MAX 2TM GESTIONI TURNI

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1 [P&V] MAX 2TM GESTIONI TURNI Si ringrazia Ducati M. H. e Ducati Torino per la gentile concessione della moto Via Nazario Sauro, Biella Tel Fax Via Circonvallazione, 130/ Almese (TO) Tel Fax max@maxapplication.it P. IVA

2 Max Application è una società di produzione e distribuzione a valore aggiunto di sistemi informativi. I nostri soci e collaboratori hanno maturato importanti esperienze tra loro complementari che ci hanno permesso di ottenere un elevato livello di competenza nel campo dei servizi informatici. Abbiamo pertanto raggiunto la consapevolezza che per servire al meglio un cliente è necessario averne una profonda conoscenza, seguirne costantemente i bisogni, rispondere velocemente alle sue eventuali obiezioni e alle sue richieste e prestare servizi di qualità sempre più innovativi. Per far questo si sono ricercate sul mercato soluzioni ad avanzata tecnologia e si è dedicata particolare attenzione alla gestione ed all assistenza del cliente. Nella scelta degli strumenti di sviluppo si è privilegiato l utilizzo di tecnologia ad elevata affidabilità e diffusione (partnershio con Oracle, standard di fatto di mercato nel settore della gestione database) e l integrazione di tutta la suite di prodotti offerta. Tutto il nostro processo di sviluppo e di assistenza è supportato da strumenti tecnologici d avanguardia: la progettazione dei prodotti applicativi è infatti assistita dalla fase di analisi sino allo sviluppo da strumenti di ingegnerizzazione computerizzata il prodotto applicativo può essere installato sia in architettura classica client / server che su internet (fruibile quindi attraverso un semplice browser) L elevato grado di sofisticazione del software che gestisce i suddetti processi permette alla società di mantenere un elevato grado di flessibilità, in modo da potersi adeguare velocemente ai volumi di attività richiesta. Il tutto per garantire alla clientela: il massimo livello di affidabilità, flessibilità e aggiornamento, sia funzionale che tecnologico, dei prodotti applicativi la massima fruibilità delle applicazioni, anche attraverso l utilizzo in rete internet, senza dover dotarsi di infrastrutture tecnologiche particolari la massima libertà e autonomia di analisi dei dati presenti nel Database da parte dell utente finale la massima qualità del processo di assistenza post-vendita, al quale è dedicata una apposita struttura: la richiesta di assistenza è direttamente inserita via web nel sistema e viene trattata dal personale tecnico preposto, sempre usufruendo del supporto on-line, offrendo così la massima efficacia ed efficienza. Il gruppo di lavoro consiste di circa 20 persone esperte in: Soluzioni applicative Organizzazione aziendale Organizzazione e pianificazione della produzione Amministrazione di sistemi e di database (Oracle e Microsoft certified professional) Supporto alla clientela per l analisi dei dati si utilizzano strumenti di Business Intelligence e inoltre si ha la completa integrazione con prodotti di Office e di pubblicazione su Internet (HTML) l assistenza post-vendita è erogata sia attraverso tradizionale help desk telefonico che attraverso un innovativo sistema informativo in rete. La società ha due sedi: Biella Via N. Sauro, Biella - Italy Tel Fax Torino Via Circonvallazione, 130/ Almese (To) - Italy Tel Fax info@maxapplication.it 02 03

3 Il prodotto 2TM GESTIONE TURNI Il sistema informativo ricopre un ruolo basilare nell organizzazione dell azienda e diventa quindi importante disporre di strumenti informatici flessibili, potenti, affidabili e di facile utilizzo per il personale operativo. Con questi propositi Max Application ha progettato e realizzato il sistema denominato 2TM nato con l obiettivo di fornire alle aziende uno strumento informativo e decisionale evoluto ed efficiente, con prestazioni e funzionalità di altissimo livello. Il sistema 2TM è uno strumento fondamentale per aiutare l azienda nella programmazione dei servizi offerti e nell ottimizzazione degli stessi ponendola in condizione di rispondere alle sfide del mercato in termini di flessibilità, disponibilità delle informazioni, integrazione, tempestività di reazione. Infatti 2TM è rivolto in modo specifico alla programmazione delle turnazioni nel breve e nel medio termine, alla gestione delle risorse necessarie, alla copertura dei servizi ed alla relativa consuntivazione. E integrabile con sistemi di Rilevazioni Presenze, gestione Risorse Umane e programmi Paghe, nonché integrato con la Manutenzione Programmata Impianti e Risorse (auto, bus etc.). 2TM si rivolge a tutte le aziende di servizio, pubbliche o private, che debbano garantire la copertura dei servizi offerti, gestendo l allocazione delle risorse e bilanciandone l utilizzo: l obiettivo finale è il miglioramento sia della qualità del servizio che dei rapporti con i collaboratori per offrire un servizio ottimale alla clientela. 2TM è integralmente realizzato e implementato con tecnologia Oracle (composta da tutto l insieme degli strumenti Oracle di sviluppo): questo garantisce un elevato grado di portabilità e di affidabilità garantendo, nel contempo, una estrema semplicità di utilizzo e l apertura al mondo informatico esterno senza impegno di personale EDP specializzato. La tecnologia Oracle permette all azienda che utilizza 2TM di aprirsi al mondo Web con gli strumenti più evoluti oggi disponibili. Il sistema è basato sulla tipica architettura aperta con spiccate caratteristiche di integrazione nella trasmissione e/o accessibilità dati da/verso il mondo esterno. Così, ad esempio, è possibile utilizzare l applicativo direttamente da un browser, esportare risultati di ricerche dati all ambiente Ms-Office (Excel...), salvare la reportistica in formato standard PDF o HTML, redigere la stessa via fax/posta-elettronica e così via. Questa tecnologia rende 2TM uno strumento ad elevata flessibilità. Tramite prodotti Oracle destinati all utenza finale così come tools di terze parti è possibile interrogare dati, realizzarne prospetti grafici, costruire reportistica personalizzata etc. Particolare rilevanza è data all integrazione con i sistemi informativi: 2TM possiede infatti una serie di interfacce parametricamente definibili ed aperte verso il mondo esterno, in particolare verso la gestione delle risorse umane (anagrafiche dipendenti, paghe e stipendi) alla quale fornisce i dati quantitativi per le elaborazioni amministrative (indennità, disagi operativi, straordinari), e verso la rilevazione assenze/presenze dalla quale attinge informazioni per l elaborazione dei piani di copertura. Inoltre 2TM possiede un insieme di moduli specializzati integrati con l applicazione che coprono la Manutenzione programmata delle risorse materiali, e, rivolto in particolare alle autolinee, la Gestione della movimentazione dei documenti di viaggio con relative tariffe presso le rivendite, gli agenti e i vari magazzini aziendali

4 MAX 2TM La gestione dei turni Manutenzione Programmata Il sistema coadiuva l azienda nella progettazione, pianificazione e gestione dei servizi lavorativi offerti. MANUTENZIONE PROGRAMMATA DELLE RISORSE MATERIALI Attraverso 2TM è possibile gestire ed organizzare servizi offerti all utenza e soggetti a turnazione quali ad esempio: Servizi di trasporto Urbano ed Extraurbano Servizi di pubblica utilità - vigili urbani, ASL, case di cura, cooperative Turnazioni lavorative in senso lato con corredata gestione delle risorse utilizzate per coprirli Di seguito elenchiamo le principali funzioni gestite da 2TM: Programmazione Ordini di servizio MODULO Programmazione di periodo Ordini di servizio DESCRIZIONE Emissione del tabellone periodico e controllo delle quadrature. Programmazione del servizio teorico con impiego dell organico aziendale, copertura dei turni, copertura delle assenze e dei servizi da svolgere quotidianamente. Creazione ed attribuzione automatica dell ordine di servizio. L ordine di servizio è il piano giornaliero nominativo che definisce l orario ed i servizi base da svolgere. Il modulo di manutenzione programmata delle risorse materiali permette di gestire e pianificare tutti gli interventi di manutenzione impianti necessari in azienda. Il programma permette di controllare tutti i beni aziendali giungendo a distinguere, ove necessario, i cicli di manutenzione di singoli componenti del bene. In base all utilizzo del bene propone il piano degli interventi di manutenzione da affettuare. Il modulo gestisce l archivio degli impianti e dei beni aziendali, l archivio dei componenti rilevanti del bene, i tipi di intervento, gli interventi programmati, le commesse. Attribuzione automatica servizi Attribuzione automatica dei servizi, intesi come attività e microattività, copertura dei servizi essenziali. Suddivisione ed equilibratura dei carichi di lavoro e delle indennità. Gestione dei servizi eseguibili da gruppi di persone. PIANIFICAZIONE INTERVENTI Interfacce esterne Altri moduli disponibili Gestioni specifiche Gestione disponibilità Gestione risorse Paghe Rilevazione assenze presenze Risorse umane Business Intelligence Manutenzione programmata Comando centrale Gestione del personale assente ed attribuzione dei turni scoperti a personale disponibile. Gestione delle risorse materiali (dotazioni, bus, auto, attrezzature etc.). Attribuzione automatica delle risorse e dei gruppi ai servizi che le richiedono. Gestione indennità automatiche legate a profili orari, personale, servizio da svolgere. Attribuzione manuale indennità e correttivi. Produzione ed invio al sistema Paghe di tutti i dati retributivi rilevati dai servizi svolti dal personale. Emissione di stampe statistiche riportanti i servizi e le indennità maturate dal personale nel periodo. Trasmissione dei profili orari previsti. Acquisizione dei quadri di presenza e delle assenze pianificate. Reperimento automatico di tutte le informazioni riguardanti il personale (anagrafica risorse umane) a partire da gestioni anagrafiche esterne. Analisi dei dati riguardanti la gestione ed emissione di report statistici e grafici specifici. Data base direzionale area controllo accessibile per interrogazioni definibili dall utente con strumenti di analisi (Discoverer, Excel). Manutenzione programmata delle risorse materiali. Gestione e programmazione di tutti gli interventi di manutenzione necessari. Esclusione automatica delle risorse in caso di fermo. Alimentazione dello stato di utilizzo delle risorse sulla base dei servizi svolti. Inserimento e gestione servizi, personale e priorità imposte dal Comando Centrale. Il programma in base all utilizzo del bene o del componente è in grado di proporre gli interventi da effettuare. Fornisce situazioni che evidenziano, per ogni bene, la tempistica degli interventi da compiere in modo che si possa pianificare il momento migliore per la manutenzione dell impianto. Gli interventi proposti nel piano possono essere, puntualmente, confermati, spostati nel tempo, eliminati o modificati. Ogni intervento confermato genera una commessa. Il programma gestisce la scheda cespite del bene con elenco delle manutenzioni eseguite su ogni elemento. Il modulo è completamente integrato con il sistema MAX 2TM e permette di tenere sotto controllo i costi consuntivi di manutenzione di ogni bene. I collegamenti con i moduli di MAX 2TM sono: gestione magazzino per i consumi di materiali gestione contabilità per la contabilizzazione dei costi esterni gestione produzione per la contabilizzazione dei costi delle ore di manodopera e di reparto gestione contabilità analitica per il calcolo del costo orario della manodopera Gestione corse Gestione corse, linee, tratte, fermate. Tabelle orarie di passaggio dei mezzi alle fermate. Consuntivi e preventivi sulle tratte percorse. Trasferimenti ed interpellanze Gestione richieste di trasferimento da parte del personale e delle richieste di forza per un determinato reparto da parte della direzione (interpellanze)

5 Amministrazione Finanza & Controllo 2TM possiede una suite applicativa completa ed integrata che copre le aree Amministrazione, Finanza e Controllo di gestione. Il tutto in un contesto tecnologico innovativo ed evoluto, con possibilità di introduzione di strumenti di Business Intelligence per analisi non strutturate dei dati, di integrazione con l ambiente internet, e interfacciamento con vari sistemi esterni. AMMINISTRAZIONE Il modulo amministrazione offre una serie completa ed integrata di strumenti per affrontare tutte le problematiche legate all area amministrativa, con l obiettivo di snellire i processi amministrativi e nel contempo fornire importanti strumenti di analisi, controllo e decisione. CONTROLLO DI GESTIONE Il modulo di Controllo di gestione, fondamentale per consentire un efficace monitoraggio dell andamento aziendale nel suo complesso e dei singoli centri di costo / ricavo / commesse, permette di ripartire i costi per natura e sino a sette destinazioni diverse per ogni singolo evento contabile. Per ogni movimento può essere gestita la data di competenza e, oltre al valore, la quantità. Inoltre l alimentazione del sistema può avvenire sia attraverso transazioni derivanti da Contabilità generale che attraverso diversi altri tipi di transazioni dirette e indirette, automatiche o manuali. Quindi non si affrontano solo gli aspetti civilistico/fiscali ma anche gestioni articolate sul controllo del credito, l analisi dei tempi medi di incasso e pagamento con conteggio interessi di mora, reporting di bilancio (con riclassificazioni, confronti con il budget, analisi scostamenti e forecast), nonché le complesse problematiche legate alla gestione dei Cespiti ammortizzabili, sia da un punto di vista fiscale che civilistico, oltre che da un punto di vista gestionale. L ampia modularità permette di configurare il sistema sulla base delle necessità e dell organizzazione aziendale, scalando dalla piccola realtà alla realtà via via più complessa. FINANZA Lo sforzo prodotto dalla direzione finanziaria nell equilibrare i flussi monetari rispetto a quelli generati dal ciclo economico sta assumendo connotati sempre più significativi nell ambito della gestione aziendale. Oltre al sempre più stretto controllo delle variabili finanziarie, si è infatti sempre alla ricerca di aree aziendali sulle quali operare riduzioni di costi trasformandole, al limite, da centri di costo a centri di profitto. L offerta del modulo Finanza rientra sicuramente in questo contesto. FATTURATO NETTO MARGINE DI CONTRIBUZIONE MARGINE OPERATIVO LORDO RISULTATO OPERATIVO RISULTATO GEST. CARATTERISTICA RISULTATO PRE-TAX RISULTATO NETTO Il sistema offre tutte le funzionalità di un prodotto di Tesoreria di fascia medio/alta, fra le quali citiamo: Gestione anticipata per valuta Controllo dei flussi a medio termine Controllo condizioni bancarie Integrazione con Corporate banking Riconciliazione continua Tesoreria centralizzata Calcolo costo effettivo del denaro 2TM inoltre offre, come peculiarità, la gestione integrata con il Sistema amministrativo, attraverso le logiche contabili insite nel sistema stesso. Vengono, infatti, automaticamente generate tutte le scritture patrimoniali ed economiche derivanti dalla transazione finanziaria. La Cost allocation consiste nel ribaltamento o riallocazione dei costi dai centri di prima imputazione sino ai centri (o attività) che esprimono il risultato che si vuole misurare. E gestita automaticamente sulla base di regole espresse attraverso cost drivers storicizzabili ed alimentabili dal sistema gestionale e amministrativo. Viene effettuata la valorizzazione automatica del costo sulla base dei consuntivi ai vari livelli di ribaltamento. Il modello di cost accounting può supportare il Direct Costing, il Full Costing o l Activity based Costing. Quest ultimo può essere uno strumento a supporto della certificazione qualità secondo gli standard Vision Le principali funzionalità del Reporting Economico / Finanziario, risultato finale delle elaborazioni e sintesi dei risultati aziendali, sono: Possibilità di effettuare riclassificazioni a n livelli dei conti sia di natura che di destinazione, anche combinando in una stessa riclassificazione le due tipologie Possibilità di estrarre dati parametricamente per periodo e per tipo di dato (Contabile/Extacontabile/Consuntivo/Budget/Forecast) Confronti con delta espresso a valore e percentuale Completa integrazione BI/Excel. BUSINESS INTELLIGENCE 2TM fornisce inoltre la struttura completa del database direzionale per l area Amministrazione Finanza e Controllo di Gestione, protetto da variazioni ed accessibile per interrogazioni destrutturate anche da prodotti di primo livello quali Office. Viene inoltre fornita la Business Area dove sono definiti i vari cubi di dati e le relative dimensioni, pronta per effettuare attività di Business Intelligence attraverso Oracle Discoverer

6 MAX 2TM Contabilità di commessa La gestione della biglietteria CONTABILITÀ DI COMMESSA Il modulo Contabilità di commessa consente la gestione ed il monitoraggio completo dei costi di ogni commessa. Richiede, inseriti manualmente o provenienti da altri moduli di MAX 2TM, dati preventivi relativi ai tempi di lavorazione ed ai materiali ed i consuntivi delle ore di manodopera, dei tempi macchina, dei consumi dei materiali. Gestione della movimentazione dei documenti di viaggio con relative tariffe presso le rivendite, gli agenti e i vari magazzini aziendali. I dati relativi ai documenti di viaggio sono memorizzati in funzione della loro serie e del relativo numero di serie. Pertanto le interrogazioni possono evidenziare sia la storia del singolo biglietto che viene identificato in modo univoco sia la giacenza di biglietti, con relative serie, in ogni magazzino, rivendita o agente. L applicativo si articola nelle seguenti parti: Gestione tabelle. Le tabelle contengono informazioni relative ai dati di base e precisamente: centri di costo, tipi di costo, tipologia e codici di raggruppamento commesse, descrizione beni aziendali soggetti a commesse di manutenzione, tipologie di intervento, risorse (dipendenti o collaboratori o macchinari esterni). All atto del ritiro dei documenti di viaggio dalla tipografia, viene caricata la giacenza nel magazzino centrale. Successivamente si possono gestire le seguenti operazioni: Scarico del documento con bolla di consegna a Rivendita/Agente Scarico del documento con movimento manuale per Furto, Ammanco, Distruzione,ecc. Carico del documento con bolla di reso da Rivendita Gestione anagrafica commesse. L archivio anagrafico delle commesse contiene tutte le informazioni descrittive ed i riferimenti relativi alle commesse gestite. Possono essere gestite in maniera dettagliata tutte le commesse, in particolare le commesse di manutenzione su beni aziendali. Gestione registrazioni di costo. Le registrazioni di costo possono essere inserite manualmente o provenire da altri moduli di MAX 2TM (Contabilità, Magazzino, Acquisti, Produzione) e riguardano tipicamente le ore di manodopera, i tempi di lavoro e di attrezzaggio di una macchina, i materiali utilizzati o altro. Ogni movimento consente di definire quantità, valori, data di comptetenza. I risultati finali del modulo, espessi in forma analitica o in forma sintetica si possono riassumere in : Consuntivi di commessa analitici Confronto fra preventivi e consuntivi di commessa Possibilità di valorizzare ogni elemento in base a criteri parametricamente definiti Possibilità di estrarre ed aggregare i dati in modo parametrico Situazioni riepilogate per centro di costo Completa integrazione con BI/Excel Tutte queste operazioni generano dei movimenti di magazzino che aggiornano i saldi delle giacenze dei vari magazzini, e della rivendita/agente in tempo reale. All atto della compilazione della bolla di consegna o della bolla di reso, viene emesso un documento numerato che evidenzia il committente, i documenti di viaggio consegnati o resi con la relativa numerazione di serie, il prezzo unitario, la quantità, l aggio e l Iva. L emissione della bolla di consegna per la cessione di documenti prepagati genera contestualmente un foglio incassi e quindi una fattura emessa per conto della rivendita. Quando viene effettuato l incasso dei documenti venduti, viene effettuata la registrazione del foglio incassi con il quale il sistema memorizza quanti e quali documenti sono stati venduti dalla rivendita/agente. Il caricamento del foglio incassi genera una fattura che può essere emessa per conto della rivendita oppure una fattura contenente la ritenuta d acconto quando viene emessa per conto dell agente. Per ogni foglio incassi avviene l emissione di una fattura che contribuisce ad aggiornare il registro Iva che è poi possibile visualizzare o stampare. Gestione Anagrafica Linee con relative fermate e tratte, integrata con 2TM. E possibile visualizzare o stampare le tavole polimetriche relative alle linee extraurbane codificate con le seguenti informazioni: Chilometraggio, Prezzo in Valuta, Codice Tariffa (in funzione del documento di viaggio selezionato)