Rev 17/01/2013 I.R.I.S. Gestione Richieste Giustificativi

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1 Rev 17/01/2013 I.R.I.S. Gestione Richieste Giustificativi

2 Premessa La gestione delle richieste e autorizzazioni dipendente-responsabile-ufficio del Personale è notoriamente impegnativa per qualsiasi azienda a causa dei flussi organizzativi, degli step autorizzativi, del data entry, dei sistemi di controllo e per le difficoltà di tenere monitorata la situazione nel complesso. In molte organizzazioni la gestione di questo processo non avviene in maniera strutturata, poiché avviene su sistemi differenti e non omogenei, coinvolgendo Funzioni Aziendali diverse. L applicativo Iris Gestione Richieste Giustificativi, nativamente integrato con la piattaforma IRIS di amministrazione del personale, consente di aumentare l efficienza operativa, ridurre i costi e centralizzare le informazioni, automatizzando il work flow autorizzativo tra dipendente-responsabile-ufficio del Personale.

3 Caratteristiche e funzionalità interfaccia web user friendly, integrabile a richiesta con il portale aziendale del Cliente; richiesta di autorizzazione ferie, permessi, straordinari; personalizzazione delle utenze secondo la medesima logica di associabilità anagrafica nativa di IRIS; funzione delega : possibilità di delegare un altro utente per un periodo di tempo determinato ad effettuare determinate attività; funzione lavoro per : effettuare una qualsiasi attività per conto di un altro utente (mediante utilizzo di giustificativo teorico); visulizzazione saldi e contatori personalizzabile (es. il Resp. di funzione piuttosto che il dipendente hanno la possibilità di consultare la propria situazione ferie); generazione stampe in formato pdf; gestione cartellino presenze (sia personale che dei propri collaboratori); possibilità di inserire timbratura ingresso/uscita (es. dimenticanza badge, personale trasferta etc); possibilità di ripristino dell eventuale password smarrita da un utente generico; work flow autorizzativo integrato gestito da un sistema basato sull utilizzo dei principali software di Posta Elettronica (Outlook, Lotus Notes); Visibilità istantanea, secondo autorizzazione dell utente, dello stato di autorizzazione/assenza del lavoratore;

4 IRIS SCADENZIARIO IRIS GESTIONE RATEALI IRIS PAYROLL IRIS 770 Rappresentazione work flow destrutturato IRIS Internet Ufficio del Personale Necessità di informazioni Responsabile di reparto Dipendente Invio cartaceo o tramite mail della richiesta Imputazione manuale a sistema Necessità di utilizzare il telefono per il reperimento delle informazioni

5 Alcuni vantaggi L applicativo attiva un vero e proprio work flow basato sull utilizzo della aziendale tra dipendente e relativo responsabile di struttura e/o l ufficio del personale, attraverso il quale verrà chiuso l intero processo amministrativo. Tra i vantaggi evidenziamo i principali: Tracciabilità a sistema delle informazioni raccolte; riduzione dei tempi operativi dedicati dall addetto alla rilevazione presenza dell Ufficio del Personale; riduzione delle anomalie nel sw di rilevazione presenza; maggiore sportello e trasparenza nei confronti dei dipendenti; Visibilità dello storico da sistema in maniera celere e contestuale; Visibilità istantanea, secondo autorizzazione dell utente, dello stato di autorizzazione del lavoratore; Funzione delega : possibilità di delegare un altro utente per un periodo di tempo determinato ad effettuare determinate attività; maggior coinvolgimento del Responsabile nella gestione dei propri collaboratori; eliminazione della gestione del badge sostitutivo/provvisorio; distribuzione delle informazioni alla periferia; possibilità di integrazione nell interfaccia utente di altre funzionalità della piattaforma IRIS (es. movimentazione CDC/Commessa);

6 IRIS GESTIONE RATEALI IRIS PAYROLL IRIS 770 Rappresentazione work flow con GRG Soluzione 1 Ufficio del Personale Soluzione 2 Responsabile di reparto/funzione IRIS Internet Dipendente LEGENDA: Autorizzazioni Richieste dipendente

7 Autenticazione agli applicativi Web mediante SSO (Single Sign-on)

8 L utente accede al pannello di gestione secondo le policy definite

9 Il dipendente ha la possibilità di richiedere un giustificativo (ferie, permesso, etc) o autorizzazione straordinario al proprio Responsabile. Imputata la richiesta parte un work flow autorizzativo a mezzo

10 Il dipendente consulta e gestisce il proprio cartellino, mentre il Responsabile consulta e gestisce il cartellino dei propri collaboratori

11 Entrando nella gestione del cartellino è possibile effettuare richieste multiple, selezionando le giornate ed il relativo giustificativo

12 Il dipendente ha la possibilità di accedere al propria situazione saldi/contatori, mediante interrogazioni personalizzabili.

13 Il dipendente che accede al software ha la possibilità di inserire una richiesta di autorizzazione anche per una timbratura

14 Ciascun Responsabile gestisce i propri collaboratori

15 Un Responsabile può delegare un altra persona a svolgere le attività per proprio conto. E possibile utilizzare l applicativo per conto di qualcuno, ad esempio qualora parte del personale non sia dotata di PC.

16 Il Responsabile e l Ufficio del Personale hanno a disposizione la pianficazione annuale delle ferie pianificate dai dipendenti