I N F O L O G I S I L D O C U M E N TO D I T R A S P O R TO G I A N P A O L O C A L Z O L A R O

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1 I N F O L O G I S I L D O C U M E N TO D I T R A S P O R TO G I A N P A O L O C A L Z O L A R O

2 Sommario Il DDT nella supply chain 3 Interfaccia cliente fornitore 5 La sincronizzazione delle informazioni 7 Normativa 9 Dati obbligatori 10 Sanzioni 12 Trasporto merci pericolose 13 Documenti collegati 15 Fattura 15 Note di credito e addebito 18 Fattura pro forma 19 Scheda di trasporto 19 Dati obbligatori 20 Sanzioni 22 Ciclo attivo e passivo 23 Il DDT nei sistemi informativi 23 Le informazioni per il controllo di gestione 26 La dematerializzazione 28 La normativa 30 In pratica 30 Flussi informativi e materiali 33 Definizione di uno schema di flusso 34 Esempi di schemi di flusso 35 Vendita 36 Imballi da rendere 37 Trasferimento interno 37 Riparazione 38 Conto Vendita 39 Prestito d uso 39 Conto lavoro cliente 40 Conto Lavoro terzista 41 Prestito d uso 42

3 1 Il DDT nella supply chain La supply chain può essere considerata come una rete fatta di diversi nodi tra loro collegati, ogni azienda fa parte di una o più reti, alcune aziende possiedo più nodi all interno di questa rete (ad esempio una azienda di grandi dimensioni potrebbe avere diversi stabilimenti produttivi, diversi magazzini distributivi e dei punti vendita di proprietà), altre rappresentano solo un nodo all interno della rete, mentre altre aziende possono avere il compito di governare questa rete. I nodi della rete scambiano tra di loro informazioni e materiali con lo scopo di creare maggiore valore per il cliente finale. Ogni trasferimento di materiale ed informazione presenta dei costi che vanno ridotti al fine di aumentare il margine tra il valore pagato dal cliente ed il costo sostenuto, inoltre andrebbero eliminati quei trasferimenti che non generano valore per il cliente finale. Questa operazione è realizzabile solo se si monitorano i trasferimenti ed i loro costi. Un trasferimento implica la presenza di cinque elementi che sono necessari affinché il trasferimento possa realizzarsi: Mittente Destinatario Oggetto da trasferire Vettore Protocollo di trasferimento 3

4 Mittente e destinatario: Rappresentano i due nodi tra i quali avviene il trasferimento, solitamente tra due nodi avvengono più trasferimenti nelle due direzioni generando quindi un volume di traffico. Consideriamo ad esempio una azienda manifatturiera (AM) ed un fornitore di materie prime (FMP), tra questi due nodi è possibile che ci siano diversi trasferimenti nelle due direzioni: AM -> FMP Ordine d acquisto FMP -> AM Conferma d ordine FMP -> AM DDT FMP -> AM Materiale FMP -> AM Fattura AM -> FMP Pagamento In questo semplice esempio di acquisto di materia prima avvengano 6 trasferimenti, ma i trasferimenti potrebbero essere molto maggiori, infatti è possibile che ci sia materiale non conforme che venga restituito, oppure ci siano delle modifiche all ordine d acquisto, oppure che venga emessa una nota di accredito, come è possibile intuire il traffico tra due nodi può essere molto elevato. Oggetto da trasferire: Può essere sia informativo (ordine, DDT, Fattura) oppure materiale. Gli oggetti che vengono trasferiti sono solitamente collegati tra di loro (ad esempio la fattura al DDT, il DDT alla merce e all ordine). È fondamentale mantenere un collegamento tra oggetti materiali ed informativi, in quanto è in base alle informazioni che vengono prese le decisioni e se queste non rispecchiano la realtà rischiano di essere sbagliate. Ad esempio ricevo il DDT dal fornitore con l elenco degli oggetti materiali trasferiti ma non tutti gli oggetti sono fisicamente presenti, però una volta caricato il DDT il mio sistema gestionale mi dice che quell oggetto è presente quindi rischio di prendere decisioni sbagliate, del tipo confermo al mio cliente che domani gli spedirò l articolo ordinato ma in realtà quell articolo non è presente. La regola d oro è nessun oggetto materiale si sposta se non c è un oggetto informativo che lo dice. Vettore: Il mezzo con il quale avviene lo spostamento dell oggetto, ad esempio una nave, un automezzo, il cavo telefonico. Nella scelta del vettore bisogna tenere presenti alcune caratteristiche fondamentali: Velocità: Quanto tempo impiega per il trasferimento Disponibilità: Tra quali nodi può effettuare il trasferimento Affidabilità: Quanto è sicuro che il trasferimento avvenga Capacità: Quanto può trasferire Frequenza :Ogni quanto può trasferire È importante che ogni azienda valuti quali sono le sue esigenze in base ai cinque parametri precedenti e scelga di conseguenza i vettori più adatti. A volte si rischia di dare per scontato la scelta del vettore con impatti negativi sul valore per il cliente finale, anche in questo caso il monitoraggio e l analisi con il supporto di un sistema informativo possono essere di ausilio 4

5 per aumentare il valore per il cliente. Protocollo di trasferimento: è la modalità, le regole con cui avviene il trasferimento. Sono in sostanza le azioni compiute da mittente, vettore e destinatario per poter realizzare il trasferimento a seconda dello scopo dello stesso. Solitamente l oggetto che deve essere trasferito viene incapsulato in una unità di carico che presenta delle caratteristiche standard in modo da facilitarne la gestione ed il trasferimento. Ad esempio sono unità di carico per oggetti materiali il pallet o una scatola, sono unità di carico per il trasferimento di informazione, il documento di trasporto o la fattura. Il documento di trasporto si pone all interno dei trasferimenti della rete logistica come unità di carico delle informazioni allo scopo di aumentare l efficienza nella gestione e nel trasferimento delle informazioni. L utilizzo di unità di carico consente una maggiore velocità nel trasferimento, la possibilità di automatizzare le attività e di rendere più affidabile il trasferimento. Se consideriamo il DDT in questo modo ci rendiamo conto di come esso non sia una semplice formalità, un obbligo di legge, ma lo strumento per far dialogare i nodi della rete e che se ben progettato e gestito consente di raggiungere il risultato di avere informazioni sincronizzate ed affidabili. In una supply chain reattiva bisogna uscire dalla concezione che bisogna fare il DDT perché se viene la finanza ci fa la multa, ma bisogna fare il DDT per fare in modo che le informazioni viaggino veloci, affidabili e sincronizzate. Interfaccia cliente fornitore Il nodo logistico di una singola azienda non è un sistema chiuso ma essendo inserito in una rete dialoga costantemente con altri sistemi che possono essere fondamentalmente raggruppati in due tipi: cliente e fornitore Poiché anche i clienti ed i fornitori hanno un loro sistema logistico è necessario fare in modo che i due sistemi dialoghino tra loro tramite delle interfacce. Un interfaccia è un dispositivo che mette in comunicazione due sistemi differenti, pertanto deve essere costruita in modo da favorire il passaggio di informazioni e materiali tra un sistema ed un altro. L interfaccia clienti fornitori è costituita da diversi elementi sia informativi che fisici come ad esempio l ordine, il documento di trasporto, la banchina di carico e scarico, l unità di carico, è necessario quindi identificare quali sono questi elementi che fanno parte dell interfaccia e realizzare una strategia di coordinamento per favorire la realizzazione di una interfaccia semplice, robusta e flessibile, inoltre l interfaccia deve essere sicura ovvero non deve permettere l ingresso o l uscita dal sistema di elementi non autorizzati (ad esempio non devono uscire dal sistema informazioni riservate, come potrebbero essere i prezzi oppure non dovrebbero entrare nel sistema informazioni errate, ad esempio quantità anomale in un ordine). È molto importante che le interfacce siano ben progettate soprattutto se vi è un elevato volume di attività tra i diversi sistemi ( ad esempio se mensilmente vengono inviate 5000 righe d ordine ai fornitori è necessario che gli operatori che presidiano questa interfaccia 5

6 abbiamo tutti gli strumenti per rendere il flusso di dati e di informazioni agevole e veloce). Il documento di trasporto rappresenta un elemento dell interfaccia cliente-fornitore in quanto contiene le informazioni relative agli oggetti materiali che vengono trasferiti da un nodo ad un altro all interno della rete. Il DDT contiene informazioni importanti che rappresentano il passaporto della merce che entra ed esce dal nodo logistico, senza di esso nessuna merce dovrebbe entrare o dovrebbe uscire. Il DDT rappresenta il permesso ad entrare ed uscire. Nel caso di DDT in ingresso è necessario predisporre dei controlli che riusciamo a fare grazie al DDT (se correttamente compilato), infatti esso ci dice chi invia il materiale, a chi viene inviato il materiale, perché viene inviato il materiale, cosa contiene l oggetto che viene trasferito. Il fine di questi controlli è evitare che nel nodo logistico entrino oggetti che non devono entrare e quelli che entrano sia riconoscibili dal sistema. Ad esempio se non sono chiare le motivazioni per cui il materiale entra o quali sono i materiali che entrano il sistema ha difficoltà a gestirli o li gestisce in ritardo, se l azienda riceve un DDT con causale reso da cliente con dentro gli articoli X e Y, il sistema indica immediatamente al magazzi- L EDI ha lo scopo di eliminare le discontinuità nel flusso delle informazioni, ovvero i punti in cui il dato passa da un sistema informativo ad un altro. Solitamente il passaggio tra due sistemi informativi avviene tramite un documento cartaceo (Ordine, DDT, Fattura) oppure attraverso le persone, tale discontinuità presenta due tipi di inconvenienti: Il tempo necessario a trasferire i dati tra i sistemi informativi e la possibilità di errori nel trasferimento. L EDI costituisce una interfaccia tra i sistemi informativi, stabilisce una serie di regole per permettere ai due sistemi di dialogare e poiché i sistemi informativi possono essere diversi è necessario un linguaggio comune per permettere il dialogo come lo standard EDIFACT. Dal punto di vista pratico si tratta di produrre un file leggibile da entrambi i sistemi informativi, ed in questa situazione viene in aiuto il linguaggio XML che utilizza dei marcatori per individuare la struttura del messaggio che i sistemi informativi si scambiano. Il formato XML si è ormai affermato SCHEDA : L EDI come standard per la rappresentazione e lo scambio di informazioni, offrendo il vantaggio della flessibilità sintattica per rappresentare contenuti strutturati, semistrutturati o non strutturati, associato alle capacità di annotazione semantica di tali contenuti. XML realizza efficacemente la logica sottesa allo scambio di dati tra imprese che era all origine dell EDI, permette infatti la realizzazione di costrutti che consentono la trasmissione di fatture, DDT, ordini ed altri documenti scambiati regolarmente tra le aziende con costi che sono decisamente inferiori rispetto al classico sistema EDI. Diversi enti stanno lavorando in modo da realizzare una standardizzazione dei messaggi XML in modo da rendere agevole la diffusione di sistemi di ecommerce business to business, nel frattempo diverse filiere (come ad esempio quella tessile tramite il progetto MODA-ML) si stanno organizzando per permettere agli operatori di usufruire dei benefici della trasmissione di documenti tramite XML. 6

7 niere cosa fare ad esempio trasferisci X all ufficio qualità e Y al magazzino scarti, nel caso mancassero queste informazioni il magazzinere dovrebbe chiedere e poi eseguire causando dei ritardi. È chiaro che qualche volta possa capitare questa situazione ma deve essere l eccezione, l anomalia e non la regola di gestione. Analogamente il DDT in uscita se correttamente gestito consente al nostro cliente di immettere il nostro materiale facilmente nel suo sistema e consente alla nostra azienda di tracciare l uscita del materiale dal nodo logistico evitando spiacevoli conseguenze di materiale che non si sa dove sia finito con derivanti perdite di valore. La sincronizzazione delle informazioni Due sistemi sono sincronizzati quando nello stesso periodo temporale hanno le medesime informazioni, ad esempio due nodi della rete logistica, sono sincronizzati se il nodo A sa che deve spedire 100 confezioni di scarpe il 20/05/2012 al nodo B, ed il nodo B sa che deve ricevere 100 confezioni di scarpe il 20/05/2012 dal nodo A. Banale come esempio ma non sempre accade così, molte volte i nodi non sono sincronizzati tra di loro causando non pochi problemi nei trasferimenti di materiali ed informazioni. Avere una rete sincronizzata significa che le informazioni ed i materiali viaggiano più velocemente ed i trasferimenti avvengono in maniera corretta, ovvero il materiale giusto è nel posto giusto, al momento giusto, nella quantità giusta l essenza di tutte le attività della supply chain, il santo Graal di chi si occupa di logistica. Per raggiungere questo risultato è necessario seguire tre linee d azione: Razionalizzare il flusso Rendere flessibili i processi Minimizzare la variabilità Razionalizzare il flusso I processi farraginosi sono diseconomici e causano ritardi e accumulazione di materiali ed informazioni. La riconfigurazione dei processi volta a ridurre le distanze tra flussi informativi e di materiali e promuovere la collaborazione tra i dipendenti può contribuire a razionalizzare il flusso. Nello stesso modo, assicurare la visibilità del flusso facilità il suo miglioramento. A volte ciò può comportare l utilizzo di tecnologie specifiche che possono ridurre le fluttuazioni nei volumi del flusso. Altra operazione da compiere è quella di ridurre le discontinuità ad esempio attraverso il trasferimento di dati tramite EDI, l utilizzo del codice a barre e dalla radiofrequenza. Rendere flessibili i processi È possibile realizzare processi flessibili che si adattano ad un ambiente turbolento tramite la modularità e le interfacce definite. Modularità: Scomporre un processo in moduli autonomi permette di cambiarlo e di configurare nuovi processi molto più velocemente. Ad esempio se suddivido il processo di spe- 7

8 dizioni in moduli autonomi quando devo cambiarlo mi basta aggiungere, togliere o spostare un modulo per adattarlo alla nuova situazione. Interfacce definite: Per interfacce si intendono i punti di comunicazione tra due moduli di un processo, per poter ricombinare insieme diversi moduli è necessario che questi abbiano delle interfacce chiare che possano essere collegate ad altri moduli, ad esempio nel modulo caricamento automezzo, può essere rappresentato dal DDT che permette l avvio del modulo, quindi tutti gli altri moduli che vogliono comunicare con il modulo caricamento automezzo lo fanno tramite il DDT. Minimizzare la variabilità La variabilità dei processi scombina il flusso e impedisce la sincronizzazione. La variabilità è da intendersi sia come variabilità della qualità che dei tempi di programmazione. All interno della supply chain il documento di trasporto, essendo l unità di carico delle informazioni può contribuire a rendere il sistema sincronizzato attraverso la standardizzazione e l utilizzo di tecnologia che consente di ridurre le discontinuità. In estrema sintesi il DDT va compilato correttamente e bisogna utilizzare una tecnologia per il trasferimento elettronico dell informazione, quindi niente carta!!! 8

9 2 Normativa Il documento di trasporto è stato introdotto in sostituzione della bolla di accompagnamento, la cui obbligatorietà è stata abrogata con il DPR 472/1996. Tale documento, con valenza sia fiscale che strettamente commerciale, viene emesso per giustificare il trasferimento di materiale da cedente a cessionario attraverso il trasporto dello stesso. La compravendita di beni è un atto giuridico a titolo oneroso che comportano il trasferimento di un bene a fronte del pagamento di un corrispettivo in denaro, per comprovare l avvenuto trasferimento del bene il cedente emette la fattura, facendo sorgere quindi il diritto al pagamento. Il nostro ordinamento prevede due tipologie di fatture: Fattura immediata Fattura differita Nel primo caso trasferisco il bene ed emetto la fattura, in questo caso vi è sincronia tra il trasferimento dell oggetto materiale (la merce venduta) ed il trasferimento dell oggetto informativo (la fattura). Nel secondo caso non vi è più sincronia tra i due trasferimenti, pertanto l ordinamento Italiano consente questa operazione entro il mese successivo a condizione che il trasferimento risulti: da un documento di trasporto da altro documento fiscalmente idoneo ad identificare i soggetti tra cui è avvenuto il trasferimento. La fattura differita, inoltre deve contenere la data ed il numero di tali documenti creando 9

10 quindi un collegamento tra i due oggetti informativi (DDT e Fattura). L ordinamento italiano prevede oltre alla compravendita altre possibilità per cui i beni vengano trasferiti tra due soggetti non trasferendo però la proprietà come ad esempio la lavorazione, il deposito o il contratto estimatorio. In questo caso il documento di trasporto ha la funzione di vincere la presunzione del trasferimento della proprietà, infatti secondo l articolo 53 DPR 633/1972 si considerano ceduti i beni (acquistati,importati o prodotti) che non si trovino nei locali dell impresa a meno che l imprenditore non dimostri che siano stati trasferiti a terzi con titolo non traslativo della proprietà. Per vincere questa presunzione e quindi evitare il pagamento dell IVA evasa l ordinamento prevede che tale trasferimento debba risultare da uno di questi documenti: libro giornale tenuto a norma del codice civile apposito registro tenuto in conformità dell articolo 39 del DPR 633/1972 documento conservato in conformità dell articolo 39 del DPR 633/1972 atto registrato presso l ufficio del registro Il documento di trasporto risulta idoneo per vincere la presunzione di cessione se sono presenti se seguenti condizioni: Viene indicata la causale non traslativa del trasporto Il documento sia conservato fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d imposta. Dati obbligatori Il documento di trasporto viene emesso almeno in duplice esemplare (uno per il cedente e uno per il cessionario) e in forma libera (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato), prima dell inizio del trasporto o della consegna. Ulteriori copie possono poi essere predisposte per gli altri soggetti coinvolti. Il D.D.T. deve contenere obbligatoriamente i seguenti elementi (art. 1, DPR n. 472/1996): 1. data e numero; 2. generalità dei soggetti coinvolti nell operazione (cedente, cessionario, eventuale impresa incaricata del trasporto); 3. descrizione della natura, qualità e quantità dei beni ceduti. In caso di fatturazione differita, la data e il numero del D.D.T. devono essere riportati sulla fattura stessa. Qualora, tuttavia, per esigenze dell azienda, la data di compilazione del documento di trasporto e quella di consegna dei beni non coincidano, sulla fattura potrà riportarsi esclusivamente la data di formazione del D.D.T., fermo restando l obbligo di indicare su quest ultimo la diversa data di consegna o di spedizione. Con riferimento agli elementi di cui alla lettera b), invece, sarà necessario indicare: ditta, 10

11 denominazione o ragione sociale dei soggetti coinvolti (nome e cognome se si tratta di persone fisiche), residenza o domicilio degli stessi (ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti) e, relativamente all emittente, numero di partita IVA. Per quanto riguarda, in particolare, l eventuale soggetto terzo incaricato del trasporto, si evidenzia che devono essere indicate le generalità dell impresa trasportatrice e non quelle della persona che esegue materialmente il trasporto. Nel caso in cui, poi, siano coinvolti nel trasporto più vettori nell ambito dell intera tratta, dovranno essere indicate almeno le generalità del primo incaricato del trasporto, fermo restando che tale soggetto non e` tenuto ad effettuare ulteriori annotazioni. Con riferimento alla descrizione dei beni ceduti, l indicazione della quantità degli stessi può essere effettuata in cifre, senza che sia necessaria l indicazione in lettere. La descrizione della causale del trasporto è obbligatoria per la cessione dei beni a titolo non traslativo della proprietà, infatti se non viene indicata alcuna causale il trasporto si intende come vendita, pertanto per vincere la presunzione di cessione a titolo oneroso è necessario indicare una causale differente dalla vendita. Vediamo alcune possibili causali: Conto visione: In questo casi i beni vengono inviati al cliente per essere visionati e poi essere restituiti, nel caso non vengano restituiti è necessario emettere fattura e comunque va emessa nel termine di un anno dall emissione del DDT. Prestito d uso: In questo caso i beni strumentali vengono inviati al fornitore per poter essere utilizzati durante le lavorazioni, in questo caso non segue fattura. Conto lavoro: In questo caso la merce viene inviata al fornitore per essere lavorata, rimanendo di proprietà del cliente, al termine della lavorazione la merce viene riconsegnata o viene consegnato il prodotto finito della lavorazione di più beni. Omaggio: In questo caso è obbligatorio l emissione della fattura unicamente per la rivalsa dell IVA Riparazione: In questo caso è necessario indicare se si tratta di una riparazione in garanzia oppure no Reso: In questo caso se si trattiene la merce resa si emette una nota di credito, diversamente viene inviato altro materiale in sostituzione di quello reso. Tentata vendita: La caratteristica di questa particolare forma commerciale è di effettuare la vendita direttamente presso la sede del cliente con contestuale consegna dei beni. A tal fine, il venditore carica sul proprio mezzo un determinato quantitativo e varietà di beni e poi inizia il giro dei clienti cui consegna immediatamente la merce che riesce a vendere. Sostituzione di prodotti ceduti in garanzia: Le sostituzioni in garanzia dello stesso prodotto o di parti difettose, che le imprese produttrice effettuano, sono considerate cessioni non imponibili ai fini IVA. Tale sostituzione deve risultare da un DDT per poter vincere la presunzione di cessione dei beni. Se tali condizioni non sono rispettate, la sostituzione è da assoggettare ad IVA. Nel DDT va inserita la casuale sostituzione in garanzia ex at. 73, comma 2 del DPR 633/72. Trasporto dei beni in manifestazioni fieristiche: In caso di partecipazioni ad una manife- 11

12 stazione fieristica nella quale i beni non vengono ceduti è necessario indicare nella causale la dicitura invio di beni per esposizione presso la fiera di, con l indicazione dei giorni della manifestazione, inoltre non sussiste obbligo di compilazione dei modelli intrastat. Movimenti interni alla stessa impresa: In questo caso la dicitura è quella di trasferimento interno tra stabilimenti aziendali, in questo caso è necessario che il luogo di destinazione sia inserito nella iscrizione al registro delle imprese e nella apertura della partita IVA. Consegna di campioni: Le cessioni di campioni gratuiti appositamente contrassegnati non sono soggetti ad IVA, pertanto è necessario indicare la dicitura cessione di campioni a titolo gratuito ed inoltre i beni devono essere contrassegnati con la dicitura campione gratuito. Ai fini della fatturazione differita gli operatori, usciti dai locali dell impresa, possono redigere un unico documento di trasporto per tutta la merce caricata. Per lo scarico della merce in occasione della vendita, possono emettere o una nota di consegna o un altro documento idoneo, per ciascuna singola cessione effettuata. In caso di fatturazione immediata, invece, gli operatori possono predisporre il documento di trasporto generale e, all atto della consegna, dei beni emettere le relative fatture. È da sottolineare il fatto che è necessario emettere un documento di trasporto per ogni causale utilizzata ovvero non è possibile emettere uno stesso DDT con causale Vendita, conto lavorazione e conto visione. Sanzioni La circolare ministeriale n. 249/E dell 11 ottobre 1996 ha chiarito che il documento di trasporto non deve necessariamente scortare le merci trasportate, potendo invece essere spedito al destinatario, entro il giorno in cui è iniziata la movimentazione dei beni, anche tramite servizio postale. Il comma 3 dell art. 6 del Dlgs 18 dicembre 1997, n. 471, contempla la mancata emissione dei documenti di trasporto, prevedendo per tale violazione la sanzione del 100% dell imposta corrispondente all importo non documentato. Il trasporto di cose in conto proprio con veicoli aventi massa complessiva inferiore a 6 t. ( o portata utile inferiore a 3000 Kg ) non e soggetto ad alcuna licenza o limitazione e pertanto per il suo esercizio non e prevista alcuna sanzione. Si configura come trasporto abusivo e quindi sanzionato con il pagamento di una somma da 2065,83 a ,96 l esecuzione di trasporti : senza licenza o violando le condizioni e i limiti da questa stabiliti; senza il documento elencazione per i veicoli di portata utile superiore a 3 t.; senza il prescritto documento nei trasporti occasionali. Alle sanzioni sopra indicate si aggiunge la sanzione accessoria del fermo amministrativo del veicolo per un periodo di tre mesi, o, in caso di reiterazione delle violazioni, la sanzione accessoria della confisca del veicolo. 12

13 Sono considerate violazioni minori: viaggiare senza il documento elencazione, se le cose trasportate rientrano tra quelle previste dalla licenza: sanzione amministrativa del pagamento da 51,65 a 154,93; viaggiare senza l apposito contrassegno ( striscia diagonale rossa): e sanzionata con il pagamento di una somma che va da 2,58 a 10,33 concorrenti. La circolare 225/E, al punto 3, ha previsto che il controllo del rispetto della documentazione ai fini fiscali durante il trasporto possa essere effettuato unicamente dalla Guardia di Finanza che dovrà verificare la naturale corrispondenza di quanto dichiarato dal conducente in merito alla consistenza delle merci. I controlli dovranno avvenire ai fini di quanto disposto dagli art. 51 e 52 del D.P.R. 633/72 e ciò allo scopo di procedere a verifiche e ad accertamenti successivi in capo ai soggetti che compiono le operazioni, acquisendo così elementi utili ai fini del compimento delle verifiche. Inoltre, attraverso ispezioni da eseguirsi successivamente, si procederà alla constatazione dell effettiva destinazione dei beni e della relativa fatturazione. Trasporto merci pericolose L ADR è l accordo internazionale per il trasporto di merci pericolose su strada, a cui hanno aderito oltre 40 Paesi, al fine di facilitare e uniformare le procedure di trasporto sul suolo nazionale ed internazionale Adottato come normativa nazionale con il D.M. 4 settembre 1996 l ADR viene aggiornato alle recenti innovazioni tecnologiche con cadenza biennale: dal 1 gennaio di ogni anno dispari (ad es. 2009) è in vigore la nuova revisione ADR che, in forma transitoria fino al 30 giugno (lasciando facoltà al soggetto coinvolto scegliere se rispettare la revisione precedente o quella nuova), entra in vigore in forma definitiva dal 1 luglio dello stesso anno. La normativa ADR prevede che ogni trasporto su strada di merci pericolose, salvo alcuni casi di esenzione, sia accompagnato da una specifica documentazione (come dettagliato nel capitolo dell ADR). A bordo dell unità di trasporto, oltre ai documenti richiesti da altri regolamenti e norme nazionali (come il documento di identificazione con foto per ogni membro dell equipaggio previsto da ), ci dovranno essere: i documenti di trasporto (come previsto al paragrafo 5.4.1) per ogni merce pericolosa trasportata le istruzioni scritte (come previste al paragrafo e ) necessarie a definire il tipo di intervento da attuare nell immediato subito dopo un accadimento incidentale (le cosidette trem cards recentemente standardizzate per ogni merce pericolosa). Il documento di trasporto non è previsto nei casi di esenzione per natura di trasporto (paragrafo ) e in quelli relativi alle esenzioni concernenti gli imballaggi vuoti non ripuliti (come previsto al paragrafo ) I dati minimi (come previsto alla parte 5.4.) che devono essere contenuti nel documento di trasporto in forma ben leggibile sono: 13

14 il numero di identificazione ONU della merce, preceduto dalle lettere UN ; l indicazione della classe1 di rischio principale con eventuale indicazione del rischio sussidiario tra parentesi (come previsto dalla colonna 5 della Tabella Capitolo 3.2 o da disposizioni speciali riportate in colonna 6); il gruppo di imballaggio (livello di rischio) della merce pericolosa oggetto del trasporto, che può essere preceduto dalle lettere PG (packing group) o GI (gruppo di imballaggio), ove applicabile; il numero dei colli e la loro descrizione, ove applicabile; la quantità totale di ogni merce pericolosa caratterizzata da diverso numero ONU di designazione di trasporto o diverso gruppo di imballaggio; il nome e l indirizzo dell impresa che spedisce merci per conto proprio o di terzi in virtù di un regolare contratto di trasporto; il nome e l indirizzo dei destinatari; una dichiarazione, se richiesta da accordi particolari o multilaterali; il codice di restrizione in gallerie in lettere maiuscole tra parentesi (non necessario se si è certi che il trasporto non passerà per una galleria alla quale si applicano le restrizioni particolari). Il documento di trasporto può essere quello richiesto da altri regolamenti in vigore per un altra modalità di trasporto (come previsto al paragrafo ), le informazioni sopra riportate, previste dal documento di trasporto, potranno o dovranno essere integrate con quelle previste da altri documenti (come ad esempio il CMR, il formulario di identificazione del rifiuto o nel caso di trasporto intermodale, o di imballaggi vuoti o di mezzi vuoti non ripuliti che hanno trasportato merci pericolose sfuse come previsto ai paragrafi e ). Spesso, nel caso del trasporto di rifiuti pericolosi, si utilizza il solo formulario di identificazione del rifiuto, integrato nel campo annotazioni dalle diciture sopra indicate precedute dalla parola RIFIUTO ; ad esempio RIFIUTO, UN 1760 liquido corrosivo n.a.s. (acido solforico), 8, PG II (E) con l eventuale aggiunta della dicitura Rifiuti conformi al nel caso in cui la materia da trasportare è un rifiuto la cui composizione non è esattamente nota e la cui assegnazione a una rubrica e relativo gruppo di imballaggio sia fatta sulla base dei dati tecnici5, di sicurezza e di legislazione vigente, in possesso dello speditore. I rifiuti che non sono contemplati dall ADR, ma rientrano nella Convenzione di Basilea sul controllo dei movimenti transfrontalieri di rifiuti pericolosi e sulla loro eliminazione, possono essere trasportati con numeri ONU 3077 e

15 3 Documenti collegati Il documento di trasporto fa parte di una filiera di documenti tra di loro collegati, in questo capitolo andremo ad analizzare i due documenti che hanno rilevanza giuridica, ovvero la fattura ed la scheda di trasporto di recente introdotta nel nostro ordinamento. Fattura La fattura è un documento fiscale obbligatorio, emesso da un soggetto fiscale per documentare l avvenuta vendita di beni o prestazione di servizi ed il diritto a riscuoterne il prezzo. Tramite la fatturazione vengono comprovate le operazioni rilevanti ai fini IVA (imponibili, esenti e non imponibili) e rappresenta il presupposto necessario per l applicazione dei principi della rivalsa e della detrazione. L obbligo di fatturazione delle operazioni effettuate costituisce un adempimento fondamentale nel sistema Iva. È stabilito che la fattura deve essere emessa per ciascuna operazione. L obbligo ha carattere generale, anche se sono previste diverse eccezioni, come ad esempio per le attività di commercio al minuto, per la quale è richiesta la certificazione dei corrispettivi mediante consegna di scontrino fiscale o ricevuta fiscale. La fattura risponde non solo alle esigenze di documentazione e controllo, ma costituisce 15

16 anche il titolo che legittima il cedente (per i beni) o il prestatore ( per i servizi) ad esercitare la rivalsa e l acquirente o il committente ad operare la detrazione. Ciò che qualifica la fattura non è il nome attribuito al documento ( nota, conto, parcella o simili) ma la presenza degli elementi richiesti per legge. La fattura deve contenere le seguenti indicazioni: Data di emissione. Corrisponde al momento di consegna o spedizione della stessa. In base all art 21 comma 1 del D.P.R. 633/72, la fattura si ha per emessa all atto della sua consegna o spedizione all altra parte. Secondo le risoluzioni dell Agenzia delle Entrate (107/E e 202/E del 2001) l emissione può essere effettuata tramite: consegna manuale spedizione per posta servizio di posta elettronica Numero progressivo. Possono essere utilizzate scale numeriche separate in funzione delle varie esigenze aziendali per tipologia di prodotto, per zona di vendita, per tipologia di mercato e così via. Ditta, Denominazione o Ragione Sociale, Residenza o Domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l operazione, nonché l ubicazione della stabile organizzazione per i non residenti, va infine indicato il numero di partita Iva o codice fiscale. Per le società soggette all obbligo dell iscrizione nel registro delle imprese, occorre indicare i dati relativi a tale iscrizione e gli altri obbligatori per le disposizioni civilistiche (art cod. civ.); Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell operazione. Deve inoltre comprendere, i corrispettivi e tutti gli elementi di calcolo per la determinazione della base imponibile, nonché l aliquota applicabile ai singoli beni o servizi; Base imponibile. Rappresenta l importo su cui va applicata l Iva. Essa è costituita dall ammontare complessivo dei corrispettivi dovuti contrattualmente. Partecipano alla base imponibile: le spese accessorie sostenute dal fornitore (trasporto, posa in opera, imballo, confezionamento e così via. Seguono la stessa disciplina Iva prevista per l operazione principale) gli oneri e i debiti accollati all acquirente e le integrazioni dovute a terzi. Valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; Aliquota percentuale e ammontare dell imposta. In caso di merci sottoposte ad aliquote diverse si devono indicare distintamente, per ogni gruppo imponibile, aliquota e imposta con arrotondamento al centesimo di euro per eccesso, se la frazione non è inferiore a 0,005 e per difetto, se la frazione è inferiore a tale ammontare. Gli importi da contabilizzare e da pagare vanno riportati fino alla seconda cifra decimale. Articolo di legge per le operazioni : Esenti, non imponibili e non soggette. Il numero e la data dei relativi documenti di trasporto in caso di fattura differita. Estremi dichiarazioni intento per le cessioni ad esportatori abituali Numero identificativo di Iva attribuito dallo stato estero al cessionario o committente per 16

17 operazioni intracomunitario. Eventuale indicazione Fattura ad esigibilità immediata per operazioni con lo Stato ed altri enti pubblici. Le fatture trasmesse tramite un sistema di posta elettronica si considerano regolarmente emesse, in quanto i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini Iva vengono materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per l emittente e per il ricevente, nel rispetto dei termini previsti dalla legge, a prescindere delle diverse tecnologie utilizzabili (R.M. 30 luglio 1990 n ). Le fatture cosi spedite dovranno obbligatoriamente essere materializzate dal ricevente mediante un operazione di stampa, in quanto tali documenti vengono considerati a tutt oggi dei documenti cartacei L invio per posta elettronica dei documenti presenta diversi vantaggi: si dimezzano i normali costi sostenuti per la fatturazione dato che vengono ripartiti col cliente (ognuno si stampa la propria copia della fattura). permette un considerevole risparmio di tempo in quanto non occorre allontanarsi dall ufficio per recapitare il documento. rimane una traccia dell invio facilmente individuabile nel nostro account di posta elettronica. il trasferimento del documento è istantaneo e si elimina qualsiasi dubbio sull effettivo ricevimento da parte del cliente. consente di avere una contabilità più ordinata. La fattura deve essere emessa in duplice esemplare, dal soggetto che effettua la cessione o la prestazione, al momento in cui viene effettuata l operazione ed uno degli esemplari (l originale) deve essere consegnato o spedito all altra parte. Fatture immediate La fattura deve essere emessa (consegnata o spedita al cessionario o committente) nello stesso giorno di effettuazione dell operazione, cioè entro le ore 24 dello stesso giorno in cui l operazione è effettuata. In caso di cessione di beni non è obbligatorio che la fattura immediata accompagni gli stessi, è sufficiente che la stessa sia spedita o consegnata all altra parte entro le ore 24 dello stesso giorno di spedizione delle merci. Onde evitare complicazioni è sempre bene quando possibile, accompagnare la merce con un documento, sia che esso sia una fattura immediata o un documento di trasporto. Fatture differite Per le cessioni di beni per i quali sia stato emesso il documento di trasporto si può emettere la fattura differita, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di consegna. Ciò consente di raggruppare in un unica fattura tutte le consegne fatte allo stesso cliente, nel corso dello stesso mese solare. Sulla fattura (chiamata riepilogativa) si devono obbligatoriamente indicare gli estremi (data e numero) dei ddt ripresi nella stessa. 17

18 Se anteriormente all emissione dei documenti di trasporto, ha luogo il pagamento, totale o parziale, del corrispettivo, il cedente deve emettere la relativa fattura immediata lo stesso giorno del pagamento. Se invece il pagamento avviene contestualmente o successivamente all emissione dei suddetti documenti, esso non fa venire meno la facoltà di emettere fattura differita. L Iva relativa alle fatture differite si inserisce nella liquidazione relativa al mese di consegna o spedizione della merce. Note di credito e addebito La nota di accredito è il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare, totalmente o parzialmente, importi precedentemente fatturati ad un cliente, ad esempio resi di merce o errori sui prezzi esposti in fattura. La nota di addebito, invece, è il documento emesso dal venditore quando ha la necessità di integrare importi esposti in una fattura precedentemente emessa, ad esempio un prezzo inferiore a quello concordato con il compratore. In seguito all emissione o alla registrazione di una fattura, è possibile emettere una nota di credito allo scopo di diminuire l imponibile e la relativa Iva. Ciò può avvenire per diversi motivi : Abbuoni o sconti previsti contrattualmente. Mancato pagamento da parte del cliente, a causa di procedure concorsuali o di procedure esecutive rimaste infruttuose. Variazione in seguito ad accordi sopravvenuti tra le parti. Resi di merce. Altri errori nella fatturazione. In tutti questi casi il cedente del bene può recuperare la maggior imposta versata, mediante l emissione di una nota di credito nei confronti del cessionario. La nota di credito è dunque, il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare totalmente o parzialmente, importi precedentemente fatturati ad un cliente. La nota di debito è il documento emesso dal venditore quando ha necessità di integrare gli importi esposti in una fattura emessa in precedenza. Nel caso che successivamente all'emissione o alla registrazione della fattura si riscontri un fatto (errore, diverso accordo sopravvenuto, ecc) che comporti un aumento dell'imponibile o dell'iva, il cedente deve emettere o registrare un'apposita fattura integrativa (nota di debito) per il maggior importo da addebitare al cliente. La nota di debito deve essere emessa qualunque sia la causa della variazione in aumento. Le note di debito devono essere registrate nel registro delle fatture emesse. Dal punto di vista logistico le note di debito e di accredito si verificano quando si riscontra una QT fisica diversa da quella fatturata, o quando è stato spedito un codice diverso da quello richiesto. Possiamo analizzare i casi a seconda che la differenza si presenti in ingres- 18

19 so od in uscita. Nel primo caso riceviamo la merce con il relativo DDT dal nostro fornitore e ci accorgiamo che per uno o più codici vi siano delle differenze delle QT emettiamo una segnalazione al fornitore avendo le seguenti possibilità: QT DDT è superiore alla QT fisica: storno del DDT e richiesta della merce mancante al fornitore per la quale emette nuovo DDT QT DDT è inferiore alla QT fisica: Nel caso la QT in più ci serve chiediamo al fornitore un DDT di integrazione per la QT mancante, nel caso la merce non ci serva la rispediamo al fornitore come reso per eccedenza. Nel caso sia stata emesa già la fattura o nel caso non vi sia DDT ma solo fattura accompagnatoria per risolvere la differenza è necessario fare ricorso alle note di debito o di credito. Quando la QT fatturata è superiore alla QT riscontrata il fornitore emette una nota di accredito nel caso in cui non sia stato stornato il DDT e non sia stato emesso il DDT per la merce mancante (In questo caso nella contabilità di magazzino dovrò comunque scaricare la QT errata caricata con il DDT), nel caso la QT fatturata è inferiore alla QT riscontrata il fornitore emette una nota di debito. Specularmente a quanto visto per la merce in ingresso avviene per la merce in uscita. Fattura pro forma La fattura pro forma è un documento senza alcuna valenza fiscale, utilizzato quando si rende necessario presentare al cliente un facsimile della fattura finale senza incorrere negli obblighi fiscali e mantenendo la certezza che il documento non possa far insorgere, in caso di controlli, la presunzione di fatturazione, generando tutte le conseguenze per la mancata registrazione dello stesso. La fattura pro forma non genera obblighi al fine della liquidazione IVA e nemmeno al fine della determinazione dei ricavi. Un caso tipico di uso della fattura pro forma si verifica quando si deve spedire della merce ad un cliente che deve pagare con Bonifico Bancario anticipato. In questo caso si compila la fattura pro forma per dare al cliente la possibilità di controllare che i prezzi applicati ed il totale corrispondano perfettamente all ordine effettuato ed avere un documento di appoggio per l esecuzione del bonifico; alla spedizione la fattura sarà uguale alla pro forma presentata per il pagamento. In questo modo l azienda venditrice si tutela dalla possibilità che il cliente, non effettuando il pagamento, la costringa a stornare la fattura di vendita a mezzo Nota di Credito, aggravando in questo modo gli adempimenti contabili. Scheda di trasporto Dal 19 Luglio 2009 è obbligatoria la scheda di trasporto, regolamentata dal decreto ministeriale (e da circolare del Ministro dei Trasporti/Interno del 6 agosto 2009), da compilare a cura del committente e conservare a bordo del veicolo adibito a tale attività, a cura del vettore. 19

20 Sono obbligati alla compilazione della scheda di trasporto almeno in duplice copia: il committente, cioè l impresa o la persona giuridica pubblica che stipula o nel nome della quale è stipulato il contratto di trasporto con il vettore il soggetto delegato dal committente La scheda di trasporto deve essere: consegnata al vettore, cioè all impresa di autotrasporto di cose per conto di terzi conservata in originale a bordo del veicolo adibito al trasporto di merci per conto di terzi: sulla base dell art del codice civile hanno valore anche le copie fotografiche, i fax e le riproduzioni informatiche a condizione che tali riproduzioni non vengano disconosciute da chi sostiene abbia sottoscritto l originale. esibita in sede di controllo stradale Sono documenti equivalenti purché integrati, dove necessita, di tutti i dati previsti dalla scheda di trasporto e dalla dicitura: DOCUMENTO VALIDO AI SENSI DEL D.M n. 554 Pubblicato in G.U. n. 153 del : DDT (dpr n. 472) Copia del contratto in forma scritta di cui all art. 6 del D.L n. 286 Lettera di vettura internazionale CMR Documento di cabotaggio (d.m ) Documento di accompagnamento di prodotti assoggettati ad accisa (D.L n. 504) Documenti doganali (es. DAU, documenti di transito, Carnet TIR, etc.) Ogni altro documento che deve obbligatoriamente accompagnare il trasporto stradale di merci, ai sensi della normativa comunitaria, degli accordi o delle convenzioni internazionali o di altra norma nazionale vigente o emanata successivamente al decreto ministeriale L esonero dalla compilazione vale solo per i trasporti di collettame che avvengono mediante un unico veicolo, di partite di peso inferiore a 50 quintali, commissionate da diversi mittenti, purché accompagnati da idonea documentazione comprovante la tipologia del trasporto effettuato. L esonero vale inoltre per i veicoli che effettuano trasporti in conto proprio e per i veicoli indicati all art. 30 Legge 6 /6/ 1974 n. 298 ( forze armate, trasporto salme, mezzi d opera, e così via). Dati obbligatori Il contenuto minimo, ovvero i dati obbligatori che devono essere presenti sulla scheda sono: Dati anagrafici (denominazione, sede etc.) e fiscali (partita IVA) del: vettore (compreso il numero di iscrizione all Albo Nazionale degli Autotrasportatori), committente, caricatore, proprietario della merce 20

21 dati merce trasportata, tipologia, quantità/peso luogo di carico della merce luogo di scarico della merce luogo e data di compilazione eventuale dichiarazione che non è possibile indicare il nominativo del proprietario della merce, fornendo adeguata motivazione di questa circostanza dati del compilatore (di chi sottoscrive la scheda in nome e per conto del committente) eventuali istruzioni fornite al vettore dal committente o da uno dei soggetti della filiera del trasporto osservazioni varie, da compilare a cura del vettore o suo conducente qualora si verifichino variazioni rispetto alle indicazioni originarie (es. variazioni del luogo di scarico, variazioni della tipologia o della quantità della merce, etc.) firma Nel caso di trasporti a carico completo che sono diretti a più destinatari o che devono scaricare in destinazioni diverse per la compilazione della scheda di trasporto è sufficiente indicare le cose trasportate ed i relativi luoghi di carico e scarico facendo genericamente riferimento ai documenti che accompagnano le merci, come ad esempio le bolle di consegna. Per i trasporti dove è necessaria la riservatezza la scheda di trasporto può essere compilata con linguaggio in codice per tutte o alcune informazioni presente sulla scheda. Al fine di consentire i controlli, a bordo del veicolo deve esserci un documento integrativo (sottoscritto sempre da chi deve compilare la scheda) che consenta l immediata decodifica delle informazioni. Nel caso di utilizzazione di uno o più sub-vettori per l esecuzione integrale o di parte del trasporto la funzione di committente (cioè colui che deve compilare la scheda di trasporto) passa all autotrasportatore che utilizza il sub-vettore, almeno per la porzione di trasporto effettuata dal sub-vettore. Se è già presente una scheda di trasporto compilata dal committente primario, l autotrasportatore deve compilarne una seconda per il suo sub-vettore e così via per gli ulteriori rapporti di subvezione. Nel caso in cui un consorzio od una cooperativa ricevano un incarico di trasporto e lo passino ad un loro associato, il consorzio o la cooperativa possono usare la scheda fornita dal loro committente, segnando nello spazio dedicato alle osservazioni varie il nominativo dell impresa consorziata che effettua materialmente il trasporto, insieme con il numero d iscrizione all Albo degli Autotrasportatori. I vettori stranieri impegnati in trasporti internazionali sul territorio italiano devono compilare e conservare i documenti che, secondo le norme comunitarie o internazionali che regolano il trasporto, devono essere presenti a bordo del veicolo. I vettori (italiani o stranieri) che effettuano un trasporto internazionale per conto terzi non sono tenuti a compilare la scheda di trasporto, in quanto, ai sensi dell art. 7-bis, comma 1, del d.lgl. 286/2005, tale obbligo grava solo in capo a chi effettua il trasporto in ambito nazionale. I vettori stranieri impegnati in trasporti internazionali sul territorio italiano, sono tenuti a 21

22 compilare e conservare i documenti che, secondo le norme comunitarie o internazionali che regolano il trasporto, devono essere presenti a bordo del veicolo. Per questi vettori, in caso di mancanza dei predetti documenti, si applicano le sanzioni amministrative di cui all art. 7-bis del decreto legislativo 286/2005. Ciò posto, si precisa che i vettori italiani e stranieri- che effettuano un trasporto internazionale di cose in conto terzi, non sono tenuti a compilare la scheda di trasporto, in quanto, ai sensi dell art. 7 bis, comma 1, del decreto legislativo 286/2005, tale obbligo grava solo in capo a chi effettua il trasporto in ambito nazionale. E specificato che la normativa si applica alla attività di autotrasporto merci in conto terzi effettuata dagli autotrasportatori stranieri che operano in ambito nazionale quando si realizza: a livello internazionale (es. un trasporto tra l Italia e un altro Paese straniero e viceversa, oppure un trasporto il cui punto di partenza e il cui punto di arrivo si trovino in due diversi Paesi stranieri nel corso del quale l Italia sia solo attraversata, senza che avvengano operazioni di carico o scarico merce sul suolo nazionale); in territorio italiano durante una attività di cabotaggio stradale (cioè un trasporto che ha inizio e termine in territorio italiano ). Sanzioni Il committente o chiunque non compila la scheda di trasporto, o la altera, o la compila in modo incompleto o non veritiero, è punito con la sanzione amministrativa da 600,00 a 1.800,00 euro. Se, durante l effettuazione del trasporto, la scheda di trasporto o la documentazione equipollente non risulta a bordo del veicolo, si applica la sanzione amministrativa da 40,00 a 120,00 euro a carico dell autotrasportatore. All atto dell accertamento della violazione è sempre disposto il fermo amministrativo del veicolo, che verrà restituito al conducente, proprietario o legittimo detentore, ovvero a persona delegata dal proprietario, solo dopo che sia stata esibita: la scheda di trasporto oppure copia del contratto di trasporto redatto in forma scritta, o altra documentazione equivalente. La scheda di trasporto o il contratto in forma scritta o altra documentazione equivalente deve essere esibita entro il termine di 15 giorni successivi all accertamento della violazione. In caso di mancata esibizione, l ufficio dal quale dipende l organo accertatore provvede all applicazione della suddetta sanzione da 600,00 a 1.800,00 euro, con decorrenza dei termini per la notifica dal giorno successivo a quello stabilito per la presentazione dei suddetti documenti. Le sanzioni si applicano anche ai trasporti internazionali compiuti da vettori stranieri che non compilano o non compilano correttamente ovvero non portano a bordo del veicolo i documenti equipollenti al trasporto. 22

23 4 Il DDT nei sistemi informativi Nei capitoli precedenti abbiamo visto come il documento di trasporto può essere considerato l unità di carico delle informazioni che consente il trasferimento tra due sistemi informativi. All interno del sistema informativo il DDT si colloca sia nel ciclo passivo che in quello attivo, anzi lo stesso documento per una azienda rientra nei processi di vendita mentre per l azienda cliente rientra nei processi di acquisto. Il DDT quindi ha una grande importanza nel trasferimento di informazioni tra due sistemi, pertanto è necessario che la sua gestione sia correttamente progettata in modo da facilitare il trasferimento. Il documento di trasporto inoltre rappresenta la transazione di partenza per il controllo di gestione, quindi è necessario che le informazioni in esso contenute siano attendibili. Ciclo attivo e passivo Il ciclo attivo e passivo possono essere considerati come due cicli speculari, avvero con il ciclo passivo viene richiesto l ingresso del materiale in azienda mentre con il ciclo attivo viene spedito il materiale all esterno dell azienda. Entrambi i cicli presentano una filiera di documenti che partono dal preventivo, passano per l ordine, poi per il DDT ed infine per la fattura. Per una corretta gestione aziendale è opportuno che questa filiera di documenti sia il più possibile rispettata, o quanto meno sia progettata in modo tale da sapere in anticipo per quali processi siano necessari tutti i documenti e per quali processi invece è 23

24 possibile saltare un documento. Inoltre il sistema informativo deve permettere il passaggio da un documento all altro in maniera semplice e consentendo di effettuare le modifiche che si sono rese necessarie. Ogni documento presenta una finalità differente pertanto anche se alcuni dati e la loro struttura sono abbastanza comuni ognuno ha le sue peculiarità. Preventivo: Serve a dare una risposta ad un richiesta del cliente, in questo caso non vi è alcuno impegno per l impresa, infatti non tutti i preventivi si trasformano in ordini, e non per tutti gli ordini è necessario un preventivo. Infatti in caso di cliente abituale che acquista prodotti che ha già acquistato in precedenza è possibile procedere direttamente con un ordine. Il preventivo serve a dire al cliente che i prodotti da lui richiesti sono disponibili ad un dato prezzo, ad una determinata data e a determinate condizioni. Ordine: Il cliente effettua una richiesta di materiale all impresa che si impegna a consegnare secondo le condizioni pattuite. A seconda di quali condizioni siano specificate negli ordini possiamo avere degli ordini aperti o chiusi, negli ordini aperti vengono specificate poche condizioni come ad esempio gli articoli che devono essere consegnati e la quantità che deve essere consegnata in un arco di tempo definito, successivamente un ulteriore documento, chiamato piano consegne andrà a specificare data, luogo, e quantità da consegnare. Negli ordini chiusi invece sono specificate tutte le condizioni essenziali della consegna (Articoli, quantità, luogo, data) e non è necessario attendere ulteriori documenti per eseguire l ordine. L ordine cliente ed il piano consegne servono all azienda per pianificare le attività che condurranno il prodotto nel magazzino del cliente. Documento di trasporto: Con questo documento viene eseguito tutto od in parte un ordine accompagnando il trasferimento di merce al cliente. Un ordine cliente può essere evaso da più documenti di trasporto nel caso di ordini aperti, o nel caso di ordine chiuso siano previste differenti date di consegna per gli articoli. Un documento di trasporto può quindi evadere più ordini di uno stesso cliente, ma in questo caso è bene mantenere distinti i documenti di trasporto che evadono ordini differenti per favorire una maggiore tracciabilità all interno della filiera dei documenti, quindi benché sia possibile raggruppare più ordini in un unico DDT è sempre preferibili mantenerli distinti. Fattura: Questo documento chiude il ciclo logistico ed apre quello finanziario facendo sorgere il credito verso il cliente. In questo caso è possibile un DDT ed una fattura, oppure più DDT raggruppati in un unica fattura. È necessario progettare i processi che governano questa filiera in modo che sia il può corta possibile accorciando quindi il ciclo finanziario che inizia quando il materiale esce dall azienda e termina con l ingresso del pagamento. In questo lasso di tempo l impresa sta finanziando il cliente pertanto è bene ridurre al minimo questo periodo. Al di la dei tempi di pagamento dei clienti è necessario che i documenti siano emessi in maniera veloce e senza errori infatti un DDT o una fattura con dati errati possono far sorgere delle contestazioni ed allungare anche di molto il ciclo finanziario in modo particolare se il cliente si trova in una altra nazione, infatti tra quando spediamo il materiale (capitale in uscita) a quando rientra il denaro (capitale in entrata) ci sono di mezzo due documenti, il DDT e la fattura che se non emessi in maniera tempestiva e corretta fanno allungare i tempi generando dei costi per 24

25 l impresa. Nella gestione della filiera dei documenti attivi e passivi grande importanza riveste il sistema informativo, in modo particolare la sua capacità nel supportare le operazioni in modo che avvengano velocemente e senza errori, accanto al sistema informativo è necessaria una corretta progettazione dei processi ed una attenta formazione degli operatori, in modo che siano in grado di intercettare le anomalie non previste dai processi e di gestirle. Spesso gli operatori addetti alla predisposizione dei DDT sono lasciati soli e non hanno la necessaria formazione per affrontare le anomalie, inoltre sono sotto il fuoco incrociato dell ufficio logistica che richiede che la merce sia spedita il prima possibile ed il magazzino che non sempre è tempestivo e preciso nel fornire i documenti di supporto per l emissione del DDT. Tali carenze di solito emergono quando vengono analizzati i DDT per creare un sistema di monitoraggio dove compaiono molti dati mancanti o incongruenti sintomo che il sistema informativo non supporta adeguatamente il lavoro dell ufficio spedizioni e che gli operatori non hanno ricevuto una adeguata formazione. Una contro misura consiste nel definire i diversi processi che riguardano il ciclo attivo e passivo, in quanto presentano una discreta variabilità, infatti non si limitano solo ai processi principali di acquisto e vendita ma anche processi ad essi collegati, come i resi, oppure la gestione del conto lavoro, il prestito d uso, il conto visione e cosi via. Un valido supporto è possibile trovarlo nel capitolo dedicato alla gestione dei flussi informativi e di materiali, altro supporto è dato dal sistema informativo e dalla sua flessibilità nella gestione della filiera dei documenti attivi e passivi. Una procedura per la progettazione dei processi potrebbe essere la seguente: Elenco dei processi del ciclo attivo e passivo Definizione dei singoli processi Parametrizzazione del sistema informativo Predisporre la documentazione di supporto Elenco dei processi del ciclo attivo e passivo: In questa fase andiamo ad individuare quali processi del ciclo attivo e passivo sono gestiti dalla nostra azienda sia quelli di frequenza maggiore che minore. Ad esempio nella vostra azienda potreste non inviare materiale in conto visione ma è un processo che prima o poi capita di svolgere quindi è bene analizzarlo. Alcuni processi poi possono essere ulteriormente suddivisi se presentano caratteristiche peculiari, ad esempio il processo vendita potrebbe essere scomposto in vendite Italia, estero, vendite e-commerce. Attenzione la suddivisione non deve essere a fini statistici ma i due processi devono avere delle differenze anche piccole che richiedono una diversa gestione. Ad esempio le vendite dirette e quelle tramite agenti presentano delle caratteristiche differenti in quanto per le vendite tramite agente è necessario associare all ordine l agente, informazione che nel primo caso non è necessaria. Invece non ha senso prevedere due processi per ordini nord Italia e sud Italia, in quanto i processi sono identici, in questo caso interessa una suddivisione solo a livello statistico per analisi successive. Definizione dei singoli processi: Per ogni processo dell elenco precedente andiamo a definire il flusso di documenti e di materiali coinvolti e le loro caratteristiche. Ad esempio il processo di ordini E-commerce avrà un suo numeratore per gli ordini, oppure ci sono 25

26 processi per cui non è previsto l inclusione delle spese di trasporto nel DDT, o processi che coinvolgono determinati magazzini ( ad esempio il processo di reso carica il magazzino resi da clienti, in quanto è merce che deve essere visionata dalla qualità prima di ritornare nel magazzino principale). Parametrizzazione del sistema informativo: Una volta disegnati i nostri processi possiamo implementarli nel sistema informativo andando a definire i loro parametri, ad esempio per il processo conto visione indicherò che quando viene emesso il DDT venga caricato in automatico un magazzino virtuale chiamato conto visione, in modo tale che l azienda possa sapere in qualsiasi momento quale sia la merce che si trova presso terzi e che deve rientrare in azienda. La parametrizzazione dipende dai diversi sistemi informativi pertanto non è possibile dare ulteriori indicazioni se non quella dell attenta lettura del manuale. Predisporre la documentazione di supporto: In questa fase andiamo a produrre la documentazione necessaria a supportare gli operatori nella quotidiana gestione della filiera dei documenti attivi e passivi, ad esempio tramite semplici schemi che illustrano le operazioni da compiere per inviare del materiale in contro lavoro oppure delle merce in omaggio. È importante predisporre schemi semplici accompagnati da disegni e colori che facilitano l esecuzione del compito piuttosto che lunghi documenti word che rimangono in una cartella inutilizzati. In alcuni casi può essere opportuno una registrazione a video delle operazioni svolte sul sistema informativo soprattutto nel caso di formazione di nuovi operatori evitando che le informazioni si tramandino oralmente (Sai una volta mi ha spiegato Giuliana che prima lavorava alle spedizioni che per inviare la merce in prestito d uso bisogna fare in questo modo, ma io quando ero alle spedizioni non ho mai spedito merce in prestito d uso!!!) Le informazioni per il controllo di gestione Il documento di trasporto rappresenta la transazione di base da cui partire per il controllo di gestione dei trasporti. Il documento di trasporto è infatti il documento collegato al trasferimento di materiali da un nodo ad un altro della rete logistica pertanto in esso sono contenute le informazioni necessarie per comprendere i costi del trasporto e la sua efficacia. È importante oltre ai contenuti minimi necessari per legge che il documento di trasporto sia completo in ogni sua parte per poter monitorare le caratteristiche relative ai trasporti e migliorarne quindi la gestione. Spostare il materiale all interno della rete ha un costo pertanto obiettivo di chi gestisce la rete è quello di minimizzare questi spostamenti quindi è necessario avere quante più informazioni possibili sugli spostamenti (perché, come, quando, cosa, dove) in modo da ottimizzarli. È possibile suggerire una procedura per la progettazione di un sistema di monitoraggio dei trasporti che si compone delle seguenti attività: Definire le informazioni necessarie Verificare le possibilità del gestionale Definire il dominio di ogni informazione Definire la gestione delle eccezioni 26

27 Definire le informazioni necessarie: In questa fase andiamo ad elencare le informazioni necessarie per le successive analisi oltre a quelle obbligatorie per legge. Le informazioni di un DDT possono essere suddivise in informazioni di testata e di righe, solitamente le informazioni necessarie per le analisi si trovano nella testata, mentre sulle righe solitamente vengono effettuate operazioni di riepilogo come ad esempio il conteggio delle righe o del numero di articolo. Le informazioni rilevati sono: indirizzo di partenza, indirizzo di destinazione, causale trasporto, vettore trasporto,spese trasporto, tipo unità di carico, numero unità di carico, peso totale, volume totale. Verificare le possibilità del gestionale: in questa fase verifichiamo quali informazioni sono gestite dal nostro sistema informativo, nella maggior parte dei casi le informazioni rilevanti sono quasi sempre gestite dai software, nel caso ci fosse un informazione particolare bisogna valutare l eventuale personalizzazione della gestione dei DDT. Solitamente tale operazione non è particolarmente complicata in quanto si tratta di aggiungere un campo ad una tabella e ad una maschera, in alcuni gestionali tale operazione è realizzabile dall utente stesso senza la necessità di fare ricorso ai programmatori. Altra verifica da fare è quali campi sono obbligatori e quali controlli vengono effettuati dal gestionale. Definire il dominio di ogni informazione: In questa fase andiamo a definire per ogni campo i valori ammissibili, ad esempio il campo volume può accettare valori superiori a zero, in questo caso non prevediamo un valore massimo in quanto non ha senso definirlo, ma nella fase successiva è fondamentale individuare i valori anomali per determinare errori di inserimento dati. È importante definire per quei campi tabulati, l elenco dei valori possibile come ad esempio il tipo di UDC in modo da non lasciare libero l operatore di inserire quello che vuole (ad esempio se il campo è libero l operatore potrebbe scrivere una volta scatole, una volta cartoni oppure scatola o box), prevedendo un campo generico chiamato ALTRO per gli imprevisti in questo caso è necessario valutare successivamente l incidenza del valore ALTRO in modo che sia sempre inferiore al 1-2% in caso contrario è necessario indagare ed aggiungere una voce ulteriore all elenco. Definire la gestione delle eccezioni: In questo fase bisogna definire la procedura che l operatore dell ufficio spedizione deve seguire nel caso si presentino eccezioni od anomalie nel processo normale di spedizione in modo tale che i dati inseriti siano sempre corretti e congruenti. Ad esempio potrebbe verificarsi un malfunzionamento del sistema informativo e l operatore ha la necessità di emettere il DDT, in questo caso bisogna specificare lo strumento alternativo per la creazione del DDT e il procedimento da seguire. SCHEDA : Analisi del supply network Tramite i documenti di trasporto è possibile analizzare le transazioni che avvengono all interno di una supply chain, o meglio di un supply network, ovvero una rete costituita da diversi nodi che possono essere interni (magazzini, stabilimenti produttivi, punti vendita di proprietà) oppure esterni (fornitori,clienti). Della nostra rete andremo a calcolare i seguenti parametri: Numero medio di transazioni tra i nodi Volume medio di transazioni tra i nodi 27

28 Velocità media Per poter calcolare questi parametri è necessario partire dai movimenti di magazzino riferiti ad un uno specifico periodo temporale e considerare solo i movimenti che generano uno spostamento fisico del codice articolo come ad esempio ingresso di materiale dai fornitori, uscita per vendita, trasferimento ad altro magazzino. Dai movimenti di magazzini dobbiamo ottenere una tabella con le seguenti informazioni: Nodo partenza (può essere il magazzino, oppure un fornitore, oppure un cliente in caso di resi) Nodo arrivo(può essere il magazzino, un cliente, un punto vendita oppure un fornitore in caso di resi) Codice Articolo Data richiesta (è la data in cui è stata richiesta la transazione ad esempio data consegna per gli ordini clienti o fornitori, o la data richiesta per il trasferimento tra magazzini) Data effettiva ( è la data del movimento effettivo) Volume (è calcolato come QT * Volume del codice articolo) Da questa tabella possiamo calcolare i tre parametri in questo modo: Numero medio di transazioni tra i nodi SELECT AVG(Transazioni) AS Transazioni_ medie FROM (SELECT Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo], Count(Transazioni.[Codice Articolo]) AS [Transazioni] FROM Transazioni GROUP BY Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo]) Volume medio di transazioni tra i nodi SELECT AVG (VolumeTotale) AS Volume- Medio FROM (SELECT Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo], Sum(Transazioni.Volume) AS VolumeTotale FROM Transazioni GROUP BY Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo]); Velocità media SELECT AVG(tempo) AS TempoMedio FROM (SELECT Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo], Sum(IIf([Data effettiva]<[data richiesta],0,[data effettiva]- [Data richiesta])) AS Tempo FROM Transazioni GROUP BY Transazioni.[Nodo Partenza], Transazioni.[Nodo Arrivo]); La dematerializzazione Ordini clienti, fornitori, documenti di trasporto, listini, conferme d ordine, fatture sono solo alcuni dei documenti che l ufficio logistica deve gestire e che in diversi casi generano diversa carta che si muove dentro e fuori l azienda. Quando stampiamo un documento di trasporto creiamo una discontinuità nel flusso delle informazioni, la nostra informazione passa da un supporto ad un altro (dal disco fisso alla carta) e poi utilizziamo questo nuovo 28

29 supporto per spostare l informazione che poi torna nuovamente sul supporto originario (dalla carta al disco fisso). In questo modo nel nostro sistema dobbiamo gestire due oggetti:il DDT sul disco fisso e quello sul pezzo di carta complicandoci la vita. Ogni volta che durante lo spostamento di un oggetto (fisico come un pallet o informativo come un DDT) quando questo passa da un vettore ad un altro il sistema perde di velocità e fluidità. Le discontinuità rallentano il sistema, la carta genera discontinuità, quindi niente carta!!!. Forse la sto facendo troppo facile, ma è proprio così, infatti abbiamo a disposizione la tecnologia che ci permette di fare tutto questo, la de materializzazione non riguarda solo le grandi imprese, anche una piccola impresa può e deve de materializzare, i costi per la tecnologia che consente di evitare la carta si sono notevolmente ridotti e continueranno a ridursi ecco perché è giunto il momento di mandare in pensione il vecchio fax. Non è solo una questione ecologica ma riguarda l utilizzo corretto delle risorse aziendali, è uno spreco che una persona debba spedire le conferme d ordine via fax, oppure che debba inserire i dati di un DDT cartaceo, le persone che lavorano nella vostra azienda hanno altre capacità distintive e vanno utilizzate per quelle, per il resto ci sono le macchine. 29

30 La normativa Il Documento di Trasporto La Conservazione Sostitutiva è un processo che, a norma di legge, consente di conservare i documenti in formato digitale con il conseguente abbandono dei tradizionali processi basati su carta. La memorizzazione, come specificato dalla Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004, può avvenire su qualsiasi supporto, dunque è possibile utilizzare non solo dischi ottici Worm e CD-R ma anche supporti magneto-ottici e DVD. La normativa in tema di Conservazione Sostitutiva fa riferimento ai seguenti decreti e circolari: Decreto Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Per quanto riguarda gli obblighi viene definito, tra l altro, che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari: 1. hanno la forma di documenti statici non modificabili; 2. sono emessi al fine di garantire l attestazione della data, l autenticità e l integrità, con l apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica (firma elettronica qualificata); 3. possono essere esibiti anche in via telematica e devono essere resi disponibili, su richiesta, anche in forma cartacea. Circolare Agenzia delle Dogane n. 5/D del 25 gennaio D.M. 23/1/2004 recante modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Campi di applicazione. Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. La quasi totalità dei documenti amministrativi può essere dematerializzata e conservata in modalità sostitutiva. In pratica La dematerializzazione dei documenti di trasporto presenta una maggiore complessità in quanto i soggetti coinvolti sono almeno tre: cliente, fornitore e operatore logistico. Questi hanno una necessità comune, la gestione della documentazione e di archivi a valenza fiscale e legale, ma esigenze differenti. Il fornitore è infatti interessato a monitorare le attività di consegna in modo sempre più puntuale e real time. Il trasportatore è coinvolto sul tema della presa in carico della merce e della prova d avvenuta consegna. E il cliente guarda agli strumenti ICT per migliorare l efficienza delle attività di logistica in ingresso. La Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 stabilisce le regole tecniche da applicare per la riproduzione e conservazione dei documenti per garantire la loro conformità agli originali e definisce la figura del Responsabile della conservazione, la cui funzione principale consiste nella apposizione della marca temporale e della sottoscrizione elettronica al documento 30

31 informatico memorizzato. Ma non solo. Il Responsabile: definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici e digitali) da conservare, della quale tiene evidenza; organizza il contenuto dei supporti e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l esibizione; archivia e rende disponibili le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell insieme dei documenti, estremi identificativi del responsabile della conservazione, estremi identificativi delle persone delegate dal responsabile della conservazione con l indicazione dei compiti assegnati; indicazione delle copie di sicurezza; mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali differenti versioni; verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione; adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema e delle copie e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione; richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento; definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l apposizione del riferimento temporale; 31

32 verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, la leggibilità dei documenti preservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti. Il Responsabile deve anche occuparsi della stesura del Manuale della Conservazione che, pur non costituendo un obbligo di legge, si pone come uno strumento indispensabile ai fini organizzativi e procedurali in quanto attesta che il processo è stato effettuato in maniera puntuale e precisa. Il Responsabile può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività a una o più persone, in grado di garantire la corretta esecuzione delle operazioni. 32

33 5 Flussi informativi e materiali In questo capitolo vedremo i principali processi di trasferimento di materiali tra clienti e fornitori attraverso una serie di diagrammi di flusso che sono di supporto alla gestione del processo. Non sono stati considerati tutti i possibili processi di trasferimento in quanto ogni azienda ha le sue caratteristiche ed è inserita in una determinata supply chain che richiede specifici trasferimenti di materiali, inoltre la descrizione dei processi non entra nei dettagli che sono poi caratteristici di ogni impresa. L elenco dei processi descritti rappresenta l ossatura su cui costruire i processi relativi ai flussi di materiale della propria azienda a seconda delle specifiche esigenze. La definizione formale di un processo di trasferimento di materiale aiuta l impresa nell esecuzione e nel monitoraggio del processo fornendo un supporto agli operatori che poi nella quotidianità devono realizzare quel processo. Creare una mappa dei flussi logistici richiede sicuramente del tempo, ma rappresenta un utile investimento per governare correttamente l impresa. In una piccola realtà poi l ossatura presentata in questo capitolo può essere un ottima base di partenza a cui aggiungere pochi dettagli per avere la mappa dei propri processi. Nell elenco dei processi non sono stati considerati i processi interni (ad eccezione del trasferimenti tra due stabilimenti) in quanto non generano documenti di trasporto come ad esempio la produzione o l inventario. 33

34 Definizione di uno schema di flusso Nella mappatura dei flussi di materiali sono stati utilizzati alcuni simboli che rappresentano una categoria di attività all interno del processo. Vediamone brevemente il loro significato. Documento in entrata: Rappresenta un DDT, una fattura o una nota di accredito che viene ricevuta da un fornitore o cliente Documento in uscita: Rappresenta un DDT, una fattura o una nota di addebito che viene inviata ad un cliente o fornitore (Per entrambi i documenti la forma è identica, cambia il colore) Attività: Rappresenta una trasformazione di un materiale o di una informazione (ad esempio lavorazione, incasso fattura) Movimento magazzino: Indica un movimento di carico o scarico del magazzino specificato, in alcuni processi vi è il contemporaneo carico di un magazzino e lo scarico di un altro magazzino. Segnalazione: Indica una notifica da parte del cliente o fornitore che richiede una azione da parte dell impresa (ad esempio una segnalazione di qt spedita errata) Decisione: Rappresenta una scelta che deve essere fatta ed in base alla quale il processo segue determinate attività. Nella definizione dei processi dei trasferimenti è importante tener conto della struttura dei magazzini, in quanto operare con un solo magazzino non permette una corretta rintracciabilità del materiale, quindi anche se l impresa possiede fisicamente un solo magazzino è bene creare all interno del sistema informativo più magazzini virtuali che permettono una tracciabilità del materiale. In merito alla definizione della struttura dei magazzini è importante precisare che essa dipende molto dal sistema informativo utilizzato, infatti nei sistemi più elementari è possibile definire un elenco di magazzini, mentre in quelli più complessi è possibile creare relazioni tra i magazzini. Altro elemento importante sempre collegato al sistema informativo è la codifica delle causali dei movimenti che possono presentare una gestione più o meno complessa a seconda del gestionale utilizzato, ad esempio collegando tra di loro diverse causali e collegandole a specifici magazzini. 34