La normativa IVA Ciclo Attivo Ciclo Passivo Conservazione

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3 La normativa IVA prevede l obbligo di tenuta dei registri IVA per tutti i soggetti passivi. I registri sono necessari per annotare tutti i documenti (fatture) emessi e ricevuti Tutte le fatture emesse devono essere annotate sul registro delle fatture emesse, tenendo conto delle seguenti scadenze: - entro 15 giorni dalla data di emissione, se si tratta di fatture immediate ma sempre nell ambito del mese - entro il mese di consegna o spedizione per le fatture di fine mese Ciclo Attivo prevede l invio dei documenti sia in formato cartaceo e/o in formato digitale non alterabile (PDF) (DPR 633/72 e dalla risoluzione del Ministero delle Finanze PROT del 30 Luglio 1990) Ciclo Passivo la tenuta del documento ricevuto, nel caso fosse cartaceo si dovrà tenere l originale mentre nel caso di un documento digitale la relativa stampa del documento ricevuto Conservazione I registri e i documenti Iva devono essere conservati, ai sensi dell articolo 39 del D.P.R. n. 633/1972, fino a quando non viene definito l eventuale accertamento riguardante l annualità interessata dal documento o dal registro, eventualmente anche oltre il termine di dieci anni previsto dall art.2220 del C.C.

4 La normativa IVA rimane invariata (prevede l obbligo di tenuta dei registri IVA per tutti i soggetti passivi. I registri sono necessari per annotare tutti i documenti (fatture) emessi e ricevuti Tutte le fatture emesse devono essere annotate sul registro delle fatture emesse, tenendo conto delle seguenti scadenze: - entro 15 giorni dalla data di emissione, se si tratta di fatture immediate ma sempre nell ambito del mese - entro il mese di consegna o spedizione per le fatture di fine mese) Ciclo Attivo - distinzione del destinatario: Italia - prevede l invio obbligatorio dei documenti in formato digitale (XML) mediante il SDI (Sistema di interscambio) Estero - prevede l invio dei documenti sia in formato cartaceo e/o in formato digitale non alterabile (PDF) Ciclo Passivo distinzione dell emittente Italia- prevede la ricezione obbligatoria dei documenti in formato digitale (XML) dal SDI (Sistema di interscambio) Estero - la tenuta del documento ricevuto originale o stampa del documento digitale Conservazione distinzione del tipo di documento Cartaceo - I registri e i documenti Iva devono essere conservati per almeno 10 anni Digitale La conservazione sostitutiva dei documenti informatici è disciplinata dal DM , la conservazione deve avere la caratteristica di immodificabilità, integrità, autenticità, leggibilità e la durata è di 10 anni;

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6 Sistema di Interscambio (SdI). Il Sistema di Interscambio, gestito dall'agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, effettuare controlli sui file ricevuti, inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie (pubbliche e private) Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all archiviazione e conservazione delle fatture.

7 . Sistema di Interscambio (SdI)

8 Canali SdI. Interfaccia WEB E un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d Interscambio o l interfaccia web di fruizione dei servizi Fatture e corrispettivi (solo per l invio). PEC E un sistema di posta elettronica certificata basato su tecnologie, che certifichino data e ora dell'invio e ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse. SdICoop E un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service fruibile attraverso protocollo HTTPS. SdIFtp E un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP SpCoop E un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (Pubbliche Amministrazioni)

9 Interfaccia WEB (solo invio) Questa modalità di trasmissione prevede l utilizzo di una funzione di carico dei documenti sul sito L operatore potrà poi verificare sullo stesso portale il buon esito della trasmissione e il resoconto di verifica dei documenti inviati. Pro E possibile caricare a mano ogni singola fattura o caricare un file contenente più fatture indicato per professionisti con pochissimi documenti Contro Tutte le attività sono manuali (Creazione, Caricamento file, Firma, Invio, Controlli, etc.)

10 PEC. Il soggetto trasmittente che intende utilizzare la posta elettronica certificata, deve avvalersi di un gestore con il quale mantenere un rapporto finalizzato alla disponibilità del servizio di PEC. Il file da trasmettere costituisce l allegato del messaggio di posta. Il normale flusso di trasmissione tramite PEC prevede, se il processo di invio e ricezione va a buon fine, che al mittente vengano recapitate due ricevute: una di accettazione da parte del proprio gestore di posta, e una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario al Sdi; quest ultima non garantisce di per sé la lettura del messaggio e del relativo allegato, ma ne attesta il solo deposito nella casella del SdI. Pro Richiede la comunicazione all SdI e ai propri fornitori l indirizzo di posta PEC Contro Tutte le attività sono manuali dalla creazione dell alla letture delle varie risposte

11 SdICoop. Il SdI mette a disposizione su rete Internet un servizio web, richiamabile da un sistema informatico o da una applicazione, che consente di trasmettere i file come allegati di un messaggio SOAP. Questa modalità di trasmissione prevede: la sottoscrizione da parte del soggetto trasmittente di uno specifico accordo di servizio; la gestione di certificati elettronici per l accreditamento. Pro Dopo la sottoscrizione al servizio, verrà rilasciato un codice da cominciare ai propri fornitori Contro Tutte le attività sono gestite da programmi software e si deve creare un servizio web in ascolto, il cui controllo è abbastanza complesso.

12 SdIFtp. L invio dei file, preventivamente crittografati, al SdI,è possibile attraverso protocolli di interconnessione e canali trasmissivi, che identificano in modo certo i partecipanti assicurando la qualificazione del canale. Pro Dopo la sottoscrizione al servizio verrà rilasciato un codice da cominciare ai propri fornitori Contro Tutte le attività sono gestite da programmi software. Si deve creare un servizio web Ftp abbastanza complesso da controllare.

13 . MODALITA DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO

14 PROCEDURA DI INVIO FATTURA AL SDI. La procedura di invio della fattura al SdI vede, quali attori coinvolti: il soggetto emittente; il soggetto trasmittente (se diverso dal soggetto emittente); il Sistema di Interscambio I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei punti seguenti: il soggetto emittente predispone la fattura elettronica (file xml) Dopo aver predisposto la fattura, il soggetto emittente appone la firma (file p7n) il file così generat0 viene trasmesso dal soggetto trasmittente al SdI tramite il canale su cui ci si è accreditati per la trasmissione.

15 PROCEDURA DI INOLTRO DELLA FATTURA AL SOGGETTO RICEVENTE. La procedura di inoltro della fattura elettronica dal SdI al soggetto ricevente coinvolge le seguenti risorse: il Sistema di Interscambio Il sistema del soggetto ricevente Il SdI fatte le verifiche previste con esito positivo, inoltra al soggetto ricevente la fattura elettronica e al soggetto emittente la ricevuta di presa in carico. La trasmissione avverrà attraverso i canali e con le modalità di accreditamento del ricevente e dell emittente.

16 PROCEDURA DI GESTIONE DELLE RICEVUTE E DELLE NOTIFICHE. Tutti i canali di trasmissione prevedono dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito della trasmissione; questi messaggi sono specifici delle infrastrutture di comunicazione e garantiscono la messa a disposizione del messaggio e dei file allegati da parte di chi invia e di chi riceve. La procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche coingolge: il soggetto trasmittente; il Sistema di Interscambio; il soggetto ricevente.

17 PROCEDURA DI GESTIONE DELLE RICEVUTE E DELLE NOTIFICHE La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti il SdI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche previste in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica al soggetto ricevente e una notifica con i metadati del file fattura (idsdi) nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna in caso contrario verrà trasmessa una notifica di mancata consegna per ogni fattura elettronica recapitata al soggetto ricevente, il SdI permette di inviare entro 15 giorni, una notifica di accettazione/rifiuto (notifica di esito committente) se entro il termine dei 15 giorni l SdI non riceve alcuna comunicazione, inoltra una notifica di decorrenza dei termini al soggetto trasmittente e al soggetto ricevente

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19 NOMENCLATURA DEI FILE DA TRASMETTERE Il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura: il codice paese va espresso secondo lo standard ISO alpha-2 code l identificativo univoco del soggetto trasmittente il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9] Il progressivo univoco del file ha il solo scopo di differenziare il nome dei file trasmessi al Sistema di Interscambio da parte del medesimo soggetto; non deve necessariamente seguire una stretta progressività e può presentare anche stili di numerazione differenti. Ogni file inviato al Sistema di Interscambio deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza.

20 La proposta di gestione della fattura elettronica integrata ai nostri pacchetti

21 Integrazione gratuita per chi ha sottoscritto il canone di manutenzione Modifica dei parametri aziendali dove è obbligatorio identificare il tipo di regime fiscale aziendale Modifica delle anagrafiche Clienti e Fornitori per inserire la tipologia di canale di trasmissione (PEC o IdSidi) Generazione del file della fattura XML standard (eventuali modelli personalizzati saranno da analizzare a parte) Visualizzazione/Stampa della fattura con foglio di stile della Agenzia delle Entrate. Collegamento alla registrazione contabile del file xml con possibilità di visualizzare il contenuto del file Visualizzazione della fattura XML nel programma di stampa/ristampa fatture Integrazione invio file XML al modulo di invio massivo delle fatture. Invio contemporaneo della fattura in formato XML e PDF.

22 Moduli e add-on Modulo Ciclo Attivo Modulo Ciclo Passivo Add-on Send SDI Add-on Download SDI Modulo Bridge 2C I due moduli principali (Modulo Ciclo Attivo e Modulo Ciclo passivo) si abbinano agli Add-On e al modulo BRIDGE 2C. Si differenziano a seconda del canale e sistema di comunicazione, di cui tratteremo dettagliatamente più avanti

23 Modulo Ciclo Attivo Questo modulo permette di gestire: il ciclo attivo delle fatture (documenti emessi) differenziando fra fatture a privati e P.A. I documenti che sono stati firmati da inviare. I documenti inviati al SdI e le relative ricevute correlate a ogni documento, così da verificarne il processo di invio, ricezione, accettazione.

24 Moduli Ciclo Attivo Pannello di controllo del modulo di gestione documenti.

25 Modulo Ciclo Passivo Questo modulo permette di gestire tutto il ciclo passivo delle fatture (documenti ricevuti): Gestione della accettazione o rifiuto del documento Registrazione delle nuove anagrafiche fornitori Contabilizzazione della stessa in modo semplice e intuitivo

26 Moduli Ciclo Passivo pannello di controllo del modulo di gestione documenti

27 Moduli Ciclo Passivo Registrazione Contabile semplice e intuitiva

28 Add-on di comunicazione La gestione dei documenti e il loro processo di trasmissione e conservazione è molto articolato, inoltre per i tempi e i modi con cui si realizza è molto delicata. Abbiamo quindi fatto una scelta generale di indirizzo, che ci ha fatto scegliere due modalità operative, che pensiamo diano sicurezza e mettano i nostri clienti in condizione di scegliere liberamente. La prima scelta è quella di utilizzare un sistema di trasmissione, verifica, invio a SdI, ricezione da SdI e conservazione gestito da uno dei principali conservatori accreditati AGID ( ). Il gestore è 2C SOLUTION. Il servizio prende il file inviato dai nostri gestionali e si occupa di fare tutte le attività di gestione del documento, inviando al nostro gestionale i resoconti delle attività stesse. Svolto il ciclo del documento, il gestore terzo si occupa di caricarlo in conservazione secondo gli standard della Agenzia delle Entrate, garantendone la conservazione per 10 anni compresa nel prezzo del servizio. Il modulo di comunicazione con il sistema di 2C SOLUTION è chiamato 2C BRIDGE. E la scelta che preferiamo per una serie di motivi: delega a un soggetto terzo certificato AGID rispetto alla Agenzia delle Entrate di gestire e conservare i documenti per 10 anni, dopo che ne ha curato tutti i processi nei confronti della Agenzia delle Entrate. Avere un unico archivio dei documenti con garanzia di poterli consultare e estrapolare per 10 anni secondo gli standard che l AGID o l agenzia delle Entrate chiede o richiederà in futuro. Risparmio di tempi e costi di gestione e conservazione dei documenti. Il servizio comprende il rilascio di un codice identificativo della AZIENDA da dare ai fornitori, la firma elettronica automatica della fattura.

29 Add-on di comunicazione La seconda scelta è quella di utilizzare i servizi messi a disposizione dal portale della Agenzia delle Entrare. Il connettore di invio e ricezione automatico delle fatture e relative comunicazioni si basa sul canale PEC. Abbiamo scelto questo canale perché è più semplice e direttamente verificabile da parte degli utenti finali, se confrontato con gli altri canali messi a disposizione dall SdI. E quindi prerequisito fondamentale aprire una relazione con SdI via PEC per chi emette documenti verso l SdI e/o ne voglia ricevere attraverso questo canale. I due servizi di Add on sono: Send SdI per l invio e Download SdI per la ricezione. Queste funzioni si occupano per ora solo del processo di invio e di ricezione delle fatture. La conservazione messa a disposizione dalla Agenzia delle Entrate è gestita dalla SOGEI e quindi serve un ulteriore accreditamento e una particolare applicazione per la redazione e compilazione dei pacchetti di archiviazione, la loro firma e la loro trasmissione. L applicazione per la redazione dei pacchetti di documenti da inviare alla conservazione messa a disposizione dalla Agenzia delle Entrate è in corso di analisi e sarà realizzata in un secondo tempo.

30 Add-on Send SDI Questo modulo (opzionale) permette l invio delle PEC direttamente al SDi e/o al Cliente.

31 Add-on Download SDI Questo modulo (opzionale) permette il download automatico delle fatture e dei vari messaggi ricevuti dal SdI. L utente potrà verificare l esistenza di nuovi documenti e/o messaggi senza dover salvare i vari allegati per ogni ricevuta dal SDi.

32 Il Ciclo Attivo

33 Ciclo Attivo Pannello di gestione documenti Il pannello di gestione dei documenti è diviso in sezioni contenenti documenti ai vari stadi di lavorazione: Da Importare sezione che contiene i documenti prodotti dal sistema di fatturazione e da caricare nell applicazione Da firmare sezione che contiene i documenti da firmare (solo per coloro che utilizzano le procedure della Agenzia delle Entrate. Nel caso di 2C Solution la firma viene posta automaticamente da sistema di carico e validazione Da inviare sezione che contiene i documenti da inviare al SdI direttamente o indirettamente tramite il servizio di 2C SOLUTION. Attesa Conferme sezione contenente i documenti in attesa di conferma da parte del SdI o del cliente Scartati sezione contenente i documenti scartati e relativo messaggio contenente gli errori rilevati o la motivazione per cui il cliente ha scartato il documento Attesa Esiti Documenti corretti, presi in carico dal SdI, trasmessi al cliente e in attesa di conferma. Confermati sono i documenti confermati dal cliente Rifiutati sono i documenti che il cliente ha rifiutato o non consegnati dal SdI per decorrenza dei termini.

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45 Il Ciclo Passivo

46 Ciclo Passivo Pannello di gestione documenti Il pannello di gestione dei documenti è diviso in sezioni contenenti documenti ai vari stadi di lavorazione: Scaricate sezione che contiene i documenti scaricati dal sistema SdI direttamente o tramite il gestore 2C SOLUTION Accettate sezione che contiene i documenti accettati dopo averli visionati nella sezione precedente. Respinte sezione che contiene i documenti respinti con la possibilità di inserire una causale di rifiuto del documento Da Inviare sezione contenente le conferme da inviare per i documenti accettati Da Registrare sezione contenente i documenti confermati e da registrare in contabilità. Ricerca sezione per la ricerca di documenti già elaborati o da elaborare secondo diversi parametri di filtro. Parametri sezione dove impostare i parametri di scarico dei documenti e di invio delle risposte.

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56 moduli EuroWin Schema di offerta delle soluzioni. Le soluzioni di integrazione con i servizi di terzi sono due. La prima è relativa ai servizi messi a disposizione dalla Agenzia delle Entrate; la seconda ai servizi di 2C SOLUTION. Vi riepiloghiamo i moduli a listino necessari per le due integrazioni: Integrazione con servizi della Agenzia delle Entrate e SOGEI Integrazione con i servizi di 2C SOLUTION - Modulo Ciclo Attivo - Modulo Ciclo Attivo - Modulo Ciclo Passivo - Modulo Ciclo Passivo - Add-on SendSDI - Modulo BRIDGE 2C - Add-on DownloadSDI - Utility opzionale per download pacchetti - Modulo Conservazione Sogei di conservazione