Quali informazioni posso comunicare o ricevere?

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1 I n f o W E B

2 A cosa serve InfoWEB? InfoWEB è una soluzione completamente web che, presentandosi con l aspetto di un sito internet, permette di distribuire tutte le informazioni di presenza volute, e non solo, nel momento e nel modo desiderato, al proprio personale, sia esso operante all interno o all esterno (tramite internet) dell azienda. Ti consente di ricevere velocemente tutte le informazioni inviate dal personale, in maniera assolutamente puntuale, controllata ed organizzata. Il tutto completamente via WEB ed automaticamente sincronizzato con il programma presenze (Pitagora). Quali informazioni posso comunicare o ricevere? Le informazioni che puoi pubblicare sono molteplici e suddivise in moduli funzionali. Tali moduli possono essere attivati oppure no. Le informazioni visualizzate dai moduli di InfoWEB variano in base al livello dell utente collegato (normale, responsabile, supervisore, amministratore). Le informazioni che puoi pubblicare nella tua rete sono: - Elenco dei presenti in tempo reale, con stampa per il punto di raccolta in caso di emergenza. - Elenco dei presenti e assenti, con la possibilità di visualizzare le motivazioni di assenza. - Piano ferie effettuato e previsto. - Elenco dei dipendenti in pausa aggiornato ogni minuto. - Controllo delle timbrature di presenza rapportate ai varchi di verifica per i percorsi autorizzati dei dipendenti all interno dell azienda. - Vari modelli del cartellino presenze, anche con visualizzazione multi-dipendente. - Visualizzazione dei monti ore ed eventuale banca ore del dipendente. - Visualizzazione delle giornate in anomalia. - Pubblicazione documenti di uso comune, circolari o altro. - Registrazione di attività di trasferta per quanto riguarda le ore di presenza/viaggio. - Inserimento timbrature, anche da dispositivi mobili (smarphone/tablet). - Gestione visitatori e lavoratori ditte esterne, con controllo della relativa documentazione di sicurezza. - Gestione della documentazione, legata al personale, come curriculum corsi di formazione etc. etc. Ogni documento può essere reso visibile e(o gestibile agli utenti desiderati. - Gestione del Parco automobili a livello di prenotazione, registrazione dell utilizzo da parte del personale, scadenziario dei veicoli configurabile per tipologia ( assicurazioni, revisioni,bolli etc. etc.) - Gestione delle comunicazioni all ufficio personale per le assenze effettuate e previste e autorizzazione delle ore straordinarie. Queste informazioni possono essere filtrate in base a svariate discriminanti, come l azienda, il reparto, il gruppo impianti, lo stato delle informazioni e le date.

3 - Giustificazioni di assenza dei dipendenti, con validazione dei responsabili. - Timbrature mancanti, sia in modalità dichiarata (data e ora inserite manualmente) che in modalità automatizzata (data e ora non modificabile perché presa dal server), anche da dispositivi mobili (telefonini o smartphone). - Autorizzazioni per le ore straordinarie. - Richieste per viaggi e rimborsi spese. - Gestione visitatori e lavoratori ditte esterne, con controllo della relativa documentazione di sicurezza. - Mini gestione documentale del personale (curriculum, corsi di formazione, ecc.) suddivisi per tipologia di documento; abilitazione delle tipologia di documento sul singolo utente con policy di lettura-modifica differenziate. - Infoweb è corredato di un interessante modulo di elaborazione dei dati per la generazione di dati statistici. - Visualizzare ed inserire documenti relativi al personale di qualsiasi natura, allegandoli direttamente alla persona e rilasciando autorizzazione sulla loro visibilità. - Controllare l utilizzo del parco auto aziendale da parte del personale, e gestire uno scadenziario completamente personalizzabile sui veicoli. - Gestire la documentazione legata ai lavoratori stagionali e loro riassunzioni. - Controllare il personale esterno che entra in azienda, e se la documentazione di sicurezza dello steso e conforme a quella richiesta con relativo scadenziario di controllo. Cosa significa visualizzare le informazioni in maniera differenziata in base al livello dell utente? Devi sapere che InfoWEB utilizza dei menù simili per tutti, ma, in base al livello dell utente collegato, funzionano in maniera differente. Ad esempio: L utente normale vede solo le informazioni legate a se stesso e può interagire solo con esse. Quindi, ad esempio, visualizzerà solo il proprio cartellino, il proprio piano ferie e cosi via. Potrà effettuare richieste di assenza e timbrature solo per se stesso. L utente responsabile funziona allo stesso modo ma, tramite delle deleghe, può eseguire operazioni su altre persone, quindi agire anche per conto loro, naturalmente, ai fini della sicurezza, verranno mantenute registrate tutte le operazioni eseguite e l utente esecutore. La maggior parte delle operazioni può generare, se lo si desidera, anche una di notifica automatica. Sono presenti anche altri tipi di utente: Amministratore con pieni poteri, questo ruolo di solito è assegnato all ufficio personale. Supervisore e Portineria, che hanno dei funzionamenti particolari.

4 Cosa significa ottenere mail di notifica automatiche? Ogni operazione di inserimento, modifica, cancellazione, rifiuto genera una mail, che consente di inviare un avvertimento all utente. L avviso ricorda di controllare InfoWEB perché è avvenuto un evento che deve essere valutato. In particolare per ogni operazione, per ogni menù, esiste un modello di mail dedicato che il cliente può personalizzare. Da quanti pc posso usare InfoWEB? Non esiste un vero e proprio limite e non è richiesta nessuna installazione locale; diciamo piuttosto che il limite è dovuto alla potenza di elaborazione della macchina (Server o PC) che ospita InfoWEB e alla velocità della connessione di rete. Di cosa ha bisogno per funzionare? Innanzitutto deve esistere un installazione di Pitagora Presenze, perché è da questo programma che InfoWEB riceve i dati ed è sempre a Pitagora che li invia. Anche se non tutte le sue funzioni ne richiedono la presenza obbligatoria (es. Controllo dipendenti in pausa). Esistono infatti delle configurazione di InfoWEB, che possono essere attivate anche senza la presenza di Pitagora Presenze. InfoWEB deve essere installato su un PC o un Server funzionanti con Windows. Tale macchina dovrà essere collegata in rete. Sul PC o Server in cui viene installato InfoWEB richiediamo la presenza di Internet Information Services (IIS), che è un servizio distribuito di serie con Windows (sia pc che server) e deve solo essere attivato sulla macchina. Gli altri requisite vengono installati e configurati durante l installazione di InfoWEB dai nostri tecnici. Normalmente richiediamo la presenza del responsabile IT dell azienda per l installazione di InfoWEB.

5 Quali sono i vantaggi che InfoWEB porta in azienda? Gli aspetti positivi che l uso di InfoWEB porta sono molteplici. Iniziamo analizzando i vantaggi per l ufficio del personale: - La distribuzione delle informazioni diminuisce notevolmente il continuo flusso di richieste da parte del personale, facendo risparmiare tempo e consolidando un aspetto di efficienza. - La possibilità di ricevere, con uno strumento Web, le informazioni che riguardano le presenze dal personale, diminuisce notevolmente l incidenza delle giornate non complete (da correggere); inoltre le informazioni necessarie sono puntuali ed arrivano in minor tempo, diminuendo inutili attese ed aumentando notevolmente l efficacia della rilevazione presenze. - Vengono gestiti in maniera centralizzata anche i documenti legati al singolo dipendente, eliminando carta e ottimizzando ricerca e archiviazione. Quali sono i vantaggi per il personale : - Possibilità di consultare i dati in qualsiasi istante e da qualsiasi postazione. - Visualizzazione del proprio piano Ferie e dei residui monte ore, verificare i piani ferie delle persone dello stesso livello di delega. - Inserire timbrature aggiuntive o mancanti, anche da dispositivi mobili. Utilizzando anche causali che motivano la timbratura ( ad es: Telelavoro) - Effettuare richieste per periodi di assenza prolungati oppure a fasce orarie. - Consultare i documenti autorizzati - Registrare Trasferte e Note spese. - Prenotare l utilizzo delle auto aziendali e registrare il loro utilizzo. Continuiamo con il coinvolgimento anche di altre realtà aziendali, come il responsabile della sicurezza. - In caso delle prove di evacuazione, il sistema InfoWEB, consente di produrre automaticamente e in tempo reale la lista delle persone presenti in azienda. - In qualsiasi istante possono essere verificati i percorsi (varchi) di sicurezza predisposti e il loro rispetto da parte del personale. - Possono essere controllati anche gli addetti esterni e la presenza di documentazione per i rischi lavorativi. Un altro settore che ne trae benefici è quello IT. - Le informazioni sulle presenze sono salvate in un database SQL, che può essere utilizzato per produrre importanti informazioni per i gestionali aziendali oppure interrogato da strumenti d interfaccia, come ad esempio Office, per produrre report e statistiche.

6 Chi produce InfoWEB? Il software è prodotto direttamente da Folli Sistemi Srl, quindi facilmente personalizzabile secondo le richieste del cliente.