CIRCOLARE TECNICA N. 1 7 Marzo 2017

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1 AI SIGNORI ESPOSITORI Loro Sedi CIRCOLARE TECNICA N. 1 7 Marzo FASCICOLO REGOLAMENTI MODULISTICA DI SERVIZIO 2. ORARI DI ALLESTIMENTO/DISALLESTIMENTO E MANIFESTAZIONE 3. CARTELLONISTICA IN FIERA E PUBBLICITA SU PUBBLICAZIONI AUTOPROMOTEC 4. CENTRO AFFARI 5. PRENOTAZIONE ALBERGHIERA 6. SERVIZIO E CARDS CARTOLINE INVITO ESPOSITORE PASS ESPOSITORI PASS AUTO 7. CONVEGNISTICA 8. REGOLAMENTO TECNICO DI MANIFESTAZIONE 9. SEGRETERIA ORGANIZZATIVA * * * * * * * * * Trasmettiamo le prime informazioni tecnico organizzative della 27 rassegna AUTOPROMOTEC. 1. FASCICOLO REGOLAMENTI MODULISTICA DI SERVIZIO Abbiamo provveduto nei mesi scorsi all invio del FASCICOLO REGOLAMENTI in due copie, una delle quali doveva essere restituita compilata e timbrata entro il 20 Febbraio u.s.; pertanto si ricorda a chi non avesse ancora inviato la copia di competenza della Segreteria Organizzativa di provvedere immediatamente. Il FASCICOLO REGOLAMENTI contiene la regolamentazione tecnica relativa al Salone: Regolamento Tecnico Regolamento del Quartiere Fieristico Fascicolo Sicurezza Vi invitiamo a consultare tale documentazione con attenzione. Ricordiamo che tutti i servizi di supporto sono disponibili esclusivamente nell AREA RISERVATA ESPOSITORI sul sito accessibile tramite le credenziali inviate, per posta, unitamente alla conferma dell area espositiva. Nell Area Riservata sono presenti i Banner in italiano/inglese che potete scaricare ed utilizzare per promuovere la Vostra partecipazione alla rassegna e le Planimetrie Tecniche indispensabili per la realizzazione corretta degli allestimenti.

2 E possibile inoltre consultare e scaricare tutta la modulistica di servizio. Poiché la restituzione di questa modulistica è estremamente importante ai fini di una precisa e puntuale organizzazione dei servizi, desideriamo richiamare l attenzione degli Espositori ad una corretta compilazione della stessa. Riportiamo di seguito lo scadenziario della modulistica con l indicazione dell ufficio di competenza: REFERENTE: SEGRETERIA ORGANIZZATIVA AUTOPROMOTEC Tel. +39/ info@autopromotec.it Catalogo Espositori 24 Febbraio 2017 * obbligatorio per la registrazione nel Catalogo Ufficiale di Manifestazione. Il modulo è inviabile esclusivamente online * CHI NON AVVESSE ANCORA PROVVEDUTO E PREGATO DI FARLO IMMEDIATAMENTE AL FINE DI EVITARE L ESCLUSIONE DAL CATALOGO UFFICIALE. Modulo Stand preallestiti/arredi aggiuntivi 16 Marzo 2017 per il noleggio di stand preallestiti o arredi aggiuntivi Modulo cartellonistica in Fiera Modulo richiesta pubblicità Catalogo Ufficiale Modulo richiesta pubblicità Guida Modulo richiesta pubblicità Guida Truck Modulo pubblicità Autopromotec New Daily Modulo pubblicità su Portale Autopromotec Modulo pubblicità su APP Autopromotec Modulo pubbl. su NewsletterAutopromotecNews 6 Marzo 2017 (prorogata al 24 Marzo 2017) per l acquisto di spazi pubblicitari a pagamento su supporti cartacei e online REFERENTE: STUDIO QZ Tel. +39/ info@qzbroker.it Modulo Polizza Assicurativa Integrativa 28 Marzo 2017 per integrazione della copertura assicurativa di base specificata sul modulo stesso 2

3 REFERENTE: BOLOGNAFIERE Centro Servizi Blocco D 1 piano Tel / Fax Nell area Riservata Espositori del sito sotto la voce Moduli di Servizio si trova la sezione MODULI GESTITI DA BOLOGNAFIERE: cliccare sull apposito link per accedere alla modulistica di manifestazione di competenza di BolognaFiere, disponibile nel portale All interno del portale BE FAIR cliccare sulla voce MODULI nella barra grigia di menù presente nella parte superiore dello schermo cliccare sul pulsante ACCEDI per visualizzare la lista dei moduli cliccare su Modifica per compilare il form inserire i dati richiesti cliccare sul pulsante Stampa per scaricare il pdf stampare il form e restituirlo timbrato e firmato all ufficio di competenza indicato sul modulo stesso Elenchiamo di seguito i moduli OBBLIGATORI da inviare nei tempi richiesti direttamente all ufficio di competenza, allo scopo di adempiere per tempo le complesse procedure di sicurezza previste dalle normative vigenti: MODULO B1 CORRETTA ESECUZIONE IMPIANTO ELETTRICO ED ALLESTIMENTO MODULO B2 DICHIARAZIONE DI CONFORMITA IMPIANTO ELETTRICO MODULO B3 MODULO DI RISPONDENZA IMPIANTO ELETTRICO MODULO B4 DICHIARAZIONE DI CORRETTA POSA IN OPERA MATERIALI ALLESTITIVI MODULO C1 SERVIZIO ENERGIA ELETTRICA Per richiesta di potenze superiori ai 3 kw da inviare a Ufficio Vendite Fax 051/ MODULO H NOTIFICA DI IMPORTAZIONE MODULO OBBL. PER PAESI EXTRA CEE da inviare a Fast Freight Marconi Spa (customs@marconiffm.it tel ) MODULO M INFORMATIVA PER PREVENZIONE INFORTUNI SUL LAVORO MODULO R2 SERVIZIO PRENOTAZIONE RIMOZIONE RIFIUTI da inviare vendite@bolognafiere.it Tel La mancata restituzione della modulistica di cui sopra comporta gravissime procedure restrittive, quali: la chiusura dello stand l addebito dei relativi costi (circa Euro 300,00 per modulo) da parte di BolognaFiere Area Safety. 3

4 PROCEDURE DI APPROVAZIONE PROGETTI DI ALLESTIMENTO Gli espositori che rientrano in una delle tipologie di stand specificate agli articoli 3.A e 3.B del Regolamento Tecnico (sintetizzati di seguito) sono tenuti ad inviare il progetto dell allestimento (pianta ed assonometria e/o prospetti quotati) a tecnico2@bolognafiere.it tassativamente entro il 21 aprile 2017 (proroga della scadenza ufficiale fissata al 24 Febbraio 2017). Se richiesto dovrà essere compilato l apposito modulo 0 (zero) reperibile sempre nel portale BeFair MODULO 0 (ZERO) ALLESTIMENTI FUORI STANDARD da inviare a BolognaFiere spa Fax Qualora si disponga di un progetto recante timbro e firma da parte di tecnico abilitato lo stesso deve essere inviato mediante pec all Ufficio Tecnico di BolognaFiere a tecnico2@bolognafiere.it o via fax al numero Articolo 3.A. Allestimenti FUORI STANDARD Sono considerati fuori standard gli allestimenti che presentino anche una sola delle seguenti caratteristiche: Strutture tralicciate tipo Americane con luce strutturale libera superiore a m. 8 o sviluppo complessivo superiore a m. 32. Strutture orizzontali metalliche o di materiale diverso con luce libera superiore a m. 4,50. Sistemi di ancoraggio a strutture di BolognaFiere (appendimenti) Pedane con altezza di oltre m. 0,80. Sono inoltre da considerarsi allestimenti fuori standard tutte le strutture realizzate in area esterna con superficie superiore a 75 m 2 Articolo 3.B. È fatto obbligo agli espositori con un area a 3 lati aperti o ad isola l invio del progetto dell allestimento Per quanto riguarda le altre disposizioni si fa espresso rinvio alle norme riportate nelle Condizioni Generali di Partecipazione allegate alla DOMANDA DI PARTECIPAZIONE, nel Regolamento Tecnico di Manifestazione, nel Fascicolo Sicurezza e nel Regolamento di Quartiere tutte contenute nel FASCICOLO REGOLAMENTI. La mancata approvazione del progetto da parte dell Ufficio Tecnico di BolognaFiere precluderà l apertura dello stand. Sul portale BeFair sarà inoltre possibile acquistare con modalità e commerce i seguenti servizi, offerti da BolognaFiere, cliccando sulla voce MENU sulla sinistra dello schermo: ALLESTIMENTI E ARREDI arredo verde area cucina e angolo bar attrezzature refrigeranti MULTIMEDIA attrezzature informatiche service audio video luci servizi fotografici e video 4

5 ACCOGLIENZA E SICUREZZA hostess e interpreti servizi di controllo stand servizi di pulizia per lo stand LOGISTICA facchinaggio e movimentazioni IMPIANTI allacciamenti aria compressa allacciamenti e consumi idrici estintori e pacchetti servizi Internet, telefoni e fax noleggio materiali elettrici noleggio materiali idrici NOTA: Gli ordini effettuati con meno di 10 giorni di anticipo rispetto all'inizio della manifestazione saranno evasi in base alle disponibilità dei servizi richiesti e potranno essere soggetti a maggiorazione. 2. ORARI DI ALLESTIMENTO/DISALLESTIMENTO E MANIFESTAZIONE Desideriamo ricordare che l accesso al quartiere fieristico, nei giorni di allestimento e disallestimento, è subordinato al preventivo accredito sul portale Gate gestito da BolognaFiere al quale sarà possibile accedere, sempre attraverso l Area Riservata Espositori sul sito alla voce GATE BolognaFiere, a partire dal 28 Aprile ALLESTIMENTO: Venerdì 19 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 18,00 Sabato 20 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 18,00 Domenica 21 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 18,00 entrata previa autorizzazione di BolognaFiere Lunedì 22 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 19,00 Martedì 23 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 19,00 Gli allestitori presenti all interno del Quartiere Fieristico potranno continuare i lavori per 1 ora dopo l orario di accesso suindicato, fino alle ore 19,00 nelle giornate di venerdì 19/05/2017, sabato 20/05/2017 e domenica 21/05/2017 e per 2 ore, cioè fino alle ore 21,00, nelle giornate di lunedì 22/05/2017 e martedì 23/05/2017. Domenica 21 maggio 2017: per consentire l organizzazione dei servizi connessi all apertura del Quartiere Fieristico, le Aziende interessate ad utilizzare questa giornata per l allestimento degli stand dovranno obbligatoriamente presentare richiesta scritta entro il 30 Aprile p.v. indicando la ragione sociale dell Espositore e le coordinate dello stand (PAD CORSIA STAND) a: e mail: censimento.allestimenti@bolognafiere.it Tel. +39/051/

6 Martedì 23 maggio 2017: dalle ore 18,00 sarà tassativamente vietato l accesso di automezzi all interno dei padiglioni, per cui le operazioni di carico e scarico dovranno avvenire soltanto tramite carrelli a mano. Mercoledì 24 maggio 2017: (1 giorno di apertura al pubblico): dalle ore 7,30 alle ore 9,00 sarà consentita solo l effettuazione di piccoli lavori di rifinitura negli stand. Durante lo svolgimento della manifestazione, da mercoledì 24 maggio 2017 a sabato 27 maggio 2017, l orario di apertura al pubblico sarà il seguente: dalle 9,00 alle 18,00. Domenica 28 maggio 2017 (ultimo giorno di manifestazione), la chiusura del Quartiere Fieristico ai visitatori è prevista alle ore 16,00. Nei giorni di manifestazione, gli Espositori potranno accedere agli stand a partire dalle ore 8,30 fino alle ore 19,00. Il giorno 24 maggio 2017 (giorno di apertura) gli Espositori potranno accedere agli stand dalle ore 7,30. DISALLESTIMENTO: Lunedì 29 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 18,00 Martedì 30 maggio 2017: dalle ore 8,00 alle ore 18,00 Gli allestitori presenti all interno del Quartiere Fieristico potranno continuare i lavori per un ora dopo l orario anzidetto. 3. CARTELLONISTICA IN FIERA E PUBBLICITA SU PUBBLICAZIONI AUTOPROMOTEC Per fornire una migliore risposta alle crescenti e sempre più articolate richieste da parte degli Espositori, è stato organizzato un servizio in grado di offrire un completo supporto nella scelta delle più adeguate soluzioni pubblicitarie riservate alle aziende partecipanti alla prossima edizione di Autopromotec. Gli Espositori interessati sono pregati di contattare direttamente: Sig. Stefano Brindani e mail: commerciale@autopromotec.it TEL. +39/051/ CELL CENTRO AFFARI Sulla base delle precedenti esperienze, anche questa edizione attiverà alcuni servizi il cui utilizzo gratuito da parte degli Espositori potrà in concreto integrare il flusso delle informazioni commerciali. CENTRO AFFARI (Centro Servizi, Primo Piano Blocco B) Creato allo scopo di favorire i primi contatti tra Espositori e Visitatori esteri, questa struttura offre i seguenti servizi: Accoglienza Operatori. Un team di interpreti accoglie i visitatori esteri, consegna il Catalogo Ufficiale e gli altri stampati relativi alla rassegna e fornisce informazioni relative ai servizi logistici e fieristici. Ricevimento Delegazioni Ufficiali. Presso il Centro Affari si daranno appuntamento per la prima accoglienza le numerose delegazioni estere che hanno preannunciato il loro arrivo in quartiere. L elenco ed il calendario delle delegazioni ufficiali in visita alla rassegna, che avranno uno stand di riferimento per paese di provenienza, sarà reso noto nelle prossime comunicazioni e con apposite newsletter che verranno diffuse anche nei giorni di manifestazione. 6

7 5. PRENOTAZIONE ALBERGHIERA ED AEREA E stata attivata una specifica convenzione per la prenotazione alberghiera: potete contattare l agenzia I MEETALY Via Enrico Mattei, BOLOGNA (ITALY) via e mail al seguente: indirizzo autopromotec2017@imeetaly.it o telefonicamente al n E possibile anche effettuare la prenotazione delle camere on line consultando il sito internet ufficiale della manifestazione tramite l apposito link in homepage. 6. SERVIZIO E CARDS CARTOLINE INVITO ESPOSITORE PASS ESPOSITORI PASS AUTO Una peculiarità, e da sempre punto di forza di AUTOPROMOTEC, è quella di permettere all Espositore di inviare inviti gratuiti ai propri clienti. Anche per l edizione 2017 confermiamo questa formula e pertanto l ingresso alla rassegna rimarrà gratuito per tutti i Visitatori professionali muniti del titolo di ingresso. E CARD Come per l edizione 2015, anche per il 2017 sul sito ufficiale della rassegna nella sezione ESPOSITORI AREA RISERVATA è attivo il servizio E CARD. Tale servizio consentirà agli espositori di spedire, direttamente on line ai propri clienti, e cards gratuite, personalizzabili con il proprio logo, per un massimo di n nominativi. Gli inviti possono essere spediti in più riprese e di volta in volta verrà scalato dal contatore totale il numero di e card utilizzate. Il cliente che riceve la e card viene invitato a registrarsi sul form che appare cliccando sul link presente nella mail. Una volta terminata e confermata la registrazione il cliente riceverà, all indirizzo e mail che ha indicato nel form, il biglietto di ingresso gratuito (e ticket) dotato di QR CODE personalizzato con i propri dati, il logo e le coordinate stand dell Espositore che lo ha invitato. L e ticket potrà poi essere utilizzato dal visitatore come biglietto da visita elettronico, nel caso sia stato confermato in fase di registrazione, l apposito consenso. Attraverso l applicazione Autopromotec Exhibitor App, scaricabile gratuitamente da Apple App Store e da Google Play Store a partire dalla metà di Aprile, tutti gli Espositori potranno acquisire, tramite smatphone o tablet, i codici a barre di coloro che visiteranno lo stand e che hanno dato il consenso all utilizzo dei dati e scaricare, dall area riservata espositori, la lista completa dei contatti acquisiti. A questo proposito riceverete a breve una circolare informativa. Sarà inoltre disponibile per i visitatori una versione semplificata di Autopromotec App, costantemente aggiornata con i contenuti della manifestazione in modo da fornire all operatore professionale una fiera a portata di mano. CARTOLINE CARTACEE Informiamo che, come per la scorsa edizione, gli inviti cartacei sono stati sostituiti da cartoline cartacee (fornite in quantità limitate previa richiesta via mail indirizzata alla Sig.ra Paola Rabbi prabbi@autopromotec.it) che gli espositori possono spedire o consegnare ai loro clienti invitandoli a registrarsi sul sito Autopromotec per ottenere il biglietto gratuito personalizzato. Precisiamo che le cartoline non fungono da biglietti di ingresso. 7

8 INGRESSO VISITATORI Sarà comunque possibile per tutti gli operatori interessati a visitare la manifestazione, ottenere il biglietto gratuito dotato di QR code e utilizzabile come biglietto da visita elettronico, dando l apposito consenso, registrandosi sul sito della manifestazione Coloro che si presenteranno agli ingressi sprovvisti di titolo di accesso potranno registrarsi e stampare il biglietto utilizzando le postazioni predisposte alle varie entrate del Quartiere Fieristico. PASS ESPOSITORE I pass espositori, forniti in numero proporzionale all area espositiva (Art. 6.A del Regolamento tecnico sintetizzato di seguito) sono titoli di ingresso validi per i 5 giorni della manifestazione e potranno essere scaricati dall AREA RISERVATA sezione PASS ESPOSITORI sul sito una volta pervenuto il saldo della fattura finale emessa dall Amministrazione Autopromotec. Articolo 6.A. n. 4 pass espositori per stand fino a 32m 2 n. 8 pass espositori per stand fino a 64m 2 n. 12 pass espositori per stand fino a 96m 2 n. 16 pass espositori per stand fino a 160m 2 n. 20 pass espositori per stand fino a 192m 2 n. 25 pass espositori per stand oltre 200m 2 PASS AUTO I Pass auto verranno inviati via posta dalla Segreteria Organizzativa in numero proporzionale alle dimensioni dello stand ed alle disponibilità fornite da BolognaFiere spa. 7. CONVEGNISTICA Per l organizzazione di convegni e la prenotazione di sale durante la manifestazione contattare: Sig.ra Cinzia Fantuzzi Tel e mail: cfantuzzi@autopromotec.it Per la richiesta di dotazioni tecniche relative alla sala, come impianti di amplificazione e proiezione, o di addobbi floreali o altro, si prega di fare riferimento a: BolognaFiere spa Sig. Lucio Venturi Tel. +39/051/ e mail: lucio.venturi@bolognafiere.it Eventuali servizi catering possono essere richiesti a: CONVIVIA Sig.ra Maria Rosa Ravaglia Tel. +39/051/ e mail: mariarosa.ravaglia@camst.it 8. REGOLAMENTO TECNICO DI MANIFESTAZIONE Messa in funzione di Macchinari esposti Fermo restando quanto indicato nel Regolamento Tecnico e nel Fascicolo Sicurezza, precisiamo che i macchinari di qualsiasi natura non possono essere azionati; eventuali deroghe saranno concesse per iscritto dalla Direzione di Quartiere, purché ciò non comporti alcuna molestia od alcun rischio o pericolo per i terzi. 8

9 I macchinari non potranno essere azionati all interno dei padiglioni da motori a scoppio e non dovranno comportare l impiego di carburanti o di bombole a gas; è fatto obbligo all Espositore di dotare il macchinario e le apparecchiature di tutti i dispositivi necessari per prevenire gli infortuni, i rumori molesti, i cattivi odori e le emissioni di gas e di liquidi. Per la messa in funzione di macchinari all interno dei padiglioni deve essere richiesta apposita autorizzazione al Responsabile della Divisione Safety: Signor Jader Nannetti e mail: jader.nannetti@bolognafiere.it Tel. +39/051/ /051/ Le macchine, gli impianti, le apparecchiature e le attrezzature da esporre devono essere conformi alle norme antinfortunistiche e ad ogni altra prescrizione legislativa, regolamentare e di buona tecnica e dovranno essere corredate dalla prescritta documentazione amministrativa delle competenti Autorità. Sarà a carico dell Espositore ogni responsabilità penale e civile per eventuali infortuni e/o danni che dovessero derivare a terzi in conseguenza dell inosservanza o violazione delle norme e/o indicazioni precedenti e di quelle previste dal Regolamento Tecnico. Prevenzione incendi Il Quartiere Fieristico è equiparato ai locali di pubblico spettacolo e di conseguenza tutti i materiali per gli impianti e per gli allestimenti devono essere conformi alla caratteristiche indicate nel Regolamento della Manifestazione e nel Fascicolo Sicurezza, compresi nel FASCICOLO REGOLAMENTI. L osservanza scrupolosa di queste prescrizioni è obbligatoria, poiché per ogni Espositore deve essere creata una pratica di prevenzione incendi per tutti i materiali adottati nell allestimento dello stand e di prevenzione infortuni e sicurezza degli impianti elettrici, che dovranno essere conformi a quanto disposto dalla legge n. 37/08. Attività promozionale case produttrici di prodotti da fumo I Monopoli di Stato hanno fatto presente che non deve essere consentita la partecipazione a manifestazioni fieristiche di case produttrici di tabacco o loro rappresentanti, nonché di quelle società che, per sinergia commerciale, utilizzano i marchi di sigarette per promuovere la vendita di prodotti diversi. Tutto ciò, sia con attività di sponsorizzazione reclamistica della manifestazione, sia con apposizione di design del marchio e/o del nome di prodotti da fumo negli spazi ove si svolge la manifestazione stessa. 9. SEGRETERIA ORGANIZZATIVA La Segreteria Organizzativa rimane a completa disposizione per qualsiasi necessità: PROMOTEC SRL Via Emilia 41/b ANZOLA EMILIA (BO) Tel. +39/051/ Fax +39/051/ e mail info@autopromotec.it mgcapelli@autopromotec.it bventuri@autopromotec.it Con i migliori auguri di buon lavoro, vogliate gradire i più cordiali saluti. Segreteria Organizzativa AUTOPROMOTEC 9