La qualità nella gestione dei partenariati strategici. Monitoraggio e valutazione dei progetti. Firenze, 26 novembre 2014

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1 La qualità nella gestione dei partenariati strategici Monitoraggio e valutazione dei progetti Firenze, 26 novembre 2014

2 Monitoraggio vs. Valutazione Monitoraggio Controllo degli aspetti salienti del progetto in itinere Valutazione Ragionamento sugli esiti dei controlli effettuati 2

3 Cosa controllare? Confronto costante con quello che abbiamo promesso nella candidatura: 1. Tempistica 2. Prodotti materiali 3. Prodotti immateriali (incontri di progetto e eventi di disseminazione) 4. Mobilità: impatto sui gruppi bersaglio diretti: studenti, adulti, insegnanti. 5. Coinvolgimento dei portatori d interesse 6. Visibilità del progetto 7. Disseminazione: distribuzione di prodotti/idee 8. Valorizzazione: assicurarsi che i prodotti siano effettivamente utilizzati 9. Sostenibilità e seguito del progetto 3

4 1.La tempistica Chi fa cosa, quando Rielaborate il diagramma di GANTT Discutetelo al primo incontro di partenariato Fissate scadenze ragionevoli e concordate Pianificate le verifiche (ogni mese? Due mesi? 15 giorni?) Siate disponibili a cambiarlo ma date sempre giustificazioni sui motivi delle variazioni 4

5 2. I prodotti materiali 3 livelli di controllo 1.Una prima versione, fatela circolare tra i partner: in questa prima fase la qualità è fissata nel progetto approvato: in teoria più il prodotto si avvicina alla descrizione nel progetto approvato Apportate le modifiche individuate 2.Fate vedere il prodotto a qualcuno fuori dal giro Apportate le modifiche individuate 3.Se del caso e se possibile, testatelo su un campione ristretto Apportate le modifiche individuate 5

6 3. I prodotti immateriali: incontri di progetto ed eventi di disseminazione Calendarizzazione degli incontri (verificare con il progetto approvato) Fissate gli obiettivi, poi preparate materiali preparatori e agenda e per gli eventi di disseminazione la lista degli invitati (se applicabile) Preparate dei questionari di valutazione e organizzate una prima sessione di aspettative (se possibile) e un ultima di valutazione per i partecipanti Valutate in separata sede l incontro con i partner (Se applicabile) 6

7 4. Mobilità: impatto sui partecipanti diretti Verificate le aspettative con i partecipanti e con l organizzazione ospite incrociandone i dati Pianificate un percorso di monitoraggio con l organizzazione ospite (chiedetevi insieme cosa v interessa valutare: ad es. obbiettivi di apprendimento, coinvolgimento attivo dei partecipanti, benefici per l org.ne ospite etc.) Incrociate i dati della valutazione effettuata dall organizzazione ospite e dai partecipanti al ritorno (doppio punto di vista) E consigliabile chiedere ai partecipanti una relazione scritta, preparate uno schema possibilmente concordato coi partecipanti - che rifletta quello che volete sapere e che volete valutare. 7

8 5. Coinvolgimento dei portatori d interesse Questo è un punto importante perché riguarda quel valore aggiunto che spesso non si riesce a individuare se non per via estremamente ipotetica in fase progettuale Fare una mappatura dei portatori d interesse, verificando quelli indicati nel progetto ed aggiungendone altri: non solo dei vostri ma anche di quelli dei partner: dovrebbero avere particolare rilevanza reti europee e/organizzazioni con attività in più paesi. verificate periodicamente la situazione aggiungendone altri se necessario o eliminando quelli che non lo sono più. Cercate di valutare realisticamente in cosa ciascuna organizzazione può essere utile: disseminazione dei risultati? Valorizzazione? Contributo ai contenuti del progetto? Pensate a un sistema di contatti periodici per capire se sono davvero utili come avete ipotizzato: in questo caso il contatto personale in forma di contatto telefonico può essere più utile che un questionario Valorizzarli in fase di rapporto finale e intermedio 8

9 6.Visibilità del progetto A che serve realizzare un bel progetto se non la sa nessuno? Tenete sempre aggiornato il sito web/blog/forum etc. del progetto: Monitorate i dati quantitativi del vostro sito Assicuratevi che il vostro sito e quello di tutti i partner abbiano informazioni di base sul progetto e informazioni dinamiche sui progressi Assicuratevi che il link del sito del progetto sia raggiungibile da tutti i siti dei partner Monitorate periodicamente la presenza del progetto sui siti dei partner Curate il logo del progetto e fate in modo che compaia su tutti i documenti e su tutte le comunicazioni che fate sul progetto Prima di stampare volantini/poster etc. fate delle prove di leggibilità con amici che conoscono poco o per nulla il progetto Tenete traccia di quanti ne mandate e a chi: e quando possibile verificate che i soggetti a cui li mandate li abbiano effettivamente distribuiti Portate il materiale cartaceo con voi in occasione di conferenze ed eventi in tema col vostro progetto 9

10 7.Disseminazione: distribuzione di prodotti e idee Preparate un piano di disseminazione dei prodotti realizzati e cercate di avere dei feedback da chi li riceve: a seconda della natura dei prodotti questo può avere la forma di un questionario o di un intervista. Raccogliete dati quantitativi su quello che distribuite (a seconda dei prodotti) Utilizzate lo strumento degli eventi di disseminazione non solo per diffondere i prodotti concreti ma anche le idee che fanno da sfondo al progetto Preparate un questionario di gradimento dell evento, mirato a capire se i concetti chiave che vi interessava promuovere sono stati recepiti. Cercate di farvi aiutare dai network europei/organizzazioni internazionali per disseminare prodotti/idee del vostro progetto 10

11 8.Valorizzazione dei risultati Non dovete limitarvi a diffondere i risultati al grande pubblico ma fare in modo che i prodotti vengano utilizzati da qualcuno La strategia di valorizzazione dovrebbe far parte del piano di disseminazione: ad alcuni dei recipienti si suggerirà anche di utilizzare il prodotto Monitorare periodicamente anche questa strategia E importante spiegare bene come il prodotto va utilizzato: non date nulla per scontato E fondamentale avere un feedback sul prodotto dopo che il recipiente lo ha utilizzato: per questo si possono predisporre questionari o interviste tesi a verificare l efficacia dei prodotti Dare informazioni precise su questo processo nei rapporti intermedio e finale 11

12 9.Sostenibilità e seguito del progetto Non riproponete lo stesso progetto all infinito: sono soprattutto le idee alla base del progetto che vanno portate avanti Non necessariamente un progetto europeo deve continuare con altri progetti europei Legate la sostenibilità del progetto alla strategia verso i portatori d interesse Fate un onesta valutazione dell opportunità di proseguire il progetto seppure in altre forme sulla base di feedback dai partner, dagli stakeholder, dai partecipanti diretti, dall impatto del progetto etc. 12

13 RAPPORTO FINALE (Allegato iii dell accordo) La relazione finale, i prodotti e le opere realizzati verranno valutati dall AN congiuntamente alle relazioni dei singoli partecipanti alla mobilità lì dove presenti, facendo riferimento ad un quadro comune di criteri qualitativi basati sui seguenti elementi: o o o o o o o o La misura in cui il progetto è stato realizzato nel rispetto di quanto indicato nella candidatura approvata La qualità delle attività implementate La qualità dei prodotti e delle opere realizzati I risultati in termini di apprendimento e l impatto sui partecipanti L impatto sulle organizzazioni partecipanti Nel caso di attività di apprendimento, insegnamento e formazione: la qualità delle disposizioni pratiche adottate a supporto della mobilità in termini di preparazione, monitoraggio e supporto ai partecipanti durante la loro attività di mobilità, così come la qualità degli accordi intrapresi per il riconoscimento/la validazione dei risultati dell apprendimento dei partecipanti. La qualità e la portata delle attività di disseminazione intraprese Il più ampio impatto potenziale del progetto sugli individui e le organizzazioni ben oltre i partecipanti direttamente coinvolti

14 RAPPORTO FINALE (Allegato III dell accordo) La relazione finale verrà valutata in base a criteri qualitativi e le sarà attribuito un punteggio fino ad un massimo di 100. Se il punteggio totale della relazione finale è inferiore a 50, l AN dovrà ridurre l importo del contributo finale alla luce della realizzazione scarsa, parziale o tardiva del progetto, anche nel caso in cui tutte le attività indicate siano ammissibili e siano state effettivamente realizzate.

15 RAPPORTO FINALE (Allegato III dell accordo) Una riduzione del contributo a causa di una realizzazione scarsa, parziale o tardiva del progetto sarà applicata all importo finale del contributo per le spese ammissibili e sarà pari al: o 25% se la relazione finale ottiene un punteggio tra 41 e 50, entrambi inclusi o 50% se la relazione finale ottiene un punteggio tra 26 e 40, entrambi inclusi o 75% se la relazione finale ottiene un punteggio tra 0 e 25, entrambi inclusi

16 Grazie per l attenzione! Info: erasmusplus.it facebook.com/euerasmuspluspro gramme facebook.com/erasmusplusita twitter.com/erasmusplusind Contatti: Agenzia Nazionale ERASMUS+ per l istruzione, l università e l educazione degli adulti - INDIRE Via C. Lombroso, 6/ Firenze erasmusplus@indire.it mobilitascuola@indire.it partenariatiscuola@indire.it 16