Servizi Digitalizzazione PA Fonte: Direttive Cnipa ( Centro Nazionale per l'informatica nella PA )

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1 Servizi Digitalizzazione PA Fonte: Direttive Cnipa ( Centro Nazionale per l'informatica nella PA ) 1 E-Government Conservazione dei documenti in formato elettronico Continuità operativa Integrazioni anagrafi La normativa di riferimento Posta Elettronica Certificata (PEC) DPR 11 febbraio 2005 che disciplina l utilizzo della PEC Protocollo informatico Sistemi Informativi Territoriali Voice Over IP...8 Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 1 di 8

2 1 E-Government Il termine inglese e-government deriva da "government", che può significare sia "governo" che "amministrazione", mentre il prefisso "e" sta per "electronic" e viene utilizzato per designare determinate attività, quando si svolgono tramite Internet. La traduzione più fedele di e- government sarebbe pertanto amministrazione elettronica, anziché governo elettronico. E-government può essere applicato in ambito legislativo, giudiziario o amministrativo per migliorare l efficienza interna, l erogazione di servizi pubblici o procedimenti di amministrazione democratica. I modelli di erogazione sono dall Amminstrazione al Cittadino o dall Amministrazione al Consumatore (G2C), da Amministrazione a Imprese (G2B) e da Amministrazione ad Amministrazione (G2G). I maggiori benefici dell e-government includono il miglioramento dell efficienza, economicità, e migliore accessibilità ai servizi pubblici. Anche se l E-Government è spesso pensato come "amministrazione on-line" o "amministrazione basata su Internet", molte tecnologie di amministrazione elettronica non basate su Internet possono essere inserite in questo contesto: telefono, fax, palmare, SMS, MMS e 3G, GPRS, WiFi, Wimax e Bluetooth. 2 Conservazione dei documenti in formato elettronico Il processo di archiviazione e conservazione dei flussi documentali in forma digitale è fattore fondamentale per garantire nel tempo l integrità, la provenienza, la reperibilità dei documenti. L eliminazione della carta, oltre a favorire la velocità dei processi e una maggiore efficienza, determina grandi risparmi soprattutto in termini di spazi recuperati. Diversi sono stati quindi gli interventi normativi, fino ad arrivare al Codice dell Amministrazione Digitale, tesi a consentire il completo passaggio dalla carta al digitale fornendo riconoscimento giuridico alle nuove opportunità di archiviazione informatica dei documenti. Le amministrazioni dovranno indirizzare le proprie attività nella valutazione di convenienza e nella promozione di specifiche iniziative che evitino la creazione di nuovi archivi cartacei, operando nel contempo una riduzione drastica di quelli oggi già esistenti non più movimentati. Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 2 di 8

3 3 Continuità operativa Il tema della continuità operativa (l espressione continuità operativa può essere considerata come la trasposizione italiana delle espressioni disaster recovery e business continuity) riguarda l insieme dei metodi e degli strumenti finalizzati ad assicurare la continuità dei servizi istituzionali anche in presenza di eventi indesiderati che possono causare il fermo prolungato dei sistemi informatici. Si osserva che le soluzioni per garantire la continuità dei servizi non considerano soltanto le componenti tecnologiche utilizzate ma anche tutte le altre risorse (personale, impianti, ecc.). La continuità operativa considera i mezzi tecnici impiegati nei procedimenti amministrativi come strumenti per l erogazione dei servizi ed estende la sua sfera di interesse alle tematiche più generali di natura organizzativa. Per Disaster Recovery si intende l'insieme di misure tecnologiche e processi organizzativi atti a ripristinare sistemi, dati e infrastrutture necessarie all'erogazione di servizi di business a fronte di gravi emergenze. La continuità operativa è l insieme di attività volte a minimizzare gli effetti distruttivi, o comunque dannosi, di un evento che ha colpito un organizzazione o parte di essa, garantendo la continuità delle attività in generale. La sfera di interesse della continuità operativa va oltre il solo ambito informatico, interessando l intera funzionalità di un organizzazione, ed è pertanto assimilabile all espressione business continuity. La continuità operativa può quindi essere intesa come l insieme di attività volte a ripristinare lo stato del sistema informatico o parte di esso, compresi gli aspetti fisici e organizzativi e le persone necessarie per il suo funzionamento, con l'obiettivo di riportarlo alle condizioni antecedenti a un evento disastroso. Essa è essenzialmente il risultato di un processo organizzativo che si avvale, ovviamente, di tecnologie informatiche, che non sono diverse da quelle normalmente utilizzate. Tra i sistemi da adottare rivestono particolare importanza i mezzi hardware e software per le repliche remote dei dati e le reti di comunicazione (quando previste) tra i siti principale e di backup. 4 Integrazioni anagrafi Il modello nazionale del sistema di vigilanza informatizzato sulle anagrafi comunali I servizi demografici e di anagrafe costituiscono un tema centrale nell attuazione del piano di e- government, nel quadro della cooperazione fra pubbliche amministrazioni, ai diversi livelli di governo del Paese. Infatti il Comune costituisce il punto di interfaccia verso i cittadini e di registrazione di tutti gli eventi che ne modificano le informazioni anagrafiche e demografiche, informazioni che sono trattate nelle banche dati di molteplici amministrazioni, a livello centrale, regionale locale, nonché di soggetti gestori di servizi di pubblica utilità. Il sistema integrato dei servizi anagrafici e demografici, coprendo a regime l insieme dei cittadini (popolazione residente e italiani residenti all estero) attraverso il collegamento delle anagrafi di tutti i comuni italiani, assicura: la circolarità anagrafica tra le Amministrazioni al fine di conseguire obiettivi di semplificazione e razionalizzazione dell azione amministrativa e della funzione statistica, assicurando la coerenza e l'allineamento delle anagrafi comunali e degli archivi delle altre Amministrazioni pubbliche a livello nazionale per la componente anagrafica e di residenza; lo scambio di certificazioni anagrafiche tra i comuni e i soggetti interessati. Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 3 di 8

4 La realizzazione di un tale sistema di servizi richiede la collaborazione di una ampia molteplicità di soggetti, tra i quali si evidenzia il ruolo di indirizzo e sorveglianza sulla gestione dello scambio informativo da parte del Ministero dell Interno, in una logica di non intrusività nei sistemi informativi e nel pieno rispetto dei compiti di ciascuno. Il Ministero dell Interno, nel rispetto della legislazione vigente, di rango costituzionale, esercita la leadership nel segmento dei servizi in questione e ha l'onere di completare il quadro normativo per la realizzazione del sistema. 4.1 La normativa di riferimento L'Indice nazionale delle anagrafi (INA): viene istituito con la Legge 28 febbraio 2001 n. 26 (G.U. 1 marzo 2001, n. 50). A fissare le regole per la gestione della super-anagrafe è stato emanato il Decreto del 13 ottobre 2005, n. 240 (G.U. 23 novembre 2005, n. 273) a firma del Ministro dell'interno, di concerto con il titolare della funzione pubblica ed innovazione tecnologica. Assicurerà lo scambio delle informazioni anagrafiche in modo da associare con certezza ciascun cittadino al comune di residenza. Conterrà infatti i dati anagrafici standard (cognome, nome, luogo e data di nascita), ma anche il codice fiscale e il codice Istat del comune di ultima residenza. Saranno gli enti locali ad inviare le informazioni all'ina attraverso collegamenti telematici con il Centro nazionale dei servizi demografici. Fruitori del servizio saranno il Ministero dell'interno (per migliorare la vigilanza sulle anagrafi, individuare correttamente il comune di residenza ci ciascun cittadino e rilasciare la CIE), le prefetture, le questure e le altre strutture centrali e territoriali, l'istat, Agenzia delle entrate (per l'attribuzione dei codici fiscali), il Ministero degli esteri (per l'aggiornamento dell'aire), gli organismi che esercitano prelievo contributivo e fiscale, ogni altra amministrazione pubblica centrale e locale che ne faccia richiesta. Il Centro Nazionale per i Servizi Demografici (CNSD) è stato costituito presso il Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Direzione Centrale per i Servizi Demografici con Decreto del Ministro dell'interno del 23 aprile I principali settori indirizzati riguardano le Anagrafi della popolazione residente, l anagrafe degli italiani residenti all estero (AIRE) e lo Stato Civile. La Legge 43/2005 (G.U. 1 aprile 2005, n. 75) prevede l'obbligo per i Comuni che non vi abbiano ancora ottemperato, a provvedere, entro il 31 ottobre 2005, alla predisposizione dei necessari collegamenti all'ina presso il CNSD e alla redazione del piano di sicurezza per la gestione delle postazioni di emissione secondo le regole tecniche fornite dal Ministero dell'interno. Il tutto in considerazione del prossimo completamento della fase di sperimentazione del progetto CIE e della successiva diffusione del documento elettronico a tutto il territorio nazionale. La Legge 88 del 31 maggio 2005 (G.U. 31 maggio 2005, n. 125) identifica l'ina quale strumento della funzione di vigilanza anagrafica, il cui esercizio è demandato all'interno e impone ai Comuni di alimentarlo con tutti i dati anagrafici in possesso e di aggiornarlo costantemente al fine di rendere i dati in esso contenuti sempre aderenti alla realtà. In tale scenario il Cnipa - come naturale proseguimento della collaborazione instaurata a suo tempo dall'aipa per lo sviluppo del Sistema di Accesso e Interscambio Anagrafico (SAIA) e dell INA - mantiene uno stretto rapporto con il Ministero dell Interno, a supporto ed indirizzo delle scelte tecnologiche nonché di raccordo, anche organizzativo, con i molteplici soggetti coinvolti. In tale contesto il Ministro dell Interno, nella direttiva sull attività amministrativa per l anno 2004, ha individuato l obiettivo di realizzare un modello nazionale di informatizzazione del sistema di vigilanza delle anagrafi comunali e di rilevazione statistico-demografica. A tal fine è stato costituito presso la Direzione centrale per i servizi demografici del Ministero, un Comitato costituito da ISTAT, CNIPA, Prefetture, ANCI, ANUSCA (Associazione Nazionale Ufficiali di Stato Civile e di Anagrafe), DeA (Demografici Associati) e l Università di Tor Vergata, che ha delineato il nuovo sistema di vigilanza anagrafica attraverso tre componenti: Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 4 di 8

5 un modello di monitoraggio dei dati anagrafici e delle attività dell ufficiale demografico, con la registrazione e la valutazione sistematica dei carichi di lavoro. I parametri economici e organizzativi per la gestione dei servizi demografici sono correlati alla qualità dei servizi erogati; un verbale ispettivo anagrafico, rivisitato alla luce dei nuovi adempimenti, corredato da un vademecum con i riferimenti normativi ed alle circolari, come un utile strumento di lavoro per gli operatori. Il verbale è stato integrato rispetto alle attività informatizzate di gestione dell anagrafe, con l obiettivo di assicurare l integrità e la sicurezza dei dati, nonché la completezza e la correttezza dell azione amministrativa dell anagrafe comunale. Tale strumento è critico nel momento in cui nella maggior parte dei comuni la gestione dell anagrafe è effettuata attraverso il contestuale utilizzo di supporti cartacei e sistemi automatizzati; un modello di monitoraggio della sicurezza dei sistemi anagrafici informatizzati, articolato su due livelli d indagine. Il primo per acquisire informazioni sullo sul piano di sicurezza comunale, ed effettuare una analisi preliminare di adeguatezza dello stesso. Il secondo livello riguarda gli aspetti tecnico-operativi di gestione della sicurezza, al fine di analizzare come il piano viene attuato dal Comune. Nel nuovo sistema, gli Uffici territoriali di governo avranno un ruolo determinante e, attraverso la condivisione di dati e informazioni, potranno valorizzare il ruolo di collettore/moltiplicatore delle informazioni anagrafiche e statistiche e di relativa lettura ed interpretazione anche attraverso una più diretta conoscenza delle reali problematiche degli operatori dei servizi demografici comunali 5 Posta Elettronica Certificata (PEC) L' e la Posta Elettronica Certificata (PEC) L'elenco pubblico dei gestori di PEC DPR 11 febbraio 2005, n. 68 che disciplina l'utilizzo della PEC Le Regole tecniche (DM 2 novembre 2005) e le note integrative Le modalità di accreditamento nell'elenco pubblico dei gestori (Circolare Cnipa 49/2005) Raccomandazioni per la compilazione delle domande di iscrizione all elenco pubblico Vigilanza e controllo sui gestori (Circolare Cnipa 51/2006) Note integrative ai documenti di riferimento e quesiti più frequenti sulla PEC L' è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di comunicazioni. La posta elettronica o (acronimo di Electronic Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via Internet. Il principale vantaggio dell' è l'immediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici. "Certificare" l'invio e la ricezione - i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici - significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 5 di 8

6 5.1 DPR 11 febbraio 2005 che disciplina l utilizzo della PEC Il DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (G.U. 28 aprile 2005, n. 97) (PDF) (RTF) disciplina le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC) non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini. In sintesi le novità contenute nel provvedimento: nella catena di trasmissione potranno scambiarsi le certificate sia i privati, sia le PA. Saranno i gestori del servizio (art. 14), iscritti in apposito elenco tenuto dal Cnipa (che verificherà i requisiti soggettivi ed oggettivi inerenti ad esempio alla capacità ed esperienza tecnico-organizzativa, alla dimestichezza con procedure e metodi per la gestione della sicurezza, alla certificazione ISO9000 del processo), a fare da garanti dell'avvenuta consegna. per iscriversi nell'elenco dovranno possedere un capitale sociale minimo non inferiore a un milione di euro e presentare una polizza assicurativa contro i rischi derivanti dall'attività di gestore; messaggi verranno sottoscritti automaticamente da parte dei gestori con firme elettroniche. Tali firme sono apposte su tutte le tipologie di messaggi PEC ed in particolare sulle buste di trasporto e sulle ricevute per assicurare l integrità e l autenticità del messaggio; i tempi di conservazione: i gestori dovranno conservare traccia delle operazioni per 30 mesi; i virus: i gestori sono tenuti a verificare l'eventuale presenza di virus nelle ed informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione (art. 12); le imprese, nei rapporti intercorrenti, potranno dichiarare l'esplicita volontà di accettare l'invio di PEC mediante indicazione nell'atto di iscrizione delle imprese. 6 Protocollo informatico Protocollo informatico e gestione elettronica dei documenti: Il legislatore definisce protocollo informatico come l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti, ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla realizzazione di un sistema automatico per la gestione elettronica dei flussi documentali. Ogni sistema di protocollo informatico, che si intende adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche indicazioni, riportate nel Testo Unico (DPR 445/2000). L attuale quadro normativo in materia di gestione informatica della documentazione amministrativa pone il nostro paese all avanguardia per le possibilità di innovazione e di miglioramento dei servizi della Pubblica Amministrazione. Lo sviluppo degli strumenti quali la firma elettronica ed il protocollo informatico integrati ai servizi di interoperabilità, rende possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle amministrazioni e nei rapporti tra esse e i cittadini. In particolare, i sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali possono diventare lo strumento che abilita la completa attuazione della trasparenza amministrativa tra amministrazioni e cittadini e imprese, intesa come concreto diritto del cittadino e dell impresa di Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 6 di 8

7 conoscere lo stato delle attività amministrative che li riguardano e avere la garanzia che tali attività siano condotte nel rispetto di regole di priorità e massimo impegno. 7 Sistemi Informativi Territoriali I Sistemi Informativi Territoriali nascono con lo scopo di gestire, elaborare e diffondere informazioni georeferenziate - in modo diretto o indiretto - relative al territorio, ovvero informazioni associate ad un determinato luogo fisico, da cui non possono essere separate, secondo un determinato sistema di riferimento. Rispetto ai sistemi informativi gestionali di tipo tradizionale si caratterizzano per diversi aspetti tra cui, particolarmente rilevanti, gli elevati costi per la rilevazione/acquisizione dei dati, la necessità di condivisione sistematica di informazioni che riguardano una stessa porzione di territorio, la necessità di documentazione del processo di acquisizione del dato. Le problematiche inerenti il territorio, nella sua accezione più ampia, costituiscono quindi uno dei settori più complessi in cui è necessario rendere incisivo il ruolo della PA nel promuovere un efficace realizzazione dei servizi e un corretto sviluppo dell attività di programmazione, anche al fine di ottimizzare il rilevante patrimonio di dati territoriali costituito attraverso gli ingenti investimenti operati negli ultimi anni dalle amministrazioni pubbliche. In tale contesto, con l art. 59 del Codice dell Amministrazione Digitale, dedicato ai dati territoriali, è stato istituito il Comitato per le regole tecniche sui dati territoriali delle pubbliche amministrazioni, con specifici compiti in materia. Con lo stesso articolo è stato istituito, presso il CNIPA, il Repertorio nazionale dei dati territoriali quale punto di riferimento e di raccordo per agevolare la conoscenza dei dati di interesse generale disponibili presso le pubbliche amministrazioni. Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 7 di 8

8 8 Voice Over IP L acronimo sta per Voice over Internet Protocol e indica una tecnologia che consente di gestire anche le chiamate telefoniche in modalità Internet, con notevoli vantaggi in termini di competività e di avvio di nuovi servizi. Il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) e la Rete Internazionale (RIPA) sono stati progettati per supportare qualsiasi tipologia di segnale dati, voce e immagini garantendo prestazioni di qualità personalizzate per ottenere il più elevato livello di servizio ed allo stesso tempo per ottimizzare investimenti ed costi. Partendo da queste solide basi, il percorso di razionalizzazione ed ottimizzazione nella amministrazione dovrà rivolgersi ai servizi resi nelle postazioni di lavoro che oggi sono per la maggior parte attestate su LAN ( postazioni di lavoro nel 2003) e dotate di servizi telefonici forniti da centralini (più di un milione di telefoni fissi stimati). I due servizi, entrambi indispensabili, sono il risultato di progetti, realizzazioni e gestioni separate, e vengono spesso erogati da strutture organizzative distinte. D ora in poi si potrà ripercorrere lo stesso cammino di integrazione dati-fonia seguito nelle telecomunicazioni a lunga distanza valorizzandone gli investimenti. In ogni sede si potrà utilizzare un unico sistema di cablaggio ed un unico accesso alle reti, impiegando router e server al posto dei centralini e integrando i terminali per dati, voce e immagini nelle LAN esistenti.i vantaggi concreti che si possono ottenere dal VoIP si misurano in una riduzione delle spese di telefonia e di gestione/manutenzione degli impianti e allo stesso tempo nell introduzione di nuove modalità di lavoro più efficienti. Trattare la voce e le immagini come se fossero mail consente di ricreare con una semplice password la propria postazione di lavoro, con i profili personali, in qualunque ufficio dell amministrazione in Italia e all estero e nei punti di accesso alla rete autorizzati; permette di gestire la proprie caselle di posta elettronica integrate con le caselle di voice mail; conduce verso l impiego di telefoni dual mode Wi-Fi / GSM che azzerano i costi di telefonia, in mobilità, all interno delle sedi di lavoro abilita al lavoro multimediale a distanza basato su testi, fonia ed immagini. Inoltre, in analogia alle applicazioni dati, è più semplice individuare prestazioni centralizzate accessibili dall amministrazione: servizi di videocomunicazione fruibili da terminali dotati di webcam; servizi di messaggistica integrata; centri di back up per i servizi di fonia. Consulenza e servizi avanzati per le aziende e pubbliche amministrazioni - pag 8 di 8