RELAZIONE DEL SEGRETARIO GENERALE AI MEMBRI DELL'UFFICIO DI PRESIDENZA SUL PROGETTO PRELIMINARE DI STATO DI PREVISIONE DEL PARLAMENTO

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1 Il Segretario generale Rif.: D(2008) /03/2008 RELAZIONE DEL SEGRETARIO GENERALE AI MEMBRI DELL'UFFICIO DI PRESIDENZA SUL PROGETTO PRELIMINARE DI STATO DI PREVISIONE DEL PARLAMENTO PER L'ESERCIZIO 2009 (Articoli 22 e 73 del regolamento) INDICE NOTA DI SINTESI PARTE I: PARTE II: Allegato 1: Allegato 2: Allegato 3: Allegato 4: Allegato 5: Allegato 6: MISURE RIGUARDANTI GLI STANZIAMENTI MISURE RIGUARDANTI L'ORGANIGRAMMA Progetto preliminare di stato di previsione Bilanci analitici Modifiche proposte alla nomenclatura di bilancio Presentazione del bilancio per Direzione generale/attività Sintesi delle misure riguardanti l'organigramma Organigramma per DG/Servizio NT\ doc PE /BUR/CORR.v01-00

2 Sintesi Si trasmette la presente relazione ai membri dell'ufficio di presidenza a norma degli articoli 22 e 73 del regolamento in vista dell'approvazione del progetto preliminare di stato di previsione del Parlamento per l'esercizio Nella riunione del 18 febbraio 2008 l'ufficio di presidenza si è espresso sui principali orientamenti per l'esercizio finanziario La relazione del Segretario generale è elaborata in conformità dei suddetti orientamenti. Il progetto preliminare di stato di previsione si basa sulle seguenti proposte: a) fissare l'importo del progetto preliminare di stato di previsione a 1.522,3 milioni di euro, pari a un incremento del 4,8% rispetto al bilancio 2008, corrispondente altresì a un'utilizzazione del 19,57% della rubrica V delle prospettive finanziarie; b) destinare le risorse necessarie alla realizzazione degli obiettivi prioritari, in particolare: 1. mettere il Parlamento nelle condizioni di far fronte alle nuove responsabilità derivanti dall'applicazione del trattato di Lisbona fare del Parlamento un legislatore migliore e più efficace, segnatamente attraverso un potenziamento dell'assistenza ai deputati; 2. proseguire con la strategia volta a comunicare l'europa ai cittadini e portare avanti i grandi progetti avviati in questo contesto; 3. preparare il Parlamento ai nuovi compiti e agli obblighi legati al cambio di legislatura, in particolare: assumere a carico i costi supplementari derivanti dall'applicazione dello Statuto dei deputati; assicurare la copertura delle spese straordinarie che caratterizzano un anno elettorale e un cambio di legislatura; preparare il prossimo allargamento; c) confermare il proseguimento della politica immobiliare sulla base del nuovo piano strategico volto prioritariamente all'acquisto degli edifici permanentemente occupati nei tre luoghi di lavoro e all'eventuale acquisto delle Case d'europa (uffici esterni) in comproprietà con la Commissione, iscrivendo un importo di 30 milioni di euro al capitolo 105 "Stanziamenti accantonati per gli immobili"; d) portare avanti la strategia avviata nel 2008 per quanto concerne la politica del personale. Tuttavia, tenuto conto della necessità di approfondire la riflessione sulle esigenze connesse alle conseguenze del trattato di Lisbona, le proposte di riassegnazione e di creazione di posti potranno essere oggetto di adeguamenti in sede di prima lettura del bilancio; e) adeguare la nomenclatura in funzione delle modifiche delle basi giuridiche di taluni voci di spesa. PE /BURv /16 NT\ doc

3 Si invita pertanto l'ufficio di presidenza ad approvare il progetto preliminare di stato di previsione dell'istituzione per il 2009, elaborato su tali basi, e a incaricare il Presidente di trasmetterlo alla commissione per i bilanci. I - INTRODUZIONE Calendario indicativo della procedura per lo stato di previsione Il calendario previsto si articola nel modo seguente: DATE ISTANZA TAPPE Tappe realizzate 24/01 Commissione per i bilanci Scambio di opinioni sugli orientamenti di bilancio / /02 Ufficio di presidenza Commissione per i bilanci Esame degli orientamenti di massima Scambio di opinioni sugli orientamenti di bilancio per l'esercizio 2009 Tappe future inizi marzo Segretario generale e comitato del Concertazione con il comitato del personale personale 10/03 Ufficio di presidenza Esame della relazione del Segretario generale sul progetto preliminare di stato di previsione 09-21/04 Ufficio di presidenza Eventuale concertazione/approvazione del progetto preliminare di stato di previsione 06/05 Commissione per i bilanci Approvazione del progetto di stato di previsione 22/05 Aula Approvazione dello stato di previsione Presentazione della relazione 2. La relazione si articola in tre sezioni e sei allegati: la presente nota di sintesi, che delinea le principali linee del bilancio in fase di preparazione, segnatamente i mezzi necessari per conseguire gli obiettivi già decisi dall'ufficio di presidenza; la sezione I Misure riguardanti gli stanziamenti, che presenta le informazioni significative quanto agli importi destinati ai vari settori di spesa e all'evoluzione degli stanziamenti; la sezione II "Misure riguardanti l'organigramma", che illustra le proposte intese a modificare la tabella dell'organico; NT\ doc 3/16 PE /BURv01-00

4 vari allegati completano la relazione: n. 1: Il progetto preliminare di stato di previsione vero e proprio; n. 2: Bilanci analitici (tra cui un'analisi dei costi degli uffici esterni e un bilancio analitico delle politiche ambientali e di EMAS); n. 3: Le proposte di modifica della nomenclatura di bilancio; n. 4: La presentazione del bilancio e delle attività per Direzione generale n. 5: Una sintesi delle misure riguardanti l'organigramma n. 6: L'organigramma per DG/Servizio II - GLI OBIETTIVI 2009 E LA LORO INCIDENZA DI BILANCIO 3. L'esercizio 2009 è un anno di importanti cambiamenti. Il Parlamento agirà innanzitutto in un quadro istituzionale modificato dal trattato di Lisbona che comporta per l'istituzione ulteriori responsabilità e ne consacra il ruolo di colegislatore. In secondo luogo, l'applicazione dello Statuto dei deputati a partire dalla nuova legislatura determinerà un notevole trasferimento di oneri dal bilancio degli Stati membri a quello del Parlamento, mentre in parallelo dovranno essere assorbiti i costi straordinari che caratterizzano un anno elettorale. Infine, la prospettiva di un prossimo allargamento rende necessaria, come in passato, un'adeguata preparazione. A - Mettere il Parlamento nelle condizioni di far fronte alle nuove responsabilità derivanti dall'applicazione del trattato di Lisbona - fare del Parlamento un legislatore migliore e più efficace, segnatamente attraverso un potenziamento dell'assistenza ai deputati Far fronte alle nuove responsabilità immediate del L'entrata in vigore del trattato di Lisbona richiede fin dal 2009 un certo numero di adeguamenti immediati per far fronte alle maggiori responsabilità del Parlamento. In effetti, il campo di applicazione della codecisione sarà notevolmente ampliato. Il Parlamento diventerà in tal modo colegislatore, su un piano di parità con il Consiglio, per il 95% della legislazione europea, e allo stesso tempo il campo di azione comunitario sarà ampliato, segnatamente ai settori della libertà, della sicurezza e della giustizia. La nuova procedura di bilancio prevede inoltre una parità totale tra Parlamento e Consiglio per quanto concerne l'adozione del bilancio e del quadro finanziario pluriennale. Infine, la procedura di cooperazione rafforzata dovrebbe essere utilizzata con maggiore frequenza e il Parlamento dovrà esprimere la propria approvazione. 5. In questa situazione, il supporto all'attività dei deputati per far fronte alle nuove responsabilità costituisce evidentemente una priorità per il Tale supporto sarà fornito in particolare attraverso un'assistenza adeguata nell'ambito delle commissioni parlamentari più interessate dai cambiamenti citati, per cui il Segretario generale proporrà di destinare una parte essenziale della riassegnazione e della creazione di posti 2009 a questo settore. 6. Nella stessa ottica, nel 2009 dovranno essere portate avanti le iniziative varate nel 2008 riguardanti la prestazione di nuovi servizi personalizzati ai deputati, come PE /BURv /16 NT\ doc

5 l'interpretazione individuale e il servizio analitico nell'ambito della biblioteca. A tal fine sono previsti stanziamenti di 4 Mio alla voce 1402 "Interpreti di conferenza", mentre la struttura di personale stabilita nel 2008 per la biblioteca dovrà essere completata nel Avviare un adeguamento sostanziale delle risorse e delle strutture 7. L'entrata in vigore del trattato esige misure immediate nei settori interessati dai cambiamenti di procedure e di poteri. Resta comunque necessario portare avanti e rafforzare le attività volte a fare del Parlamento un attore importante in altri settori di attività, tra cui, in particolare, il settore delle relazioni esterne dell'unione e l'esercizio del controllo democratico sulla politica estera e di sicurezza comune. Analogamente, sul piano interno, resta prioritaria la cooperazione rafforzata con i parlamenti nazionali. 8. Più globalmente, con la consacrazione del ruolo di colegislatore e l'ampliamento delle responsabilità risultanti dal trattato di Lisbona vi è da chiedersi se le strutture di supporto al lavoro parlamentare siano adeguate, sia in termini di funzionalità dei servizi che di spazio e di ambiente di lavoro. In questo contesto il Segretario generale intende creare un gruppo di lavoro incaricato di analizzare approfonditamente il fabbisogno di risorse umane e finanziarie. Egli presenterà inoltre un piano strategico in materia di politica immobiliare. I primi elementi di queste riflessioni potrebbero determinare degli aggiustamenti al momento della prima lettura del bilancio B Comunicare l'europa ai cittadini - verso le elezioni europee del I tre grandi progetti del settore dell'informazione lanciati nel 2006 dovrebbero divenire pienamente operativi nel corso dell'esercizio Il nuovo Centro visitatori 10. Il nuovo Centro visitatori nell'edificio D4 dovrebbe essere completato all'inizio del 2009 e offrire al Parlamento un potenziale di accoglienza professionale per più di visitatori l'anno. La programmazione finanziaria attuale prevede un'ultima tranche di 3,9 Mio nel 2009, iscritta alla voce 3243 "Centro visitatori". L'importo potrebbe essere riattualizzato durante la procedura di bilancio in funzione dell'avanzamento dei lavori nel corso di quest'anno. 11. Occorre inoltre prevedere le risorse umane necessarie alla gestione operativa del Centro. Per assicurare il funzionamento permanente del Centro, week-end compresi, sarà necessario un totale di 17 posti, di cui 1 AD9, 1 AD5 e 15 AST1. La copertura di tale fabbisogno, mediante creazione di posti o tramite esternalizzazione, sarà precisata nel quadro dell'analisi del fabbisogno di personale per il Le attrezzature audiovisive 12. Per quanto concerne il nuovo Centro audiovisivo dell'edificio D5, la commissione per i bilanci ha autorizzato alla fine del 2007 la mobilitazione della seconda tranche degli NT\ doc 5/16 PE /BURv01-00

6 stanziamenti per un importo di 13 Mio. Il finanziamento del progetto dovrebbe essere coperto con gli stanziamenti iscritti in bilancio nel 2008 e la realizzazione dovrebbe concludersi qualche mese dopo la consegna dell'edificio D5. A fine 2008 inizio 2009 il Parlamento disporrà quindi di un'attrezzatura audiovisiva nello standard alta definizione, in grado di soddisfare la fortissima domanda dei vari media. Con il 2009 giunge così a conclusione un ciclo di forti investimenti in questo settore. Gli stanziamenti necessari nel 2009 riguardano esclusivamente le spese operative correnti. 13. Il prototipo del progetto di WebTV è stato sottoposto alle autorità politiche all'inizio del Nella riunione del 18 febbraio 2008 l'ufficio di presidenza ha avallato il progetto e l'avvio "on-line" dell'operazione dovrebbe aver luogo nel corso del secondo trimestre L'esercizio 2009 costituirà allora il primo anno completo di funzionamento, con un bilancio di 9 Mio iscritto alla voce 3246 "Rete televisiva del Parlamento (WEB TV)". Proseguimento della campagna neutra d'informazione sulle elezioni 14. Nella riunione del 22 ottobre 2007 l'ufficio di presidenza ha approvato la strategia e il piano d'azione per le elezioni europee del 2009, tenendo conto delle proposte avanzate dai membri dell'ufficio di presidenza: rivolgere un'attenzione speciale alle azioni di informazione da attuare negli Stati membri nei quali l'affluenza alle urne nel 2004 è stata particolarmente modesta; coinvolgere i rappresentanti istituzionali del Parlamento nella strategia elettorale; presentare quanto più rapidamente e chiaramente possibile, la sera delle elezioni, i risultati che si profilano per gruppo politico, in modo da poter tracciare un quadro a livello europeo dei risultati e della composizione del Parlamento neoeletto. 15. Sulla base di tale decisione era stato iscritto nel bilancio 2008 un importo di 10,3 Mio per finanziare la prima fase della campagna d'informazione, prevista essenzialmente per il secondo semestre Si tratta ora di portare avanti la strategia avviata sviluppando la seconda fase della campagna d'informazione, che prenderebbe avvio all'inizio del 2009 e durerebbe fino alle settimane precedenti le elezioni, nel rispetto del diritto elettorale. Questa fase sarà maggiormente incentrata sulle elezioni in quanto tali e sulle loro implicazioni. In effetti l'obiettivo della fase 2 della campagna è quello di presentare le elezioni europee nel contesto delle questioni che il nuovo Parlamento dovrà affrontare. L'accento sarà posto sulla dimensione europea di tali questioni, sulle scelte da compiere e sul fatto che il Parlamento è l'organo legislativo democratico più idoneo ad occuparsene. 17. Infine, le fasi 3 e 4, che copriranno rispettivamente il periodo da fine maggio al 10 giugno 2009 e la "notte elettorale" del 14 giugno 2009, verranno a concludere la campagna d'informazione. L'obiettivo della fase 3 è quello di informare il maggior numero possibile di elettori della tenuta e della data delle elezioni, mentre le operazioni da realizzare nel quadro della notte elettorale avranno l'obiettivo di diffondere e pubblicare i risultati elettorali e la composizione del nuovo Parlamento. 18. La dotazione di bilancio proposta nel 2009 per le fasi da 2 a 4 è pari a un totale di 6,5 Mio, di cui 1 Mio a titolo della voce 3242 "Spese di pubblicazione, informazione e PE /BURv /16 NT\ doc

7 partecipazione alle manifestazioni pubbliche", 4 Mio a titolo della voce 3248 "Spese per informazione audiovisiva" e 1,5 Mio per spese varie e connesse. Sostegno alla Fondazione Sakharov 19. Nella riunione del 18 febbraio 2008 l'ufficio di presidenza ha esaminato le conclusioni del gruppo di lavoro recatosi a Mosca per valutare l'opportunità e la fattibilità di un sostegno finanziario alla Fondazione Sakharov. L'Ufficio di presidenza ha deciso di accordare un importo di nel 2008 e di prevedere un secondo ed ultimo importo di nel L'azione si iscrive nel quadro della politica di comunicazione del Parlamento europeo e delle sue attività connesse alla difesa dei diritti dell'uomo. Essa si ricollega anche al riferimento fatto, al momento dell'attribuzione annuale del "Premio Sakharov", al patronimico, all'eredità morale e alla fama mondiale del defunto Andrei Sakharov. Lo stanziamento è incluso nella voce 3245 "Organizzazione di colloqui, seminari e iniziative culturali". I progetti a più lungo termine 20. Con il 2009 si passerà anche a una fase più operativa del progetto concernente la "Casa della storia europea", la cui realizzazione è stata decisa dall'ufficio di presidenza nel 2007 nella convinzione che l'europa debba essere spiegata ai cittadini anche come processo storico. Le risorse necessarie all'avvio della prima fase operativa saranno riprese nel bilancio una volta che gli organi responsabili del Parlamento abbiano approvato il progetto. C - Preparare il Parlamento ai nuovi compiti e agli obblighi legati al cambio di legislatura B - Prima applicazione del nuovo Statuto dei deputati 21. Il 2009 sarà il primo esercizio di bilancio in cui si applicherà il nuovo Statuto dei deputati, nel periodo da luglio a dicembre. Il Parlamento assumerà a proprio carico le indennità mensili dei deputati in precedenza pagate dagli Stati membri, salvo nei casi di non partecipazione ("opting-out") previsti dallo statuto. Questa opzione lascia quindi sussistere una misura di incertezza quanto all'entità degli stanziamenti da prevedere. Applicazione dello Statuto o non partecipazione ("opting out") 22. Lo Statuto disciplina gli aspetti finanziari dell'esercizio del mandato del deputato europeo. Per la questione della non partecipazione, occorre distinguere tra il rimborso delle spese sostenute, che si applica a tutti i deputati, e la retribuzione individuale, per la quale esiste la possibilità della non partecipazione. 23. La non partecipazione per quanto concerne la retribuzione europea può avvenire: per scelta individuale di un deputato (articolo 25 dello statuto), già in carica prima del luglio 2009 e rieletto nel luglio Tale scelta deve essere notificata al Presidente del Parlamento entro trenta giorni dall'inizio della nuova legislatura ed è irrevocabile per la durata del mandato e di qualsiasi mandato consecutivo; NT\ doc 7/16 PE /BURv01-00

8 ovvero per scelta dello Stato membro (articolo 29 dello statuto), se non desidera che i suoi deputati al Parlamento europeo beneficino della retribuzione prevista dallo statuto. Questa opzione è limitata a un massimo di due legislature. Schema ricapitolativo dell'assunzione delle spese 24. La ripartizione dell'assunzione delle spese tra Stati membri e Parlamento dipende dalla natura delle spese e dalle scelte in materia di non partecipazione e si può riassumere come segue: Retribuzioni individuali: Retribuzione mensile Regime pensionistico Indennità transitoria Rimborsi spese: Spese generali Viaggio e soggiorno Assistenti Assistenza ai deputati disabili Spese malattia Incidenti, perdite e furti Servizi e attrezzature + Diritti pensionistici acquisiti A carico dello Stato di elezione, per: I nuovi deputati il cui Stato di elezione opta per la non partecipazione. I deputati rieletti che optano per la non partecipazione o il cui Stato di elezione opta per la non partecipazione. A carico del Parlamento europeo, per: I nuovi deputati il cui Stato di elezione non agisce. I deputati rieletti che non agiscono E il cui Stato di elezione non agisce. A carico del Parlamento europeo, per: Tutti i deputati eletti o rieletti nel luglio 2009 Le incidenze sugli stanziamenti relativi ai deputati 25. Al momento dell'elaborazione del bilancio 2009, resta forte l'incertezza quanto alla misura in cui gli Stati membri e i futuri deputati rieletti si avvarranno dell'"opting out". La posizione degli Stati membri, sollecitati dal Parlamento europeo a precisare la loro scelta, potrebbe non essere comunicata prima dell'adozione definitiva del bilancio. Data la situazione, l'importo degli stanziamenti è stato valutato sulla base di un'ipotesi di 207 deputati interessati dall'"opting out", ovvero il 50% del numero di deputati rieletti stimato secondo un tasso di rielezione del 55%. Questa forte incertezza richiede l'iscrizione di un importo di 6 Mio in stanziamenti accantonati all'articolo 109 "Stanziamento accantonato destinato al regime pecuniario dei deputati", che potrà essere mobilitato mediante storno nel corso del PE /BURv /16 NT\ doc

9 26. I nuovi significativi oneri connessi all'applicazione dello Statuto dei deputati concernono essenzialmente le indennità mensili (retribuzioni) e l'aumento delle spese di viaggio. In effetti le disposizioni di applicazione dello Statuto prevedono il rimborso dei viaggi sulla base delle spese effettivamente sostenute e un nuovo rimborso per i viaggi effettuati nello Stato di elezione. La voce 1000 "Indennità" è quindi dotata di un importo di 25,2 Mio, mentre alla voce 1005 "Spese di viaggio nello Stato membro di elezione" sono iscritti 6 Mio. 27. Grazie al nuovo Statuto saranno anche realizzate delle economie: la soppressione dell'assicurazione vita e la riduzione del numero di affiliati al regime vitalizio volontario dei deputati consentono riduzioni rispettivamente di 0,5 Mio e di 4,7 Mio per le voci di bilancio corrispondenti. 28. In totale, sui sei mesi di applicazione dello Statuto nel 2009, l'effetto netto si traduce in un fabbisogno di stanziamenti supplementari stimato a 34,4 Mio, compresi i 6 Mio di stanziamenti accantonati. Gli effetti "elezioni" e l'impatto del cambio di legislatura sul bilancio Un anno elettorale europeo è caratterizzato da una serie di economie e di spese specifiche. Infatti, una minore attività parlamentare (11 tornate anziché 12) genera economie sulle spese direttamente collegate a tale attività. Tuttavia, le economie non coprono le spese supplementari derivanti dalla campagna d'informazione neutra e dalle disposizioni di fine mandato per i deputati non rieletti. In totale, l'effetto "elezioni" implica uno specifico costo supplementare netto stimato a 11 Mio per il bilancio L'impatto del cambio di legislatura 30. Il cambio di legislatura comporta una serie di conseguenze di bilancio. La fase che precede le elezioni è caratterizzata da un'attività parlamentare più sostenuta a causa delle esigenze del programma legislativo, cui segue in genere una fase di forte riduzione dei lavori. Dopo lo scrutinio, il grado di rinnovo dei deputati avrà un impatto più o meno importante sugli stanziamenti relativi alle indennità. 31. Le previsioni di bilancio sono state effettuate conformemente alle regolamentazioni in vigore. Esse si basano sull'esperienza delle precedenti elezioni del 2004 e sull'ipotesi di un tasso di rielezione del 55%. La regolamentazione concernente le spese e le indennità dei deputati prevede, a determinate condizioni e per un determinato periodo, che ai deputati non rieletti vengano versate metà dell'indennità per spese generali 1 e la totalità dell'indennità di assistenza parlamentare per i loro assistenti 2. La stessa regolamentazione 1 Cfr. articolo 13, paragrafo 3, della SID, concernente l'indennità per spese generali: "la metà di tale indennità è pagabile altresì per un periodo di tre mesi successivi a quello in cui il mandato del deputato viene a cessare, purché il deputato abbia espletato il proprio mandato per un periodo di almeno sei mesi e non sia rieletto al successivo Parlamento". 2 Cfr. articolo 15, paragrafo 3, della SID, concernente l'indennità di assistenza parlamentare: "(...) Le spese sono ammesse al rimborso per un periodo di tre mesi successivi a quello in cui il mandato del deputato viene a cessare, a meno che: a) il deputato non venga immediatamente rieletto per la legislatura successiva; NT\ doc 9/16 PE /BURv01-00

10 prevede inoltre il pagamento, al termine di un mandato della durata minima di 3 anni, di un'indennità transitoria di fine mandato per un periodo che va da un minimo di tre mesi a un massimo di 2 anni. Su richiesta del deputato, l'indennità può essere versata sotto forma di capitale al termine del periodo in relazione al quale è pagabile. Quest'ultima disposizione aggiunge un elemento di rischio alla previsione di bilancio. Inoltre, la fine del mandato può indurre un certo numero di ex deputati a chiedere di beneficiare della pensione di anzianità. 32. Il complesso di queste disposizioni comporta un fabbisogno lordo di stanziamenti supplementari rispetto ad un anno non elettorale che è stimato a 28,5 Mio per le voci di spesa interessate. 33. Le economie realizzate in un anno elettorale sono il risultato della riduzione temporanea delle attività parlamentari e quindi delle spese dirette e indirette ad esse associate. Le economie connesse alle spese di viaggio dei deputati, all'interpretazione, alla traduzione e ad altre spese di riunione sono stimate a 24 Mio. E - Preparare il prossimo allargamento 34. I negoziati per l'allargamento alla Croazia sono entrati in una fase intensiva. Il calendario attualmente disponibile fa intravvedere l'ipotesi di un'adesione effettiva nel corso del Pertanto, se le autorità politiche dovessero decidere, analogamente a quanto avvenuto nel quadro degli allargamenti precedenti, di invitare degli osservatori 12 mesi circa prima della data di adesione, il Parlamento potrebbe dover assumere a carico le spese connesse a tali osservatori per l'ultimo trimestre del A tal fine si iscrive uno stanziamento di previsione di 0,5 Mio alla linea di bilancio 103 "Riserva per l'allargamento". Lo stanziamento consentirà, quando sarà il momento, di approvvigionare mediante storno le linee effettive di spesa, come il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno degli osservatori, l'assunzione di agenti contrattuali, i lavori di traduzione affidati all'esterno o ancora le modifiche delle infrastrutture (attrezzature degli uffici) per l'accoglienza degli osservatori. 35. Si pone anche la questione delle creazioni di posti per l'assunzione di funzionari croati. In effetti, per gli ampliamenti EUR10 e EUR2 l'ufficio di presidenza ha seguito con rigore la linea che si era fissato al momento della preparazione dell'ampliamento EUR10, quale definita nella relazione PODESTA (PE /BUR) adottata il 4/4/2004. La relazione fissa il numero di posti per paese/lingua supplementare a 113. Si ricorda che il 70% di tali posti sono legati agli aspetti linguistici (traduttori, interpreti, addetti stampa, giuristi e giuristi linguisti).il Segretario generale ritiene tuttavia che sia prematuro proporre a questo stadio la creazione dei posti in organigramma necessari e considera più opportuno attendere la conclusione dei negoziati di adesione, ragion per cui la creazione dei posti inciderà solo sul bilancio D - La politica immobiliare nel 2009 e a medio termine b) il deputato abbia esercitato il suo mandato per meno di sei mesi prima del termine della legislatura in corso; c) l'assistente in questione non percepisca una retribuzione da un'altra istituzione comunitaria; d) l'assistente non sia assunto da un altro deputato per lo stesso periodo". PE /BURv /16 NT\ doc

11 Progetto di rinnovo e ampliamento dell'edificio KAD a Lussemburgo 36. Dopo l'abbandono da parte delle autorità lussemburghesi del progetto di installare dei negozi nella parte pubblica dell'estensione dell'edificio KAD, il Parlamento ha concluso un accordo per un'utilizzazione privata delle superfici divenute disponibili. Nelle riunioni del 9 luglio 2007 e del 24 settembre 2007 l'ufficio di presidenza ha accettato le opzioni proposte, compresa la soluzione energetica. Esso ha incaricato i servizi competenti di elaborare un nuovo progetto preliminare sommario che, unitamente allo schema di finanziamento, dovrebbe essere sottoposto alle autorità politiche e di bilancio nel corso di marzo-aprile Dopo l'approvazione dovrebbe essere pubblicato un bando di gara per designare la società incaricata del progetto e del suo finanziamento, il che dovrebbe consentire di elaborare il progetto definitivo entro la fine del Sulla base di questo calendario, il finanziamento necessario a titolo dell'esercizio 2009 resta relativamente limitato. In effetti in questa fase sono necessari solo 12,5 Mio per spese direttamente imputabili alla costruzione: 3,8 Mio riguardano la voce 2005 "Costruzione di immobili" per lavori preparatori del cantiere e lavori di trivellazione geotermica e 8,7Mio concernono la voce 2008 "Altre spese relative agli edifici" per spese di consulenze e architetti. Sono ancora imputabili al progetto altre spese indirette, in particolare l'affitto di un edificio tampone, per un totale di 4,7 Mio. Si ricorda che l'insieme del progetto di rinnovo e ampliamento dell'edificio KAD è stimato a circa 330 Mio. Le esigenze immobiliari a Bruxelles 38. Con la messa a disposizione dell'edificio D5 le esigenze dell'istituzione in termini di infrastrutture immobiliari a seguito degli ultimi allargamenti si possono considerare completamente soddisfatte. Tuttavia, in occasione dell'esame da parte dell'ufficio di presidenza il 18 febbraio 2007 della nota di strategia sulla politica immobiliare nella prospettiva della prossima legislatura, è apparso necessario svolgere una riflessione approfondita sulle nuove esigenze che potranno risultare dai futuri ampliamenti e da un'evoluzione delle modalità del lavoro parlamentare negli anni prossimi, segnatamente a seguito dell'entrata in vigore del trattato di Lisbona. 39. Tali questioni dovrebbero essere oggetto di uno studio approfondito da parte del vicepresidente incaricato delle questioni immobiliari, con il supporto del Segretario generale. Le diverse opzioni potrebbero essere sottoposte prima della fine di questo semestre all'ufficio di presidenza, le cui eventuali decisioni potrebbero essere integrate nel bilancio In questo contesto si propone di iscrivere un importo di 30 Mio al capitolo 105 "Stanziamenti accantonati per gli edifici"; tale importo, che corrisponde al 2% del bilancio totale, consente al Parlamento di disporre di un margine di manovra immediato per l'inizio della prossima legislatura. Il punto su EMAS NT\ doc 11/16 PE /BURv01-00

12 41. La decisione di introdurre un sistema di gestione ambientale al Parlamento europeo è stata presa dall'ufficio di presidenza il 13 dicembre Questa iniziativa rispecchia una volontà forte, espressa in vari testi legislativi, tra cui la risoluzione del Parlamento sullo stesso regolamento EMAS, di dare un esempio di eccellenza in materia di prestazioni ambientali. 42. Il Consiglio europeo dell'8 e 9 marzo 2007 ha fissato degli obiettivi relativi alle emissioni di gas a effetto serra. La decisione ha reso necessario, dopo un anno di realizzazioni EMAS in seno al Parlamento, rafforzare e ridefinire gli obiettivi EMAS, che sono stati approvati dall'ufficio di presidenza il 18 giugno Infine, il 30 gennaio 2008 sono stati sottoposti all'attenzione dell'ufficio di presidenza gli ultimi sviluppi registrati nei diversi processi avviati in materia di politica ambientale. L'Ufficio di presidenza ha preso atto: del piano d'azione ; della "Politica ambientale del Parlamento europeo" firmata dal Presidente e dal Segretario generale; della pubblicazione di un bando di gara per la valutazione delle emissioni di CO 2 causate dalle attività del Parlamento europeo; del certificato di sistema di gestione ambientale ISO 14001:2004 rilasciato dalla Commissione di certificazione; della dichiarazione di convalida EMAS del 17 dicembre 2007 nonché delle domande di registrazione presso gli organismi competenti in Belgio, Lussemburgo e Francia. 43. Sul piano strettamente di bilancio gli sforzi compiuti dal Parlamento saranno d'ora in poi oggetto di un'analisi specifica che costituirà parte integrante della relazione annuale del Segretario generale sul progetto preliminare di stato di previsione. Per il 2009 le spese risultanti dall'attuazione degli obiettivi EMAS sono valutate a 5,2 Mio. L'allegato II della presente relazione contiene una ripartizione analitica di tali spese. III. PROPOSTE DI MISURE RIGUARDANTI L'ORGANIGRAMMA Proseguimento della strategia iniziata nel Nel 2008 il Segretario generale ha proposto all'ufficio di presidenza, che lo ha approvato, un piano di consolidamento delle risorse umane (PE /BUR) il cui obiettivo era di applicare le misure di riassegnazione in modo più strategico e più sistematico e di ridistribuire le risorse umane per rispondere alle esigenze e priorità del Parlamento nei prossimi anni. Questa iniziativa, che ha consentito per il 2008 di riassegnare 48 posti destinandoli a settori prioritari, dovrà evidentemente trovare un seguito nel Per il bilancio 2009 il Segretario generale propone quindi le seguenti priorità: priorità principale all'attività legislativa, in particolare all'applicazione del trattato di Lisbona; rafforzamento proporzionalmente più importante dei servizi direttamente coinvolti nell'assistenza ai deputati (DG PRES, IPOL, EXPO e Servizio giuridico) rispetto alle Direzioni generali di supporto; PE /BURv /16 NT\ doc

13 proseguimento dei piani pluriennali avviati nel 2008 (Ufficio degli atti legislativi e D); controllo globale del livello del personale da parte di tutte le direzioni generali. Misure concernenti l'organigramma rinviate alla prima lettura 46. Le misure concernenti l'organigramma sono presentate nel dettaglio nella Parte II della presente relazione. Un adeguamento delle proposte di riassegnazione e di creazione di posti per il 2009 potrebbe essere sottoposto all'ufficio di presidenza prima dell'estate, una volta note le conclusioni del gruppo di lavoro incaricato di analizzare approfonditamente le esigenze in termini di risorse umane a seguito dell'entrata in vigore del trattato di Lisbona (cfr. paragrafo 8). 47. Le decisioni dell'ufficio di presidenza in materia di organigramma saranno quindi integrate nella lettera rettificativa della prima lettura del bilancio 2009, nel prossimo settembre. 48. Allo stato, il costo della creazione dei nuovi posti è pari a EUR. IV - SINTESI IN CIFRE L'equilibrio di bilancio tradizionale messo alla prova dai cambiamenti 49. Dal 1988, su raccomandazione 1 dei presidenti dei gruppi politici, il Parlamento aveva utilizzato il 20% della rubrica V (spese amministrative), il che ha permesso di rendere disponibile una leggera eccedenza annuale rispetto alle sue esigenze strettamente operative. Tale margine è stato destinato con successo alla politica immobiliare e ha permesso di acquisire locali nei luoghi di lavoro permanenti. Questa politica di acquisizione dà ora i suoi frutti giacché, senza i finanziamenti anticipati effettuati e senza le acquisizioni realizzate in passato, i canoni di affitto rappresenterebbero nel 2009 un onere supplementare di bilancio dell'ordine di 100 Mio. Inoltre, il finanziamento dei partiti politici a livello europeo e delle fondazioni e il costo degli ultimi due allargamenti hanno potuto essere coperti senza superare il massimale del 20%. 50. Pur continuando a incoraggiare la politica di acquisizione, l'autorità di bilancio ha tuttavia voluto ridurre negli ultimi tre esercizi il margine dedicato dal Parlamento a tale politica. Il bilancio del Parlamento rappresentava solo il 19,70% della rubrica V nel 2006, il 19,65% nel 2007 e il 19,48% nel 2008, il che corrisponde a margini non mobilitati rispettivamente di 21 Mio nel 2006, 25,5 Mio nel 2007 e 38,9 Mio nel L'anno 2009 è caratterizzato dalla stessa volontà di definire un bilancio quanto più possibile realistico. Il progetto preliminare di stato di previsione 2009 propone infatti un volume globale di , vale a dire 19,57% della rubrica V, che lascia in questa fase un margine inutilizzato di 32,7 Mio. 1 I presidenti dei gruppi politici raccomandavano che il bilancio del Parlamento fosse stabilito prendendo come base una dotazione corrispondente al 20% degli stanziamenti previsti per la rubrica V. Questo massimale autolimitativo del 20% andava inteso escluse le spese immobiliari ed escluse le spese derivanti dal costo dello Statuto dei deputati e, dal 2004, escluso il finanziamento dei partiti politici a livello europeo. NT\ doc 13/16 PE /BURv01-00

14 51. A partire dal 2010 la copertura delle spese supplementari derivanti dallo Statuto dei deputati potrebbe rimettere in questione l'equilibrio di bilancio tradizionale. In effetti, dopo un impatto limitato a 34,3 Mio nel 2009, il 2010 sarà il primo anno completo di assunzione a carico dello statuto, con un onere globale che potrebbe raggiungere i 75 Mio, in funzione delle decisioni di "opting out" da parte dei deputati rieletti o degli Stati membri. Con questo volume di spese supplementari, il Parlamento si troverà probabilmente costretto a utilizzare l'intero 20% della rubrica V e disporrà solo del tradizionale "storno globale di recupero" di fine anno per far fronte ai possibili sviluppi della politica immobiliare. 52. In questa nuova situazione, qualsiasi iniziativa supplementare di una certa portata si scontrerebbe con i limiti delle capacità di finanziamento qualora si dovesse mantenere il limite autoimposto del 20%. D'altro canto, già ora si deve constatare che un eventuale superamento del massimale del 20% negli anni prossimi dovrà tener conto della progressiva rarefazione delle risorse disponibili all'interno della rubrica V. In effetti il volume delle spese legate alle pensioni della funzione pubblica europea aumenteranno da circa Mio nel 2008 a Mio nel Difficilmente l'aumento di questo onere sarà coperto in toto dall'evoluzione globale della rubrica V e assorbirà quindi in proporzione le risorse disponibili per coprire le spese amministrative delle istituzioni. Evoluzione della ripartizione tra i grandi volumi di bilancio 53. Nel 2009 la ripartizione tra i tre principali volumi di bilancio del Parlamento europeo continuerà ad essere caratterizzata da una riduzione della parte relativa degli immobili a vantaggio delle spese per i deputati. Questo illustra ancora una volta i benefici della politica immobiliare condotta finora, che permette oggi una ridistribuzione relativa delle risorse verso spese nuove e supplementari come lo Statuto dei deputati. Evoluzione dei principali volumi di bilancio principali nel bilancio iniziale 60% 40% 20% 0% 42% 36% 19% 25% 22% 13% Personnel Membres Immobilier % 19% 22% % 25% 13% V - ADEGUAMENTO DI TALUNI ASPETTI DELLA NOMENCLATURA 54. Le modifiche della nomenclatura proposte nell'allegato 3 sono di natura essenzialmente tecnica e rispecchiano le modifiche delle basi giuridiche di talune spese, come nel caso delle spese relative ai deputati, per le quali lo Statuto e le relative disposizioni di applicazione saranno le principali basi giuridiche a partire dalla nuova legislatura. Altre modifiche rispecchiano aggiornamenti o semplificazioni della nomenclatura in funzione di decisioni già prese dagli organi competenti. PE /BURv /16 NT\ doc

15 VI - CONCLUSIONI 55. L'Ufficio di presidenza è invitato a stabilire il progetto preliminare di stato di previsione per il 2009 sulla base delle principali misure seguenti: a) fissare l'importo del progetto preliminare di stato di previsione a 1.522,3 milioni di euro, pari a un incremento del 4,8% rispetto al bilancio 2008, corrispondente altresì a un'utilizzazione del 19,57% della rubrica V delle prospettive finanziarie; b) destinare le risorse necessarie alla realizzazione degli obiettivi prioritari, in particolare: 1. mettere il Parlamento nelle condizioni di far fronte alle nuove responsabilità derivanti dall'applicazione del trattato di Lisbona fare del Parlamento un legislatore migliore e più efficace, segnatamente attraverso un potenziamento dell'assistenza ai deputati; 2. proseguire con la strategia volta a comunicare l'europa ai cittadini e portare avanti i grandi progetti avviati in questo contesto; 3. preparare il Parlamento ai nuovi compiti e agli obblighi legati al cambio di legislatura, in particolare: assumere a carico i costi supplementari derivanti dall'applicazione dello Statuto dei deputati; assicurare la copertura delle spese straordinarie che caratterizzano un anno elettorale e un cambio di legislatura; preparare il prossimo allargamento; c) confermare il proseguimento della politica immobiliare sulla base del nuovo piano strategico volto prioritariamente all'acquisto degli edifici permanentemente occupati nei tre luoghi di lavoro e all'eventuale acquisto delle Case d'europa (uffici esterni) in comproprietà con la Commissione, iscrivendo un importo di 30 milioni di euro al capitolo 105 "Stanziamenti accantonati per gli immobili"; d) portare avanti la strategia avviata nel 2008 per quanto concerne la politica del personale. Tuttavia, tenuto conto della necessità di approfondire la riflessione sulle esigenze connesse alle conseguenze del trattato di Lisbona, le proposte di riassegnazione e di creazione di posti potranno essere oggetto di adeguamenti in sede di prima lettura del bilancio; e) adeguare la nomenclatura in funzione delle modifiche delle basi giuridiche di taluni voci di spesa. Si invita pertanto l'ufficio di presidenza a stabilire il progetto preliminare di stato di previsione dell'istituzione per il 2009, elaborato su tali basi, e a incaricare il Presidente di trasmetterlo alla commissione per i bilanci. NT\ doc 15/16 PE /BURv01-00

16 Harald RØMER Allegati 1-6 PE /BURv /16 NT\ doc

17 PARTE I: MISURE RIGUARDANTI GLI STANZIAMENTI A - Qual è l'importo proposto per il bilancio del Parlamento nel 2009? 1. L'importo proposto ammonta a 1.522,3 milioni di. Tale importo corrisponde a un aumento del 4,8% rispetto al bilancio dell'esercizio 2008 e a un utilizzo del 19,57% della rubrica V delle prospettive finanziarie. Ciò lascia un margine inutilizzato di 32,7 milioni di rispetto al massimale del 20% della rubrica V. Dal 2002, il bilancio dell'istituzione ha registrato la seguente evoluzione: 2. Dal 2002, il bilancio dell'istituzione ha registrato la seguente evoluzione Bilancio iniziale totale (mln di ) Tasso di aumento annuo 4,80% 4,93% 13,35% 3,33% 3,90% 5,74% 3,94% 4,81% In %della rubrica V 20,00% 20,16% 20,00% 20,00% 19,69% 19,64% 19,48% 19,57% di cui riserva "investimenti immobiliari" compresa nel bilancio (*) 101,90 58,20 44,90 54,70 15,00 50,00 20,00 30,00 Tasso di aumento annuo esclusa la riserva "investimenti immobiliari" 0,21% 10,15% 15,40% 2,63% 7,37% 3,13% 6,31% 4,17% * tra cui gli stanziamenti della linea "Acquisti immobiliari". Evoluzione del bilancio iniziale (milioni di ) NT\ doc PE /BUR

18 B - Quali sono le componenti essenziali dell'importo di 1.522,3 milioni di? 3. L'importo totale del bilancio può essere ripartito nel modo seguente: Bilancio totale = 1 522,3 mln Bilancio di base = 1 388,6 mln Costo dell'applicazione dello Statuto dei depuati (6 mesi) = 34,4 mln Incidenza netta dell'anno elettorale = 11 mln Campagna elettorale di informazione neutra = 6,5 mln Risparmio dovuto alla riduzione della attività parlamentare = 24 mln Costo del cambio di legislatura 28,5 mln Stanziamenti relativi al Centro visitatori e alla Web TV = 12,9 mln Traduzione del CRE in 23 lingue = 17,7 mln Costi relativi al progetto di rinnovo e estensione del KAD = 17,2 mln Riserva per la politica immobiliare = 30 mln Riserva per imprevisti = 10 mln Riserva per ampliamento (accoglienza di osservatori croati = 0,5 mln NT\ doc 2/11 PE /BUR

19 C - Parametri utilizzati per le previsioni I principali parametri e la loro evoluzione si presentano nel modo seguente: Parametri Esercizio 2008 PPSP 2009 Osservazioni Numero di settimane di riunioni parlamentari Di cui tornate ordinarie tornate aggiuntive 6 4 settimane di circoscrizione 4 7 I parametri relativi alle settimane di lavoro e di tornata sono diversi nel 2009 a causa delle elezioni europee e dell'introduzione delle settimane turchesi. Numero di deputati Numero di osservatori 0 0 Numero stimato di deputati per l'opting-out 207 Adeguamento delle indennità dei deputati 2,7% 3,2% Adeguamento delle retribuzioni 1,4% 3,2% A partire dalla nuova legislatura (luglio 2009) il numero di deputati è portato a 751. Secondo le prospettive dell'andamento dell'inflazione. Riduzione forfetaria - escluso l'ampliamento 7% 7% - per l'ampliamento % 7% - per l'ampliamento % 10% Riduzione rivista al ribasso tenuto conto degli sforzi compiuti per coprire i posti necessari in seguito all'ampliamento. Creazione di posti - escluso l'ampliamento - Segretariato generale 23 - Gruppi politici Soppressione di posti 16 Ridistribuzione di posti 48 Rivalutazioni - Segretariato generale Gruppi politici 74 Le misure concernenti l'organigramma saranno trattate nella lettera rettificativa durante la prima lettura del progetto di bilancio. NT\ doc 3/11 PE /BUR

20 D - Come si presenta la ripartizione dei principali volumi di bilancio nel 2009? 5. Il bilancio si concentra fortemente nei seguenti tre settori: deputati, personale e immobili. I tre settori corrispondono a ca. il 74 % del totale. Ripartizione dei volumi di bilancio - in mln di - Informazione:76 Altro:64 Gruppi e partiti politici:71 Altre spese relative al personale statutario ed esterno:54 Riserva per imprevisti:10 Informatica e telecom.:89 Personale statutario:495 Agenti contrattuali e servizi linguistici esterni:93 Immobili:195 Deputati:376 NT\ doc 4/11 PE /BUR

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