GUIDA AL Programma DAPHNE

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1 COMMISSIONE EUROPEA DIREZIONE GENERALE GIUSTIZIA E AFFARI INTERNI GUIDA AL Programma DAPHNE 1

2 INDICE I. INTRODUZIONE... 3 I.1. SCOPO DELLA GUIDA... 3 I.2. COME USARE LA GUIDA... 3 I.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI IMPIEGATI DI FREQUENTE... 3 II. IL PROGRAMMA DAPHNE (SINTESI)... 5 II.1. CONTESTO GENERALE... 5 II.2. OBIETTIVI... 5 II.3. PRIORITÀ... 5 III. ORIENTAMENTI PER I CANDIDATI... 7 III.1. PARTECIPANTI... 7 III.2. MODALITÀ DI PARTECIPAZIONE... 7 Condizioni... 7 III.3. OSSERVAZIONI GENERALI RELATIVE ALLE SPESE... 9 III.3.A. Informazione sul bilancio... 9 III.3.B. Norme concernenti le spese ammissibili (da rispettare rigorosamente)... 9 III.3.C. Costi non ammissibili III.4. SELEZIONE DEI PROGETTI E CONCLUSIONE DEI CONTRATTI Criteri di ammissibilità Valutazione delle proposte Bilancio riveduto Conclusione del contratto Finanziamento INVITO A PRESENTARE PROPOSTE: UN CALENDARIO TIPICO GESTIONE DEL PROGETTO: UN CALENDARIO TIPICO IV. ORIENTAMENTI PER LA GESTIONE DEI PROGETTI IV.1. GESTIONE OPERATIVA Osservazioni generali Risultati attesi e conseguenze Stile di gestione Valore aggiunto europeo e visibilità della Commissione IV.2. GESTIONE FINANZIARIA E FATTURAZIONE Conto bancario Sistema di contabilità/controllo interno IVA, dazi doganali ed altre imposizioni fiscali su beni e servizi Erogazione della sovvenzione IV.3. RELAZIONI E CONTATTI CON LA COMMISSIONE Modifiche del contratto Relazione descrittiva finale Esame ed accoglimento delle relazioni Altri contatti con la Commissione IV.4. CONTROLLO, VERIFICA CONTABILE E VALUTAZIONE Controllo Valutazione Verifica contabile ALLEGATI (vedere il sito web di ogni programma) 1. Modulo di bilancio del progetto 2. Modulo di dichiarazione di partecipazione dei partner 3. Modulo di dichiarazione di cofinanziamento 4. Modello di relazione finale 5. Modulo di dichiarazione finale delle spese 2

3 I. INTRODUZIONE I.1. SCOPO DELLA GUIDA Lo scopo della Guida è duplice: aiutare le organizzazioni candidate ed i loro partner alla preparazione delle proposte di progetto da sottoporre al Programma Daphne per il finanziamento, e fornire alle organizzazioni, i cui progetti sono stati selezionati, le linee guida operative, amministrative e finanziarie necessarie per una loro attuazione ottimale. Ciò consente alle organizzazioni candidate di essere consapevoli delle responsabilità nonché dei meccanismi futuri. Il contenuto di tale Guida si fonda sulla sezione sovvenzione del Regolamento finanziario delle Comunità europee 1 e le sue modalità d esecuzione nonché su altri documenti pertinenti. I.2. COME UTILIZZARE LA GUIDA La struttura di questa Guida riflette le varie fasi del procedimento di concessione della sovvenzione: presentazione e selezione delle proposte, scadenze dei pagamenti, accoglimento delle relazioni finali, valutazione e divulgazione dei risultati. Gli orientamenti delineati in questo modulo, costituiscono una serie di buone prassi, che le organizzazioni sono invitate a seguire. Altre procedure di gestione necessitano di idonea giustificazione e verranno prese in considerazione solo se: 1. siano pienamente compatibili con il Regolamento finanziario delle Comunità europee, base giuridica del programma, e con l invito a presentare proposte; 2. siano trasparenti; 3. non contrastino con la filosofia generale del Programma Daphne o con le norme quadro in materia di sana gestione; 4. siano esaustivamente descritte al momento della presentazione della proposta di progetto. I.3. DEFINIZIONE DEI TERMINI IMPIEGATI DI FREQUENTE 2 Promotore (candidato): qualsiasi istituzione od organismo, privato, pubblico o semi-pubblico, che presenti una proposta di progetto di cooperazione transnazionale relativa a uno degli obiettivi del programma Daphne. L organismo promotore diverrà il contraente (vedi sotto) una volta che la proposta sia stata accolta ed il contratto stipulato. 1 Regolamento finanziario delle Comunità europee (Gazzetta Ufficiale L 248 del 16 settembre 2002) e modalità di esecuzione del Regolamento finanziario (Gazzetta Ufficiale L 357 del 31 dicembre 2002), entrambi in vigore dal 1 gennaio 2003 e disponibili sulla base dati on-line della legislazione comunitaria, EUR-LEX: 2 Gli altri termini utilizzati in questa Guida (quali attività, risultati, obiettivo, pertinenza, efficacia, efficienza, impatto sostenibilità, ecc) sono presi, in larga parte, dalla metodologia uniforme relativa alla Gestione del ciclo del progetto (GCP), adoperata dalla Commissione europea per la gestione dei progetti di assistenza esterna. Nel caso in cui non si fosse a conoscenza di tale metodologia, si prega di riferirsi alla Guida GCP (PCM) della Commissione europea, che si trova in rete all indirizzo seguente: 3

4 Contraente (beneficiario): qualsiasi istituzione od organismo privato, pubblico o semipubblico, che sia responsabile ai sensi della convenzione di sovvenzione, e che sia responsabile del coordinamento e della gestione correnti del progetto, compresa la distribuzione dei fondi comunitari ad esso assegnati.. Il contraente è giuridicamente responsabile nei confronti della Commissione. Organismo di coordinamento (coordinatore): l organizzazione contraente è anche coordinatore. È l interlocutore privilegiato della Commissione, responsabile del coordinamento del lavoro dei partner, della gestione nonché amministrazione della dotazione del progetto. È chiamata ad assumere la responsabilità contrattuale del progetto. Partner: qualsiasi istituzione od organismo che sia coinvolto nella presentazione di una proposta di progetto e che firmi una lettera d intenti con la quale accetti di contribuire alla realizzazione del progetto, come descritto nella convenzione di sovvenzione stipulata con l organizzazione contraente. Il contraente ed i partner si ripartiscono i compiti pertinenti ed il finanziamento. Di conseguenza, essi devono provenire tutti da uno Stato ammissibile al finanziamento del programma Daphne al momento della conclusione del contratto di sovvenzione. Partner associati (fino al 2003): sono tutte le altre organizzazioni che partecipano al progetto per lo svolgimento di compiti specifici o una tantum. Si distinguono in due categorie: 1) partner associati ammessi al finanziamento comunitario: vale lo stesso criterio di nazionalità applicato ai partner: devono provenire tutti da uno Stato ammissibile al finanziamento del programma Daphne; e 2) partner associati non ammessi al finanziamento comunitario: qualsiasi organizzazione o istituzione pubblica o privata di uno Stato autorizzato a partecipare al programma Daphne, ma non ammissibile al finanziamento comunitario. Tali organizzazioni hanno, dunque facoltà di partecipare al progetto, su base esclusivamente volontaria, senza che ciò comporti alcun diritto a ricevere finanziamenti da parte della Commissione europea. Beneficiari: sono coloro che, in ultima istanza, usufruiscono dell azione, vale a dire i bambini, gli adolescenti o le donne. Destinatari: si tratta delle categorie specifiche di persone cui il progetto si rivolge direttamente affinché i beneficiari ne possano realmente usufruire. 4

5 II. Il programma DAPHNE II.1. CONTESTO GENERALE L iniziativa Daphne, avviata all inizio del 1997, è una delle azioni con le quali la Commissione Europea ha reagito alle crescenti preoccupazioni per la violenza contro i bambini, i giovani e le donne in Europa. La sua durata è stata di tre anni con una dotazione di bilancio di 3 milioni di ecu nel 1997 e nel 1998, nonché di 5 milioni di euro nel A seguito del successo di tale iniziativa, la Commissione Europea ha, nel 2002, approvato e varato il programma Daphne, di durata quadriennale ( ), con una dotazione di bilancio di 20 milioni di euro per il periodo Nel 2003, la Commissione ha proposto di continuare tale azione risultata utile. Il Parlamento Europeo ed il Consiglio hanno approvato un nuovo programma (Daphne II) per il periodo con una dotazione di bilancio di 50 milioni di euro. II.2. OBIETTIVI Entrambi i programmi Daphne si propongono, quale obiettivo generale, la lotta contro la violenza sui bambini, sui giovani e sulle donne. La violenza, sia fisica che mentale, è intesa nella sua accezione più ampia possibile, dagli abusi sessuali alla violenza in ambito domestico, dallo sfruttamento sessuale a scopo commerciale al bullismo nelle scuole, dalla tratta degli esseri umani alla discriminazione fondata sulla violenza contro i disabili, le minoranze, gli immigranti o altri gruppi vulnerabili di persone. Il programma Daphne si fonda sul riconoscimento della violenza come reato. Affronta questo fenomeno mediante il sostegno alle vittime ma anche considerando gli autori. I due obiettivi specifici del programma sono: 1. prevenire la violenza contro i bambini, gli adolescenti e le donne, proteggere e fornire sostegno alle vittime di tale violenza (incluse le vittime degli abusi sessuali e dello sfruttamento sessuale a fini commerciali nonché la vendita o la tratta per qualunque scopo ed il trattamento e reinserimento dei colpevoli; 2. promuovere una cooperazione più stretta tra le ONG e le altre organizzazioni impegnate nella lotta contro la violenza e contribuire ad accrescere, a livello europeo, la consapevolezza nell opinione pubblica in merito al fenomeno della violenza. II.3. PRIORITÀ Le organizzazioni richiedenti potenziali sono invitate ad avvalersi ed a trarre vantaggio dalle esperienze coronate da successo del programma Daphne. A tale fine, si raccomanda vivamente alle organizzazioni di studiare con cura le informazioni esistenti relative a progetti Daphne già varati (o ad altri, se necessario). L informazione sui progetti Daphne è disponibile all indirizzo elettronico seguente: 5

6 Ogni anno, il programma Daphne stabilisce delle priorità tra i vari settori di azione possibile. Tali priorità sono contenute nel programma di lavoro annuale e nell invito a presentare proposte che si trovano entrambi all indirizzo web sopra-indicato. Si può richiedere informazioni sul programma Daphne a: del programma Daphne: jai-daphne@cec.eu.int fax. : L indirizzo postale è: La sede dell ufficio è: Commissione europea Rue du Luxembourg, 46 Direzione Generale Giustizia e Affari Interni Ufficio 0/151 Ufficio LX46 0/151 B-1000 Bruxelles B-1049 Bruxelles 6

7 III. ORIENTAMENTI PER I CANDIDATI NB: Per una descrizione particolareggiata delle modalità di presentazione della domanda si prega di far riferimento al documento Guida pratica, disponibile in rete nelle 11 lingue ufficiali dell UE all indirizzo seguente: Le pagine che seguono sono solo una sintesi degli aspetti chiave di tale processo. III.1. PARTECIPANTI Al fine di essere ammessi al finanziamento, concesso a titolo del programma Daphne, occorre ottemperare ai requisiti seguenti: a) essere un organizzazione o istituzione, pubblica o privata, non avente scopo di lucro, oppure, un istituzione impegnata attivamente nel settore della prevenzione della violenza contro i bambini, gli adolescenti e le donne, e della protezione da tale violenza, nonché dell assistenza alle vittime o ai gruppi a rischio; b) essere un partenariato costituito da almeno due organizzazioni o istituzioni di tale natura di almeno due Stati diversi ammessi a beneficiare del finanziamento del programma Daphne 3, 4. III.2. MODALITÀ DI PARTECIPAZIONE Condizioni 1. A pena di inammissibilità, le domande devono essere presentate per mezzo dell apposito modulo di domanda della sovvenzione che può essere scaricato dal seguente sito Internet: Il modulo di domanda è disponibile nelle 11 5 lingue ufficiali dell Unione Europea. Dette versioni linguistiche hanno lo scopo di agevolare la comprensione del modulo di richiesta. Dal 2004 in poi, tuttavia, solo le versioni inglese, francese e tedesca potranno essere compilate (in queste lingue) e presentate. 2. Il modulo di domanda deve essere compilato in formato word, a pena di inammissibilità I seguenti documenti devono essere inviati alla Commissione: QUATTRO (4) copie cartacee del modulo di domanda debitamente compilato, datato e firmato, inclusi gli allegati seguenti: il bilancio e calendario (firmato e datato); una dichiarazione di partecipazione dei partner, per OGNI organizzazione partner, completata, datata e firmata dal suo rappresentante; 3 Gli Stati ammessi al finanziamento, nell ambito del programma Daphne, sono i 25 Stati membri dell Unione Europea (dal 2004 in poi), e gli Stati EFTA/SEE - Islanda, Liechtenstein e Norvegia. 4 Gli Stati la cui partecipazione è autorizzata senza finanziamento comunitario, includono: i paesi Candidati dell Unione Europea: Bulgaria Romania e Turchia 5 Le 9 lingue dei 10 nuovi Stati membri saranno incluse al più presto possibile, ma esiste il rischio che, nel 2004, esse non siano ancora disponibili. 6 La Commissione ha l intenzione di varare un servizio di presentazione dei moduli on-line per il programma Daphne. Qualora fosse disponibile in tempo per l invito a presentare proposte del 2004, ciò sarà menzionato nel sito web. 7

8 una Dichiarazione di cofinanziamento per OGNI fonte di cofinanziamento diversa dalla vostra organizzazione (promotrice) o dai partner coinvolti nel progetto (i quali hanno già menzionato il loro contributo finanziario nella Dichiarazione di partecipazione dei partner) completata, data e firmata dal suo rappresentante; una VERSIONE ELETTRONICA del modulo di domanda e del bilancio su dischetto o tramite il sito web, se disponibile; UNA (1) copia della scheda segnaletica finanziaria, debitamente certificata dalla banca; qualunque altro documento come indicato nell invito a presentare proposte. Non è possibile inserire ulteriori allegati alla domanda (opuscoli, pubblicazioni, CV, ecc); nel caso in cui si reputi, tuttavia, assolutamente indispensabile allegare una documentazione aggiuntiva, questa dovrà essere allegata in quadruplice copia affinché possa eventualmente essere presa in considerazione ai fini della valutazione. Non è, comunque, possibile garantire che questa venga considerata, in quanto tale documentazione sarà divulgata agli incaricati della valutazione senza il supporto della traduzione. 8

9 III.3. OSSERVAZIONI GENERALI RELATIVE ALLE SPESE NB: Al fine di conoscere in dettaglio i concetti che presiedono allo stabilimento di un bilancio per una domanda di sovvenzione e le categorie di spese ammissibili, si consiglia di prendere visione delle convenzioni quadro di sovvenzione disponibili sul sito web Daphne e della sezione sovvenzioni Titolo VI, del Regolamento finanziario delle Comunità europee (Gazzetta ufficiale n. L 248, del 16 settembre 2002) nonché delle modalità d esecuzione del regolamento finanziario (Gazzetta ufficiale n. L 357, del 31 dicembre 2002) entrambi in vigore dal 1 gennaio 2003 e disponibili sulla base dati on-line della legislazione comunitaria (EUR-LEX): III.3.A. Informazioni sul bilancio Nella candidatura, il promotore deve fornire un bilancio previsionale particolareggiato del progetto in euro, con informazioni relative sia alle previsioni di spese che di entrate (indicando, altresì l ammontare del cofinanziamento richiesto alla Commissione, il proprio finanziamento e qualunque altro finanziamento). A tal fine, si richiede di avvalersi del modulo ad hoc per il bilancio. Il contributo finanziario della Commissione non può superare l 80% dei costi totali ammissibili. Pertanto, è necessario che i promotori ottengano cofinanziamento da altre fonti per coprire la parte residua del costo totale del progetto. Il contributo annuale della Commissione a uno stesso progetto non potrà essere superiore a euro o inferiore a euro. I contributi finanziari forniti dal richiedente, dai partner o da altre fonti devono essere indicati nelle sezioni ad hoc (R, S del modello di bilancio). Il sostegno comunitario è concesso solo in presenza di altre fonti pubbliche o private di finanziamento: partner, sponsor, compensi, ecc. Il cofinanziamento deve essere comprovato dall apposita documentazione giustificativa (Dichiarazione di partecipazione dei partner e/o Dichiarazione di cofinanziamento) Il modulo di bilancio predisposto dalla Commissione in formato Microsoft Excel deve essere rigorosamente rispettato. Al fine di compilare correttamente questo modulo è importante includere informazioni precise e particolareggiate circa: le funzioni del personale, le unità di calcolo (giorno, mese, viaggi, registro, pagine, ecc), il numero di unità, ecc. Il finanziamento comunitario non può, in nessun caso, generare utili. III.3.B. Norme concernenti le spese ammissibili 7 Vi sono due categorie principali di spese: costi ammissibili diretti e costi ammissibili indiretti (spese generali) 7 Le diciture adoperate in questa sezione corrispondono a quelle utilizzate nel modello di bilancio ad hoc del progetto (Allegato 1) 9

10 1. Costi diretti ammissibili Si tratta dei costi necessari per l attuazione dell attività. Tali costi non avrebbero avuto luogo in mancanza di espletamento dell attività stessa. Nell ambito delle sovvenzioni, sono considerati ammissibili al finanziamento comunitario, i costi che soddisfano i seguenti criteri: sono direttamente connessi con l attività oggetto della proposta e sono contemplati nel bilancio di previsione allegato; sono necessari alla realizzazione dell attività; sono ragionevoli e giustificati, rispondenti ai principi di sana e corretta gestione finanziaria, segnatamente in termini di economicità e di rapporto costi-efficacia; si sono resi necessari nel corso dell attività, quale definita all articolo 12 della convenzione di sovvenzione. Solo le spese sostenute dopo la data d inizio dell azione e prima della data del suo completamento sono ammissibili. Le spese sostenute durante il trimestre di relazione che segue la data di completamento dell attività sono inammissibili; sono stati effettivamente sostenuti dal beneficiario e registrati nella contabilità o nei documenti fiscali, individuabili e verificabili. In particolare, sono ammissibili i seguenti costi diretti: costi del personale; spese di viaggio e di trasferta; costi per l acquisto di attrezzature; costi dei materiali d uso e delle forniture; costi derivanti da altri contratti stipulati dal beneficiario con terzi ai fini della realizzazione dell attività, purché siano rispettate le condizioni di cui all articolo II.9 del contratto quadro di sovvenzione; costi derivanti direttamente dalle esigenze imposte dall attività (diffusione delle informazioni, valutazione specifica dell azione, verifiche contabili, traduzioni, riproduzioni, ecc.), ivi inclusi i costi sostenuti per qualsiasi servizio finanziario (in particolare i costi delle garanzie finanziarie); La percentuale del finanziamento a carico della Comunità europea, menzionata nella convenzione di sovvenzione, è calcolata sul totale dei costi ammissibili del progetto. A. Costi relativi al personale Il costo del personale addetto all attività, comprendente la retribuzione reale più i contributi previdenziali sociali e altri costi obbligatori inclusi nella retribuzione, non deve essere superiore al tasso medio corrispondente all abituale politica remunerativa del beneficiario. I costi del personale devono essere calcolati sulla base dello stipendio/onorario quotidiano reale dei dipendenti o dei fornitori di servizi, moltiplicati per il numero di giorni lavorati sul progetto. Se applicabile, questa cifra deve comprendere tutti i contributi usuali versati dal datore di lavoro, quali i contributi previdenziali sociali, ma deve escludere qualsiasi indennità, pagamento 10

11 d incentivo o sistema di distribuzione degli utili. Essa può anche includere altri contributi relativi all utilizzo delle risorse umane purché specificati nell invito a presentare proposte. In generale, le spese erogate per il personale saranno ammesse soltanto se esse non superino le retribuzioni e gli altri contributi normalmente applicati dal promotore. I costi di personale per i funzionari che lavorano nei servizi pubblici non sono ritenuti costi ammissibili. È questo il caso della persona impiegata con contratto a tempo indeterminato dall organizzazione promotrice e che contribuisce alla realizzazione del progetto svolgendo compiti che fanno parte delle sue mansioni normali. Naturalmente, i costi del personale addetto alla realizzazione del progetto o parte di esso possono essere ritenuti ammissibili, qualora: la persona sia assunta dall organizzazione unicamente al fine di attuare il progetto; la persona sia assunta a tempo indeterminato dall organizzazione richiedente e assegnata allo svolgimento di compiti specificatamente connessi all attuazione del progetto sulla base di una retribuzione a titolo di lavoro straordinario; la persona sia assunta a tempo indeterminato dall organizzazione richiedente in base ad una decisione debitamente documentata dell organizzazione per mansioni specificatamente connesse alla realizzazione del progetto e che non costituiscono parte delle sue normali mansioni ed è sostituita, nello svolgimento dei suoi compiti abituali, da un altra persona appositamente assunta dall organizzazione; la persona sia assunta a tempo indeterminato dall organizzazione richiedente in base ad una decisione debitamente documentata dell organizzazione per mansioni specificatamente connesse alla realizzazione del progetto e assegnata al progetto sulla base di un metodo chiaro e verificabile (schede di presenza). Il richiedente deve fornire tale informazione nel modulo ad hoc fornito nel sito web. I servizi della Commissione sono tenuti a specificare, in modo esplicito, se le norme oppure i massimali applicati per determinare il trattamento economico del personale siano accettabili o meno. Nel caso del programma Daphne, gli importi massimi normalmente consentiti, con tutte le spese incluse sono pari, in capitale, a 450 euro per gli ISCO1, 300 euro per gli ISCO2, 250 euro per gli ISCO3 e a 125 euro per gli ISCO4. Si noti, altresì, che i costi per il personale non comprendono le spese di traduzione che devono essere incluse nella sezione altri costi diretti (si veda lettera G sotto). B. Costi di viaggio e trasferta per il personale addetto al progetto La presente sezione riguarda i costi relativi al personale addetto al progetto ed esclude i costi riguardanti conferenze e seminari, di cui si tiene conto nella specifica rubrica E, intitolata Seminari e conferenze. Possono essere rimborsati soltanto i viaggi direttamente collegati al progetto, e relativi ad attività specifiche e chiaramente identificabili. Per quanto riguarda gli spostamenti verso località diverse da quelle in cui operano i membri del partenariato, è necessario dimostrare che sono effettivamente indispensabili per il progetto. In virtù della convenzione, saranno presi in considerazione per il rimborso solo i costi di viaggio effettivi. Si invitano, dunque i membri associati a servirsi, il più possibile, dei mezzi di trasporto più economici, cercando di sfruttare le tariffe più economiche. Le spese relative a spostamenti in auto, se documentate e di entità non eccessiva, saranno rimborsate come segue: 11

12 1. per veicoli privati: sulla base della dichiarazione, con un massimo corrispondente al biglietto ferroviario di prima classe (anche qualora diverse persone viaggino nello stesso veicolo, sarà rimborsato soltanto il prezzo di un biglietto). 2. per automobili noleggiate (categoria massima B o equivalente) o taxi: sarà rimborsato il costo reale purché questo non sia eccessivo rispetto ad altri mezzi di trasporto. I costi relativi alla trasferta (compresi vitto, due pasti, e alloggio nonché tutti gli altri costi quali taxi e spostamenti locali) possono essere finanziati dal progetto purché risultino: 1. ragionevoli alla luce dei prezzi locali; 2. calcolati conformemente alle regole interne dei membri associati, vale a dire sulla base del costo reale o di un indennità giornaliera. In linea di massima, tali spese di trasferta non possono superare: l importo giornaliero per persona stabilito ed applicato dall organizzazione alla quale appartiene la persona che viaggia; ovvero, l importo massimo giornaliero per persona riportato sotto. Paesi Indennità giornaliera Diaria (in euro) Paesi Austria 122 Italia 130 Belgio 150 Lussemburgo 143 Danimarca 179 Paesi Bassi 148 Finlandia 156 Portogallo 143 Francia 130 Spagna 141 Germania 127 Svezia 157 Grecia 113 Regno Unito 199 Irlanda 165 Malta 175 Cipro 110 Estonia 190 Lettonia 178 Lituania 250 Polonia 221 Slovenia 170 Repubblica Slovacca 175 Ungheria 215 Repubblica Ceca 230 Indennità giornaliera Diaria (in euro) Per i paesi non menzionati nella tabella sopra-indicata, gli importi giornalieri massimi sono disponibili all indirizzo elettronico seguente : (allegato relativo alle indennità giornaliere) C. Attrezzature (nuove o di seconda mano) I costi per l acquisto di attrezzature (nuove o di seconda mano), sono ammissibili purché tali beni vengano ammortizzati secondo le norme fiscali e contabili applicabili al beneficiario e generalmente riconosciute per beni della medesima natura. La Commissione può computare soltanto la parte dell ammortamento di tali beni corrispondente alla durata dell attività e al loro tasso effettivo di utilizzo esplicitamente consentito ai fini dell attività, salvo se la natura e/o l utilizzo del bene in oggetto giustifichi un diverso computo da parte della Commissione. 12

13 In alcuni casi, possono essere ammesse determinate spese connesse all acquisto, noleggio o leasing di computer o attrezzatura audiovisa. A tale fine, il contraente, conformemente ai termini dell accordo, deve quindi: raffrontare i prezzi di diversi fornitori per individuare chi offra il miglior rapporto qualità-prezzo (tenendo conto del prezzo e della qualità); inserire tra le spese del progetto soltanto il costo delle attrezzature acquistate o noleggiate durante il periodo contrattuale, ad un tasso che rifletta il grado e la durata di utilizzo in quel periodo. Se l attrezzatura viene acquistata, il contraente deve applicare una quota di ammortamento annuale in conformità alle disposizioni nazionali 8. L attrezzatura acquistata deve inoltre essere inventariata dall organizzazione presso cui è installata e dotata di un numero d inventario. I contraenti devono attenersi ai principi di sana gestione nel decidere di noleggiare, prendere in leasing o acquistare l attrezzatura e devono essere in grado di giustificare la loro scelta. Non sono ammessi i costi dei terreni e dei beni immobili (ammortamento/spese d affitto conformemente alla natura dell attività). In casi eccezionali, la Commissione può esplicitamente accogliere tali costi ed in tal caso, verrà inclusa una clausola speciale nella convenzione di sovvenzione. L accoglimento di tali costi deve essere giustificato in riferimento agli obiettivi dell attività. 9 Può essere approvato un ammortamento totale se la natura dell attività e/o l utilizzo della proprietà lo giustificano. In tali casi, la Commissione specificherà la destinazione finale. Occorre rilevare che le spese generali ammesse (si veda la lettera L sotto, nella sezione Costi indiretti ammissibili) includono l ammortamento dei beni immobili. D. Forniture I costi dei materiali di consumo e delle forniture sono ammissibili, purché individuabili e relativi all attività. I materiali di consumo e delle forniture sono costi effettivi delle azioni svolte al fine di produrre risultati e strettamente connesse alle attività del progetto. Soltanto i costi effettivi necessari per l esecuzione del progetto possono essere richiesti nel quadro della convenzione e devono essere debitamente giustificati. 8 Esempio: Valore totale d acquisto dell attrezzatura: euro. Tempo di impiego ipotizzato: tre anni (36 mesi). L ammortamento mensile ammissibile sarà quindi di euro/36 = 27,78 euro. Durata della convenzione: dall 1/09/2004 al 31/08/2006, cioè 24 mesi. Data d acquisto (= data di fatturazione): 30/03/2005 Il periodo di utilizzo per il progetto sarà quindi di non oltre 17 mesi.. Supponendo che l attrezzatura sia utilizzata per il progetto a metà tempo, il tasso d utilizzazione sarà del 50%. L importo totale da pagare per l ammortamento nel quadro della sovvenzione sarà quindi: (27.78 x 17) x 0.5 = euro. 9 Come la sostenibilità nel caso dei progetti di sviluppo. 13

14 I costi quale il materiale di cancelleria (penne, carta, carpette, cartucce a inchiostro, floppy disk ), fornitura di energia elettrica, servizi telefonici e postali, tempo di connessione a Internet, programmi per computer, ecc. sono considerati costi indiretti (si veda il punto L relativo alle spese generali, più avanti). Materiali di consumo e forniture relativi a conferenze e seminari non devono essere inclusi in questa rubrica; ma indicati nell apposita rubrica Seminari e conferenze (si veda la lettera E sotto). E. Conferenze e seminari Tutti i costi relativi a conferenze e seminari devono essere inclusi in questa rubrica di bilancio indipendentemente dalla loro natura (viaggio, trasferta, costi di traduzione e interpretazione, stampa, fotocopie, materiali di consumo e forniture, ecc.). Sono anche incluse qui le spese sostenute dal personale proprio per la partecipazione alla conferenza. È necessario fornire una ripartizione particolareggiate di tali costi. F. Pubblicazione e diffusione Per essere ammissibili al finanziamento comunitario, le pubblicazioni devono essere realizzate da e per l utilizzo del progetto. Tipo di pubblicazione, numero di pagine, numero di copie, traduzioni, costi di redazione e di stampa, ecc devono essere chiaramente indicati. G. Altri costi diretti Occorre indicare qui i costi relativi a contratti esterni (ricerche, fattibilità tecnica, costi che supportano l attività). Gli altri costi aggiuntivi che non ricadono in alcuna delle categorie precedenti possono essere richiesti in base al contratto di sovvenzione, con il consenso della Commissione, purché ritenuti necessari per il corretto svolgimento dei lavori specificati in questo contratto. È, dunque, necessario che i costi imputati dal contraente a questa rubrica rispettino i criteri seguenti: 1. non devono rientrare in altre rubriche di bilancio; 2. devono essere necessari per il corretto svolgimento dei lavori; 3. non devono comportare modifiche fondamentali nello scopo e nel contenuto dei lavori; 4. devono essere ammissibili ai sensi del contratto; 5. devono essere chiaramente individuabili. Tipiche spese rientranti in questa rubrica sono: oneri per servizi finanziari in contesti specifici (commissioni per transazioni bancarie, con esclusione delle perdite di cambio); costi per servizi relativi ai costi ammissibili; 14

15 costi di subappalto (si veda sotto), ma soltanto nel caso in cui la Commissione abbia stipulato un accordo scritto preliminare (le disposizioni che si applicano al beneficiario si applicheranno anche al subappaltatore) altri costi derivanti da obblighi di cui nella convenzione (relazioni, traduzioni 10, certificati, depositi, garanzie bancarie, ecc.); verifiche contabili esterne del progetto (si veda la sezione H sotto). H. Verifiche contabili e valutazione I costi relativi a verifiche contabili e valutazioni specifiche per l attività possono essere inclusi nella sezione G, se così convenuto o richiesto dalla Commissione. I. Costi di subappalto Qualsiasi importo pagato ad un terzo, che non faccia parte di un organismo membro del partenariato e che svolga un compito specifico una tantum in relazione al progetto, deve essere elencato tra i costi di subappalto (per esempio, le traduzioni, il lavoro di interpretariato e la stampa di materiale effettuati da organismi non appartenenti al partenariato costituiscono costi di subappalto.) Tali costi sono ammissibili soltanto se nessuna delle organizzazioni partner ha nel proprio ambito le capacità richieste. In ogni caso, sono ammissibili soltanto i costi di subappalto conformi alla convenzione. I subappaltatori dovrebbero, di preferenza, risiedere negli Stati membri dell Unione Europea. Gli accordi di subappalto devono comprendere almeno le seguenti informazioni: scopo dell accordo; date in cui l accordo entra in vigore e termina; importo da pagare; descrizione dettagliata dei costi sui quali tale cifra è basata; programma/fasi di completamento del lavoro; accordi di pagamento (uno o più pagamenti in anticipo, pagamenti scaglionati, ecc.); clausole relative all inadempimento o all adempimento tardivo. Non è ammissibile subappaltare tutte le attività del progetto, poiché questo distorcerebbe il senso del partenariato. Per questo motivo, il contraente non può subappaltare la gestione e l amministrazione generale del progetto ed i partner non possono subappaltare tutte o la maggior parte delle attività delle quali sono responsabili. Gli accordi di subappalto di valore superiore a euro devono essere sottoposti ad una gara di appalto dal contraente e la loro conclusione approvata dal partenariato. Il subappalto non può rappresentare più del 30% del costo complessivo del progetto. Qualora il beneficiario dovesse stipulare dei contratti necessari per lo svolgimento della attività e questi rappresentano costi dell attività, ammessi a titolo di costi ammissibili diretti, esso è tenuto a cercare offerenti competitivi tra i contraenti potenziali ed attribuire l appalto all offerta che presenta la migliore relazione qualità/prezzo. Nel far ciò, sarà tenuto a rispettare i principi di 10 Tranne per le traduzioni connesse alle conferenze/seminari o pubblicazioni da imputare nella loro apposita voce di bilancio. 15

16 trasparenza e parità di trattamento tra i contraenti potenziali e avrà cura di evitare qualsiasi conflitto d interessi. I contratti di cui nel paragrafo sopra-indicato possono essere stipulati solo qualora: (a) coprano soltanto l esecuzione di una parte limitata dell attività; (b) il ricorso all attribuzione del contratto sia giustificato tenuto conto della natura dell attività e di ciò che risulta necessario per la sua realizzazione; (c) i compiti in oggetto siano stabiliti nell allegato I ed i costi corrispondenti stimati elencati in modo dettagliato nel bilancio di cui nell allegato II; (d) qualsiasi ricorso all attribuzione dei contratti nel corso dello svolgimento dell attività sia oggetto di un autorizzazione scritta preliminare da parte della Commissione; (e) il beneficiario rimanga unico responsabile in merito allo svolgimento dell attività nonché al rispetto delle disposizioni della convenzione. Il beneficiario deve adottare i provvedimenti del caso al fine di garantire che il vincitore della gara rinunci a tutti i suoi diritti a titolo della convenzione, nei confronti della Commissione. 2. Costi indiretti ammissibili L. Spese generali A differenza dei costi diretti, i costi indiretti (spese generali) sono relativi a categorie di spesa non identificabili come costi specifici direttamente connessi e necessari all attuazione dell attività. Se nell articolo I.3.2 del contratto di sovvenzione è previsto un importo forfetario a titolo di finanziamento dei costi indiretti, questi non necessitano di essere giustificati da documenti probatori. Le spese generali possono includere i costi seguenti: spese di amministrazione e gestione, ammortamento (secondo i metodi di calcolo della legislazione nazionale del beneficiario) di costruzioni e di attrezzature, affitti, costi di manutenzione, spese postali e di telecomunicazione, riscaldamento, luce, acqua, elettricità o altre forme d'energia, arredi per ufficio, articoli di cancelleria per l ufficio, costi del personale non assunto appositamente per il progetto e polizze assicurative. Le organizzazioni che usufruiscono già di una sovvenzione di funzionamento da parte del bilancio UE non possono includere i costi indiretti nel loro bilancio previsionale. 3. Conferimenti in natura N. Conferimenti in natura I conferimenti in natura non sono conteggiati come spesa reale effettuata dal beneficiario e non costituiscono spese ammissibili. Il beneficiario ha, tuttavia, facoltà di farne richiesta qualora siano previsti nel bilancio di previsione al fine di contribuire al buon svolgimento dell attività. I conferimenti in natura sono conferimenti di beni in natura che non costituiscono spese ammissibili. Per esempio: una comunità locale affitta sale o edifici per un seminario/conferenza; 16

17 qualsiasi elargizione di materie prime (ad esempio, carta ed inchiostro per pubblicazioni); un/una consulente offre il suo tempo per lo svolgimento dell attività; attività volontarie non retribuite svolte da un soggetto (persona fisica o giuridica) di diritto privato. I conferimenti in natura vengono presi in considerazione dalla Commissione al momento della valutazione del rapporto costi-efficienza dell attività. III.3.C. Costi non ammissibili Non sono considerati ammissibili i costi seguenti: rendimento del capitale; debiti ed oneri ad essi relativi; accantonamenti per possibili perdite o eventuali debiti futuri; altri interessi debitori; crediti dubbi; perdite dovute ad operazioni di cambio; IVA, a meno che il beneficiario possa dimostrare di non poterla recuperare; costi dichiarati dal beneficiario nell ambito di un altra attività o programma di lavoro a cui viene concessa una sovvenzione comunitaria; spese eccessive e smodate; conferimenti in natura (si veda, tuttavia, il punto N sopra); regali e spese di rappresentanza; programmi di tipo turistico. III.4. SELEZIONE DEI PROGETTI E CONCLUSIONE DEI CONTRATTI Criteri di ammissibilità Valutazione delle proposte Tutte le domande di sovvenzione (proposte) dichiarate ammissibili sono valutate sulla base dei criteri indicati nel dispositivo dell invito a presentare proposte. Tali criteri seguono le linee appresso indicate: pertinenza agli obiettivi ed alle priorità del programma Daphne per l anno in questione; chiarezza e pertinenza degli obiettivi del progetto; utilità dei risultati previsti; accuratezza e fattibilità dell impostazione, della metodologia nonché rispetto dei tempi previsti; adeguatezza ed esperienza delle organizzazioni partner; valore aggiunto europeo; divulgazione dei risultati ottenuti, degli insegnamenti tratti, del know-how acquisito; pianificazione del seguito dato e della sostenibilità; adeguatezza del bilancio, rapporto qualità/costo. Occorre, inoltre, sottolineare che i progetti sono tenuti a contribuire agli sviluppi a livello europeo. È necessario che venga generato un valore aggiunto reale per la Comunità europea. 17

18 A seguito di questa valutazione la Commissione compila un elenco di progetti proposti per il finanziamento. Tale elenco viene poi sottoposto al comitato Daphne per parere. Dopo che il comitato si sia pronunciato in merito, la Commissione adotta una decisione ed informa conseguentemente tutti i promotori circa la selezione o meno del progetto. La Commissione può anche decidere di stilare una lista di riserva di progetti da cui attingere nel caso in cui si rendano disponibili finanziamenti aggiuntivi per il Programma o nel caso in cui alcuni promotori ritirino i loro progetti (già selezionati). Qui sotto è presentato un calendario tipico che illustra in modo particolareggiato le fasi intercorrenti tra la presentazione delle proposte e l avvio del progetto. Bilancio riveduto La Commissione può invitare i richiedenti a fornire un bilancio riveduto per garantire la conformità alle regole sui costi ammissibili o quando la percentuale concessa è inferiore a quella richiesta (nella domanda). Il bilancio (modificato) dovrebbe essere redatto in euro, impiegando il modulo di bilancio allegato. È importante rilevare che l importo concesso a titolo di cofinanziamento del progetto rappresenta l importo massimo di sovvenzione per il progetto in questione; esso viene calcolato come percentuale del costo totale ammissibile del progetto e tale percentuale verrà poi utilizzata per il calcolo effettivo della sovvenzione. Se la spesa finale risulta inferiore a quella prevista nel bilancio, il contributo della Commissione sarà calcolato sulla base della percentuale indicata nella convenzione. Se la spesa finale risulta più elevata di quella prevista nel bilancio, la sovvenzione effettiva non verrà aumentata, ma limitata all importo massimo menzionato nella convenzione. Conclusione del contratto In seguito all approvazione, da parte della Commissione, di tutti gli elementi del progetto (contenuti del progetto e bilancio di previsione), sarà pubblicata ed inviata al contraente una convenzione (contratto) per il cofinanziamento del progetto selezionato (in due copie). Il contraente deve rispedire entrambi gli originali di questa convenzione, datati e firmati dalla persona responsabile. Una volta ricevuti tali documenti, la Commissione controfirmerà entrambi gli originali della convenzione, e invierà al contraente un originale firmato e datato. Si raccomanda di spedire tali documenti per raccomandata. È, altresì, importante rilevare che la convenzione, firmata e datata, deve essere rispedita alla Commissione entro 20 giorni dal ricevimento. Nel caso in cui tale convenzione non venisse rispedita entro tale termine, la Commissione si riserva il diritto di ritenere che il promotore abbia rinunciato alla sovvenzione. I candidati che presentano domanda per la sovvenzione alla Commissione devono analizzare con cura il contratto quadro di sovvenzione al fine di essere pienamente consapevoli degli obblighi che si assumono. Il contratto quadro di sovvenzione ed i relativi documenti possono essere consultati all indirizzo seguente: 18

19 Finanziamento È, inoltre importante rilevare che per i progetti la cui durata è di 12 mesi i pagamenti saranno effettuati in due rate: un prefinanziamento (pari al 50% fino al 2002 e al 70% dal 2003 in poi) entro 45 giorni dalla data di firma della convenzione da entrambe le parti; il saldo dopo che la Commissione avrà ricevuto una richiesta ufficiale di pagamento (entro 3 mesi dal completamento del progetto) ed approvato una relazione finale, una dichiarazione finale delle spese ed una richiesta formale di pagamento. Per i progetti di durata biennale, sarà effettuato un pagamento intermedio dopo un anno di esecuzione del progetto, dietro ricevimento di una relazione intermedia, una dichiarazione intermedia delle spese ed una richiesta ufficiale di pagamento. 19

20 20 Invito a presentare proposte: un calendario tipico Invito a presentare proposte pubblicato nella Gazzetta Ufficiale e sul sito web. Termine di presentazione della domanda Richieste possibili di correzioni Analisi di bilancio dettagliata Inizio graduale dei progetti (primo arrivato, primo iniziato) (2) Mese 1 Mese 2 Mese 3 Mese 4 Mese 5 Mese 6 Mese 7 Mese 8 Mese 9 Mese 10 Mese 11 Mese 12 Mese 13 Registrazione Valutazione Stanziamento dei fondi dei controlli di Stesura e firma dei contratti ammissibilità Lettera a tutti i candidati con i Traduzione risultati della valutazione Decisione della Commissione (2) Il progetto può iniziare non appena la convenzione è firmata dalla Commissione (che firma per ultima).ciò vuol dire, almeno 1 mese ed a volte fino a 5 mesi dopo che il richiedente sia stato informato della sua selezione, sulla base del la velocità di risposta del candidato stesso (correzioni del bilancio, firma del contratto).. Parere del Comitato

21 21 Gestione del progetto: un calendario tipico Relazione intermedia Modifiche possibili Dichiarazione finanziaria (2) (bilancio, compiti, durata) Termine per la Termine per la presentazione richiesta di modifiche dichiarazione finanziaria del contratto Firma del contratto Ove necessario, Domanda di acconto nuova presentazione dei documenti ( ) Divulgazione Preparazione,sensibilizzazione Attuazione sostenibilità e Mesi Metà n-1 Fine = n N N+ 6 La Commissione firma il contratto Visita di controllo Saldo (3) Anticipo (1) Pagamento intermedio (1) (1) (2) (2) La Commissione approva o reagisce Valutazione ex-post (richiesta di documenti aggiuntivi) (3) (1) Massimo 45 giorni dopo ricezione della richiesta. (2) Solo quando la durata del progetto è di 24 mesi. (3) Entro 45 giorni dall approvazione dei documenti corretti. (4) Entro 30 giorni dopo la richiesta

22 IV. ORIENTAMENTI PER LA GESTIONE DEI PROGETTI IV.1. GESTIONE OPERATIVA Osservazioni generali È necessario allegare alla convenzione di sovvenzione una descrizione dell attività ed un bilancio previsionale dell attività a cui attenersi. Ciò significa che l organizzazione promotrice, i partner coinvolti, il personale direttivo, l ubicazione del progetto, i destinatari, il bilancio, la durata ed il calendario del progetto, ecc. non possono essere modificati, eccetto che per motivi eccezionali debitamente giustificati e previa approvazione scritta della Commissione. Cambiamenti non autorizzati in qualunque di questi aspetti chiave possono indurre la Commissione a cancellare la sovvenzione e a richiedere il rimborso dei finanziamenti già erogati. Risultati attesi e conseguenze Lo stesso obbligo di attenersi alla proposta di progetto vale per le attività da svolgere, i risultati attesi nonché gli obiettivi fissati. Occorre, tuttavia, porre l accento sul conseguimento dei risultati attesi e degli obiettivi piuttosto che sulla mera attuazione delle attività (le attività sono comunque finalizzate al raggiungimento dei risultati). Se, per qualunque motivo, un attività proposta non è più in grado di conseguire il risultato atteso, oppure se il risultato è già stato raggiunto, tale attività non dovrà essere eseguita. Se un cambiamento è atto a migliorare l efficacia o l efficienza del progetto, esso dovrà essere proposto alla Commissione. In entrambi i casi, occorre inviare una richiesta motivata alla Commissione che deve autorizzare i cambiamenti prima che vengano attuati. È importante tener presente che, alla fine, il progetto avrà contribuito al raggiungimento degli scopi del programma Daphne se ne deriva un impatto sui beneficiari (e sui gruppi destinatari), reale e misurabile. Stile di gestione Ogni organizzazione ha la propria cultura gestionale che la Commissione rispetta fintantoché non sia discriminatoria o confliggente in altro modo con i principi ed i valori del programma Daphne. Malgrado ciò la Commissione incoraggia vivamente i processi decisionali partecipativi nonché il coinvolgimento attivo dei beneficiari e degli altri attori nell attuazione del progetto. Tali impostazioni promuovono sia l appropriazione 22

23 locale del progetto che l identificazione con i suoi scopi; ciò contribuisce, in grande misura, alla sostenibilità dei risultati del progetto ed alla valorizzazione del suo impatto. Qualunque sia il sistema di gestione, si richiede un alto livello di trasparenza e responsabilità. Valore aggiunto europeo e visibilità della Commissione Il programma Daphne può finanziare unicamente progetti con un valore aggiunto europeo. Ciò non significa soltanto che i progetti devono essere realizzati da un partenariato di organizzazioni di almeno due diversi stati europei, ma piuttosto che l attività deve trascendere gli interessi nazionali o locali al fine di divenire progetto europeo. I progetti devono proporre modi per replicare le loro esperienze riuscite in altri paesi europei, diffondere e scambiare informazioni a livello europeo circa le loro attività (materiali, conclusioni, lezioni apprese, ecc.); essi devono contribuire ad aspetti di politica europea e, per converso, devono assicurare che le loro azioni siano coerenti con le attuali politiche dell UE, ecc. I beneficiari delle sovvenzioni sono chiamati, inoltre, a dare visibilità adeguata alla Commissione Europea / programma Daphne in tutte le loro azioni in generale e nei materiali prodotti dal progetto in particolare. IV.2. GESTIONE FINANZIARIA E FATTURAZIONE La gestione finanziaria di un progetto cofinanziato dal programma Daphne deve coprire la totalità del bilancio e dei costi sostenuti. Conto bancario Il conto precisato nella convenzione e sul quale verrà versata la sovvenzione deve essere: intestato all organizzazione contraente (i conti intestati a privati non sono accettabili in alcun caso); relativo al progetto (nel caso di un conto generale, il contraente deve organizzare un sistema contabile analitico che permetta di identificare sia le spese che le entrate relative al progetto); in un paese giustificato dalla nazionalità del contraente o dal luogo di realizzazione dell attività; strutturato in modo tale da rendere possibile l identificazione dei finanziamenti versati dalla Commissione. Se i fondi versati su tale conto fruttano interessi o benefici equivalenti in base alla legislazione dello Stato sul cui territorio è aperto il conto, tali interessi o benefici, se determinati dal prefinanziamento, saranno recuperati dalla Commissione. Il beneficiario deve dichiarare tali interessi al momento della presentazione della sua contabilità definitiva. 23

24 Sistema di contabilità/controllo interno I contraenti devono organizzare un sistema contabile analitico o un sistema interno adeguato, che renda possibile identificare: le fonti di finanziamento del progetto; le spese relative al progetto sostenute durante il periodo contrattuale. Tutte le transazioni effettuate nel periodo contrattuale e relative alla spesa/entrate effettive nel quadro del progetto devono essere registrate sistematicamente utilizzando un sistema di numerazione specifico per ogni progetto europeo. Tali registrazioni contabili nonché qualsiasi altro documento comprovante le spese (fatture, ricevute) devono essere conservati dal contraente per almeno 5 anni dalla data di perfezionamento del contratto. Per quanto possibile, i responsabili della gestione del progetto non dovrebbero essere anche responsabili della sua gestione finanziaria. IVA, dazi doganali ed altre imposizioni fiscali su beni e servizi I contraenti devono consultare le autorità nazionali competenti per informarsi sulle disposizioni, le regole e la legislazione in vigore in materia fiscale nei loro paesi L IVA non può, comunque, essere inserita tra le spese relative al progetto a meno che non si tratti di un imposta finale, cioè che non sia deducibile e non possa essere recuperata dal contraente o dai suoi partner. Erogazione della sovvenzione Le disposizioni e le date di erogazione della sovvenzione saranno stabilite nella convenzione. Tuttavia, per fornire un orientamento ai contraenti e per consentire di redigere il bilancio, si può indicare che l erogazione della sovvenzione, per finanziamenti di progetti di durata di 12 mesi, sarà effettuata secondo le modalità seguenti: un prefinanziamento (pari al 50% fino al 2002 ed al 70% dal 2003 in poi) entro 45 giorni dalla data di firma della convenzione di entrambe le parti; il saldo dopo che la Commissione avrà ricevuto una richiesta ufficiale di pagamento (entro 3 mesi dal completamento del progetto) ed approvato una relazione finale, una dichiarazione finale delle spese ed una richiesta ufficiale di pagamento. Nel richiedere il pagamento finale, i contraenti devono presentare i documenti seguenti, firmati e datati: una relazione descrittiva finale sull esecuzione del progetto in inglese (in base al modello che si trova nel sito web); una dichiarazione finale delle spese (in valuta nazionale) da compilare in base al modello fornito dalla Commissione (file Excel, esempio disponibile nel sito web); 24