Gestire il Personale

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1 SCOPO/MISSION RESPONSABILE FORNITORE DEL PROCESSO INPUT CLIENTE DEL PROCESSO OUTPUT INDICATORI RIFERIMENTI LEGISLATIVI Gestire gli aspetti giuridici ed anagrafici del personale, curare le relazioni industriali, il contenzioso e il trattamento di quiescenza e previdenza ed assicurare a tutto il personale il livello di formazione adeguato per l esercizio dei ruoli, in linea con gli obiettivi di qualità dell Azienda. Direttore Coordinatore Servizio Gestione del personale Coordinatore Servizio Sviluppo Organizzativo Direzione Responsabili Servizi interni Organizzazioni sindacali Istituti di previdenza Fabbisogni professionali rilevati Responsabili Servizi-Uffici Tutto il personale Reclutamento, inserimento e valutazione del personale DSU Toscana Gestione giuridica del personale secondo le norme vigenti Realizzazione e valutazione delle iniziative formative % di corsi realizzati rispetto a quelli programmati Risultato dei questionari di gradimento dei corsi da parte dei partecipanti Efficacia della formazione (giudizio di sintesi) Disposizioni di legge nazionale e/o regionale, CCNL e CCDIA vigenti PROCESSI CORRELATI P 06 Gestire gli aspetti contabili e di bilancio P13 Gestire le verifiche ispettive interne SISTEMI INFORMATICI Applicativi di Office Indice delle revisioni Revisione n. 02 Data: Descrizione: Prima Emissione Pagina 1 di 10 Responsabile procedura (redazione) Stori, Lullia Approvazione Responsabile SQ (verifica) Fantoni Direzione (approvazione) Piarulli Copia ufficiale del documento presente sulla rete aziendale

2 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente Procedura è quello di definire le modalità di gestione delle risorse umane del DSU Toscana in merito alle attività di reclutamento, inserimento, valutazione periodica e formazione/addestramento. La Procedura si applica a tutto il Personale del DSU Toscana. 2. MODALITA OPERATIVE Le modalità operative relative alle attività di formazione sono descritte nel diagramma di flusso riportato di seguito nonché dai punti seguenti. Le norme sull accesso agli impieghi nelle pubbliche amministrazioni e le modalità di svolgimento dei concorsi e delle altre forme di assunzione nei pubblici impieghi sono regolamentate dal D.P.R. 487/94 per le parti ancora applicabili, dal Capo III Dotazione organica, programmazione del fabbisogno dio personale e accesso della Legge Regionale 8 gennaio 2009 n.1 che trova applicazione in virtù dell art. 70 comma 1 del medesimo testo legislativo, dal Capo III del D. Lgs 27 ottobre 2009 n In modo particolare nei bandi di concorso, obbligatoriamente aperti a uomini e donne, vengono rispettati i prerequisiti di: cittadinanza italiana, o di uno dei Paesi componenti l UE età non inferiore ai 18 anni idoneità fisica all impiego immunità da condanne penali e, comunque, immunità da ogni fatto che comporti la non legittima costituzione del rapporto di Pubblico Impiego. L assenza di anche uno solo di questi prerequisiti è causa di non ammissione al concorso. Prima dell assunzione viene riempita una check-list per verificare che ogni requisito previsto dal bando sia rispettato dal futuro dipendente. Una volta terminati i controlli, la check-list viene inserita nell inserto Provvedimenti (elaborati per ufficializzare l assunzione), mentre il resto dei documenti sul neo assunto passa all ufficio Risorse Umane dove viene inserito nel fascicolo personale. Per ogni risorsa che viene assunta alle dipendenze dell Azienda viene predisposto dal Servizio Gestione del Personale un fascicolo personale nel quale sono riportati i dati anagrafici della risorsa, le attività svolte per l Azienda, le competenze e gli attestati di partecipazione alle attività di formazione seguite. 3. ELENCO DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE Le istruzioni operative della presente procedura sono: Codice I01 I02 I03 I04 I05 Titolo Pianificazione delle risorse Procedure di selezione Procedure di assunzione ed avvio al servizio Gestione dei trattamenti pensionistici Gestione della formazione Pagina 2 di 10

3 4. MONITORAGGIO DEL PROCESSO Il monitoraggio del processo avviene secondo il seguente schema: Indicatore % di corsi realizzati rispetto a quelli programmati (1) Risultato dei questionari di gradimento dei corsi da parte dei partecipanti (%questionari di gradimento corsi da parte di dipendenti con valutazione 7) Valutazione efficacia della formazione (% schede valutazione efficacia formazione con valutazione 7) Responsabile rilevazione Coordinatore del personale Coordinatore del personale Coordinatore del personale Documento di rilevazione M01 P08 Piano operativo di formazione M02 P08 Questionario di valutazione del corso di formazione M03 P08 Scheda di valutazione dell efficacia della formazione Documento di sintesi Rapporto sul SGQ Rapporto sul SGQ Rapporto sul SGQ Frequenza valutazione Annuale Annuale Annuale (1) il periodo annuale per la realizzazione dei corsi decorre dalla data di approvazione del piano di formazione (fine marzo). 5. ELENCO DELLE REGISTRAZIONI La modalità di gestione delle registrazioni citate nella presente procedura è descritta nella seguente tabella. Titolo Codice Compilazione Archiviazione Periodo di conservazione Piano annuale operativo della formazione 2 anni Questionario di valutazione fine corso Scheda di valutazione dell efficacia della formazione M01 I05 P08 Coordinatore Servizio Sviluppo Organizzativo M02 I05 P08 Partecipanti ai corsi di formazione M03 I05 P08 Responsabili Coordinatore Servizio Sviluppo Organizzativo Coordinatore Servizio Sviluppo Organizzativo Coordinatore Servizio Sviluppo Organizzativo 2 anni 2 anni Pagina 3 di 10

4 Flusso di processo: Reclutamento, inserimento, valutazione del personale ATTIVITA' Responsabili Servizi interni Servizio Personale Direttore Note/ Strumenti/ Moduli Avvio della fase di 1 Pianificazione delle risorse Elaborazione ed 2 approvazione del Piano dei fabbisogni vedi I01 P08 vedi I01 P08 3 Selezione del personale vedi I02 P08 4 Assunzione ed inserimento vedi I03 P08 5 Gestione economico giuridica della risorsa Per la stipula del contratto individuale si procede secondo quanto disposto dal 'allegato A del CCNL/1999, dla D. Lgs 165/2001, dall'art. 14 CCNL/1995. Per l'assegnazione delle mansioni ordinarie si fa riferimento al C CNL vigente ede da quanto indicato nell'istruzione operativa I03 P08. Per l'elaborazione delle buste pagasi fa riferimento a quanto descritto nell'istruzione operativa I05 P08. Per l'assegnazione di mansioni superiori si fa riferimento aall'art. 8 del CCNL / Per i criteri di progressione verticale si procede secondo qaunto disposto dal Provv. n.451 del e per le nomine ed il funzionamento delle relative "commissioni di coincorso" si fa riferimento al Provv.n. 60 del Per i criteri di mobilità intracategoriale si fa riferimento al Provv.n. 227 del Per la progressione economica orizzontale si fa riferimento al contratto aziendale (allegato A del contratto decentrato in approvazione) Per la concessione dei permessi straordinari per il diritto allo studio si procede secondo quanto disposto dall'art. 15 CCNL/2000 In materia di turnazione si fa riferimento all'art. 6 del contratto decentrato (in via di approvazione) Per i provvedimenti disciplinari si procede quanto disposto da circolare prot. n del Per l'attività credizia a favore dei dipendenti dell'azienda si procede secondo le circolari INPDAP notificate all'azienda 6 Definizione obiettivi e valuazione annuale La Direzione assegna gli obiettivi ai Dirigenti e questi ultimi, con un processo a cascata, ai Servizi. Per l'assegnazione degli obiettivi ed i criteri di valutazione del raggiungimento degli stessi per l'assegnazione del premio di produttività, si fa riferimento all'allegato B del contratto decentrato (in via di approvazioone). L'erogazione del premio di produttività presuppone l'attività di definizione del Fondo per le politiche di sviluppo delle risorse umane: si procede alla costituzione delle risorse disponibili per l'esercizio dopo aver quantificatoe economie di gestione realizzate (rif. normativi: art. 15 CCNL/ art. 4 CCNL / art 31 e 32 C CNL /2004). Segue l'informazione in merito alla disponibilità del Fondo alla RSU aziendale in sede di delegazione trattante e quindi l'approvazione del Fondo con Provvedimento del Direttore. 7 8 Ricezione schede di valutazione e definizione premio Gestione cessazione rapporto di lavoro Il Servizio del personale riceve le schede di valutazione, calcola il premio in base alle valutazioni espresse su cisacun dipendente ed adotta il provvedimento che ne dispone il pagamento. Il Provvedimento firmato dal Direttore è trasmesso alla RSU ed a tutte le articolazioni aziendali ai fini di pubblicità vedi I04 P08 Pagina 4 di 10

5 Dettaglio delle note del flusso precedente Reclutamento, inserimento, valutazione del personale 1. vedi I01 P08 2. vedi I01 P08 3. vedi I02 P08 4. vedi I03 P08 5. Per la stipula del contratto individuale si procede secondo quanto disposto dall'allegato A del CCNL/1999, D. Lgs 165/2001, dall'art. 14 CCNL/1995. Per l'assegnazione delle mansioni ordinarie si fa riferimento al CCNL vigente e da quanto indicato nell'istruzione operativa I03 P08. Per l'elaborazione delle buste pagasi fa riferimento a quanto descritto nell'istruzione operativa I05 P08. Per l'assegnazione di mansioni superiori si fa riferimento all'art. 8 del CCNL/ Per i criteri di progressione verticale si procede secondo quanto disposto dal Provv. n.451 del e per le nomine ed il funzionamento delle relative "commissioni di concorso" si fa riferimento al Provv. n. 60 del Per i criteri di mobilità intracategoriale si fa riferimento al Provv. n. 227 del Per la progressione economica orizzontale si fa riferimento al contratto aziendale (allegato A del contratto decentrato in approvazione) Per la concessione dei permessi straordinari per il diritto allo studio si procede secondo quanto disposto dall'art. 15 CCNL/2000 In materia di turnazione si fa riferimento all'art. 6 del contratto decentrato (in via di approvazione) Per i provvedimenti disciplinari si procede quanto disposto da circolare prot. n del Per l'attività creditizia a favore dei dipendenti dell'azienda si procede secondo le circolari INPDAP notificate all'azienda. 6. La Direzione assegna gli obiettivi ai Dirigenti e questi ultimi, con un processo a cascata, ai Servizi. Per l'assegnazione degli obiettivi ed i criteri di valutazione del raggiungimento degli stessi per l'assegnazione del premio di produttività, si fa riferimento all'allegato B del contratto decentrato (in via di approvazione).l'erogazione del premio di produttività presuppone l'attività di definizione del Fondo per le politiche di sviluppo delle risorse umane: si procede alla costituzione delle risorse disponibili per l'esercizio dopo aver quantificato le economie di gestione realizzate (rif. normativi: art. 15 CCNL/ art. 4 CCNL/ art 31 e 32 CCNL/2004). Segue l'informazione in merito alla disponibilità del Fondo alla RSU aziendale in sede di delegazione trattante e quindi l'approvazione del Fondo con Provvedimento del Direttore. 7. Il Servizio del personale riceve le schede di valutazione, calcola il premio in base alle valutazioni espresse su ciascun dipendente ed adotta il provvedimento che ne dispone il pagamento. Il Provvedimento firmato dal Direttore è trasmesso alla RSU ed a tutte le articolazioni aziendali ai fini di pubblicità. 8. vedi I04 P08 Pagina 5 di 10

6 Flusso di processo: Gestire la formazione del personale Pagina 6 di 10

7 Dettaglio delle note del flusso precedente Gestire la formazione del personale 1. Il Coordinatore del Servizio Sviluppo Organizzativo si occupa annualmente della rilevazione dei fabbisogni formativi. Tale rilevazione è svolta attraverso un apposito confronto con i responsabili dei vari servizi e secondo gli input della Direzione in relazione alle strategie aziendali. I responsabili dei servizi, nel presentare le esigenze formative del proprio settore, tengono conto, sulla base di mansioni ed aspettative, di eventuali richieste di formazione manifestate dai propri collaboratori. 2. Il risultato della rilevazione è valutato dal Coordinatore del Servizio Sviluppo Organizzativo, in collegamento con la Direzione aziendale, alla luce delle iniziative formative precedentemente svolte e dei bisogni comuniche sono emersi. 3. La bozza di Piano Formativo (predisposto secondo le disposizioni dell'art. 23 del CCNL del 01/04/99) per l'anno di riferimento è elaborata dal Coordinatore del Servizio Sviluppo Organizzativo. Le attività di formazione possono riguardare: aspetti operativi legati al campo di attività aziendale, aspetti riguardanti la sicurezza, il sistema di gestione per la qualità, competenze trasversali ( es. informatica, lingue, norme amministrative ecc). 4. La proposta di Piano Formativo è valutata dal Direttore e dai Dirigenti Territoriali e successivamente trasmessa alla RSU aziendale in sede di delegazione trattante. 5. Il Piano Formativo è approvato con Provvedimento del Direttore. A seguito dell'approvazione il Piano è attivato dando avvio alla realizzazione delle attività formative previste. Le attività di formazione previste nel Piano sono riportate nell'apposito "Piano operativo della formazione" ( M01 P08) con l'indicazione dei tempi previsti. Potranno poi essere realizzate quelle iniziative formative emergenti da necessità aziendali e/o individuali che pur non essendo previste né prevedibili nel Piano formativo, risultassero coerenti con l'obiettivo di incrementare le competenza del personale. 6. Il programma formativo di massima contenuto nel Piano Formativo è reso esecutivo dal Coordinatore del Servizio Sviluppo Organizzativo che si occupa della ricerca, comparazione e scelta delle offerte formative. Nel caso in cui l'individuazione dell'ente di formazione richieda l'espletamento di una gara, la procedura è svolta in collegamento con il Servizio Approvvigionamenti e contratti 7. Il Coordinatore del Servizio Sviluppo Organizzativo procede a comunicare ai vari Servizi il programma di formazione esecutivo ed a elaborare e trasmettere il relativo calendario dei corsi previsti unitamente all'elenco delle classi individuate. 8. Al termine della formazione l'attestato rilasciato ai partecipanti è trasmesso al Servizio Gestione del Personale per l acquisizione nei fascicoli personali dei dipendenti. Al termine dei corsi il Coordinatore del Servizio Sviluppo Organizzativo valuta le iniziative realizzate attraverso: il questionario di valutazione di fine corso ed eventualmente la scheda di valutazione dell'efficacia compilato dal Responsabile del partecipante al corso. Pagina 7 di 10

8 La seguente tabella riassume i principali adempimenti di competenza del Servizio di gestione del Personale che non sono stati descritti nel diagramma di flusso relativo al processo di reclutamento, inserimento e valutazione del personale dell azienda DSU Toscana ATTIVITA Rendicontazione delle prestazioni svolte dal personale ARDSU (gestione delle cartoline ) Monitoraggio lavoratori disabili (adempimento periodico annuale) Rendicontazione permessi per attività sindacali e politico-amministrative (adempimento periodico annuale) RIFERIMENTI LEGISLATIVI CCNL vigenti Legge n. 68/99 CCNQ del 09/10/2009 MODALITA OPERATIVE Procedure codificate come da circolari attualmente in vigore nelle singole sedi Adempimenti delle procedure online entro il 31/01 di ogni anno Inserimento dei permessi nel sistema informativo GEDAP Elaborazione del Conto Annuale Elaborazione del rapporto biennale sulle pari opportunità. Gestione anagrafe delle prestazioni dei dipendenti pubblici Monitoraggio spese del personale ARDSU Rendicontazione del lavoro notturno Segnalazione del lavoro straordinario extra limite Gestione delle elezioni della RSU aziendale D.lgs. n. 165 del 30/03/2001 Art 46 del D.lgs. n.198/2006 modificato dal D.lgs. n.5 del 25/01/2010 D.lgs. n. 165/2001 Legge Regionale n. 3/2006 Delibera di Giunta n.163/2006 Decisione n. 13 del 15/03/2006 CCNQ Agosto 1998 CCNQ Settembre 2007 Compilazione relativi prospetti e vidimazione da parte del Collegio dei Revisori entro il 31/05 di ogni anno Elaborazione del rapporto e trasmissione dello stesso alle rappresentanze sindacali aziendali ed alla consigliera e al consigliere regionale di parità entro il 30/04 Entro il 30/04 segnalazione compensi erogati nell anno precedente. Entro il 30/06 comunicazione al Dipartimento della Funzione Pubblica l elenco degli incarichi retribuiti conferiti o autorizzati ai dipendenti dell Amministrazione Pubblica. Compilazione quadrimestrale dei prospetti ed elaborazione della relazione di accompagnamento Abrogato l obbligo con l art 41 comma 14 del D.lgs 112/2008 Abrogato l obbligo con l art 41 comma 14 del D.lgs 112/2008 Costituzione della Commissione elettorale; organizzazione delle procedure di valutazione e scrutinio; rendicontazione al Dipartimento della Funzione Pubblica; nomina dell RSU; insediamento della delegazione trattante di parte pubblica e di parte sindacale. Conteggi come da nota chiarimenti ARAN prot n del 4/7/2003 Pagina 8 di 10

9 Negoziazione CCDI (contratto collettivo decentrato integrativo) Rendicontazione delle ore impiegate in attività sindacali Assegnazione e gestione dell orario di lavoro Gestione delle visite di controllo (c.d. visite fiscali) Rendicontazione delle visite mediche ed accertamenti diagnostici Assegnazione/Revoca incarichi di Posizione Organizzativa (PO) Autorizzazione alla trasferta Apprestamento servizio mensa e buoni pasto Attività di reclutamento di lavoro flessibile ed atipico (interinale, co.co.co., centri per l impiego) Articolo 4 del CCNL 22/01/04 CCNQ vigenti CCNL vigenti D.lgs. n. 266/2003 Art 71 comma 3 del D.lgs. 112/2008 D.lgs. 150/2009 Art 71 comma 3 del D.lgs. 112/2008 D.lgs. 150/2009 Articolo 9 e seguenti del CCNL 31/03/99 Provv. N. 15/2008 Provv N. 48/2009 Articolo 41 del CCNL 14/09/2000 Art 16 del CCNQ del 15/10/2001 Art 35 del CCNQ Dirigenza del 23/12/99 Art 10 del CCNQ del personale qualifica dirigenziale del 12/02/2002 Articoli 45 e 46 del CCNL 14/09/2000 Art 13 del CCNL del 9/5/2006 Per co.co.co. ed interinale DPR 276 del 10/09/03 Per i centri per l impiego Legge regionale 32/2002 capo II Approvazione delle direttive di contrattazione da parte del C.d.A. Sottoscrizione dell intesa contrattuale e trasmissione della stessa al C.d.A. (per la verifica della compatibilità alle direttive precedentemente stabilite) ed al collegio dei Revisori unitamente alla Relazione Tecnica relativa ai costi della contrattazione. Entro 15 gg il C.d.A. ed il Collegio dei revisori procedono a fornire l autorizzazione per la definitiva approvazione (silenzio assenso). Decorsi i termini si procede alla definitiva sottoscrizione del contratto ed all invio della stesso all ARAN entro 5 gg Si procede secondo quando stabilito dal CCNQ del 9/10/2009 e successive circolari In corso di approvazione Si procede secondo quanto stabilito dalla circolare n. 7 del 2009 Si procede secondo quanto stabilito dalla circolare n. 7 del 2009 Assegnazione/revoca annuale degli incarichi. Successiva valutazione della performance secondo quanto stabilito dal metodo Hay Group recepito con lettera prot. n del 18/05/2006 Circolare prot. N del 15/10/2010 Attività regolata dalla circolare prot. n. 96 del 08/06/ circolare 5 marzo 2010 Per co.co.co: approvazione volta volta dello schema di contratto Per il lavoro interinale: attività di avviamento del personale secondo quanto stabilito dal capitolato di appalto Pagina 9 di 10

10 20 21 Gestione infortuni sul lavoro e malattie professionali Gestione delle procedure di auto-liquidazione dei premi INAIL D.lgs. n. 38/2000 D.lgs. n. 38/2000 Denuncia secondo le istruzioni indicate dall INAIL e trasmissione via della stessa trasmissione della denuncia (cartacea) all Autorità di Pubblica Sicurezza. Inoltro all Autorità di Pubblica Sicurezza ed all INAIL del certificato medico. Calcolo del premio attraverso le procedure del programma pay-roll e pagamento del saldo dovuto all INAIL entro il 16/02. Pagina 10 di 10