Numero progetto di norma UNI: U Date: Numero di riferimento del documento: UNI XXXX Commissione UNI: Sicurezza Segreteria: UNI

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1 Numero progetto di norma UNI: U Date: Numero di riferimento del documento: UNI XXXX Commissione UNI: Sicurezza Segreteria: UNI SISTEMA DI GESTIONE DELLA SALUTE E DELLA SICUREZZA SUL LAVORO Terminologia, principi generali e requisiti Health and Safety Management System Vocabulary, general principles and specifications Pagina 1

2 0 INTRODUZIONE La presente norma è basata sulle Linee Guida per un Sistema di gestione della Salute e Sicurezza sul Lavoro (SGSL) edito dall UNI nel Settembre 2001 e redatto in collaborazione con CGIL, CISL, CNA, CONFAGRICOLTURA, CONFAPI, CONFARTIGIANATO, CONFCOMMERCIO, CONFINDUSTRIA, INAIL, ISPESL e UIL che hanno approvato il documento. Successivamente le Linee Guida sono state approvate da CIDA, Lega delle Cooperative, Confcooperative e CASARTIGIANI. La presente norma è stata elaborata tenendo presente il documento ILO-OSH 2001 Guidelines on occupational safety and health management systems e con il documento 0135/2/99 IT del 27 ottobre 1999 Linee guida europee per l organizzazione della salute e della sicurezza sul lavoro approvato dal Comitato consultivo per la sicurezza, l igiene e la tutela della salute sul lavoro della Commissione Europea e costituisce un riferimento per le organizzazioni che intendono volontariamente adottare un Sistema di Gestione della Salute e sicurezza sul Lavoro (SGSL). Si pone, inoltre, l obiettivo di essere conforme con i modelli di organizzazione e gestione, previsti dal D.Lgs. 231/01 in materia di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, fornendo, se l organizzazione volontariamente lo vuole adottare, un strumento per realizzare la parte di tali modelli che hanno lo scopo di prevenire i reati di omicidio colposo, lesioni personali gravi e gravissime commesse con violazione delle leggi in materia di salute e sicurezza sul lavoro. L adozione di un SGSL non comporta necessariamente il ricorso alla certificazione. Il SGSL ha come presupposto il rispetto della legislazione vigente e della sua evoluzione. Il SGSL intende integrare obiettivi e politiche per la salute e sicurezza nella progettazione e gestione di sistemi di lavoro e dei processi produttivi di beni o servizi, nella convinzione che la gestione della salute e della sicurezza sul lavoro è parte integrante della gestione generale dell organizzazione. Il SGSL che è elaborato per integrarsi nel modello di organizzazione e gestione che si riferisce alla salute e sicurezza sul lavoro previsto dal D.Lgs. 231/01, in modo analogo, intende costruire un insieme di principi, regole, disposizioni e procedure accompagnate da una conseguente attività di vigilanza e controllo tale da prevenire e, quindi, impedire che all interno dell organizzazione possano commettersi reati colposi in ambito della salute e sicurezza sul lavoro. Il SGSL definisce le modalità per individuare, all interno della struttura organizzativa, le responsabilità, le procedure, i processi e le risorse per garantire il rispetto della politica di prevenzione e del codice di comportamento per l attuazione delle attività di vigilanza interna necessarie al rispetto delle norme di salute e sicurezza. A tale scopo il SGSL, descritto nella presente norma è integrato, se l organizzazione vuole utilizzarli, anche, con gli elementi specifici previsti dai modelli di organizzazione e gestione, compreso l Organismo interno di vigilanza, illustrato in Appendice B, e le sanzioni disciplinari, illustrate in Appendice C. Qualora il modello di organizzazione e gestione descritto dalla presente norma venga correttamente ed efficacemente attuato un eventuale reato dovrebbe scaturire dal comportamento di una persona fisica che, intenzionalmente, violi i principi, le regole, le disposizioni, le procedure stabilite ed applicate dall organizzazione, anche non avendo alcuna intenzione di provocare l evento dannoso. L adozione del SGSL ha lo scopo di favorire: - il miglioramento dei livelli di salute e sicurezza sul lavoro; - un efficace sistema di controllo e monitoraggio effettuato, per quanto possibile, dal personale interno all organizzazione medesima; - la capacità di adeguamento all evoluzione di leggi, regolamenti e norme tecniche; - il miglioramento dei risultati complessivi dell organizzazione, in quanto tende a ridurre i costi della non sicurezza e migliora l efficienza, le prestazioni, la produttività e la competitività dell organizzazione; - il miglioramento culturale in materia di salute e sicurezza sul lavoro dell intera organizzazione. Pagina 2

3 Il successo del sistema dipende dall impegno e dal coinvolgimento in tutte le fasi di tutti i livelli e di tutte le funzioni dell organizzazione, specialmente del livello più elevato, dei lavoratori e dei loro rappresentanti. Per le organizzazioni che volontariamente lo vogliono introdurre, l adozione di un modello di organizzazione e gestione, e la sua efficace attuazione e mantenimento costituiscono, in base alla legislazione vigente 1, modalità esimente dalla responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni. Essendo di adozione volontaria, il SGSL non è sottoposto al controllo della Autorità pubblica preposta per legge alla vigilanza delle disposizioni legislative in tema di salute e sicurezza sul lavoro. 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente norma definisce la terminologia, i principi generali ed i requisiti di un SGSL, anche in conformità con il modello di organizzazione e gestione, previsto dalla legislazione vigente, per prevenire i reati nell ambito della salute e sicurezza sul lavoro, ed indica le modalità che consentono ad un organizzazione di sviluppare e attuare tali principi nel proprio modello organizzativo, tenendo conto delle prescrizioni di legge e delle conoscenze raggiunte dal progresso tecnico-scientifico. Il SGSL, descritto nella presente norma, si può applicare in qualunque tipo di organizzazione, sia pubblica sia privata, indipendentemente dalla dimensione, dalla natura giuridica, dal contesto sociale e culturale di riferimento. La realizzazione del SGSL deve essere modulata dall organizzazione tenendo conto delle proprie peculiari caratteristiche (dimensioni, tipologie produttive, cicli tecnologici, struttura organizzativa, ecc.). La presente norma ha lo scopo di guidare le organizzazione nell attuazione del proprio SGSL e, se lo ritiene utile per l organizzazione stessa, anche quale integrazione del modello di organizzazione e gestione di cui all art. 30 del D.Lgs. 81/08. Tutti i principi generali ed i requisiti contenuti in questa norma sono stati concepiti in modo da poter essere integrati nel sistema di gestione complessivo dell organizzazione nel rispetto della legislazione vigente. In taluni settori, regolamentati da leggi specifiche e/o comparti, l applicazione di questa norma può necessitare di ulteriori documenti esemplificativi e/o integrativi. Questa norma non può essere utilizzata per elaborare il SGSL previsto per le organizzazioni a rischio di incidente rilevante, a tal fine occorre riferirsi alla legislazione e alle norme tecniche specifiche, 2 tuttavia tali organizzazioni possono implementare un sistema di gestione conforme a questa norma ed alle norme citate. 2 TERMINI E DEFINIZIONI Ai fini della presente norma, si applicano i termini e le definizioni contenute nella legislazione vigente e le seguenti. 2.1 Alta direzione Persona o gruppo di persone che, dal livello più alto di un organizzazione, la guidano e la tengono sotto controllo. 1 Alla data di pubblicazione della presente norma la legislazione vigente è costituita dal D.Lgs. 231/01 e dall art. 30 del D.Lgs. 81/08. 2 Alla data di pubblicazione della presente norma la legislazione vigente è costituita dal D.Lgs. 334/99, dal DM 9 agosto 2000 e la norma specifica è la UNI Pagina 3

4 NOTA - Questa figura coincide normalmente, e particolarmente nelle organizzazioni più piccole, con quella del Proprietario - Datore di lavoro come individuato ai sensi della legislazione vigente. Nelle organizzazioni con struttura organizzativa complessa e/o articolate in più unità produttive questa figura può non coincidere con quella di Datore di lavoro e individuarsi in livelli direzionali gerarchicamente più elevati, quali ad esempio Consiglio di Amministrazione, Presidente, Amministratore Delegato, ecc. 2.2 audit del sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro Processo di verifica sistematico, indipendente e documentato, svolto preferibilmente con personale interno all organizzazione, per conoscere e valutare, con evidenza oggettiva, se il sistema di gestione di salute e sicurezza sul lavoro di una organizzazione è conforme a quanto pianificato ed è applicato efficacemente per comunicare i risultati di questo processo all Alta direzione e, ove presente, all Organismo interno di vigilanza. 2.3 azione correttiva Azione tesa ad eliminare causa di non conformità rilevata 2.4 azione preventiva Azione tesa ad eliminare la causa di potenziale non conformità o di altra situazione potenziale indesiderata. 2.5 Codice di comportamento (Codice etico) Documento ufficiale dell organizzazione che contiene l insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell organizzazione nei confronti dei portatori d interesse (dipendenti, fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, azionisti, mercato finanziario, ecc.). 2.6 danno alla salute, malattia professionale Effetto dannoso sulla salute derivante dall esposizione, durante il lavoro, ad agenti chimici, fisici, biologici e/o da fattori psicosociali e da fattori legati all organizzazione del lavoro. 2.7 incidente Insieme di eventi e/o fattori casuali, concatenati o meno, che interrompono il regolare procedere delle attività pianificate e che hanno la potenzialità di provocare danni a persone e/o cose. 2.8 infortunio Incidente avvenuto in occasione di lavoro che provochi una lesione fisica. 2.9 mancato infortunio Incidente che non ha causato danni a persone miglioramento continuo Processo ricorrente di rafforzamento del SGSL per ottenere miglioramenti della prestazione di salute e sicurezza complessiva coerentemente con la politica per la SSL dell organizzazione non conformità Mancato rispetto di un principio generale o di un requisito espresso nella presente norma, specificatamente citato obiettivo di salute e sicurezza Finalità di prevenzione e protezione coerente con la politica per la salute e sicurezza sul lavoro, che l organizzazione stessa decide di perseguire 2.13 organizzazione Gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o combinazioni, in forma associata o meno, pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale ed amministrativa. Nota: Per organizzazioni con più di una unità produttiva, una singola unità produttiva può essere definita organizzazione organismo interno di vigilanza (OdV) Organismo dell organizzazione avente il compito di vigilare sul funzionamento e l'osservanza del SGSL integrato di cui al punto 2.20, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. Pagina 4

5 2.15 parte interessata Datori di lavoro, lavoratori, loro rappresentanti, associazioni dei datori di lavoro e organizzazioni sindacali, organismi paritetici, enti, istituti ed autorità pubbliche, collettività ed ogni altro soggetto interessato o influenzato da decisioni in materia di salute e sicurezza prestazione di salute e sicurezza Risultati misurabili della gestione della SSL da parte di un organizzazione Nota - Nel contesto di un SGSL, i risultati possono essere misurati rispetto alla politica, agli obiettivi, ai traguardi ed agli altri requisiti di prestazione dell'organizzazione salute e sicurezza sul lavoro (SSL) Insieme di condizioni, fattori e circostanze che determinano o influenzano il benessere e l integrità fisica dei lavoratori e di ogni altra persona che si trovi nei luoghi di lavoro sanzioni disciplinari Atto interno all organizzazione che punisce il mancato rispetto di principi, disposizioni, procedure e misure di prevenzione e protezione adottate dall organizzazione stessa sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) Elemento del sistema complessivo di gestione dell organizzazione che comprende la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le azioni di coinvolgimento, le pratiche, le procedure, i processi e le risorse necessarie per sviluppare, attuare, raggiungere e mantenere la politica dell organizzazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro, nell ottica del miglioramento continuo sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro (SGSL) integrato con il modello organizzativo Il SGSL integrato con la parte del modello di organizzazione e gestione, previsto dal D.Lgs. 231/01 in materia di responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, allo scopo di prevenire i reati di omicidio colposo, lesioni personali gravi e gravissime, commesse con violazione delle leggi in materia di salute e sicurezza sul lavoro politica per la salute e sicurezza sul lavoro Strategie e direttive complessive di un organizzazione relative alla propria prestazione di salute e sicurezza sul lavoro come espresso formalmente dall'alta direzione. 3 PRINCIPI GENERALI DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO 3.1 Principi generali e requisiti Il SGSL è fondato sulla sequenza ciclica delle fasi di pianificazione, attuazione, monitoraggio riesame e miglioramento del sistema, per mezzo di un processo dinamico che può essere rappresentato secondo lo schema generale riportato in figura 1. Pagina 5

6 Struttura e organizzazione ed attuazione Figura 1 Modello di un SGSL Il SGSL è parte integrante della gestione generale dell organizzazione e deve essere strutturato in base alle caratteristiche dell organizzazione stessa ed alle attività che questa gestisce in modo da avere la capacità di raggiungere gli obiettivi pianificati mediante l impegno ed il coinvolgimento di tutte le sue funzioni, soprattutto dell alta direzione, dei lavoratori e dei loro rappresentanti 3.2 Codice di comportamento (Codice etico) Il Codice di comportamento (o codice etico), se adottato in un SGSL integrato di cui a 2.20, esprime, a tutta l organizzazione, i valori, i principi e la volontà degli azionisti e/o della proprietà in materia di sicurezza e salute sul lavoro e, quindi, costituisce il riferimento fondamentale per l attività dell Organismo interno di vigilanza. L Alta direzione deve chiaramente esplicitare e rendere noti, mediante un documento formale, i principi e i criteri fondamentali in base ai quali vengono prese le decisioni, di ogni tipo e ad ogni livello, (comprese quelle dell Alta direzione) in materia di sicurezza e salute sul lavoro. Tali principi e criteri sono utilizzati dall organizzazione per determinare le misure tecniche, organizzative e procedurali, necessarie per la tutela della SSL. Tutta l organizzazione, appaltatori compresi, sia ai livelli apicali che a quelli operativi si attiene a questi principi, in particolare quando devono essere prese delle decisioni o fatte delle scelte e, in seguito, quando le stesse sono attuate. Tali principi e criteri possono essere così individuati: a) evitare i rischi b) valutare i rischi che non possono essere evitati c) combattere i rischi alla fonte d) adeguare il lavoro all uomo, in particolare per quanto concerne la concezione dei posti di lavoro, la scelta delle attrezzature di lavoro e dei metodi di lavoro e di produzione, in particolare per attenuare il lavoro monotono e ripetitivo e per ridurne gli effetti sulla salute e) tener conto del grado di evoluzione della tecnica f) sostituire ciò che è pericoloso con ciò che non è pericoloso o che è meno pericoloso g) programmare la prevenzione, mirando ad un complesso coerente che integri in essa, la tecnica, l organizzazione del lavoro, le condizioni di lavoro, le relazioni sociali e l influenza dei fattori dell ambiente di lavoro h) dare la priorità delle misure di prevenzione rispetto alle misure di protezione i) dare priorità alle misure collettive rispetto a quelle individuali j) impartire adeguate istruzioni ai lavoratori. Pagina 6

7 Per le organizzazioni il cui massimo organo decisionale coincide con l Alta Direzione, la Politica e il Codice di comportamento possono far parte di un unico documento. 3.3 Analisi iniziale Quando si realizza per la prima volta un SGSL.deve essere effettuato un esame iniziale preliminare. L analisi fornisce elementi per la definizione: - della politica di SSL dell organizzazione e gli obiettivi da raggiungere; - della struttura organizzativa di SSL più idonea; - dei processi, le procedure e le prassi da adottare. L analisi iniziale deve riguardare l organizzazione nelle condizioni di operatività ordinarie, straordinarie e di emergenza. Il processo di analisi iniziale dovrebbe essere pianificato ed i risultati dovrebbero essere adeguatamente documentati. 3.4 La politica per la sicurezza e salute sul lavoro La visione, i valori essenziali e le convinzioni dell organizzazione in materia di SSL si manifestano tramite l adozione di una specifica politica di SSL. Tale politica deve essere definita e documentata dall Alta direzione, deve indicare come gli impegni sono resi operanti e deve essere comunicata a tutto il personale. La politica per la SSL deve essere basata sul fatto che la responsabilità nella gestione della SSL riguarda tutte le componenti dell organizzazione, dall Alta direzione sino ad ogni lavoratore, ciascuno secondo le proprie attribuzioni e competenze e dovrebbe esprimere, con chiarezza, almeno l impegno: - alla eliminazione/riduzione degli infortuni e delle malattie professionali; - al rispetto della legislazione e degli accordi sottoscritti in materia di SSL; - a considerare la SSL ed i relativi risultati come parte integrante della gestione complessiva dell organizzazione; - alla prevenzione dei rischi per la SSL ed al miglioramento continuo delle condizioni di SSL; - a fornire le risorse necessarie al funzionamento del SGSL ed al raggiungimento dei relativi obiettivi; - a far sì che i lavoratori siano sensibilizzati e formati per svolgere i loro compiti in sicurezza in modo che siano in grado di assumersi le loro responsabilità in materia di SSL; - al coinvolgimento ed alla consultazione dei lavoratori, anche attraverso i loro rappresentanti per la sicurezza; - a riesaminare periodicamente la politica, gli obiettivi e complessivamente il sistema di gestione attuato; - a definire e diffondere all interno dell organizzazione gli obiettivi di SSL ed i relativi programmi di attuazione. Per le organizzazioni nelle quali si adotta un SGSL integrato di cui al punto 2.20 il Codice di comportamento e la politica di SSL possono far parte di un unico documento. 3.5 Pianificazione La politica dell organizzazione viene attuata tramite specifici obiettivi di SSL, preferibilmente quantificati, per la cui realizzazione dovrebbero essere formulati uno o più piani/programmi, con l individuazione delle relative procedure di attuazione. Gli obiettivi ed i relativi piani/programmi sono fortemente correlati ai risultati della valutazione di tutti i rischi per la SSL ed alle conseguenti misure di prevenzione e protezione adottate. In genere, gli obiettivi e i relativi piani/programmi si suddividono in: - obiettivi di mantenimento ovvero quelli necessari a garantire il mantenimento, nel tempo, delle misure valutate idonee ed adeguate - obiettivi di miglioramento ovvero quelli necessari a garantire, nel tempo, il miglioramento dei livelli di sicurezza. Pagina 7

8 L organizzazione deve, previa consultazione e possibilmente partecipazione dei lavoratori e/o dei loro rappresentanti per la sicurezza, effettuare la valutazione dei rischi e la predisposizione dello specifico documento di valutazione, definendone, altresì, le modalità di tenuta e di periodico aggiornamento. Tale processo di valutazione deve riguardare tutte le attività che ricadono sotto il controllo dell organizzazione e quelle sulle quali può ritenere di avere influenza, e deve riguardare: - le attività lavorative ordinarie e straordinarie, comprese le situazioni di emergenza; - le attività di tutte le persone (incluse coloro che svolgono attività di lavoro con vari rapporti contrattuali sotto la direzione del datore di lavoro, nonché di appaltatori, fornitori, visitatori, ecc.), che ha accesso al luogo di lavoro e/o comporta il rischio di interferenza con le attività lavorative svolte; - le strutture, i luoghi e metodi di lavoro, le macchine, gli impianti, le attrezzature, gli agenti chimici utilizzati sia proprie dell organizzazione sia fornite da terzi; - le modalità utilizzate per presidiare i processi gestiti dall organizzazione; - le procedure per identificare incidenti, mancati incidenti, infortuni e danni alla salute e le cause che li hanno determinati; - le misure di prevenzione e protezione adottate per il controllo dei rischi, incluse quelle previste da specifiche norme di legge. Alcuni aspetti chiave della pianificazione sono: - definizione e graduazione (coerente con le risultanze della valutazione dei rischi) dei monitoraggi delle misure di prevenzione e protezione esistenti con l individuazione di quelle da migliorare in funzione degli obiettivi di mantenimento e miglioramento dei livelli di sicurezza; - predisposizione di piani/programmi per il raggiungimento di ciascun obiettivo, contenenti anche i traguardi intermedi, ove necessari, l individuazione delle figure/strutture coinvolte e l attribuzione dei compiti e delle relative responsabilità, in funzione delle competenze e dei poteri; - definizione delle risorse necessarie, comprese quelle economiche, ed i tempi per il raggiungimento degli obiettivi; - previsione delle modalità di verifica del raggiungimento degli obiettivi. L organizzazione dovrebbe pianificare, inoltre, le seguenti attività: - identificazione e adeguamento di prescrizioni di legge, regolamenti e accordi sottoscritti; - accesso e diffusione di prescrizioni di legge, regolamenti e accordi sottoscritti; - la definizione e l adozione delle misure di prevenzione e protezione ; - introduzione e/o modifiche di macchine, impianti, posti e cicli di lavoro, processi produttivi, sostanze e preparati pericolosi utilizzati tenendo conto degli aspetti di S.S.L. - di modifica organizzativa, strutturale, procedurale, produttiva, tecnologica, tenendo conto delle esigenze di tutela della SSL; - i piani per la gestione delle emergenze; - la predisposizione, gestione, inalterabilità e fruizione della documentazione tecnica e operativa; - l informazione, formazione e addestramento - il coinvolgimento del personale e/o dei suoi rappresentanti; - di comunicazione e articolazione del flusso informativo; - la realizzazione delle misure di controllo; - il monitoraggio delle prestazioni e del sistema e la sua effettuazione; - le azioni preventive e correttive; - le attività di riesame.del SGSL L organizzazione utilizza i risultati derivanti dal processo di pianificazione come elementi primari nella definizione e nel riesame della politica, nella definizione e programmazione degli obiettivi di SSL, nella definizione delle modalità di gestione in sicurezza delle proprie attività, nonché per la determinazione dei requisiti dei luoghi di lavoro, delle macchine, delle attrezzature, degli impianti, delle materie prime e sussidiarie, dell organizzazione del lavoro e delle competenze del personale e della formazione/addestramento. L organizzazione deve considerare la pianificazione come elemento primario per la gestione in sicurezza delle proprie attività, Pagina 8

9 3.6 Struttura e organizzazione del sistema Definizione dei compiti e responsabilità Le responsabilità e le relative autorità in materia di SSL sono strettamente correlate allo schema organizzativo e funzionale dell organizzazione e con i requisiti di legge. Nella definizione dei compiti organizzativi e operativi dell alta direzione, dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori, devono essere esplicitati e resi noti anche quelli relativi alle attività di sicurezza di loro competenza nonché le responsabilità connesse all esercizio delle stesse ed i compiti di ispezione, verifica e sorveglianza in materia di SSL. Tali compiti dovrebbero essere documentati e formalizzati secondo le modalità in essere nell organizzazione e secondo quanto disposto dalle leggi vigenti. Devono, inoltre, essere documentate e rese note a tutti i livelli dell organizzazione le funzioni e i compiti del responsabile del servizio di prevenzione e protezione e degli eventuali addetti, del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e degli addetti alla gestione delle emergenze e del primo soccorso, nonché i compiti e le responsabilità del medico competente. All alta direzione compete principalmente la responsabilità di definire: - la politica del SGSL, - la valutazione dei rischi; - gli obiettivi di mantenimento e di miglioramento, - la struttura organizzativa, compresa la designazione del RSPP, e l assegnazione delle connesse responsabilità, - le risorse tecniche ed economiche finalizzate alla realizzazione del sistema ed al conseguimento degli obiettivi. le risorse necessarie per il conseguimento degli obiettivi. L alta direzione dovrebbe designare una persona di adeguata capacità, con la specifica responsabilità e la relativa autorità, indipendentemente da altre responsabilità, di assicurare che il SGSL sia definito, realizzato e mantenuto in modo conforme ai principi e requisiti contenuti nella presente norma. Nel caso in cui sia istituito, l alta direzione comunica a tutto il personale dell organizzazione la composizione ed i poteri dell Organismo interno di vigilanza ed, in particolare, l obbligo da parte di tutto il personale di collaborare lealmente e prontamente con l Organismo stesso, prevedendo anche le sanzioni per gli inadempienti Formazione, addestramento, consapevolezza La consapevolezza, la formazione e l addestramento del personale in materia di SSL sono elementi fondamentali del Sistema di Gestione della SSL. L organizzazione deve definire e mantenere attive le modalità per assicurare che: - il personale sia ad ogni livello consapevole: dell importanza della conformità delle proprie azioni rispetto alla politica e ai requisiti del SGSL, dei rischi presenti nello svolgimento della loro attività o da essa causati nei confronti di altre componenti dell organizzazione e dei benefici per la SSL che derivano dal miglioramento della loro prestazione individuale, del proprio ruolo e responsabilità nel soddisfare le disposizioni della politica di SSL, nel raggiungimento degli obiettivi definiti, nel realizzare il SGSL in tutte le condizioni operative compresa l emergenza, delle possibili conseguenze dovute ad uno scostamento da quanto fissato in materia di SSL; - tutti i compiti che possono influenzare le condizioni di SSL siano svolti da personale competente; - i lavoratori e i loro rappresentanti siano sufficientemente formati per partecipare realmente al funzionamento del SGSL e sia incoraggiata questa loro partecipazione. La competenza è intesa in termini di adeguata formazione, addestramento e/o esperienza. L'organizzazione dovrebbe definire periodicità e modalità, che tengano conto anche delle consultazioni con i lavoratori interessati e/o dei loro rappresentanti, per identificare i fabbisogni formativi e di addestramento del Pagina 9

10 personale operante in relazione ai rischi specifici del luogo di lavoro, della mansione ed alle competenze necessarie per lo svolgimento delle proprie attività. L organizzazione dovrebbe effettuare regolari verifiche dell efficacia dell attività di formazione ed addestramento, anche attraverso appositi test di apprendimento e verifiche sul comportamento degli operatori, Coinvolgimento del personale Il coinvolgimento e la partecipazione del personale ai temi della SSL consentono a ciascuno di essere consapevole dei pericoli, dei rischi e dello scopo delle misure di prevenzione e protezione. Oltre a quanto già stabilito dalle leggi vigenti, l organizzazione dovrebbe definire modalità per: - attuare il coinvolgimento dei lavoratori e dei loro rappresentanti per la sicurezza affinchè essi possano contribuire in base alle loro conoscenze ed esperienze: a) alla identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi, b) alla definizione delle misure di sicurezza, anche segnalando incidenti, c) allo sviluppo e nel mantenimento del SGSL; - organizzare riunioni periodiche su aspetti generali o specifici di SSL utilizzando, dove opportuno, anche altre riunioni previste per la gestione aziendale; - raccogliere ed esaminare osservazioni e commenti del personale sulle misure di prevenzione e protezione adottate, sulla organizzazione del SGSL, su procedure e metodi di lavoro. Le informazioni risultanti da tali attività dovrebbero essere tenute in considerazione nella formulazione della politica e in fase di riesame del SGSL Comunicazione, flusso informativo e cooperazione Il processo di comunicazione ed informazione è essenziale per far partecipare il personale e coinvolgerlo nel SGSL per raggiungere gli obiettivi fissati in attuazione alla politica aziendale di SSL. L organizzazione deve definire modalità e strumenti atti ad assicurare l efficienza e l efficacia del processo di comunicazione, in funzione delle specifiche esigenze e delle caratteristiche dell organizzazione. L organizzazione inoltre deve: - diffondere il Codice di Comportamento, se istituito, e la politica di SSL; - definire un flusso informativo adeguato a condividere le informazioni inerenti la SSL al fine di sviluppare la cooperazione e la collaborazione tra tutti i soggetti interessati al SGSL, interni e/o esterni all organizzazione; - definire ed attuare efficaci modalità di comunicazione della politica, degli obiettivi di SSL, dei relativi programmi di attuazione e dei risultati raggiunti; - informare tutto il personale su chi e in quale misura detiene responsabilità per la SSL e chi sono i soggetti che hanno incarichi specifici inerenti la SSL in organizzazione; - informare tutto il personale sulla composizione e i poteri dell organismo interno di vigilanza, sull obbligo del personale di collaborare con esso e sul sistema disciplinare adottato per le organizzazione che abbiano istituito un SGSL integrato di cui al punto 2.20; - incoraggiare il ritorno di informazione in materia di SSL e la comunicazione interpersonale Documentazione Un sistema documentale semplice, ordinato e aggiornato, consente a tutto il personale la facile e rapida consultazione di ogni documentazione connessa, direttamente o indirettamente, al SGSL. L organizzazione dovrebbe pianificare le modalità per l aggiornamento, in tempo utile ai bisogni e la conservazione della propria documentazione e attuarne la realizzazione. L organizzazione dovrebbe affidare a una figura aziendale la responsabilità della gestione documentale e dovrebbe definire modalità per: - stabilire i contenuti ed il formato dei documenti (supporti elettronici, cartacei, audiovisivi); Pagina 10

11 - definire il collegamento tra la documentazione ed il flusso informativo in modo da assicurare l accurata distribuzione della documentazione a tutto o al solo personale interessato; - rimuovere tutti i documenti superati dai luoghi di utilizzo ed archiviare adeguatamente quelli utili a fini legali o come memoria storica; - definire le necessità di rinnovo ed archiviazione dei documenti e le relative modalità, fissando, in particolare, i tempi di archiviazione; - documentare e registrare le attività di consultazione, coinvolgimento, informazione e formazione del personale. Nota In tutti i casi in cui le organizzazioni dispongono di rete informatica aziendale la documentazione del SGSL dovrebbe esservi inserita dai soggetti autorizzati in formato adeguato e garantirne l inalterabilità e dovrebbe esserne consentito l accesso in funzione dei flussi informativi autorizzati dall alta direzione. La documentazione deve essere leggibile, indicante la data di emissione e delle eventuali revisioni, facilmente identificabile e disposta con ordine. Per documentazione si intendono per esempio: - leggi, regolamenti, norme antinfortunistiche attinenti l attività dell organizzazione; - regolamenti e accordi sottoscritti dall organizzazione; - manuale, se esiste, e documentazione del SGSL; - quella richiesta dalla normativa vigente in materia di SSL; - manuali, istruzioni per l uso di macchine, attrezzature, DPI, schede di sicurezza fornite dai costruttori e/o fornitori; - descrizione dei processi gestiti dall organizzazione; - schemi organizzativi; - istruzioni operative, gestionali e procedure; - piani e procedure di emergenza Integrazione della salute e sicurezza nei processi gestiti dall organizzazione e gestione operativa Poichè il SGSL è parte integrante della gestione complessiva dell organizzazione, ogni processo ed ogni attività dell organizzazione sono strutturati e realizzati in modo da tenere concretamente conto delle componenti di SSL. L organizzazione deve garantire di tener conto degli aspetti di SSL: - nella predisposizione delle eventuali procedure e istruzioni per la gestione delle proprie attività e processi; - nell organizzazione del lavoro; - nella progettazione e modifica degli impianti e dei luoghi di lavoro; - nell approvvigionamento di macchine, attrezzature, infrastrutture, strumentazioni; - nell acquisto di materie prime, sussidiarie e di consumo; - nella manutenzione; - nella assunzione, qualificazione e gestione del personale; - nella formazione e nell addestramento del personale; - nella selezione e nel coordinamento di fornitori e appaltatori; - nei rapporti con i visitatori, con i clienti. Nota - Le istruzioni operative e di gestione dovrebbero avere, almeno, le seguenti caratteristiche: - essere redatte per elemento significativo dell'attività, che può essere l intero processo o le sue componenti (per esempio impianti, macchine, lavorazioni, mansioni, operazioni), integrandole negli altri documenti dell'organizzazione relativi a tale elemento; - essere definite dai singoli responsabili, eventualmente con la collaborazione del personale che le dovrà utilizzare, verificate e approvate dal responsabile del SGSL; - comprendere la definizione delle corrette modalità operative da adottare in fase di avviamento, fermata, funzionamento normale e in caso di situazione anomala; - contenere i divieti specifici e l indicazione precisa di ciò che non deve essere assolutamente fatto; - contenere la descrizione, ove pertinente, delle modalità di comportamento, ispezione, pulizia e manutenzioni ordinarie a carico del personale addetto. Tutte le attività sopra citate devono essere aggiornate in funzione dell evolversi delle disposizioni dell organizzazione in tema di SSL, della valutazione del rischio e del suo aggiornamento, nonché delle cause degli infortuni e incidenti verificatesi in azienda. Pagina 11

12 3.6.7 Gestione dell emergenza Una adeguata preparazione alle emergenze è il mezzo per gestire al meglio tali situazioni, qualora si verifichino. L organizzazione deve stabilire e aggiornare procedure per: - identificare le possibili situazioni di emergenza - rispondere attivamente al verificarsi di tali situazioni per prevenire e limitare al massimo la probabilità del verificarsi di infortuni o malattie professionali. In particolare l organizzazione deve disporre piani e procedure per la gestione delle emergenze. L organizzazione dovrebbe riesaminare e revisionare in base all esperienza acquisita tali piani e procedure, in particolare deve effettuare questo riesame dopo che si è verificata un emergenza. L organizzazione deve, periodicamente, effettuare prove delle sue procedure di emergenza. 3.7 Monitoraggio, riesame e miglioramento del sistema Misurazione e monitoraggio delle prestazioni di SGSL Il processo di pianificazione identifica gli elementi di attività che possono comportare pericoli e rischi per la SSL con le necessarie misure di prevenzione e protezione e definisce le modalità corrette di svolgimento delle attività. Definisce, inoltre, le modalità per il monitoraggio, la sorveglianza e le relative registrazioni. Il monitoraggio e la misurazione di questi elementi, con modalità e frequenze predefinite, ha lo scopo di verificare che le attività si svolgano come pianificato, che le misure di prevenzione e protezione attuate si mantengano idonee nonché il raggiungimento degli obiettivi di SSL. Pertanto l organizzazione dovrebbe preventivamente stabilire e/o attuare: - misure di prevenzione e protezione da monitorare e/o sorvegliare, con relative modalità, frequenze, responsabilità, nonché, se applicabili, parametri di riferimento (indicatori); parametri per l accettabilità delle misure in campo dei livelli di esposizione ad agenti chimicofisici-biologici responsabili dell insorgenza di malattie professionali, se non già stabiliti per legge; parametri per la determinazione della conformità delle attività al Codice di comportamento, se istituito, ai programmi e ai piani di SSL, alle procedure operative, alle leggi e ai regolamenti applicabili; modalità e procedure per il rilevamento e l analisi degli incidenti ed ogni altra carenza che si sia verificata nelle prestazioni di SSL; modalità e procedure per definire ed attuare correzioni ed azioni correttive conseguenti ai rilevamenti. L organizzazione dovrebbe stabilire le modalità e le responsabilità del monitoraggio in sede di pianificazione, in conformità al suo schema organizzativo e funzionale ed alle modalità e relative responsabilità di gestione operativa. Il monitoraggio è svolto preferibilmente da personale interno dell organizzazione e, dove possibile, direttamente dall'operatore o dal preposto. La verifica dei provvedimenti di natura organizzativa e procedurale relativi alla SSL dovrebbe essere realizzata dai dirigenti e/o dai preposti responsabili insieme ai loro superiori. Il personale addetto al monitoraggio deve essere competente nelle attività da svolgere, deve avere a disposizione la strumentazione perfettamente funzionante e, se necessario, regolarmente tarata nonché la documentazione utile, conoscere il processo di monitoraggio affidato e le modalità di trasmissione a chi di competenza dei dati raccolti. Per aspetti specialistici per i quali siano necessarie competenze non presenti all interno dell organizzazione (per esempio verifiche strumentali) si può ricorrere a personale esterno all organizzazione di cui deve essere verificata la capacità e competenza per la particolare attività da svolgere. Pagina 12

13 3.7.2 Audit del sistema L organizzazione deve definire, pianificare e attuare un programma di audit del SGSL al fine di stabilire se il sistema stesso è conforme a quanto pianificato (compreso il rispetto del Codice di comportamento se istituito) se è correttamente applicato, mantenuto attivo e consente di raggiungere gli obiettivi prefissati. Se si è istituito il Codice di comportamento occorre verificare se questo è idoneo a prevenire i reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi e gravissime, commessi con violazione delle norme relative alla SSL. In tal caso l Organismo interno di vigilanza adotta e documenta un proprio programma di audit per verificare se il Codice di comportamento e il sistema disciplinare adottato è idoneo a prevenire i reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi e gravissime commesse in violazione delle norme relative alla SSL. Il programma di audit può essere unico e in quel caso l organizzazione deve condividerlo con l Organismo interno di vigilanza I risultati degli audit sono comunicati all Alta direzione ed all Organismo interno di vigilanza, se istituito, e dovrebbero essere utilizzati per l adozione delle decisioni strategiche di propria competenza, quali, per esempio, per quanto riguarda l Alta direzione, il riesame del SGSL, della politica di SSL e nei relativi obiettivi Caratteristiche e responsabilità dei verificatori Gli audit devono essere svolti da persone competenti, o rese tali da adeguata formazione e/o addestramento e, se da più persone, abituate a lavorare in squadra. Nella scelta dei verificatori l organizzazione dovrebbe considerare: la loro disponibilità in termini di tempo; il livello di esperienza richiesto dalle verifiche da eseguire; la necessità di conoscenze specialistiche o esperienza tecnica; il livello di formazione. L organizzazione dovrebbe assicurarsi che i verificatori abbiano la capacità di: organizzare l audit; agire in conformità ai requisiti stabiliti e mantenersi entro l ambito di svolgimento dell audit; adempiere con obiettività, imparzialità ed efficienza agli incarichi assegnati; seguire le procedure definite; raccogliere ed analizzare elementi, in particolare osservazioni e suggerimenti dei lavoratori e dei loro rappresentanti, che consentano di giungere a conclusioni relative all'efficacia del SGSL; prestare attenzione agli elementi che possono influenzare gli esiti dell audit; documentare ed esporre i risultati dell audit. L audit deve essere eseguito, preferibilmente, da personale interno all organizzazione indipendente da quello che ha diretta responsabilità delle attività che vengono esaminate. Il criterio dell indipendenza dovrebbe essere rispettato anche in occasione dell audit dei processi che fanno capo al Datore di lavoro Programma dell audit Il programma dell audit deve essere basato sulla tipologia e rilevanza dei rischi connessi con i processi gestiti dall organizzazione e sui risultati degli audit precedenti. I provvedimenti tecnici organizzativi e procedurali di prevenzione e protezione realizzati dall'organizzazione, gli obiettivi di SSL pianificati, nonché il SGSL stesso, dovrebbero essere sottoposti a audit interni pianificati. Il programma di monitoraggio deve includere la verifica della conformità normativa in materia di SSL. Pagina 13

14 L impostazione di un programma di audit dovrebbe comprendere: la pianificazione; lo scopo e il campo di applicazione; l estensione e i criteri di audit l'attribuzione di compiti e di responsabilità dell'esecuzione degli audit; la descrizione delle metodologie da seguire; le modalità di segnalazione delle eventuali situazioni di non conformità. Nota: Per la conduzione degli audit si suggerisce di utilizzare la norma UNI ISO Infortuni, incidenti, non conformità, azioni correttive e preventive L analisi degli incidenti e delle non conformità rilevate, le relative correzioni, la ricerca e la rimozione delle cause profonde che le hanno originate, costituiscono una delle più importanti fonti di miglioramento. Dovrebbero essere definite ed applicate modalità standardizzate di trattamento affinché persone competenti ricerchino l origine e le cause di incidenti, malattie professionali e non conformità. Tali indagini dovrebbero avvenire con la partecipazione dei lavoratori e/o loro rappresentanti, dovrebbero essere documentate e dovrebbero portare alle conseguenti azioni correttive ed, eventualmente, preventive. Le modalità di trattamento delle non conformità rilevate durante l audit dovrebbero essere stabilite dall Alta direzione tramite l'attribuzione di autorità, responsabilità e risorse necessarie, tenendo conto dei livelli di priorità degli interventi. Tali modalità dovrebbero tenere conto della necessità di individuare le cause, eventualmente connesse alla struttura del sistema ed alla definizione delle opportune correzioni, azioni correttive, preventive e di contenimento. L organizzazione deve assicurarsi che tutte le azioni preventive e correttive siano sottoposte al processo di valutazione dei rischi prima della loro attuazione. Le azioni preventive e correttive attuate e le relative verifiche di efficacia dovrebbero essere considerate come elementi prioritari per il riesame del SGSL, delle sue politiche e dei relativi obiettivi Riesame del sistema L alta direzione deve, con periodicità predifinita, sottoporre a riesame le attività del SGSL per valutare se il sistema è attuato efficacemente e si mantiene idoneo al conseguimento della politica e degli obiettivi di SSL dell organizzazione in particolare alla prevenzione dei reati commessi con violazione delle norme di SSL. L alta direzione dovrebbe accertarsi che tutte le informazioni necessarie ad assicurare la correttezza delle valutazioni siano state adeguatamente raccolte. I dati di ingresso del riesame dovrebbero essere per esempio: - statistiche infortuni e malattie professionali di comparto; - risultati degli audit interni, compresi incidenti e malattie professionali; - relazioni periodiche del medico competente, dove presente; - risultati di audit esterni, se effettuati; - cambiamenti dell organizzazione o della situazione al contorno (per esempio modifiche di processi, turnover ed assenteismo del personale, nuovi contratti di lavoro, modifiche legislative, nuove tecnologie disponibili, ecc.) - risultati della identificazione dei pericoli e della valutazione dei rischi; - azioni correttive e preventive intraprese; - rapporti sulle emergenze (reali o simulate); - informazioni risultanti dalle attività di consultazione del personale; - consuntivazione delle attività di addestramento e formazione in materia di SSL - rapporti sulle prestazioni complessive e sulla efficacia del sistema di gestione. Pagina 14

15 Nel riesame l alta direzione, con il supporto del coordinatore del SGSL designato, valuta il conseguimento degli obiettivi fissati in precedenza, definisce i nuovi obiettivi di miglioramento e di mantenimento del SGSL e, se necessario, modifica la politica di SSL o altri elementi del SGSL nell ottica del miglioramento continuo. Pagina 15

16 APPENDICE A - Esempio di sequenza delle fasi di un SGSL (Informativa) La sequenza esemplificativa delle fasi, quando l SGSL è a regime, è: - identificare le prescrizioni delle leggi e dei regolamenti applicabili; - identificare tutti i pericoli e valutare i relativi rischi per tutte le persone che svolgono attività di lavoro con vari rapporti contrattuali sotto la direzione del datore di lavoro, compresi i casi particolari (come per esempio i nuovi assunti, i portatori di handicap, i lavoratori stranieri, le lavoratrici, con particolare riferimento agli stati di gravidanza, puerperio e allattamento, ecc.), associati con processi, attività operative, organizzative e relazionali (ivi comprese le interazioni fra gli addetti), sostanze e preparati pericolosi, ecc.; - identificare gli altri soggetti potenzialmente esposti (quali, per esempio i lavoratori autonomi, dipendenti di soggetti terzi e i visitatori occasionali); - stabilire una politica della SSL, che definisca gli impegni generali per la prevenzione dei rischi e il miglioramento progressivo della salute e sicurezza; - fissare specifici obiettivi congruenti con gli impegni generali definiti nella politica; - elaborare programmi per il raggiungimento di tali obiettivi, definendo priorità, tempi e responsabilità e assegnando le necessarie risorse; - stabilire le modalità più appropriate in termini di procedure e prassi per gestire i programmi e le azioni preventive; - sensibilizzare la struttura organizzativa al raggiungimento degli obiettivi prefissati; - attuare adeguate attività di monitoraggio, di verifica e di audit e le conseguenti azioni correttive; - effettuare un periodico riesame per valutare l efficacia e l efficienza del sistema nel raggiungere gli obiettivi fissati dalla politica della SSL. I contenuti delle fasi possono essere più o meno complessi in ogni organizzazione in funzione di: - dimensione, natura, attività e relativa complessità della struttura organizzativa; - significatività dei pericoli e rischi presenti, potenziali o residui; - soggetti potenzialmente esposti. Pagina 16

17 APPENDICE B - Organismo interno di vigilanza (OdV) (Normativa) Nel caso in cui sia istituito per vigilare sulla corretta applicazione del modello di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs. 231/01, l Organismo di vigilanza è una struttura interna all organizzazione; è unico ed ha il compito principale di vigilare sull intero Modello con riferimento, quindi, alla prevenzione di tutti i reati che l organizzazione ritiene possano riguardarla. Per la parte specifica di Modello che riguarda la Salute e Sicurezza sul lavoro, qualora l organizzazione abbia adottato il SGSL indicato nella presente norma, l OdV ha il compito di: - vigilare sul funzionamento del sistema per verificarne l adeguatezza, ovvero la sua reale (non solo formale) capacità di prevenire le situazioni ed i comportamenti non voluti che possono dar luogo a reati; - vigilare sull osservanza dei contenuti del sistema da parte di tutti i componenti dell organizzazione per garantirne l effettività ovvero la conformità dei comportamenti con quanto stabilito dal sistema; - assicurare il mantenimento nel tempo dell idoneità e del corretto funzionamento; - garantire l aggiornamento del sistema nel caso in cui siano necessarie correzioni ed adeguamenti, presentando le relative proposte di variazioni e/o l adeguamento e verificando, a posteriori, l attuazione e l efficacia. L Organismo interno di vigilanza è designato dall Alta direzione a cui riferisce periodicamente e ogniqualvolta lo ritenga necessario. L Alta Direzione ha la responsabilità di verificare che l OdV svolga i propri compiti in modo corretto e efficace. Secondo la tipologia, le dimensioni e l attività svolta dall organizzazione, l Organismo interno di vigilanza può assumere configurazioni diverse: con un unico componente o con più componenti, esclusivamente interni o solo in parte interni o, addirittura, solo esterni. In tutti i casi si tratta di un Organismo interno all organizzazione per cui non è possibile delegarne funzioni e compiti ad un ente esterno (ad esempio ad un organismo di certificazione). I principali requisiti dell OdV sono: - autonomia ed indipendenza - La posizione dell OdV, all interno dell organizzazione deve garantire l autonomia dell iniziativa di controllo da ogni forma di interferenza e/o di condizionamento da parte di chiunque (e, in particolare, da parte dell Alta Direzione). Per questo è opportuno che l OdV sia in staff nella posizione più elevata possibile rispondendo direttamente all Alta direzione. Il pagamento di un compenso o di una retribuzione, di per sè, non costituisce causa di dipendenza o di mancanza di autonomia ; è, invece, necessario che i componenti dell OdV non svolgano compiti operativi all interno dell organizzazione o non si trovino in situazioni di conflitto d interesse ; - professionalità Si tratta del complesso di conoscenze, di strumenti e tecniche necessarie per svolgere efficacemente l attività di vigilanza che spaziano dalle conoscenze specialistiche in ambito prevenzionistico, dalle tecniche di campionamento statistico a quelle di analisi e valutazioni dei rischi; dalle conoscenze di tipo giuridico a quelle di campionamento strumentale e di analisi dei dati. L OdV può avere la necessità di appoggiarsi a consulenze specialistiche. L OdV potrà avvalersi di tutte le risorse già disponibili e attivate dall organizzazione quali il RSPP, gli addetti al SPP, il medico competente, gli RLS, gli addetti al primo soccorso e all emergenza o altre figure specialistiche ed esperti in settori specifici. L OdV utilizzerà l audit di sistema (vedi 3.7.2) quale strumento fondamentale per effettuare la propria vigilanza sul sistema. Pagina 17

18 - continuità d azione la vigilanza dell OdV non può essere un attività sporadica ed occasionale ne realizzarsi esclusivamente con periodicità prefissata (ad es: una volta all anno) ma deve garantire una adeguata continuità d azione, in funzione della complessità, delle dimensioni e dei rischi dell organizzazione. A tal fine l OdV dovrebbe definire un proprio Regolamento interno che disciplini le cadenze temporali dei controlli, i relativi criteri di effettuazione, le modalità di coordinamento e gestione degli audit di sistema (3.7.2) e dei monitoraggi di SSL (3.7.1) nonché le modalità di acquisizione e di analisi dei risultati di tali monitoraggi e degli audit. Per ottimizzare la continuità d azione dell OdV è essenziale l utilizzo e la collaborazione con il RSPP e i verificatori interni di Sistema. L Organismo interno di vigilanza ha libero accesso presso tutte le funzioni e le strutture dell organizzazione senza necessità di autorizzazione preventiva; può richiedere ed ottenere ogni informazione e dato ritenuto necessario per lo svolgimento della sua attività; può avvalersi di tutte le strutture dell organizzazione e, se ritenuto necessario, di consulenti esterni. Per lo svolgimento dei suoi compiti l Organismo interno di vigilanza dispone di un adeguata dotazione di risorse (tecniche ed economiche) assegnate, annualmente dall Alta direzione, su esplicita richiesta dell OdV stesso. L Organismo predispone periodicamente una relazione informativa sull esito della propria attività di vigilanza all Alta direzione e, se presente, al Collegio Sindacale. Nel caso in cui l OdV accerti violazioni al sistema che possano comportare l insorgere di responsabilità dell organizzazione, le segnala tempestivamente all Alta direzione per l adozione degli opportuni provvedimenti. Il regolamento e le modalità dei controlli, dell Organismo interno di vigilanza, nonché la sua composizione, fanno parte del sistema documentale della presente norma ed deve essere accessibile a tutte le parti interessate. L OdV può esprimere pareri consultivi sul sistema nel suo complesso o su aspetti particolari e può formulare proposte di aggiornamento e/o di miglioramento del sistema. Per le organizzazioni di piccola dimensione (ovvero tali da avere una struttura gerarchica molto semplice, costituita, in genere, da un solo livello al di sotto del titolare o proprietario ), i compiti e le funzioni dell Organismo interno di Vigilanza possono essere svolti direttamente dal titolare o proprietario stesso. Pagina 18

19 APPENDICE C - Sistema disciplinare e meccanismo sanzionatorio (Normativa) Il sistema disciplinare, indispensabile se si è istituito il modello organizzativo e di gestione di cui al D.Lgs. 231/01, ha lo scopo di sanzionare il mancato rispetto di principi, disposizioni, procedure e misure di prevenzione e protezione adottate dall organizzazione. Si applica a tutta l organizzazione, dall Alta Direzione a tutti i lavoratori ed assimilati e, se opportuno, può applicarsi anche agli appaltatori o ai lavoratori autonomi. L Organizzazione deve redigere uno specifico documento interno (ad esempio denominato: Regolamento disciplinare aziendale), formale e reso noto agli interessati, anche mediante affissione in luogo accessibile a tutti, in cui vengono evidenziate esplicitamente, per ogni violazione, le rispettive sanzioni. Le violazioni vanno identificate per tipologia, in modo specifico e circostanziato così come le corrispondenti sanzioni. Su tale documento devono essere inseriti il codice di comportamento, la politica, le disposizioni interne, le procedure e tutte le altre misure il cui mancato rispetto viene sanzionato, senza lasciare possibilità di dubbio. L Organizzazione assicura che ogni singolo lavoratore sia consapevole delle specifiche sanzioni connesse alla sua mansione. In ordine di gravità, le tipologie di sanzioni applicabili sono: - richiamo verbale; - ammonizione scritta; - multa; - sospensione dal lavoro e dalla retribuzione; - licenziamento. Le sanzioni disciplinari vanno irrogate con tempestività ed immediatezza, indipendentemente dall esito di altri procedimenti, nel rispetto delle procedure previste dallo Statuto dei lavoratori 3 e/o da altre normative speciali, ove applicabili. Nel caso di lavoratori autonomi, appaltatori o altri soggetti con rapporti contrattuali con l organizzazione, si può prevedere, come sanzione, la risoluzione del contratto. A tal fine è necessario che nei singoli contratti siano inserite specifiche clausole risolutive con riferimento al Codice di comportamento e ad altre specifiche disposizioni dell organizzazione. 3 Legge 20 maggio 1970, N. 300 Norme sulla tutela della libertà e dignità dei lavoratori, della libertà sindacale e dell attività sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento. Pagina 19