Reingegnerizzazione della Gestione Logistica Sanitaria l Esperienza dell AUSL della Romagna

Transcript

1 Reingegnerizzazione della Gestione Logistica Sanitaria l Esperienza dell AUSL della Romagna

2 Il progetto di Reingegnerizzazione della Logistica Sanitaria si sviluppa a partire dalla implementazione del Magazzino Unico che gestisce: 15 presidi ospedalieri distribuiti su tutto il territorio Romagnolo (Province di Ravenna, Forlì-Cesena, Rimini) di cui 1 IRCCS/IRST per un totale di posti letto 14 Case di Cura Private Accreditate Oltre punti territoriali (Centri di Costo) su di una area di circa Km2 con circa abitanti Valore dei beni dell AUSL della Romagna pari a oltre 2 miliardi di euro all anno. Valore di gestione di medicinali, beni sanitari ed economali pari a oltre 400 milioni di euro annui

3 Il Centro Logistico della AUSL della Romagna si sviluppa su una superficie di circa mq in un edificio attualmente in locazione su 2 piani presso il quale sono collocati: 1. Il Magazzino Unico dell AUSL della Romagna (6.000 mq circa su un piano) 2. La Farmacia Centralizzata 3. Gli Acquisti Aziendali 4. Il Centro Stampa I costi relativi alle utenze, alle assicurazioni, alla sicurezza, alle manutenzione di tutti gli impianti ed attrezzature ivi collocati è di circa euro all anno.

4 Il progetto di realizzazione del Magazzino Unico ha richiesto la predisposizione di una gara di appalto per l affidamento dei servizi di gestione integrata del magazzino, che ha assunto importanza strategica al fine di garantire : - L acquisizione del know-how necessario all introduzione di sistemi automatizzati nella gestione della movimentazione dei materiali; - L acquisizione di specifici software (Warehouse Management System) per la gestione dei magazzini; - La riduzione del rischio aziendale nello sviluppo di un progetto in continua evoluzione e comunque tra i primi in Italia con una gestione integrale dei beni sanitari ed economali; - Investimenti in sistemi automatici e robotizzati oltre che in tecnologie all avanguardia per la gestione operativa.

5 DATA DI ATTIVAZIONE OPERATIVA UFFICIALE DELL ESPERIENZA: Stipula della Convenzione Intercent-ER in data 27 aprile 2014; Adesione alla Convenzione Intercent-ER da parte della ex AUSL di Cesena in data 12 maggio 2014; Inizio esecuzione operativa in data 28 marzo 2015 DATA DI CONCLUSIONE DELL ESPERIENZA Termine dell appalto: 27 marzo 2024 Valore economico del contratto Termine dell appalto: 27 marzo 2024 Durata: 9 anni Valore pari a ,00 euro al netto dell IVA

6 L ATI che si è aggiudicata l appalto di allestimento e gestione del magazzino è composta da tre cooperative multiservizi: FORMULA SERVIZI Soc. COOP (Capofila): gestisce appalti riferiti alla gestione integrata della logistica sanitaria della AUSL della Romagna. In particolare: La distribuzione interna in ambito ospedaliero anche tramite l ausilio di sistemi AGV Il trasporto interno dei pazienti con l ausilio di un sistema informatico per la pianificazione e l ottimizzazione delle attività Il servizio di sanificazione tramite sistemi innovativi (es. carrelli intelligenti per la tracciatura delle pulizie, sistema Orbio, ) Formula Servizi è una società che si occupa di Servizi di pulizia, sanificazione, Logistica sanitaria, industriale e servizi alle comunità, Manutenzioni edili e impiantistiche, Gestione e archiviazione documentale, Gestione di servizi culturali, progettazione e organizzazione di eventi, Restauro e conservazione di documenti, Servizi informativi. COOPSERVICE S.Coop. p.a.: è un player nazionale nella progettazione, erogazione e gestione di servizi integrati alle imprese e alle comunità. Si propone come referente per la gestione di attività no core che il cliente intende affidare all'esterno, fornendo i propri servizi in un'ottica di global service, con migliaia di clienti- fra i quali figurano ospedali, amministrazioni pubbliche, gruppi industriali, banche, aeroporti, e centri commerciali. CICLAT Soc. Coop.:Cooperativa di servizi di trasporti, vigilanza, pulizie, logistica, ambiente e facchinaggio.

7 Il progetto di realizzazione del Magazzino Unico ha richiesto lo sviluppo e l integrazione di varie esperienze complementari nella catena di fornitura dei servizi alle strutture sanitarie utilizzando metodologie e soluzioni innovative valorizzando il patrimonio aziendale grazie all introduzione di allestimenti ad alto contenuto tecnologico presso il magazzino centrale, e sistemi di controllo all avanguardia quali: Magazzini automatizzati (miniload, verticali rotanti, sistemi di smistamento, ); Sistemi di gestione e tracking delle consegne e delle temperature; Sistemi di controllo energetico Sistemi di controllo dei KPI e delle Performance Tutti i processi gestiti rientrano nei protocolli PAC (Percorso Attuativo della Certificabilità.

8 Il Progetto di reingegnerizzazione della Logistica della AUSL della Romagna prevede la completa informatizzazione della logistica. Tutti gli aspetti della logistica aziendale prevedono la tracciabilità di ogni processo dalla richiesta del reparto/cdc (che può avvenire solo informaticamente) alla preparazione, dal trasporto al packaging. Sorter Push Back Flow Rack Drive in Automatico verticale a vassoi Il percorso di tracciabilità prevede la conoscenza dei dati riferiti al bene ed alle risorse intervenute nella gestione della catena logistica, quindi, ad esempio: temperature, operatori che lo hanno movimentato, identificazione della Unità di carico/confezione, targa del mezzo di trasporto, cassetta/roll utilizzati per la movimentazione. Etichettatrice automatia Tracciabilità Trasloelevatore Maggiore efficienza e flessibilità delle operazioni di prelievo e deposito Riduzione degli errori Migliore sfruttamento volumetrico degli spazi Migliore conservazione dei prodotti

9 RISULTATI CONSEGUITI Il Progetto si riferisce a numerose dimensioni della catena di approvvigionamento, con lo scopo di mettere al centro il cittadino fruitore del servizio sanitario erogato dall AUSL. A tal fine sono stati attivati numerosi progetti convergenti nell obiettivo comune di aumentare l efficienza, l efficacia, l appropriatezza, volti inoltre a ridurre i costi di gestione ed incrementare la qualità del servizio erogato per il paziente. I progetti hanno consentito di introdurre: la prescrizione e la somministrazione informatizzata, la cartella clinica informatizzata, la completa tracciabilità dei beni sanitari ed economali la gestione dei medicinali in monodose (Forlì), la distribuzione con sistemi AGV (Forlì), la completa informatizzazione del ciclo passivo (ordini e DDT primi in Italia insieme alle AA.UU.SS.LL. della RER), la gestione del Magazzino Unico

10 RISULTATI CONSEGUITI Riduzione del numero di Magazzini Aziendali e del costo di trasporto Riduzione del numero di ordini emessi e delle fatture ricevute; Riduzione del numero di risorse umane impiegate nella catena di approvvigionamento; Innalzamento della qualità percepita dei servizi (gestione puntuale di lotto e scadenza) Riduzione dei prodotti scaduti e obsoleti e delle differenze inventariali fino ad oltre l 1 per mille; Risparmi energetici ottenuti introducendo tecnologie ad alta efficienza ed un sistema di monitoraggio dei consumi; Informatizzazione di tutti i processi di approvvigionamento; Esportabilità dell Esperienza e sviluppi futuri Sulla scorta dell esperienza maturata e dei modelli implementati, la AUSL della Romagna sta impostando nuove operazioni di valorizzazione immobiliare e di ottimizzazione della rete di trasporti (interni ed esterni) con particolare attenzione alla sostenibilità ambientale. Il modello gestionale viene attualmente studiato e condiviso a livello nazionale anche con le principali Università, viene preso come riferimento per il cambiamento organizzativo e culturale oltre che per la realizzazione di capitolati di servizi analoghi in altre realtà similari.