Le attività del progetto dovranno essere avviate entro 3 mesi dalla stipula della convenzione pena la revoca del finanziamento

Transcript

1 PROCEDURE PER LA GESTIONE DEGLI INTERVENTI FINANZIATI TRAMITE AVVISO PUBBLICO - POR Toscana FSE Normativa di riferimento DGRT n. 1179/ e s.m.i. Dopo l approvazione del progetto l Amministrazione provinciale comunica con raccomandata al soggetto attuatore l assegnazione del finanziamento e provvede all'attribuzione dei codici identificativi del progetto e delle singole attività previste per consentire l'implementazione dei dati fisici e finanziari sul Sistema Informativo del Fondo Sociale Europeo della Regione Toscana. La realizzazione del progetto viene formalizzata tramite stipula di convenzione tra il soggetto attuatore e l Amm.ne provinciale. Prima della stipula della convenzione il soggetto attuatore trasmette agli uffici provinciali: - le dichiarazioni di cui ai punti dell art. 10 dell avviso (se dovute); - la domanda di accreditamento, secondo quanto stabilito dalla DGR 968/07 (come integrata dalla DGR 910/09) entro 10 giorni dalla notifica di assegnazione del finanziamento, nel caso di aggiudicazione del finanziamento a soggetto non accreditato - l atto di costituzione dell ATI/ATS entro 30 giorni dalla notifica di assegnazione del finanziamento, qualora in presenza di più soggetti attuatori che si sono impegnati ad associarsi formalmente per la realizzazione del progetto La convenzione tra la Provincia di Livorno e il soggetto attuatore è stipulata entro 60 giorni dalla notifica di assegnazione del finanziamento (oppure dall approvazione della documentazione eventualmente richiesta successivamente all approvazione del progetto oppure, nel caso di aggiudicazione del finanziamento a soggetto non accreditato, dalla data di consegna della domanda di accreditamento). La documentazione da consegnare agli uffici provinciali è la seguente: 1. convenzione (All. 1) in quattro originali, firmata su ogni pagina dal rappresentante legale del soggetto attuatore con timbro sull ultima pagina, corredata da fotocopia del documento di identità del rappresentante legale (in caso di associazione fra più soggetti la convenzione é stipulata dal soggetto individuato quale capofila dell associazione) 2. visura camerale con dicitura antimafia rilasciata dalla Camera di Commercio ai sensi del DPR n. 252 e valida ai termini di legge, per il progetto il cui finanziamento è superiore a ,07 3. nuova scheda di previsione finanziaria del progetto, nel caso in cui il finanziamento concesso sia inferiore a quanto richiesto 4. dichiarazione per richiesta DURC (All. 2) di ogni componente dell ATI 5. la dichiarazione attestante il regime IVA (All. 3). La data di stipula della convenzione è considerata data di avvio del progetto (fatta salva l ipotesi in cui, per esigenze debitamente motivate, il soggetto attuatore richieda all Amm.ne di anticiparne l avvio; in tal caso la durata del progetto decorre dalla data di autorizzazione) Azioni pubblicitarie Il soggetto attuatore, fatta eccezione per gli interventi la cui utenza sia già stata individuata in fase di candidatura, ha l obbligo di garantire la massima pubblicizzazione dell intervento, allo scopo di fornire a tutti i potenziali interessati una adeguata informazione e pari condizioni di accesso nel rispetto del Reg. (CE) n. 1828/2006, di quanto previsto nel Piano di comunicazione del POR FSE Ob /2013 della Regione Toscana e della circolare dell Autorità di Gestione del POR che detta disposizioni specifiche in materia di comunicazione e nuovo format grafico (149158/S del ), allegata in calce. La pubblicità ai fini della raccolta delle iscrizioni (All. 4), può essere effettuata solo dopo la firma della convenzione (o comunque dopo l autorizzazione all avvio anticipato dell attività) e deve essere garantita per un periodo non inferiore a 20 giorni Il soggetto attuatore è tenuto inoltre ad inserire nell Interfaccia pubblica tutte le informazioni inerenti il percorso formativo almeno 30 giorni prima della scadenza delle iscrizioni. (DGRT n. 281/2013) Il bando e le relative note esplicative devono essere sottoposti in visione al referente del progetto e, successivamente al parere positivo di questo, inviati all indirizzo k.bonaldi@provincia.livorno.it per l inserimento sul sito provinciale Deve altresì essere garantita da parte del soggetto attuatore l affissione del bando presso tutti i Centri per l'impiego della Provincia, e un inserzione su un quotidiano locale. 1

2 Il soggetto attuatore deve informare i destinatari che il progetto beneficia del finanziamento del POR FSE. A tale scopo, tutti i materiali destinati alla divulgazione e informazione, devono riportare il logo ed il concept di cui alla circolare citata. Iscrizione e selezione dei partecipanti Tutti coloro che intendono partecipare all intervento devono compilare la domanda di iscrizione (All. 5). La raccolta delle domande è a cura esclusiva del soggetto attuatore che le protocolla in un registro dal quale risulti la data di arrivo, le inserisce nel sistema informativo FSE, e le consegna in copia all Amministrazione unitamente alla documentazione relativa all avvio delle attività. Gli allievi con certificazione di competenze e/o crediti formativi riconosciuti dovranno essere iscritti all inizio dell intervento formativo. Qualora le domande ammissibili superino il numero previsto, il soggetto attuatore può avviare le prove di selezione secondo i criteri previsti dall avviso oppure può procedere, fermo restando il costo complessivo del progetto, a realizzare l azione con il maggiore numero di partecipanti purché sia assicurata la superficie minima delle aule formative di 1,81 mq/allievo e la disponibilità per tutti i partecipanti di attrezzature, laboratori e materiali adeguati e coerenti con quanto previsto dal progetto. Le modalità e i criteri di selezione dei partecipanti, con eventuale indicazione del luogo, giorno e ora della selezione devono essere chiaramente indicati in fase di pubblicizzazione degli interventi; se non previste nell avviso, le informazioni riguardanti la data, l ora e il luogo di svolgimento delle prove di selezione dovranno essere fornite al momento dell iscrizione Per lo svolgimento della selezione il soggetto attuatore deve prevedere l istituzione di un apposita commissione dandone comunicazione all Amm.ne che potrà prevedere la presenza di un proprio rappresentante. I lavori della commissione devono essere adeguatamente documentati come dettagliatamente previsto al par. A6 della DGRT n. 1179/11. Nel caso, invece, in cui il numero di partecipanti ammessi sia inferiore al numero previsto ma pari almeno ai 2/3 e ad almeno 6 unità, il soggetto attuatore può avviare l attività oppure chiedere all Amministrazione la riapertura dei termini dell avviso. L ammissione ai percorsi formativi di allievi non in possesso dei requisiti richiesti comporterà il non riconoscimento delle relative spese (per i progetti con rendicontazione delle spese) o della quota di spese relativa agli allievi non aventi i requisiti (per i progetti a costi unitari standard), oltre alla applicazione di quanto previsto dalla DGR 968/07 e s.m.i. in materia di accreditamento. Riconoscimento dei crediti in ingresso Il riconoscimento deve essere effettuato nel rispetto degli standard regionali definiti nell Allegato A Disciplinare per l attuazione del sistema regionale delle competenze previsto dal Regolamento di esecuzione della L.R. 32/2002 della DGR n. 532/09 e s.m.i. I crediti formativi riconosciuti al partecipante in ingresso possono contribuire a ridurne il monte ore del percorso formativo previsto dal progetto fino ad un massimo del 50% (eccetto i crediti derivanti da certificazione di competenze coerenti con la Figura di riferimento). Il riconoscimento deve essere: - previsto nel progetto e pubblicizzato nel bando di reclutamento dell utenza; - effettuato, prima dell avvio dell attività formativa, da un nucleo di valutazione composto da figure con competenze tecniche specifiche adeguate; - documentato in un verbale (All. 6) che attesti gli esiti della procedura di riconoscimento; copia del verbale viene trasmessa al referente del progetto unitamente alla documentazione di inizio attività. Avvio attività La frase: Le singole attività formative possono essere avviate in presenza di ammessi di almeno i 2/3 del numero previsto di partecipanti viene sostituita dalla seguente: Le singole attività formative possono essere avviate in presenza di un numero di ammessi pari almeno ai 2/3 del numero previsto di partecipanti (DGRT n. 281/2013) Le attività del progetto dovranno essere avviate entro 3 mesi dalla stipula della convenzione pena la revoca del finanziamento Almeno 5 giorni lavorativi antecedenti l inizio di ciascuna attività, il soggetto attuatore trasmette al referente del progetto: 2

3 - comunicazione di inizio attività (All. 7) firmata dal legale rappresentante o delegato - calendario delle attività (All. 8) - autocertificazione (All. 9) attestate l idoneità dei locali qualora vengano utilizzati locali non registrati ai fini dell accreditamento - elenco nominativo allievi, stampato dal sistema informativo FSE, timbrato e firmato, corredato dalle copie delle domande di iscrizione allievi - curricula risorse umane non indicate nel progetto approvato - copia verbale selezione allievi - copia verbale riconoscimento crediti in ingresso - registro didattico da vidimare e relativa richiesta di vidimazione (All. 10 e 11) I registri saranno vidimati e consegnati dopo che gli uffici avranno verificato la completezza e correttezza della documentazione sopra indicata Registri Il soggetto attuatore è obbligato alla tenuta di registri che costituiscono un supporto fondamentale per i controlli didattici e amministrativo/contabili. Il registro testimonia l effettuazione e l andamento del corso/attività e deve sempre accompagnarne lo svolgimento Sono obbligatori i seguenti registri: registro didattico collettivo, nel caso di interventi di gruppo in aula; registro didattico individuale (per stage, formazione a distanza ecc.). Ogni pagina di tali registri deve essere preventivamente numerata e vidimata da parte dell Amministrazione competente. Nel caso di FAD (formazione a distanza), le attività svolte devono essere autocertificate dall allievo attraverso un apposito registro individuale di FAD, preventivamente vidimato dall Amm.ne (All. 10 e 12) Al termine dell attività il registro deve essere controfirmato dal responsabile del corso e corredato della documentazione relativa alle eventuali prove di verifica dell apprendimento e dei report automatici prodotti dal sistema utilizzato. Ammissioni e dimissioni di partecipanti successive all'avvio delle attività E possibile ammettere nuovi partecipanti alla frequenza purché non sia stato superato il 10% del numero di ore previste dall intero percorso formativo, nel rispetto dei limiti relativi alla superficie delle aule formative per allievo. Copia della domanda di iscrizione del nuovo partecipante deve essere inoltrata agli uffici provinciali Le ore di lezione pregresse non frequentate dagli allievi inseriti successivamente sono considerate assenze Sia in caso di nuove ammissioni che di rinunce, deve essere fornita tempestiva comunicazione all Amministrazione Stage Nel caso di stage, il soggetto attuatore (c.d. soggetto promotore) è tenuto, prima dell avvio delle attività relative, a stipulare con il soggetto ospitante una convenzione e sottoscrivere il progetto formativo individuale con soggetto ospitante ed allievo (una stessa convenzione potrà riferirsi a più allievi da inserire nella medesima azienda, con riferimento ai singoli progetti formativi allegati) 5 giorni antecedenti l avvio dello stage, il soggetto attuatore trasmette al referente del progetto: - copie di convenzioni e progetti formativi individuali (All. 13) - richiesta di vidimazione e registri individuali di stage (All. 10 e 14) Il soggetto attuatore è obbligato ad informare preventivamente il competente ufficio INAIL e l Ispettorato del Lavoro dell inizio dello stage, nel rispetto dei tempi indicati nella normativa vigente. Ai sensi del par. C della DGRT n. 532/09 ai partecipanti con età superiore a sedici anni può essere consentito di sostituire l esperienza di stage con esperienze lavorative, purché tali esperienze siano adeguate al raggiungimento degli obiettivi di apprendimento previsti per lo stage in relazione a quelli dell intero percorso, e la sostituzione sia convalidata dall organismo formativo e adeguatamente formalizzata (All. 15) Erogazione del finanziamento L Amministrazione eroga il finanziamento, dietro presentazione da parte del soggetto attuatore di fattura, con le seguenti modalità: a) anticipo del 40% del finanziamento approvato quando sussistano le seguenti condizioni: stipula della convenzione; attività avviate e relativo inserimento nel sistema informativo regionale dei dati di inizio attività; presentazione di polizza fideiussoria (All. 16) a garanzia del 40% del finanziamento pubblico approvato. 3

4 La fideiussione deve: - avere la forma di atto pubblico o della scrittura privata autenticata ai sensi della normativa italiana; - avere efficacia fino a 12 mesi dal termine del progetto, con proroghe automatiche per non più di due semestri successivi; eventuali svincoli anticipati sono disposti dall Amministrazione competente; - prevedere il pagamento a prima richiesta entro 15 giorni e la rinuncia formale ed espressa al beneficio della preventiva escussione di cui all'art del Codice Civile. Il mancato pagamento del premio non potrà in nessun caso essere opposto al beneficiario, in deroga all art del Codice Civile. La garanzia fideiussoria è valida prescindendo dall eventuale assoggettamento a fallimento o ad altra procedura concorsuale del soggetto attuatore. (DGRT n. 281/2013) La garanzia fideiussoria deve essere rilasciata da uno dei seguenti soggetti: - banca ai sensi del D.lgs , n. 385 (Testo Unico Bancario); - impresa di assicurazioni autorizzata dall ISVAP all esercizio del ramo cauzioni ai sensi della L n. 348 e del D.lgs. 209/ intermediario finanziario iscritto nell'elenco speciale previsto dall'art. 107 del D.lgs n. 385; - confidi iscritto nell elenco speciale previsto dall'art. 107 del D.lgs , n La polizza, debitamente sottoscritta e timbrata sia dal soggetto che la rilascia sia dal soggetto attuatore, dovrà riportare fedelmente i dati indicati sul fac simile All. 21 senza alcuna modifica; non saranno accettate polizze differenti b) successivi rimborsi della spesa certificata (o a stato di avanzamento delle attività sulla base delle ore di formazione svolte in caso di progetti a costo standard) fino alla concorrenza del 90% del finanziamento pubblico approvato, comprensivo dell anticipo, alle seguenti condizioni: inserimento e validazione nel sistema informativo regionale, alle scadenze trimestrali, degli importi e delle immagini dei relativi giustificativi di spesa quietanzati di cui si chiede il rimborso (o inserimento delle ore di formazione svolte nel trimestre di riferimento per ogni attività avviata prevista dal progetto e la scansione delle relative pagine compilate del registro e del suo frontespizio, per ciascuna attività); puntuale e completa alimentazione nel DB regionale dei dati di monitoraggio fisico; stampa ed invio all Amm.ne della domanda di rimborso, sottoscritta dal legale rappresentante; La corretta e tempestiva alimentazione del sistema informativo regionale da parte di tutti i soggetti coinvolti, ciascuno per i dati di propria competenza è condizione indispensabile per le erogazioni finanziarie. Pertanto il mancato inserimento ed aggiornamento dei dati nei tempi e con le modalità previste comporta la sospensione dei pagamenti. c) saldo alle seguenti condizioni: comunicazione di conclusione delle attività da parte del soggetto attuatore; consegna del rendiconto finale entro 60 giorni dalla conclusione di tutte le attività del progetto (non saranno concesse proroghe) aggiornamento del Database regionale FSE con i dati fisici e finanziari relativi alla chiusura del progetto; avvenuta revisione del rendiconto La fattura deve essere presentata in originale, corredata da marca da bollo da 2,00 1,81 (D.L. n. 43/ , conv. L. n. 71/ ) o recante l indicazione dell esenzione in caso di soggetti esenti dal bollo, e riportare l indicazione fuori campo IVA ex art. 2 c.3 lett. a) DPR n. 633/72 In fattura deve essere indicato il codice del progetto e la specifica di quanto richiesto (acconto 40% del finanziamento, rimborso spese del n. trimestre,.) oltre al codice IBAN necessario al pagamento, che deve corrispondere a quello dichiarato nella convenzione Nel caso in cui il soggetto attuatore sia una ATI/ATS, è il solo soggetto capofila (mandatario del raggruppamento) che ha il potere/dovere di incassare l intero finanziamento in nome e per conto degli associati; la capofila emetterà richiesta di pagamento intestata all Amm.ne provinciale, indicandovi la quota % spettante ai partners, ed allegandovi copia delle fatture dei partners L Amministrazione competente procede alla validazione nel SI delle spese sottostanti la domanda di rimborso, ed al relativo pagamento, a seguito dell'esito positivo dei controlli effettuati dall'amministrazione previsti dal S.G. & C. del POR FSE della Regione Toscana, oltre alla verifica della regolarità contributiva, rilevabile dai modelli DURC, sia della capofila che dei partners. Monitoraggio Il soggetto attuatore prima dall avvio di ciascuna attività, identificata con propria matricola, deve inserire i dati nel Sistema informativo regionale. L indirizzo per accedere la database FSE della Regione Toscana è il seguente: Per coloro che ne sono già in possesso, gli account per l accesso rimangono quelli attuali. 4

5 L'ente attuatore che non fosse ancora in possesso dell'account, per l'inserimento dei dati nel Data Base regionale, deve farne richiesta all Amministrazione provinciale (All. 17). Sarà possibile accedere in lettura e parzialmente in scrittura ai dati contenuti nel DB relativamente ai propri progetti Per ogni progetto i soggetti attuatori devono inserire nel S.I. regionale: a) in fase di avvio: - la previsione di spesa (PED approvato) - la data di scadenza delle iscrizioni, almeno 20 giorni prima della scadenza stessa - la data di inizio della/e attività (matricola/e) - l anagrafica dei partecipanti ammessi, aggiornandola in itinere con le modifiche intercorse (dimissioni, ammissioni successive, ) e le altre informazioni richieste dal SI per ciascuna attività b) in itinere: - eventuali modifiche del PED (per i progetti con rendicontazione delle spese) - entro e non oltre i 10 giorni successivi alla data di scadenza della rilevazione trimestrale (31.3, 30.6, 30.9 e 31.12) il soggetto attuatore è tenuto a: per i progetti a costi standard: inserire e validare i dati fisici di avanzamento delle attività (ore di formazione svolte) e scansionare le relative pagine compilate del registro e del relativo frontespizio, per ciascuna attività per i progetti con rendicontazione delle spese: inserire e validare i dati finanziari (tramite inserimento e validazione dei giustificativi di spesa quietanzati e caricamento delle relative immagini) relativi ai pagamenti effettuati per l attuazione del progetto c) al termine: i dati fisici concernenti gli allievi formati e le ore svolte e, per i progetti con rendicontazione delle spese, validare i dati finanziari relativi ai pagamenti effettuati per il progetto. Generare direttamente dal Si il rendiconto finale. Il PED approvato ed inserito nel DB in fase di avvio non dovrà in alcun modo essere variato; eventuali PED successivi, da inserire a fianco di quello originario, dovranno essere preventivamente inviati in visione al referente del progetto, anche in caso di modifiche che non comportano una richiesta di autorizzazione all Amm.ne Verifiche e controlli Il soggetto attuatore è sottoposto a controlli da parte dell Amministrazione: a) senza preavviso, effettuato presso la sede di svolgimento delle attività formative (anche di stage), sulla base dei dati indicati sul calendario; al fine di consentire all Amm.ne le opportune verifiche, ogni modifica dei dati indicati sul calendario relativa a sede di svolgimento, giorni e orari delle attività deve essere preventivamente comunicata all Amm.ne via mail contemporaneamente al referente del progetto e al seguente indirizzo mail: regolaritaverifiche@provincia.livorno.it La mancata comunicazione comporterà l applicazione di quanto disposto dalla DGRT 968/07 e s.m.i. in materia di accreditamento b) con preavviso, effettuato presso la sede del soggetto attuatore c) a campione sulle richieste di pagamento pervenute Prove finali e commissioni d esame Per la procedura di esame per la verifica delle competenze e il rilascio di certificazione si rinvia a quanto disposto dalla DGR 532 del e s.m.i. Il soggetto attuatore inoltra richiesta di costituzione della Commissione d'esame all Amministrazione con almeno 60 giorni di anticipo rispetto alla data prevista per lo svolgimento delle prove, indicando il luogo ed il calendario degli esami (All. 18). Si invitano i soggetti attuatori a rispettare tale termine al fine di consentire all Amm.ne di individuare per tempo gli esperti (ed i relativi supplenti) facenti parte della Commissione. La data effettiva e la durata degli esami saranno concordati con l Amm.ne provinciale, che presiederà la commissione esaminatrice con un proprio rappresentante. Almeno 3 giorni antecedenti la data fissata per l esame deve essere trasmesso al referente un prospetto riepilogativo delle presenze degli allievi ammessi e la valutazione del percorso (All. 19) firmato dal rappresentante legale. Per accedere agli esami è necessaria la frequenza per almeno il 70% del monte ore complessivo (o altra % prevista da specifica normativa) e, all interno di tale percentuale, almeno il 50% delle ore di stage, se previsto. Le ore di frequenza minima valgono anche nel caso di allievi ammessi successivamente 5

6 all avvio. Nel caso di riduzione del monte ore dovuto al riconoscimento di crediti in ingresso la % di frequenza minima si applica sul nuovo monte ore. Gli esiti finali della valutazione sono formalizzati nell apposito verbale d esame redatto in due originali sottoscritti da tutti i membri della Commissione (All. 20) I soggetti attuatori completano l inserimento nel S.I. regionale dei dati necessari alla compilazione e stampa dell attestato finale da rilasciare agli allievi idonei Gli attestati, firmati dal dirigente dell Amm.ne, sono consegnati al soggetto attuatore per la successiva consegna ai partecipanti. Termine del progetto I progetti devono concludersi di norma entro 12 mesi dalla data di avvio (fatta eccezione per i progetti per i quali è prevista una diversa durata) intesa quale data della stipula della convenzione (o data di autorizzazione all avvio anticipato). In casi eccezionali, qualora vi siano validi e comprovati motivi comunicati alla Provincia almeno 30 giorni antecedenti la prevista data di scadenza, sarà valutata la possibilità di concedere una proroga. Se il progetto è suddiviso in più attività (matricole), entro 10 giorni dal termine di ciascuna attività, il soggetto attuatore aggiorna i dati di propria competenza nel sistema informativo regionale ed invia al referente provinciale la dichiarazione di fine attività (All. 21). Entro 10 giorni dal termine di tutte le attività previste dal progetto, il soggetto attuatore aggiorna i dati di propria competenza nel sistema informativo regionale ed invia al referente provinciale la dichiarazione di fine progetto (All. 21); da tale data decorrono i termini previsti dalla normativa (60 gg.) per la presentazione del rendiconto finale. Il soggetto attuatore deve presentare all Amministrazione competente entro 60 giorni dalla conclusione del progetto il dossier di rendiconto contenente (DGRT n. 281/2013) 6

7 7

8 8