MANUALE PER L ACCODAMENTO DECENTRATO

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2 Premessa Al fine di consentire il recupero nella banca dati provinciale delle informazioni relative a documenti non catalogati dal Centro di Catalogazione della Provincia di Bergamo viene attivata la funzione di accodamento per le sole note di localizzazione (gestionali) anche presso le biblioteche aderenti alla rete provinciale. Si ricorda ai bibliotecari accodatori che hanno partecipato all incontro di formazione presso il Centro di Catalogazione della Provincia di Bergamo che le note di localizzazione sono riferite esclusivamente a documenti la cui notizia bibliografica sia già presente nella banca dati provinciale e a documenti non catalogati direttamente dal Centro di Catalogazione in quanto patrimonio pregresso o donato. 1 - Come ricercare le notizie in banca dati ISBN con o senza trattini; con 10 oppure 13 cifre: X NUMERO EDITORIALE (numero di catalogo assegnato dalla casa discografica oppure dall editore delle videoregistrazioni) : alfanumerico senza spazi TITOLO senza articolo senza * (asterisco) iniziale La ricerca nel modulo di catalogazione funziona come ricerca precisa mentre utilizzando il Raffina ricerca funziona come nell OPAC se nel campo del titolo si scrive la parola Bergamo il programma ricerca e visualizza in ordine alfabetico tutti i titoli che iniziano con questa parola, mentre con la stessa ricerca effettuata nell OPAC il programma visualizza tutti i titoli che comprendono la parola Bergamo AUTORE Cognome, nome completo maiuscolo/minuscolo FUSI, MAURIZIO Cognome + nome senza virgola FUSI Maurizio Cognome + iniziale/i + * (troncamento a destra) FUSI, Ma* Cognomi che iniziano con un prefisso: De_Crescenzo, Luciano De Crescenzo, Luciano Entrambe le forme possono essere presenti in banca dati: occorre prestare attenzione perché il programma ordina alfabeticamente lo stesso autore prima senza e poi con l underscore. Se invece si ricerca DeCrescenzo, Luciano senza spazio NON si trovano documenti. Per una ricerca mirata si possono digitare nei relativi campi sia l autore che il titolo AUTORE + TITOLO McCarthy Cormac Cavalli Oppure si può ricercare per Collana COLLANA Amazzoni (i titoli trovati sono in ordine alfabetico) Giallo senza natura Collezione (trova titoli e collane) Giallo con natura Collezione (trova solo le collane) 2

3 2 - Controllo dati descrittivi Se tutti i dati corrispondono ma cambia solo l anno di pubblicazione si clicca sul tasto GESTIONALI e, cercando di mantenere una uniformità nella punteggiatura, si inseriscono le precisazioni riguardanti la propria copia nell area delle note. 2. rist., ed., ed. (senza anno se corrisponde l anno ma edizione diversa) stampa (se copyright e stampa corrispondono) 3 - Cambio lettere della segnatura Quando si cataloga un saggio di letteratura su uno specifico scrittore si devono sostituire le tre lettere iniziali dell intestazione con le tre lettere iniziali del soggetto trattato. Prima di creare il gestionale si sostituiscono le tre lettere nel campo della segnatura. La nuova poetica leopardiana / Walter Binni Nel campo della segnatura compare: BIN, occorre intervenire e sostituire le tre lettere e cioè LEO L intestazione a volte può iniziare con un numero espresso in cifre, in questo caso occorre sostituire i primi tre numeri con le tre lettere iniziali del numero stesso espresso in parola. 100 dischi ideali per capire il rock Nel campo della segnatura compare occorre sostituire le tre lettere e cioè CEN Quando il cognome dell autore è composto solo da due lettere il programma aggiunge anche la prima lettera del nome, occorre quindi cancellarla Gli anni della nostalgia / Kenzaburo Oe Nel campo della segnatura compare OEK occorre togliere la K e lasciare OE Quando si accoda un opera in più volumi con descrizione a più livelli e intestazioni diverse (padre e figli) il programma assegna in automatico la segnatura relativa all intestazione della monografia inferiore (scheda figlio), occorre sostituire le tre lettere con quelle dell intestazione della monografia superiore (scheda padre). La storia dell arte / [a cura di Stefano Zuffi] Accodamento del volume 19. : Nuovi orizzonti creativi Nel campo della segnatura compare 709 NUO, occorre quindi sostituire le tre lettere con 709 STO (intestazione della monografia superiore), I cognomi con prefisso, sia con l underline che senza, vengono in automatico correttamente inseriti nel campo della segnatura senza lo spazio De_Luca, Erri Aceto arcobaleno De Luca, Erri Aceto arcobaleno Nel campo della segnatura compare correttamente DEL 3

4 In caso di errore si può tornare su Modifica ed intervenire ad una ulteriore correzione. 4 - Opere in più volumi Opere con descrizione a più livelli Recentemente le opere in più volumi sono state catalogate con descrizione a più livelli creando una scheda padre (monografia superiore) e relative schede figli (monografie inferiori). In questi casi alla scheda padre non si deve attribuire alcun gestionale, occorre invece richiamare i singoli volumi e ad essi aggiungere le notizie di localizzazione. Storia della Francia / [a cura di] Georges Duby (scheda padre: nessun gestionale) Accodamento del secondo volume: 2: I *tempi nuovi dal 1852 ai giorni nostri (scheda figlio: assegnazione del gestionale) 4.2 Opere senza descrizione a più livelli Le opere in più volumi venivano invece catalogate con una sola scheda descrittiva, occorre quindi accedere ai gestionali e inserire nel campo delle note le precisazioni relative alla copia da accodare. La *montagna : grande enciclopedia illustrata / [direzione: Achille Boroli, Adolfo Boroli] 8 v. : ill. ; 29 cm Se si attribuisce il gestionale al v. 2 occorre prima entrare nei gestionali e nel campo delle note aggiungere v. 2. ed eventualmente altre precisazioni v. 2., 3. ed., Si ricorda che, se non si inserisce questo dato, non si può risalire a quale numero di volume corrisponde il numero di gestionale attribuito. 5 Attribuzione di un nuovo gestionale Ai documenti mai inviati a catalogo in quanto donazioni o pregresso e quindi senza NRE il programma attribuisce in automatico un nuovo numero di registro d entrata Per accedere ai gestionali si può utilizzare il tasto F12 oppure cliccare sul tasto GESTIONALI Per creare un nuovo gestionale cliccare sul tasto con il mouse, poi cliccare sul tasto Nella successiva videata compare il tasto per la stampa dell etichetta : cliccarlo per confermare la stampa. Per tornare alla lista dei gestionali si può scegliere il tasto oppure TORNA A LISTA GESTIONALI : anche da qui si puo stampare l etichetta cliccando Per cancellare un gestionale si utilizza il pulsante Per rientrare nel campo dei gestionali per inserire o variare notizie cliccare sul tasto 4

5 6 Recupero del precatalogato Si deve sempre verificare che il documento inserito nel precatologato corrisponda alla notizia presente nella banca dati provinciale. Se la notizia non è presente in banca dati il documento rimane nel precatalogato. 6.1 Numero di gestionale coerente con la serie inventariale Premere il tasto funzionale F12 oppure cliccare sul pulsante GESTIONALI. Compilare il campo INVENTARIO digitando il NRE senza la sigla della biblioteca Compare il messaggio: Codice del nuovo gestionale già presente Compilare il campo RIFERIMENTO NON CATALOGATO digitando il NRE completo (sigla della biblioteca + inventario) Dopo questa operazione il NRE risulta regolarmente inserito nella banca dati generale mentre la notizia e il suo relativo NRE non saranno più presenti nel precatalogato 6.2 Numero di gestionale non coerente con la serie inventariale (NRE alfanumerico) Premere il tasto F12 oppure cliccare sul pulsante GESTIONALI Compilare il campo INVENTARIO digitando il NRE senza la sigla della biblioteca Compare il messaggio: Codice del nuovo gestionale scorretto Compilare il campo RIFERIMENTO NON CATALOGATO digitando il NRE completo ma cancellarlo/toglierlo dal campo INVENTARIO che deve rimanere vuoto Il programma attribuisce in automatico un nuovo NRE alla scheda presente nella banca dati generale mentre la notizia e il suo relativo NRE non saranno più presenti nel precatalogato. 6.3 Numero di gestionale superiore all ultimo NRE assegnato dal contatore Premere il tasto funzionale F12 oppure cliccare sul pulsante GESTIONALI Compilare il campo INVENTARIO digitando il NRE privo della sigla della biblioteca Compare il messaggio: Codice del nuovo gestionale già presente A questo punto ci sono due possibili opzioni: 5

6 6.3.1 Assegnazione di un nuovo NRE (opzione consigliata) Compilare il campo RIFERIMENTO NON CATALOGATO digitando il NRE completo (con la sigla della biblioteca) Cancellare il NRE dal campo INVENTARIO che deve rimanere vuoto Il programma attribuisce in automatico un nuovo NRE alla scheda presente nella banca dati generale mentre la notizia e il suo relativo NRE non saranno più presenti nel precatalogato Inserimento del NRE anche se superiore all ultimo NRE assegnato dal contatore Compilare il campo RIFERIMENTO NON CATALOGATO digitando il NRE completo (con la sigla della biblioteca) Il NRE risulta regolarmente inserito nella banca dati generale, anche se superiore all ultimo numero assegnato dal contatore, mentre non sarà più presente nel precatalogato. Quando il contatore arriverà al NRE così attribuito assegnerà in automatico il numero successivo. 7 Numeri di gestionali scomparsi Dopo aver cercato e trovato nella banca dati il volume corrispondente si inserisce nel campo INVENTARIO il numero scomparso, se il programma lo attribuisce il Numero di registro d entrato è stato recuperato. N. B.: Se un NRE viene attribuito per errore a una notizia che non corrisponde al documento, è possibile tagliare il legame con la stessa utilizzando il pulsante Una volta attribuito il NRE può essere soltanto tagliato dalla notizia ma non eliminato, di conseguenza va riattribuito correttamente ad un altra notizia quanto prima. Se si attribuisce in automatico un numero di registro d entrata e lo si taglia questo numero non potrà essere recuperato se non dopo l assegnazione di un NRE successivo! 6