GUIDA ALLA PUBBLICAZIONE DI BANDI DI DOTTORATO SU EURAXESS

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1 GUIDA ALLA PUBBLICAZIONE DI BANDI DI DOTTORATO SU EURAXESS Il DM Regolamento recante modalità di accreditamento delle sedi e dei corsi di dottorato e criteri per la istituzione dei corsi di dottorato da parte degli enti accreditati prevede la pubblicazione sul portale EURAXESS dei bandi di dottorato degli atenei italiani, in una logica di apertura internazionale e di reclutamento dei migliori talenti. EURAXESS Researchers in Motion è una iniziativa della Commissione Europea alla quale la Fondazione CRUI partecipa fin dal suo avvio nel Ha realizzato da allora una serie di iniziative a favore della mobilità dei ricercatori. Il Portale europeo EURAXESS è lo strumento di informazione per i ricercatori Italiani interessati a svolgere un periodo di mobilità all estero e che vogliano conoscere le iniziative in atto a livello di Commissione per realizzare appieno un mercato della ricerca europeo, nonché per i ricercatori stranieri interessati a svolgere la loro attività di ricerca in Italia. La sezione Jobs del Portale è una piattaforma virtuale finalizzata a far incontrare offerta di lavoro e finanziamento e relativa domanda: su EURAXESS Jobs le organizzazioni pubbliche e private possono pubblicare le loro opportunità e offerte di lavoro per le attività di R&S e i ricercatori pubblicare i propri CV. Al momento vi è un interfaccia CINECA attraverso cui le università possono pubblicare i bandi di dottorato utilizzando il modello di struttura "Job vacancy, già in uso per la pubblicazione tramite la banca dati ministeriale di offerte per altri profili (tecnologo, ricercatore a t.d., ecc.). Utilizzando il modulo CINECA compare sempre MIUR come ente che ha pubblicato il bando sul Portale EURAXESS. La Guida che segue intende chiarire alcuni aspetti operativi per la pubblicazione dei bandi di dottorato per quanti volessero pubblicarli direttamente nella sezione fellowships sul portale EURAXESS (dopo averli resi disponibili sul proprio portale come previsto). Si riassumono quindi gli steps da seguire per la pubblicazione: PRIMA DI INIZIARE Alla pagina vi è la lista delle organizzazioni registrate, su cui verificare se l ateneo è registrato e con quale denominazione. La registrazione viene fatta sempre volontariamente dall ateneo o ente di ricerca. Non sempre però è centralizzata, quindi per uno stesso ente si possono trovare più registrazioni con denominazioni diverse (anche di poco), in italiano o inglese, effettuata da soggetti diversi all interno dell organizzazione (in caso di necessità, si può risalire alle strutture e alle persone che hanno effettuato la registrazione contattando l help-desk di EURAXESS Jobs: RTD-RMP@ec.europa.eu ). STEP 1 Una volta decisa la struttura o l ufficio responsabile della pubblicazione, occorre verificare se questo ha le credenziali di accesso dell organizzazione. Se sì, si può passare allo STEP 2. Altrimenti si deve registrare ex novo l organizzazione (se non è presente nell elenco disponibile al link sopra indicato) oppure si debbono recuperare username e password. Ciò può essere fatto scrivendo all help-desk del Portale (RTD- RMP@ec.europa.eu ) o all indirizzo mobility@crui.it, che si farà carico, a intervalli regolari, di segnalare l esigenza di recupero delle credenziali ai competenti servizi tecnici del Portale.

2 Una volta ottenuti (o recuperati) lo username e la password dell organizzazione questi consentono: 1. La gestione della registrazione e delle informazioni relative all organizzazione registrata; 2. La possibilità di prenotare diverse denominazioni per l ateneo o ente, attraverso la funzione book a name in modo da ricondurre a uno stesso account eventuali ulteriori utenti che si registrassero autonomamente (es. singoli dipartimenti o uffici), in modo da non moltiplicare le varianti con cui l ateneo è registrato; 3. La possibilità di pubblicare fellowships o job offers (nel caso in cui si tratti di offerte fuori procedura CINECA) anche attraverso sub-account attivati a partire dall account centrale (ma ogni utente pubblica e visualizza solo le fellowship che ha pubblicato). STEP 2 Una volta avute o recuperate le credenziali di accesso, si entra nella sezione JOBS e, a destra in alto, si inseriscono nell apposito spazio di login. Si accede così al cruscotto dell ente, con tutti i dati relativi, in cui si possono pubblicare le offerte. Nel caso di dottorato, scegliendo Fellowship programme, comparirà una schermata che consente di aggiungere una fellowship da pubblicare ( add fellowship ). Compare a quel punto una schermata con una serie di moduli, per ognuno dei quali sono richieste informazioni articolate relative alle seguenti sezioni (in rosso quelle che richiedono più attenzione): Modules - Programme Description - Fellowship's Details - Funding Organisation - Organisation's Contact person - EU Research Framework Programme - Application Details

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4 Alcune informazioni, segnalate nel form online dall asterisco (*), sono obbligatorie. Accanto al titolo delle informazioni da inserire, c è una piccola guida a chiarimento dei contenuti richiesti (è segnalata da una piccola icona circolare gialla con un punto interrogativo). Le informazioni vanno inserite tassativamente in inglese. Vi è anche la possibilità di utilizzare un traduttore google, opzione che è inserita nel form di pubblicazione. Alcune raccomandazioni: - Nel campo Eligible destination (paese di destinazione per il candidato) si raccomanda di cliccare Italy, a meno che il percorso di dottorato non preveda esplicitamente la frequenza in altri Paesi e la possibilità per il ricercatore di portare con sé il finanziamento offerto. - Nei campi Eligibility of fellows (paese di residenza e paese di origine del candidato), per semplificare (a meno di restrizioni dettate da programmi specifici) si consiglia di cliccare sull opzione other international oppure other world. - Per il campo Organisation s contact person, è da notare che in questa fase di pubblicazione ci si riferisce alla persona di contatto specifica per la fellowship (si può ad es. fornire l dell ufficio che gestisce la procedura). Si possono inserire più indirizzi, duplicando lo spazio di inserimento, attraverso il segnale + sulla destra. Alla fine della schermata si trovano le opzioni su cui cliccare per salvare la bozza del bando (in modo da poter fare il lavoro in più tempi) o modificarla, o cancellarla o infine inviarla in pubblicazione. Sia che si decida di inserire le informazioni in più tempi, salvando di volta in volta sempre il draft, sia che si decida per l invio per la pubblicazione (quindi versione definitiva delle informazioni), il sistema consente di conservare la fellowship pubblicata. In caso di versione in draft, l opzione Edit consente di aggiungere o modificare le informazioni (ricordarsi sempre di salvare quanto inserito). Esiste anche una funzione di anteprima ( preview ) per visualizzare le informazioni inserite. N.B.: al termine dell inserimento delle informazioni, il pulsante send to publish, se cliccato, attiva l invio agli amministratori del Portale per la pubblicazione. Si noti che tra l invio dell offerta e la pubblicazione online può intercorrere un intervallo variabile da qualche ora a qualche giorno se l offerta viene inviata di venerdì pomeriggio o in periodo festivo. Alcuni punti di attenzione: Come anticipato, solo alcune informazioni sono obbligatorie, ovvero quelle con asterisco. Sarebbe buona regola inserire però il massimo delle informazioni possibile per dare indicazioni chiare ai potenziali candidati. L unica eccezione è il campo Annual budget (indicative) che dovrebbe prevedere l intero budget del dottorato e potrebbe essere un po fuorviante per i candidati. E sufficiente inserire l ammontare della borsa di dottorato, nell apposito campo Total amount per fellowship per year. L altro aspetto cruciale è di inserire uno o più indirizzi di posta elettronica ai quali, in caso di necessità di maggiori informazioni, i potenziali candidati possano rivolgersi ottenendo effettivamente le informazioni richieste (quindi che gestiscano la procedura). In allegato, una dettagliata descrizione dei singoli campi (sia obbligatori che non obbligatori) contenuti nel formulario online, divisi per sezioni (si tratta delle stesse informazioni che si trovano online, suddivise per sezione, cliccando via via sulla guida online contrassegnata dal punto interrogativo).

5 Allegato Guida ai contenuti dei singoli campi EURAXESS JOBS Programme Description Name: Name of the fellowship programme Main Research Field: The main research field that fellowship programme covers. If the programme covers all research fields, select "All". If the programme covers several research fields, you can add them by clicking on the green plus. (Please note: should you select All, only a search done according to this parameter will display offers whose Research Field is All ) Sub Research Field: The sub research field that the fellowship programme covers. Programme summary: Free text comment to give background information on the fellowship programme. Number of awards per year: Indicative number of fellowships awarded by the programme per year Annual budget: Indicative annual budget of the fellowship programme per year Frequency of calls: The approximate time interval between the application deadlines of subsequent calls International mobility required?: Indicate if international mobility a prerequisite to be awarded a fellowship Eligible destination country/ies for fellows: Select the countries in which the fellow can carry out his/her research with a fellowship of this programme. ( Please note: for the sake of clarity, just indicate Italy as some researchers may think that they can get your funding without coming to Italy to go elsewhere) Eligibility of fellows: country/ies of residence: Select the countries in which the applicant can reside to be eligible for a fellowship of this programme. If there are no restrictions with respect to the current country of residence, select all countries. Eligibility of fellows: nationality/ies: Indicate the nationalities of countries the applicants can have to be eligible for a fellowship of this programme. If there are no restrictions with respect to the nationality, select all countries. Website of Fellowship Programme: Link to website where potential applicants can find more information on the fellowship programme. If possible, include a link to the webpage in EN. Fellowship's Details

6 Career Stage: Indicate what is the main target group of the Fellowship programme: Early stage researchers (typically PhD fellowships), experienced researchers (typically Post-doctoral fellowships) or more experienced researchers (at senior level). Research Profile: This new draft classification aims to communicate the various characteristics that researchers may have throughout their career. It describes four broad profiles that apply to all researchers, independent of where they work in the private or public sector: in companies, NGOs, research institutes, research universities or universities of applied sciences. Regardless of any particular profession one can outline broad profiles that describe the different characteristics researchers may possess. 1.First Stage Researcher (R1) 2.Recognised Researcher (R2) 3.Established Researcher (R3) 4.Leading Researcher (R4) Employment contract with full social security: Indicate if the awarded fellowships consist of a regular employment contract with full social security coverage Total amount per fellowship per year: The total amount that the fellow will be granted from this fellowship on yearly basis, including salary, travel, subsistence, research and other costs. Currency: Currency of the amount indicated in the preceding field. Covers salary: Indicate if the awarded amount includes the salary of the fellow Covers travel and subsistence: Indicate if the awarded amount includes travel and subsistence costs Covers research costs: Indicate if the awarded amount includes a contribution to research costs Other costs: Indicate if other type of costs can be covered by the fellowship Maximum duration of fellowship: The maximum duration (in months) that a fellowship can be granted to an applicant Eligibility criteria: Short description of eligibility criteria of the fellowship programme Selection process: Short description of the selection process of the fellowship programme Funding Organisation Name: Name of the organisation that is managing the fellowship programme Organisation Type: Type of the organisation that is managing the fellowship programme Country: Country where the organisation that manages the fellowship programme is located (e.g. UK, Greece) Community Language: Community language City: City where the organisation that manages the fellowship programme is located (e.g. Stuttgart, Dublin) Postal Code: Indicate the funding organization postal code

7 Street: Indicate the funding organization street Website: Link to website of the organisation that manages the fellowship programme. If possible, include a link to a webpage in EN. Organisation's Contact person address of contact person for the fellowship programme Phone: Phone number of contact person for the fellowship programme EU Research Framework Programme Is the fellowship funded / co-funded through the EU Research Framework Programme?: Indicate if the fellowship programme is funded or co-funded by the EU Research Framework Programme EU Contract Number: If co-funded by the EU Framework Programme, include the corresponding EU contract number Application Details Application deadline: The application deadline for the next call of the programme. If the fellowship programme is continuously open for applications, select "none". If the programme has multiple deadlines, indicate only the final one and provide explanations under the programme summary. How To Apply: Preferred method for sending applications ( , via web site, etc.) Application Indicate what is the application Application website: Indicate what is the application website