PIANO TRIENNALE 2010/2012 PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO DELLE STRUTTURE

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1 COMUNE DI POMPIANO PIANO TRIENNALE 2010/2012 PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLE SPESE DI FUNZIONAMENTO DELLE STRUTTURE Allegato D : RELAZIONE SULLE MISURE PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELL UTILIZZO DELLE ATTREZZATURE A) Misure per la razionalizzazione delle dotazioni strumentali PERSONAL COMPUTER E STAMPANTI Tutte le postazioni individuali di lavoro sono dotate di un personal computer collegato ad almeno una stampante di rete; le postazioni degli uffici che necessitano di stampe speciali (ad es. anagrafe per carte d identità), inoltre, sono dotate anche di apposite stampanti locali. Gradualmente sono state dismesse le stampanti locali di cui erano dotate tutte le postazioni, in quanto malfunzionanti ed obsolete, sostituendone le funzioni mediante l introduzione di n. 3 stampanti laser di rete e di una macchina multifunzione digitale in grado di garantire elevate prestazioni, sia in termini qualitativi che quantitativi. Le nuove attrezzature, oltre a migliorare la qualità e la velocità delle stampe, hanno consentito una riduzione dei costi di gestione, legata sia al minor costo dei materiali di consumo sia agli oneri relativi ai contratti di assistenza annuali. Relativamente ai personal computer, sono tuttora in uso le attrezzature acquistate nell anno 2004 a seguito di apposita procedura di gara. Sebbene le stesse siano ancora funzionanti, iniziano a manifestare problemi di inadeguatezza e di rallentamento delle procedure software. Ciò costituisce normale vetustà di dispositivi elettronici ed informatici; il ciclo di vita di un personal computer è mediamente di tre anni e le macchine in uso hanno raggiunto, ormai, un obsolescenza di cinque/sei anni. Risulta, pertanto, necessario prevedere la graduale sostituzione delle macchine, da effettuarsi compatibilmente con le disponibilità di bilancio. Nell ambito del precedente piano di razionalizzazione delle spese per il triennio 2009/2011, a tal fine, erano già state previste le prime e più urgenti azioni da attuare; le stesse, purtoppo, sono state realizzate solo in parte (sostituzione del server) e, pertanto, risulta necessario riproporre quanto mancante per il triennio 2010/2012. Per l anno 2010, nello specifico, sono previste le seguenti azioni: sostituzione di n. 3 personal computers (n. 1 in dotazione al Servizio Protocollo URP, in quanto presenta maggiori malfunzionamenti; n. 1 in dotazione ai Servizi Demografici e n. 1 alla Responsabile dell Area Amministrativa Affari Generali, in quanto sono necessarie migliori prestazioni per il collegamento INA-SAIA); 1

2 sostituzione della macchina fotografica digitale, utilizzata dall Ufficio Tecnico e dalla Polizia Locale per i rilievi sul territorio, in quanto quella esistente presenta evidenti malfunzionamenti e la sua riparazione risultebbe antieconomica; acquisto di n. 1 videoproiettore per la sala consiliare, al fine di garantire il necessario supporto strumentale agli amministratori comunali per le proprie esposizioni. Si precisa, a tal fine, relativamente alla sostituzione dei personal computer, che il relativo cronoprogramma è stato redatto avvalendosi della collaborazione della ditta incaricata del servizio di assistenza e supporto per la gestione del sistema informativo comunale (servizio affidato esternamente in quanto il Comune di Pompiano non dispone di personale adeguatamente qualificato, in considerazione della specificità della materia), la quale ha fornito il necessario supporto per l individuazione dei seguenti criteri di carattere generale per l individuazione delle macchine da sostituire: - valutazione preliminare delle prestazioni delle attrezzature in dotazione ad ogni singola stazione di lavoro, per verificarne l efficacia operativa e l economicità; - in caso di guasti, verifica della possibilità e/o convenienza di procedere ad una loro riparazione; - in caso di personal computer che non siano più in grado di supportare efficacemente l evoluzione di un applicativo, verifica della possibilità di riutilizzare tale attrezzatura in un ambito diverso, dove siano richieste prestazioni inferiori. FOTOCOPIATRICI E TELEFAX Le macchine fotocopiatrici precedentemente in dotazione agli uffici e servizi comunali risultavano ormai obsolete a causa della vetustà e dell elevato numero di riproduzioni effettuate. Durante l anno 2008, pertanto, è stata condotta una verifica della situazione di fatto del parcomacchine fotocopiatrici di proprietà comunale (sede, biblioteca, scuola primaria e scuola secondaria di 1 grado) -tenendo conto dei seguenti elementi: vetustà delle macchine, costi di assistenza, manutenzione e revisione, costi per l acquisto dei materiali di consumo, numero di copie annue-, a seguito della quale sono state individuate le macchine da sostituire, nonché le nuove attrezzature da acquistare in loro sostituzione, in relazione alle caratteristiche delle singole macchine ed alle diverse esigenze degli uffici e servizi ove le stesse sarebbero state collocate. In particolare, si è ritenuto necessario procedere alla sostituzione delle fotocopiatrici in dotazione agli uffici comunali ed alle scuole primaria e secondaria di primo grado, che presentavano un obsolescenza di quasi dieci anni. Per quanto concerne i telefax, invece, non si è ritenuto necessario procedere ad alcuna sostituzione, in quanto quelli attualmente in uso risultano adeguati alle esigenze di uffici e servizi. A seguito dell espletamento di apposita procedura comparativa, comprensiva anche dell affidamento del servizio di assistenza per la durata di cinque anni, sono state acquistate le nuove macchine multifunzione digitali per gli uffici comunali e le scuole primaria e secondaria di primo grado. La procedura ha apportato notevoli vantaggi economici: nell immediato, in quanto le macchine sono state acquistate ad un prezzo addirittura inferiore alla quotazione CONSIP, ed a lungo termine, in quanto il canone omnicomprensivo per il servizio di assistenza post-garanzia risulta decisamente inferiore rispetto a quello precedentemente in vigore ( 120,00 annui per le prime due annualità contrattuali ed 600,00 a decorrere dalla terza annualità [ovvero al termine della garanzia delle attrezzature di nuova acquisizione] per l intero parco-macchine, comprensivo anche dei telefax, anziché 2.103,36 complessivamente spesi nel 2007 per i singoli contratti di assistenza). Le nuove attrezzature, inoltre, comportano costi di manutenzione nettamente inferiori rispetto a quelle precedentemente in dotazione, sia per quanto concerne la manutenzione ordinaria (minor costo dei materiali di consumo, particolarmente rilevante per la funzione stampante della macchina multifunzione Kyocera Km-C4035E) che per quanto concerne la manutenzione straordinaria (minor costo della revisione e maggior durata in numero copie- del manteinance kit ). 2

3 L incremento della spesa inerente l acquisto di materiale di facile consumo è da imputarsi esclusivamente al fatto che, in relazione alle elevate prestazioni della macchina Kyocera Km- C4035E, la stessa è stata impiegata per la comunicazione istituzionale dell ente, realizzando in proprio, oltre a tutte le locandine, le brochure e le informative, anche un numero del notiziario informativo comunale. Per l anno 2010 si prevede l esecuzione di un intervento di manutenzione straordinaria della succitata macchina multifunzione Kyocera Km-C4035E (sostituzione del manteinance kit, necessaria al raggiungimento delle copie). TELEFONI I vigenti contratti di telefonia fissa sono stati stipulati con la società Telecom Italia SpA alle condizioni di cui alla convenzione CONSIP attiva alla data della loro sottoscrizione. Analogamente, si è cercato di garantire condizioni vantaggiose per i collegamenti ad internet, attivando apposite linee ADSL con abbonamenti a tariffa flat, che determina una certezza della spesa annua. Durante l anno 2009 si è proceduto alla stipula di nuovi abbonamenti ADSL a tariffa flat per la scuola secondaria di primo grado Don Giovanni Papa (che ne era sprovvista) e per gli uffici comunali (in sostituzione dell abbonamento in corso, al fine di ottenere maggiori prestazioni a fronte di un canone inferiore). Per il 2011 è prevista la dismissione dell utenza della ex biblioteca comunale, precedentemente mantenuta per lo svolgimento di iniziative di carattere ricreativo e culturale, nonché per garantire il collegamento con i seggi in occasione di consultazioni elettorali; quest ultima necessità verrà soddisfatta mediante l impiego di uno dei telefoni cellulari in dotazione agli uffici. Con il medesimo obiettivo di razionalizzare i costi di telefonia, durante l anno 2008 si era proceduto ad una revisione dei servizi telefonici attivati, disdettando quelli ritenuti non necessari, primo fra tutti il nolo e la manutenzione degli apparecchi telefonici; si è proceduto, altresì, all acquisto di un nuovo centralino telefonico per la sede comunale, aggiornato alle nuove tecnologie di comunicazione, ed, in particolare, già predisposto per la tecnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) -sistema di comunicazione che rende possibile la trasmissione di voce, dati e immagini attraverso internet-, della quale gli enti pubblici devono dotarsi al fine di razionalizzare le risorse e diminuire i costi. L incremento della spesa, desumibile dal raffronto con il consuntivo 2008, è da imputarsi principalmente alla sottoscrizione di un contratto di assistenza per la manutenzione della nuova centrale telefonica e dell impianto della sede comunale. B) Misure per la razionalizzazione dell utilizzo delle autovetture di servizio Il parco automezzi del Comune è stato ridimensionato nel corso dell anno 2006, mediante la cessione degli scuolabus comunali (obsoleti e con elevati costi di manutenzione) alla ditta cui è stato esternalizzato il servizio di trasporto scolastico. Durante l anno 2007, inoltre, si è provveduto alla rottamazione di un autovettura Fiat Panda (immatricolata nell anno 1995) in dotazione agli uffici comunali, rimpiazzandola con l autovettura Fiat Punto in dotazione alla Polizia Locale (immatricolata nell anno 2003), la quale è stata a sua volta sostituta da una nuova autovettura Fiat Grande Punto con predisposizione dell impianto GPL, parzialmente finanziata (60%) con contributo regionale. 3

4 L attuale situazione delle autovetture comunali, pertanto, risulta funzionale e numericamente adeguata alle esigenze dell ente. Si prevede, tuttavia, durante l anno 2010, la sostituzione dell autocarro utilizzato per le manutenzioni ordinarie e del verde pubblico, in considerazione della sua vetustà (immatricolazione anno 1995); al fine di contenere la spesa, si prevede la possibilità di procedere all acquisto di un veicolo usato in buone condizioni. A seguito dell aggiornamento del parco autovetture in dotazione agli uffici comunali ed alla Polizia Locale, come sopra riepilogato, si è determinata una riduzione dei relativi oneri di manutenzione, che si prevede stabile per l intero triennio; gli oneri di manutenzione dovrebbero ulteriormente ridursi a seguito della sostituzione dell autocarro. Per quanto riguarda le polizze di assicurazione RC degli autoveicoli, infine, viene costantemente verificata l adeguatezza delle stesse e la relativa convenienza economica, avvalendosi della collaborazione di una società di brokeraggio assicurativo. Durante l anno 2008, in particolare, si è valutata l opportunità e la convenienza di stipulare nuove polizze con una diversa compagnia di assicurazioni, alle medesime condizioni delle previgenti, ottenendo un risparmio complessivo di 244,70 rispetto all importo corrisposto nel precedente anno 2007; tale risparmio (ulteriormente migliorato, anche se in piccola misura, nel 2009) è da ritenersi consolidato per il triennio. C) Misure per la razionalizzazione dell utilizzo delle apparecchiature di telefonia mobile Il Comune di Pompiano è attualmente dotato di una rete mobile costituita da n. sei telefoni cellulari e n. sei Sim Card. A seguito dello svolgimento, nei giorni 6 e 7 giugno 2009, delle elezioni amministrative per l elezione del Sindaco e del Consiglio Comunale, si è insediata una Giunta Comunale costituita da n. 7 componenti (Sindaco, Vice Sindaco e n. 5 assessori), in luogo della precedente composta da n. 5 persone. I telefoni cellulari precentemente assegnati in dotazione al Sindaco ed al Vice Sindaco sono stati consegnati ai nuovi omologhi, previa variazione del numero telefonico, senza alcun onere aggiuntivo per l amministrazione comunale. Per il corrente anno 2010 è previsto l acquisto di n. 2 ulteriori apparecchi e delle relative SIM card con contratto di abbonamento, da fornire in dotazione all Assessore ai Lavori Pubblici ed all Assessore ai Servizi Sociali, che ne hanno fatto richiesta, al fine di garantire il costante contatto con gli uffici comunali di riferimento. Si valuterà, inoltre, la possibilità di attivare eventuali offerte promozionali per la comunicazione a tariffa agevolata fra i numeri aziendali. Al fine di garantire migliori prestazioni, l assegnazione delle apparecchiature di telefonia mobile ai soggetti utilizzatori è disposta come segue, esclusivamente per esigenze di servizio che richiedono di assicurare pronta e costante reperibilità: - Sindaco; - Vice Sindaco; - Assessore ai Lavori Pubblici; - Assessore ai Servizi Sociali; 4

5 - Responsabile dell Area Tecnico-Manutentiva; - Agente di Polizia Locale; - addetto all ufficio cimiteri per reperibilità nei giorni festivi; - addetto alle manutenzioni del patrimonio comunale. I soggetti utilizzatori, dal momento della consegna del telefono, sono responsabili nei confronti dell Ente dell apparato affidatogli, costituito da: a. un telefono cellulare GSM; b. una utenza Sim con contratto intestato all Ente; c. caricatore per batteria; e devono, pertanto, rispondere del suo corretto utilizzo. A tal fine, è stata prevista apposita dichiarazione secondo lo schema riportato in calce alla presente relazione- che ogni utilizzatore deve sottoscrivere, impegnandosi a rispondere personalmente in caso di smarrimento o furto per cause di negligenza riconosciute, allo stesso imputabili. Nel confermare la validità di tale procedura per l intero triennio, si precisa che, a seguito dell acquisto dei nuovi apparecchi telefonici per gli assessori comunali, la succitata dichiarazione verrà fatta debitamente sottoscrivere anche ai nuovi utilizzatori. * * * * * * * * * * * * 5

6 UTILIZZO UTENZA SIM CARD E TELEFONO MOBILE DICHIARAZIONE DI RESPONSABILITA Il/La sottoscritto/a, al quale è stato assegnato un telefono cellulare, completo di SIM card utenza n. - e relativi accessori, al fine l espletamento delle funzioni di, D I C H I A R A - di essere perfettamente edotto/a circa le modalità di funzionamento dell apparecchiatura assegnatagli; - di assumere diretta responsabilità per il suo eventuale danneggiamento, smarrimento o furto causati da una comprovata colpa; - di impegnarsi a riconsegnare quanto assegnato in qualsiasi momento, a seguito di semplice richiesta del Responsabile. Il/La sottoscritto/a si impegna, altresì, a garantire il corretto impiego dell apparecchiatura assegnatagli, esclusivamente per gli scopi consentiti. Pompiano, lì L UTILIZZATORE 6