La gestione informatica della Flotta.

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1 La gestione informatica della Flotta. 22 novembre 2013 Bologna Corso di formazione permanente "Fleet e Mobility manager: sviluppo di capacità manageriali«fabio Fantoni

2 gestione parco auto In breve: Applicazione web che copre esigenze di gestione delle flotte, sia in ambito operativo che di pianificazione e controllo dei costi. Obiettivo: dare al Fleet Manager uno strumento immediato ed intuitivo per raccogliere i dati della flotta, reports e cruscotti che agevolano la lettura e l analisi dei dati importati. Piattaforma multi-aziendale, con profilazione dell utente per azienda, filiale e funzione.

3 gestione parco auto Ambito Operativo Gestione e manutenzione della flotta FUNZIONI COINVOLTE Fleet Manager Ufficio Acquisti Servizi Generali

4 gestione parco auto Ambito Gestionale Analisi, pianificazione e controllo costi FUNZIONI COINVOLTE Controllo di gestione Amministrazione Personale

5 Vantaggi in azienda - Risparmio di tempo nella gestione dati grazie ad una struttura intuitiva e veloce; facile reperimento di tutte le informazioni inserite ed importazione automatica dei costi. - Risparmio dei costi grazie ad una più attenta gestione delle manutenzioni dei veicoli e alla possibilità di monitorare la percorrenza dei km nei contratti di noleggio. - Maggiore sicurezza dei driver; la gestione più accurata della flotta implica un aumento proporzionale dell affidabilità del veicolo con maggiore attenzione alla sicurezza del driver.

6 Cosa vediamo oggi: gestire i dati anagrafica dei veicoli Tipo, marca, modello, Carte (Fuel card, Telepass, ) Assicurazioni Dotazioni e optionals Contratto di noleggio File allegati (libretto, contratto, )

7 Cosa vediamo oggi: gestire la flotta controllo scadenze gestione delle manutenzioni, sinistri e multe prenotazione degli automezzi a disposizione e in pool APP Mobile

8 Cosa vediamo oggi: gestire i costi Importazione di un file fornitore: ENI, Telepass, Registrazione manuale di una fattura Export dati verso contabilità, o altre piattaforme esterne Gestione delle manutenzioni, sinistri e multe Prenotazione dei veicoli a disposizione

9 Cosa vediamo oggi: controllo e analisi statistiche Controllo delle scadenze Report anomalie Km Controllo tagliandi da fare Analisi costi per CdC, filiale e servizio Report di controllo chilometraggio percorso Fringe benefit

10 tecnologia Database e linguaggio: Soluzione multi-browser, sviluppata in.net e database MS SQL Server Sicurezza dati: accesso ai dati con utenti profilati ed autenticazione tramite login e password possibilità di limitare l accesso ad alcuni utenti in sola consultazione

11 Plus sw giovane, risultato di un ampia esperienza e seniority aziendale che ne fanno un prodotto maturo, completo, affidabile Plus Plus modulo di Facility Management per la gestione della strumentazione in dotazione ai dipendenti personalizzabile in base a specifiche richieste del cliente Plus

12 demo - nilocar 1 dettaglio veicoli dati veicolo: -modello, targa, tipo veicolo, noleggiatore, immatricolazione e revisioni, ecc. - fuel credit card e Telepass - bolli e assicurazioni - contratti di lungo noleggio - dotazioni, optional -es. navigatore - franchigie da addebitare ai dipendenti/utilizzatori del veicolo - gestione di tutti i costi inerenti l autovettura: canoni di nolo, carburante, interventi di manutenzione, ecc.

13 demo - nilocar 2 Gestione costi e import dati Gestione costi e import dati Sulla base dei tracciati file sequenziali pre-impostati, il motore di import raccoglie le informazioni di costo presenti nelle fatture dei fornitori -es. ENI, Telepass, Shell, Arval, Ciò permette di associare facilmente tutti i movimenti di costo direttamente alla targa del veicolo di riferimento.

14 demo - nilocar 2 Gestione costi e import dati L associazione dei costi in una specifica data, è l elemento che sta alla base del processo d associazione dei costi al corretto CDC. In particolare questo processo è basato su i seguenti collegamenti temporali: l utilizzatore è associato ad un CDC; il veicolo è assegnato ad un utilizzatore; l evento costo viene caricato sulla targa alla data di competenza; Come risultato si avrà la possibilità di allocare ogni costo registrato in nilocar, al corretto CDC, nella data di competenza, in modo coerente con l utilizzo del veicolo. facciamo un esempio...

15 demo - nilocar import dati da Telepass Il fornitore Autostrade consegna informazioni di costo in formato file 2.1 import dati esempio nilocar - tramite la funzione import effettua le seguenti operazioni: 1 importazione dati 2 verifica congruenza con le info presenti -es. qualora fosse presente un Telepass non registrato, viene segnalato 3 se i dati risultano essere congruenti: - il pedaggio viene associato alla targa ABC che ha in uso il Telepass XYZ - la targa ABC è collegata, per il periodo di riferimento, all utente ROSSI - l utente ROSSI è collegato al centro di costo ALFA nel centro di costo ALFA sono allocati i costi Telepass

16 demo - nilocar 3 manutenzioni e sinistri Work flow manutenzioni e sinistri Strumento di pianificazione e di analisi delle attività di manutenzione a partire dal preventivo del fornitore, per una efficiente e controllata gestione del parco auto aziendale di proprietà. Il modulo prevede l'attivazione di un work flow che parte dalla richiesta del preventivo ed arriva, passando per vari stati d'approvazione, alla riconciliazione dei costi attraverso il confronto con le relative fatture, per passare poi alla loro contabilizzazione.

17 Prenotazione auto a disposizione demo - nilocar 4 prenotazione auto a disposizione Le auto a disposizione possono essere prenotate, attraverso un flusso di autorizzazione, con mail di notifica. La prenotazione può avvenire su base oraria e giornaliera.

18 demo - nilocar 5 export dati export dati dettaglio veicoli Il motore di export è in grado di creare: - file sequenziali con il dettaglio delle scritture contabili delle fatture raccolte in nilocar, così da automatizzare la loro registrazione in contabilità - file sequenziali per la fatturazione di benefit e optional ai dipendenti

19 demo - nilocar 6 reportistica Le informazioni e i dati inseriti possono essere analizzati con strumenti di analisi grafica e visuali esportati su applicazioni desktop (es. Excel o Word). I report già predisposti sono liberamente configurabili dall utente; consentono di calcolare consumi, spese legate alle targhe, collegare costi sostenuti /utilizzatore veicoli / centri di costo / commesse, fare stime sulle percorrenze, analisi sulle scadenze.

20 at Work for a changing World Fabio Fantoni fabio.fantoni@nilobit.com