CIRCOLARE N. 169 OGGETTO: GESTIONE DEL MAGAZZINO PROCEDURE STANDARD E RESPONSABILI

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1 Istituto Professionale di Stato per i Servizi di Enogastronomia e Ospitalità Alberghiera Gaspare Ambrosini Via Che Guevara FAVARA (AG) tel C.F agrh02000c@istruzione.it web Ai sigg. docenti di cucina e sala Al dsga Agli ass. amministrativi A.Messinese A.Santamaria Agli ass. tecnici, cucina, sala Ai collaboratori scolastici Agli alunni Ai corsisti CIRCOLARE N. 169 OGGETTO: GESTIONE DEL MAGAZZINO PROCEDURE STANDARD E RESPONSABILI Vista la direttiva del D.S. al D.S.G.A per l organizzazione dei servizi generali e amministrativi, prot del 23/10/2017; Considerato che alla data odierna non è stata ancora consegnata la proposta di Piano Annuale delle Attività del Personale Ata, da parte del DSGA; Ritenuto di dovere organizzare le attività connesse al servizio dell Ufficio magazzino, al fine di garantire efficacia ed efficienza; Sentite le criticità riscontrate nei servizi di magazzino, durante l incontro del 13/12/2017, da parte del coordinatore di dipartimento prof. Fallea F., del responsabile delle esercitazioni di laboratorio prof. Trupia A. - per gli aspetti didattici - e degli AA.AA. Sigg. Messinese e Santamaria e degli AA.TT. Fabella, Vitello e Vita - per la parte gestionale, e organizzativa e le eventuali proposte di miglioramento;

2 Sentito il DSGA per le operazioni di competenza si segnalano i nominativi dei responsabili, gli adempimenti e le procedure standard da rispettare, al fine di razionalizzare e di garantire il buon funzionamento delle attività di programmazione, distribuzione degli alimenti e gestione del magazzino dell Istituto, fino a nuove disposizioni impartite, una volta adottato il piano delle attività del Personale Ata, su proposta del DSGA. PROGRAMMAZIONE DEGLI ORDINATIVI Entro il 20/12 viene definita la programmazione didattico-finanziaria prevista per l anno La parte didattica è consegnata e firmata dal coordinatore di dipartimento prof. Fallea F., e dal responsabile delle esercitazioni di laboratorio prof. Trupia A., sentiti i docenti del dipartimento disciplinare ( Cucina e Sala-vendita). 1. La programmazione per tutte le classi è scandita per settimane e per schede/ menù. Le schede/ menù possono essere ridotte negli alimenti ma non aumentate, né si possono aggiungere nuovi alimenti. Variazioni alla programmazione ordinaria, per motivi particolari, sono autorizzate dal D.S., sentiti il coordinatore di dipartimento prof. Fallea F., e il responsabile delle esercitazioni di laboratorio prof. Trupia A. - per gli aspetti didattici - e i responsabili di magazzino - per la parte gestionale e organizzativa. TEMPISTICA DEGLI ORDINATIVI E RESPONSABILI CUCINA- SALA Entro il lunedì di ciascuna settimana ITP Responsabili consegna schede/menù di classe,con prezzo e quantità, secondo programmazione annuale, entro il lunedì di ciascuna settimana al prof Trupia A. Prof Trupia A. Responsabile raccolta schede/menù di classe, secondo programmazione annuale, per consegna schede/menù della settimana successiva all A.T. Sig Fabella o sostituto Responsabile segnalazione - in anticipo - variazione attività ( per altre attività programmate, assemblee Istituto etc..) all A.T. Sig Fabella o sostituto. Nella giornata di martedì/mercoledì di ciascuna settimana A.T. Sig Fabella o sostituto Responsabile predisposizione buoni d ordine Entro venerdì di ciascuna settimana A.T. Sig Fabella e dell A.A Sig.Santamaria o sostituti. operazioni di ritiro merce, stoccaggio, carico e scarico, gestione cestini A.A. Sig Santamaria o sostituto Responsabile segnalazione in anticipo, tramite avviso scritto, variazione schede/menù per impossibilità reperimento merce per esercitazione. Prof. Fallea Responsabile segnalazione in anticipo, di avviso scritto con variazione schede/menù per impossibilità reperimento merce per esercitazione. Il giorno precedente all esercitazione di laboratorio ITP

3 Responsabili richiesta all A.T., assegnato al laboratorio, attrezzatura/utensileria per attività di GESTIONE DELLE MERCI E DEGLI ALIMENTI E RESPONSABILI 1. I laboratori di cucina e sala-bar sono aperti tutte le mattine non oltre le ore 8.30 a cura dei collaboratori scolastici. Il magazzino è aperto dagli addetti al magazzino, dalle ore 8.00 L assistente amministrativo addetto alla gestione del magazzino (A.Santamaria) è responsabile della preparazione dei cestini secondo schede/menu consegnate- con gli alimenti necessari per le esercitazioni di laboratorio di ciascuna classe, previa verifica della presenza in servizio dei docenti ITP. Tale operazione può essere compiuta anche il giorno precedente per le merci non deperibili. I prodotti freschi, invece, dovranno essere preparati, la mattina stessa dell esercitazione. 2. I cestini devono essere pronti non oltre le ore 8,30 per le prime esercitazioni del mattino e non oltre le ore 9.00 per tutte le esercitazioni della giornata. La preparazione dei cestini avviene con l ausilio degli Assistenti tecnici che sono responsabili : del prelievo del cestino ( apponendo firma) e del deposito dello stesso nel rispettivo laboratorio e del prelievo di attrezzatura /utensileria per attività di laboratorio richiesta dal docente tecnico-pratico il giorno precedente l esercitazione pratica. Nel caso imprevisto e/o imprevedibile di assenza dell A.T. il prelievo sarà effettuato da un sostituto. Orario Ufficio magazzino per consegna e ritiro cestini Consegna dei cestini agli assistenti tecnici, dalle ore 9.00 alle ore di tutti i giorni. Conclusa la consegna dei cestini il magazzino chiude ed è vietato l ingresso a docenti e alunni In magazzino: l assistente amministrativo ( Sig. Santamaria o sostiuto) e gli addetti ( sig Fabella o sostituto) sono responsabili della raccolta schede/ menù predisposizione e firma del buono d ordine (con prezzo e quantità) ricezione della merce e firma del documento di trasporto (con prezzo e quantità) controllo della temperatura dei prodotti freschi trasportati restituzione merce non conforme a buono d ordine gestione delle attività di stoccaggio, registrazione e di carico in magazzino e firma gestione delle attività di scarico e firma della merce consegnata, dal responsabile della preparazione dei cestini, dall A.T che ritira, dall ITP che ha consegnato la scheda/menù controllo delle scadenze controllo della merce in magazzino controllo stato scorte in magazzino controllo, e riscontro entro il giorno 5 di ciascun mese, allineamento delle giacenze di magazzino e giacenze riscontrabili su software di gestione l assistente amministrativo (Sig. Messinese o sostituto) è responsabile di: supervisione stato delle scorte e richiesta nuova fornitura al D.S. e al D.S.G.A. per programmazione acquisti controllo e tenuta registro contratti e avviso al D.S. per contratti in scadenza per programmazione avvisi/ bandi predisposizione determina a contrarre predisposizione richiesta preventivi e foglio riepilogativo ( modello predisposto) predisposizione determina affidamento diretto e foglio riepilogativo ( modello predisposto) predisposizione dispositivo di affidamento, a firma D.S. richiesta ed acquisizione documenti di rito (durc-equitalia) richiesta e acquisizione documenti di rito dopo gara per aggiudicazione definitiva predisposizione lettere a ditte individuate predisposizione contratto

4 predisposizione della fattura ( con allegati dispositivo di affidamento del D.S., buono d ordine, documento di trasporto, buono di carico, firmati dai responsabili e durc) e consegna al DSGA per la successiva predisposizione del mandato di pagamento ( comprensivo della predetta documentazione e del Modello F24) da sottoporre alla firma del D.S. DISPOSIZIONI GENERALI E RESPONSABILI 1. Tutti gli alimenti, la carne fresca e gli alimenti deperibili vanno conservati in luogo idoneo a cura dell ass.amm. Santamaria e degli Assistenti tecnici assegnati al magazzino. I prodotti scaduti vengono eliminati e segnati in apposito registro HACCP sig. Tutto il personale in indirizzo, considerato come OSA (Operatori del settore alimentare) ha responsabilità in materia di igiene e sicurezza degli alimenti, con l obbligo di tenere sotto controllo le proprie produzioni e seguire strettamente il piano HACCP d Istituto che si basa sui seguenti principali accorgimenti: Identificare ogni pericolo da prevenire, eliminare o ridurre. Identificare i punti critici di controllo nelle fasi in cui è possibile prevenire, eliminare o ridurre un rischio e per questi punti critici stabilire gli elementi che differenziano l accettabilità dalla inaccettabilità dei rischi. Stabilire e applicare procedure di sorveglianza efficaci nei punti critici di controllo. Stabilire azioni correttive se un punto critico non risulta sotto controllo. Stabilire le procedure da applicare regolarmente per verificare l effettivo funzionamento delle misure adottate. Predisporre documenti e registrazioni adeguati alla natura e alle dimensioni dell attività alimentare. 2. Pulizia delle attrezzature e dei locali e sicurezza E necessario operare una pulizia a fondo delle attrezzature ad ogni cambio di classe. Per la pulizia delle superfici sarà impiegato il normale disinfettante in dotazione. E vietato l uso, sia in cucina che in sala, di bracciali, orologi, anelli, piercing, ecc., compreso lo smalto per le unghie. Ciò è valido sia per gli alunni che per i docenti e il personale tutto. Nei laboratori è obbligatorio indossare la divisa. Nel caso in cui gli studenti non abbiano con sé la divisa, ad inizio esercitazione, il docente di laboratorio è delegato ad adottare ( all interno della libertà di insegnamento) ogni misura idonea a garantire che ciascun alunno osservi le regole della scuola ed è responsabile che le attività di laboratorio si svolgano con la dovuta attenzione a igiene e sicurezza Durante lo svolgimento delle lezioni, studenti e docenti non sono abilitati ad entrare nel magazzino per prendere alimenti. Dette operazioni, qualora si rendessero effettivamente necessarie, saranno effettuate esclusivamente dagli assistenti tecnici. I docenti e gli Assistenti tecnici, durante le lezioni, non possono abbandonare il Laboratorio di competenza, se non in casi eccezionali, autorizzati dal dirigente scolastico. Devono comunque assicurare la vigilanza degli studenti. Resi e giacenze Eventuali alimenti non utilizzati durante l esercitazione vanno restituiti e non costituiscono oggetto di richiesta in un secondo momento. 5. Qualora per esigenze impreviste e imprevedibili durante l ora di laboratorio non si svolga la prevista attività, il cestino per la classe può, su richiesta, essere riconsegnato, entro il limite di due giorni lavorativi successivi. Tutte le giacenze vanno ricollocate al loro posto in magazzino, per essere destinate a successive attività da programmare, sentiti il coordinatore di dipartimento prof. Fallea F. e il responsabile delle esercitazioni di laboratorio prof. Trupia A. - per gli aspetti didattici - e i responsabili di magazzino - per la parte gestionale e organizzativa. Appare utile, infine, precisare le mansioni specifiche di tutti gli operatori che gravitano nei laboratori di cucina e sala dell Istituto. Docenti dei Laboratori di cucina e sala-vendita. Hanno il compito di insegnare promuovendo lo sviluppo umano, culturale, civile e professionale di tutti gli alunni loro assegnati perseguendo gli obiettivi previsti dall ordinamento scolastico. Tra i loro compiti vi è

5 anche quello di inserire nella programmazione didattica l HACCP e di conseguenza applicare e far applicare agli studenti tali procedure. Sono responsabili della vigilanza degli studenti durante l intera attività didattica. Assistenti amministrativi dell Ufficio gestione magazzino Si occupano della gestione patrimoniale della tenuta dei registri dei beni di proprietà dell Istituto e della tenuta della contabilità di magazzino (carico/scarico della merce) e collaborano strettamente con i docenti e l Assistente tecnico addetti al magazzino nelle fasi di approvvigionamento, acquisto, controllo dei prodotti acquistati, stoccaggio e distribuzione dei beni alimentari, confronto dei preventivi e controllo delle scadenze. Docente responsabile delle esercitazioni di laboratorio ( prof Trupia A.) Il docente responsabile delle esercitazioni di laboratorio si occupa di raccogliere e controllare le schede di ordinativi elaborate dai docenti di cucina e sala vendita. Collabora con l Assistente tecnico addetto al magazzino e agli Assistenti ammnistrativi addetti alla gestione del magazzino, nel controllo delle merci, della quantità e qualità della fornitura e delle scadenze degli alimenti. Assistente tecnico addetto al magazzino Si occupa della predisposizione dei buoni d ordine, sulla base dei menù consegnati, della ricezione delle merci da parte dei fornitori e provvede alla preparazione e alla consegna delle stesse, sistemate negli appositi cestini, agli assistenti tecnici. Si occupa dell approvvigionamento, stoccaggio e distribuzione delle merci acquistate, nonché del controllo delle stesse in ordine alla qualità, alla quantità della fornitura e alla scadenza delle derrate. Assistenti tecnici di sala e cucina Collaborano attivamente con i docenti per le esercitazioni didattiche degli alunni e hanno il compito di custodire il laboratorio di propria competenza in perfetta efficienza, in modo da assicurare sempre la funzionalità dello stesso per le esercitazioni degli alunni. Collaborano con i docenti per l assistenza e il controllo sugli allievi e sulle attività didattiche in atto. Gestiscono la conservazione degli alimenti anche attraverso l impiego di strumentazioni di settore di cui curano l ordinaria manutenzione. In collaborazione con l A.T. addetto specificatamente al magazzino, provvedono alla preparazione e alla successiva consegna dei prodotti ai docenti tecnico-pratici per le esercitazioni giornaliere, controllando la quantità, la qualità dei prodotti e la loro scadenza. Al termine delle lezioni sono addetti al riordino e alla manutenzione di tutte le attrezzature utilizzate per le esercitazioni. Collaboratori scolastici

6 Assicurano giornalmente la perfetta pulizia dei laboratori e del magazzino. Si invitano i docenti tecnico-pratici, annotandolo sul giornale di classe, a curare momenti di lettura e di approfondimento sulle disposizioni impartite, al fine di creare occasioni di conoscenza : delle norme di funzionamento della scuola delle responsabilità connesse a ruoli e funzioni delle corrette prassi da adottare, al fine di assicurare l igiene e la sicurezza alimentare. Si confida nella consueta collaborazione di tutti. IL DIRIGENTE SCOLASTICO Milena Siracusa