Allegato A deliberazione n. 34 del COORDINAMENTO AMMINISTRATIVO PO DI STRUTTURA. Coordina l attività degli uffici amministrativi

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1 COORDINAMENTO AMMINISTRATIVO PO DI STRUTTURA Coordina l attività degli uffici amministrativi E responsabile dell ufficio personale Gestisce le relazioni sindacali Gestisce le risorse umane ivi compreso il reclutamento del personale Attua le politiche di valorizzazione del patrimonio immobiliare dell Ente assicura la continuità di funzionamento e del processo di valutazione e sintesi decisionale con funzione di primus inter pares 1

2 COORDINAMENTO OPERATIVO PO DI STRUTTURA Realizza su indicazione del CdA ed in collaborazione con i Responsabili le strategie aziendali e le politiche di gestione dei servizi e delle attività Fornisce al CdA informazioni sulla qualità e andamento dei servizi attraverso audit periodici Opera per lo sviluppo e l efficentamento dei sistemi di coordinamento tra staff e servizi produttivi dell Ente Opera per la messa a punto degli schemi relazionali tra aree, uffici e persone Supporta le funzioni di produzione nella definizione degli standard di qualità per i servizi (indicatori di performance) e ne cura l implementazione Propone e pianifica i programmi di miglioramento definendo le azioni e risorse necessarie Analizza i reclami e le segnalazioni e la relativa gestione operata dai Responsabili Analizza le non conformità e monitora le eventuali azioni correttive e la relativa gestione operata dai responsabili Identifica le conoscenze e le abilità operative necessarie per la loro distribuzione Segue le analisi di fattibilità e l implementazione dei progetti speciali dell Ente E responsabile dei servizi tecnici e della sicurezza del patrimonio indisponibile E responsabile dei servizi educativi 2

3 UFFICIO PERSONALE Analisi del fabbisogno formativo aziendale Programmazione dei percorsi formativi delle risorse umane Gestisce le relazioni sindacali Gestisce le procedure concorsuali Gestisce la pratiche di assunzione personale a tempo determinato e indeterminato Gestisce la pratiche relative a: trattamento economico, giuridico, previdenziale e assistenziale nonché le cessazioni di rapporto Gestisce le pratiche relativa ad assegni al nucleo familiare ed assegni di maternità Gestisce le pratiche di invalidità civile Redige il modello 770 CUD Redige le denunce periodiche obbligatorie: anagrafe prestazioni, legge 68, denunce mensili, permessi sindacali e denunce assunzione centro per l impiego Rileva e gestisce le presenze Gestisce le assenze per maternità Redige le certificazioni Programma le visite periodiche del personale ai sensi del Dlgs 81/08 Cura le denunce di infortunio Gestisce le procedure per l assegnazione di incarichi professionali Cura la corresponsione dell indennità agli amministratori Cura l istruttoria dei procedimenti disciplinari 3

4 UFFICIO AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE PO VACANTE Registra le fatture clienti/fornitori Effettua la registrazione contabile di affitti e rette Gestisce i solleciti utenti/inquilini Effettua le registrazioni di contabilità analitica Gestisce le attività contabili ed amministrative riconducibili alla predisposizione e redazione del bilancio d esercizio (Conto Economico e Stato Patrimoniale) e della nota integrativa ovvero la rilevazione delle operazioni di gestione e delle scritture di assestamento Gestisce i libri contabili obbligatori Supporta tecnicamente il revisore Redige i rendiconti di gestione annuali e infrannuali Elabora i documenti contabili obbligatori a valenza esterna: bilancio d esercizio (composto da Conto Economico, Stato Patrimoniale e Nota Integrativa) Emette mandati e riversali Cura la gestione della tesoreria Supporta la direzione per le attività finanziarie e di gestione operativa Elabora le certificazioni ai fini fiscali per utenti e inquilini Gestisce le dichiarazioni fiscale di tutti i redditi assimilati e di lavoro autonomo Calcola e liquida le imposte Predispone e presenta le dichiarazioni fiscali e tributarie (IRES, IVA, IRAP, IMU) Predispone e presenta l elenco clienti/fornitori Predispone e cura la trasmissione delle dichiarazioni obbligatorie a norma di legge (Ministero..) Mantiene rapporti operativi con organi istituzionali (Regione, Comuni e Asl) CONTROLLO DI GESTIONE struttura il sistema di contabilità generale e analitica formula il budget (definendone struttura, finalità e contenuti) ed il piano pluriennale analizza dei dati e serie storiche aziendali a supporto del processo di Budgeting ed emissione di reportistica controlla l andamento economico finanziario e patrimoniale, identificando gli scostamenti tra realizzato e programmato; individua le relazioni tra dati rilevati e fattori / cause determinanti dei relativi scostamenti in collaborazione con i responsabili di centro di responsabilità e centro di costo e il Responsabile Organizzazione e Qualità definisce caratteristiche e struttura del reporting in funzione dei modelli di contabilità analitica prescelti e delle esigenze informative delle funzioni strategiche aziendali elabora, analizza e pubblica gli indicatori gestionali a fini interni e gli indicatori gestionali a fini istituzionali produce i documenti contabili obbligatori a valenza esterna: piano programmatico secondo i contenuti espressi dalla Direzione Bilancio pluriennale di previsione composto da Conto Economico Preventivo (Conto economico, documento di budget, relazione illustrativa) e Budget degli investimenti Relazione sulla gestione ad accompagnamento del bilancio d esercizio Bilancio Sociale. 4

5 AFFARI GENERALI E LEGALE PO DI ALTA PROFESSIONALITA Segreteria del Presidente del Consiglio di Amministrazione Supporta gli organi istituzionali: Assemblea dei Soci, Presidente dell Assemblea dei Soci, Consiglio di Amministrazione, Presidente del Consiglio di Amministrazione, Collegio dei Revisori dei Conti e tenuta dei relativi registri Gestisce l iter delle deliberazioni dell Assemblea dei Soci e del Consiglio di Amministrazione Gestisce l iter delle determinazioni Tenuta del protocollo generale Tenuta dell archivio corrente e di deposito Servizi certificativi, consultazione e rilascio copie, ricezione e consegna atti Gestisce l Albo delle pubblicazioni dell ASP anche sul profilo del committente e ne cura l implementazione Elabora, con il supporto di professionisti esterni, pareri per l amministrazione Verifica gli aspetti giuridici di tutti gli atti dell ente Coordina le attività - azioni professionisti esterni Gestisce i procedimenti di esproprio e occupazioni temporanee Gestisce le aste pubbliche per alienazione e locazione di beni immobili Gestisce le problematiche inerenti alla privacy Ufficio Relazioni con il Pubblico Gestisce la comunicazione istituzionale: Gestisce i comunicati stampa Raccoglie e trasmette eventuali reclami e segnalazioni Gestisce i bandi di accesso dei nidi d infanzia e tutta la relativa documentazione Gestisce i rapporti con le famiglie in relazione ai procedimenti di ingresso e rinuncia ai nidi d infanzia 5

6 UFFICIO APPALTI SERVIZI E FORNITURE PO DI STRUTTURA Realizza indagini di mercato per la ricerca e valutazione di fornitori Predispone i capitolati per gli appalti di forniture di beni e servizi Gestisce i contratti di appalto di forniture di beni e servizi Gestisce le assicurazioni Gestisce gli eventuali sinistri Cura gli adempimenti relativi ai rifiuti speciali Cura la gestione del parco macchine Tiene l inventario dei beni mobili ed attrezzatura Organizza il servizio dei magazzini e dei procedimenti di controllo sui beni e/o prodotti, lo stoccaggio e la consegna programmata dei prodotti di consumo ai vari servizi SITO INTERNET E il responsabile della trasparenza Cura l adeguamento del sito in conformità al D.L. 33/2013 e successive modificazioni Gestisce il piano di sviluppo informatico del sito internet Gestisce la manutenzione software hardware del sito internet Cura la revisione e l aggiornamento tecnico-giuridico del sito internet Predispone il programma di inserimento dati sul sito Gestisce le informazioni pubblicate nel rispetto della normativa sulla privacy 6

7 SEVIZI TECNICI E SERVIZIO SICUREZZA E PREVENZIONE Gestisce la manutenzione ordinaria e programmata Svolge l attività di sorveglianza, verifica dei fornitori a cui sono affidati processi interni (manutenzione ordinaria strutture) Gestisce la manutenzione straordinaria di riparazione che non richiede particolari pratiche di competenza architettoniche Gestisce le richieste di intervento dalle Strutture e dai Servizi relativamente al mantenimento degli impianti e della struttura necessari allo svolgimento del compito Coordina e dirige i lavori delle imprese specialistiche che intervengono per la manutenzione ordinaria e straordinaria Tiene aggiornato il programma di interventi di manutenzione ordinaria e di verifica relativamente agli impianti e alle strutture del patrimonio Definisce i programmi di manutenzione su indicazione degli installatori/costruttori o necessari in forza di normative di legge Crea e mantiene aggiornato l archivio della documentazione di impianto e/o macchina relativamente a manuali d uso e manutenzione, libretti di impianto, rapporti di controllo, collaudo e verifica Verifica che vengano svolte dai conduttori le manutenzioni a loro carico previste dalla legge Individua i fattori di rischio e le misure di sicurezza, ai fini della stesura del D.V.R. (documento di valutazione dei rischi), nel rispetto delle normative vigenti; Elabora le misure preventive; Elabora le procedure di sicurezza; Propone programmi di informazione e formazione del personale; Partecipa alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza; Fornisce formazione e informazione ai lavoratori. Valuta il fabbisogno software hardware Gestisce il piano di sviluppo informatico Gestisce la manutenzione software hardware Amministra la rete 7

8 GESTIONE PATRIMONIO IMMOBILIARE ED AGRARIO Cura la gestione e sovraintende alla stesura dei computi metrici e della documentazione necessaria alla predisposizione delle aste pubbliche di affidamento lavori in appalto Reperisce, verifica, organizza e garantisce la veridicità dei dati relativi ai singoli beni patrimoniali dell ente; Aggiorna la banca dati del patrimonio immobiliare e agrario tutte le volte che si fanno delle varianti che ne modificano la consistenza; Completa la banca dati del Patrimonio con le informazioni attualmente da implementare (es. planimetrie; fotografie; etc.) e ne cura l aggiornamento; Predispone e verifica le posizioni catastali, la consistenza e gli elaborati grafici necessari alla gestione delle vendite immobiliari e agrarie e dei piani di vendita dell ente; Predispone e verifica le posizioni catastali, la consistenza e gli elaborati grafici necessari alla gestione delle locazioni e degli affitti; Predispone, aggiorna e cura la trasmissione dei dati patrimoniali dell ente al Ministero del Tesoro in adempimento agli obblighi previsti dalla normativa cogente; 8

9 SERVIZI ASSISTENZIALI PO DI STRUTTURA Collabora con il Coordinamento Operativo per la revisione e l implementazione di procedure legate all efficentamento dei processi socio-assistenziali e di supporto secondo quanto definito nei progetti direzionali e nelle indicazioni di budget di area Progettazione, organizzazione, coordinamento e verifica dei servizi erogati all interno delle strutture e rivolti all utente: Accesso e accoglienza dell utente Assistenza tutelare diurna e notturna Assistenza infermieristica diurna e notturna Assistenza fisioterapica Attività di animazione Servizio di cura alla persona (parrucchiera, barbieria, pedicure) Riordino e pulizia locali Servizio di guardaroba Servizio di trasporto Servizio di accompagnamento Erogazione di assistenza medica di base Implementazione della qualità Attivazione di percorsi di aggiornamento e formazione professionale per le risorse umane Valutazione delle prestazioni Mantenimento della relazione con i servizi socio-sanitari territoriali, con predisposizione adempimenti regolari e prospetti richiesti in caso di verifiche esterne sul servizio Sviluppo di rapporti di integrazione informativa, professionale e organizzativa-operativa con la rete di servizi, organizzazioni di volontariato ecc. Cura delle relazioni con l utente e la famiglia (raccolta e gestione reclami e suggerimenti, rilevazione grado di soddisfazione, riunioni periodiche, incontri informativi) 9

10 SERVIZI EDUCATIVI COORDINATORE PEDAGOGICO Collabora con il Coordinamento Operativo per la revisione e l implementazione di procedure legate all efficentamento dei processi educativi e di supporto secondo quanto definito nei progetti direzionali e nelle indicazioni di budget di area Presidia il corretto funzionamento dei servizi educativi Svolge funzioni di indirizzo e sostegno tecnico al lavoro degli operatori, anche in rapporto alla formazione permanente; 10