Paghe Smart PERCORSO OPERATIVO. Documento aggiornato al 10 Ottobre 2016 Applicativi coinvolti: PAGHE SMART

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1 PERCORSO OPERATIVO Documento aggiornato al 10 Ottobre 2016 Applicativi coinvolti: PAGHE SMART INTRODUZIONE...2 PAGINA ANAGRAFICI...3 Sezione Tabelle...3 Sezione Collocamento...3 PAGINA ALTRE ATTIVITA'...4 Sezione Attività varie...4 Sezione Ammortizzatori sociali...4 Sezione Report...4 PAGINA ELABORAZIONE MENSILE...5 Sezione Dati mensili...5 Sezione Elaborazioni...6 PAGINA VERSAMENTI/GENERA FILES...7 Sezione Versamenti...7 Sezione Parcellazione...7 PAGINA GESTIONE DOCUMENTI...7 PAGINA ARCHIVI PERIODICI...8 Sezione Archivi azienda...8 Sezione Archivi dipendenti...8 Sezione Archivi denunce...8 PAGINA RICH. SUPPORTO...9 PAGINA DENUNCE ANNUALI...9 Pag. 1/9

2 INTRODUZIONE Dopo aver ricevuto la comunicazione da parte dell amministratore saranno visibili tutte le pagine per la gestione dei dati anagrafici, l'elaborazione mensile, il post-paga e la gestione dei documenti. Pag. 2/9

3 PAGINA ANAGRAFICI La prima pagina visibile è Anagrafici dove potrete accedere alle anagrafiche azienda e dipendente. Tramite l'icona Azienda si devono inserire i dati mancanti utili al completamento della stessa. Per aiutarvi nell inserimento, nella pagina Configurazione aziende, sezione Comunicazioni è presente il tutorial che vi guiderà nella corretta compilazione dei campi. I dipendenti delle aziende devono essere inseriti tramite l'icona Dipendente mentre nell icona Dati al 31/12, per i dipendenti in forza, è necessario inserire i dati progressivi al 31/12 dell anno precedente a quello previsto per la prima elaborazione. Per aiutarvi nell'inserimento, nella pagina Configurazione aziende, sezione Comunicazioni sono presenti i relativi tutorial che vi guideranno nella corretta compilazione dei campi. In questa sezione è presente anche l icona Elenco variazioni tramite la quale potrete stampare l elenco delle variazioni anagrafiche effettuate. Sezione Tabelle Nella sezione Tabelle sono presenti le seguenti icone: - Filiale/dipendenza: da compilare nel caso in cui l azienda abbia più sedi - Centri di costo: da compilare qualora nell azienda vi sia necessità di avere le stampe e i file suddivisi per centro di costo - Banche: da compilare con la banca di addebito dell'azienda utilizzata per il pagamento degli stipendi - Cantieri: da compilare nel caso in cui nell azienda si applichi il contratto dell edilizia e quindi siano presenti i cantieri Sezione Collocamento Nella sezione Collocamento sono presenti le icone: - Ente/organizzazione: da compilare qualora vi sia necessità di gestire enti promotori di stagisti e tirocinanti (informazione obbligatoria per la compilazione delle lettere richieste dai centri per l'impiego) - Comunicazioni per l impiego: da utilizzare per gestire le comunicazioni di assunzione, cessazione, trasformazione e proroga da inviare al centro per l impiego e le lettere da consegnare al dipendente che verranno salvate in automatico nella sezione Documenti e permessi dell anagrafica. Pag. 3/9

4 PAGINA ALTRE ATTIVITA' La pagina successiva è Altre attività Sezione Attività varie Nella sezione Attività varie sono presenti le seguenti icone: - Dati infortunio: da compilare qualora vi siano eventi di infortunio, da tale icona viene generato sia il file da inviare all Inail che la stampa della denuncia di infortunio. La compilazione è obbligatoria affinchè la procedura, in fase di elaborazione cedolino, calcoli correttamente la quota di infortunio Inail e azienda. - Simulazione netto/lordo: permette di simulare la retribuzione netta e lorda. Inoltre, evidenzia il costo aziendale riferito alla retribuzione calcolata. Consente di effettuare: simulazioni che, definito un netto, valorizzano un lordo simulazioni che, definito un lordo, determinano un netto In entrambi i casi viene prodotto un prospetto grafico comprensivo dei costi aziendali scaturiti dal calcolo eseguito. - Elaborazione acconto imposta sostituiva TFR: deve essere eseguita nel mese di novembre per il calcolo dell acconto dell imposta sostitutiva sulla rivalutazione del TFR - Domanda di sgravio di secondo livello: viene utilizzata per inserire le eventuali domande relative allo sgravio di secondo livello. Sezione Ammortizzatori sociali Nella sezione Ammortizzatori sociali sono presenti le icone per le gestioni: Cassa integrazione guadagni ordinaria Cassa integrazione guadagni straordinaria Contratto di solidarietà CIG maltempo CIG in deroga Attraverso le quali si definiscono e si attribuiscono le autorizzazioni Inps Tramite l icona Elenco beneficiari SR100 viene creato un file che contiene l'elenco dei beneficiari che deve essere gestito contestualmente alla domanda di CIG in deroga. Sezione Report Nella sezione Report sono presenti le seguenti icone: - Elenchi dipendenti: da utilizzare per generare stampe o file Csv contenenti dati anagrafici - Analisi sintetica voci: permette di generare stampe o file Csv con la situazione delle voci elaborate in un determinato mese o periodo Pag. 4/9

5 PAGINA ELABORAZIONE MENSILE La pagina successiva è Elaborazione mensile Sezione Dati mensili Nella sezione Dati mensili, tramite le icone Importazione eventi di assenza e Inserimento eventi di assenza è possibile gestire i certificati medici. Mentre l icona Annotazioni TFR per licenziati permette di inserire una annotazione particolare sul prospetto individuale per i dipendenti cessati. Con l'icona Dati infortunio si possono inserire eventi di infortunio, la compilazione è obbligatoria affinchè la procedura, in fase di elaborazione, calcoli correttamente la quota di infortunio Inail e azienda. Nell icona Variabili mensili dovrete accedere solo nel caso in cui nel mese siano presenti dipendenti con variazioni rispetto al teorico sia di assenza, come ferie, malattie e permessi, che giustificativi di maggiore presenza come straordinari e, nel caso in cui si vogliano inserire voci aggiuntive quali ad esempio trasferte, mensa e premi mensili. Accedendo, dopo aver inserito l'azienda ed i dipendenti, viene proposto il foglio presenze. L inserimento di giustificativi può essere fatto sul singolo giorno oppure utilizzando comunicazione dal-al, in quest ultimo caso se l assenza corrisponde all intera giornata non occorre inserire le ore, che vanno inserite invece in caso contrario. Particolare attenzione va posta sul campo Scrivi sui giorni senza ore che deve essere compilato talora si inserisca una assenza che deve essere riportata anche sui giorni senza ore in modo tale da non spezzare l evento, come nel caso di malattia, maternità ed infortunio. Cliccando sul tasto Aggiorna l evento viene riportato nel foglio ore. Scorrendo la pagina si possono visualizzare le totalizzazioni delle ore, giorni e la situazione dei ratei di ferie e permessi. Nel caso di calendario differito, cioè nel caso in cui nel mese vengano pagate le variabili del mese precedente, in questa fase operativa viene presentato: nel mese di assunzione il calendario con le presenze presunte, nel quale non è possibile inserire nessuna variabile; dal mese successivo il calendario delle presenze differite riferite al mese precedente, nel quale è possibile inserire le variabili e il calendario delle presenze presunte riferite al mese di elaborazione. Digitando sul tasto Salva e continua si conferma la pagina e si accede a quella successiva che permette l inserimento di voci aggiuntive. Digitando sul tasto Nuovo potete inserire la voce retributiva sia ad ore, giorni, mese ed importo. Dopo aver inserito il codice, reperibile dall elenco utilizzando la lente, occorre inserire obbligatoriamente la tipologia della voce; ogni singola voce infatti può essere inserita indistintamente ad ore, a giorni, a mese o ad importo. In base alla tipologia di voce inserita verrà poi richiesta la compilazione della quantità, della tariffa e dell importo. Salvando la voce viene riportata in un elenco da dove si potranno effettuare altri inserimenti. Nella fase operativa Note per LUL sono presenti alcune righe dove inserire le note che saranno stampate sul cedolino o sul foglio presenze del dipendente interessato. Digitando il tasto Salva e continua si conferma la pagina e si accede a quella successiva che permette la visualizzazione del cedolino e l eventuale elaborazione dello stesso. Dalla visualizzazione del cedolino si può accedere all anagrafica azienda e dipendente, alle voci statistiche e retributive, agli archivi di elaborazione, alla gestione dati infortunio, ai certificati di assenza e alla gestione dati CU. In questa sezione infatti ci si può accedere sia se si ha la necessità di elaborare o rielaborare un singolo cedolino e sia nel caso si voglia visualizzare o forzare lo stesso. Pag. 5/9

6 Sezione Elaborazioni Nella sezione Elaborazioni, dopo aver digitato anno, mese e tipo cedolino tramite il bottone Carica, viene riassunta nei riquadri la situazione elaborativa delle aziende gestite nel periodo indicato. Digitando il singolo riquadro vengono evidenziate le aziende che si trovano in quella specifica situazione elaborativa che può essere: - Aziende gestite: dove viene proposto un riassunto di tutte le aziende in gestione - Cedolini da elaborare: dove viene proposto un riassunto di tutte le aziende per cui devono essere ancora elaborati i cedolini - LUL da stampare: dove viene proposto un riassunto di tutte le aziende per cui devono essere ancora stampati i LUL definitivi - Contributi e F24 da stampare; dove viene proposto un riassunto di tutte le aziende per cui devono essere ancora elaborati i contributi e i dati per il modello F24 Di queste aziende è possibile eseguire una scelta attraverso l'apposito check. Per le aziende selezionate, tramite il bottone esegui, verranno eseguite le fasi elaborative scelte tramite il check di spunta. Le fasi elaborative: - Calcolo cedolini - Stampa LUL - Contributi e F24 possono essere eseguite singolarmente o tutte in un'unica volta. Posizionandosi sul riquadro del Calcolo cedolino è possibile accedere al Consulta risultati diagnostici. Tale riquadro infatti risulterà rosso quando nel diagnostico sono presenti errori bloccanti, giallo quando sono presenti segnalazioni ma nessun errore, e verde quando non sono presenti né errori né segnalazioni. Con il diagnostico si evidenziano in modo dettagliato le problematiche e le relative soluzioni, dando la possibilità all utente di effettuare direttamente le modifiche necessarie accedendo agli archivi del dipendente. Per ogni segnalazione, oltre alla azienda ed al soggetto a cui si riferisce, è presente lo stato del messaggio che può essere: error, warning, informativi, confermati e corretti. Laddove sono necessarie modifiche o correzioni viene data la possibilità di visualizzare, attraverso il punto di domanda, le indicazioni operative per la risoluzione delle stesse. I messaggi vengono classificati in: anagrafico, risultati cedolino e automatici. E possibile accedere direttamente al cedolino, presente nella registrazione movimenti paga e quindi nei relativi archivi, dove l utente avrà la possibilità di apportare le eventuali modifiche. E inoltre possibile accedere direttamente all anagrafica azienda/ente e al Rapporto di lavoro. Ogni messaggio potrà essere: - Confermato, lo si ottiene selezionandolo e digitando Confermato per presa visione - Corretto, lo si ottiene correggendo l anomalia, selezionandolo e digitando Ricalcolo diagnostici. Quando tutte le segnalazioni saranno corrette o confermate i contatori Error warning e informativi saranno a 0. In tale situazione l utente avrà la certezza di aver eseguito tutti i controlli necessari. Pag. 6/9

7 PAGINA VERSAMENTI/GENERA FILES La pagina successiva è Versamenti/Genera files Sezione Versamenti Nella sezione Versamenti sono presenti le icone utili alla generazione di archivi e file postpaga quali: - Accredito netti - File Uniemens - Ricalcolo e stampa Uniemens - File previdenza complementare - Genera dati denuncia cassa edile - File MUT - Genera dati SR41 - File SR41 Con le gestioni presenti in questa pagina si conclude l attività mensile Sezione Parcellazione Nella sezione Parcellazione sono presenti le icone che servono per gestire la fatturazione alle vostre aziende: - Genera dati - Stampa dati PAGINA GESTIONE DOCUMENTI La pagina successiva è Gestione documenti In questa pagina è presente il folder organizzativo che permette di visualizzare tutte le stampe prodotte suddivise per azienda. Quando si accede la visualizzazione proposta è quella in modalità Correnti dove sono presenti i documenti più recenti. Entrando invece in modalità In archivio sono visibili i documenti pubblicati da più tempo. Sotto la cartella documenti è presente il nome della regione sociale dell azienda e sotto di essa sono presenti tutti i documenti pubblicati. I documenti vengono pubblicati per tipologia, per filiale, se presente, e all interno per anno e mese di elaborazione. Per visualizzare il documento bisogna cliccare sull icona del PDF o sulla descrizione del documento stesso. Per ogni documento selezionato è possibile eseguire le seguenti operazioni: - PDF Download documenti selezionati: tramite questa scelta è possibile ottenere un PDF contenente tutti i documenti selezionati. - ZIP Download documenti selezionati: tramite questa scelta è possibile ottenere uno ZIP contenente tutti i documenti selezionati. Ogni documento può essere inviato tramite mail digitando sull icona con la busta Pag. 7/9

8 PAGINA ARCHIVI PERIODICI La pagina successiva è Archivi periodici In questa pagina sono presenti tutti gli archivi generati nella varie fasi elaborative che possono essere consultati, modificati o integrati. Sezione Archivi azienda Nella sezione Archivi azienda sono presenti le seguenti icone: - Versamenti Irpef - Versamenti contributi/enti per F24 - Contatori previdenziali - Contatori tesoreria INPS - Dati quantitativi parcellazione Sezione Archivi dipendenti Nella sezione Archivi dipendente sono presenti le seguenti icone: - Dati di elaborazione: in questo archivio vengono inseriti tutti i dati ottenuti dall elaborazione delle paghe relativi alle voci retributive, fiscali, contributive e statistiche. Inoltre vengono memorizzati le quantità dei ratei di mensilità aggiuntive, ferie e permessi maturati e la loro monetizzazione sia con il valore di saldo che con il valore di incremento del mese. - Anticipo d imposta TFR - Acconto imposta sostitutiva TFR - Dati quantitativi parcellazione Sezione Archivi denunce Nella sezione Archivi denunce sono presenti le seguenti icone: - Uniemens - Cassa Edile - Contatori IRAP Pag. 8/9

9 PAGINA RICH. SUPPORTO La pagina successiva è Rich.supporto Nel caso dovesse servire la creazione di: - nuove voci retributive, ad esempio nuovi premi mensili - nuovi enti, ad esempio nuovi fondi di previdenza complementare - nuovi elementi di paga - nuovi ratei, ad esempio un nuovo premio annuo a maturazione - nuovi giustificativi - nuovi orari di lavoro È possibile cliccare sulla pagina Richieste nella sezione Richieste integrazioni tabellari Tale operazione avviene digitando Nuova richiesta, la quale rimane in Bozza, quindi non visibile all amministratore, fino a quando l utente non attiverà il check Conferma richiesta. Una volta Confermata lo stato della richiesta cambierà in Presa in carico nel momento in cui l amministratore inizierà a lavorare sulla richiesta. Risulterà infine Chiusa nel momento in cui verrà ultimata la gestione della stessa. Le richieste fatte sono tutte visibili ed è possibile filtrarle per stato utilizzando i check presenti nei bottoni. Durante l inserimento di una nuova richiesta è anche fattibile allegare documenti esplicativi. Se invece si ha la necessità di fare domande spot all amministratore (sempre allegando anche documenti esplicativi), si può utilizzare la sezione Help on line I quesiti inseriti possono essere ad esempio: - Dove si può inserire un nuovo centro di costo - Dove si può variare la banca del dipendente - Dove si può inserire una voce mensile per il dipendente PAGINA DENUNCE ANNUALI L'ultima pagina è Denunce annuali In questa pagina sono presenti le seguenti icone: - Genera CU - Genera autoliquidazione Inail - Dati Autoliquidazione Inail, dove sono presenti i dati che verranno utilizzati per la generazione del file. Tali dati possono essere consultati, modificati e integrati. - Genera dati Genera dati IRAP Pag. 9/9