CAPITOLO XVI FONDAZIONE LIONS CLUBS INTERNATIONAL

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1 FONDAZIONE LIONS CLUBS INTERNATIONAL A. STRUTTURA 1. Scopo e Dichiarazione della missione a. La Fondazione di Lions Clubs Internazionale, qui di seguito indicata come LCIF, è un ente pubblico senza scopo di lucro ed esente da oneri fiscali come indicato alla sezione 501 c (3) dell International Revenue Code degli Stati Uniti del La LCIF è stata costituita negli Stati Uniti il 13 Giugno 1968 come il braccio caritatevole del Lions Clubs International. La LCIF è un mezzo attraverso il quale si ricevono contributi, ingenti o modesti, che vengono poi distribuiti per aiutare i Lions in tutto il mondo nel loro impegno a favore del servizio umanitario. b. La missione della fondazione è sostenere l impegno dei Lions Clubs nel mondo a servire le loro comunità locali e la comunità mondiale attraverso attività umanitarie, aiuti per i maggiori disastri e programmi d assistenza attitudinale. 2. Membri della fondazione a. Membri Non Votanti--I membri non votanti (Membri Contribuenti) sono persone che versano un contributo di $ US 20, non finalizzato nell'arco di un anno fiscale. b. Membri Votanti--I membri del Consiglio Fiduciario (Board of Trustees), come di volta in volta costituito, saranno, in virtù di detta carica, membri votanti di questo ente e costituiscono i membri votanti. Qualsiasi persona che lasci detta posizione cesserà conseguentemente d essere membro votante di questo ente. I governatori distrettuali di Lions Clubs International, nel corso del loro mandato, avranno il ruolo di consiglieri fiduciari non votanti della Fondazione LCIF di Lions Clubs International. 3. Consiglio Fiduciario Il Consiglio Fiduciario dovrà essere composto da membri con diritto di voto del Consiglio d'amministrazione del Lions Clubs International e da due (2) ulteriori Lions incaricati dal Presidente di tale associazione, uno (1) dei quali dovrà essere un past presidente internazionale dell'associazione. Questi due membri aggiuntivi, dovranno essere nominati dal Presidente di Lions Clubs International con il consenso del Consiglio Fiduciario della LCIF e dovranno essere membri con diritto di voto di detto Consiglio Fiduciario. Ogni membro (Trustee) del Consiglio Fiduciario nominato dal Presidente, dovrà servire fino al termine della successiva riunione annuale della Fondazione che segue il suo incarico, oppure fino a quando venga nominato ed approvato il suo successore, a seconda Pagina 1

2 di quale delle due circostanze avvenga per prima. I past officer possono essere rinominati ma non possono servire per più di due (2) anni consecutivi. 4. Officer a. Officer Esecutivi - Gli officer esecutivi della Fondazione saranno un chairperson (presidente) nella persona dell immediato past presidente internazionale dell Associazione Internazionale dei Lions Clubs e un vice chairperson, un segretario e un tesoriere. La stessa persona potrà ricoprire due o più cariche, ad eccezione di quelle di chairperson (presidente) e di segretario. b. Officer amministrativi Gli officer amministrativi della Fondazione Lions Clubs International saranno l amministratore esecutivo, l assistente segretario e l assistente tesoriere. Amministratore Esecutivo, Assistente Tesoriere e Assistente Segretario (1) Dall 1 luglio 2014 Rebecca Daou assumerà il titolo, le responsabilità e le responsabilità di amministratore esecutivo della Fondazione Lions Clubs International 'analista finanziario di LCIF sarà il Tesoriere aggiunto della LCIF. Il comitato esecutivo avrà l autorità di definire tramite contratto le responsabilità, la durata dell incarico e il compenso di Rebecca Daou. (2) L amministratore esecutivo della Associazione Internazionale dei Lions Clubs sarà l assistente segretario della LCIF. (3) L analista finanziario della LCIF sarà l assistente tesoriere della LCIF. 5. Comitati a. Comitato Esecutivo Il presidente della Fondazione, il primo vice presidente e il secondo vice presidente dell'associazione Internazionale dei Lions Club e altri otto (8) Lions di cui due (2) saranno direttori dell'associazione al loro secondo anno d'incarico, due (2) saranno direttori dell'associazione al loro primo anno d'incarico, due (2) saranno incaricati fiduciari della Fondazione (tali 6 membri saranno incaricati dal presidente dell'associazione) e due membri del Comitato Direttivo (Steering Committee) della LCIF di cui uno (1) sarà il presidente del suddetto comitato e uno (1) sarà il vice presidente del detto comitato, costituiranno il Comitato Esecutivo del Consiglio Fiduciario, per e con l'approvazione di suddetto Consiglio. Tale comitato potrà agire a nome del Consiglio Fiduciario unicamente quando i membri di detto Consiglio non sono presenti nello stesso luogo o riuniti in assemblea. Nessun azione del Consiglio potrà essere modificata, emendata o annullata dal Comitato Esecutivo. La presenza di sei (6) membri di detto comitato costituirà il quorum alle sue riunioni. Le decisioni prese della maggioranza di tali membri costituiranno le decisioni del Comitato. Il suddetto Comitato può trattare le questioni attraverso conferenza telefonica o posta (incluse lettere, posta elettronica, fax, cavo o altri canali elettronici), purché a tale speciale forma di riunione partecipino almeno sei (6) dei suoi componenti. La decisione espressa dalla maggioranza dei partecipanti sarà Pagina 2

3 considerata quella del Comitato. Il Comitato Esecutivo si riunirà immediatamente prima delle riunioni regolari o straordinarie del Consiglio Fiduciario, oltreché in occasione delle riunioni del Consiglio, se necessario, per preparare raccomandazioni per l'esame e l'azione del Consiglio Fiduciario. b. Comitato direttivo Un Comitato Direttivo formato da 15 membri fornirà guida e supporto al Comitato Esecutivo. Tali membri saranno: un (1) rappresentante di ogni area costituzionale, un (1) rappresentante dell'africa, un (1) rappresentante di ciascuno dei due paesi che contano il maggior numero di soci appartenenti all'associazione Internazionale dei Lions Clubs, come sancito dalle normative del Consiglio Fiduciario, un (1) rappresentante di ciascuno dei due paesi maggiori contribuenti della Fondazione, come sancito dalle normative del Consiglio Fiduciario, l'immediato past presidente (chairperson) della Fondazione e due membri aggiuntivi. Il Comitato Direttivo non avrà la facoltà di cambiare, emendare o annullare le decisioni del Consiglio. c. Comitato Revisione Contabile. Il comitato revisione contabile della Fondazione Lions Clubs International sarà come descritto al Capitolo II, Paragrafo A, Pagina II-1 del Manuale delle Norme di Procedura del Consiglio di Amministrazione: Comitato Revisione dei Conti di Lions Clubs International e della Fondazione Lions Clubs International. d. Comitato Finanze. Il vice presidente della Fondazione, il segretario, il tesoriere, il secondo vice presidente di LCI e il presidente della Fondazione saranno membri con diritto di voto del Comitato Finanze di LCIF. Il vice presidente della Fondazione presiederà tale comitato e almeno due membri del Comitato Direttivo della LCIF, l amministratore esecutivo e il tesoriere di LCI saranno membri senza diritto di voto di tale comitato. e. Altri comitati Il presidente della fondazione nominerà, con l'approvazione del Consiglio Fiduciario, altri comitati, qualora ritenuto necessario per lo svolgimento delle operazione della Fondazione. 6. Coordinatori LCIF di distretto e multidistretto a. Coordinatori Multidistrettuali Ogni tre anni ciascun rappresentante di Area Costituzionale membro del Comitato Direttivo della LCIF nominerà un Lion all'incarico di Coordinatore Multidistrettuale della LCIF per la rispettiva area, in consultazione con il consiglio dei governatori locale e altri leader Lions, come gli officer internazionali in carica o gli immediati past officer internazionali, quando possibile. I criteri per la selezione dovranno basarsi sull'interesse dimostrato dal Lion, nonché sulla cooperazione, l'impegno e la leadership dimostrati a favore della LCIF a livello di club, distretto e multidistretto. Il presidente internazionale e il presidente della LCIF in carica, nomineranno ufficialmente i coordinatori, che saranno soggetti a sostituzione, se necessario. Pagina 3

4 b. Coordinatore Distrettuale - Ogni tre anni, ciascun coordinatore multidistrettuale, in consultazione con il governatore distrettuale e il team dei suoi vice, come opportuno, nominerà un Lion che ricoprirà il ruolo di Coordinatore Distrettuale LCIF nelle rispettive aree. I criteri per la selezione dovranno basarsi sull'interesse dimostrato dal Lion, nonché sulla cooperazione, l'impegno e la leadership dimostrati a favore della LCIF a livello di club e di distretto. Il presidente della LCIF in carica nominerà ufficialmente i coordinatori che saranno soggetti a sostituzione, se necessario. B. CONTRIBUTI (GRANT) 1. Scopi e portata dei contributi a. Il mandato e l'impegno della Fondazione Lions Clubs International sono quelli di realizzare i massimi benefici umanitari e i migliori risultati attraverso un uso sensato uso dei fondi disponibili. Qualsiasi progetto, per cui si autorizzano concessioni di contributi, dovrà pertanto soddisfare un bisogno umanitario o sociale di grande importanza b. Tutti i contributi assegnati dalla fondazione devono soddisfare uno o più dei principali obiettivi della LCIF: servizi umanitari, soccorsi in caso di catastrofi maggiori e programmi per la formazione professionale. Lo sviluppo delle iniziative relative ai contributi della Fondazione, compresi i criteri e i parametri relativi ai fondi elargiti, dovranno essere gestiti ed approvati dal Consiglio Fiduciario della LCIF. Tutti i contributi di importo superiore a US$ , ad eccezione di tutti i contributi designati e dei contributi per le maggiori catastrofi di un importo non superiore ai US$ , richiedono l approvazione del Consiglio Fiduciario della LCIF, oppure dei sottocomitati incaricati oppure dei Comitati Consultivi debitamente autorizzati. 2. Operazioni di controllo e di valutazione dei contributi elargiti Il personale incaricato dal Presidente della LCIF dovrà condurre visite in loco nei luoghi dove sono stati elargiti i contributi per progetti speciali, al fine di esaminarne i progressi e analizzare l uso appropriato dei contributi concessi. Con l approvazione del Presidente della LCIF, ai membri del Coniglio Fiduciario potrà essere richiesto di effettuare dette visite di controllo in loco. Quando necessario, potranno essere condotti progetti su scala maggiore e una valutazione dei programmi dalla Fondazione utilizzando personale, consulenti e membri del Consiglio Fiduciario, come richiesto. Il preventivo di spesa stanziato per questo processo di visite e controllo potrà consistere in un massimo del due (2%) percento del totale dei sussidi elargiti nel precedente anno fiscale. 3. Normativa per la spesa finanziaria dei contributi umanitari Definizione Una direttiva scritta che autorizzi il finanziamento dei programmi di contributi umanitari nel corso dell'anno fiscale. Pagina 4

5 Scopo Massimizzare le donazioni al fine di poter far fronte ai bisogni finanziari dei programmi di contributi e alle spese della fondazione, all'interno o al di sotto degli standard dell'industria, pur tuttavia mantenendo la lunga durata della dotazione, per garantire la risposta ai bisogni futuri della fondazione. Procedura I fondi massimi annuali per i contributi umanitari saranno di: 50% dell ammontare del fondo designato al 30 giugno dell anno precedente delle donazioni designate dell'anno fiscale più recente nelle categorie di soccorsi in caso di disastri, bisogni umanitari, programmi a favore della vista e programmi per i giovani Più 80% del valore della media ponderata delle donazioni non designate degli ultimi tre anni. La normativa di spesa sarà esaminata con scadenza minima triennale dal Comitato Esecutivo della LCIF con l approvazione finale del dal Consiglio Fiduciario della LCIF. L esame può includere modifiche alla normativa di spesa, compreso l ammontare dei fondi disponibili, per rispondere ai cambiamenti delle condizioni economiche e di mercato e alle necessità dei programmi. Le spese amministrative e di sviluppo saranno esaminate periodicamente per garantire che i proventi attesi siano sufficienti alla copertura delle spese annuali previste. Lo staff della LCIF conserverà i dossier delle approvazioni dei contributi e l ammontare disponibile che saranno riferiti durante ogni riunione del Comitato Esecutivo della LCIF e, su richiesta in altri momenti. 4. Contributi per richieste per assistenza in caso di disastri In conformità al Capitolo XV, Paragrafo A.2.f. del Manuale della Normativa del Consiglio d'amministrazione Internazionale, il Consiglio d Amministrazione Internazionale concede autorità al Presidente Internazionale nel sollecitare la donazione di fondi, o di soccorsi finanziari di qualsiasi valore materiale o commerciale, presso qualsiasi Lions Club e/o presso distretti Lions, ma solo quando tale richiesta riguardi esborsi di fondi collegati a concessioni di contributi già autorizzare da parte del Presidente della LCIF a favore di soccorsi in caso di disastri. C. PROGRAMMA LIONS QUEST 1. Informazioni generali Lions Quest è un iniziativa della LCIF condotta nelle scuole per fornire competenze ai giovani dall'asilo fino alle scuole superiori. Tra queste: imparare ad accettare delle Pagina 5

6 responsabilità, comunicare con successo, definire degli obiettivi, la capacità di prendere delle decisioni positive e di resistere alle pressioni all'uso di droghe e alcolici. Le scuole che adottano Lions Quest dovranno inserire tale programma nell'orario scolastico come corso aggiuntivo. Gli insegnanti di Lions Quest dovranno partecipare a dei corsi di formazione e d orientamento sui contenuti del programma e sui relativi metodi d applicazione. 2. Amministrazione La LCIF, attraverso il Dipartimento Lions Quest, sarà responsabile della gestione e dell amministrazione dei programmi Lions Quest. La LCIF potrà inoltre contrattare con una terza parte al fine di poter rispondere alle richieste di materiali o informazioni sul Programma Lions Quest da parte dei suoi utenti. Potranno essere contattati dei consulenti per le operazioni di marketing, d assistenza tecnica o per lo sviluppo del programma stesso, secondo quanto stabilito dall amministratore esecutivo della LCIF e dal Presidente della LCIF. 3. Entrate e spese di gestione del programma Per mezzo della diffusione del programma Lions Quest, la LCIF si troverà ad avere delle entrate. Tali entrate saranno utilizzate per le spese di gestione del programma stesso e altre spese amministrative relative al programma Lions Quest. Tali entrate e spese dovranno essere tenute separate dal resto delle spese amministrative della Fondazione. 4. Bilancio Il bilancio per il programma Lions Quest dovrà essere mantenuto separato bilancio generale della Fondazione LCIF. Il Preventivo del Lions Quest dovrà tuttavia seguire le regole generali di procedura d approvazione, previsione e controllo. D. FUNZIONAMENTO 1. Amministrazione Le operazioni amministrative della Fondazione sono soggette all'osservanza degli Articoli della Costituzione della LCIF, del Regolamento e del Manuale delle Normative. 2. Richiesta e sviluppo dei fondi a. In base al Capitolo XV, Paragrafo A.2.f. del Manuale della Normativa del Consiglio d'amministrazione, il Consiglio d'amministrazione Internazionale autorizza la Fondazione Lions Clubs International a richiedere, nell'ambito dei suoi scopi istituzionali, fondi od aiuti, o qualsiasi cosa di valore materiale o commerciale, presso qualsiasi e tutti i Pagina 6

7 Lions Clubs, socio o soci, e/o distretti Lions (distretti singoli, sottodistretti e /o distretti multipli). b. Sebbene le organizzazioni locali Lions siano incoraggiate a richiedere donazioni alle imprese e alle fondazioni che sono importanti fonti per le iniziative di servizio locale, è tuttavia necessario che queste contattino il dipartimento LCIF Development prima di effettuare una richiesta di donazione alla sede di una multinazionale o di una fondazione, al fine di garantire il coordinamento delle iniziative e evitare di perdere donazioni più cospicue a favore della LCIF. c. Il personale responsabile dello sviluppo della LCIF, in collaborazione con gli amministratori della LCIF, potranno richiedere contributi a corporazioni, fondazioni, enti governativi ed al pubblico. La Fondazione, i suoi amministratori e il personale eserciteranno la propria autorità riguardo le normative, lo statuto e regolamento e le procedure della Fondazione inerenti la protezione del suo nome ed emblema. 3. Principali campagne di raccolta fondi a. Con l approvazione del Consiglio Fiduciario, la Fondazione del Lions Clubs International sarà autorizzata a lanciare delle principali campagne di raccolta fondi, sollecitando donazioni e regali da parte dei Lions o da altre organizzazioni ed assegnare il ricavato a favore delle iniziative maggiori della LCIF come definito al paragrafo b sottostante. Le donazioni ed i regali derivanti da detta campagna, compresi gli utili ricavati dagli investimenti di detti utili, dovranno essere utilizzati esclusivamente a favore dei programmi e per gli scopi per i quali essi sono stati sollecitati. b. Si definisce campagna principale ogni campagna di raccolta fondi che si prefigga come obiettivo la raccolta di US$ in fondi designati. La Fondazione potrà condurre questo tipo di campagna solamente in relazione ai programmi ed alle iniziative che: (1) siano legati agli obiettivi e ai servizi principali della LCIF come stabilito nell articolo I del Regolamento della LCIF, oppure (2) a supporto delle maggiori iniziative internazionali di Lions Clubs International. c. Per autorizzare questo tipo di campagna di raccolta fondi, è necessaria l approvazione del Consiglio Fiduciario della LCIF. Il Comitato Esecutivo della LCIF o i sotto comitati debitamente incaricati, saranno i responsabili primari nella pianificazione delle principali campagne di raccolta fondi. Prima di dare l avvio alla pianificazione di dette campagne, il Comitato Esecutivo della LCIF dovrà consultarsi con il Comitato di Pianificazione a Lungo Termine della LCI per verificare che la campagna che si voglia intraprendere non sia in conflitto con le iniziative predisposte contemporaneamente dal Comitato di Pianificazione a Lungo Termine Pagina 7

8 della LCI. In considerazione del fatto che i soci Lions hanno delle responsabilità nei confronti della LCI, e considerando che una campagna di raccolta fondi potrà creare del lavoro operativo e gestionale supplementare per il personale della sede centrale, la scelta delle date nelle quali attuare la campagne, la quale, dovrà essere fatta in maniera ponderata, con l intento di valutare gli impegni finanziari ed operativi della LCI e pertanto non dovrà causare né degli impedimenti né un effetto negativo sulla campagna stessa. d. Il Consiglio Fiduciario della LCIF, -dovrà autorizzare le varie fasi della pianificazione di qualsiasi campagna di raccolta fondi la quale dovrà in ogni caso includere le seguenti attività nell ordine stabilito qui di seguito: 1) un analisi che stabilisca l effettiva fattibilità della Campagna; analisi che dovrà essere effettuata da parte dal personale o da consulenti esperti esterni, al fine di determinare le possibili reazioni dei soci Lions nei confronti della campagna, dell obiettivo finanziario prefissato ed altri fattori esterni, quali per esempio l andamento dei mercati finanziari a livello globale che potranno influenzare detta campagna; 2) l elaborazione di un piano di sviluppo dettagliato in merito alla suddetta campagna (un documento nel quale vengano presi in considerazione sia lo scopo della campagna che la stima dei potenziali risultati raggiungibili); e 3) un piano ed un preventivo di bilancio che prendano in considerazione tutte le variabili maggiori che si possano presentare nell ambito di una campagna di successo, includendo, ma senza l esclusione di altri fattori: il personale necessario per l espletamento di tutte le fasi delle operazioni della campagna, i tempi e le date di scadenza per il completamento di ogni fase della Campagna, la metodologia che si desideri utilizzare per la raccolta dei fondi ed il tipo di riconoscimento che si voglia attribuire, ed infine la descrizione della composizione di qualsiasi eventuale comitato di leader che sarà istituito per gestire detta campagna. Il Comitato Esecutivo della LCIF sarà l organo di controllo, previa autorizzazione del Comitato Esecutivo della LCIF, incaricato di verificare la suddetta documentazione e tutte le fasi della programmazione della campagna. e. Poiché la Fondazione dovrà continuare a finanziare le altre normali attività a favore dei contributi nel corso della campagna, dovranno essere prese le opportune misure al fine di garantire che vi siano sufficienti fondi di riserva finanziari destinati ai normali programmi di contributi della LCIF nel periodo di svolgimento della campagna, periodo nel quale le donazioni potrebbero avere una flessione negativa. f. Vista la complessità delle principali campagne di raccolta fondi, l utilizzo di consulenti esterni specializzati in questo settore dovrà essere incoraggiata, soprattutto nelle fasi di valutazione e studio della fattibilità e dello sviluppo dei programmi. Pagina 8

9 4. Normativa sull'accettazione delle donazioni materiali Il Dipartimento Sviluppo della LCIF, sotto la guida del Consiglio Fiduciario della LCIF, dovrà mantenere e studiare periodicamente un regolamento completo relativo alle norme per l accettazione di donazioni materiali come: lasciti testamentari, successioni, proprietà immobiliari, investimenti, azioni, conti fiduciari, così come da doni in natura. 5. DIRETTIVE PER COLLABORAZIONI E ACCORDI TRA LA LCIF E ORGANIZZAZIONI A SCOPO DI LUCRO (FOR-PROFIT ) a. Rapporti di collaborazione saranno intrapresi solo con organizzazioni internazionali o locali le cui attività sono simili alla missione di Lions Clubs International. b. L affiliazione individuerà specifici e comuni obiettivi da raggiungere in un periodo non superiore a tre anni, sempre che tale periodo non sia esteso per decisione del Comitato Esecutivo della LCIF. La collaborazione si concluderà con la fine dell anno fiscale di LCIF. c. Le proposte di collaborazione, compresi il rapporto dettagliato riguardante gli obiettivi ed i benefici potenziali derivanti dall accordo, dovranno essere sottoposte al Comitato Esecutivo della LCIF. Tali proposte, accompagnate dalla documentazione d appoggio, dovranno essere inviate unitamente ad altro materiale relativo, ai membri del Comitato Esecutivo della LCIF tre settimane prima della riunione più prossima. d. Il Comitato Esecutivo della LCIF esaminerà tali collaborazioni almeno una volta l anno in occasione della riunione di ottobre/novembre. e. Come parte della proposta, è necessario preparare e sottoporre un bilancio con i costi previsti, la necessità di personale amministrativo e qualunque altra necessità di fondi. In caso di approvazione del rapporto di collaborazione, un rapporto sulla situazione del bilancio sarà sottoposto annualmente nel corso della riunione di ottobre/novembre. f. I proposti rapporti di collaborazione dovranno includere un programma per sensibilizzare l opinione pubblica sul rapporto intrapreso e sui suoi obiettivi. g. Le organizzazioni con cui si è instaurata una collaborazione non potranno richiedere fondi, contattare o comunicare in altro modo con i Lions club, i distretti o multidistretti senza l espresso permesso scritto della LCIF. Pagina 9

10 h. Qualsiasi collaborazione o alleanza dovrà promuovere l immagine globale della LCIF e offrire il dovuto riconoscimento alla LCIF (per es., tramite l utilizzo prevalente dell emblema LCIF). i. La richiesta di fondi originalmente stanziati dalla LCI potrà essere vagliata quando ritenuto opportuno. E. Normativa Generale sui rimborsi 1. Regole generali per il rimborso Le regole e la normativa di seguito riportate sono relative ai conti spese presentati, in riferimento ai viaggi ufficiali per la fondazione, come opportuno, effettuati da Lions scelti come membri dal Comitato Esecutivo LCIF, dal Comitato Direttivo di LCIF, dai coordinatori multidistrettuali e distrettuali LCIF, dai membri scelti del Comitato Consultivo SightFirst e della Commissione consultiva di Lions Quest, e da altri Lions rappresentanti la LCIF, su richiesta della stessa. Nessuna spesa, ad eccezione di quelle specificatamente indicate in queste regole per il rimborso, può essere addebitata alla fondazione a nome dell'individuo che viaggia per conto della stessa, né può essere fatturata o pagata dall'associazione. Coloro che viaggiano dovranno utilizzare i fondi della fondazione in modo ragionevole e pianificare al fine da evitare il superamento dei limiti previsti dal budget. Sarà responsabilità dei viaggiatori fornire una relazione sulle spese di viaggio effettuate, nel rispetto del regolamento stabilito nella presente normativa. a. Le richieste di rimborso spese dovranno essere presentate al dipartimento di competenza della Fondazione entro 90 giorni dal ritorno della persona dall espletamento dell incarico. Nel caso in cui i rimborsi spese siano presentati oltre 90 giorni dalla scadenza, questi potranno essere pagati con esclusiva approvazione di un officer amministrativo a seguito di presentazione di un documentazione che illustri le ragioni di un tale ritardo. Le richieste di rimborso presentate dopo 120 giorni o più, successivi alla scadenza non saranno considerate. 1. Per ottenere il rimborso delle spese di viaggio relative alla fondazione, il viaggiatore dovrà presentare un modulo di richiesta ufficiale dell associazione, debitamente firmato. 2. Le ricevute in originale sono obbligatorie per le spese di US$25 o superiori se non altrimenti stabilito dalle leggi locali. 3. L'itinerario di viaggio, la prova dell avvenuto pagamento e altra documentazione della compagnia di trasporto devono essere presentati ai fini del rimborso. 2. Lions che ricevono un incarico dal Comitato Esecutivo di LCIF Pagina 10

11 Il rimborso per le spese di viaggio, alloggio e altre spese riferite ai membri del Comitato Esecutivo di LCIF, che non siano membri delle commissioni del Consiglio d Amministrazione di Lions Clubs International, e ai loro accompagnatori adulti, che partecipano a una riunione del Comitato Esecutivo di LCIF, saranno contabilizzate e il loro rimborso sarà effettuato nel rispetto del regolamento di seguito riportato: a. Trasporti: (1) Trasporto Aereo: I Lions che ricoprono un incarico come membri del Comitato Esecutivo di LCIF, insieme ai loro accompagnatori, sono autorizzati a viaggiare in classe coach economy. I voli in classe business sono autorizzati unicamente nel caso in cui il numero totale delle ore di volo per i voli di andata e ritorno, escluse le ore di attesa in transito, superi le dieci ore. Qualora la classe business non sia disponibile, il rimborso sarà effettuato per la tariffa aerea di classe coach economy. I past presidenti internazionali e i loro accompagnatori adulti saranno autorizzati a viaggiare in classe business. Un rimborso per viaggiare nella classe superiore è possibile per i viaggi la cui durata complessiva (andata e ritorno) supera le dieci ore, esclusi i tempi di attesa per le coincidenze. L'indennità consisterà nella differenza tra il reale costo del biglietto e la più bassa tariffa di classe business disponibile e sarà soggetta alle imposte applicabili. Gli officer esecutivi sono autorizzati a volare in prima classe, data la necessità dei loro frequenti viaggi. Tutte le operazioni relative ai voli dovranno essere eseguite tramite l'agenzia di riferimento dell'associazione. Nel caso in cui l'associazione non abbia un'agenzia di viaggi locale di riferimento, il viaggiatore dovrà ottenere l'approvazione dal Dipartimento Travel prima dell'emissione del biglietto per tutte le tariffe di importo superiore a US$ I voli con tariffe di importo inferiore a US$1.000 dovranno essere prenotati alla tariffa standard più bassa o scontata, con l'itinerario più diretto, nella classe di volo e nel periodo di viaggio autorizzati. (2) Viaggi in Auto: Il rimborso chilometrico standard è di US$0.31 al chilomentro US$0.25 al chilometro ed è stabilito tenendo in considerazione tutte le spese legate all'automobile, quali carburante, guasti, pezzi di ricambio, gomme, deprezzamento, assicurazione, ecc. [I cambiamenti evidenziati entreranno in vigore il 1 luglio ] Un viaggiatore può utilizzare l automobile se è un mezzo di trasporto comodo ed è il meno caro a disposizione. Le spese di alloggio, pasti, parcheggio, chilometraggio, pedaggi, taxi, traghetti ed altre spese di viaggio potranno essere rimborsate purché tali costi non superino il prezzo di un biglietto aereo andata e ritorno nella classe di servizio autorizzata. Dovrà essere richiesta ed ottenuta l approvazione anticipata ai fini del rimborso spese. Pagina 11

12 (3) Noleggio di una vettura: Un veicolo potrà essere noleggiato, se il noleggio risulterà più conveniente per la fondazione rispetto a altre forme di trasporto, come il servizio taxi. Le prenotazioni del noleggio dovranno essere fatte, quando possibile, in anticipo e l'automobile richiesta dovrà essere un'utilitaria o un modello economico. Il viaggiatore sarà responsabile della richiesta della tariffa più vantaggiosa, considerate le caratteristiche del viaggio. Per il noleggio di un autovettura negli Stati Uniti, il viaggiatore dovrà ottenere una copertura assicurativa da eventuali danni per incidenti. Tale costo complessivo non dovrà essere superiore a quello per un biglietto aereo di andata e ritorno per la classe di viaggio autorizzata. (4) Altre modalità di viaggio: I trasporti ferroviari e le autolinee possono essere utilizzati quando questi risultino il mezzo di trasporto più conveniente. Dovrà essere richiesta e ottenuta l approvazione anticipata ai fini del rimborso spese. Le spese per i taxi saranno rimborsate in base al costo reale, mance incluse. b. Albergo: Gli incaricati del Consiglio (Board Appointees) e i loro accompagnatori adulti possono ricevere un rimborso per una camera doppia. Potrà essere ottenuto un rimborso ragionevole per spese per il servizio lavanderia, lavaggio a secco e stiratura, mance per il personale di servizio e uso di internet. c. Pasti: Il rimborso sarà effettuato sulla base delle spese effettive sostenute dell incaricato e dal suo accompagnatore, e non includerà le bevande alcoliche Il costo di ogni pasto dovrà essere indicato sul modulo apposito fornito dall'associazione. È necessario presentare ricevute dettagliate per tutte le spese per i pasti. d. Spese personali: Nel caso di spese personali sostenute da un Lion (e dal suo accompagnatore) che ricopre un incarico all interno del Comitato Esecutivo di LCIF, tali spese saranno di pertinenza dello stesso Lion. Tale somma sarà detratta dal rimborso per le spese sostenute. Nel caso in cui il viaggiatore non presenti alcun rimborso in atto, sarà emessa una fattura di pagamento per le spese personali. e. Regole e condizioni generali per i rimborsi spese: (2) (1) Spese nel corso di un mandato: i membri del Comitato Esecutivo della LCIF riceveranno il completo rimborso per le spese di viaggio per e dal luogo di svolgimento della Convention internazionale, insieme al rimborso per le loro spese secondo quanto stabilito dalla Normativa Generale sui rimborsi, fino alla conclusione del loro mandato. Data della riunioni: Le spese di viaggio, alloggio e vitto per i Lions facenti parte del Comitato Esecutivo della LCIF saranno coperte a far data dal giorno precedente all inizio della riunione, e fino al giorno successivo a quello del termine della riunione stessa, per il diritto di rimanere per la consegna del rapporto del Presidente di LCIF al Consiglio d Amministrazione. Inoltre, le spese dei membri per la Pagina 12

13 partecipazione alla riunione del Comitato Esecutivo che si tiene contestualmente alla Convention Internazionale saranno rimborsate per il giorno precedente alla riunione di detto Comitato e fino al giorno successivo a quello in cui ha termine la riunione associativa annuale. (3) Biglietti utilizzati e ricevute d'albergo: Le richieste di rimborso per i mezzi di trasporto (ad esclusione di quelli per le automobili) e per l albergo non saranno rimborsate, se non accompagnate dal biglietto utilizzato e da una prova di pagamento (assegno incassato o ricevuta della carta di credito) e dalle ricevute dell albergo. (4) Valuta del rimborso: I pagamenti saranno effettuati nella valuta di domicilio del suo membro del Comitato Esecutivo della LCIF, salvo quando ritenuto opportuno fare diversamente nel miglior interesse della associazione. (5) Assicurazione: I membri del Comitato Esecutivo di LCIF, che non svolgono contemporaneamente un incarico all interno di un comitato del Consiglio d Amministrazione, dovranno essere assicurati per la somma di USD per morte accidentale e invalidità. (6) Paesi dove è il trasferimento dei fondi dell'associazione è vincolato: Salvo quando diversamente stabilito, se il trasferimento di fondi dell'associazione nel paese dove il Lion risiede è vincolato da oltre un anno, le spese di tale membro del Comitato Esecutivo LCIF saranno rimborsate unicamente utilizzando i fondi vincolato dell'associazione in quella nazione. 3. Comitato Direttivo LCIF, Coordinatori LCIF multidistrettuali e distrettuali, membri del Comitato Consultivo SightFirst, Comitato Consultivo Lions Quest e altri leader Lion che viaggiano su richiesta della LCIF: La Normativa Generale sui rimborsivigente per i Lions membri del Comitato Esecutivo LCIF (Capitolo XVI, Paragrafo E del Manuale delle Norme di Procedura del Consiglio d'amministrazione) saranno valide per i membri del Comitato Direttivo di LCIF, per i coordinatori LCIF multidistrettuali e distrettuali, per i membri del Comitato Consultivo SightFirst e del Comitato Consultivo Lions Quest e per altri leader Lion che viaggiano su richiesta di LCIF, con le seguenti eccezioni: a. Spese di viaggio per accompagnatore: Le spese per i trasporti dell accompagnatore adulto dei membri del Comitato Direttivo LCIF, dei coordinatori distrettuali e multidistrettuali di LCIF, dei membri del Comitato Consultivo SightFirst e del Comitato Consultivo Lions Quest e di altri leader Lion che viaggiano su richiesta della LCIF, non sono rimborsabili. b. Assicurazione: Non è prevista alcuna copertura assicurativa, come indicato in 2.e.(5), per il Comitato Direttivo LCIF, i coordinatori distrettuali e multidistrettuali LCIF, i membri del Comitato Consultivo Pagina 13

14 SightFirst e del Comitato Consultivo Lions Quest e per gli altri leader Lion che viaggiano su richiesta di LCIF. 4. Autorizzazione ai viaggi: Il Presidente di LCIF potrà autorizzare i viaggi a nome di LCIF, cosí come i suoi stessi viaggi, qualora tali viaggi rispettino la Normativa Generale sui rimborsi e le spese relative siano coperte all interno del budget di LCIF. Il presidente di LCIF coordinerà tali viaggi in modo da non creare alcun conflitto con i viaggi del Presidente di Lions Clubs International. F. FONDI DI DOTAZIONE 1. Il Consiglio Fiduciario della Fondazione Lions Clubs International autorizza l'accettazione di donazioni vincolate per la costituzione di fondi di dotazione. Tali fondi possono essere finalizzati solo alle attività generalmente svolte dalla Fondazione Lions Clubs International o finanziate dalla Fondazione Lions Clubs International. Tali attività includono quelle elencate nel Capitolo I del Manuale delle Norme di Procedura del Consiglio d'amministrazione Internazionale, alla voce Attività dell'associazione. 2. Il capitale del fondo di dotazione sarà conservato a tempo illimitato o fino al momento o nei casi specificati o stabiliti per iscritto dal donatore e dalla fondazione al momento della donazione. 3. I redditi prodotti da tali donazioni saranno usati per tutti i fini non vincolati della Fondazione, salvo quando diversamente specificato al momento della donazione, e che rientrino nella sfera delle normali e generalmente accettate attività della fondazione. 4. Le restrizioni e le procedure per l'accettazione di donazioni non monetarie da usare per il finanziamento della fondazione, saranno uguali a quelle per le donazioni non monetarie e non vincolate fatte alla fondazione. 5. Al fine degli investimenti, i fondi di dotazione possono essere abbinati ad altri fondi vincolati ma non ai fondi destinati agli scopi generali della fondazione, regolati dalle norme e procedure standard della Fondazione per investimenti. 6. Qualora al momento della donazione il donatore lo richieda, una donazione di US$ o superiore può essere vincolata ad un "conto specificatamente intestato. a. Un donatore che desidera effettuare una donazione con i proventi vincolati ad uno specifico programma o scopo è incoraggiato ad includere una clausola che permetta al Consiglio della Fondazione di riassegnare tale reddito in caso il programma originale cessi di esistere. Pagina 14

15 b. Le donazioni per il fondo di dotazione, il cui reddito deve essere vincolato per i programmi in corso della fondazione e che non hanno una clausola per una ri-assegnazione, possono essere accettate dall'amministratore esecutivo di LCI, dall'amministratore esecutivo della LCIF e dal capo del dipartimento sviluppo se, a loro parere collettivo, l ammontare della donazione e la prevista durata del programma, giustificano tale operazione. a. Le entrate provenienti da "conti intestati stanziati per un determinato programma della fondazione e/o dell'associazione, per decisione del Consiglio possono essere usate per altri programmi, nel caso in cui il programma, al quale le donazioni erano state originariamente vincolate, non è più offerto dalla fondazione o dall'associazione al pubblico o ai suoi soci; b. Tutti i "conti intestati, il cui reddito vincolato è destinato ad un determinato scopo diverso da quello generalmente stabilito per i fondi di dotazione approvati dal Consiglio, hanno una vita di dieci anni dopo l'ultima donazione effettuata per quel particolare fondo. Dopo detto periodo, il capitale può essere trasferito al fondo non vincolato della fondazione e il reddito prodotto dal fondo sarà usato per gli scopi generali umanitari che potranno comprendere o meno il programma originale al quale la donazione era stata vincolata. 7. Tutti i "conti intestati" saranno permanentemente elencati nella relazione annuale della fondazione, sempre che i conti siano estinti o si sia verificata una particolare situazione stabilita dal donatore al momento della donazione. 8. Una donazione di US$ o superiore, può essere effettuata su un "conto intestato già esistente, se così viene vincolata dal donatore al momento della donazione. 9. Una donazione effettuata da più persone, che non siano club, distretti e multidistretti o che non sia stata raccolta con contributi del pubblico, e del valore di almeno US$ , può essere vincolata ad un "conto intestato. Due o più donatori possono congiuntamente vincolare la donazione ad un "conto intestato anche se le loro donazioni individuali sono inferiori a US$ Qualunque donazione inferiore a US$ o di qualsiasi altro importo, che il donatore non desidera vincolare ad un "conto intestato, sarà depositata nell'apposito fondo di dotazione generale per finanziamenti corrispondente all'attività scelta dal donatore. Pagina 15

16 11. Coloro che effettuano donazioni per il programma del fondo di dotazione della fondazione sono incoraggiati a vincolare il reddito prodotto dalle loro donazioni alle attività vincolate approvate dal Consiglio. 12. Un donatore che desidera effettuare una donazione con i proventi vincolati ad uno specifico programma o scopo è incoraggiato ad includere una clausola che permetta al Consiglio della Fondazione di ri-assegnare tale reddito in caso il programma originale cessi di esistere. 13. Le donazioni per il fondo di dotazione, il cui reddito deve essere vincolato per i programmi in corso della fondazione e che non hanno una clausola per una riassegnazione, possono essere accettate dall amministratore esecutivo di LCI, dall amministratore esecutivo della LCIF e dal capo del dipartimento sviluppo se, a loro parere collettivo, l ammontare della donazione e la prevista durata del programma, giustificano tale operazione Le donazioni destinate al fondo dotazione, il cui reddito è vincolato ad uno specifico scopo diverso dalle attività in corso della fondazione e/o dell'associazione, possono essere accettate solo con l'approvazione ed un apposita delibera del Consiglio Fiduciario La principale, anche se non unica, fonte di provenienza dei fondi di dotazione dovrebbe derivare da redditi di immobili, come donazioni pianificate con una consulenza professionale, donazioni non monetarie, o da testamenti, lasciti, polizze assicurative o altri beni Scopo di questi fondi è di rafforzare le riserve finanziarie della fondazione, assicurando così la continuità dei servizi offerti dalla fondazione. E fortemente sconsigliata la designazione dei correnti sistemi di supporto operativo alla Fondazione come donazioni al fondo di dotazione In base alle suddette condizioni, le donazioni al fondo di dotazione possono essere accettate a nome della fondazione da due dei seguenti: amministratore esecutivo, amministratore esecutivo della LCIF o capo del Dipartimento Sviluppo; o amministratore esecutivo LCI, amministratore esecutivo della LCIF o capo del Dipartimento Sviluppo della Fondazione Lions Clubs International congiuntamente con i membri del Consiglio Fiduciario. G. NORMATIVA ANTI-DISCRIMINAZIONE 1. Normativa contro la discriminazione Impiego La Fondazione Lions Clubs International è un datore di lavoro che offre uguali opportunità a tutti. La discriminazione sulla base di razza, religione, colore, età, sesso, Pagina 16

17 provenienza, invalidità, handicap, stato di famiglia, discendenza, condizione di veterani di guerra, o altra condizione protetta è proibita e non sarà tollerata. 2. Normativa contro la discriminazione Programma La Fondazione Lions Clubs International proclama un preciso criterio contro la discriminazione in tutti i programmi al di sopra di ogni distinzione di razza, religione, credo, colore, sesso, età, nazionalità o disabilità. Il Consiglio Fiduciario ha adottato la suddetta normativa contro la discriminazione e incoraggia tutti i Lions club che partecipano ai progetti finanziati dalla Fondazione a promuovere il Codice dell Etica lionistica e gli Scopi di Lions Clubs International, riflettendo la causa comune dell'amicizia e del servizio in tutti i programmi e nelle attività in modo antidiscriminatorio. H. BANCHE 1. Conti Bancari SIA DELIBERATO CHE ognuna delle persone autorizzate di seguito indicate saranno dalla presente autorizzate e avranno il potere di nominare in ogni paese in cui i sono o saranno presenti i seguenti a nome della fondazione di Lions Clubs International: e. Aprire e chiudere un conto corrente, firmare accordi per i conti bancari e contratti relativi ai versamenti e altro f. Firmare e autorizzare assegni, cambiali, moduli di prelevamento, e qualsiasi altri ordine di pagamento, in carta, elettronico, o altro. c. Realizzare accordi per operazioni bancarie online a nome della Fondazione di Lions Clubs International. I nomi e le firme originali, manuali o facsimile, delle persone autorizzate sono le seguenti: Maryellen Skerik, Tesoriere di LCI Mark Koerlin, Manager, Department Contabilità di LCI Janet Bianchetta, Manager, Rapporti finanziari e conformità di LCI Christine Hastings, Analista finanziario della LCIF I. INVESTIMENTI 1. Rendite delle donazioni di beneficenza SIA STABILITO che la La Northern Trust Company sia la depositaria delle rendite provenienti dalle donazioni di beneficenza (CGAs). Pagina 17

18 SIA INOLTRE STABILITO che Ll amministratore esecutivo di LCI, l amministratore esecutivo della LCIF il Tesoriere di LCI o l'analista finanziario di LCIF siano autorizzati a intraprendere le azioni, di volta in volta, nel rispetto dell'accordo a nome della fondazione, come potrebbe rivelarsi necessario, per portare a compimento le intenzioni e gli obiettivi dell'accordo. SIA INOLTRE STABILITO che due Due dei suddetti officer della Fondazione potranno delegare di volta in volta, tramite delega scritta, una parte o l'intera autorità indicata nel paragrafo precedente a altri officer o impiegati della Fondazione, a loro unica e assoluta discrezione. SIA INOLTRE STABILITO che la La Northern Trust Company potrà al contrario della stessa Fondazione ritenere che gli individui riconosciuti per ricoprire una determinata carica continuino a rivestire tale carica fino a quando comunicazione scritta non sia ricevuta dal Segretario della Fondazione. SIA INOLTRE STABILITO che Qquesta delibera sia in pieno vigore e vincolante per la Fondazione fino a quando non sarà abrogata, o fino al ricevimento da parte della Northern Trust Company presso il suo ufficio di Chicago della comunicazione scritta di tale abrogazione. 2. Le decisioni relative agli investimenti della Fondazione dovranno essere basate sulla Dichiarazione della Normativa sugli Investimenti adottata dal Consiglio d Amministrazione per il Fondo GeneraleUmanitario, i fondi per la Campagna SightFirst e per i fondi per le donazioni pianificate. La Dichiarazioni della Normativa degli Investimenti, dovrà essere stabilita in base ai formati convenzionali utilizzati dal settore dell Industria e dovrà sempre, ed in ogni caso, essere in linea con il Regolamento della Fondazione (Articolo XI). La Dichiarazione della Politica degli Investimenti dovrà essere sempre conservata nell ufficio dell amministratore esecutivo della LCIFe dovrà essere rivista annualmente e aggiornata al bisogno da parte del Comitato Esecutivo. Le decisioni sugli investimenti, all infuori di quelle enunciate nella dichiarazione della politica degli investimenti, dovranno essere prese come segue: a. Il Consiglio Fiduciario dovrà autorizzare qualsiasi modifica alla Dichiarazione della Politica degli Investimenti, compresa la ripartizione dell'attivo. b. Il Consiglio Fiduciario dovrà autorizzare qualsiasi modifica riguardante i consulenti finanziari d investimento. c. Il trasferimento di fondi ai/dai conti economici di liquidità per la gestione operativa ai/dai conti d investimento, dovrà essere eseguita, quando ritenuto necessario, con l approvazione dall amministratore esecutivo di LCI, dell amministratore esecutivo della LCIF, o dal Tesoriere di LCI. Pagina 18

19 J. PROCEDURE DI CONTABILITÀ 1. Sistema di Contabilità Il sistema di registrazione contabile/finanziaria della Fondazione di Lions Clubs International, dovrà seguire le norme US Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), nonché le norme locali e federali in materia. La preparazione di rendiconti finanziari preparati in conformità alle regole stabilite dal GAAP, richiede una gestione finanziaria, un analisi di gestione ed ottimizzazione dei costi e delle spese di funzionamento; un controllo della gestione con contabilità analitica; dei bilanci di previsione periodici, economici, finanziari e degli investimenti preventivi e consuntivi per la verifica dell'andamento dell organizzazione in quel determinato periodo. I risultati di quest analisi, potrebbero variare da quelli contenuti nel preventivo di bilancio. Tutti gli importi sono espressi in dollari statunitensi. K. AGENTI FISCALI: Paese Nome Effettivo India Neville Mehta 29/06/06 Pagina 19