo che nella presente procedura le operazioni inventariali sono organizzate e gestite dal Responsabile interno del centro di consumo, secondo le disposizioni impartite dal Responsabile dell inventario del Magazzino Farmacia per i beni sanitari e dal Responsabile del Magazzino Economale per i beni non sanitari. Pertanto, il Responsabile interno del centro di consumo, secondo le disposizioni del Magazzino, deve: organizzare le squadre di conta; predisporre il tabulato per la rilevazione delle giacenze; predisporre il tabulato per la rilevazione dei beni non rilevati in contabilità; effettuare la verifica della conta; accertare le discordanze tra l inventario fisico e dati contabili.

74 Inventariazione beni di consumo sanitario e non sanitario presso i centri di consumo Il Responsabile dell inventario Magazzino Farmacia o Economale deve invece: rilevare le eventuali rettifiche per la riconciliazione tra l inventario fisico i dati contabili; inviare all tutta la documentazione prodotta per la valorizzazione delle rimanenze. Flow Chart: Inventariazione beni consumo sanitario e non sanitario presso i centri di consumo Attività & Controlli Process Owner Magazzino Farmacia/Magazziono Economale Centro di consumo (Unità Operative/Reparti/ Distretti) Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Definizione modalità delle operazioni inventariali Documento modalità operative inventario Effettuazione delle conte Il responsabile delle operazioni inventariali organizza le squadre di conta e stampa il report delle giacenze Il personale addetto alla conta rileva fisicamente la quantità e la presenza di scaduti Report di conta firmato Il responsabile di inventario del reparto verifica a campione la correttezza dei dati Report di conta controfirmato dal responsabile di inventario 71 Rettifiche inventariali Rilevazione contabile rettifiche inventariali Registrazione degli ultimi movimenti di fine anno in entrata ed uscita Report Giacenze di fine anno Elaborazione del report delle giacenze finali Ricezione del report finale delle giacenze e verifica a campione della veridicità dei dati Report delle giacenze finali firmato END

75 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Effettuazione della conta fisica Verifica della correttezza dei dati inventariati Rilevazione di eventuali beni non presenti sul Report di Inventario Verifica delle rettifiche inventariali da registrare Squadre di conta Magazzino Squadre di conta Magazzino Report di Inventario firmato dalle squadre di conta Report di Inventario firmati da parte del Responsabile di Magazzino Modulo Inventario beni non rilevati contabilmente firmato da parte delle quadre di conta Comunicazioni ed autorizzazioni del Responsabile del Magazzino Riconciliazione tra le giacenze accertate e la contabilità Magazzino/ Report finale delle giacenze firmato Gestione di beni sanitari in conto deposito Scopo e applicabilità 72 Lo scopo della presente procedura è di: descrivere le responsabilità e le modalità operative di gestione dei beni in conto deposito (farmaci, protesi e dispositivi medici), definendo nel dettaglio: attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi; ottimizzare i comportamenti delle strutture coinvolte, secondo i principi di correttezza amministrativa, di efficacia ed efficienza, diffondendo nell organizzazione gli elementi conoscitivi del processo di gestione dei beni in conto deposito; consentire la generazione delle evidenze necessarie per la corretta ed accurata redazione del bilancio di esercizio. Le unità organizzative dell Ente che sono coinvolte nella presente procedura sono: Magazzino Farmacia; Unità Operative richiedenti.

76 Modalità operative L attivazione del conto depositoè subordinato ad un Provvedimento Amministrativo di autorizzazione che ne disciplina il funzionamento. Il conto deposito può essere collocato presso il Magazzino Farmacia o presso una qualsiasi Unità Operativa. Per l apertura di un conto deposito presso una qualunque Unità Operativa, il Magazzino Farmacia redige un apposito disciplinare che, in accordo con l Unità Operativa richiedente, stabilisce per ogni tipo di bene in conto deposito la giacenza minima sulla base dell utilizzo storico dello stesso bene. La ditta fornitrice sulla base di un contratto si impegna a mettere a disposizione i beni in conto deposito nella quantità e qualità convenuta contrattualmente; pertanto, la ditta fornitrice proprietaria dei beni consegna al Magazzino Farmacia i beni oggetto del contratto accompagnandoli da regolari documenti di trasporto. Il Magazzino Farmacia procede al controllo dei beni in ricezione e accettazione con le medesime modalità della procedura Gestione Beni di consumo sanitario, alla quale si rimanda. Il carico e lo scarico di detti beni avviene in una contabilità di magazzino separata dalla contabilità del magazzino dei beni propri. Lo stoccaggio avviene in spazi del magazzino destinati ai beni terzi, dove può accedere solo il personale aziendale delegato e il delegato della ditta fornitrice accompagnato dal personale aziendale delegato. I beni in conto deposito sono consegnati dal Magazzino Farmacia alle Unità Operative richiedenti/unità Operative detentrici del conto deposito. I beni sono accompagnati dal modulo di presa in carico, controfirmato per accettazione. La responsabilità della gestione del conto deposito presso una Unità Operativa è del responsabile della struttura, che monitora il registro di carico e scarico dei beni tenuto dal personale delegato dallo stesso. Al prelievo dei beni in conto deposito, il Magazzino Farmacia o la U.O. detentrice del conto deposito, compila un modulo di prelievo firmato dal medico utilizzatore e/o altro personale autorizzato, che riporta una numerazione progressiva, la data dell intervento, le iniziali del paziente, le etichette di tracciabilità dei dispositivi medici impiantati.sulla base del modulo di prelievo il personale delegato procede alla registrazione dello scarico del bene sul registro di carico e scarico. Tali moduli devono essere archiviati presso il Magazzino Farmacia. 73 Il Magazzino Farmacia, a seguito del prelievo, provvede a ripristinare la giacenza del bene emettendo una richiesta di reintegro del conto deposito al fornitore, firmata dai responsabili del conto deposito. Per i beni in conto deposito aperti e non utilizzati, o non congrui rispetto alla richiesta qualiquantitativa di reintegro, il Magazzino Farmacia ne provvede alla restituzione all azienda titolare compilando un documento di reso.

77 Anche i beni in conto deposito sono oggetto di inventariazione a fine anno, secondo le modalità descritte nella procedura Inventariazione Beni di Consumo Sanitario e non sanitario alla quale si rimanda. L inventariazione in questo caso avviene alla presenza, di un delegato della ditta fornitrice. Al termine del processo di inventariazione, l elenco dei beni in conto deposito riscontrato fisicamente, firmato dal Responsabile del Magazzino Farmacia e dal personale delegato dalla ditta fornitrice, deve essere inviato ad AGRF. 74

78 Gestione Beni sanitari in conto deposito Flow Chart: Gestione beni sanitari in conto deposito Attività & Controlli Process Owner Unità Richiedente Magazzino Farmacia Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Approvvigionamento beni in c/deposito Il responsabile dell U.O. richiedente effettua la richiesta di apertura del c/ deposito Delibera di approvazione firmata dal responsabile di Magazzino Ciclo Passivo Richiesta OdA Predisposizione del modulo di presa in consegna Ciclo Magazzino Ricezione Bene Trasferimento presso unità richiedente Sottoscrizione del modulo di presa in consegna da parte del Responsabile Registrazione del carico a magazzino 75 Il responsabile dell U.O. richiedente effettua la richiesta di prelievo Firma del medico utilizzatore sulla richiesta Prelievo Registrazione dello scarico da magazzino Emissione ordine di acquisto del materiale prelevato e richiesta di reintegro del conto deposito Richiesta di reintegro sottoscritta dal responsabile di farmacia dei conti deposito Ciclo Passivo END

79 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Apertura conto deposito autorizzata Trasferimento autorizzato del bene all U.O. richiedente Richiesta di reintegro autorizzata Magazzino Farmacia Magazzino Farmacia/U.O. Richiedente Magazzino Farmacia Delibera di approvazione firmata dal responsabile del Magazzino Farmacia Modulo di prelievo merce firmato del Responsabile Magazzino Farmacia/U.O. Richiedente Modulo di richiesta reintegro firmata dai farmacisti responsabili del conto deposito 76

80 4.1 PREMESSA 4 CICLO PATRIMONIO Il Ciclo del Patrimonio comprende i processi aziendali che attengono alla acquisizione e gestione dei beni ad utilità pluriennale di proprietà dell Ente. Il patrimonio immobiliare e mobiliare dell Azienda è composto da tutti i beni di proprietà dell Azienda classificati, con specifica determinazione del Direttore Generale in beni disponibili ed indisponibili. Per beni indisponibili s intendono tutti quei beni di proprietà dell Azienda che vengono utilizzati per i fini istituzionali. Vengono considerati disponibili i beni da reddito e comunque tutti gli altri beni non classificati tra gli indisponibili. Vedasi, a tale proposito l art. 49 della L.R. n. 38/1994 e s.m.i. che recita: 1. I beni appartenenti alle U.S.L. e alle Aziende ospedaliere sono classificati in beni patrimoniali indisponibili e beni patrimoniali disponibili. 2. Sono beni patrimoniali indisponibili tutti i beni direttamente strumentali all'esercizio delle funzioni istituzionali quali definiti dall'ultimo comma dell'articolo 826 del codice civile. 3. Sono beni patrimoniali disponibili i beni destinati a produrre un reddito costituito da frutti naturali o civili e comunque tutti i beni non ricompresi tra quelli indicati al precedente c Il regime patrimoniale di cui ai precedenti commi 2 e 3 si applica anche ai diritti reali su beni appartenenti ad altri soggetti quando tali diritti sono costituiti in favore dei beni delle U.S.L. e delle Aziende. 5. I Direttori Generali provvedono alla classificazione dei beni in relazione alla effettiva destinazione degli stessi. Si richiamano altresì le disposizioni contenute negli artt. 52 e ss. della medesima Legge Regionale in merito alle procedure autorizzative disposte per l alienazione dei beni immobili disponibili. 77 Tanto premesso, le procedure relative al Ciclo del Patrimonio possono essere ricondotte alle seguenti: Acquisizione e gestione del patrimonio dei beni immateriali; Acquisizione e gestione del patrimonio dei beni materiali; Acquisizione e gestione del patrimonio dei beni finanziari. Di seguito saranno descritte le procedure relative all acquisizione e gestione del patrimonio dei beni materiali. Nel prosieguo saranno analizzati i principi e gli obiettivi delle procedure del Ciclo Patrimonio descritte e i livelli minimi di controllo da implementare per garantire l affidabilità e la qualità dei dati generati dai flussi informativi. Successivamente le procedure saranno articolate nel modo seguente:: Scopo e applicabilità; Modalità operative; Flow-chart; Procedure minime di controllo.

81 I flussi informativi del Ciclo del Patrimonio coinvolgono diverse voci dello Schema di Stato Patrimoniale e di Conto economico previsti dall Allegato 2 del D. Lgs. 118/2011, come aggiornato dal Decreto Ministero Salute/Ministero dell Economia e delle Finanze 20 marzo 2013, nello specifico: VOCI DI STATO PATRIMONIALE A) IMMOBILIZZAZIONI A.I) Immobilizzazioni immateriali A.I.1) Costi di impianto e ampliamento A.I.2) Costi di ricerca e sviluppo A.I.3) Diritti di brevetto e utilizzazione delle opere dell ingegno A.I.4) Immobilizzazioni immateriali in corso e acconti A.I.5) Altre immobilizzazioni immateriali A.II) Immobilizzazioni materiali A.II.1) Terreni a) Terreni disponibili b) Terreni indisponibili A.II.2) Fabbricati a) Fabbricati non strumentali (disponibili) b) Fabbricati strumentali (indisponibili) A.II.3) Impianti e macchinari A.II.4) Attrezzature sanitarie e scientifiche A.II.5) Mobili e arredi A.II.6) Automezzi A.II.7) Oggetti d arte A.II.8) Altre immobilizzazioni materiali A.II.9) Immobilizzazioni materiali in corso e acconti A.III) Immobilizzazioni finanziarie A.III.1) Crediti finanziari a) Crediti finanziari v/stato b) Crediti finanziari v/regione c) Crediti finanziari v/partecipate d) Crediti finanziari v/altri A.III.2) Titoli a) Partecipazioni b) Altri titoli 78 A) PATRIMONIO NETTO A.I) Fondo di dotazione A.II) Finanziamenti per investimenti A.II.1) Finanziamenti per beni di prima dotazione A.II.2) Finanziamenti da Stato per investimenti a) Finanziamenti da Stato ex art. 20 Legge 67/88 b) Finanziamenti da Stato per ricerca c) Finanziamenti da Stato - altro A.II.3) Finanziamenti Regione per investimenti

82 A.II.4) Finanziamenti da altri soggetti pubblici per investimenti A.II.5) Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio A.III) Riserve da donazioni e lasciti per investimenti A.IV) Altre riserve A.V) Contributi per ripiano perdite A.VI) Utile (perdite) portati a nuovo A.VII) Utile (perdita) dell esercizio VOCI DI CONTO ECONOMICO A) VALORE DELLA PRODUZIONE ) Contributi in c/esercizio Contributi in c/esercizio - da Regione o Provincia Autonoma per quota F.S. regionale ) Contributi in c/esercizio - extra fondo 1) Contributi da Regione o Prov. Aut. (extra fondo) - vincolati 2) Contributi da Regione o Prov. Aut. (extra fondo) - Risorse aggiuntive da bilancio a titolo di copertura LEA 3) Contributi da Regione o Prov. Aut. (extra fondo) - Risorse aggiuntive da bilancio a titolo di copertura extra LEA 4) Contributi da Regione o Prov. Aut. (extra fondo) - altro 5) Contributi da aziende sanitarie pubbliche (extra fondo) 6) Contributi da altri soggetti pubblici c)contributi in c/esercizio - per ricerca 1) da Ministero della Salute per ricerca corrente 2) da Ministero della Salute per ricerca finalizzata 3) da Regione e altri soggetti pubblici 4) da privati Contributi in c/esercizio - da privati ) Rettifica contributi c/esercizio perdestinazione ad investimenti ) Utilizzo fondi per quote inutilizzate contributi vincolati di esercizi precedenti ) Quota contributi in c/capitale imputata nell esercizio 8) Incrementi delle immobilizzazioni per lavori interni 79 COSTI DELLA PRODUZIONE 8) Ammortamenti a) Ammortamenti immobilizzazioni immateriali b) Ammortamenti dei Fabbricati c) Ammortamenti delle altre immobilizzazioni materiali 9) Svalutazione delle immobilizzazioni e dei crediti Riferimenti normativi Codice Civile Principi Contabili Nazionali emanati dall Organismo Italiano di Contabilità (OIC): OIC 16 Immobilizzazioni materiali ; OIC 9 Svalutazione per perdite durevoli di valore delle immobilizzazioni materiali ed immateriali ; OIC 17 Bilancio consolidato e metodo del patrimonio netto OIC 21 Partecipazioni ed azioni proprie Decreto Legislativo 118/2011

83 Decreto Ministero della Salute/Ministero Economia e Finanze 17 settembre 2012 Decreto Ministro della Salute del 20 marzo 2013 Le strutture organizzative dell Azienda coinvolte nel Ciclo del Patrimonio possono essere riepilogate con la seguente tabella: Strutture coinvolte Principali responsabilità Owner del processo Responsabile Bilancio e Contabilità Responsabile della gestione dei bandi di gara Area Gestione Tecnica Responsabile Unico di Procedimento Responsabile inventariazione fisica Area Gestione del Patrimonio Responsabile aggiornamento libro Cespiti Responsabile dell Area Responsabile della gestione dei bandi di gara Responsabile Unico di Procedimento Responsabile inventariazione fisica Responsabile aggiornamento libro Cespiti PRINCIPI EOBIETTIVI DI CONTROLLO Al fine di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni e dei dati prodotti per il bilancio d esercizio, si riportano in sintesi i principi e gli obiettivi delle procedure amministrative contabili per la gestione del Ciclo Patrimonio: accertamento dell esistenza fisica e completa rilevazione dei beni patrimoniali; verifica del titolo di proprietà o di possesso; corretta valutazione dei beni patrimoniali; accertamento della corretta esposizione in bilancio; accertamento del corretto computo degli ammortamenti; accertamento dell uniformità dei principi contabili rispetto all esercizio precedente. 4.3 PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO Sulla base dei principi e degli obiettivi elencati al punto 6.2, si illustrano di seguito i livelli minimi di controllo che le procedure devono garantire.

84 Esistenza fisica e completa rilevazione dei beni patrimoniali Le diverse fasi della gestione dei beni patrimoniali devono essere affidate a singoli responsabili incaricati che devono garantire il rispetto di idonee procedure, quali: 1. Determinazione di linee di responsabilità per: l identificazione, controllo quantitativo/qualitativo e riscontro con gli ordinativi d acquisto all atto della realizzazione o ricezione dei beni; l adeguata dislocazione e disposizione dei beni; la segnalazione dell avvenuta uscita dei beni agli uffici incaricati alla tenuta della contabilità del patrimonio. 2. Rilevazione fisica dei beni patrimoniali La rilevazione fisica dei beni patrimoniali rappresenta un attività fondamentale per la verifica della corretta gestione dei beni dell Azienda e per la loro corretta valorizzazione in bilancio. Tale ricognizione deve essere eseguita in un unica soluzione almeno ogni 5 anni con un inventario completo, o con inventari rotativi su base ciclica che devono garantire la completezza della verifica fisica di tutti i beni nell arco di un quinquennio. Le risultanze inventariali devono essere riscontrate con le esistenze della contabilità del patrimonio/inventario per poter rettificare eventuali discordanze. Le cause delle discordanze devono essere indagate anche per il miglioramento delle procedure di gestione dei beni patrimoniali. Per una corretta esecuzione dell inventario fisico è necessario che l Ente adotti un apposito Regolamento di inventariazione che ne disciplini le modalità operative di esecuzione e l individuazione dei responsabili. 81 Titolo di proprietà o di possesso L Azienda deve disporre della documentazione necessaria per poterne dimostrare e salvaguardare il diritto di proprietà e/o di possesso e di adeguati sistemi di rilevazione degli stessi. I beni di terzi presso l azienda devono essere identificati o identificabili sia fisicamente che contabilmente, e quindi occorre che: fisicamente siano individuabili attraverso l apposizione sugli stessi di cartellini o simili mezzi, atti a individuarli rispetto ai beni di proprietà dell azienda; contabilmente siano rilevati in una contabilità separata rispetto a quella dei beni propri. Corretta valutazione dei beni patrimoniali Il sistema di controllo interno ed il sistema informativo devono consentire di procedere alla valutazione dei beni patrimoniali in base ai principi contabili statuiti. 4.4 DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione del patrimonio dei beni materiali. Nell ambito della Gestione del patrimonio dei beni materiali distinguiamo:

85 a) Acquisto di beni immobili; b) Acquisto di beni mobili; c) Ammortamenti e sterilizzazioni; d) Manutenzioni straordinarie; a) Acquisizione beni immobili Scopo e applicabilità Si premette che l acquisizione di beni immobili avviene secondo le modalità previste dalla vigente legislazione in materia e presuppone un atto deliberativo della Direzione Generale. I beni immobili possono essere trasferiti dallo Stato, dalle Regioni o da altri Enti pubblici in virtù di leggi o di provvedimenti amministrativi, nonché essere acquisiti a seguito di atti di liberalità o nell esercizio delle attività proprie dell Ente. Gli Enti hanno disponibilità del patrimonio secondo il regime della proprietà privata, ma gli atti di trasferimento a terzi di diritti reali su immobili, facenti parte del patrimonio disponibile, sono assoggettati a preventiva autorizzazione della Regione. A tal proposito vedasi anche gli artt. 52 e ss. della Legge Regione Puglia n. 38/1994 e s.m.i. Le leggi ed i provvedimenti amministrativi di trasferimento/assegnazione costituiscono titolo per la trascrizione, la quale è esente da ogni onere relativo a imposte e tasse. Gli atti di donazione a favore degli Enti S.S.R. che abbiano ad oggetto beni immobili con specifica destinazione a finalità rientranti nell'ambito del Servizio Sanitario Nazionale, sono esenti dal pagamento delle imposte di donazione, ipotecarie e catastali. Riassumendo, le modalità di acquisizione dei beni immobili, così come definiti dell art. 812 c.c., sono: donazioni: rientrano in questa modalità i lasciti e le donazioni per atti di liberalità da privati nonché i trasferimenti non onerosi da enti pubblici; acquisto da privati o da enti pubblici; permuta; costruzione del bene ovvero realizzazione di opere incrementative del valore di un bene già esistente. La presente procedura regola unicamente l acquisizione di beni immobili mediante costruzione ovvero la realizzazione di opere incrementative del valore di beni già esistenti. Lo scopo della presente procedura è: definire le responsabilità e le modalità operative di gestione, definendo nel dettaglio: attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi; garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni gestite e dei dati prodotti per il bilancio d esercizio. Le articolazioni organizzative che sono coinvolte nella procedura sono: Area Gestione Tecnica;. 82

86 Modalità operative Il fabbisogno di beni immobili è programmato dall Ente di concerto con la Regione. La programmazione è esplicitata attraverso il Piano degli Investimenti che è uno strumento programmatico a valenza triennale, con il quale sono individuati gli investimenti da realizzare e le relative modalità di finanziamento. Il Piano, dall Area Gestione Tecnica, è approvato dal Direttore Generale contestualmente al bilancio di previsione ed è aggiornato annualmente. Per ogni investimento programmato il Responsabile dell Area Gestione Tecnica nomina il Responsabile Unico del procedimento (RUP). Il RUP, che in mancanza di espressa nomina è il Responsabile dell Area Gestione Tecnica, avvia la procedura di evidenza pubblica secondo normativa vigente. A conclusione del procedimento, l Area Gestione Tecnica stipula il contratto di appalto con la ditta aggiudicataria e nomina il Direttore di Esecuzione Lavori, al quale rimanda la responsabilità della fase di esecuzione dei lavori. L Area Gestione Tecnica, dopo aver stipulato il relativo contratto, procede all elaborazione dell ordine di acquisto. In base alle tempistiche previste dal contratto e dall effettivo avanzamento dei lavori, viene emessolo Stato di Avanzamento dei Lavori (SAL) sottoscritto dalla ditta aggiudicatrice. Il Responsabile Unico del procedimento approva il SAL e la ditta aggiudicatrice emette la fattura. La ditta aggiudicatrice è tenuta ad emettere fattura in formato XML debitamente firmata digitalmente, nel rispetto di quanto definito dal Decreto ministeriale n.55/2013 ( FatturaPA ). La fattura è trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), il quale - eseguiti i controlli formali - la inoltra all Azienda destinatario. L visualizza la fattura elettronica ricevuta, verifica l esito dei controlli formali svolti dal SdI e procede alla ricezione della FatturaPA con contestuale registrazione in contabilità generale con la scrittura: 83 Immobilizzazioni in Debiti v/fornitore Contestualmente, l invia all Area Gestione Tecnica la fattura per la liquidazione. A seguito della liquidazione della fattura da parte dell Area Gestione Tecnica, l procede al pagamento seguendo le modalità operative del Ciclo passivo, a cui si rinvia. Ad ultimazione dei lavori, viene emesso lo Stato finale dei Lavori sottoscritto dalla ditta aggiudicataria ed il verbale di collaudo, secondo la normativa vigente. Il Responsabile Unico del Procedimento approva il SAL e il verbale di collaudo. La ditta aggiudicatrice emette la fattura a saldo. L Area di Gestione Tecnica a ricevimento del SAL finale, del verbale di collaudo e della fattura a saldo procede alla liquidazione della fattura che viene rinviata all per il

87 pagamento, e all inventariazione del bene utilizzando la procedura informatizzata in uso nell Azienda, che genera automaticamente la scheda di inventariazione del bene. Sono oggetto di inventariazione tutti i terreni ed i fabbricati facenti parte a vario titolo del patrimonio immobiliare dell azienda. I locali facenti parte di ciascun fabbricato e gli impianti tecnologici annessi con i relativi componenti vengono catalogati al fine di gestirli dal punto di vista manutentivo. La scheda inventariale del bene deve specificatamente contenere: il numero di inventario attribuito al bene; la denominazione del bene, l ubicazione, l uso a cui è designato e la struttura a cui è affidato; il titolo di provenienza, le risultanze dei registri immobiliari, i dati catastali e la rendita catastale; le servitù, i pesi e gli oneri che eventualmente gravano sul bene; il valore iniziale del bene ed eventuali variazioni successive; la relativa fonte di finanziamento. L ricevuta la scheda inventariale del bene procede alla rilevazione in contabilità generale dello stesso con la scrittura: Immobilizzazioni in corso 84

88 Acquisto beni immobili Flow Chart: Acquisto beni immobili Attività & Controlli Process Owner Area Gestione Tecnica Area Gestione Risorse Finanziarie Direzione Generale Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Predisposizione Piano degli investimenti Elaborazione Piano di Investimenti triennale Approvazione Piano Investimenti Delibera di approvazione Piano investimenti Attivazione gara d appalto e formalizzazione dell attività amministrativa Attivazione della gara d appalto Assegnazione telematica del CIG Affidamento lavori e Stipula del contratto Aggiudicazione della gara d appalto Stipula e firma del contratto Ricevimento SAL Ricezione fattura Registrazione fattura Esecuzione lavori Verifica corrispondenza SAL e fattura Liquidazione fattura Ricevimento liquidazione Emissione mandato di pagamento e invio all Istituto Tesoriere 85 Predisposizione del verbale di collaudo a fine lavori Verbale di collaudo firmato Ricevimento fattura a saldo Registrazione fattura Termine dei lavori Verifica verbale collaudo, Sal a saldo e fattura Liquidazione fattura Ricevimento liquidazione fattura a saldo Emissione mandato di pagamento e invio all Istituto Tesoriere Individuazione, classificazione, inventariazione del bene ed associazione al contributo. Registrazione bene nel libro cespiti Creazione/ Aggiornamento scheda inventariale END

89 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Predisposizione di un Piano degli investimenti triennale Direttore Generale Area Gestione Tecnica Deliberazione Generale Direttore Avvio della procedura di evidenza pubblica Aggiudicazione della gara d appalto Riscontro dei SAL e delle relative fatture Corretta rilevazione in contabilità della fattura Emissione ed approvazione del verbale di collaudo Inventariazione del bene RUP/Area Gestione Tecnica Area Gestione Tecnica Area Gestione Tecnica Area GestioneTecnica Area Gestione Tecnica Assegnazione telematica del Codice identificativo gara (CIG) Contrattofirmato SAL timbrato e firmato dal Responsabile di Area Stampa della registrazione contabile Verbale di collaudo firmato Creazione e successivo aggiornamento della Scheda inventariale 86 b) Acquisizione beni mobili Scopo e applicabilità Lo scopo della presente procedura è di: definire le responsabilità e le modalità operative di gestione delle acquisizioni di beni mobili, definendo nel dettaglio: attività, procedure di controllo, livelli autorizzativi e strumenti informativi; garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni gestite e dei dati prodotti per il bilancio d esercizio. Le articolazioni organizzative che sono coinvolte nella procedura sono: Area Gestione Patrimonio; Area Gestione Tecnica (per eventuale collaudo); Modalità operative

90 L Area Patrimonio annualmente acquisisce il fabbisogno dei beni mobili dalle varie strutture aziendali e lo esplicita nel Piano degli Investimenti individuandone le relative modalità di finanziamento. Il Piano è approvato dal Direttore Generale contestualmente al bilancio di previsione ed è aggiornato annualmente. Il Responsabile dell Area Gestione Patrimonio provvede a dare esecuzione al Piano secondo le modalità operative di acquisto già descritte nel Ciclo Passivo a cui si rinvia. Terminata la procedura di acquisizione il Responsabile dell Area Patrimonio procede alla stipula del contratto. Al ricevimento del bene ordinato, l Area Gestione del Patrimonio procede, in contraddittorio con il fornitore, alla verifica della conformità del bene ricevuto rispetto alcontratto. Per taluni beni è altresì necessaria la verifica dell idoneità all uso e funzionalità (collaudo tecnico) che è effettuata dall Area Gestione Tecnica. Dette verifiche costituiscono condizioni essenziali per la presa in carico del bene da parte dell Ente e sono formalizzate con la redazione di un verbale o mediante apposizione di specifiche annotazioni sul documento di trasporto. Nel caso in cui dalle verifiche dovessero scaturire delle difformità, il personale preposto a tale controllo non prende in carico il bene e procede alla formale contestazione. Superate le verifiche di cui sopra, l Area Gestione del Patrimonio procede alla liquidazione della fattura e alla inventariazione del bene. L ricevuta la liquidazione della fattura procede al pagamento della stessa secondo le modalità già espresse con il Ciclo Passivo, a cui si rinvia. 87 Il processo di inventariazione del bene inizia con la classificazione del bene in famiglie, categorie e classi, successivamente viene affissa al bene l etichetta identificativa e il bene è consegnato alla struttura destinataria, infine si provvede ad inserire nel Sistema Informativo i dati tecnici, anagrafici ed organizzativi del bene. Il sistema Informativo genera automaticamente la scheda inventariale del bene che contiene i seguenti i seguenti dati economici ed amministrativi: Data di carico Data di collaudo Costo di acquisizione comprensivo d IVA Numero di fattura Aliquota di ammortamento Provenienza del bene, indicando le relative modalità di finanziamento Centro di costo Descrizione del conto patrimoniale L Azienda deve effettuare l inventario fisico dei beni in un unica soluzione almeno ogni 5 anni con un inventario completo, o con inventari rotativi su base ciclica per classe di cespite o per U.O /Reparto/Distretto consegnataria che devono garantire la completezza della verifica fisica di tutti i beni nell arco di un quinquennio. Nello specifico, il Responsabile Inventario trasmette a ciascuna struttura aziendale (U.O/Reparti consegnatari dei beni) un report

91 Acquisto beni mobili inventariale dei cespiti immatricolati in carico alla stessa. I consegnatari dei beni, dopo aver effettuato gli opportuni controlli, devono restituire l'elenco firmato dal relativo Responsabile con annotazione delle eventuali differenze riscontrate. Prima della chiusura del bilancio il Responsabile di Inventario trasmette le risultanze degli inventari e del registro dei cespiti ammortizzabili, da lui sottoscritte, all per consentire la quadratura tra libro cespiti e contabilità generale e, se necessario, rettificare eventuali differenze. Flow Chart: Acquisto beni mobili Attività & Controlli Process Owner Area Gestione Patrimonio Direzione Generale Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Predisposizione Piano degli investimenti Elaborazione Piano di Investimenti triennale Approvazione Piano investimenti Delibera di approvazione Piano investimenti Attivazione gara d appalto e formalizzazione dell attività amministrativa Attivazione della gara d appalto Assegnazione telematica del CIG Stipula contratto Aggiudicazione della gara d appalto Contratto firmato 88 Ordine di acquisto Elaborazione ordine di acquisto Ordine di acquisto firmato Alla consegna del bene verifica corrispondenza tra Ordine di acquisto e Documento di trasporto Documento di trasporto firmato Consegna del bene, liquidazione e pagamento fattura Presa in consegna del bene ed eventuale collaudo Verbale di collaudo firmato Ricezione della fattura Registrazione della fattura Verifica Fattura/ Contratto Liquidazione fattura Ricevimento liquidazione fattura Emissione mandato di pagamento e invio all Istituto Tesoriere Inventariazione ed etichettatura del bene Registrazione del bene nel registro cespiti ed etichettatura del bene Creazione/ Aggiornamento scheda inventariale END

92 Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Predisposizione di un Piano degli Investimenti triennale. Direttore Generale Area Gestione Patrimonio Deliberazione del Direttore Generale Avvio della procedura di evidenza pubblica Aggiudicazione della gara d appalto Verifica conformità bene ricevuto rispetto all ordine di acquisto Eventuale emissione del verbale di collaudo Corretta rilevazione in contabilità della fattura Inventariazione del bene Area Gestione Patrimonio Area Gestione Patrimonio Area Gestione Patrimonio Area Gestione Tecnica Area Gestione Patrimonio Assegnazione telematica del Codice identificativo gara (CIG) Contratto firmato Documento di trasporto firmato Verbale di collaudo firmato Stampa della registrazione contabile Creazione e successivo aggiornamento della Scheda inventariale 89

93 c) Ammortamenti e sterilizzazioni Scopo e applicabilità Lo scopo della procedura è definire le modalità operative della procedura di rilevazione degli ammortamenti e delle sterilizzazioni, al fine di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni gestite e dei dati prodotti per il bilancio d esercizio. Le articolazioni organizzative che sono coinvolte nella procedura sono: Area Gestione Patrimonio/Area Gestione Tecnica;. Modalità operative Al termine dell esercizio l Area Gestione Patrimonio/Area Gestione Tecnica stampano da sistema il prospetto di calcolo degli ammortamenti di fine esercizio e delle sterilizzazioni per i beni immobili e mobili. Tale procedura di calcolo è una procedura simulata per mettere all di verificare tale calcolo prima della relativa contabilizzazione finale. Il sistema informativo della gestione dei beni mobili e immobili deve garantire, sulla base dei dati inseriti a sistema al momento della inventariazione, il calcolo automatico delle quote di ammortamento di competenza di ciascun bene e l eventuale relativa quota di sterilizzazione. Il prospetto di calcolo di cui sopra deve evidenziare per ciascun bene: 1. il costo storico; 2. la fonte di finanziamento del bene: autofinanziamento, contributi in c/esercizio, contributi in c/capitale; 3. la consistenza del fondo ammortamento al 31 dicembre dell anno precedente ed eventuali rivalutazioni o svalutazioni; 4. la quota di ammortamento dell anno; 5. la quota di ammortamento da sterilizzare per i cespiti acquisiti con contributi in c/esercizio e contributi in c/capitale. Tale prospetto deve essere firmato dal responsabile dell Area Gestione Patrimonio/Area Gestione Tecnica ed inviato all per le opportune registrazioni in contabilità generale. L verifica la correttezza del prospetto di calcolo, in particolare verifica le aliquote applicate e confronta i dati calcolati dalla procedura di simulazione con quelli del proprio prospetto di calcolo alimentato, invece, sulla base dei dati estratti dalla contabilità. Allineati i dati, il responsabile dell sigla il prospetto di calcolo ricevuto si si procede con alla relativa registrazione in contabilità delle relative scritture di assestamento. Tutta la documentazione prodotta deve essere archiviata e deve riportare la firma del responsabile dell. 90 L allegato 3 del D. Lgs 118/11 prevede che l ammortamento delle immobilizzazioni materiali si effettui per quote costanti secondo le seguenti aliquote.

94 E fatta salva la possibilità per l Ente di autorizzare l utilizzo di aliquote più elevate; in questo caso, l Ente deve darne evidenza in Nota Integrativa. Beni acquistati con contributi in c/capitale Sulle quote di ammortamento calcolate sui beni acquistati con contributi in c/capitale si opera la così detta sterilizzazione. La sterilizzazione è un procedimento contabile mediante il quale viene annullato (per l appunto, «sterilizzato») l effetto sul conto economico dell ammortamento dei cespiti finanziati da contributi in conto capitale. In particolare, con la sterilizzazione si procede, in ogni esercizio, allo storno di una quota del contributo in conto capitale iscritto nel patrimonio netto e alla sua imputazione a ricavo (voce A5. Quota contributi in conto capitale imputata all'esercizio), a fronte dell ammortamento del bene acquisito con il medesimo contributo. La quota stornata è commisurata all ammortamento, in proporzione alla percentuale del valore del cespite finanziata con il contributo in conto capitale, secondo la relazione: quota di contributo stornata a ricavo = x% quota di ammortamento 91 dove x% è la percentuale del valore del cespite finanziato con il contributo in conto capitale e x=. 100 nel caso di cespite interamente finanziato con contributi in conto capitale. La sterilizzazione opera, con le modalità descritte, anche nel caso di reinvestimento delle risorse derivanti dall alienazione di immobilizzazioni finanziate tramite contributi in conto capitale, tenendo conto delle plusvalenze e minusvalenze che l alienazione stessa ha generato. La sterilizzazione si applica non solo ai contributi in conto capitale dalla Regione, ma anche ai contributi in conto capitale dallo Stato e da altri Enti pubblici, a lasciti e donazioni vincolati

95 all acquisto di immobilizzazioni, nonché a conferimenti, lasciti e donazioni di immobilizzazioni da parte dello Stato, della Regione, di altri soggetti pubblici o privati. A titolo esemplificativo, il legame tra contributi in conto capitale e sterilizzazioni viene trattato attraverso i seguenti passaggi contabili: Alla data della delibera di finanziamento per l acquisto di immobilizzazioni Crediti verso Regione per trasferimenti in Finanziamenti per investimenti Alla data di incasso del finanziamento Istituto Crediti verso Regione per trasferimenti in c/capitale Alla data di acquisto dell immobilizzazione Debiti verso fornitori Alla data di pagamento della fattura 92 Debiti verso Istituto Tesoriere In sede di assestamento Ammortamento Fondoammortamento immobilizzazione Finanziamenti per Utilizzo contributi in conto capitale Nell ipotesi di donazioni e lasciti vincolati ad investimenti, le scritture di apertura delle voci del patrimonio netto e dell immobilizzazione saranno differenti rispetto a quelle sopra descritte. All atto dell acquisizione della donazione o del lascito, si effettuano le scritture: Se in denaro: all atto del conferimento si addebita il conto relativo al tesoriere e si accredita corrispondentemente la voce del patrimonio netto Riserve da donazioni e lasciti vincolati ad investimenti ;

96 Se in natura: all atto del conferimento si addebita il conto immobilizzazioni e si accredita corrispondentemente la voce del patrimonio netto Riserve da donazioni e lasciti vincolati ad investimenti. Beni acquistati con contributi in c/esercizio L art. 29, comma 1. Lettera b) del D.lgs.118/2011, così come modificato dalla L. 24 dicembre 2012, n. 228, prevede che a partire dall esercizio 2016 i cespiti acquistati utilizzando i contributi in conto esercizio, indipendentemente dal loro valore, devono essere interamente ammortizzati nell esercizio di acquisizione; per gli esercizi dal 2012 al 2015 i cespiti acquistati utilizzando contributi in conto esercizio, indipendentemente dal loro valore, devono essere interamente ammortizzati applicando le seguenti percentuali per esercizio di acquisizione: Esercizio di Aliquota di ammortamento acquisizione % 20% 20% 20% 20% % 40% 20% % 40% % 20% L utilizzo di contributi in conto esercizio per finanziare l acquisizione di immobilizzazioni rappresenta di fatto uno storno di contributi dal conto esercizio al conto capitale. 93 Infatti, secondo quanto previsto dal DIM 17 settembre 2012, l Ente che finanzi con contributi in conto esercizio (indistinti o finalizzati) l acquisizione di immobilizzazioni (ivi comprese le immobilizzazioni in corso), su indicazione regionale o per propria autonoma iniziativa, dovrà effettuare le seguenti rilevazioni: a) nell esercizio di acquisizione, iscrizione dell immobilizzazione nello stato patrimoniale. Nell esercizio di acquisizione e negli esercizi successivi, progressivo ammortamento dell immobilizzazione stessa, nel rispetto del principio di competenza economica e secondo quanto previsto dalle norme generali sulle immobilizzazioni; b) nell esercizio di acquisizione, iscrizione a conto economico di un costo pari al valore dell immobilizzazione, con contropartita nei Finanziamenti per investimenti da rettifica contributi in conto esercizio del patrimonio netto. Questa scrittura di fatto storna la quota di contributo utilizzata per acquisire l immobilizzazione da conto esercizio a conto capitale. Nel conto economico, il costo andrà inserito in un apposita voce della macro classe A), con segno negativo e quindi a detrazione del valore della produzione; c) nell esercizio di acquisizione e negli esercizi successivi, progressivo utilizzo del finanziamento per investimenti per sterilizzare gli ammortamenti, secondo quanto previsto dalle norme generali sulle sterilizzazioni.

97 Ammortamenti e Sterilizzazioni Flow Chart: Ammortamenti e sterilizzazioni Attività & Controlli Process Owner Area Gestione Patrimonio/Area Gestione Tecnica Area Gestione Risorse Finanziarie Attività Punto di controllo Attività Punto di controllo Start Predisposizione prospetto ammortamento e sterilizzazioni Procedura (simulata) di calcolo degli ammortamentidi fine esercizio e di eventuale quota di sterilizzazione Prospetto di calcolo degli ammortamenti e delle sterilizzazioni firmato dal Responsabile dell Area Verifica corretta applicazione delle aliquote di ammortamento/ sterilizzazione Prospetto di calcolo Rilevazione contabile degli ammortamenti e delle sterilizzazioni Resgistrazione contabile delle scritture di assestamento e archiviazione della documentazione relativa 94 END Procedure minime di controllo Si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura dovrà garantire: Controllo Responsabile Evidenza del controllo Procedura simulata di calcolo degli ammortamento/sterilizzazione applicabili Verifica corretta applicazione delle aliquote di ammortamento/sterilizzazione applicabili Area Gestione Patrimonio/Area Gestione Tecnica Prospetto di calcolo degli ammortamenti/sterilizzazioni firmato Corretto aggiornamento del contabilità generale

98 d) Manutenzioni straordinarie Scopo e applicabilità Lo scopo della procedura è definire le modalità e responsabilità di gestione della procedura di rilevazione delle manutenzioni straordinarie, al fine di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni gestite e dei dati prodotti per il bilancio d esercizio; Le articolazioni organizzative che sono coinvolte nella procedura sono: Area Gestione Tecnica; Area Gestione Patrimonio;. Modalità operative Le manutenzione sui beni immobili ed mobili dell Ente possono essere classificate in ordinarie e straordinarie. Per la procedura delle manutenzioni ordinarie si rimanda alla procedura degli acquisti di servizi del Ciclo Passivo, poiché assimilabile. Le manutenzioni su beni mobili e immobili si devono considerare straordinarie quando determinano un prolungamento della vita utile del bene o un miglioramento della fruibilità dello stesso, sono pertanto interventi che generano costi capitalizzabili al bene immobile o mobile a cui si riferiscono. Per la corretta definizione della capitalizzabilità del costo di un intervento sui beni immobili o mobili occorre tener presente: a. la natura dell'intervento ossia devono essere chiare le finalità dell'intervento; b. il centro di costo che individua il bene immobile o mobile sul quale viene effettuato l'intervento; c. il conto di riferimento: deve risultare coerente con la tipologia di intervento effettuato (edificio o impianto) e con la tipologia del bene sul quale viene effettuato (bene indisponibile, disponibile, bene terzo); d. la fonte di finanziamento: permette la corretta rendicontazione dei finanziamenti; e. riferimento al Piano Investimenti approvato: permette la verifica della copertura finanziaria dei costi da sostenere. 95 Per le modalità operative di acquisizione, esecuzione, inventariazione, liquidazione e pagamento delle manutenzioni straordinarie si rinvia alla procedura di acquisizione dei beni immobili e mobili. Circa, invece, l ammortamento degli interventi di manutenzione straordinaria occorre evidenziare che in base a quanto previsto dal DIM 17 settembre 2012 laddove il valore di un cespite, successivamente all acquisizione, venga incrementato per effetto di manutenzioni straordinarie le quote di ammortamento del cespite sono idealmente scomponibili in due o più parti, riconducibili rispettivamente (i) al valore di acquisizione del bene e (ii) al valore di ciascuna manutenzione capitalizzata.

99 Ogni intervento manutentivo capitalizzato dovrà essere ammortizzato secondo un proprio piano di ammortamento. L aliquota da utilizzare sarà quella prevista dal D.lgs.n. 118/11 (allegato 3) per il cespite oggetto dell intervento, purché ciò trovi riscontro in un effettivo aumento nella vita utile del cespite stesso. Laddove invece l intervento manutentivo non incrementi la vita utile del cespite, occorrerà utilizzare un aliquota più elevata, in modo che l ammortamento dell intervento manutentivo si completi contestualmente all ammortamento del valore di acquisizione del cespite. Non è invece consentito ammortizzare l intervento manutentivo con un aliquota inferiore a quella prevista dal D.lgs. n. 118/11, né ovviamente continuare l ammortamento dell intervento manutentivo nel caso in cui il bene venga eliminato o alienato. Si specifica che alle manutenzioni straordinarie finanziate con contributi in conto esercizio si applica quanto stabilito per le immobilizzazioni acquisite in conto esercizio 96

100 5.1 PREMESSA 5. CICLO PERSONALE La procedura di attribuzione degli emolumenti al personale dipendente dell Azienda costituisce un'attività amministrativa di notevole rilevanza, sia per l'entità della spesa, che rappresenta una parte significativa dei costi iscritti a bilancio, che per la complessità delle operazioni relative all'elaborazione degli stipendi. Tale complessità attiene sia all'elaborazione delle c.d. voci fisse sia della parte variabile della retribuzione. Infatti, il sistema retributivo del personale presenta un elevato grado di differenziazione, conseguente alle note possibilità di sviluppo professionale, introdotte dai contratti nazionali di tutte le aree contrattuali (progressioni economiche o passaggi di categoria per il comparto e sistema di attribuzione degli incarichi per la dirigenza), che determinano variazioni, sia nelle voci fisse che in quelle variabili. Anche il sistema di budget, con la relativa valutazione del raggiungimento degli obiettivi di unità operativa e individuali, incide sulle componenti variabili della retribuzione; in particolare, sulla c.d. produttività per il comparto e sulla retribuzione di risultato per la dirigenza medica, sanitaria, tecnica, amministrativa e professionale. Inoltre, la grande varietà di istituti applicati nella gestione delle presenze ed assenze, collegata ad una particolare elevata flessibilità nell'articolazione dell'orario, rende ulteriormente complessa l'elaborazione delle competenze erogate come trattamento accessorio. 97 Pertanto, la complessità che caratterizza l'attività di elaborazione degli stipendi, in ragione dell'intrinseca entità dei rischi, richiede necessariamente l'implementazione di adeguate procedure di controllo per la corretta erogazione delle risorse e l'assegnazione di personale formato e specializzato in tali funzioni. In particolare, per assicurare l'effettività del controllo, pur con le diverse modalità autonomamente stabilite da ciascuna Azienda, è necessario assicurare una esatta individuazione dei soggetti autorizzati ad inserire variazioni nella procedura, nonché una corretta classificazione degli atti o fatti (ad esempio presenze e assenze) che determinano le variazioni di tipo economico nelle posizioni dei dipendenti. Sempre per assicurare l effettività del controllo è opportuno distinguere, dal punto di vista operativo, il momento dell'imputazione del dato da quello relativo al controllo dello stesso. La separazione tra questi due momenti consente, da un lato di diminuire la possibilità di errori, dall'altro di evitare che il soggetto che ha inserito i dati effettui i controlli, con potenziale verificarsi di arbitrarietà. Inoltre, è necessario che sia assicurata la puntuale documentazione delle modifiche effettuate nella procedura di erogazione degli emolumenti stipendiali nelle sue varie fasi; in modo da responsabilizzare l'operatore che effettua la variazione e facilitare l'opera di controllo (anche a campione) sui dati inseriti. In questo quadro, è fondamentale l implementazione di un

101 adeguato sistema di controllo interno nelle diverse fasi di gestione del rapporto di lavoro. Il personale di cui è dotato l Azienda può essere classificato nelle seguenti tipologie: Personale dipendente; Contratti libero professionali; lavoro para subordinato; L Ente deve dotarsi di adeguati strumenti e procedure finalizzate alla riconciliazione tra i dati elaborati dagli Uffici competenti ed utilizzati in contabilità analitica e la contabilità generale, con particolare attenzione agli accantonamenti relativi agli oneri stimati sui contratti e altri oneri che alla data di chiusura dell esercizio non hanno avuto la relativa manifestazione finanziaria. Nel prosieguo saranno analizzati i principi, obiettivi e procedure minime di controllo del Ciclo del Personale per garantire l affidabilità e la qualità dei flussi informativi. Successivamente, per ciascun processo, ossia: Gestione e trattamento contabile del personale dipendente e assimilato; sarà definita la relativa procedura secondo la seguente metodologia: Scopo e applicabilità; Modalità operative; Flow-chart; Procedure minime di controllo. 98 I flussi informativi del Ciclo del Personale coinvolgono diverse voci dello schema previsto dall Allegato 2 del D. Lgs. 118/2011, come aggiornato dal Decreto Ministero Salute/Ministero dell Economia e delle Finanze 20 Marzo 2013, nello specifico:

102 VOCI DI STATO PATRIMONIALE FONDI RISCHI ED ONERI di per rischi 5) Altri fondi oneri TRATTAMENTO FINE RAPPORTO Premi operosità TFR personale dipendente DEBITI 9) Debiti tributari 11) Debiti v/istituti previdenziali, assistenziali e sicurezza sociale 12) Debiti v/altri 99

103 VOCI DI CONTO ECONOMICO B) VALORE DELLA PRODUZIONE Concorsi, recuperi e rimborsi B) COSTI DELLA PRODUZIONE Acquisti servizi sanitari ) Acquisti di servizi sanitari Medicina base Compartecipazione al personale per att. Libero-prof (intramoenia); Consulenze, collaborazioni, interinale, altre prestazioni di lavoro sanitarie e socio sanitarie 3) Acquisti di servizi non sanitari b) Consulenze, collaborazioni, interinale, altre prestazioni di lavoro non sanitarie c) Formazione 6) Costi del personale a) Personale dirigente medico b) Personale dirigente ruolo sanitario non medico c) Personale comparto ruolo sanitario d) Personale dirigente altri ruoli e) Personale comparto altri ruoli 11) Accantonamenti a) Accantonamenti per rischi b) Accantonamento per premio operosità d) Altri accantonamenti 100 Y) IMPOSTE SUL REDDITO DI ESERCIZIO 1) IRAP a) IRAP relativa a personale dipendente b) IRAP relativa a collaboratori e personale assimilato a lavoro dipendente c) IRAP relativa ad attività di libera professione Riferimenti normativi CCNL relativi al comparto, alla dirigenza e ai ruoli del settore sanitario Contratti integrativi aziendali Contratti individuali Direttive e indirizzi della Regione Puglia D.lgs.n. 118/2011 Codice Civile (art e ss) Principi contabili emanati dal CNDCR

104 Le strutture organizzative dell Ente coinvolte nel Ciclo del Personale possono essere riepilogate con la seguente tabella: Strutture coinvolte Principali responsabilità Owner del processo Ufficio Concorsi Stipulazione contratto Area Gestione del Personale Ufficio Matricolare Codifica anagrafica dipendente Ufficio Trattamento Economico - Codifica anagrafica dipendente Ufficio Rilevazioni Presenze Ufficio Retribuzioni Elaborazione cedolini Ufficio medicina convenzionata Responsabili della verifica di completezza e accuratezza dei dati ricevuti dall Area del personale Responsabili della completa ed accurata rilevazione in contabilità dei costi e debiti. Responsabili della redazione dei mandati di pagamento PRINCIPI E OBIETTIVI DI CONTROLLO Al fini di garantire un adeguato livello qualitativo delle informazioni e dei dati prodotti per il bilancio d'esercizio, si riportano in sintesi i principi e gli obiettivi che devono ispirare il disegno delle procedure amministrative per la gestione del Ciclo del Personale: accertamento dell'esistenza; accuratezza nella rilevazione; verifica della competenza di periodo delle operazioni che hanno generato i costi del personale; accertamento della corretta esposizione in bilancio; accertamento dell'uniformità dei principi contabili rispetto all'esercizio precedente. 5.3 PROCEDURE MINIME DI CONTROLLO Per ogni principio e obiettivo come precedentemente elencati si illustrano i livelli minimi di controllo che la procedura deve garantire. Esistenza Il sistema di controllo interno deve assicurare che tutte le transazioni registrate siano effettivamente avvenute. I costi relativi alle retribuzioni imputate a conto economico devono essere relative a effettive prestazioni di lavoro dipendente e, in maniera analoga, gli altri costi

105 del personale devono essere inerenti a dipendenti iscritti a libro paga o collaboratori con i quali esiste il relativo contratto di collaborazione. In particolare è importante il rispetto delle seguenti condizioni: a) separazione dei compiti e delle responsabilità - Le diverse fasi del Ciclo Personale devono essere gestite da distinte articolazioni organizzative aziendali, con una separazione dei compiti e delle responsabilità che deve assicurare trasparenza e controllo organico degli aspetti amministrativi e contabili; b) uso e controllo di documenti idonei ed approvati - Ogni operazione suscettibile di originare, modificare od estinguere lo stato giuridico ed economico del personale e degli altri prestatori di lavoro deve essere accompagnata e comprovata da apposita documentazione; c) analisi periodica delle risultanze contabili da parte di personale indipendente da quello addetto alla loro tenuta - La correttezza e l'attendibilità delle scritture contabili devono essere periodicamente controllate da personale indipendente da quello addetto alla tenuta delle scritture stesse. Accuratezza Il sistema di controllo interno deve dare la possibilità di procedere ad una corretta valorizzazione e contabilizzazione dei valori economici del personale utilizzato e comunque giuridicamente afferente all Ente. Le registrazioni contabili devono essere accurate, matematicamente corrette e devono riflettere in contabilità gli effetti economici e patrimoniali dell operazione. 102 Competenza Il sistema di controllo interno deve essere tale da permettere la rilevazione dei costi del personale e dei relativi debiti nel corretto periodo di manifestazione degli effetti economici del rapporto. Il bilancio deve riflettere tutti gli elementi che compongono il costo del personale (retribuzioni, mensilità aggiuntive, componenti incentivanti e simili). Corretta esposizione Il sistema di controllo interno deve assicurare che i costi del personale ed i relativi debiti siano rappresentati in bilancio in conformità ai corretti principi contabili, con particolare riferimento alla loro classificazione e descrizione ed alla completezza delle informazioni contenute nella nota integrativa. Uniformità dei principi nel tempo Il sistema di controllo interno, qualora i principi contabili adottati nell esercizio siano diversi da quelli utilizzati nell esercizio precedente, deve essere in grado di fornire l adeguata informazione dei motivi del cambiamento e dell influenza prodotta sulla situazione patrimoniale e sul risultato d esercizio.

106 5.4 DESCRIZIONE PROCEDURE Gestione e trattamento contabile del personale dipendente e assimilato Scopo e applicabilità La procedura della gestione e trattamento contabile del personale dipendente e assimilato ha l obiettivo di: documentare i flussi informativi relativi al trattamento economico del personale ai fini della corretta determinazione delle componenti economico patrimoniali dell area personale; fornire adeguata informativa di dettaglio della nota integrativa nel rispetto dei principi contabili. La procedura coinvolge le seguenti strutture organizzative alle quali sono demandate specifiche responsabilità: Area Gestione Personale;. Modalità operative Il personale dell Azienda, distinto per ruoli, svolge le proprie attività in forza di un contratto collettivo nazionale, di un contratto integrativo aziendale e di un contratto individuale. Il trattamento economico è costituito dal trattamento tabellare e dalle componenti accessorie stabilite e determinate dai suddetti contratti. 103 Le presenze sono rilevate nei modi e nei termini di legge secondo procedure informatizzate adottate dall Ente. Sulla base della rilevazione delle presenze viene effettuata la determinazione mensile delle competenze stipendiali spettanti. Il contratto firmato dal nuovo assunto, con in allegato i suoi documenti identificativi, viene inviato: all Ufficio Matricolare, che procede alla creazione dell anagrafica del dipendente attraverso l inserimento a sistema delle informazioni anagrafiche (nome, cognome, indirizzo); all Ufficio Trattamento Economico che procede all inserimento dei dati giuridici ed economici del dipendente (qualifica, categoria, fascia economica in godimento, incarico dirigenziale in atto, unità operativa presso la quale presta servizio). Nel sistema informativo sono presenti le tabelle relative ai CCNL, pertanto, in fase di creazione anagrafica, inserendo la categoria e il livello contrattuale del dipendente il sistema in automaticamente lo associa al ruolo.

107 La determinazione delle competenze spettanti ai dipendenti avviene con cadenza mensile, sulla base delle presenze rilevate e le informazioni relative alle competenze stipendiali variabili autorizzate (straordinario, indennità, compensi per ALPI, ecc.). Le modalità di rilevazione e controllo dei costi del personale prevedono che l Ufficio Retribuzioni predisponga mensilmente: il provvedimento di spesa relativo al costo del personale contenente: la determinazione degli emolumenti dovuti ai dipendenti, le eventuali somme dovute a titolo di rimborso per ulteriori prestazioni, i contributi previdenziali e le ritenute fiscali; l elenco nominativo dei dipendenti con indicazione, per singolo nominativo, dell importo lordo e dell importo netto, nonché delle modalità di pagamento; il prospetto riepilogativo contenente la classificazione di tutte le voci paga correlate alle voci di costi del piano dei conti aziendali. Tale prospetto riepilogativo deve corrispondere agli importi lordi e netti e all elenco nominativo dei dipendenti; i modelli di Denuncia Mensile Analitica (DMA), Emens e i modelli di pagamento unificati F24 nonché tutta la modulistica necessaria al versamento delle ritenute previdenziali, assistenziali e delle ritenute fiscali. L verifica la completezza della documentazione sopra descritta, l effettiva riconciliazione delle somme da liquidare per ciascun nominativo e procede alla rilevazione in contabilità del relativo costo e debito. Successivamente, l emette i mandati di pagamento che vengono inviati all Istituto Tesoriere. 104 L Ufficio Retribuzioni, oltre agli adempimenti mensili di cui sopra, provvede annualmente a predisporre i modelli fiscali relativi alle dichiarazioni afferenti le ritenute fiscali e gli altri oneri contributivi e previdenziali, oltre ai modelli CUD per personale dipendente.

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