DELLA GESTIONE INTEGRATA DI SERVIZI DIVERSI DELLA BIBLIOTECA COMUNALE VALLESIANA DEL COMUNE DI CASTELFIORENTINO DAL 01/10/2015 AL

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1 Allegato A PROCEDURA NEGOZIATA, EX ART 27 DLGS 163/06, PER l AFFIDAMENTO DELLA GESTIONE INTEGRATA DI SERVIZI DIVERSI DELLA BIBLIOTECA COMUNALE VALLESIANA DEL COMUNE DI CASTELFIORENTINO DAL 01/10/2015 AL 31/08/2018. SCHEDA TECNICA ART. 1 PREMESSA Il presente Capitolato speciale d appalto, allegato al bando di gara di cui costituisce parte integrante e sostanziale, si riferisce alla gara per l'affidamento della gestione integrata di servizi diversi della Biblioteca comunale Vallesiana di Castelfiorentino (FI), meglio specificati negli articoli che seguono. ART. 2 - SERVIZI OGGETTO DELL'APPALTO L'appalto ha per oggetto i seguenti servizi: 1) Gestione della Sezione ragazzi (denominata il 'Giardino segreto') della biblioteca comunale Vallesiana, con particolare riferimento a: servizi gestionali, informativi e prestito di materiali librari e multimediali; 2) Catalogazione partecipata nativa e/o derivata di 600 unità documentarie (librarie e multimediali). 3) Promozione e didattica della biblioteca e della lettura rivolta a bambini, ragazzi e adulti. ART. 3 DURATA E IMPORTO Il periodo di affidamento della gestione dei servizi e delle attività avrà validità di 3 (tre) anni e decorrerà dal 1 ottobre 2015 al 31 agosto Il servizio potrà essere attivato, previa adozione della determinazione dirigenziale di aggiudicazione definitiva, anche nelle more di stipulazione del contratto. Intervenuta l'aggiudicazione e in attesa della stipula del contratto l'aggiudicatario è tenuto a garantire l'inizio del servizio nei tempi indicati dall'amministrazione. L'importo stimato a base di gara è di ,35 (oltre Iva) di cui - euro ,35 per il servizio - euro 250,00 per oneri derivanti da rischi interferenziali, come da Duvri allegato. Tale stima è ricavata dalle ore annue indicative previste per lo svolgimento dei diversi servizi oggetto dell'appalto, pari a circa annue, suddivise tra i diversi servizi in maniera non vincolante, ma come mera esemplificazione, calcolate in rapporto al livello retributivo V del CCNL settore terziario, distribuzione e servizi, moltiplicate per l intero periodo di durata del contratto. ART. 4 - SEDE DI EROGAZIONE DEI SERVIZI Le attività e i servizi saranno erogati nel Comune di Castelfiorentino, presso le sottoelencate sedi: - Biblioteca comunale Vallesiana - Via Tilli, Castelfiorentino (FI) - Altre sedi del territorio comunale individuate dall'amministrazione comunale con finalità di promozione della lettura fra un pubblico di giovani e adulti ART. 5 - NATURA E CONTENUTI DEI SERVIZI: A) GESTIONE DELLA SEZIONE RAGAZZI DELLA BIBLIOTECA. La gestione della Sezione ragazzi (denominata il 'Giardino segreto') della biblioteca comunale, ha lo scopo di offrire servizi e assistenza qualificata ad uno specifico target di pubblico formato da bambini e ragazzi (di nazionalità italiana o provenienti da altri Paesi), ma si rivolge anche a genitori, insegnanti e altre agenzie del territorio impegnate sul piano della promozione culturale e socio-educativa in funzione dei minori fino a 14 anni circa. 1 - Contesto La Sezione Ragazzi della Biblioteca Vallesiana è stata creata appositamente per fornire servizi bibliotecari specifici per bambini e ragazzi, ed è collocata in uno spazio fisicamente distaccato dalla Sezione adulti, seppur all'interno dello stesso edificio. Contiene un patrimonio documentario, a

2 scaffale aperto, di circa documenti, ed è frequentata giornalmente da bambini e ragazzi italiani e appartenenti a comunità di recente immigrazione, ai quali garantisce i servizi tipici di una biblioteca di pubblica lettura: attività di consultazione, lettura in sede, prestito, accesso ad internet, visite guidate e attività di promozione della biblioteca. Le presenze annue durante l apertura al pubblico sono circa e i prestiti effettuati ammontano a circa l anno. Alla Sezione ragazzi si rivolgono anche genitori di minori, insegnanti e altre agenzie del territorio che operano con finalità di promozione culturale e socio-educative in funzione di minori fino a 14 anni, per consulenze bibliografiche o di sostegno all'attivazione di punti prestito presso strutture esterne (ad es. il Ciaf Centro infanzia adolescenza famiglia) 2 - Obiettivi L'aggiudicatario dovrà provvedere alla gestione della Sezione ragazzi, nelle sue molteplici attività, garantendo a tutti l'accesso al pubblico, la fruizione dei servizi e del patrimonio, nonché la promozione di base della biblioteca e della lettura, senza distinzione di età, sesso, religione, nazionalità, lingua o condizione sociale, mediante le opportune operazioni di seguito dettagliate e realizzate in armonia con le direttive fornite dal Responsabile del Servizio. 3 - Attività Tenuto conto degli obiettivi sopra delineati, l'aggiudicatario dovrà mettere in atto le seguenti operazioni che dovranno essere garantite con personale professionalmente adeguato. 3.1 Gestione Apertura e chiusura delle sale della Sezione ragazzi, compresa l attivazione/disattivazione del sistema di allarme, se e quando necessario; Gestione del prestito locale e interbibliotecario comprese le attività di controllo, sollecito prestiti scaduti e gestione delle prenotazioni, mediante il software in uso presso la biblioteca; Movimentazione e ricollocazione quotidiana delle pubblicazioni consultate e/o restituite dagli utenti della Biblioteca, nei locali accessibili al pubblico e nei locali di deposito librario non accessibili al pubblico; Gestione dello 'scaffale circolante' contenente pubblicazioni fornite dal centro interculturale della Regione Toscana, per pubblicazioni da ragazzi nelle lingue dei principali gruppi di immigrati a Castelfiorentino (in lingua araba, cinese, albanese, ecc.); Corrispondenza telefonica, cartacea ed elettronica con gli operatori della biblioteca, con gli altri uffici comunali e con l esterno, attraverso gli strumenti messi a disposizione dalla biblioteca (telefono, posta elettronica ecc.) e nei limiti delle competenze previste dal presente capitolato; Predisposizione logistica all uso pubblico degli ambienti della Sezione Ragazzi per iniziative tipo conferenze, incontri con autori, letture animate, attività didattiche ecc., anche attraverso l impiego e la messa in disponibilità degli strumenti in dotazione della Sezione ragazzi (computer, sistemi di amplificazione e registrazione, accesso ad internet, ecc.) e loro successivo ripristino; Cura e aggiornamento delle collezioni mediante proposte di acquisto o di scarto, alla Referente della biblioteca Vallesiana; Raccolta ed elaborazione dati relativi al pubblico e ai servizi. 3.2 Assistenza al pubblico accoglienza, orientamento e consulenza all'uso della documentazione cartacea ed elettronica (prima informazione, attività di reference, iscrizione alla biblioteca, consultazione dei cataloghi online, delle banche dati, ecc.); gestione degli accessi ad internet secondo le modalità previste dal Regolamento comunale, e al servizio di videoscrittura da parte degli utenti (iscrizioni e prenotazioni...); gestione della fotocopiatrice e delle stampanti (alimentazione carta e cambio toner) e assistenza di base al pubblico per l utilizzo; monitoraggio, analisi e risoluzione dei problemi organizzativi connessi con il flusso del pubblico e il generale funzionamento della biblioteca;

3 informazione telefonica agli utenti relativa alla disponibilità del materiale prenotato, dei desiderata ecc.; assistenza di base all'uso degli strumenti informatici; riproduzione, nei termini di legge, di documenti su diversi supporti; intervento, in caso di emergenza, secondo il piano di sicurezza previsto dalla normativa vigente. 3.3 Operazioni di controllo Il personale della ditta aggiudicataria dovrà garantire le operazioni di sorveglianza e verifica a vista sul corretto andamento delle attività in atto, allo scopo di: prevenire atti di vandalismo sulle suppellettili, gli strumenti e la documentazione, furti, sottrazioni o comunque un uso improprio e inopportuno dei beni mobili e immobili pertinenti il servizio; segnalare prontamente al Referente della biblioteca gli eventuali danni subiti dai beni e, ove possibile, i soggetti riconosciuti come responsabili di tali atti, ai fini dell'attivazione delle procedure di risarcimento del danno; controllare costantemente lo stato di conservazione del materiale documentario e predisporre eventuali proposte di scarto o di restauro del materiale deteriorato; garantire il rispetto del regolamento e delle regole di comportamento per il pubblico che frequenta la biblioteca e/o usufruisce dei suoi servizi, con particolare riferimento al rispetto del silenzio e del divieto di fumare e consumare cibi e bevande all interno della biblioteca. Tali operazioni si intendono realizzate da tutti gli operatori in servizio, anche contestualmente allo svolgimento delle normali operazioni di gestione del servizio e di assistenza, di cui ai comma precedenti. Si precisa inoltre che, al fine di garantire il corretto svolgimento delle attività della sezione ragazzi, la ditta aggiudicataria dovrà acquisire dagli utenti minorenni apposita liberatoria dei genitori o di chi detiene la patria potestà; in caso di comportamenti non corretti, il personale dovrà invitare il minore ad allontanarsi dalla struttura; in caso il minore persista nel comportamento non idoneo, la ditta aggiudicataria dovrà avvertire l adulto firmatario della liberatoria, o in casi di estrema gravità, ovvero tali da comportare un danno per il minore stesso o per altri, il personale della Polizia Municipale. Tali sopraindicate azioni valgono quali indicazioni operative e di sicurezza rimesse dalla stazione appaltante alla ditta aggiudicataria. Monte ore annuo richiesto: 822 ore B) CATALOGAZIONE Catalogazione partecipata, nativa e/o derivata di circa 600 unità documentarie annue (librarie e multimediali), che rendano fruibile, ai fini del prestito e della consultazione, il patrimonio della biblioteca da parte del pubblico, in maniera rapida e costante. 1 - Contesto La Biblioteca Vallesiana aderisce alla rete geografica Reanet (biblioteche lungo l'elsa e l'arno) che comprende 20 biblioteche dell'area Empolese-Valdelsa e Medio Valdarno. Con queste biblioteche condivide non solo progetti e attività, ma anche scelte catalografiche derivanti dall'adesione al Servizio bibliotecario nazionale, il più possibile uniformi e coerenti. I dati bibliografici della Vallesiana confluiscono quindi nel catalogo collettivo online di Reanet (visibile all'indirizzo ) e sono integrati con quelli delle altre biblioteche. 2 - Obiettivi L'aggiudicatario dovrà provvedere alla catalogazione delle unità documentarie indicate e selezionate dal personale comunale della Biblioteca, inserendo, attraverso uno specifico software di catalogazione adottato dalle biblioteche Reanet, i dati catalografici relativi al patrimonio della Vallesiana, affinché sia localizzabile e fruibile da tutti coloro che lo richiedono. 3 - Attività

4 Catalogazione partecipata, sia nativa e/ derivata mediante software di rete adottato da Reanet (Easycat), di materiale corrente e/o di recupero catalografico di materiale documentario moderno (ad es. libri, opuscoli, periodici, documenti sonori e video) posseduto dalla Biblioteca Vallesiana. Per catalogazione si intende l'iter completo di acquisizione del documento ovvero: - inventariazione e timbratura; - catalogazione completa comprensiva di: descrizione, intestazione, classificazione e soggettazione; - etichettatura e collocazione a scaffale del documento, in base ai criteri indicati dalla stazione appaltante. La catalogazione 'documento alla mano' dovrà essere effettuata sulla base delle regole determinate dall'adesione al Servizio bibliotecario nazionale (SBN) e dalle scelte in uso presso la rete locale di appartenenza (Reanet). Il livello di approfondimento sarà adeguato allo standard già in uso presso la biblioteca. Il software adottato sarà quello messo a disposizione dalla biblioteca, insieme alle attrezzature elettroniche e agli standard catalografici. Sarà cura dell'aggiudicatario garantire l'attività di catalogazione in maniera costante e a cadenza regolare, al fine di fornire una pronta messa a disposizione dell'autenza, dei documenti acquisiti dalla biblioteca nel corso dell'anno. L'aggiudicatario dovrà inoltre garantire la partecipazione dei propri operatori agli incontri di coordinamento e aggiornamento fissati dalla rete di appartenenza che abbiano come oggetto le tecniche di catalogazione. Monte ore annuo richiesto: 120 ore C) PROMOZIONE DELLA BIBLIOTECA E DELLA LETTURA Si intendono tutte quelle attività realizzate all'interno o all'esterno della biblioteca, volte a far conoscere e promuovere i servizi e il patrimonio della biblioteca e a favorire la diffusione della lettura presso fasce di pubblico diversificate, allo scopo di ampliare il numero delle persone che ricorrono al libro e alla biblioteca per il soddisfacimento dei propri bisogni di informazione, formazione e tempo libero. 1 - Contesto Le iniziative di promozione della lettura e di ampliamento della base sociale degli utenti della biblioteca sono sempre state al centro delle attività della Vallesiana, a partire dalla fine degli anni '80, con il progetto denominato 'Pubblico e biblioteca'. L'obiettivo era, ed è ancora oggi, quello di avvicinare alla lettura e alla biblioteca un'utenza differenziata, che coinvolga singoli individui e gruppi sociali durante l'intero arco della vita, garantendo e favorendo uguaglianza di accesso per tutti i cittadini, anche per quelli culturalmente e socialmente più svantaggiati. In sintonia con quanto enunciato dal Manifesto Unesco sulle biblioteche pubbliche (1994) e sulla base delle politiche culturali della Regione Toscana in materia di biblioteche (attuative della L.R. 21/2010), la Vallesiana svolge attività di promozione della lettura sia nei confronti dei bambini e dei ragazzi nel periodo scolastico ed extrascolastico, sia verso un pubblico adulto, anche in luoghi diversi dalla sede istituzionale della biblioteca. 2 - Obiettivi Far conoscere il patrimonio documentario della biblioteca e i suoi servizi ad un numero crescente di persone ed in particolare: a) un pubblico adulto, realmente o potenzialmente interessato a rivolgersi alla biblioteca e a ricorrere al libro per i propri bisogni informativi o di tempo libero; b) le classi delle scuole del territorio comunale, al fine di coltivare e di mantenere vivo l'interesse per la lettura, sollecitata da un ricca e continuamente aggiornata offerta documentaria; c) segmenti diversi di pubblico legati a particolari interessi e in occasione di particolari eventi. 3 Attività - ideazione e realizzazione (in biblioteca) di moduli didattici e laboratori rivolti alle scuole del territorio comunale (scuole dell'infanzia, primaria e secondaria di primo grado). Si prevedono almeno 25 laboratori ogni anno scolastico, con altrettanti classi, della durata minima di 1 ora. L'attività comprende gli incontri propedeutici di presentazione del progetto didattico alle scuole, l'iscrizione al prestito degli alunni partecipanti e l'eventuale registrazione dei prestiti;

5 - ideazione realizzazione di iniziative (es. letture animate e laboratori creativi ecc.) rivolte al pubblico che frequenta la Sezione ragazzi in orario extrascolastico; - aperture straordinarie, in orario diverso da quello indicato, in occasione di eventi particolari (es. l'iniziativa regionale In Biblioteca che si svolge nel mese di ottobre) o altra iniziativa programmata dall'amministrazione comunale: - predisposizione di strumenti di supporto alle ricerche degli utenti (bibliografie, elenchi novità, scaffali tematici ecc.) e consulenza a operatori (insegnanti, educatori ecc.) e famiglie per la scelta dei libri; - coordinamento con altre istituzioni formative, informative e culturali del territorio; - comunicazioni e marketing degli eventi. -sostegno organizzativo e funzionale dei punti prestito esterni gestiti da altri soggetti o da associazioni di volontariato (ad es. presso il Centro commerciale Coop di Castelfiorentino e presso la sede del 'Centro Infanzia, Adolescenza, Famiglia', ecc.): implementazione e rinnovo periodico dei documenti e consegna degli stessi almeno una volta alla settimana per quanto riguarda il centro commerciale; dislocazione dei documenti sul sw gestionale della biblioteca; rilevazioni statistiche e trasmissione mensile dei dati al Referente della biblioteca. Monte ore indicativo previsto annualmente: circa 100 ore per l attività didattica con le scuole; circa 100 ore per il sostegno ai punti prestito esterni; circa 160 ore per attività di promozione in genere ART. 6 MODALITA DI ESECUZIONE E ORARIO Le funzioni di indirizzo, pianificazione e controllo sui servizi oggetto del presente appalto sono esercitate dall appaltante. Nello svolgimento delle attività relative ai servizi oggetto del presente appalto, l'aggiudicatario agisce in piena autonomia organizzativa, tenendo conto delle condizioni dei luoghi, della qualità dei servizi richiesti e delle necessarie interazioni con il personale dipendente dalla stazione appaltante. L'aggiudicatario si impegna a rispettare gli standard qualitativi, le norme di funzionamento dei servizi e tutte le procedure previste per ogni singolo servizio così come definiti nel presente capitolato. Nello svolgimento di tali servizi e attività, l'aggiudicatario si impegna a rispettare le seguenti prescrizioni: immediata erogazione dei servizi agli utenti e riduzione al minimo dei periodi di attesa; assoluta riservatezza nell'uso delle informazioni e dei dati inerenti le attività affidate; continuità dei servizi, assicurata al minimo ricorso al turn over del personale; qualità massima dei servizi erogati da personale adeguatamente formato e addestrato a svolgere le attività richieste; rispetto, da parte del personale, delle norme di comportamento richieste; sostituzione del personale assente per qualunque ragione, in tempo utile per l'espletamento delle attività previste; flessibilità nell'orario di lavoro anche in occasione di iniziative straordinarie organizzate al di fuori del normale orario di apertura della biblioteca, pur nel rispetto delle norme contrattuali adottate; cura ed uso esclusivamente per motivi di servizio di tutti i locali, le attrezzature e i materiali di consumo. L aggiudicatario dovrà garantire l apertura al pubblico della Sezione ragazzi, secondo un orario articolato in due diverse fasce nel corso dell anno solare: A Un orario settimanale di 17,30 ore dal Lunedì al Venerdì (ore ,30) per 39 settimane annue, corrispondenti al periodo delle attività scolastiche; B un orario settimanale di 14 ore dal Martedì al Venerdì, da articolare nella fascia oraria mattutina o pomeridiana, secondo le indicazioni fornite dalla stazione appaltante, per 10 settimane annue, corrispondenti al periodo estivo di sospensione delle attività scolastiche. Tutte le operazioni previste nel presente capitolato si intendono realizzate in concomitanza con

6 l orario di apertura, ad eccezione degli incontri con le scuole del territorio (per visite guidate e laboratori). Per quanto riguarda i rapporti con le scuole del territorio ogni nuovo anno scolastico l'aggiudicatario dovrà trasmettere all Istituto comprensivo le proprie proposte didattiche di promozione della biblioteca e della lettura. Dopo aver raccolto le adesioni, l'aggiudicatario dovrà predisporre un calendario degli interventi, sulla base delle disponibilità orarie stabilite dal presente appalto. Le attività promozionali rivolte alle scuole si intendono realizzate in orario scolastico antimeridiano, su appuntamento, per lo più con cadenza settimanale, in un giorno concordato fra le parti e tenendo conto della organizzazione complessiva del servizio bibliotecario. Fermo restando il monte ore di apertura settimanale indicato, potrà essere concordato con l'aggiudicatario, sulla base della progettazione complessiva di cui al presente appalto, una modulazione oraria diversa da quella sopra indicata. Per casi di comprovata necessità il Responsabile del Servizio potrà altresì concordare con l'aggiudicatario lo svolgimento di prestazioni di servizio anche in orari o in giorni diversi da quelli del calendario di apertura al pubblico (eventuali aperture straordinarie e/o partecipazione ad eventi programmati dall Amministrazione comunale). L'Amministrazione comunale si riserva di comunicare all aggiudicatario, con congruo anticipo, le eventuali modifiche apportate agli orari di apertura al pubblico. ART. 7 - PERSONALE L 'aggiudicatario provvede alla gestione delle attività inerenti il presente appalto con risorse umane qualificate e garantendo piena esecuzione delle scelte operative effettuate dalla stazione appaltante. Per le attività previste l aggiudicatario dovrà mettere a disposizione operatori (MASSIMO TRE) da assegnare stabilmente alla stazione appaltante in caso di aggiudicazione e 1 coordinatore (vedi successivo art.8) Il personale dedicato (operatori e coordinatore) dovrà essere in possesso dei seguenti requisiti : Requisiti generali Aver compiuto il diciottesimo anno di età; Aver conseguito il Diploma di scuola secondaria di secondo grado di durata quinquennale; Non aver riportato condanne penali e non avere procedimenti penali in corso. Requisiti specifici degli operatori: Almeno un operatore dovrà essere in possesso del seguente requisito: - Esperienza lavorativa minima, relativa ad attività di gestione dei servizi al pubblico di una biblioteca, di almeno 6 mesi anche non consecutivi e per almeno 300 ore, svolti nell ultimo triennio antecedente alla data di pubblicazione del bando; Almeno un operatore dovrà essere in possesso del seguente requisito: - Esperienza lavorativa minima relativa ad attività di didattica e promozione della lettura di almeno 30 incontri della durata minima di 1 (una) ora ciascuno, svolti nell ultimo triennio antecedente alla data di pubblicazione del bando; Almeno un operatore dovrà essere in possesso del seguente requisito: - Esperienza lavorativa minima, relativa ad attività di catalogazione nativa e derivata, di materiale librario e multimediale, di almeno 600 record bibliografici nell ultimo triennio gara. ART. 8 - ASSICURAZIONI L Appaltatore dovrà presentare, all atto della sottoscrizione del contratto, pena la revoca dell aggiudicazione: - polizza assicurativa, in originale, derivante dalla conduzione dei locali e delle attività svolte all interno e all esterno degli stessi in conseguenza di un fatto verificatosi in relazione all attività svolta, che copra ogni rischio di responsabilità civile per danni a persone nell espletamento del servizio, con massimale unico non inferiore ad ,00, per sinistro, per persona e per animali o cose senza applicazione di franchigie o scoperti;

7 - polizza assicurativa, derivante dalla conduzione dei locali e delle attività in esse svolte, in originale, per la responsabilità civile verso prestatori di lavori con massimale unico non inferiore ad ,00 per sinistro e prevedere anche l estensione per danno biologico, danni non rientranti nella disciplina INAIL, malattie professionali e clausola buona fede INAIL. Le polizze assicurative (o l unica polizza cumulativa per ciascun ramo di rischio) dovranno/dovra' -essere SPECIFICHE/A PER L APPALTO DI CUI TRATTASI, -coprire (nel caso in cui il servizio sia espletato da più operatori economici) tutti gli operatori economici coinvolti nell esecuzione del servizio; sono ammesse anche polizze separate, intestate singolarmente, ad ogni operatore. ART. 9 CONDIZIONI PARTICOLARI DI ESECUZIONE DEL CONTRATTO (CLAUSOLA SOCIALE) Al fine di garantire l ottimale mantenimento dei livelli occupazionali, l imprenditore subentrante (aggiudicatario dell appalto) si obbliga a garantire la continuità dei rapporti di lavoro in essere al momento del subentro (con esclusione di ulteriori periodi di prova) operanti nella precedente gestione da almeno 4 mesi, a condizione che il numero degli operatori sia armonizzabile con l organizzazione di impresa della ditta aggiudicataria e con le esigenze tecnico organizzative previste per l organizzazione del servizio