MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE DEI SERVIZI INTEGRATI

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1 Catalogo provinciale per l offerta dei servizi integrati per l apprendistato. Periodo Formativo 2015 MANUALE DELLE PROCEDURE DI GESTIONE DEI SERVIZI INTEGRATI Per informazioni e specifiche inerenti le diverse tipologie di servizi prenotabili in base ai diversi tipi di apprendistato, si rimanda alla consultazione dell Avviso per la predisposizione del Catalogo provinciale dell offerta dei servizi integrati per l apprendistato. Periodo Formativo 2015 Obiettivo della presente edizione del MANUALE DELLE PROCEDURE 2015 è fornire uno strumento di riferimento operativo per la gestione e attuazione dell Avviso pubblico relativo al finanziamento nell ambito del contratto di apprendistato. In particolare la predisposizione di tale documento risponde all esigenza di definire un ambiente organizzato ed operativo adeguato allo svolgimento a regime delle fasi di: prenotazione, avvio/gestione, controllo, chiusura, rendicontazione, monitoraggio. Lo strumento a finanziamento con il sistema a dote si caratterizza per la presenza dei seguenti tre elementi: 1. designazione del destinatario: non trasferibilità ad altri soggetti; 2. designazione dei servizi: non equivalenza e non fungibilità con il denaro; 3. valorizzazione della dote: il valore della dote rispetta i massimali di costo definiti per i singoli servizi/componenti della dote. L operatore accreditato supporterà l apprendista/impresa che intende usufruire della dote formalizzando il percorso in un Piano di Intervento Personalizzato (PIP) nel quale sono definite le tipologie dell intervento e la durata di attuazione, in coerenza con le indicazioni fornite dalla Provincia di Bergamo. Il percorso personalizzato dovrà coinvolgere una pluralità di soggetti, quali l operatore accreditato alla formazione/lavoro, l azienda e l apprendista. 1

2 Il destinatario impresa/apprendista potrà fruire, nell ambito del percorso individuato, di risorse da utilizzare per: A. Formazione esterna apprendisti competenze trasversali F. Supporto per la certificazione delle Competenze (in caso di formazione interna all'azienda) Per informazioni e specifiche inerenti le diverse tipologie di servizi prenotabili in base ai diversi tipi di apprendistato, si rimanda alla consultazione dell Avviso per la costituzione del Catalogo apprendistato Si ricorda che prima dell avvio delle diverse procedure è necessario consegnare alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato Via Borgo S. Caterina n. 19, Bergamo entro 15 gg dalla pubblicazione del catalogo per tutti gli operatori ammessi l ATTO DI ADESIONE/OBBLIGHI DEL GESTORE l Atto di adesione/obblighi del gestore per gli operatori aderenti alla Rete provinciale (Allegato 1). Per lo svolgimento delle differenti fasi gli Enti attuatori dovranno inoltre predisporre ed utilizzare diversi documenti. Al fine di facilitare la messa in opera delle procedure previste dall Avviso per l offerta dei servizi integrati per l apprendistato. Periodo Formativo 2015 di seguito si forniscono indicazioni di dettaglio. L iter procedurale è articolato in tre macrofasi: 2

3 Fase 1: PRENOTAZIONE A seguito dell identificazione dell'offerta attraverso il catalogo pubblicato on line ( l'impresa e l'apprendista contattano l'organismo accreditato per verificarne la disponibilità all'erogazione dei servizi integrati individuati all interno del CATALOGO PROVINCIALE PER L OFFERTA DEI SERVIZI INTEGRATI PER L APPRENDISTATO. PERIODO FORMATIVO Si ricorda che: nel caso di apprendisti assunti in apprendistato professionalizzante o contratto di mestiere ai sensi dell art. 4 d.lgs. 167/11 non è prevista convocazione da parte della Provincia essendo esclusiva responsabilità dell azienda l identificazione dei servizi e loro composizione, siano essi singoli o raggruppati. L'organismo accreditato (mediante il sistema SINTESI), verificherà che l'apprendista possegga i requisiti previsti dall Avviso per la fruizione delle dote-apprendistato ed accerterà la disponibilità di risorse per il finanziamento dei servizi ammissibili. Si ricorda che il CATALOGO DELL OFFERTA FORMATIVA 2015 si rivolge ad apprendisti assunti da imprese aventi sede operativa nella provincia di Bergamo. Nel caso di apprendisti assunti da imprese aventi sede operativa in territori limitrofi tra più province prima di procedere con la prenotazione del PIP, è necessario richiedere deroga alla Provincia di Bergamo inviando alla stessa (fax 035/ oppure mail segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it) i seguenti documenti: - Richiesta di deroga (Allegato 2) - COB Apprendista. Verificata la disponibilità delle risorse, l'impresa, l'apprendista e l'organismo accreditato compileranno il PIP (Piano di Intervento Personalizzato) mediante SINTESI. Alcuni campi verranno compilati automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni contenute nella comunicazione obbligatoria (COB) redatta al momento dell assunzione dell apprendista. Nell eventualità che l operatore rilevi delle inesattezze o mancanze nelle informazioni contenute nel PIP, prima di effettuarne la conferma telematica, l ente avrà l obbligo di effettuare segnalazione all azienda affinché la stessa possa provvedere alla relativa modifica (tipologia formativa, dati tutor, titolo di studio apprendista, profilo formativo e qualifica da conseguire) sul COB. L Ente dovrà trasmettere per conoscenza la segnalazione anche alla Provincia inviando una all indirizzo segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it. L ente formativo conferma il PIP mediante il sistema SINTESI, ne firma la copia cartacea e contestualmente carica il documento scannerizzato nel portale informatico senza obbligo di firme 3

4 congiunte. L operatore si assume altresì la responsabilità di verifica della veridicità, completezza dei dati ed identità dei sottoscrittori. Entro 10 giorni (di calendario) dalla conferma in SINTESI l ente di formazione trasmette alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato (segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it) la Richiesta di validazione PIP (Allegato 3) eventualmente cumulativa di diversi PIP prenotati. Trascorsi tali termini la Provincia procederà all invalidazione d ufficio dei PIP. Al termine della compilazione sarà cura dell operatore far sottoscrivere il PIP in originale da parte dell apprendista e dell impresa e conservarlo, unitamente a copia delle carte d identità dei sottoscrittori, presso i propri uffici. Di seguito si precisano alcune vincolanti specifiche: lo stesso servizio non può essere richiesto contemporaneamente a più operatori; la formazione eventualmente erogata al di fuori del finanziamento pubblico per annualità precedenti a quella richiesta deve essere specificata all interno del PIP nello spazio dedicato; prima della conferma del PIP in SINTESI l operatore deve altresì effettuare verifica del LIVELLO FORMAZIONE dell apprendista apportando le eventuali necessarie correzioni; non può essere prenotato un nuovo PIP se non sono stati conclusi tutti i servizi previsti da un PIP già attivo. Con cadenza mensile la Provincia effettuerà la validazione dei PIP presentati e trasmetterà all organismo accreditato gli esiti della richiesta, inviando una mail di conferma assegnazione dote o trasmettendo con la medesima modalità telematica una Comunicazione Non assegnazione dote (Allegato A) indicante, in questo secondo caso, le motivazioni dell esito negativo. Fase 2: AVVIO/GESTIONE SERVIZI L'organismo accreditato dovrà avviare entro 30 giorni (di calendario) dall'avvenuta conferma della prenotazione della dote almeno uno dei servizi che compone il PIP. Trascorsi tali termini il sistema trasformerà in automatico lo stato del PIP in scaduto ; entro e non oltre 90 giorni (di calendario) tutti i servizi previsti dallo stesso. Superata tale tempistica i servizi non avviati verranno annullati. Trascorsi tali termini, il finanziamento dei singoli sevizi scaduti verrà reso nuovamente disponibile. La Provincia tramite mail segnalerà all Ente che ha prenotato la dote l avvenuta revoca automatica ( Comunicazione di Revoca Allegato B). È facoltà della Provincia segnalare agli apprendisti ed imprese la cui prenotazione sia decaduta, gli organismi di formazione titolari di erogazione di servizi analoghi a catalogo. 4

5 Considerato le chiusure e conseguenti cessazioni delle attività durante il mese di agosto da parte degli enti erogatori e delle stesse aziende che hanno assunto apprendisti, a seguito di richiesta da parte degli Operatori per tale periodo la Provincia potrà concedere sospensione del conteggio dei giorni entro i quali avviare i servizi validati. Nella medesima data di avvio dell edizione, l operatore dovrà effettuare l associazione del destinatario della dote al singolo servizio, caricare il calendario (ad eventuali variazioni di quest ultimo andrà caricato l aggiornamento) e conferma l avvio all interno del sistema SINTESI. Sarà altresì cura dell operatore, nello stesso giorno di partenza dell erogazione delle edizioni dei singoli servizi, inviare alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato esclusivamente via mail (segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it) i seguenti documenti scansionati: - la Comunicazione di avvio edizione effettuata all interno del sistema SINTESI e firmata dal Legale rappresentante o suo delegato; - l elenco partecipanti con le relative firme autografe di cui se servizio trasversale, tecnico-professionale o certificazione delle competenze il documento deve essere stampato attraverso SINTESI se servizi di affiancamento di tipo individuale utilizzare proprio modello contenente i dati del tutor destinatario del modulo. Nel caso di variazione di uno o più moduli non ancora avviati sarà cura dell Ente che ha prenotato la dote inviare una mail (segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it) a seguito della quale la Provincia provvederà ad effettuare variazione in SINTESI. Tale comunicazione dovrà contenere le seguenti informazioni: - numero PIP - nominativo apprendista - codice modulo da sostituire e codice del nuovo modulo - motivazione della variazione. Tale procedura è consentita solo per servizi che non modifichino l importo del PIP precedentemente validato. L Ente dovrà contestualmente mantenere agli atti la relativa Comunicazione di variazione PIP (Allegato 4) sottoscritta da parte dell azienda/apprendista e dall ente senza invio dell originale cartaceo alla Provincia. Nel caso di rinuncia alla fruizione dei servizi inerenti la dote prenotata o di avvenuta risoluzione del contratto da parte dell apprendista/impresa procedere alla chiusura del PIP limitandosi a mantenere agli atti la relativa Comunicazione di rinuncia (Allegato 5) sottoscritta da parte dell azienda/apprendista senza invio contestuale dell originale cartaceo alla Provincia. Tale rinuncia è da predisporre solo nel caso di servizi per i quali non sia stata svolta alcuna ora di formazione. 5

6 Nel caso di chiusura anticipata del PIP, all operatore saranno riconosciuti solo gli importi relativi ai servizi erogati sino al momento della rinuncia, nel rispetto delle procedure di liquidazione descritte e contenute nel presente Manuale delle procedure e all interno dell Avviso per l offerta dei servizi integrati per l apprendistato. Periodo Formativo Entro 10 giorni (di calendario) dalla data di conclusione delle singole edizioni servizi occorre: - completare Sintesi inserendo le ore di frequenza degli apprendisti - identificare gli apprendisti titolari della dote - modificare in SINTESI lo stato dell edizione in CHIUSO - inviare alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato esclusivamente via mail (segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it) la scansione della Comunicazione di chiusura stampata attraverso SINTESI e firmata dal legale rappresentante o suo delegato. Nel caso fossero previsti dei recuperi di ore con la necessità di mantenere in stato ATTIVO l'edizione (anche oltre i 10 giorni dalla chiusura), dopo aver aggiornato in SINTESI le frequenze degli apprendisti che hanno terminato di usufruire del servizio, l ente deve comunicare esclusivamente via mail (segreteria.apprendistato@provincia.bergamo.it) i motivi per i quali l edizione rimane aperta. Conclusi tutti i servizi, l ente titolare del PIP deve provvedere alla sua chiusura all interno del sistema SINTESI. La stampa di tutta la documentazione trasmessa esclusivamente via mail alla Provincia di Bergamo va mantenuta agli atti presso la sede dei singoli Operatori adeguatamente compilata e firmata. Fase 3: RENDICONTAZIONE/LIQUIDAZIONE Ai fini dell ottenimento della liquidazione delle doti dei servizi conclusi, l Attuatore singolo - anche in caso faccia parte della rete provinciale - e/o l operatore Capofila dell eventuale ATS - anche per conto e a nome dei diversi membri attuatori - presenterà alla Provincia una unica Domanda di liquidazione (Allegato 6) cumulativa per l importo corrispondente al valore dei servizi sottoscritti nei singoli PIP e fruiti dai beneficiari. A tal fine la domanda dovrà essere compilata utilizzando il modello appositamente predisposto ed inserito nella cartella Kit di avvio all interno del sistema SINTESI e consegnata alla Provincia di Bergamo Settore Istruzione, Formazione, Lavoro e Politiche Sociali Servizio Istruzione e Formazione Professionale via Borgo S. Caterina, 19 Bergamo. La domanda andrà consegnata alla Provincia in originale, sottoscritta dal legale rappresentante o da delegato soggetto con potere di firma e corredata da documento di identità del firmatario esclusivamente nelle seguenti date: 6

7 30 LUGLIO OTTOBRE DICEMBRE 2015 A seguito delle operazioni di controllo documentale della regolarità dei servizi erogati/fruiti, della loro rispondenza ai requisiti previsti nell Avviso e nel PIP approvato, nonché nell esame della regolarità e completezza della documentazione di spesa comprovante il diritto a riscuotere dell operatore su dichiarazione del beneficiario, la Provincia entro la fine dei 3 mesi successivi richiederà l emissione di fattura relativa alle domande di liquidazione pervenute, direttamente all operatore titolare del PIP. Costituirà parte integrante della domanda di liquidazione la seguente documentazione utilizzando i modelli appositamente predisposti ed inseriti nella cartella Kit di avvio all interno del sistema SINTESI: Domanda di liquidazione (Allegato 6): cumulativa per l importo corrispondente al valore dei servizi sottoscritti nei singoli PIP e fruiti dai beneficiari Dichiarazione dei servizi ricevuti (Allegato 7) sottoscritta dall'apprendista e dall'impresa attestante l avvenuta attività da consegnare unitamente alla domanda di liquidazione Relazione finale (Allegato 8) contenente la descrizione delle attività svolte, articolate per i servizi riportati nelle dichiarazioni. La relazione è da compilare separatamente per ogni singola edizione. Modello F1 stampato dal sistema informativo SINTESI La Fattura/nota fiscale va emessa solo a seguito di richiesta della Provincia una volta terminate le operazioni di controllo documentale. La Fattura/nota fiscale dovrà essere trasmessa in formato elettronico (L. 244 del 24/09/2007 e successivo Decreto Attuativo n. 55 del 03/04/2013) secondo le indicazioni trasmesse dall Ufficio Apprendistato. 7

8 Per chiarezza di seguito si riporta l elenco dei documenti che gli Enti operatori dovranno utilizzare per la prenotazione, avvio/gestione, rendicontazione/liquidazione dei servizi adoperando, laddove predisposti, i modelli inseriti e reperibili nella cartella Kit di avvio all interno del sistema SINTESI. Di seguito l elenco dettagliato di tali modelli: PRENOTAZIONE Atto di adesione (Allegati 1) Da inviarsi entro 15 gg dalla pubblicazione del catalogo Eventuale Richiesta di deroga (Allegato 2) A firma dell Operatore e inoltrata alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato solo nel caso di apprendisti assunti da imprese aventi sede operativa al di fuori del territorio provinciale PIP Esclusivamente compilato, presentato all interno di SINTESI e allegato nell icona graffetta Documenti con la sola firma dell ente formativo e senza obbligo di firma congiunta Richiesta di validazione PIP (Allegato 3) A firma dell Operatore e inoltrata alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato entro 10 giorni dalla conferma in SINTESI del PIP AVVIO/GESTIONE Comunicazione di avvio edizione servizio Da compilare, presentare all interno di SINTESI e inviare via mail alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato nello stesso giorno di partenza dell erogazione delle edizioni dei singoli servizi Elenco partecipanti Inviare via mail alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato nello stesso giorno di partenza dell erogazione delle edizioni dei singoli servizi Calendario Da compilare e allegare nell icona graffetta Documenti all interno del Sistema Sintesi nello stesso giorno di partenza dell erogazione delle edizioni dei singoli servizi. Ad eventuali variazioni andrà caricato l aggiornamento Comunicazione di variazione PIP (Allegato 4) Da conservare presso gli uffici dell ente Comunicazione di rinuncia alla dote apprendistato (Allegato 5) Da conservare presso gli uffici dell ente Comunicazione di chiusura edizione servizio Da compilare, presentare all interno di SINTESI e inviare via mail alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato entro 10 giorni dalla conclusione dell erogazione delle edizioni dei singoli servizi 8

9 RENDICONTAZIONE/LIQUIDAZIONE Domanda di liquidazione (Allegato 6) Cumulativa per l importo corrispondente al valore dei servizi sottoscritti nei singoli PIP e fruiti dai beneficiari da trasmettere alla Provincia di Bergamo Ufficio Apprendistato negli intervalli sopra riportati Dichiarazione dei servizi ricevuti (Allegato 7) Sottoscritta da impresa e apprendista da consegnare unitamente alla domanda di liquidazione Autocertificazione attestante la veridicità e correttezza degli importi richiesti nelle Domande di liquidazione Da consegnare a cura dei singoli membri di eventuale ATS unitamente alla domanda di liquidazione trasmessa dal capofila REGISTRO dell edizione (in originale o copia conforme) Relazione finale (Allegato 8) Da consegnare unitamente alla domanda di liquidazione Questionario di soddisfazione (Allegato 9) Da somministrare agli utenti finali dei servizi erogati e conservare agli atti Modello F1 Da consegnare unitamente alla domanda di liquidazione Fatture/note fiscali Da emettere a seguito di richiesta della Provincia di Bergamo 9